Путевой лист на предприятиях: руководство по оформлению и использованию

Путевой лист на предприятиях и организациях

Организации, которые предоставляют водителям рабочие автомобили, обязаны заполнять путевые листы. Они необходимы, чтобы верно начислять зарплату водителю, осуществлять контроль за использованием транспорта, вести учет затраченных бюджетных средств.

Также путевой лист — это один из основных документов, подтверждающих затраты организации на топливо. Если в путевом листе нет сведений о маршруте, то у налоговой может возникнуть вопрос об обоснованности затрат на ГСМ.

Кто занимается путевыми листами на предприятии

Так как путевые листы являются важным документом для учета средств в транспортном отделе, доступ к путевым листам есть у кадровика, бухгалтера, начальника транспортного отдела, оператора-таксировщика и других ответственных лиц, которые так или иначе взаимодействуют с транспортным отделом.

Кто заполняет путевой лист в организации

Заполнением путевых листов на предприятии могут заниматься разные люди. В транспортных организациях этим занимаются диспетчеры. В других фирмах данную обязанность возлагают на бухгалтера или менеджера, или оператора-таксировщика. Вообще, заполнять путевые листы может любой сотрудник в фирме, если это прописано в рабочей инструкции.

Для того чтобы назначить сотрудника ответственным за путевые листы, необходимо выпустить приказ. В документе должны содержаться следующие сведения:

1. Название организации;
2. Сведения о работнике и основная информация о его должности;
3. Дата выхода на работу;
4. Отсылка к нормативным актам, которыми руководствуется специалист — расписание, должностная инструкция, положение о работе подразделения.

Пример приказа о назначении ответственного за путевые листы

Кто выдает путевые листы водителям в организациях

После того, как диспетчер или другое ответственное лицо вносит данные о водителе, автомобиле, организации и др., путевой лист распечатывают и выдают водителю. В некоторых организациях путевой лист заполняет специальный терминал. Задача водителя ― подойти к терминалу и вписать свой идентификационный номер.

Такие терминалы обычно стоят при входе на работу

Кто может подписывать путевые листы в организации

Всего на путевом листе должно стоять три подписи. В первую очередь, расписывается работник, который его заполняет. Как уже было сказано выше, это может быть любой сотрудник, в чьей должностной инструкции есть такая обязанность.

Второй обязательной подписью на листе является подпись механика. Перед тем, как водитель выходит на линию, он должен обязательно пройти техническую проверку автомобиля. Если транспорт исправен, механик подтверждает готовность к эксплуатации своей подписью в путевом листе.

Третья подпись — подпись медика. Компания может принять на работу штатного врача или заключить договор с медицинским учреждением с лицензией на проведение медицинского осмотра.

Подпись водителя, который пользовался автомобилем, не обязательна

Отметки о прохождении медосмотра и техосмотра

Правилами оформления путевых листов уточнено, какие отметки ставятся для медосмотра водителя до рейса и по возвращении.

Отметки, подтверждающие медосмотр водителя в путевом листе

По правилам транспорт нельзя выпускать в рейс до проверки его технического состояния. Соответствующие отметки должны быть проставлены в путевом листе.

Отметка, подтверждающая техосмотр

https://youtu.be/DnDYzNoiqXY

Кто проверяет путевые листы у организации

Проверку путевых листов могут осуществлять многие государственные организации. Работники ФНС с помощью них выявляют ошибки при учете ГСМ и уменьшении налога на прибыль. Трудовая инспекция проверяет соблюдение прав работника предприятия, например, на отдых. Путевые листы также помогают сотрудникам ГИБДД понять, насколько правомерно управление водителя автомобилем. Возможность просматривать путевые листы есть и у налоговых инспекторов при проведении выездных или камеральных проверок.

Если представители других служб запрашивают путевые листы, то организация вправе отказать

Правила заполнения

Порядок оформления путевых листов установлен приказом Минтранса №152 от 18.09.2008. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2022 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.

Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях — уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности устанавливают приказом руководителя организации, поскольку тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители. Но по общему правилу водители обязаны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписывают путевку только на один рейс, один рабочий день или смену. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевый лист имеет несколько разных форм в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация легко сориентировалась и выбрала необходимую.

