Да, это не рабочие специальности, им не свойствен физически тяжкий труд, они не выполняют ковку стали и железа, но специальная оценка условий труда (Спецоценка – СОУТ, – ред.) на офисных рабочих местах, превалирующей части рабочих мест на рынке труда, обязательна. В соответствии с ФЗ № 426-ФЗ процедура проводится с целью подтверждения соответствия условий труда государственным нормативам в области охраны труда.
«Мы не трудимся на нефти» – утверждают сегодня многие работодатели, пытаясь уйти от ответственности при проведении СОУТ на местах «офисников». Только вот офисный сотрудник точно также, как и нефтяник, подвержен влиянию факторов внешней среды, по причине которых ухудшается состояние здоровья и развиваются профзаболевания, как ишемическая болезнь сердца, тромбоз, атеросклероз, невроз, остеохондроз, потеря зрения и др. Благодаря спецоценке удается предупредить их появление и повлиять на улучшение условий вокруг сотрудника. Вот почему для многих российских компаний проведение СОУТ уже стало одним из самых приоритетных направлений в деятельности: вне зависимости от характера рабочего места, оценка условий на них проводится своевременно. Причем многие признают, что это не просто часть их имиджа и репутации, прежде всего им важно внутреннее спокойствие сотрудника, его доверие к тому, что все личные права на труд соблюдены.
Многие компании имеют сегодня в составе структурные подразделения, которые старательно трудятся над созданием положительного имиджа компании. Это, как правило, HR-отдел и отдел маркетинга, на которых отчасти возложены и вопросы охраны труда. Чтобы быть гибкими к интенсивным изменениям, характерным современности, HR-брендинг компании, как правило, строится на создании благополучных условий для будущих работников и соблюдении основ требований законодательства.
Цитата: Термин «HR-брендинг» (Employer branding, – ред.) был введен Симоном Бэрроу, президентом в 1990 году и означает совокупность функциональных, экономических и психологических преимуществ, предоставляемых работодателем.
Одним из привлекательных сегментов для работников сегодня выступает IT-сфера (Информационные технологии, – ред.), самый яркий пример офисного характера работ. Несомненно лидерство в сегменте в руках компаний Google, Яндекс и Мэйл.ру. Их социальная политика в отношении работников по праву считается идеалом: свежевыжатые соки, кофе, чай, фрукты, конфеты, ДМС, бесплатные корпоративные обеды, фитнес-залы, корпоративное обучение английскому и т.д. И все это под словом «бесплатно» или с …. процентной скидкой. Почему нужно все это? Чтобы понравиться работнику? Они дают гораздо простое объяснение: через нормализованное питание улучшается работа мозга, посредством выездных мероприятий, акций – укрепление социальных связей между сотрудниками. В итоге – эффективный сотрудник и весомый результат его деятельности.
Примечательно, что большое акцентирование подобные «макропредприятия» все же ставят на организации рабочего места и пространства сотрудника. А кофе, чай – лишь элементы декора. Гуляя, к примеру, по офису Mail.Ru Group, первое, что можно понять – гармоничность западной и российской модели создания рабочей зоны. Эргономику подчеркивают такие детали, как просторность кабинетов, полупрозрачные стены, строго выделенное рабочее пространство для каждого сотрудника и оформление рабочего места с учетом всех требований трудового законодательства, иллюзорное освещение всюду, озеленение холлов и кабинетов. Конфеты, фрукты может позволить себе не каждая компания, но соблюдение стандартов организации труда выполнимы и не требуют лишних затрат. И важно не забывать принцип – «все в меру» и «со вкусом», потому что если Вы закажите партию из 200 цветов и расставите их на 87 квадратных метрах, эргономика офиса будет создавать у работника лишь паническое состояние и постоянные головные боли от переизбытка кислорода в воздухе.
