Грузовик требует больших затрат на заправку и техобслуживание. Тот же ГАЗ -3307 потребляет 16-18 л топлива на 100 км, а самосвал МАЗ-5516 и того больше – до 30 л. Если прибавить сюда замену масла, ремонт, протертые или пробитые шины, то выходит кругленькая сумма. Правильно вести учет всем этим тратам, а также корректно начислять заработную плату водителю поможет путевка. Но перед владельцами автотранспортных средств часто встает проблема: как правильно его заполнить. Сходу разобраться, в чем отличие между заполнением путевки на легковой или грузовой автомобиль, сложно. Определиться с выбором формы 4-С или 4-П путевого листа, поможет эта статья.
Порядок применения путевого листа
Законодательство не устанавливает обязательной формы путевого листа, поэтому предприятия могут самостоятельно разрабатывать его, соблюдая обязательные требования к бухгалтерским документов и правила Минтранса РФ.
Росстат утвердил две его разновидности – типовая межотраслевая форма 4 п, применяемая при повременной оплате работы машины, и форма 4 с, используемая при сдельной. Фирмы могут в своей деятельности применять обе эти формы.
При осуществлении доставки груза используется первая форма путевого листа 4 п, которая также включает еще два отрывных талона. Они являются основанием при выставлении счетов контрагентам на оплату за услуги.
Путевой лист автомобиля выписывается ответственными в компании должностными лицами, фиксируется в журнале регистрации. В нем должны сделать отметки механик, медик, заправщик, и в ходе выполнения задания, сам водитель, а также представители стороны заказчика. При транспортировке грузов сторонним организациям, к нему может прикладывается товарно транспортная накладная.
Заполнение путевых листов осуществляется на каждый день (смену), при этом шофер предварительно должен сдать этот бланк за предыдущее число. При возвращении он передает документ диспетчеру, который его отмечает в журнале регистрации, просчитывает и передает в бухгалтерию.
Итоги
Путевой лист грузового автомобиля допустимо оформлять на бланке, разработанном самостоятельно, утвердив его в учетной политике компании. Обязательным условием оформления документа является учет требований Минтранса, утвержденных в приказах от 11.09.2020 № 368 и от от 15.01.2021 № 9.
Источники:
- Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»
- Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля
Заполнение основной части
Рассмотрим подробнее как правильно заполнить путевой лист данного автотранспорта, используемый, когда оплата за работу производится за отработанное время.
На документе проставляется штамп компании, его дата и номер, при необходимости, серия. Заносятся данные об организации-собственнике автомобиля (арендаторе) — наименование, адрес, телефон, код регистрации в статистике (ОКПО).
Далее заполняются, если это предусмотрено правилами предприятия, коды режима работы, колонны, бригады.
Ниже указывается марка автомобиля, его гаражный идентификатор, государственный номер. Здесь же записывается Ф.И.О. работника и его табельный номер, а также реквизиты водительского удостоверения, класс водителя.
Если организация занимается регулируемой деятельностью по перевозке грузов, то на автомобиль она должна в соответствующих графах указывать данные лицензионной карточки.
Дальше заполняется информация о марках, государственных номерах используемых прицепов, а также личная информация сопровождающих лиц.
В таблице «Работа водителя и автомобиля» диспетчер проставляет ожидаемые время и даты отправки и возвращения, а механик записывает показание спидометра в начале и конце дня, фактическое время выезда из гаража и возвращения машины.
В табличке «Движение горючего» диспетчер указывает заправляемый вид топлива, применяемые при расчете коэффициенты (зимнее время, поездки в городе и т. д.), заправщик заносит данные о количестве залитого топлива, при возврате — сколько литров сдано. Механик в данном разделе отражает информацию о произведенных замерах горючего в баке, а также работе специализированного оборудования.
Далее заправщик, механик, диспетчер расписываются в предусмотренных для них графах.
В таблице «Задание водителю» ответственное лицо указывает название и адрес места работы автомобиля, время, количество ездок, выставляет литраж необходимой заправки, делает отметку о проверке водительских прав и после этого подписывает путевой лист.
Ниже инспектор по предрейсовому медосмотру ставит свой допуск.
Механик после проверки исправности передает в пользование автомобиль водителю, это отражается соответствующими подписями, так же как и при возвращении. Если при выполнении задания что-то случилось, например, авария, то заполняются особые отметки.
Заполнение отрывного талона
Путевка грузовой машины форма 4-п имеет отрывные талоны, предназначенные для заказчиков. Лицевая сторона заполняется диспетчером, который заносит данные о путевом листе, фактическом выполнении задания (часы, км, тонн и т. д.), а также рассчитывает сумму оплаты за услуги по доставке. Вторая сторона оформляется в организации-заказчика и отражает информацию об автомобиле, данные о его работе, организации исполнителе, водителе, приложенных документах и т. д.
