В случае проигрыша судебной баталии проигравшая сторона должна возместить победителю судебные издержки. Существенной величиной судебных издержек являются транспортные расходы. В каком размере могут быть возмещены данные расходы?
По общим правилам, установленным п. 2 ст. 101 АПК РФ, расходы на оплату услуг представителя, понесенные лицом, в пользу которого принят судебный акт, взыскиваются арбитражным судом с другого лица, участвующего в деле, в разумных пределах.
Важно! В основу распределения судебных расходов между сторонами положен принцип возмещения их правой стороной за счет неправой.
Для защиты интересов в суде компания вправе привлечь сторонних адвокатов, несмотря на наличие в штате собственных юристов. В подобных ситуациях компании заключают договор на оказание юридических услуг, в котором устанавливается размер вознаграждения, порядок возмещения судебных издержек.
К судебным издержкам относятся: расходы на оплату услуг представителей, расходы на проезд и проживание представителя, расходы за оплату услуг экспертов, специалистов и переводчиков, иные расходы (например, расходы на оформление доверенности в суд представителю, расходы на ксерокопирование, получение платных справок, копий документов).
Возмещение транспортных расходов в силу закона
Случаи, когда работодатель обязан оплатить проезд работников, установлены Трудовым кодексом РФ. В соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель возмещает сотрудникам расходы на дорогу при направлении в командировку. А в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, возмещаются транспортные расходы, связанные со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Причем сотрудникам, которые по служебной надобности вынуждены перемещаться в пределах населенного пункта, также положена компенсация за проезд в общественном транспорте.
Особенно внимательно нужно относиться к проезду на такси. Такие транспортные расходы в командировке подлежат компенсации, только если их необходимость удастся обосновать. Например, сотруднику пришлось добираться из аэропорта до гостиницы в позднее время. Или добраться до пункта назначения иным общественным транспортом было невозможно.
При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность в силу ст. 169 ТК РФ сотруднику положена компенсация за проезд к месту работы и новому месту жительства не только его самого, но и членов его семьи. А на основании ст. 325 ТК РФ некоторые наши сограждане могут даже бесплатно съездить в отпуск. Такая компенсация за проезд к месту отдыха и обратно в пределах Российской Федерации положена один раз в два года лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и ежегодно — сотрудникам федеральных государственных органов и учреждений. Чтобы получить такую компенсацию, сотруднику необходимо обратиться с заявлением к работодателю. В заявлении необходимо отразить сроки отпуска, сумму расходов к месту отпуска и обратно, приложить подтверждающие транспортные расходы документы (билеты).
Проезд бизнес-классом, в вагонах повышенной комфортности
Транспортные расходы представителя в суде должны быть разумными и документально подтвержденными. Разумные пределы транспортных расходов и издержек, связанных с участием представителя в судебных заседаниях арбитражных судов, являются оценочной категорией и конкретизируются с учетом правовой оценки фактических обстоятельств каждого конкретного дела.
В связи с чем, не удастся возместить расходы на полет бизнес-классом, проезд в вагонах повышенной комфортности.
ПРИМЕР №1.
Суд указал, что как следует из информации о полете и электронного билета стоимость билета Екатеринбург — Москва — Екатеринбург составила 40 947,25 руб., при этом билет куплен для перелета бизнес классом, в связи с чем, данные расходы не могут быть признаны разумными и в полном объеме отнесены на истца.
Документы, указывающие на отсутствие билетов на данную дату эконом классом, материалы не содержат.
Средняя стоимость аналогичного авиаперелета эконом-класса не превышает 7 000 рублей, что косвенно подтверждается авиабилетом Екатеринбург — Москва (Постановление АС Московского округа от 21.06.2017 г. № А40-75074/2015).
В частности, одним из критериев разумности при оценке размера понесенных транспортных расходов является стоимость экономных транспортных услуг, проезд к месту судебного заседания осуществлялся эконом — классом (Постановление АС Восточно-Сибирского округа от 19.12.2018 г. № А74-7565/2017).
Но даже в случае перелета эконом — классом, суды сравнивают стоимость билетов у различных перевозчиков для оценки разумности произведенных транспортных расходов.
Как отмечено в Постановлении Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.01.2018 г. № А32-27972/2013, разница в стоимости билетов у различных перевозчиков недостаточная и в материалах дела отсутствуют доказательства реальной возможности приобретения билетов по более дешевой цене в данный период. При этом судом была учтена и востребованность направления (из столицы в столицу).
При определении подлежащих возмещению транспортных расходов, суды указывают на их чрезмерную величину ввиду повышенного класса обслуживания вагонов, в которых приобретены проездные документы.
ПРИМЕР №2.
Поездка представителя сопровождалась классом обслуживания «1Р», то есть с условиями повышенной комфортности.
Учитывая, что продолжительность поездки составляет менее двух часов, данные услуги, по мнению истца, не являются оправданными и экономичными.
Исходя из анализа сайта ОАО «РЖД», суд признал транспортные расходы чрезмерными, поскольку ответчик не представил доказательств того, что других билетов более экономной стоимости в продаже не было и пришел к выводу о необходимости взыскания транспортных расходов в сумме 3160 рублей.
Таким образом, суд уменьшил транспортные расходы на проезд представителя, поскольку в продаже имелись более дешевые билеты в вагоны эконом-класса (Постановление АС Волго-Вятского округа от 27.02.2018 г. № А43-13487/2016).
Иные случаи, когда за дорогу платит работодатель
Вопрос доставки работников на работу и обратно трудовым законодательством не урегулирован, но многие работодатели оплачивают дорогу сотрудникам по собственной инициативе. А если такой пункт предусмотреть в трудовом или коллективном договоре, тогда, на основании п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ, организация будет вправе не учитывать эти расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Работодатель чаще всего осуществляет доставку персонала собственным или арендованным транспортом, когда возможность доставки общественным транспортом отсутствует или затруднена из-за удаленности производства или особенностей режима работы. Но иногда сотрудникам просто выплачивается денежная компенсация проезда к месту работы и обратно общественным транспортом.
Компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях
Если сотрудник использует для поездок по заданию предприятия личный автомобиль, то работодатель обязан ему компенсировать расходы на топливо и амортизацию авто. Для этого может быть предусмотрена выплата компенсации в трудовом договоре. Но следует помнить, что компенсацию включить в расходы при расчете налога на прибыль можно только в пределах норм:
- 1200 руб. в месяц — при двигателе 2000 см³ и меньше;
- 1500 руб. — при двигателе объемом более 2000 см³.
Размеры выплачиваемых компенсаций можно предусмотреть приказом руководителя.
Образец приказа о размере компенсаций за использование личных транспортных средств
Другим вариантом является заключение договора аренды транспортного средства. Этот способ позволит отразить в налоговом учете всю сумму расходов сотрудника на транспортное средство. Чтобы компенсация была правомерна, сотрудник должен подтвердить, что является владельцем автомобиля.
Поездки от дома до места работы на личном автомобиле компенсации не подлежат.
Какие затраты подлежат возврату
Компенсация стоимости проезда представляет собой денежные выплаты, которые предусмотрены уставом компании с целью возмещения работникам финансовых затрат, связанных с выполнением их трудовых обязательств.
Использование личного транспортного средства сотрудника в рабочих целях
В соответствии с установленными нормами, работник вправе требовать компенсацию за использование личного транспорта в рабочих целях.
Обязательство работодателя выплачивать компенсацию имеет юридическую силу лишь в том случае, если сотрудник заранее оговорил условия эксплуатации личного авто и получил его согласие.
Работодатель, в свою очередь должен возместить работнику следующие виды расходов:
- использование машины;
- износ средства передвижения.
Аренда авто у сотрудника
Установленными нормами предусмотрена возможность аренды организацией личного транспортного средства работника. Как показывает практика, такой вид договоренности схож с предыдущим, так в основном автомобилем управляет его владелец.
В таком случае, работодатель обязывается компенсировать следующие виды расходов разъездного характера:
- аренда имущества;
- растраты на ГСМ и технический осмотр авто;
- ремонт средства передвижения;
- содержание машины.
Как и в ранее описанном случае, работодатель и работник должны заключить договор, содержащий условия аренды и соответствующих выплат.
Приобретенные проездные билеты на общественном транспорте
На многих предприятиях можно выделить категорию сотрудников, которые по рабочим причинам регулярно пользуются общественным транспортом.
Компенсации стоимости проезда включает в себя следующие пункты:
- цена проездного билета на любой тип общественного транспорта;
- растраты на оформление проездных услуг;
- растраты на приобретение постельных принадлежностей, к примеру, при поездке в поезде.
Использование такси в рабочих целях
Нередко для рабочих целей у сотрудников возникает необходимость воспользоваться услугами такси. Как правило, услуга актуальна при маршруте отель – офис клиента – отель – аэропорт.
Порядок выплаты и размер компенсации
Чтобы расходы были возмещены, их необходимо подтвердить. Таким подтверждением понесенных работником расходов являются проездные документы, к которым прикладывается соответствующее заявление на компенсацию проезда. Некоторые компании не считают нужным собирать эти документы и ежемесячно компенсируют сотрудникам с разъездным характером работы некую фиксированную сумму. Но в этом случае велика вероятность того, что контролирующие органы посчитают такие выплаты не возмещением расходов, а надбавкой к зарплате за особые условия труда, и обложат их соответствующими налогами и взносами.
При оплате работодателем дороги к месту отдыха такая оплата производится по наименьшей стоимости дороги кратчайшим путем. В соответствии с ч. 4 ст. 325 ТК РФ, человек может подать заявление на компенсацию за проезд до отъезда в отпуск, исходя из примерной стоимости билета. А окончательный расчет производится по возвращении на основании предоставленных проездных документов.
Образец заявления на компенсацию транспортных расходов к месту отдыха
Что делать, если не предоставлены подтверждающие документы
Для компенсации транспортных расходов необходимо предоставление подтверждающих документов: ж/д и авиабилетов, квитанций такси, актов выполненных работ транспортной организации. При выплате компенсации за использование личного транспорта должно быть заключено соглашение о ее назначении либо предоставлен договор аренды. Если подтверждающих документов нет, то:
- Организация не сможет включить транспортные расходы в затраты при расчете налога на прибыль, ведь они должны быть не только обоснованны, но и документально подтверждены.
- Если все же организация выплатит компенсацию, то контролирующие органы посчитают ее частью заработной платы и обяжут работника уплатить НДФЛ, а организацию — страховые взносы.
Расходы по договору фрахтования автомобиля
В одном из судебных споров, судом были признаны обоснованными транспортные расходы по договору фрахтования автомобиля. Основным доводом послужило то, что транспортные расходы были понесены вследствие отсутствия надлежащих автобусных рейсов и прямых рейсов железнодорожного транспорта (согласно информации на сайте ОАО «АвтоВАС»).
Целью фрахтования автомобиля было своевременное прибытие на судебное заседание и минимизация расходов на участие в арбитражном процессе, без обращения к гостиничным услугам (Постановление АС Волго-Вятского округа от 24.01.2018 г. №А79-9529/2015).
ПРОТИВ ВАС ПОДАЛИ ИСК О ВЗЫСКАНИИ ЗАДОЛЖЕННОСТИ ПО КРЕДИТНОМУ ДОГОВОРУ
