Инвентаризация, как один из инструментов контроля состояния материальных ценностей в организации, позволяет сразу выявить их недостачу. Недостача заключается в меньшем наличии материальных ценностей, чем зафиксировано в документах и учетных регистрах на определенную дату. Причин может быть несколько, и методика списания недостающих ценностей в бухгалтерском учете зависит от них. За сохранность материалов, товаров и объектов материально ответственны заключившие соответствующий договор работники, однако далеко не всегда при обнаружении недостачи они несут реальную материальную ответственность.
Как списать недостачу основных средств и товарно-материальных ценностей?
Как выявляется недостача
Проведение инвентаризации регулируется приказом Минфина №49 от 13/06/95 г. Изначально при проведении инвентаризации ее результаты оформляются инвентаризационными описями.
Вопрос: Как по итогам инвентаризации удержать недостачу из заработной платы работника и отразить эту операцию в бухгалтерском учете? Посмотреть ответ
При обнаружении недостачи составляют следующие документы:
- сличительную ведомость;
- акт о расхождениях;
- протокол инвентаризационной комиссии;
- объяснительные с материально ответственных лиц.
На заметку! Сличительные ведомости и акты имеют унифицированные формы: ИНВ-18, ИНВ-19, ТОРГ-2, однако в организации могут применяться и самостоятельно разработанные формы, закрепленные в ЛНА (ФЗ №402 от 6/12/11 г., ст. 9-4).
Причины недостачи могут быть следующие:
- в пределах норм убыли;
- некомпетентность ответственных лиц, неправильное ведение первичного учета ценностей;
- хищения, стихийные бедствия, иные форс-мажорные обстоятельства.
Вопрос: Как отразить в учете организации зачет недостачи материалов излишками по пересортице, выявленными при инвентаризации? Посмотреть ответ
Протоколом фиксируется одна из причин, и далее бухгалтер отражает недостачу проводками, руководствуясь этим документом.
ВАЖНО! Образец приказа о списании недостачи по итогам инвентаризации при отсутствии виновных лиц от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Некомпетентное заполнение документов, небрежное хранение ТМЦ тоже могут привести к недостаче. В этом случае необходимо дать время ответственному лицу и возможность навести порядок в документах, пересчитать ценности и сличить их с учетными данными для обнаружения ошибки.
Если и после указанных действий недостающие ценности не найдены, материальные потери организации относят на виновное лицо. Им является работник, подписавший договор о материальной ответственности и нарушивший своими действиями его условия (кладовщик, продавец, кассир).
В случае обнаружения факта хищения материалы инвентаризации, как правило, направляются в суд и списание происходит в зависимости от его решения: на виновное лицо либо на издержки фирмы, если это лицо не установлено судом.
Что это такое?
Результаты проводимой инвентаризации иногда обнаруживают, что объекты ОС, которые формально числятся на балансе организации, фактически отсутствуют.
Иными словами, между данными учета и реальным положением дел выявляются расхождения отрицательного характера.
Такие ситуации принято называть недостачами. Практика показывает, что они возникают не только по товарно-материальным ценностям, но и по некоторым категориям внеоборотных активов.
Если говорить о недостачах основных средств, то на каждом конкретном предприятии они могут быть вызваны совершенно разными причинами.
Банальные ошибки и сбои в системе бухучета, халатность ответственных лиц, злонамеренные действия отдельных сотрудников организации или сторонних субъектов – все это может привести к ситуациям, при которых имущественные объекты, фигурирующие в учетных регистрах, на самом деле не будут обнаружены при инвентаризации.
Как правило, подобные случаи в организации считаются экстраординарными, поскольку речь идет об основных средствах, имеющих значительную стоимость.
Их утрата может очень дорого обойтись собственникам компании.
Нормы естественной убыли
Правильное применение норм естественной убыли при выявлении недостачи играет важную роль, поскольку в конечном итоге влияет на решение вопроса об источнике погашения недостачи: из средств виновных лиц или за счет организации.