При расчете талон отрывается и передается вместе документами на оплату контрагенту. Для предприятия-исполнителя остается оборотная сторона путевки, на которой аналогичные записи делает заказчик. Здесь отражается время прибытия и убытия машины, приложенные документы и их количество и другое. Эти данные заказчик подтверждает подписью ответственного лица и своей печатью.
В разделе «Таксировка» диспетчер просчитывает расход топлива с учетом действующих норм, проставляя далее в таблицах время работы, километраж, перевезенный тоннаж и т. д.
При необходимости делается расчет зарплаты шоферу.
Во время выполнения задания могут возникать простои, информация о них фиксируется в соответствующем разделе.
Диспетчер или бухгалтер на обороте путевого листа так же как и в отрывной части производит расчет оплаты за услуги по доставке.
Документ подписывает руководитель структурного подразделения или организации.
Сроки сдачи формы П-4 в статистику
Некоторые респонденты должны сдавать форму ежемесячно — не позднее 15-го числа следующего месяца. К ним относятся организации, у которых:
- в течение двух предыдущих лет: средняя численность сотрудников (включая совместителей и работающих по договорам ГПХ) составила более 15 человек; годовой оборот — более 800 млн руб.;
- в текущем или предыдущем году состоялись регистрация или реорганизация (численность персонала и оборот значения не имеют);
- есть лицензия на добычу полезных ископаемых (численность персонала и оборот значения не имеют).
Другие респонденты сдают П-4 ежеквартально — не позднее 15 апреля, 15 июля, 15 октября текущего года и 15 января следующего года. Это коммерческие организации, у которых в течение двух предыдущих лет: средняя численность сотрудников (включая совместителей и работающих по договорам ГПХ) составила 15 человек и менее; годовой оборот — 800 млн руб. и менее.
Важно
Форму П-4 нужно направить в территориальный орган Росстата по месту фактического осуществления деятельности организации или обособленного подразделения. Предусмотрен только один способ сдачи — по интернету с использованием электронной подписи (см. «Статистическую отчетность можно сдать только через интернет»).
Заполнить и сдать всю отчетность в Росстат по актуальным на сегодня формам через интернет
Инструкция по заполнению формы П-4
Кроме указаний по заполнению формы, утвержденных приказом № 412, нужно руководствоваться еще одним документом. Он тоже называется «Указания по заполнению…», но посвящен сразу нескольким бланкам статотчетности, в том числе П-4. Эти указания утверждены приказом Росстата от 27.11.19 № 711 (далее — Указания № 711; см. «Росстат утвердил новые указания по заполнению форм»).
В пунктах 76 — 79 Указаний № 711 приведен алгоритм расчета среднесписочной численности работников (эта информация необходима для формы П-4).
В среднесписочную численность включаются все, с кем заключен трудовой договор. Учитывать нужно в том числе тех, кто находится в отпуске (кроме некоторых видов отпусков), в командировке или на больничном. Также необходимо учесть внутренних совместителей.
Не включаются в среднесписочную численность: женщины в отпуске по беременности и родам; лица, оформившие отпуск по уходу за ребенком (исключение — если они трудятся неполный день или на дому); внешние совместители; подрядчики, заключившие договоры ГПХ и ряд других категорий (подробнее см. «Шпаргалка по расчету среднесписочной численности работников»).
Как заполнить форму П-4 в 2021 году
Отметим несколько наиболее важных моментов.
- При отсутствии показателей для отчета нужно заполнить титульный лист, а в остальных разделах не ставить ни нулей, ни прочерков.
- Сведения о численности персонала, заработной плате и отработанном времени следует указывать сначала по организации в целом (строка 01 таблицы), а затем — с разбивкой по видам экономической деятельности (строки с 02 по 11).
- Если в компании была реорганизация, поменялась структура или методология определения показателей, то П-4 надо заполнить с учетом произошедших изменений. В случае преобразования организации ее правопреемник обязан подать сведения за период с начала месяца, в котором состоялась реорганизация.
Бесплатно заполнить и сдать форму П‑4 через интернет
Таблица
Как заполнять отдельные поля сведений по форме П-4
| Название поля | Что указывать |
| Наименование отчитывающейся организации | Для компании: полное наименование согласно учредительным документам, а затем в скобках — сокращенное название. Для обособленного подразделения — наименование ОП и организации, к которому оно относится |
| Почтовый адрес | Указываются субъект РФ и юридический адрес с индексом. Если фактический и юридический адреса не совпадают, нужно вписать фактический. Для ОП, у которых нет юрадреса, указывают почтовый адрес и индекс |
| Код | Организации вписывают код ОКПО. Обособленные подразделения ставят идентификационный номер ТОСП. Скачать значения кодов можно на сайте Росстата |
| Количество отработанных человеко-часов… | Включаются:
Не включаются:
|
| Фонд начисленной заработной платы…. | Суммы заработной платы (с учетом НДФЛ и других удержаний), начисленные в отчетном периоде, независимо от даты выплаты |
| Выплаты социального характера | Учитываются:
Не учитываются:
|
Рассчитать зарплату с учетом всех действующих местных и региональных коэффициентов и надбавок