Если организации подходят такие путевые листы, скачивайте бланки прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно ставят штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место. Принимайте во внимание и другие требования к их оформлению.

В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи проверяют на соответствие показателей приборов в автомобиле, таким как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС обязан завизировать уполномоченный сотрудник, например механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится отметка о медосмотре после рейса.

Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять, сколько времени заняла дорога, поставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы путевки оформлялись одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль, потраченный на дорогу, и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять вручную.

Электронный учет путевых листов на предприятии

Организации обязаны не только создавать путевые листы на каждую поездку сотрудника, но и хранить их на протяжении нескольких лет. Также необходимо вести учет всех выданных бланков. Для этого используют специальный журнал формы №8.

Давайте посмотрим, как работают с путевыми листами организации без специальных программ. Водитель приходит на работу и идет к диспетчеру, тот вручную вносит данные в путевой лист, параллельно заполняя журнал учета. Дальше водитель идет к механику и медику, оба ставят свои подписи. Только после этого можно начинать смену. В течение дня водитель вносит данные о поездках в путевой лист, а в конце смены записывает показания с одометра. Дальше путевой лист снова попадает к диспетчеру. Он сверяет показатели, вносит данные о поездках и передает путевой лист бухгалтеру, который переносит сведения в программу бухгалтерского учета.

Цепочка довольно длинная и неудобная. В итоге диспетчерам приходится работать сразу с несколькими программами, водители долго не могут приступить к работе, а организации страдают из-за низкой эффективности рабочих процессов.

Программа для путевых листов: что умеет и как работает

Чтобы упростить процесс работы с путевыми листами, организации закупают специальные программы. И хотя это экономит время, многие процессы остаются не автоматизированными. Например, диспетчер обрабатывает информацию по маршруту, а механик составляет график водителей. Если водитель поменяется, механик переделывает график в программе и заново отправляет диспетчеру. Путевой лист тем временем заполняется в другой программе. В спешке вводятся данные другого водителя и автомобиля, обновляется и печатается новый путевой лист. Диспетчер проверяет информацию, и, если находит ошибку, механик повторяет все заново.

Как «ТМ: Корпоративные поездки» работает с путевыми листами

Все процессы синхронизированы.

Программа «ТМ: Корпоративные поездки» позволяет в одном месте планировать график работы водителей, заполнять путевой лист, собирать данные о заявках и поездках, а после переносить пул необходимой информации в бухгалтерские системы учета.

В системе есть бланки путевых листов утвержденных форм для всех видов транспорта: грузовых и легковых автомобилей, автобусов и спецтехники. «ТМ: Корпоративные поездки» формирует путевой лист по нажатию кнопки, как только водитель появляется в системе, то есть начинает смену в водительском приложении. Таким образом, не нужно вводить данные вручную, передавать их между отделами. Больше не будет ошибок при заполнении.

Готовый распечатанный бланк
Чтобы получить готовый лист, водитель:

1. Проходит медкомиссию с отметкой: печатью или электронной цифровой подписью.
2. Называет механику ФИО или предъявляет допуск с печатью о медосмотре в бумажной форме.
3. Ждет несколько секунд, пока механик отправит путевой лист в печать нажатием одной клавиши. Документ автоматически формируется программой.
4. Получает путевой лист и приступает к выполнению заявки.
5. Система одна для всех сотрудников. Поэтому диспетчер сразу видит график работ, который сформировал механик.

Бессрочное хранение данных.

Еще один плюс программного комплекса «ТМ: Корпоративные поездки», что он бессрочно хранит данные, необходимые для путевых листов. Даже если в бухгалтерской системе учета произойдет сбой, данные можно будет восстановить.

Например, потребовались данные машины, на которой водитель выходил в рейс. Для этого нужно детализировать поездки водителя за необходимый период и достать информацию из сохраненного листа. Например, ООО «Пилот» разрешает Ивану Иванову 1 января 2022 выйти на автомобиле Опель с государственным номером Н111ЕТ и работать с 9 утра до 17 вечера по всем заявкам в пределах территории города Москва.