Главное, что нужно знать
Данная проверка необходима для того, чтобы оценить уровень воздействия вредных факторов на сотрудников во время их профессиональной деятельности. Оценивается также использование средств индивидуальной защиты персонала. Это целый комплекс процедур, которые призваны обнаружить все негативные факторы, которые могут быть на рабочем месте у человека. Должны проводить такую проверку все, кто был зарегистрирован в налоговом органе как ИП или юридическое лицо. После проведения данной процедуры каждому месту присваивается свой класс, исходя из уровня вредности. Деньги за проведение мероприятия платит работодатель. Каждые 5 лет аттестация повторяется.
Общая проблема
Действующие нормативы, а именно положения ТК РФ и закона № 426-ФЗ, определяют, что каждый работодатель обязан провести спецоценку условий труда до 31.12.2018. Причем эта процедура проводится за счет средств нанимателя.
До истечения обозначенного срока организации вправе использовать в работе результаты аттестации рабочих мест, которые применялись ранее. Такие положения предусмотрены в Письме Минтруда от 01.06.2018 № 15-4/10/В-4010.
Представители Минтруда отметили, что до апреля 2022 года спецоценку провели только по 65 % всех рабочих мест. Бытует мнение, что остальные работодатели не успеют завершить обязательную процедуру к назначенной дате. В связи со сложившимися обстоятельствами Минтруд официально заявил:
Сроки не перенесут! Провести обязательную СОУТ необходимо до 31.12.2018. В противном случае нарушители будут привлечены к ответственности.
Что касается сотрудников офиса
Пока не вышел Федеральный закон о СОУТ, офисные работники не подвергались такой проверке. Но с 2015 года ситуация изменилась. Теперь все, кто работает с компьютерной техникой, тоже проходят аттестацию. Исключением являются только надомные и дистанционные сотрудники. Но СОУТ для офиса имеет упрощенную форму, здесь отсутствует экспертиза и измерения, которые предусмотрены законом. Если вредных условий комиссия не обнаруживает, то заполняется декларация, что место соответствует государственным требованиям и человек может здесь работать. Данная декларация действует в течение пяти лет. Однако когда на производстве имеет место несчастный случай, то возможно проведение повторной внеплановой проверки.
СОУТ для офиса имеет упрощенную форму.
Следует отметить, что аттестации подлежат только те места, где человек проводит за компьютерной техникой больше 50% своего рабочего времени. Если же меньше, то проверка не понадобится.
Часто задаваемые вопросы о спецоценке условий труда
1. Когда проводить СОУТ, если организация только создана?
Для вновь созданных организаций провести СОУТ по созданным рабочим местам нужно не позднее 12 месяцев с момента введения новых штатных единиц. Например, ООО «Весна» было образовано в ноябре 2020 года (в штате 11 рабочих мест). Провести СОУТ по всем 11 штатным единицам следует до ноября 2022 года.
2. Нужно ли проводить спецоценку ИП без работников?
Нет, не нужно. Но в случае заключения первого трудового договора с наемным работником возникает обязанность провести СОУТ. Сроки аналогичны указанным в примере выше.
3. Нужно ли проводить СОУТ в ООО без работников?
Нет, не нужно, но только в случае, если директор является учредителем. Если же он наемный работник — нужна спецоценка его рабочего места.
4. Нужна ли спецоценка рабочих мест надомников и дистанционных работников?
Нет, не нужна.
5. Что делать, если со времени проведения СОУТ были введены новые рабочие места?
Если новые места аналогичны старым, дополнительно спецоценку проводить не нужно, правда, только в том случае, если количество аналогичных мест, прошедших СОУТ ранее, составляет не менее 20 % (а в абсолютных числах менее двух) от ныне существующих.
Отметим, что Минтруд разработал порядок взаимодействия с организациями и предпринимателями в части проведения плановых и внеплановых проверок, соблюдения действующего законодательства. Данный алгоритм уже на стадии утверждения. Следовательно, у контролеров появятся дополнительные полномочия проверять соблюдение норм закона № 426-ФЗ и привлекать нарушителей к ответственности.
Упрощенная форма
Причины, по которым в офисе проводится упрощенная аттестация, следующие:
- В офисах много одинаковых рабочих мест, и поэтому комиссии нет необходимости проверять их все, достаточно 20%.
