Консервация основных средств: зачем нужна и как оформить

В каких случаях можно провести консервацию?

Консервация нужна, когда основное средство временно не эксплуатируется по различным причинам. Приведем примеры.
Завершились сезонные работы, а потому оборудование перестает эксплуатироваться до следующего сезона. Например, организация использует зимой снегоуборочное оборудование. Так как летом оно не используется, актуальной становится консервация.

Временный простой на предприятии. К примеру, на производство поставили недостаточное количество сырья. До поставки сырья в полном объеме эксплуатация оборудования приостанавливается.

В связи с недостатком средств и экономической неэффективностью были проведены сокращения. К примеру, закрылся цех.

ОС сломалось и было переведено на ремонт.

Кто подписывает и для чего нужен акт консервации оборудования

С первого взгляда может показаться, что можно обойтись и без составления документа. Достаточно просто прекратить использовать оборудование. Однако это ошибочное мнение. Оформлять акт необходимо по нескольким причинам:

1. Акт консервации является документальным подтверждением того, что компания не использует данное оборудование. Соответственно, значительно уменьшается налог на прибыль.
2. Расходы, связанные с амортизацией, ремонтом и обслуживанием устройства не списываются, что также является положительным моментом для компании.
3. Значительно упрощается процедура учета финансовых активов.

Нетрудно догадаться, один человек не может проводить процедуру по консервации оборудования. Для этого создается специальная комиссия, члены которой должны поставить свои автографы в акте. После этого документ утверждается руководителем компании.

Срок консервации

Руководитель, по инициативе которого выполняется консервация оборудования, определяет срок периода его бездействия. Но здесь имеются определенные ограничения. Так, минимальный срок, на который можно «заморозить» оборудование, составляет три месяца. Максимальный срок консервации равняется трем годам. Отсчет данного срока начинается с того дня, когда акт был утвержден директором компании.

Можно столкнуться с ситуацией, когда возникает необходимость продлить срок консервации. Для этого руководитель должен издать соответствующее распоряжение. Но сделать он это должен за месяц до окончания основного срока. Также бывает, что после расконсервирования, когда оборудование снова начинает эксплуатироваться, появляется необходимость в повторной «заморозке». Но сделать это можно только после того, как пройдет пять месяцев. Именно этот период должен быть между двумя консервациями.

Документальное оформление консервации

Обязательное условие для признания расходов на проведение консервации при исчислении налога на прибыль – правильное документальное оформление.

Решение о консервации оформляется приказом руководителя организации. В приказе нужно указать срок консервации и перечислить мероприятия (например, транспортировка), которые нужно провести для перевода ОС на консервацию.

Затем проводится инвентаризация основных средств.

После инвентаризации нужно составить акт о переводе ОС на консервацию. Акт о переводе основных средств на консервацию оформляется в произвольной форме, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации. В акте отражается экономическая целесообразность консервации объекта основных средств.

В акте должны быть указаны:

• ОС, переведенные на консервацию;
• дата перевода ОС на консервацию;
• затраты на проведение консервации.

Этот акт является первичным документом для того, чтобы учесть затраты на консервацию в расходах и приостановить начисление амортизации по ОС, переведенным на консервацию больше, чем на три месяца.

В бухгалтерском учете переведенный на консервацию объект продолжает числиться в составе ОС.

Можно ли переводить на консервацию ОС не в начале года?

И.Г. Володькина, автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

ВОПРОС

В компании появилась необходимость консервации объектов основных средств.

1. С точки зрения законодательства, можем ли мы не с начала отчетного периода отправить ОС на консервацию?

2. Необходимо ли прописать консервацию ОС в учетной политике? Существенной ли будет являться причина консервации?

ОТВЕТ

1) Основные средства, которые временно не используются, организация может перевести на консервацию. Переводить или не переводить на консервацию простаивающие основные средства — организация решает самостоятельно, так как это является ее правом, а не обязанностью.

Как правило, перевод ОС на консервацию оформляется решением о консервации в форме приказа руководителя организации, а также актом о консервации объекта (актом о переводе объекта на консервацию).

В приказе о консервации объекта указывается срок консервации, а также, как правило, перечисляются мероприятия, которые нужно провести для перевода ОС на консервацию. После составляется акт о переводе ОС на консервацию. Иных правил, регламентирующих процесс консервации, законодатель не установил.

Таким образом, организация может направить ОС на консервацию в любой момент, в том числе не дожидаясь начала отчетного периода.

2) Консервация актуальна, например, при временном прекращении производственной деятельности организации, при остановке строительства, а также в иных случаях, когда объекты основных средств временно не используются. При этом переводить простаивающее основное средство на консервацию организация может, но не обязана.