Вся информация, которая возникает в процессе работы автопарка, записывается в базу данных. Можно также восстановить:

• маршрут по карте: плановый и по факту;
• начало и конец маршрута;
• количество заказов;
• запланированное и фактическое время работы;
• переписку с диспетчером;
• какие кнопки нажимал водитель, а какие — диспетчер;
• телефонные разговоры;
• пробег автомобиля.

Интегрируется с другими программами.

У «ТМ: Корпоративные поездки» открытый API, который позволяет настроить обмен данными между двумя разными программными системами. Мы интегрируем программный комплекс так, чтобы вся информация по автопарку была собрана в одном месте. Пользователю не приходится работать в разных программах и вручную переносить данные между ними.

Можно настроить интеграцию с программами:

• «1С:Предприятие» — благодаря интеграции, в эту программу будут поступать данные о заявках, фактическом графике работы водителей, километраже и др.;
• «АвтоГРАФ» или Wialon — интеграция позволит контролировать передвижение водителей, рассчитывать оптимальные маршруты поездок, принимать более взвешенные транспортно-логистические решения.
• ГЛОНАСС или GPS — взаимодействие со спутниковыми системами дает возможность видеть отклонения от маршрута и оперативно реагировать на них.

Журнал учета путевых листов в электронном виде

Чтобы отслеживать движение путевых листов, существует журнал учета. Раньше его можно было заполнять только по форме №8, но с января 2013 года правила стали мягче. Теперь компании вправе разработать собственную форму журнала учета, при условии, что в ней будут отражены следующие данные: номер путевого листа, дата выдачи, ФИО водителя, табельный номер, гаражный номер автомобиля, подпись диспетчера, бухгалтера. Также не запрещается вести журнал в электронном виде, но только если его можно будет в любой момент распечатать.

Пример, как данные из «ТМ: Корпоративные поездки» попадают в журнал учета системы 1С

1.1. Суть проекта

В октябре 2022 года в России проводился эксперимент. Его участниками стали 6 регионов: Республика Татарстан, Краснодарский край, Москва, Московская, Рязанская и Калужская области. Эксперимент предполагал введение и постепенный переход на новый формат путевых листов и транспортных накладных. В проекте было указано, что участники автомобильных перевозок будут формировать документацию и обмениваться ей в электронном виде. За передачу документов между сторонами и Минтрансом должна отвечать информационная система «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов» — «Суперсервис 22». Отметим, что в рамках октябрьского тестирования она не была полностью готова. Вместо этого была запущена только часть системы, а после окончания пилотного периода начался сбор обратной связи. На основе полученных данных «Суперсервис 22» будет доработан.

1.2. Как проходил эксперимент?

Участие в проекте было добровольным, а по планам Минтранса к нему привлекли всех крупных региональных перевозчиков. При этом прошедший тест не отменял бумажную отчетность, поэтому все документы оформлялись как в цифровом, так и в «бумажном» формате. 31 октября пилотный запуск проекта завершился. Минтранс и многие региональные операторы перевозок позитивно оценили нововведения.

1.3. Какой документации коснулись изменения?

В первую очередь электронный оборот призван упростить составление и предоставление транспортных накладных и путевых листов. Также было проработано содержание этих документов.

Транспортные накладные (ТрН) и электронные транспортные накладные (ЭТрН).

Основная задача этого документа — подтвердить наличие договора на перевозку. Именно ЭТрН является основанием для учета оказанных услуг и служит для проведения расчетов между сторонами. В документе содержатся данные, необходимые для организации перевозок. Составитель обязан указывать в нем:

• срок погрузки, разгрузки и доставки товаров;
• штрафы за простой или недоставку грузов;
• данные об используемом транспорте: и вместимость, и грузоподъемность;
• информацию об условиях транспортировки грузов: температурном режиме, маркировке, фиксации и так далее.

