Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!
Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.
Попробовать
Вернуть товар можно по множеству причин: найденный брак, возврат непроданных остатков, несоответствующий ассортимент. Даже если с товаром все хорошо, покупатель может его вернуть. Читайте в статье, как отражать возврат в учете на общем налоговом режиме.
Когда можно вернуть товар
Взаимоотношения между покупателем и продавцом не всегда развиваются без проблем. Например, может возникнуть ситуация, когда нужно вернуть продукцию, для чего понадобится образец акта возврата товара поставщику. Такое может случиться в следующих ситуациях:
- Низкое качество покупки. Покупатель вправе законно вернуть товар, который не отвечает требованиям качества, установленным условиями контракта (договора), согласно п. 2 ст. 475 ГК РФ, закону № 2300-1 «О защите прав потребителей».
- Поставка не соответствует условиям договора. Если продавец по ошибке доставил больше единиц товара, то покупатель возвращает излишки груза (ст. 466 ГК РФ). И наоборот, если организация-покупатель выявляет недостаток, то имеет право вернуть всю партию.
- Отгрузка некомплектной продукции. На основании ст. 480 ГК РФ покупатель вправе требовать снижения цены или поставки недостающих деталей товара, в ином случае — вернуть всю партию некомплектных изделий.
- Несоответствие ассортимента товара условиям договора продажи. Если продавец поставил продукцию, отличную от спецификации, то принимающая компания может вернуть изделия или всю партию (ст. 468 ГК РФ).
- Время поставки товара просрочено. Это также может стать причиной для отказа от груза. Исключение — если принимающая сторона своевременно не известила поставщика об отказе в приемке продукции с просроченным сроком поставки. В таком случае вернуть изделия не получится (ст. 511 ГК РФ).
Памятка: как оформить корректировочный счет-фактуру при возврате товара
Корректировочный счет-фактура заполняется в общем порядке с учетом следующих особенностей.
В таблице строки А (до изменения) – Г (уменьшение) заполняйте по каждому наименованию товаров, количество которых изменилось.
В графе 3 укажите (пп. “в”, “г” п. 2 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры):
- в строке А (до изменения) – количество поставленных товаров из графы 3 счета-фактуры на отгрузку;
- в строке Б (после изменения) – количество товара, которое осталось у покупателя после возврата им части продукции.
В графе 5 отразите (пп. “ж” – “к” п. 2 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры):
- в строке А (до изменения) – стоимость всех поставленных товаров без НДС из графы 5 отгрузочного счета-фактуры;
- в строке Б (после изменения) – стоимость товаров без НДС, которые покупатель оставил у себя после возврата части поставки;
- в строке В (увеличение) проставьте прочерк;
- в строке Г (уменьшение) укажите разницу в стоимости без НДС, которая образовалась после возврата части товаров. Для этого нужно из показателя строки А (до изменения) вычесть строку Б (после изменения).
В графе 7 отразите ту ставку НДС, которая указана в отгрузочном счете-фактуре (пп. “п” п. 2 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, п. 1.4 Письма ФНС России от 23.10.2018 N СД-4-3/).
В графе 8 отразите (пп. “р” – “у” п. 2 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры):
- в строке А (до изменения) – сумму НДС со стоимости поставки до возврата товара из графы 8 счета-фактуры на отгрузку;
- в строке Б (после изменения) – НДС, который начислен после уменьшения количества поставленных товаров;
- в строке В (увеличение) поставьте прочерк;
- в строке Г (уменьшение) – разницу между начисленным НДС при поставке и после возврата части товара. Для этого из строки А (до изменения) вычтите строку Б (после изменения).
В графе 9 укажите (пп. “ф” – “ч” п. 2 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры):
- в строке А (до изменения) – стоимость всех поставленных товаров с НДС из графы 9 отгрузочного счета-фактуры;
- в строке Б (после изменения) – стоимость товаров с НДС, которые остались у покупателя после возврата их части;
- в строке В (увеличение) проставьте прочерк;
- в строке Г (уменьшение) – разницу между первоначальной стоимостью поставки с НДС и той, которая получилась после возврата покупателем части товаров. Для этого из строки А (до изменения) вычтите строку Б (после изменения).
В строке “Всего увеличение (сумма строк В)” по графам 5, 8 и 9 проставьте прочерки.
В строке “Всего уменьшение (сумма строк Г)” по графам 5, 8 и 9 подведите итоги уменьшения стоимости поставки без НДС и с учетом налога, а также размера НДС с отгрузки после возврата вам части товара (п. 4 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры).
Вот пример заполненного корректировочного счета-фактуры при возврате:
Какие документы оформлять на возврат товара поставщику
Прежде чем начать процедуру обратной отгрузки продавцу, направьте ему письменное уведомление или попросту письмо (ст. 483 ГК РФ), чтобы согласовать отгрузку. Процедуру необходимо оформить, чтобы исключить спорные ситуации.
ВАЖНО!
Если в контракте прописаны условия возвращения продукции или процедура выполняется на законных условиях, то составлять дополнительное соглашение к контракту не нужно. В других случаях необходимо изменить условия договора или провести отдельную сделку, в которой подробно указываются условия обратной передачи купленной продукции поставщику.
Основным документом, подтверждающим факт обратной отгрузки приобретенной продукции, является акт на возврат продукции. Для оформления можно утвердить собственный бланк с учетом специфики учреждения или использовать формы, утвержденные Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132:
- ТОРГ-2 (ОКУД 0330202);
- ТОРГ-12 (ОКУД 0330212).
Составить акт можно как в письменной, так и в печатной форме. При составлении документа укажите обязательные реквизиты:
- Дата и место составления документа.
- Полное наименование контрагентов — участников процедуры возврата.
- Подробный перечень материалов, изделий, продукции.
- Причины проведения процедуры возврата.
- Ссылка на документ, подтверждающий законное право покупателя на возвращение продукции. Здесь могут быть указаны результаты независимой экспертизы качества изделий, ссылка на нарушенные пункты договора, спецификации.
- Срок и условия обратной передачи материалов (требования покупателя).
- Реквизиты и подписи сторон, печати (при их наличии).
Учитывайте правило: подписать акт могут только руководители или уполномоченные представители сторон. Подтвердить полномочия можно доверенностью установленного образца (форма М-2). Документ составляется в необходимом количестве экземпляров, но не менее двух (для поставщика и покупателя). К акту обязательно приложите возвратную накладную, претензионное письмо (письмо-сопровождение), результаты независимой экспертизы качества продукции (при поставке бракованного материала).
Правила оформления
На составление и передачу покупателю корректировочного счета-фактуры отводится пять дней со дня принятия решения о внесении изменений и оформления его документально. Составить КСФ необходимо в двух экземплярах.
Если изменяются цены или количество по нескольким наименованиям первичного документа, то сведения необходимо по каждой позиции указывать отдельно.
Налоговый кодекс разрешает выставлять один корректировочный счет-фактуру на несколько отгрузочных, выставленных одному покупателю (пп. 13 п. 5.2 ст. 169). При этом сведения об одинаковых товарах (работах, услугах), отгрузка которых была оформлена несколькими документами в разное время, могут быть указаны суммарно. Такое возможно, если отгрузка производилась по одной цене и изменилось:
- количество поставки;
- цена на одинаковую величину, по сравнению с отгрузочной.
Как составить письмо на возврат
Унифицированного бланка письма на возврат товара не существует. Следовательно, документ придется формировать в произвольном виде. Письмо желательно заполнить на фирменном бланке учреждения. В противном случае придется внести все регистрационные данные о компании-заявителе, то есть о себе.
Итак, структура письма на возвращение товара должна отвечать следующим требованиям:
- Данные о заявителе. Укажите наименование организации, которая получила некачественный товар. Также пропишите ИНН и КПП, юридический и фактический адреса компании, если они отличаются. Укажите обязательно контактные данные, например телефон, адрес электронной почты. Также пропишите ответственного работника, с которым можно связаться для решения вопроса. Это намного ускорит решение проблемы.
