Как списать дебиторскую задолженность, если организация ликвидирована

Можно ли списать задолженность, если компания-должник ликвидирована?

В ст. 419 ГК РФ установлено, что ликвидация юридического лица служит основанием для прекращения его обязательств.
Согласно п. 2 ст. 266 НК РФ безнадежной признается дебиторская задолженность, по которой истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым обязательство прекращено из-за невозможности его исполнения (на основании акта государственного органа или ликвидации организации).

Таким образом, списать нереальную к взысканию дебиторку не просто можно, но и нужно. Ведь с несуществующей компании взыскивать нечего и в бухотчетности не должно быть актива под эту дебиторку.

Как списать дебиторку, нереальную к взысканию, в бухгалтерском учете, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ и переходите к Готовому решению бесплатно.

См. также:

• «Порядок списания дебиторской задолженности»;
• «Списание дебторской задолженности — бухгалтерские проводки»;
• «Приказ о списании дебиторской задолжнности — образец 2021».

А как быть с налоговым учетом? Когда следует принять в уменьшение налоговой базы по прибыли списание задолженности по ликвидированному контрагенту?

Что делать при истечении срока исковой давности?

Дебиторскую задолженность можно отнести на расходы компании, если она перешла в разряд безнадежной, т.е. ее нереально взыскать (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Распространенной является ситуация, когда дебиторская задолженность переводится в безнадежную к взысканию, — при истечении срока исковой давности. Он равен 3-м годам с момента, когда контрагент должен был расплатиться.

Важно! Срок отсчитывают не с момента отгрузки продукции, а со дня, определенного договором для ее оплаты.

Также при определении срока исковой давности проверяется, не было ли действий, прерывающих или приостанавливающих течение срока. К ним относятся, в частности, ситуации, когда должник совершает действия, которые свидетельствуют о признании им долга (ст. 203 ГК РФ). К примеру, к ним относятся признание должником претензии, подписание акта сверки, письменная просьба должника о предоставлении отсрочки по уплате.

После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. Время, которое предшествовало перерыву, не включается в новый срок исковой давности.

Как списать дебиторскую задолженность, если организация ликвидирована

С разъяснениями на эту тему выступил Минфин. В письме ведомства от 01.07.19 № 03-03-06/1/48327 чиновники подробно разъяснили, как определить момент для списания дебиторской задолженности по ликвидированной организации в налоговом учете.

В Минфине отмечают, что если есть несколько оснований для отнесения дебиторской задолженности к разряду безнадежной, то для налоговых целей ее следует признать строго в том налоговом (отчетном) периоде, в котором появилось первое по времени основание. Например, если сначала долг был признан безнадежным по сроку, а затем состоялось исключение должника из ЕГРЮЛ (была внесена соответствующая запись), признавать дебиторку подлежащей списанию следует на дату признания безнадежной.

О нюансах списания безнадежной дебиторки в налоговом учете узнайте в КонсультантПлюс:

Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Как обращаться в суд?

Если компания решила обратиться в суд за истребованием долга, то подача иска не прерывает срок исковой давности, а только приостанавливает его (ст. 204 ГК РФ). Однако этот момент уже не будет в дальнейшем иметь особого значения, поскольку далее возникают иные обстоятельства.

Благоприятный исход — когда судебные органы удовлетворяют исковые требования, а должник закрывает свою задолженность. Но на практике такое бывает редко. Зачастую ситуация развивается следующим образом:

• судебные органы принимают решение об отказе в удовлетворении исковых требований, т. е. во взыскании задолженности. Эта ситуация хотя и редко, но все же происходит. И тогда задолженность нельзя учесть для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (Письмо Минфина от 22.07.2016 г. № 03-03-06/1/42962).

При этом суды соглашаются с Минфином, считая, что задолженность, по которой суд вынес отказ во взыскании, — не безнадежная в целях налогообложения прибыли. Соответственно, ее нельзя учесть для уменьшения налогооблагаемой базы для расчета налога на прибыль. Суд объясняет свою позицию тем, что отказ от взыскания не является основанием, входящим в перечень условий для признания задолженности безнадежной (п. 2 ст. 266 НК РФ).

• судебные органы принимают решение об удовлетворении исковых требований. Тогда оформляется исполнительный лист, по которому будет производиться взыскание задолженности. Допустим, судебные приставы не смогли найти должника или у него нет имущества, которое можно взыскать с целью покрытия долга.

В этой ситуации выдается документ «Постановление об окончании исполнительного производства». На его основании компания вправе отнести на расходы сумму безнадежной дебиторской задолженности (п. 2 ст. 266 НК РФ).

Главное — нужно убедиться, что этот документ есть, в противном случае никоим образом не получится доказать, что долг списан законно.