В рамках эксперимента перевозчики были обязаны заполнять и предоставлять ЭТрН в электронном виде, сохраняя при этом бумажную версию документа. Для каждого участника проекта была настроена автоматизированная программа, которая передавала данные оператору. Перевозчики также должны были фиксировать сведения о статусе перевозки в реальном времени, хранить сведения о завершении доставки и возвратах.

Схема работы с ЭТрН выглядела следующим образом:

1. Отправитель груза создавал электронный документ, заполнял сведения о грузе. После этого ЭТрН удостоверялся с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП). Затем документу присваивался уникальный идентификационный номер, после чего он отправлялся оператору электронного документооборота (ЭДО).

2. ЭТрН отсылался перевозчику. Он, в свою очередь, фиксировал в документе новые данные: время погрузки и прогнозируемое время доставки. Перевозчик также делал отметки о состоянии товаров на момент отправления. После этого документ подписывался второй КЭП и отправлялся оператору ЭДО.

3. На следующем этапе оператор электронного документооборота проверял все данные, внесенные в ЭТрН. Если были выявлены ошибки и несоответствия, документ возвращался перевозчику для внесения изменений. Если проверка проходила успешно, ЭТрН отправлялся отправителю и получателю груза, а также в «Суперсервис 22».

4. Информационная система сверяла данные в документе с существующими базами. Информация о получателе, отправителе и перевозке груза проверялась в ФНС, о транспортном средстве — в МВД. Если были обнаружены расхождения, данные возвращались участникам перевозки через оператора ЭДО. После внесения изменений документ проверялся повторно.

5. После того, как ЭТрН прошел проверку ФНС и МВД, участники перевозки вносили в него любую юридически значимую информацию о процессе перевозки. Это могли быть, например, данные о проверках в пути, смене водителя и транспорта, перенаправлении и так далее.

6. После доставки получатель фиксировал в ЭТрН фактическое время прибытия груза. В документ также вносилась информация о состоянии отправления. Если груз не был принят или был принят частично, данные о причинах также заносились в ЭТрН. После этого документ заверялся КЭП и отправлялся оператору, а затем — отправителю и перевозчику. Новая версия документа также сохранялась в «Суперсервис 22».

7. Информационная система фиксировала все данные о перевозке и отправляла их в реестр «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов». Он будет создан после принятия соответствующего законопроекта. Все данные, внесенные «Суперсервис 22», будут доступны для органов исполнительной власти.

8. Копии итоговых ЭТрН оставались у каждого участника перевозок. Внесение в них изменений невозможно. По запросу государственных органов каждая сторона будет обязана передать свою копию для проверки.

Путевые листы (ПЛ) и электронные путевые листы (ЭПЛ).

В отличие от ЭТрН, они являются внутренними документами перевозчика. В ЭПЛ должна содержаться информация, необходимая для учета работы водителя и транспортного средства. Речь идет, например, о пробеге, маршруте, расходе топлива и смазочных материалов. К числу обязательных также относятся сведения о проведении контроля технического состояния автомобиля и о результатах медицинского предрейсового осмотра водителя.

Как и в случае с ЭТрН, в ходе эксперимента перевозчики должны были сохранять как цифровую, так и физическую копии документа. Процесс работы включал в себя следующие этапы:

1. Перевозчик создавал новый ЭПЛ, вносил в него свои регистрационные данные, а также информацию о водителе, транспортном средстве, прицепе (если он использовался), точках отправления и прибытия.

2. Медицинский работник фиксировал в документе данные о предрейсовом осмотре сотрудника. В ЭПЛ нужно было вносить время его проведения, комментарии о состоянии здоровья водителя, решение о пригодности его к рейсу. Затем медицинский работник заверял документ своей цифровой подписью.

3. Механик фиксировал в ЭПЛ результаты технического контроля транспортного средства: уровень ГСМ, показания одометра и так далее. Затем в документ вносилось решение о допуске ТС к рейсу, электронный путевой лист заверялся цифровой подписью.

4. Перевозчик подписывал ЭПЛ и отправлял его оператору и в «Суперсервис 22». Система сверяла данные о компании с базами ФНС, о транспортном средстве — с базами МВД. Если система находила ошибки и расхождения, документ возвращался для исправления. После успешного прохождения проверки документу присваивался уникальный идентификационный номер. Информация об этом сообщалась перевозчику.