Организация самостоятельно устанавливает порядок проведения консервации в своей учетной политике. В частности, начисление амортизации может быть приостановлено с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором ОС было передано на консервацию, а возобновляется — с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором ОС было расконсервировано.

ОБОСНОВАНИЕ

Если по каким-либо причинам организация решает приостановить или прекратить эксплуатацию того или иного объекта основных средств, то осуществляется процедура консервации.

Порядок консервации (расконсервации) основных средств налоговым законодательством не регламентируется. Общие условия включения затрат в состав расходов, уменьшающих полученные доходы, предусмотрены ст. 252 НК РФ, согласно которой для признания расходов в целях налогообложения они должны быть обоснованными, документально подтвержденными и произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В п. 63 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н, говорится лишь о приказе руководителя о переводе объекта основных средств на консервацию.

Иных правил, регламентирующих процесс консервации, законодательством не установлено, в том числе и в отношении срока, на который можно перевести объект основных средств на консервацию, данный вопрос остается на усмотрение организации.

Соответственно, организация вправе самостоятельно определить условия (в том числе предполагаемый срок), которые служат основанием для перевода ОС на консервацию, порядок консервации объекта, основания и порядок расконсервации объекта и т.д.

После того как руководитель подпишет приказ и утвердит акт о переводе объектов основных средств на консервацию, основные средства считаются переведенными на консервацию на срок, определенный организацией самостоятельно.

Определения понятия консервации ОС не содержит ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство. Но и в одном, и в другом есть указания по учету операций, с нею связанных. Основными причинами для консервации ОС могут быть:

• временное прекращение производственной или другой хоздеятельности;
• сокращение объемов производства;
• нерациональное использование объекта ОС.

Процедура консервации должна быть экономически выгодна для организации, поскольку связана с дополнительными расходами, требующимися для доведения временно не эксплуатируемых основных средств до состояния, в котором обеспечивается их наилучшая сохранность, а также для их поддержания в исправном состоянии.

Если основное средство законсервировано на срок свыше 3 месяцев, то начисление амортизации по нему приостанавливается (п. 23 ПБУ 6/01, п. 63 Методических указаний по учету ОС). Отметим, что для целей бухучета конкретный момент прекращения (возобновления) начисления амортизации по основным средствам, переведенным на консервацию на срок свыше 3 месяцев, законодательством не установлен. Поэтому рекомендуется установленный самостоятельно организацией порядок проведения консервации основных средств отразить в учетной политике организации для целей бухучета (абз. 2 п. 63 Методических указаний по учету ОС).

Так, в частности, в учетной политике можно прописать один из следующих вариантов: начисление амортизации приостанавливается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором основное средство было передано на консервацию, а начисление амортизации возобновляется с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором основное средство было расконсервировано (аналогично порядку, установленному п. 21 — 23 ПБУ 6/01 и п. 63 Методических указаний от 13.10.2003 N 91н).

Также в учетной политике организации необходимо учесть сам порядок перевода ОС на консервацию.

Амортизация основного средства в период консервации

По ОС, законсервированному на три месяца или меньше, амортизация в период консервации начисляется в обычном порядке.

По ОС, законсервированному на срок более трех месяцев с первого числа месяца, следующего за месяцем перевода на консервацию, начисление амортизации прекращается.

Период, в течение которого имущество находится на консервации (даже если он превышает трехмесячный период), не повлияет на срок его полезного использования относительно бухгалтерского учета.

После расконсервации объектов начисление амортизации можно продолжать в прежнем порядке вплоть до полного погашения их стоимости.

Таким образом, с первого числа месяца, следующего за месяцем, в котором ОС расконсервировано, начисление амортизации возобновляется в той же сумме, что и до консервации.

Как консервацию основных средств отражать в бухгалтерском учете?

Для этих целей в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8, ред. 3.0 предназначен документ «Изменение состояния ОС».

Он находится в разделе «ОС и НМА», блок «Амортизация ОС» — «Параметры амортизации ОС».

Создаем документ с видом операции «Изменение состояния ОС».

Заполняем документ.

В поле «Событие ОС» добавляем новое событие «Консервация ОС» с видом «Прочее».

Устанавливаем галочки в полях, как указано на картинке:

А вот флажок в поле «Начислять амортизацию (износ)» обязательно должен быть снят.

После по кнопке «Добавить» выбираем основные средства, которые переводятся на консервацию, далее кнопка «Провести и закрыть».

Документ «Изменение состояния ОС» не формирует проводок.

