Как сдавать отчет о работниках в ФСС с 1 января 2022 года: нюансы

4-ФСС — обязательный ежеквартальный отчёт для всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые начисляют взносы на травматизм за своих сотрудников по трудовому или гражданско-правовому договору.

В 2022 году необходимо сдать отчёт 4-ФСС четыре раза: в январе — за 2022 год, в апреле — за I квартал 2022-го, в июле — за полугодие, а в октябре — за 9 месяцев 2022 года. Отчёт за весь 2022 год сдаётся в январе 2023 года.

Все страхователи — организации, а также ИП, имеющие работников — подают по ним отчёт 4-ФСС. Также его сдают и физические лица, которые нанимают по трудовому договору официальных помощников, например, личного повара или водителя.

Расскажем, что такое отчёт 4-ФСС, как его заполнять, какими способами и когда сдавать.

Кто, когда и куда сдаёт 4-ФСС в 2022 году

отчёт нужно направить в территориальное отделение ФСС:

• по месту нахождения организации (в том числе при наличии обособленных подразделение без собственного расчётного счёта или не начисляющих зарплату сотрудникам);
• по месту учёта подразделения, если оно выделено на отдельный баланс, имеет сотрудников и самостоятельно им платит;
• по месту жительства ИП.

Отчёт 4-ФСС подаётся 4 раза в год: по окончании первого квартала, полугодия, девятимесячного периода и года. Срок сдачи формы зависит от вида, в котором она подается. Он же, в свою очередь, зависит от количества застрахованных лиц:

• если их до 25 человек включительно, то можно подавать 4-ФСС на бумаге или в электронном виде на выбор работодателя
• если 26 и более — только в электронном виде

Крайняя дата представления отчета в бумажном виде — 20 число месяца, следующего за отчётным кварталом, в электронном виде — 25 число.

То есть налоговая ненавязчиво, в виде бОльших сроков, предлагает сдавать именно в электронном виде.

Сроки подачи отчёта за периоды 2022 года представлены в таблице:

Если организация проходит ликвидацию, то расчёт 4-ФСС нужно представить в ФСС до подачи заявления о ликвидации в налоговую инспекцию. В него нужно включить данные с начала года до дня представления отчёта в фонд. Сумму взносов нужно перечислить в ФСС в течение 15 дней после сдачи отчёта.

Кому разрешено сдавать отчет 4-ФСС на бумажном носителе

Отчет 4-ФСС направляют в территориальные подразделения Фонда соцстраха те, кто выступает в качестве работодателей и страхователей в части взносов на обязательное соцстрахование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. К таковым относятся:

• все организации без исключения, даже если выплаты в пользу физлиц, облагаемые взносами от НС и ПЗ, не производятся,
• ИП и частнопрактикующие лица, привлекающие наемных работников,
• физические лица, нанимающие официальных помощников (няню, водителя) по трудовым договорам.

Отчетность в контролирующие органы может быть представлена в двух видах: на бумаге и в электронном виде. Не является исключением и отчетность 4-ФСС. При этом на бумажном носителе с 10.01.2022 ее разрешено представить только тем страхователям, чья среднесписочная численность сотрудников за предыдущий год не превышала 10 человек (ранее было 25 человек). Для вновь образованных хозсубъектов вместо ССЧ критерием является количество работников, также в 10 человек. Все остальные обязаны отчитываться только электронно.

Если лицо нарушит порядок сдачи, т. е. сдаст бумажную форму при имеющейся обязанности отчитываться в электронном виде, оно будет оштрафовано на 200 руб.

Итак, мы рассказали, кто сдает 4-ФСС на бумаге. Дальше разберем, как это можно сделать.

Образец заполнения 4-ФСС за 4 квартал 2022 года вы можете скачать в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.

Изменения 4-ФСС в 2022 году

ФСС разработал новый бланк 4-ФСС, который планировал ввести в действие с I квартала 2022 года. Обновление связано с тем, что с 1 января 2022 года вся страна перешла на прямые выплаты — ФСС платит больничные и пособия напрямую сотрудникам, а не возмещает работодателю.

