Приказ о назначении комиссии по вводу в эксплуатацию ОС

Основное средство представляет собой имущество, используемое при изготовлении продукции или оказании услуг. К примеру, это может быть оборудование, помещение. ОС в обязательном порядке ставится на баланс. Перед вводом средства в эксплуатацию необходимо провести ряд процедур. В частности, это проверка работоспособности ОС, установление его соответствия стандартам и нормам. Подготовка ввода в эксплуатацию – ответственность комиссии. Именно она проверяет основные средства, а затем составляет соответствующий акт. Комиссия создается на основании приказа руководителя.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

ФАЙЛЫ

Особенности ввода в эксплуатацию

Порядок ввода в эксплуатацию определяется характеристиками ОС. Объекты, которые не используются в производстве, не являются сложным оборудованием и предметом повышенной опасности, проходят особую процедуру облегченного вида. Для приема таких ОС требуется только осмотр. По его итогам подписывается передаточный акт. На нем ставят подписи эти сотрудники:

• Главбух.
• Руководитель отдела, в который поступает ОС.
• Кладовщик, если средство передается на хранение.
• Лицо, принимающее ОС для эксплуатации.

Заменить акт ввода в эксплуатацию может документ приема-передачи ОС. Актуально это тогда, когда в локальных актах компании нет условия об обязательном оформлении акта.

К СВЕДЕНИЮ! Упрощенный вариант оприходования актуален только в ряде случаев. Во всех остальных случаях требуется формировать комиссию.

Что оформлять при приемке ОС

Принимая на учет основное средство, бухгалтер составляет акт. Можно разработать собственные формы актов. А можно воспользоваться унифицированными бланками. Поскольку второй способ менее трудоемкий, предлагаем применять уже утвержденные формы.
При приемке одного объекта (кроме зданий, сооружений) оформляют акт о приеме-передаче объекта основных средств (форма № ОС-1). При поступлении группы предметов – акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (форма № ОС-16).

Порядок создания комиссии по вводу ОС в эксплуатацию

Комиссия формируется на основании отдельного приказа. Издает его руководитель организации. В приказе требуется раскрыть состав комиссии. В частности, нужно персонализировать этих представителей:

• Председатель.
• Секретарь.
• Прочие участники комиссии.

Сколько людей нужно включить в состав комиссии? Зависит это от следующих факторов:

• Организационная структура компании.
• Численность штата сотрудников.
• Наличие удаленных подразделений.
• Объем ОС.

Деятельностью комиссии руководит председатель. Он наделяется следующими обязанностями:

• Общее руководство.
• Подписание протоколов.
• Распределение обязанностей между участниками комиссии.
• Организация коллегиального обсуждения.

Секретарь ответственен за документацию деятельности комиссии.

К СВЕДЕНИЮ! Не рекомендуется назначать председателем комиссии руководителя организации. Кроме того, ответственностью за составление акта рекомендуется наделить одного сотрудника, а за утверждение – другого. Все эти меры помогут избежать проблем при проверке.

Требования к составу комиссии

Участниками комиссии являются работники организации. В частности, это:

• Представители бухгалтерии, ответственные за документирование и учет ОС.
• Эксперты, которые могут оценить пригодность оборудования к эксплуатации.

Можно включать в состав комиссии экспертов, которые будут привлечены к работе в определенных случаях. К примеру, при вводе в эксплуатацию ПК может привлекаться системный администратор. Если нужных экспертов в компании нет, допустимо привлечь сторонних специалистов.

ВАЖНО! Если у ИП нет наемного персонала, комиссию можно не формировать.

ВНИМАНИЕ! Экспертом не может стать сотрудник, ответственный за сохранность ценностей.

Обязанности комиссии

Цель функционирования комиссии – принятие решения о постановке ОС на учет. Это решение должно являться коллегиальным. Участники комиссии исполняют эти функции:

• Анализ целесообразности изменения стоимости ОС.
• Рассмотрение целесообразности изменения срока полезной эксплуатации.
• Проверка исправности ОС.
• Оценка технического состояния.
• Установление качества монтажа.
• Установление соответствия стандартам безопасности.
• Проведение тестового запуска.
• Проверка наличия разрешительных бумаг.

Участники комиссии занимаются созданием и подписанием всех сопутствующих бумаг.

Как составляется при постановке на учет ОС в связи с приобретением?

В большинстве случаев составление приказа о принятии к учету основного средства исключает необходимость оформления отдельного акта ввода активов для прямого использования.