- Информация о получателе. Сначала укажите должность руководителя, наименование организации, которая нарушила условия поставки товара, Ф.И.О. начальника. ИНН, КПП, адрес и телефон укажите в аналогичном порядке.
- Наименование документа, например «Письмо на возврат товара» или «Претензия».
- Теперь распишите суть вашего обращения. Начните с указания реквизитов договора (контракта, соглашения), условия которого были нарушены. Затем распишите обязательства получателя. То есть пропишите, что должна была исполнить компания по договору. Далее следует написать факты, выявленные в результате поставки (из-за чего пришлось обращаться). Например, укажите, что товар некачественный, поставлена не та продукция, либо иное. Затем обозначьте свои требования. Например, поставить качественный товар, провести замену несоответствующих деталей, компонентов товара или другое. Можно указать конкретный отрезок времени, в течение которого следует устранить недочет.
- Приложите копии документов, подтверждающих сложившиеся обстоятельства. Обозначьте подтверждающую документацию в виде перечня приложений к письму на возврат товара. Обязательно приложите акт и накладную на возврат товара.
Письмо подписывает руководитель. Печать ставить не обязательно.
Пошаговая инструкция* по реализации возврата из документа закупки на неордерном складе
*Рассматривая процесс пошагово, исходим из того, что в системе заведен справочник номенклатуры, справочник складов (ордерный/неордерный), справочник контрагентов и организаций. Соответственно, эти операции будут пропущены. Операции будут приводиться на примере оптовых складов в системе.
Первое – открыть «Приобретение товаров и услуг» из журнала закупки. Далее – «Ввести на основании» и выбрать нужный нам вид.
Рис.3 Приобретение товаров и услуг
Шапка наполняется всеми реквизитами из документа-основания.
Рис.4 Шапка наполняется всеми реквизитами из документа-основания
Табличная часть наполняется всеми товарами из документа-основания. При необходимости можно изменить их количество, удалить строки. В данном примере в возврате возвращается 1 позиция из 3, в кол-ве 1 шт.
Рис.5 Табличная часть
Цена заполняется автоматом из документа-основания. При необходимости, ее можно скорректировать в большую или меньшую сторону.
Доставка заполняется самостоятельно: выбираем правильный вариант доставки, в зависимости от способа заполняются реквизиты доставки (так же, как и в «Заказ поставщику»).
Рис.6 Доставка заполняется самостоятельно
Дополнительно автоматом заполнится из документа-основания. Если надо, дозаполняются поля.
Рис.7 Дополнительно
Принимаем наш документ, нажатием на соответствующую пиктограмму.
Рис.8 Принимаем наш документ
Важно! Возврат может оформляться с указанием источника информации о поставке или без этого.
Система сверяет количество и наименование номенклатур по документу закупки, поэтому если нужно добавить товар в возврат, который не приходил по указанному в нем ранее документу закупки, надо выбрать товар и другой документ закупки вручную. Система проверит по данной номенклатуре закупки и предложит их для заполнения. Здесь же возможно добавление товара без указания закупки.
Второй путь – через нажатие «Заполнить»-«Добавить товары из поступлений». Система автоматом выберет для заполнения отбор по контрагенту, складу и организации. Отбор не настраивается пользователем. Для отображения списка закупок надо поставить период и нужную номенклатуру, пометив их галочками, далее нажать «Перенести в документ».
Рис.9 Перенести в документ
Структура подчиненности документа выглядит следующим образом:
Рис.10 Структура подчиненности документа
Отчет «Ведомость товаров на складах» выглядит следующим образом:
Рис.11 Ведомость товаров на складах
Расшифруем отчет по выделенной ячейке (правой кнопкой мыши в колонке «Расход» – 1 шт. «Расшифровать»-«Регистратор»-«Выбрать»:
Рис.12 Расшифруем отчет по выделенной ячейке
Пример оформления процедуры возврата товара
Рассмотрим ситуацию на конкретном примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» заключило договор № 1 от 01.08.2019 с ООО «Поставка товаров» на приобретение баскетбольных мячей в количестве 100 единиц на сумму 60 000 рублей. Срок поставки — до 31.08.2019. Оплата — деньги 100 % после поставки.