Приказ №95 Минэкономразвития от 31/03/03 г. устанавливает общие правила определения таких норм. Он характеризует естественную убыль как естественную потерю массы ТМЦ при сохранении их потребительских свойств. Такая потеря должна происходить в рамках нормативов, закрепленных документально. Иными словами, это допустимая величина потерь при перевозке и хранении ценностей.
Не относят к убыли естественного характера потери от брака, технологические, образовавшиеся в ходе хранения (транспортировки) в условиях нарушений правил.
В ст. 254 п. 7-2 НК РФ, которой руководствуются в целях БУ и НУ одновременно, написано, что порядок определения норм устанавливается на уровне правительства (пост. №814 от 12/11/02 г.). В постановлении идет речь об ответственности различных министерств и ведомств за разработку конкретных нормативов. Таких документов достаточно много, и члены инвентаризационной комиссии должны быть с ними ознакомлены: в зависимости от вида деятельности фирмы, контролируемых ценностей и прочих нюансов.
Так, нормы потерь при перевозке алкоголя регулируются Постановлением Госснаба СССР от 18/12/87 г. №153, кондитерских товаров при хранении — приказом Минпромторга от 01/03/13 г. №252, комбикормов — приказами Минсельхоза от 06/04/07 г. №198 (хранение), Минсельхоза №569, Минтранса №164 от 19/11/07 г. (перевозка) и т.д.
Виновные лица
Намереваясь привлечь к ответственности виновных за недостачу работников, следует помнить:
- о наличии договора материальной ответственности;
- о характере ответственности, прописанной в документе (полная, частичная).
Если договор с сотрудником не заключался, его привлечь к ответственности будет проблематично. Также, если в документе прописана ответственность лишь частично, взыскать полную сумму недостачи нельзя.
Кроме договора, сотруднику может выдаваться разовый документ, свидетельствующий о его материальной ответственности (например, доверенность на получение ТМЦ, накладная). Об этих особенностях говорится в ТК РФ, ст. 243-244.
Ситуация в связи с недостачей не подпадает под случаи, описанные в ст. 243 ТК РФ: работника можно наказать только в объеме среднего заработка за месяц (там же, ст. 241, письмо №1746-6-1 от 19/10/06 г. Роструда).
Судебное разбирательство возможно, если работник не согласен добровольно погасить недостачу либо уже уволился и нет возможности взыскать ее с заработка. Через суд решается вопрос взыскания и в случае, когда должность работника вообще не предполагает заключения договора материальной ответственности. Руководитель всегда несет материальную ответственность полностью, вне зависимости от факта заключения с ним договора (ст. 277 ТК РФ).
Проводки
Счет, напрямую поименованный как имеющий отношение к недостачам, – «Недостачи и потери от порчи ценностей» (94), но используется он не всегда.
При плановой инвентаризации, если имеет место недостача, делают запись Дт 94 Кт счетов ценностей; при форс-мажорных обстоятельствах (пожарах, бедствиях природного характера) ее относят на прибыли и убытки: Дт 99 Кт счетов ценностей.
Если недостача выявлена при подсчете товаров от контрагентов, также используют схему Дт 94 Кт счетов ценностей (в пределах объемов, зафиксированных договором). Выявленные при подсчете объемы недостачи, более крупные, нежели предусматривает договор, могут вызвать претензии. Тогда используют запись Дт 76 Кт счетов ценностей.
По счету 76 открывают субсчет «Расчеты по претензиям». Недостачу фиксируют в зависимости от вида ТМЦ: Дт 94 Кт 01, 10, 41, 50. Обнаруженную недостачу ОС фиксируют по Кт 01 по остаточной стоимости, амортизацию списывают отдельно: Дт 02 Кт 01.
Недостачу в пределах норм естественной убыли материально ответственные лица возмещать не обязаны. Она увеличивает себестоимость продукции: Дт 20, 23, 44 и др. Кт 94.