Положения о бухгалтерском учете 6/01 допускают дополнение формы акта ОС-1 информацией о дате начала эксплуатации имущества. В приказе на оприходование объекта основных средств должна быть обозначена точная дата начала использования материальных ценностей.

Приказ о принятии к учету и постановке на баланс оформляется на фирменном бланке предприятия, где указывается название компании, ее юридический адрес, контактные телефоны, электронная почта.

В приказе о приеме основного средства при поступлении в организацию содержатся сведения:

• дата и порядковый номер бланка;
• наименование документа (возможные названия: о вводе в эксплуатацию определенного объекта, о принятию к учету, о постановке на баланс или об оприходовании);
• причина оформления (к примеру, в связи с приобретением служебного автомобиля или компьютерной техники, или иного объекта основных средств);
• реквизиты договора купли-продажи, акта приема-передачи ОС;
• дата ввода имущества в эксплуатацию с фиксированием его марки (при наличии);
• первоначальная стоимость для бухгалтерского и налогового учета;
• присвоенный при постановке на баланс инвентарный номер;
• срок полезного использования основного средства;
• обозначение амортизационной группы, к которой относится объект ОС;
• отнесение имущества в определенную группу основных средств;
• определение способа начисления амортизации для налогового и бухгалтерского учета;
• обозначение главного бухгалтера ответственным за постановку на учет основного средства;
• подпись руководителя компании.

Подписанный приказ по поступлению на баланс не является единственным документом для принятия на учет имущества.

Распоряжение служит основанием введения в эксплуатацию объекта основных средств, необходимая отметка ставится в акт ОС-1.

Акты в зависимости от формы недвижимости и количества объектов могут различаться по формам. Они составляются внутренней комиссией по предприятию (по вводу в эксплуатацию), утвержденной главой фирмы. В содержании акта фиксируются основные показатели передаваемого объекта, перечень сотрудников, ответственных за сохранность объекта.

Документ является основой для направления собственности структурным подразделениям компании с целью использования активов в качестве основных средств.

В случае, когда объект принимается на учет без планирования дальнейшей эксплуатации, акт компания не составляет. Активы длительный период времени (без ограничения) могут храниться без ввода в эксплуатацию при условии, что амортизационные показатели своевременно рассчитываются.

Нюансы заполнения

Ключевыми параметрами в приказе и акте приема-передачи основных средств являются: дата принятия на баланс и ввода активов в эксплуатацию и их первоначальная стоимость.
Эти показатели являются базой для осуществления расчета амортизационных начислений.

Первоначальная стоимость определяется с учетом некоторых критериев:

• активы приняты в уставной капитал компании в качестве взноса, оценивать их необходимо в денежном эквиваленте в соответствии с решением владельцев организации;
• ценности, принятые на безвозмездной основе, принимаются по показателям рыночной стоимости на дату постановки на учет;
• собственное производство имущества оценивается по совокупной величине фактических затрат.

Сроки

Законодательные нормативные акты не обозначают границы для ввода материальных ценностей в эксплуатацию, решение остается за руководителем компании.

Если собственность поставлена на учет и баланс, но не применяется в хозяйственной деятельности организации, то она амортизируется по данным бухгалтерского учета.

Налоговый учет осуществляется только с даты ввода в эксплуатацию.

Если документы, подтверждающие дату ввода основного средства в эксплуатацию, не будут представлены при осуществлении проверки налоговыми органами, начисленная амортизация может быть исключена из затрат при подсчете итоговых сумм для налога на прибыль.

В налоговом учете, в отличие от бухгалтерского, амортизация начисляется с месяца, следующего после месяца введения имущества в эксплуатацию. На выявленную недоимку, как следствие, начисляются штрафы и пени.

Для фиксации даты ввода в унифицированные бланки актов добавляется графа «дата ввода в эксплуатацию», дополнительная строка фиксируется в учетной политике компании.

Альтернативой внесения дополнительного реквизита в утвержденную форму является издание приказа главы фирмы с обозначением конкретной даты ввода имущества в эксплуатацию.

Приказ о формировании комиссии

Для создания комиссии нужно издать приказ. Именно на его основании будет функционировать комиссия. Приказ будет иметь этот вид:

ЗАО «Квадрат» Приказ №09-01 «О назначении комиссии по вводу в эксплуатацию ОС»

От 20.10.2018 г.