Как списать задолженность, если организация ликвидирована, но об этом узнали позже

Как поступить, если организация-кредитор узнала о ликвидации должника не сразу после внесения записи об этом в ЕГРЮЛ, а спустя некоторое время, при этом продолжала учитывать дебиторку от этого должника? В этой ситуации специалисты Минфина советуют следовать правилам исправления искажений, относящихся к прошлым налоговым периодам (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Налогоплательщик, допустивший ошибки, которые привели к излишней уплате налога в предыдущем налоговом (отчетном) периоде, имеет право скорректировать налоговую базу за тот период, когда выявлены эти ошибки. Это значит, что не учтенную вовремя (на дату внесения записи о ликвидации должника в ЕГРЮЛ) в налоговых расходах безнадежную дебиторку можно списывать в расходы в периоде ее обнаружения.

Важно! Заявление о зачете или о возврате суммы образовавшегося излишне уплаченного налога можно подать в ФНС в течение трех лет со дня уплаты этой суммы (п. 7 ст. 78 НК РФ).

Как учитывать суммы НДС при списании дебиторской задолженности, см. здесь.

Должник ликвидирован: как списать безнадежную дебиторку

Если контрагент ликвидирован, его долг переходит в разряд безнадежных и подлежит списанию. Минфин разъяснил, что делать, если фирма не вовремя узнала о том, что ее должник больше не существует и не списала его долг. Такую ситуацию просто приравняли к исправлению ошибок, относящихся к прошлым налоговым периодам.

В случае не включения в расходы безнадежного долга имеет место ошибка, которая привела к излишней уплате налога. Для ее исправления существует прямая норма НК РФ, согласно которой компания имеет право учесть «потерянные» расходы в том периоде, когда ошибка была обнаружена. Проблем с возвратом или зачетом налога не будет, если со дня уплаты налога за период, в котором должника исключили из ЕГРЮЛ, еще не прошло три года. Так что во главе угла находится срок исковой давности.

Безнадежный долг

Сначала вспомним, что такое безнадежный долг.

Безнадежной является задолженность (п. 2 ст. 266 НК РФ):

• по которой истек установленный срок исковой давности (ст. 196, 197 ГК РФ);
• по которой обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения (ст. 416 ГК РФ) на основании акта государственного органа (ст. 417 ГК РФ) или в связи с ликвидацией организации (ст. 419 ГК РФ);
• которую взыскать невозможно, что подтверждено постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, в случае возврата взыскателю исполнительного документа из-за невозможности установить местонахождение должника и его имущества или отсутствия у него имущества, на которое может быть обращено взыскание.

Других оснований признания дебиторской задолженности безнадежной статья 266 НК РФ не предусматривает.

Помнить о сроке исковой давности

В вопросе перевода дебиторки в разряд безнадежной есть важный нюанс. Он связан с определением срока исковой давности.

Напомним, общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Задолженность признается безнадежным долгом и учитывается в составе внереализационных расходов в том отчетном периоде, в котором истекает срок исковой давности. На это указал Минфин еще в письме от 20.06.2018 № 03-03-06/1/42047.

Этот вывод нужно учитывать в разных ситуациях с долгами.

Например, долги ИП, прекративших деятельность, до истечения срока исковой давности безнадежными не признаются.

Связано это с тем, что по правилам ГК РФ каждый гражданин должен отвечать по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом (ст. 24 ГК РФ). Исключение составляет имущество, на которое в соответствии с законом нельзя обратить взыскание. Статус ИП никак не влияет на эту обязанность. Поэтому если должник снялся с учета в качестве ИП, с него можно взыскать задолженность. Но только ту, по которой еще не истек срок исковой давности (см. письмо Минфина РФ от 27.04.2017 № 03-03-06/1/25384).

Ликвидация организации-должника тоже является достаточным основанием для того, чтобы отнести ее долг к разряду безнадежных. Сделать это можно на дату внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ.

Но это правило не применяется, если должник был исключен из ЕГРЮЛ из-за того, что в течение последних 12 месяцев фирма не сдавала отчетность и не совершала операций по банковским счетам. Такая организация признается недействующей, и налоговики вправе принудительно исключить ее из ЕГРЮЛ (ст. 21.1 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ). В этом случае кредитор не может признать дебиторскую задолженность безнадежной, пока не истечет срок исковой давности.

Завышение налоговой базы

Итак, вернемся к ситуации, рассмотренной финансистами в комментируемом письме.

Наиболее часто встречающейся ситуацией завышения налоговой базы являются неучтенные в уменьшение полученных доходов расходы.

Фирма пропустила момент, когда ее должник был исключен из ЕГРЮЛ, и не списала вовремя его долг, который можно было признать безнадежным и списать.

Эту ситуацию приравняли к ситуации обнаружения ошибок в налоговой базе, допущенных в предыдущих периодах.