Недостача сверх норм убыли погашается из средств виновных работников: Дт 73/2 Кт 94. Если виновник не найден или имеется судебное решение в пользу материально ответственного лица о его невиновности, сверхнормативная недостача относится в счет прочих расходов фирмы: Дт 91/2 Кт 94.
Коротко о главном
- Списание недостачи при инвентаризации производится в зависимости от ее причин.
- Недостача в пределах норм естественной убыли, соблюдения условий договора между контрагентами учитывается на счете 94 и списывается в себестоимость продукции. Если недостаток материальных ценностей выше норм, потери фирмы компенсирует виновный сотрудник из своих средств. Если виновник не найден или не определен судом, недостача спишется в прочие расходы.
- Недостачи, образованные вследствие бедствий, природных катастроф, относят на прибыли и убытки (сч. 99), а в ситуации, когда товар, полученный от контрагента, имеет недостачу, не предусмотренную договором, применяют счет 76, субсчет «Расчеты по претензиям».
- Нормы естественной убыли устанавливаются отдельными документами министерств и применяются в зависимости от отрасли, сферы бизнеса, объекта инвентаризации членами инвентаризационной комиссии при расчете ущерба.
- Привлечь к ответственности виновных лиц, если с ними не заключен договор материальной ответственности, весьма проблематично.
- Руководитель всегда имеет материальную ответственность перед фирмой, с ним такой договор не заключается.
Излишки основных средств при инвентаризации в 1С 8.3
Оприходование излишков основных средств обнаруженных по итогам инвентаризации:
- Если по итогам инвентаризации найдены излишки, то такой объект будет учитываться в бух.учете по текущей рыночной стоимости проводкой Дт счета 01 – Кт счета 91.1 как прочие доходы.
- В налоговом учете стоимость ОС, найденных при инвентаризации, учитывается в качестве внереализационных доходов в силу п. 20 ст. 250 НК РФ.
Предприятие может амортизировать основные средства, обнаруженные по итогам инвентаризации. В этом случае нужно установить срок полезного использования из Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы.
Шаг 1. Создание документа Принятие к учету ОС и заполнение заголовка документа
Для создания документа «Принятие к учету ОС» в 1С 8.3 используется кнопка Создать на основании – далее Принятие к учету ОС:
Заполняем заголовок документа Принятие к учету ОС:
- В поле Номер – номер документа, автоматически сформированный 1С 8.3;
- В поле От – число, месяц, год документа;
- В поле Организация – заполняется автоматически из документа Инвентаризация ОС;
- В поле МОЛ – ответственное лицо, устанавливается согласно справочника Физические лица. Если это поле не будет заполнено, то в документ будут выведены основные средства по всем ответственным лицам;
- В поле Местонахождение ОС – подразделение, где будет учитываться обнаруженное основное средство;
- В поле Событие ОС – вносится событие, связанное с принятием к учету. Заполняется автоматически событием Принятие к учету с вводом в эксплуатацию:
Шаг 2. Заполнение табличных форм документа Принятие к учету ОС
Документ Принятие к учету ОС содержит пять закладок: Основные средства, Внеоборотный актив, Налоговый учет, Бухгалтерский учет и Амортизационная премия. Не будем подробно в рамках данной статьи разбирать порядок принятия к учету основных средств.
Изучим какие поля документа заполняются при вводе на основании Инвентаризации ОС.
Заполняем закладку Внеоборотный актив
- Поле Вид операции автоматически заполняется значением «По результатам инвентаризации»;
- В поле Стоимость отражается стоимость основного средства из документа Инвентаризация ОС;
- Следует указать статью доходов и расходов, в том числе стоимость объекта в налоговом учете:
Заполняем закладку Основные средства
В таблице документа выводятся наименование и инвентарный номер основных средств, выявленных как излишки по итогам инвентаризации:
На закладках Налоговый учет и Бухгалтерский учет нужно ввести параметры начисления амортизации. Амортизационную премию в данной ситуации применить нельзя, поэтому закладка Амортизационная премия не заполняется.
Шаг 3. Проведение документа Принятие к учету ОС
По кнопке Провести будут созданы следующие проводки:
