Нужно ли хранить Z отчеты?
По сути, отчёт о закрытии смены и есть Z-отчет, который автоматически передается в ФНС. Хранить такой отчёт в бумажном виде не обязательно — его данные хранятся в памяти фискального накопителя.
Интересные материалы:
Как подключить трансляцию с телефона на телевизор? Как подключить трекпад к iPad? Как подключить триколор без ресивера? Как подключить триколор через роутер? Как подключить Триколор ТВ через Интернет? Как подключить Триколор ТВ на старый телевизор? Как подключить тройку к телефону? Как подключить цифровое кабельное телевидение к телевизору? Как подключить цифровое телевидение бесплатно без приставки? Как подключить цифровое телевидение без антенны?
Z-отчёт и онлайн-касса
Z-отчёт в ККМ старого образца
На ККМ старого образца Z-отчёт формировался и распечатывался кассиром в конце смены. При снятии этого отчёта смена закрывалась, и показания необходимо было записывать в журнал кассира-операциониста. Z-отчёт фактически состоял из двух документов: отчёт по итогам за смену и отчёт о закрытии смены. При снятии отчёта происходило:
- обнуление данных по продажам за смену;
- подведение итогов по выручке за смену;
- фиксация данных об итоге продаж в фискальной памяти;
- отражение возвратов денег и скидок, аннулирования чеков;
- обоснования сведений, вносимых в отчётность кассира по кассовому аппарату для оприходования в операционную кассу (справку-отчёт и журнал кассира-операциониста).
Как происходит закрытие смены в онлайн-кассе
В ККТ нового образца закрытие смены производится с помощью отчёта о закрытии смены. Отчёт необходимо напечатать в течении 24 часов после открытия смены, иначе касса блокируется. Он содержит следующие данные:
- номер смены;
- информацию о кассире;
- количество документов, которые не удалось направить в ОФД;
- дата и время закрытия смены;
- количество чеков за смену.
Отчёт о закрытии смены — фискальный документ, который нужно формировать на кассе при закрытии смены. После создания этого отчёта не получится пробить новый кассовый чек. Операции станут доступны только после печати отчёта об открытии смены. Распечатывать отчёт о закрытии смены не нужно.
Основные отличия отчёта о закрытии смены от Z-отчёта
Отчёт о закрытии смены отличается от Z-отчёта по нескольким параметрам:
- он формируется на ККТ нового образца;
- реквизиты отчёта определяются Приказом ФНС от 14 сентября 2020 года № ЕД-7-20/[email protected];
- данные из отчёта передаются в налоговую через ОФД в режиме онлайн, поэтому их не нужно переносить в формы КМ-4 и КМ-6.
Функция у старой и новой версии отчёта одна и та же — подвести итоги смены. С его помощью можно отслеживать следующую информацию по каждой закрытой смене:
- данные по продажам за смену;
- итоги по выручке за смену;
- итоги продаж в фискальной памяти;
- отражение возвратов денег, скидок и аннулированных чеков.
Несмотря на значительные изменения в форме и способе передачи в ФНС, отчёт о закрытии смены в новых кассах по-прежнему называют Z-отчётом.
Продолжительность смены
Согласно п.2 ст.4.3 ФЗ-54, смена не может длиться дольше 24 часов. Если отчёт о закрытии предыдущей смены формировался больше суток назад, касса автоматически перестаёт выдавать чеки. Поэтому закрывать смену нужно не позже чем через 24 часа после её открытия. Если организация работает круглосуточно, закрытие смены происходит во время технического перерыва или замены ответственного кассира. Это не противоречит закону — за сутки можно открыть и закрыть несколько смен.
Формы отчётов о закрытии смены
Существует несколько видов отчётов о закрытии смены.
Часть из них необходима для отчётности в контролирующие органы, другие полезны для решения внутренних задач организации.
Базовый (основной) отчёт о закрытии кассовой смены на онлайн-кассе.
Это один из обязательных отчётов, данные которого передаются в ФНС. При его снятии обнуляются показатели работы всего магазина.
Нулевой отчёт.
Ещё один обязательный отчёт. Формируется, если
продаж
не было и через онлайн-кассу не прошло ни одной операции.
Закрытие отчёта по подразделениям.
Этот Z-отчёт формируют большие торговые сети. Он показывает результаты деятельности каждого из отделов бизнеса.
Отчёт по товарным группам.
С помощью этого отчёта можно посмотреть, сколько тех или иных позиций было продано
за день
.
Z-отчёт по кассирам.
Показывает личную эффективность и нагрузку каждого продавца.
Из этого перечня обязательными являются только основной отчёт о закрытии смены
и нулевой отчёт. Остальные не передаются в контролирующие органы и применяются, если в них есть необходимость для ведения бизнеса.
Отчёт о закрытии смены в личном кабинете Астрал.ОФД
При закрытии смены на онлайн-кассе соответствующий отчёт формируется автоматически и передаётся оператору фискальных данных (ОФД). Посмотреть Z-отчёты в ОФД можно в личном кабинете. Для этого:
- войдите в личный кабинет
сервиса Астрал.ОФД;
- найдите раздел «Чеки», а в нём — подраздел «Все чеки»;
- в списке переданных документов найдите «Отчёт о закрытии смены»
. Каждый документ можно открыть, щёлкнув по нему, и посмотреть содержимое.
Такие отчёты хранятся в течение 5 лет на фискальном накопителе и в налоговой.
В современных онлайн-кассах применение Z-отчёта не обязательно. Но при необходимости его можно формировать в личном кабинете Астрал.ОФД. Для того чтобы создать Z-отчёт в личном кабинете, выполните следующие действия:
- войдите в личный кабинет
сервиса Астрал.ОФД;
- заполните поля «Организация», «Торговая точка», «ККТ», «Смена»
, укажите период и нажмите кнопку «Сформировать»;
- готовый Z-отчёт можно сохранить или распечатать.
Вести продажи в соответствии с 54-ФЗ поможет Астрал.ОФД. Специалисты ответят на любые вопросы о сервисе, объяснят детали 54-ФЗ, помогут в выпуске электронной подписи и регистрации кассы. А все чеки и отчёты будут переданы в ФНС в срок и сохранятся в личном кабинете.
Приложение № 8. Решение технических вопросов
Потребность в гашении отчета по кассе
На основании данных отчета производится запись показателей в книгу учета кассира-операциониста. Для каждого отчета отводится отдельная строка в журнале.Запись ведется в строгой хронологии согласно датам и нумерации отчетности. При снятии отчета происходит:
- Гашение сумм суточных оборотов дневной выручки. Обеспечивается оперативность учета и контроля выручки.
- Закрытие оборотов смены по отделам (сведения используют при определении оборачиваемости и эффективности работы сегментов).
- Перенос данных в фискальную память. Данные используются при проверках отделами ККМ органов контроля и при техническом сбое работы техники.
- Обнуление накопленного за кассовую смену результата.
- Закрытие продаж по категориям товаров для контроля остатков. Техническая возможность имеется при условии подключения к ККМ базы товаров.
Печать Z-отчета производится один раз, возможность повторного получения документа отсутствует.
Дубликат чека продажи из ЭКЛЗ ККМ ФР Штрих (видоизмененный аналог потерянного утраченного чека)
Для распечатки аналога потерянного чека нам понадобится номер КПК – расположенный внизу чека перед символом решетки «#». Этот достаточно длинный номер вводим в поле «Номер КПК», после чего жмем кнопку справа «Прочитать документ по номеру КПК». После это должен распечататься аналог нужного нам потерянного чека. Но обычно нам известна лишь дата и сумма чека, что бы узнать номер КПК утерянного чека логично вначале распечатать выше указанную «Контрольную ленту» когда был пробит утерянный чек.
Когда номер смены не известен, наиболее правильным будет снять подробный отчет по датам и в нем посмотреть номер смены.
Для этого введем на клавиатуре или выставим мышкой в выборном календаре в поле «Начальная дата», «Конечная дата» — даты с запасом в день до и после интересующего нас дня. Запас делается на случай, если например смену сняли после 24-00 или сняли два гашения за смену.
Убеждаемся что в верхней части окна стоит кружок в «Тип Отчета» – «полный». После выставления дат в правой части нажимаем кнопку «Отчет по сменам в диапазоне дат», распечатается лента с датами-суммами и номерами гашений за данные даты. Смотрим номер гашения по инструкция указанным выше печатаем контрольку за нужный нам номер гашения.
Если вы случайно указали неверную дату — например, весь год, то для прерывания печати нажмите кнопку «Прервать печать документа».
Как это делается
Как снять Z-отчет? Для начала, не спутать его с Х-отчетом. Второй важный момент: алгоритм выполнения этой операции разный, в зависимости от используемого кассового аппарата. Никаких данных вносить вручную не придется, они все фиксируются в течение дня контрольно-кассовой машиной, требуется лишь выполнить последовательность действий, чтобы аппарат сам посчитал нужные данные, и вывести их на печать.