ООО «Поставка товара» поставило мячи 02.08.2019 в количестве 100 штук. Бухгалтер сделал соответствующие записи:
- Дебет 0 105 00 340 Кредит 0 302 34 730 — спортивные мячи приняты к учету на сумму 60 000 рублей;
- Дебет 0 302 34 830 Кредит 0 201 11 000 — денежные средства в сумме 60 000 руб. были перечислены с расчетного счета.
07.08.2019 выяснилось, что продавец поставил 30 футбольных мячей и 70 баскетбольных.
Бухгалтер составил проводки на возврат товара поставщику: Дебет 0 302 34 830 Кредит 0 105 00 440 — составлен акт возврата на сумму 18 000 рублей (стоимость одного мяча, умноженная на количество = 600 руб. × 30 шт.).
Параллельно бухгалтер подготовил:
- Претензионное письмо в произвольном виде с подробным описанием сути претензии.
- Возвратную накладную по форме ТОРГ-12, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (ОКУД 0310001).
- Акт на возврат товара поставщику.
Является ли обязательным документом при возвращении продукции?
Счет-фактура – бумага, удостоверяющая отгрузку товара и его стоимость. Она оформляется для того, чтобы контролировать правильность начисления НДС, и может быть составлена на бумаге или в электронном виде.
Процедура возврата товара и ее документальное оформление зависит от того передано ли право собственности на продукт от продавца к его заказчику.
Если право собственности еще не перешло, это самый простой случай. Возвращая товар, не взятый на учет, контрагент не оформляет на него счет-фактуру.
Если недостатки в продукции обнаружены не сразу, и она принята к учету, возврат происходит в виде обратной реализации. В этом случае выставление счета-фактуры необходимо. Стоит иметь в виду, что вернуть продукцию можно только в течение срока годности. Если такового нет, то в течение двух лет.
Образец возвратной накладной поставщику
Каждое учреждение самостоятельно принимает решение, какие формы первичной документации использовать в учете: либо унифицированные формы, либо разработанные и утвержденные самостоятельно (ФЗ от 06.12.2011 № 402).
ВАЖНО!
Разрабатывая свой образец накладной на возврат товара поставщику, проконтролируйте, чтобы в форме документа были указаны все необходимые реквизиты. В противном случае документ будет считаться ничтожным.
Заполнение при возвращении товарно-материальных ценностей
Правила заполнения документа зависят от того, приняты ли ценности на учет, также учитывается всю ли партию собирается возвращать контрагент и на какой системе налогообложения он находится (узнать о нюансах возврата товара поставщику при различных системах налогообложения можно здесь). Рассмотрим эти случаи более подробно.
Полностью
Продукция была принята без возражений и отражена на счете 41, однако потом отдел контроля качества обнаружил брак. В этом случае выставляется счет фактура на стоимость отправленной обратно продукции. В строке 2 указывается наименование покупателя. В строке 6 наименование продавца. Т.е. они меняются местами.
Стоимость товара считается исходя из данных в отгрузочных бумагах поставщика. Начисленный налог будет аналогичен той сумме, которую до этого покупатель принял к вычету. Поставщик на основании счета-фактуры, полученной у контрагента, может заявить вычет НДС.
Частично
При отправлении обратно продукции, не принятой на учет, покупатель ничего не выписывает. А на уменьшенный объем продукции поставщик составляет корректировочный счет-фактуру. В строке 2 указывается название поставщика, в строке 6 название компании-заказчика.
Не поставленных на учет
Так как товарно-материальные ценности не перешли в собственность заказчика, нет необходимости выставлять на них счет-фактуру. Неучтенный товар отражается на счете 002.
Принятых к реализации
Следует отметить, что возврат фиксируется путем обратной реализации.
От заказчика на УСН
Если партия возвращается от заказчика на УСН. Организации на УСН не платят НДС. Покупатель не будет создавать счет-фактуру, независимо от того, принял он партию или нет.