Затем переходим в раздел «Операции», «Закрытие месяца», перепроводим документы и выполняем операцию «Амортизация и износ основных средств».

В завершении нам нужно узнать прекратилось ли начисление амортизации.

Заходим в раздел «Отчёты», выбираем пункт «Анализ субконто».

Открывается поле документа, указываем период, за который должен быть сформирован отчет, вид субконто «Основные средства».

Произведем отбор нужного объекта ОС.

В закладке «Группировка» укажем периодичность «По месяцам».

Теперь сформируем отчет, и видим, что со следующего месяца амортизация больше не начисляется.

При этом сам объект и его стоимость продолжает числиться на счете 01 «Основные средства».

Кто решает консервировать оборудование

Главным лицом, принимаемым решение о консервации, является руководитель организации. Своим распоряжением он устанавливает поэтапный план данного процесса. Если планируется приостановка ряда оборудования, в таком случае делается инвентаризация, в результате которого утверждается перечень оборудования, подлежащих консервации. Соответствующим приказом руководитель назначает комиссию, которая будет вести и контролировать ход консервации. После назначения комиссии издается приказ непосредственно о самой консервации.

Экспертная комиссия 44-ФЗ: приказ, образец

Порядок принятия ТРУ прописывается сторонами в контракте. Заказчик после получения товара должен осмотреть его в установленный срок, проверить качественные и количественные характеристики и в случае выявления несоответствий сообщить об этом поставщику.

Для процедуры сдачи-приемки должна проводиться экспертиза по 44-ФЗ, образец приказов будет представлен далее в статье.

В том случае, если оценка осуществляется сторонней организацией, результатом такого анализа будет оформленное заключение уполномоченного эксперта.

Если проводится экспертиза внутренняя 44-ФЗ, приказ также составляется заказчиком.

В соответствии с ч. 3 ст. 94 44-ФЗ, проверка поставленных товаров, работ и услуг проводится заказчиком для подтверждения соответствия ТРУ требованиям контракта, качественным и количественным характеристикам, техническим регламентам, ГОСТам и ТУ.

Для осуществления такой проверки организации надлежит составить распоряжения об экспертизе при приемке товара (внутренней или с привлечением сторонней организации), а также о создании экспертной комиссии либо о назначении лица, ответственного за такую проверку. Экспертный орган по оценке также должен включать не менее 5 человек.

Форма указов также разрабатывается организацией-заказчиком самостоятельно при соблюдении базовых требований о локальных нормативных актах и распоряжениях.

Распорядительный документ об оценке при сдаче-приемке ТРУ должен включать:

• сведения о заказчике — наименование, реквизиты;
• данные о самом распоряжении — номер, дата, название документа;
• нормативно-правовую базу, подтверждающую необходимость проверки ТРУ, а также порядок проведения оценки, — внутреннюю или при помощи сторонней организации;
• содержательную часть — утверждение состава комиссии, положения, бланка экспертного заключения или акта;
• дату вступления документа в силу и ответственное лицо.

Указ подписывается руководителем. Все члены ЭК также визируют документ в графе «Подпись/Ознакомлены».

Типичные ошибки при заполнении документа

Акт консервации оборудования возможно оформлять в произвольной форме. Но нужно иметь ввиду, что на практике, к сожалению, часто допускаются следующие ошибки:

• В описании подсчетов;
• В ранее оформленный Акт добавляется другая информация;
• Оформление карандашом вместо чернил или шариковых ручек;
• Записи сделаны в разных цветах;
• Отсутствие даты;
• Неверно написано название предприятия или организации;
• Отсутствуют данные о деятельности организации;
• Акт подписан лицом, не имеющим на это права;
• Наличие грубых ошибок, исправлений, помарок и умышленное или не умышленное нарушение целостности бумаги, на котором оформлен Акт;
• Текст Акта расписан на нескольких листах различного качества, формы и размеров.

Если были допущены вышеперечисленные нарушения, то это не будет означать аннулирование Акта. Документ будет сохранять свою силу, так как иногда возможно допустить незначительную ошибку, ссылаясь на действительно вынужденную ситуацию при оформлении.

Но нужно иметь ввиду, что сотрудники налоговой или другой финансовой структуры, при ознакомлении с Актом с допущенными ошибками, могут не принять такой документ в делопроизводство. Соответственно, могут возникнуть из-за этого проблемы при возмещении НДС, при уменьшении налогов, взимаемого с прибыли организации в связи с консервацией.

Исправление ошибок

Бывают случаи, когда допускаются ошибки из-за неверных подсчетов. В таких случаях возможно исправление путем зачеркивания неправильного значения и указанием верного значения. Но при этом такое исправление должно быть правильно оформлено.