По правилам НК РФ, если ошибка, допущенная в налоговой декларации, повлекла за собой излишнюю уплату налога, то организация вправе:

• подать уточненную декларацию за тот период, в котором ошибка была допущена (но не обязана этого делать);
• исправить ошибку, пересчитав налоговую базу и сумму налога за тот период, в котором эта ошибка была обнаружена. Таким способом можно воспользоваться независимо от того, известен ли период, в котором была допущена ошибка или нет.

Заметим, что если сумма переплаты незначительна, можно вообще не предпринимать никаких мер по исправлению ошибки.

Это следует из положений абзаца 3 пункта 1 статьи 54 и абзаца 2 пункта 1 статьи 81 НК РФ.

Финансисты, отвечая на вопрос, остановились на способе исправления допущенной ранее ошибки, в текущем отчетном период, когда «старая» переплата идет в зачет «сегодняшнего» налога. Корректировку налоговой базы отражают в декларации по налогу на прибыль. Так что в руки.

Проблемы могут возникнуть, если фирма захочет вернуть излишне уплаченную сумму налога. Переплату возвращает инспекция по письменному заявлению фирмы (п. 6 ст. 78 НК РФ). Его можно подать в течение трех лет со дня уплаты данной суммы (п. 7 ст. 78 НК РФ).

Однако это не означает, что у компании появляется право на возврат налога, если исправлена ошибка, приведшая к переплате налога более 3 лет назад и срок, в течение которого может быть подано заявление о возврате переплаты, уже истек. В этом случае если по итогам перерасчета фирма потребует возврата (зачета) излишней суммы налога, налоговая ее, скорее всего, не вернет.

Итоги

Если вы узнали, что ваш покупатель ликвидирован, спишите его дебиторскую задолженность в отчетном периоде, когда внесена запись в ЕГРЮЛ о ликвидации. Если вы узнали о ликвидации должника не сразу, а спустя несколько отчетных периодов, в расходы включайте такую дебиторку в периоде обнаружения факта ликвидации.

Источники:

• Налоговый кодекс РФ
• Гражданский кодекс Российской Федерации

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Какие документы должны быть для списания дебиторской задолженности?

Перед списанием безнадежной дебиторской задолженности в расходы нужно проверить наличие документации, подтверждающей образование долга. Если задолженность возникла по причине неоплаты, то должны быть в наличии документы по сделке (договор, счет-фактура, накладная, счет на оплату).

Документы, в том числе счет-фактура и накладная, должны содержать подписи ответственного лица со стороны должника. Были случаи, когда судебные органы отказывали в законности списания дебиторской задолженности в расходы из-за того, что в первичных документах были подписи только одной стороны (продавца).

Иногда компания пропускает срок признания дебиторской задолженности безнадежной. В таком случае можно подать уточненную декларацию по налогу на прибыль или отразить несписанную безнадежную дебиторку в текущем периоде.

Нужно учесть, что при использовании второго варианта к моменту исправления ошибки не должно пройти 3 года для возврата или зачета переплаты (ст. 78 НК РФ).

БИТ.Управление задолженностью

Проведем демонстрацию возможностей, расскажем, как с помощью БИТ.Управление задолженностью можно увеличить процент взыскания задолженности в вашей компании, как повысить эффективность сотрудников при помощи автоматизации и как прозрачно контролировать их работу в режиме реального времени.

Подробнее Заказать бесплатную демонстрацию

Понравилась статья?

Хотите получать подобные статьи по четвергам? Быть в курсе изменений в законодательстве? Подпишитесь на рассылку

Что такое дебиторская задолженность?

Дебиторская задолженность — сумма долгов, причитающихся организации от ее партнеров, юридических или физических лиц. Появиться этот долг может в различных ситуациях, например:

• Ваша компания (продавец) произвела поставку товара или оказала услугу, а покупатель за нее не расплатился.
• Ваша организация (займодавец или кредитор) перечислила фирме (должнику) денежные средства по договору займа (процентного или беспроцентного). А должник ее не вернул.
• Ваша фирма (покупатель) перечислила аванс в счет будущих поставок или выполненных работ. А продавец не произвел отгрузку либо не оказал обещанные по договору услуги.

Если сказать простыми словами, дебиторская задолженность возникает тогда, когда ваша организация выполнила свои обязательства, а контрагенты — нет.

Правила списания задолженности

Для официальной ликвидации общества окончательный баланс должен быть нулевым. К нужному знаменателю показатели приводят в несколько этапов.

Особенности работы с «дебиторкой» во многом определяет порядок ликвидации. Если бизнес закрывается по решению собственников, списание производится наиболее удобным способом. В случае принудительного прекращения деятельности или банкротства, ликвидаторы аннулируют долги лишь после исчерпания всех методов взыскания.

Обратите внимание! Безвозмездная передача имущественных прав или прощение долга влияет на обязательства перед бюджетом. Новый кредитор, как и должник, обязаны учесть выгоды при исчислении налога на доходы (прибыль).