5. После окончания рейса механик фиксировал в документе результаты повторного осмотра ТС. Сотрудник оставлял свои комментарии и заверял ЭПЛ своей цифровой подписью.

6. По возвращении водитель проходил повторный осмотр. Медицинский работник вносил в документ данные о состоянии здоровья сотрудника и оставлял комментарии. После этого он заверял документ цифровой подписью.

7. Перевозчик вносил в документ информацию о прохождении водителем контрольных точек и доставке груза. Он также оставлял комментарии и оставлял свою электронную подпись. После этого перевозчик закрывал электронный путевой лист.

8. Документ отправлялся оператору ЭДО. На основании данных система вносила данные в реестр и открывала доступ к ним для органов исполнительной власти.

Во время пилотного периода не были сформулированы требования к тому, какой именно тип цифровой подписи должен был использоваться для заверения ЭПЛ.

1.4. Перспективы

Проведенный эксперимент демонстрирует лишь малую часть возможностей полноценной системы «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов». Доработать и внедрить ее во всех регионах России планируется в 2024 году. Основным эффектом от ее использования разработчики считают полный отказ от бумажных документов. Благодаря этому водители смогут предъявлять инспекторам данные на экранах смартфонов и других устройств, а служители закона в свою очередь смогут получить доступ к необходимой информации через интернет. Также упростится получение документов и разрешений для перевозки опасных и других грузов, пересечения границы и так далее.

Новый Федеральный закон о телемедицине и дистанционных медицинских предрейсовых осмотрах

2.1. Суть проекта

В 2022 году Правительство РФ вынесло на рассмотрение закон о дистанционном контроле состояния здоровья водителей перед отправкой в рейс. Это направление обсуждалось еще в 2010, а в 2015 были представлены первые прототипы комплексов для удаленных осмотров водителей. Далее законопроект дорабатывался, и в 2022 году планируется его окончательное рассмотрение. Основной задачей в законе названо «совершенствование законодательства о медицинском обеспечении безопасности дорожного движения с применением телемедицинских технологий».

2.2. Основные изменения

Текст законопроекта содержит разъяснительные формулировки и определяет период проведения различных видов осмотров. Многое в законе осталось без изменений. Основные аспекты относятся к тем, кто планирует переходить на систему дистанционных медосмотров.

Согласно новому законопроекту водители обязаны проходить следующие виды очных осмотров:

1. Предварительный. Он проводится перед приемом сотрудника на работу. Его основная цель — выявить заболевания и патологии, делающие невозможным управление транспортным средством.

2. Периодический. Он проводится с интервалом в 2 года или в 1 год, если водитель моложе 21 года.

3. Регулярный. Он проводится раз в 6 месяцев при условии, что компания использует телемедицинские технологии.

4. Предрейсовый. Если компания не использует телемедицинское оборудование, водитель проходит осмотр в очном формате. Его проведение осуществляет сторонняя компания на основании договора оказания услуг или штатные сотрудники с соответствующей квалификацией.

5. Внеплановый. Назначается по требованию региональных органов или по внутреннему приказу организации.

Кроме упомянутых выше мероприятий водитель обязан проходить психиатрическое освидетельствование с периодичностью 1 раз в 5 лет.

В законе также содержится порядок проведения дистанционных медицинских осмотров. Водитель должен проходить его перед выходом в рейс и после возвращения. Осмотр, проводимый с помощью телемедицинских технологий, в законе называется контролем параметров состояния здоровья. Если водители проходят его удаленно, то компания обязана дополнительно обеспечить регулярные очные проверки. В него в обязательном порядке входит химико-токсикологический анализ на содержание наркотических, психотропных средств и их метаболитов.

В законе отдельно содержится правило, согласно которому все системы, которые используются для проведения телемедицинских осмотров, должны соответствовать техническим требованиям и стандартам, действующим в России. Любое оборудование должно быть:

• зарегистрировано в государственном реестре медицинских изделий;
• разрешено к применению на территории РФ.