Для этого нужно:

• Указать дату исправления;
• Написать «исправленному верить»;
• Подписаться ответственному за исправление работнику;
• Внести расшифровку этой подписи.

Запрещаются все иные способы исправления.

Учет и формирование отчетов

Если объекты основных средств законсервированы, то процесс начисления амортизации будет приостановлен. Так как амортизация начисляется каждый месяц, то в случае консервации процесс начисления амортизации будет приостановлен, начиная с нового месяца.
Но если амортизация начисляется по собственному методу предприятия, то это является исключительной ситуацией. Это значит, что амортизация перестанет начисляться на следующий день после того, как объекты будут законсервированы.

Изначальная стоимость объектов, которые были законсервированы, а также сумма начисленной амортизации указываются в общем балансе. Также необходимо дополнительно указать информацию об остаточной стоимости ОС, которые подверглись консервации.

Чтобы было намного легче указать эту информацию, рекомендуется учесть первоначальную стоимость ОС и амортизации отдельно. Таким образом создаются дополнительные счета и можно обойтись отдельным бухгалтерским учетом. Стоимость расходов на консервацию и расконсервацию, а также содержание объектов, которые подверглись этой процедуре, необходимо учитывать по-разному, в зависимости от рода деятельности предприятия, объектов, а также сроков и причин проведения данной операции.

Стоит рассмотреть конкретный случай на примере предприятия, которое организовывает досуг в определенный сезон. Такими предприятиями могут быть летние кафе, аттракционы, прокат лодок или лыжные базы и так далее. Для таких предприятий операция по консервации ОС является частью деятельности или же технологией производства.

Необходимость в проведении данной операции и обратной процедуры необходимо заранее предусмотреть. Очевидным является тот факт, что проведение этих операций следует включить в стоимость товара или оказываемых услуг.

В случае, когда консервация происходит из-за того, что снижается объем производства или временно прекращается определенный вид деятельности на предприятии, данное событие можно рассматривать в рамках обычной деятельности, которая не будет связана с производством в целом. Расходы на проведение данных операций необходимо отобразить в бухгалтерском учете, впрочем, как и другие.

Также стоит отметить, что процесс консервации может произойти по причине возникновения чрезвычайной ситуации. К таким ситуациям можно отнести пожар или стихийное бедствие, которое вызвало сильные повреждения склада. Если рассматривать один из таких вариантов событий, то можно предположить, что предприятие не имеет средств для восстановления, однако в планах совершить это через год или два. Тогда консервация средств будет уместной и, пожалуй, единственным верным решением. В таком случае расходы на консервацию указываются как чрезвычайные.

[docs]

После того как объекты будут расконсервированы, необходимо возобновить начисление амортизации. Для этого издается приказ руководителем, и амортизация начнет начисляться с нового месяца. Если возникла необходимость законсервировать основные средства, то следует помнить следующее:

1. Данная процедура осуществляется на три года.
2. При консервации ОС не начисляется амортизация.
3. Данный вопрос утверждается руководителем в присутствии комиссии.
4. Необходимо заключить акт, который является доказательством проведения процедуры.

Самоучитель по консервации и перемещению ОС в 1С Бухгалтерия представлен ниже.

Об авторе

Григорий Знайко Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Основания для проведения консервации оборудования

Консервация оборудования делается, если:

• Имели место различные аварии, природные катаклизмы, форс-мажорные обстоятельства, из-за которых использование оборудования стало временно невозможной;
• Из-за определенных обстоятельств оборудование не эксплуатируется более трех месяцев;
• От оборудования требуется другая функциональность, но оно является не подверженным для перенастройки;
• Данное оборудование невозможно временно сдать по лизингу;
• Оборудование возможно эксплуатировать только в определенные месяцы года.

Информация, которая должна присутствовать в документе

В Акт консервации оборудования включается:

• Дата начала консервации;
• Список оборудования, подлежащего консервации;
• Начальная цена консервируемого оборудования;
• Причины, вынудившие проводить консервацию;
• Предварительно выполненные операции для консервации;
• Требуемые финансовые средства для консервации;
• Остаточная стоимость при условии, что период «заморозки» будет составлять не менее трех месяцев;
• Потраченные финансовые средства;
• Планируемый срок консервации.

Ревизия оборудования, подлежащего консервации, должна вестись отдельным списком. Для учета этого типа оборудования имеется специальный субсчет «Объекты, переведенные на консервацию». В соответствующем Акте следует указать производителя, наименование типа, марки или модели и инвентаризационного номера оборудования.