Поскольку после этого, тоже автоматически, происходит обнуление кассы. То такой отчет иногда называют «отчетом с гашением». Многие кассы также настроены на блокирование функционирования после истечения срока 24 часов. Если вовремя отчет данного формата не сделан, аппарат блокируется. Это требование зафиксировано в законодательстве и подзаконных актах, регулирующих сферу торговли и услуг, использующих ККМ.
Зная, как сделать Z-отчет, кассир помогает себе и бухгалтерии грамотно выполнить и ряд других задач по стандартному документообороту. На основе этого отчета оформляется журнал операциониста, справка кассира, ведутся операции по оприходованию средств и т. д. То есть, это основной, базовый документ для последующих форм отчетности.
Распечатка контрольной ленты ЭКЛЗ
Для снятия контрольной ленты запускаем драйвер, если он не настроен или запускаем его в первый раз переходим на статью первоначально настройки тест драйвера ФР Штрих, моя полная инструкция – здесь.
После того как драйвер увидел регистратор переходим на вкладку ЭКЛЗ, как правило, она расположена с правой стороны в середине вкладок, но встречаются старые версии, в которых вкладки расположены вверху. Раскрывающаяся вкладка состоит из нескольких подпунктов, которые появляются при нажатии на нее.
Вкладка состоит из следующих закладок — окон:
- Отчеты ЭКЛЗ
- Печать отчетов ЭКЛЗ
- Операции с ЭКЛЗ
Призываю пользоваться только закладкой «Печать отчетов ЭКЛЗ», в противном случае из-за ошибочного закрытия очень легко испортить блок ЭКЛЗ с необходимостью последующей его замены.
После выбора вкладки «ЭКЛЗ», выбираем появившуюся закладку «Печать отчетов ЭКЛЗ». Откроется следующее окно:
После чего вводим в поля «Номер смены» – номер гашения – номер смены, Z-отчет для получения его номера необходимо распечатать Контрольную ленту – т.е. все чеки пробитые за данную смену. Затем нажимаем кнопку справа «Контрольная лента по смене». В результате распечатается контрольная лента на бумаге на фискальном аппарате. Если печать не пошла – читаем внизу в строке «Ошибка» причину ошибки.
Технические накладки. Пример технического сбоя
В процессе гашения и снятия отчета могут произойти накладки объективного характера, усложняющие получение полноценного отчета.
| Причина | Действия |
| В процессе печати отчета закончилась чековая лента, данные не обнулились | Производится установка новой ленты в аппарат, недостающая часть допечатывается и склеивается с первой половиной отчета |
| При внезапном окончании ленты при печати итоги были обнулены | Дубликат отчета произвести невозможно, данные берутся из блока ЭКЛЗ |
| Произошел технический сбой (например, при скачке в электросети), в результате которого изменилась дата отчета | Потребуется составить служебную записку, взять справку у специалиста ЦТО и сделать запись датой, полученной в отчете. |
Все случаи нестыковок сумм, дат, нумерации, включения налога НДС и прочие накладки устраняются специалистами ЦТО, на обслуживании которого находится техника.
Рассмотрим пример технического сбоя. Предприятие ООО «Рубин» использует ККМ при расчетах. В процессе работы произошел скачок напряжения, в результате которого изменилась хронология в отчетности. Кассовый день, открытый 18 мая 2016 года, был погашен Z-отчетов в конце смены с датой 19 мая 2016 года. Действия администратора ООО «Рубин»: составить служебную записку и вызвать специалиста ЦТО. Действия кассира: произвести инкассацию выручки, а запись в журнал внести от 19 мая. Дополнительно необходимо получить справку (техническое заключение) из ЦТО о факте произошедшего сбоя.
Формирование отчета при отсутствии выручки
Снятие Z-отчетов производится ежедневно, вне зависимости от поступления выручки («Типовые правила эксплуатации ККМ ..»). При отсутствии нулевых отчетов налоговые органы не наказывают предприятия и кассиров. ИФНС допускает, что Z-отчет не требуется распечатывать, если кассовая смена не была открыта. Позицию конкретного территориального отделения ИФНС по данному вопросу необходимо уточнять.
Ряд видов техники не позволяет распечатать нулевой отчет. При использовании модификации техники, не позволяющей гашения при нулевых оборотах, на предприятии издается приказ об открытии смены при наличии выручки. Основанием для приказа и подтверждающим документом может служить справка из обслуживающего кассовый аппарат центра – ЦТО.