г. Москва

В целях выполнения норм законодательства,

приказываю:

1. Утвердить комиссию по вводу в эксплуатацию ОС в этом составе:
   Председатель комиссии: Иванов С.В. (гендиректор);
2. Участник комиссии: Басаргина И.В. (технический директор);
3. Участник комиссии: Виноградов О.О. (главбух).
4. С настоящим документом ознакомить вышеуказанных участников комиссии.
5. Контроль над реализацией приказа оставляю за собой.

Гендиректор: (подпись) С.В. Иванов

С приказом ознакомлены:

Технический директор: (подпись) И.В. Басаргина Главбух: (подпись) О.О. Виноградов

Покупка основных средств и их поступление

Основное средство, готовое к использованию и эксплуатации, сразу после покупки регистрируется в 1С 8.3 в «Поступлении основных средств», доступном из раздела «ОС и НМА» главного меню системы.

Рис.2 Поступлении основных средств

Обязательны к заполнению в шапке:

• Номер и дата накладной поставщика – вводится вручную;
• Наименование контрагента-поставщика – выбирается из справочника, может быть добавлено непосредственно через документ;
• Договор между организацией и контрагентом – выбирается из справочника, может быть добавлен непосредственно через документ;
• Способ отобразить расходы амортизации – создается в документе автоматически, может быть изменен пользователем;
• Местонахождение ОС, как подразделение организации – выбирается из справочника;
• Материально-ответственное лицо, как физическое лицо, получающее ОС – выбирается из справочника;
• Группа учета – выбирается из предложенного предопределенного списка.

Рис.3 Заполняем шапку

В табличной части добавляется строка с указанием ОС. Строка добавляется по кнопке «Добавить».

Рис.4 В табличной части добавляется строка с указанием ОС

В этой строке необходимо заполнить объект основного средства, выбрав или создав его в одноименном справочнике.

Рис.5 Заполнение объекта основного средства

Для корректного начисления амортизации обязательно нужно заполнить в карточке группу учета, код общероссийского классификатора основных фондов (ОКОФ) и амортизационную группу. ОКОФ должен быть предварительно загружен в систему из внешнего файла, который поставляется с пакетом установки конфигурации.

Завершается заполнение табличной части указанием стоимости основного средства, ставки НДС, срока полезного использования.

В подвале обязательно указывается номер и дата счета-фактуры.

Рис.6 Номер и дата счета-фактуры

Рассматриваемый документ предусматривает регистрацию поступления внеоборотного актива в качестве ОС, постановка на учет и ввод его в эксплуатацию, а также формирование проводок:

Рис.7 Формирование проводок

Особенности функционирования комиссии

Комиссия функционирует на постоянной основе. Деятельность ее регламентируется Положением о комиссии. В месяц комиссия должна провести минимум 1 заседание. Период введения ОС в эксплуатацию определяется сложностью оборудования. Однако на один объект рекомендуется тратить не более 14 дней.

Для принятия решения по тому или иному объекту требуется голосование. Решение признается законным тогда, когда на заседании присутствовало 2/3 от общего числа участников комиссии. Если председатель отсутствует, заседание не проводится.

Способы пополнения

Пополнение имущества предприятия возможно, в том числе, путем:

• покупки объектов;
• принятия ценностей в дар;
• получения недвижимости в долгосрочную аренду или пользование;
• создания ценностей собственными силами;
• получения в качестве взноса в уставной капитал и т.д.

Требование о ведении учета всего имущества компаний сформулировано в ФЗ «О бухгалтерском учете». Основным документом, отражающим финансовое состояние юридического лица и содержащим подробную информацию о его активах, является бухгалтерский баланс.

Все средства производства, которые приобрела или получила организация, должны быть отмечены в бухгалтерских регистрах компании. Поэтому после совершения сделок по приобретению материальных активов, предназначенных для осуществления хозяйственной деятельности компанией, необходимо организовать их фиксацию в качестве ОС в бухгалтерских документах.

Это обеспечивается составлением Приказа о постановке имущества на баланс.

Оформление итогов деятельности комиссии

Выводы участников комиссии отражаются в специальном акте. Оформляется он в свободной форме. Однако в акте должны обязательно содержаться эти сведения:

• Дата осмотра ОС.
• Место выполнения экспертизы.
• Данные, которые позволят идентифицировать объект (к примеру, название, серийный номер).
• Технические характеристики.
• Срок эксплуатации.

В качестве приложения к акту может выступать, к примеру, технический паспорт.

К СВЕДЕНИЮ! На акте должны стоять подписи всех участников комиссии.