Соответствие системы существующим стандартам должно быть подтверждено документально. Запросить все лицензии и сертификаты вы можете у производителя оборудования.

Согласно требованиям законодательства оборудование для телемедицинских осмотров должно проходить техническую проверку, в ходе которой необходимо проверить точность измерений.

Аспекты, связанные с порядком проведения осмотров, остались без изменений. Согласно закону, время, которое отводится на контроль состояния здоровья, входит в рабочее или же оплачивается сверхурочно. Все расходы, связанные с покупкой и установкой оборудования, а также организацией осмотров, несет работодатель.

2.3. Как компания может перейти на дистанционные медицинские осмотры?

Решение о смене формата проверок и установке нового оборудования принимается руководителем предприятия или другим ответственным лицом. В текущей редакции законопроект не содержит рекомендаций или требований.

Для перехода на телемедицинские осмотры компании необходимо:

1. Приобрести специализированное оборудование/автоматизированную систему.

2. Заключить договор с медицинским учреждением, проводящим предрейсовые медосмотры. У него должна быть соответствующая лицензия. В качестве альтернативы вы также можете нанять в штат сотрудника с необходимой квалификацией.

3. Установить оборудование, наладить документооборот и стандарт для цифровых подписей.

4. Настроить программное обеспечение, обеспечивающее идентификацию сотрудников, передачу данных. Оно должно соответствовать требованиям, действующим в РФ. Все водители должны подписать соглашение на обработку персональных данных.

5. Наладить хранение информации. Так как данные, собираемые в ходе проверки, относятся к медицинской тайне, доступ к ним должен иметь только ограниченный круг лиц и только для служебного пользования.

6. Обучить персонал порядку прохождения и проведения осмотров. Ответственные сотрудники должны знать основы работы с документооборотом.

Резюме

поддерживает инициативы, описанные в этой статье. Тем не менее мы понимаем, что переход на предрейсовые медосмотры — достаточно серьезный вызов. Отказ от проверки основных показателей здоровья непосредственно в медицинском учреждении может существенно повысить риски «пропустить» заболевание. Так, например, фельдшер может не заметить некоторые признаки нарушений функционального состояния работника, которые могут стать причиной аварии. Чтобы исключить подобные риски, был разработан комплекс АСПО™. Наша электронная системы медицинских осмотров обеспечивает наивысшую точность измерений и необходимую полноту данных о действительном состоянии работника.

Регламент оформления путевых листов на предприятии

Хотя форма заполнения путевого листа стала более вольной, в ней есть обязательные сведения, без которых путевой лист будет считаться недействительным.

Данные, которые необходимы в путевом листе в 2022 году

Порядок выдачи путевого листа в организации

В каждой фирме определен свой порядок выдачи путевого листа, в зависимости от внутренних норм работы. В основном, все начинается с заполнения документа диспетчером, после проставляются отметки медика и механика, дальше водитель выходит на смену, а в конце дня снимает показатели с одометра, ДУТа, вносит в путевой лист и ставит свою подпись. Вновь ставятся подписи механика и медика, затем путевой лист сдается диспетчеру.

Нужна ли печать (штамп) организации на путевом листе в 2021

Печать или штамп организации не является обязательным элементом в путевом листе. Достаточно основных реквизитов организации. Также нет никаких распоряжений, которые бы обязывали медика или механика ставить свою печать на путевом листе.

Добавляем ВУ

По старому маршруту отправляемся в раздел «физических лиц». И там нам необходимо внести изменения в настройки персональных сведений о сотруднике. Здесь мы выбираем ВУ и вносим всю информацию, которую от нас требует программа: номер удостоверения, Ф. И. О. сотрудника, а также конкретика по самому документу, то есть, кем и где выдан, дата выдачи и срок действия.

Все записанное в этом разделе будет вписываться каждый раз, когда напечатан путевой лист. Разумеется, если на маршруте за рулем автомобиля именно этот сотрудник.