- Некоторые сотрудники офисов работают удаленно, и к ним аттестация не применяется.
- Измерения и экспертизы не проводятся, если на работе не обнаружено вредных факторов, а в офисах их обычно нет.
Но все-таки вредные для здоровья факторы в офисах присутствуют, они такие:
- ЭМ-поле, которое возникает из-за работы офисной техники.
- Труд сотрудников напряженный.
- Рабочие поверхности могут создавать блики.
Но перечисленные факторы комиссия не считает однозначно вредными, поэтому просто не учитывает их при проведении СОУТ. Документация на офисную технику не подлежит проверке, потому доказать ее безопасность не представляется возможным. А напряженность работы – это вещь, которая вообще трудно поддается классификации и является субъективной.
Сколько стоит оценка офисного рабочего места?
По категории офисные рабочие места относятся к легким видам работ, поэтому стоимость за единицу рабочего места ниже, чем на производственных рабочих местах. Среднерыночная цена за оценку одного офисного рабочего места установилась в пределах – от 1 800 до 2 300 рублей. Ниже она может быть, если объем рабочих мест будет более 50, выше – если на оценку будет заявляться, к примеру только 3 места.
К примеру, довольно часто можно слышать от компаний, проводящих работы по СОУТ, установленный лимит – 20 000 рублей. И даже если у Вас минимальный объем, Вам все равно могут предложить данную цену. Оно и понятно, компания закладывает в стоимость расходы на содержание лаборатории, дорогостоящего оборудования, выезды на объект, работу экспертов. Если же организация озвучивает Вам за 3 рабочих места цену в 6 000 рублей, то здесь уже стоит задуматься над тем, нет ли где подвоха? Будут ли подготовлены документы в соответствии с требованиями? Не признают ли в госинпекции труда факт нарушения и формальность проведения работ по СОУТ? О рисках при выборе организации по СОУТ подробнее здесь.
Преимуществом оценки офисных мест при определении стоимости является принцип аналогии. Если у производственника при определении перечня мест будет кропотливо исследоваться оборудование и будет возникать вероятность, что принцип аналогии на них распространяться не будет, то офисные места, имеющие одинаковые профессии и даже разные ПК к аналогичным отнести можно, благодаря чему необходимо будет применять формулу: 20% из 100%, но не менее 2-х. Что значит: из 5 рабочих мест бухгалтеров, оценке будет подлежать 2 рабочих места. Подробнее в материале: «Аналогичные рабочие места при проведении СОУТ».
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Вредные условия труда офисных работников
Факторами, способными оказать воздействие на сотрудников офисов, часто считают:
- микроклимат ;
- освещенность рабочей поверхности;
- электромагнитное излучение;
- напряженность рабочего процесса.
Однако для понимания этой ситуации нужно тщательно проанализировать приложение № 2 к приказу Минтруда от 24 января 2014 г. N 33н. В нем указывается, что:
- микроклимат рабочего места анализируется только для рабочих мест, оснащенных оборудованием, которое является искусственным источником тепла. При этом в соответствии с действующим сертификационным законодательством Евразийского экономического союза вся офисная техника должна проходить оценку соответствия нормативам действующих технических регламентов — ТР ТС 004/2011 для низковольтного оборудования и ТР ТС 020/2011 об электромагнитной совместимости технических средств. Согласно статье 4 ТР ТС 004/2011 одним из требований к сертифицируемой технике становится «отсутствие недопустимого риска возникновения повышенных температур». Это значит, что компьютеры и другая офисная техника не могут расцениваться как источники тепла;
- освещенность рабочей поверхности оценивается только для определенных видов работ, включая выполнение прецизионных работ с объектами размером меньше 0,5 мм, при наличии слепящих источников света, при работах с объектами и поверхностями с направленно-рассеянным и смешанным отражением либо при выполнении подземных работ, в том числе в метро;
- электромагнитное излучение не оценивается в случае, если речь идет о работах, выполняемых с применением компьютеров, копировальной или другой офисной техникой;
- напряженность рабочего процесса изучается в отношении работ, которые связаны с управлением транспортом либо диспетчеризацией и управлением технологическими процессами с применением производственного оборудования.