Документ должен быть подписан директором и главным бухгалтером. Они могут передать полномочия по подписанию другим сотрудникам организации. Это происходит или на основании приказа, или на основании доверенности.
Если деятельность ведет ИП, документ подписывается им (или уполномоченным лицом) с указанием данных свидетельства о государственной регистрации. Обязательно должна быть расшифровка подписи. Подпись должна быть выполнена собственноручно. Факсимиле в качестве подписи использовать нельзя.
Должна ли на документе стоять печать организации? В статье 169 НК РФ наличие печати не указано в правилах составления. Документ имеет силу как с печатью, так и при ее отсутствии.
Как составить акт на возврат
В организации утверждена своя форма.
Шаг 1. Прописываем дату и место составления, указываем наименование и ответственных лиц каждой из сторон. Прописываем документ, на основании которого проводится процедура возврата. В нашем случае — договор № 1 от 01.08.2019.
Шаг 2. Указываем предмет (груз, изделие, продукцию), который подлежит отгрузке продавцу, и основание. В нашем примере — договор на поставку баскетбольных мячей.
Шаг 3. Указываем причину возврата и результаты проведенной экспертизы, если таковая требуется (брак, низкое качество, дефекты).
Шаг 4. Теперь прописываем условия покупателя. В нашем случае организация требует произвести замену футбольных мячей на баскетбольные.
Шаг 5. Затем расписываем реквизиты сторон, подписываем акт и заверяем печатями.
Как вернуть?
Неучтенную продукцию
При оформлении возвратной счет-фактуры образец документа выбирается на основании того, принят ли товар на учет приобретателем.
Когда возвращаемый товар уже принят, то составляется счет-фактура общепринятого формата, исходя из того, что стороны меняются ролями. Счет-фактуру поставщику нужно оформлять на непринятую партию или часть продукции.
И обычный и возвратный счета-фактуры должны содержать такие реквизиты:
- точное указание данных для идентификации сторон;
- ставку и сумму налога;
- наименование товара;
- наименование и код расчетной валюты (как и какие коды отображаются в документе читайте в отдельной статье, а о том, как грамотно выставить счет-фактуру в валюте другой страны и где узнать ее код, мы рассказываем здесь).
О существующих видах счет-фактур и о том, какие реквизиты в них нужно указывать, мы более подробно рассказывали тут.
При выявлении неточностей прикладывается дополнительный исправленный счет-фактура.
Принятую к реализации
Объектом налогообложения НДС признается реализация и передача товаров на территории РФ. Это регулируется п.1 ст.146 НК. Передача собственности на активы является реализацией и становится объектом налогообложения в момент перехода права собственности на актив.
Таким образом, передавая товар со своего баланса и снимая его с учета, сторона должна выставлять сопроводительную счет-фактуру, за исключением вариантов обоснованного расторжения договора.
Сроки оформления и хранения
Гражданский кодекс предусматривает конкретные сроки оформления процедуры (ст. 477 ГК РФ):
- для продукции без срока годности — не позднее двух лет с момента поставки;
- для товаров с указанным сроком годности — не позднее истечения установленного срока.
Хранить документы, подтверждающие, что продукцию вернули, придется не менее 5 лет. На основании Федерального закона № 402 от 06.12.2011, в организации должен быть утвержден порядок хранения бухгалтерских документов. Ознакомьте ответственное лицо с утвержденным порядком под подпись.
Отражение в книге покупок и книге продаж
При выставлении КСФ с увеличением цены или количества поставки продавец регистрирует его в книге продаж.
Корректировочные счета-фактуры на уменьшение отражают в книге покупок.
Покупатель должен действовать так:
- корректировочный счет-фактура от поставщика на увеличение — отразить в книге покупок;
- корректировочный счет-фактура от поставщика на уменьшение — отразить в книге продаж.
Записи в книгу продаж необходимо занести строго в квартале выставления (получения покупателем) документа. Сделать запись о КСФ в книге покупок можно в квартале выставления (получения покупателем), а также в течение трех лет с этой даты (п. 10 ст. 172 НК РФ).