Срок хранения путевых листов в организации

Минимальный срок хранения путевых листов установлен приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и составляет 5 лет. Срок может быть увеличен, если в течение этого времени не происходила проверка ГИТ. Обратите внимание, что документы на хранение в архиве уходят только со следующего календарного года. Представьте, что вы создали два путевых листа: один 1 января 2022 года, второй — 31 декабря 2020 года, оба документа уйдут на хранение 1 января 2022.

Если в организации путевой лист ― это единственный документ, который подтверждает опасные условия труда, то срок хранения возрастает от 50 до 75 лет.

Сколько хранятся путевые листы в организации и как происходит процедура их уничтожения

Как уже было сказано, путевые листы должны хранится не меньше пяти лет, но только если состоялась проверка ГИТ или ревизия. Так как законы довольно неоднозначны, мы советуем хранить документы не менее 7 лет, и только после этого назначать процедуру уничтожения документов. Чтобы уничтожить старые путевые листы, необходимо собрать комиссию и оформить акт. Уничтожить путевые листы можно двумя способами: сжигать или разрезать шредером на мелкие кусочки.

Изменения в программах 1С

В связи с введением электронных перевозочных документов запланировала до начала 2022 года реализовать изменения в своих программных продуктах:

• 1С:ERP Управление предприятием 2,5 – запланировано 2.5.8.* от 10.12.2021;
• 1С:ERP. Управление холдингом — Запланировано 3.1.8 от 30.12.2021;
• 1С:Управление холдингом 8 — Запланировано 3.1.15 от 25.12.2021;
• Бухгалтерия предприятия КОРП, редакция 3.0 — Запланировано 3.0.108 от 09.12.2021;
• Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 — Запланировано 3.0.108 от 09.12.2021;
• Комплексная автоматизация, редакция 2.5 — Запланировано 2.5.8.* от 24.12.2021;
• Розница, редакция 2.3 — Запланировано 2.3.11 от 15.12.2021;
• Управление нашей фирмой — Запланировано 1.6.26.* от 24.12.2021;
• Управление торговлей, редакция 11 — Срок будет указан позднее.

Штраф без путевого листа на организацию

Если у водителя нет путевого листа, то организация может получить штраф. Инспектор ГИБДД имеет право выписать штраф в размере 500 руб. и отправить автомобиль на штраф стоянку. Более крупные штрафы могут назначить, если нет отметки о прохождении медосмотра водителю — 3000 рублей, руководителю — 5000 рублей. Организацию могут оштрафовать на 30 000 рублей и более, если медосмотры вообще не проводятся. Так в 2022 году в Саратове суд поддержал назначенный Трудинспекцией штраф в размере 115 000 за отсутствие предрейсового осмотра.

Форма и порядок заполнения путевого листа

Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф.

Получите демо-доступ к модулю «Путевые листы и ГСМ» и получите все актуальные формы бесплатно

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2022 года.

Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.

Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3

Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П

Изменения в путевых листах с 2021 году

С 1 января 2022 года в силу вступил приказ Минтранса № 368, в результате чего добавилось несколько обязательных для заполнения пунктов:

1. Сведения о перевозке ― необходимо указать, что перевозится: груз, пассажиры и багаж, дети.
2. Сведения о транспортном средстве ― теперь необходимо указывать марку автомобиля.
3. Порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле.
4. Возможность вести журнал в электронном виде.

Порядок оформления путевого листа в 2022 году

Электронный путевой лист — проект Минтранса

В октябре 2022 года стартовал пилотный проект по работе с электронными путевыми листами на территории Москвы, Татарстана, Московской, Калужской, Рязанской областей и Краснодарского края. Участники проекта будут оформлять путевые листы в электронном виде и передавать их в Минтранс через систему «Суперсервис 22».

Как электронные путевые листы выглядят в программе «Суперсервис 22»

Электронная транспортная накладная (ЭТрН)

Транспортная накладная — документ, который подтверждает наличие договора на перевозку, служит основанием для учета оказанных транспортных услуг и для расчетов с перевозчиком. Документ включает в себя сведения, необходимые для организации грузоперевозки. В том числе:

• сроки доставки, погрузки и разгрузки груза;
• штрафы за простой или недоставку груза;
• вместимость, грузоподъемность транспортного средства (ТС);
• особые условия доставки груза (температурный режим, сроки хранения, класс опасности перевозимого вещества) и проч.