Таким образом, исходя из положений действующего законодательства, специальная оценка условий труда офисных работников не предполагает присутствия на их рабочих местах сколько-нибудь значимых вредных или опасных факторов.
Проблемы оценки условий труда офисных работников
Несмотря на то, что с точки зрения Минтруда работа офисных сотрудников практически полностью безвредна, многие специалисты с ним не согласны. Нервно-психологические нагрузки, высокий уровень ответственности за собственную работу и работу подчиненных (особенно значимый фактор для руководителей и менеджеров), риск повышенной нагрузки на глаза и статическое состояние опорно-двигательного аппарата, — все эти факторы ясно дают понять, что условия труда офисных работников никак нельзя назвать превосходными или хотя бы, как полагается по законодательству, оптимальными.
«Синдром менеджера», «синдром чемпионов», «болезнь яппи», «трудоголизм» — распространенные психические заболевания, которыми награждает работников офисный труд. Постоянное напряжение, игнорирование перерывов на обед, ненормированный рабочий день и нервные нагрузки, вызванные стремлением быть первыми и заработать побольше, ведут к куда более серьезным профессиональным заболеваниям: остеохондрозу, депрессии, неврозу, астенопии, в отдельных случаях — даже к алкоголизму и шизофрении.
Однако, как ни печально, решения этой проблемы на законодательном уровне пока что не существует. Соблюдение режима труда и отдыха, нормативов длительности рабочего дня, инициатива компенсировать сотрудникам затраты на занятия спортом или обустройство для своих подопечных кратких перерывов на отдых в течение всего дня — сфера ответственности исключительно работодателя, который может принять, а может и не принять на себя такую ответственность за здоровье своих сотрудников.
Порядок действий при проведении СОУТ
Итак, чтобы не допустить штрафных санкций от контролеров, рекомендуем провести обязательную процедуру спецоценки. Сразу определимся, что некоторые работодатели считают, что проводить СОУТ для офисных работников не обязательно. Эта позиция в корне неверная.
Повторимся, что СОУТ обязательна для всех. Причем придется соблюсти определенную последовательность действий. Чтобы обеспечить правильное проведение СОУТ, пошаговая инструкция:
Шаг № 1. Разрабатываем нормативные документы
Любую процедуру необходимо начинать с определения нормативов и правил ее проведения. В данном случае необходимо подготовить отдельный приказ по организации спецоценки. В локальном распоряжении обозначьте:
- Состав комиссии, которая будет проводить СОУТ. Напомним, что количество членов данной комиссии должно быть нечетным, а председатель — это руководитель.
- График проведения работ по спецоценке.
- Перечень рабочих мест, которые подпадают под процедуру.
Шаг № 2. Выбираем специализированную компанию
Итак, второй шаг порядка, как провести СОУТ в организации, обязывает руководителя определиться с компанией, которая будет проводить непосредственную спецоценку. К выбору следует подойти основательно, ведь если ошибиться, придется проводить спецоценку повторно.
Компания должна иметь соответствующую лицензию на оказание данного рода услуг. К тому же такая организация должна быть внесена в специальный реестр с присвоением регистрационного номера. Перед заключением договора на проведение СОУТ проверьте соответствие компании указанным требованиям.
Обратите внимание на существенные условия договора с компанией:
- Сроки проведения СОУТ должны быть реальными. Слишком короткие или очень растянутые сроки проведения должны насторожить.
- Стоимость услуг зависит от количества рабочих мест. Обратите внимание, что слишком низкая стоимость — это сомнительная выгода. Но и искусственно завышенные цены — не показатель отменного качества. Изучайте отзывы в интернете или посоветуйтесь с коллегами и партнерами.
- Дополнительные услуги и сопровождение. Например, большинство компаний готовы самостоятельно разработать шаблоны документов, приказов и правил, как провести спецоценку рабочих мест.
Шаблоны документов могут иметь следующий вид:
Шаг № 3. Готовим перечень рабочих мест
В список рабочих мест включите все, что имеются на вашем предприятии, в соответствии со штатным расписанием. Отметим, что рабочие места, на которых трудятся совместители, тоже подпадают под процедуру.
В перечень включите:
- Ф.И.О.;
- должность;
- СНИЛС;
- время труда в офисе и вне его;
- оборудование, применяемое в работе.
Объединять аналогичные должности и места работы самостоятельно не следует. Это сделают работники специализированной компании. Поэтому указывайте абсолютно всех работников, без исключения.
Шаг № 4. Подготовительный этап
Порядок, как провести спецоценку условий труда в офисе, а именно подготовительный этап, заключается не только в оповещении работников о предстоящей спецоценке. Дополнительно проконтролируйте техническое состояние офисных помещений. Нет ли перегоревших ламп в светильниках. Имеются ли настольные лампы в слабоосвещенных кабинетах. Также подготовьте документацию на компьютеры, прочую офисную технику. Ведь именно компьютерное оборудование является объектом электромагнитного излучения.
Шаг № 5. Проведение измерительных работ в офисе
Работодателю следует присутствовать при проведении измерений. Рекомендуем подготовить дополнительный экземпляр перечня рабочих мест, чтобы по ходу контрольных замеров сразу делать соответствующие отметки.
При измерениях офисных помещений обращают внимание на высоту потолков, рассадку персонала и освещенность (количество и мощность светильников). Допустимо устранять нарушения в ходе контрольных мероприятий. Например, изменить рассадку работников или заменить светильники на более мощные.
Шаг № 6. Получаем, изучаем и утверждаем отчет
По завершении всех измерений и необходимых процедур компания обязана предоставить соответствующий отчет. Сведения, которые должны быть раскрыты в отчетности:
- Сведения о компании, которая проводила СОУТ.
- Перечень рабочих мест.
- Карты спецоценки.
- Протоколы проведенной спецоценки производственных факторов.
- Сводная ведомость по проведенной СОУТ.
- Перечень рекомендуемых мероприятий по улучшению трудовых условий.
- Экспертное заключение.
Это стандартный перечень сведений. Например, если рекомендации по улучшению условий отсутствуют, документ все равно будет составлен. Готовый отчет утверждает руководитель, а также подписывается всеми членами комиссии. Напомним, что форма утверждена Приказом Минтруда от 24.01.2014 № 33н.
Шаг № 7. Знакомим работников с результатами
Отметим, что этот этап является обязательным. Так, работодатель обязан ознакомить всех работников с результатами спецоценки в течение 30 календарных дней. Подчиненные расписываются в карте СОУТ.
Затем требуется внести соответствующую информацию в трудовые договора, заключенные с работниками. Точных формулировок законодатели не предусмотрели. Так, допустимо указать в трудовом договоре либо в допсоглашении к нему следующие записи: «условия труда на рабочем месте работника являются допустимыми (2 класс)» или «соответствуют государственным нормативным требованиям».
Шаг № 8. Уведомляем в сроки
Работодатель обязан уведомить заинтересованные стороны в установленные сроки. Так, направить уведомление в адрес компании-исполнителя следует в трехдневный срок.
Отчитаться перед Трудовой инспекцией о проведении СОУТ и ее результатах нужно не позднее 30 дней с момента получения отчета. Причем подать сведения придется по унифицированной форме декларации. Но такая обязанность возникает только в том случае, если по результатам СОУТ рабочим местам были присвоены оптимальные (1 класс) или допустимые (2 класс) условия труда. Общие положения и форма декларации закреплена в Приказе Минтруда России от 07.02.2014 № 80н (ред. от 14.11.2016).
Включить информацию о проведении спецоценки в отчетность, предоставляемую в Фонд социального страхования (форма 4-ФСС). Такие сведения необходимо раскрыть в последнем разделе отчетной формы 4-ФСС.
Также организация обязана разместить результаты СОУТ на собственном сайте в течение 30 дней.
За нарушение сроков или порядка проведения предусмотрены внушительные штрафы. Так, ответственное должностное лицо накажут на 10 000 рублей, а организацию — на 80 000 рублей.