Формировать транспортные накладные в веб‑сервисе для ведения учета и сдачи отчетности Формировать бесплатно

В ходе эксперимента грузоотправители, перевозчики и грузополучатели будут передавать ЭТрН через своих операторов электронного документооборота; фиксировать изменения статуса перевозки, завершение доставки или возврат. Каждый из участников организует работу в своей автоматизированной программе.

Схематично обмен ЭТрН будет выглядеть так:

1. Грузоотправитель создает транспортную накладную в электронном виде, подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП), присваивает уникальный идентификационный номер и отправляет через оператора ЭДО.

2. Перевозчик получает ЭТрН. На этапе погрузки заполняет поля, предназначенные для указания времени прибытия транспортного средства и описания фактического состояния груза. Подписывает документ усиленной КЭП и отправляет своему оператору ЭДО.

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

3. Оператор ЭДО перевозчика проверяет полученные данные и отправляет ЭТрН грузополучателю, грузоотправителю и в информационную систему «Суперсервис 22».

4. Система «Суперсервис 22» верифицирует данные о грузоотправителе, грузополучателе и перевозчике с ФНС, а о транспортном средстве с МВД. Если выявляются расхождения, информация через операторов ЭДО передается организациям-участникам перевозки для исправления.

5. На этом этапе участники грузоперевозки могут вносить в ЭТрН, которую они получили от оператора ЭДО перевозчика, юридически значимые изменения: проверка груза на маршруте, перенаправление груза, замена ТС или водителя и проч.

6. Грузополучатель фиксирует в ЭТрН время получения груза и оценку его состояния; указывает причины, если груз не принят или принят частично. Подписывает документ усиленной КЭП и через своего оператора ЭДО отправляет перевозчику, грузоотправителю и в ИС «Суперсервис 22».

7. Система «Суперсервис 22» проверяет сведения, поступившие от всех участников, и вносит изменения в реестр грузоперевозчиков (этот реестр должен быть создан в рамках проекта «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов»). Кроме того, ИС «Суперсервис 22» открывает доступ к данным по завершенной грузоперевозке органам исполнительной власти.

У всех участников перевозки останутся зарегистрированные ЭТрН. Эти документы через оператора ЭДО можно будет передавать по запросу ФНС или других контролирующих органов.

Получайте требования из ИФНС и отправляйте запрошенные документы через интернет Подключиться

ВАЖНО

Напомним, что сейчас грузоотправитель создает транспортные накладные на каждую поставку в четырех экземплярах. Первичные документы нужно хранить не менее пяти лет (Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ). Это усложняет работу, требует времени для обработки бумажных документов и места для хранения архива. Используя ЭТрН, организации будут быстрее оформлять транспортно-логистические операции. Снизится риск потери или порчи документов. Водители, экспедиторы и другие ответственные сотрудники получат доступ к документам в режиме реального времени. Это позволит быстро принимать решения на каждом этапе перевозки. Например, если грузополучатель не принимает часть товара, отправитель сможет оперативно, пока не закончился срок годности продукции, разрешить эту ситуацию.

Ответственность за отсутствие путевого листа

Законодательством РФ не разрешается выезд на легковом ТС без путевки. За выезд без данного бланка накладывается штраф в сумме от 500 рублей. Иногда можно ограничится предупреждением. Также, административному штрафу может подвергаться шофер за неправильно заполненную путевку.
Законодательством РФ регламентированы следующие размеры штрафов:

1. При отсутствии путевого бланка ТС у шофера, ему накладывается штраф, равный 500 рублей или выносится предупреждение.
2. При отсутствии путевого бланка ТС у должностного работника учреждения —штраф равняется 20-ти тысячам рублей.
3. Для учреждения такой штраф может накладываться до 100000 рублей.
4. В некоторых обстоятельствах могут накладываться все штрафы одновременно.
5. ИП полностью отвечает за данное нарушение, даже если он не является юр. лицом. Штраф за выезд без путевки для ИП может достигать до 100000 рублей.