Пока доступен только проект новой формы 4-ФСС — форма должна значительно сократиться. Из нее уберут информацию о расходах на страховое обеспечение, таблицы 2 и 3. Добавят таблицу 1.1 для расшифровки сведений об облагаемой взносами базе и сумме исчисленных взносов для организаций с ОП на отдельном тарифе взносов. Есть и другие изменения.

Всем, кто отчитывается по старому бланку и перешел в проект прямые выплаты с начала 2022 года, надо учитывать: не заполнять строку 15 в таблице 2 и не заполнять и не сдавать таблицу 3.

Изменения направлены на упрощение формы. Планировалось, что новая форма 4 – ФСС будет применяться, начиная с I квартала 2021 года. Однако приказа об утверждении новой формы 4-ФСС до сих пор нет.

Поэтому отчётность по форме 4 ФСС за 4 квартал 2022 года надо подавать на прежнем бланке.

Организации с численностью сотрудников более 25 человек обязаны представлять форму 4-ФСС через интернет, для этого подходит Экстерн.

Требования по срокам и формула

Ответ на вопрос о том, когда сдавать 4-ФСС при ликвидации, содержится в п. 15 ст. 22.1 закона «Об обязательном социальном страховании…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ:

1. Если ликвидация происходит до окончания расчетного периода, представить последний 4-ФСС следует до дня подачи в ИФНС заявления о госрегистрации в связи с ликвидацией (за период с начала расчетного периода по день представления указанного расчета включительно).
2. Уплатить начисленные на момент представления последнего 4-ФСС страховые взносы на травматизм требуется в течение 15 календарных дней со дня подачи такого отчета.

Сумма взносов, подлежащая уплате, определяется по формуле:

Такие же правила применяются при сдаче 4-ФСС при ликвидации ИП.

Заявление в ИФНС о государственной регистрации в связи с ликвидацией подано 03.03.2022, а 4-ФСС при ликвидации ООО «ТрансПодрядчик» представило в соцстрах накануне — 02.03.2022.

В отчете отражены данные за период с 01.01.2022 по 02.03.2022 включительно.

Учитывая, что за указанный период начислений в пользу физлиц у данной компании не было, база для расчета взносов на травматизм равна нулю. Задолженность на начало года перед ФСС отсутствовала — все долги перед соцстрахом компания погасила еще в прошлом году. Сумма к уплате по отчету 4-ФСС при ликвидации — 0 руб.

Если бы сумма к уплате, рассчитанная по вышеуказанной формуле, оказалась не нулевой, ее следовало бы перечислить не позднее 16.03.2022 (в течение 15 календарных дней, считая от 02.03.2022 — даты представления последнего 4-ФСС).

Форма 4-ФСС и её заполнение

Актуальная форма документа утверждена приказом ФСС от 26.09.2016 № 381. Последние изменения в нее были внесены приказом ФСС от 07.06.2017 № 275.

Отчёт в бумажном виде могут сдавать только маленькие фирмы. Заполнять его нужно ручкой с синими чернилами, используя печатные буквы. Исправлять ошибки можно аккуратным зачеркиванием неверного показателя с подписью страхователя и датой исправления. Корректором пользоваться нельзя.

После заполнения 4-ФСС нужно пронумеровать заполненные страницы и завизировать отчёт у руководителя компании или у его доверенного лица. Визируется каждый лист отчёта.

отчёт в электронном виде нумеруется автоматически и подписывается электронной подписью.

Форма состоит из титула и 6 таблиц.

Титульный лист, Таблица 1, 2 и 5 заполняются всеми страхователями.

Остальные таблицы заполняются при необходимости:

• таблица 1.1 — если страхователь направлял сотрудников на временную работу в другие организации
• таблица 3 — при наличии больничных по случаю травмы на производстве
• таблица 4 — при наличии несчастных случаев

Далее рассмотрим, как правильно заполнять форму.

Титульный лист

В верхней части титульного листа указываются такие данные:

1. Регистрационный номер страхователя. Это номер, который компания (ИП) получила при постановке на учёт в ФСС.
2. Код подчиненности. Код отделения фонда, к которому прикреплен страхователь.
3. Номер корректировки. В первоначальной форме указывается «000». Если подается уточняющий расчёт, указывается «001», «002» и так далее.
4. Код периода. Выбирается код из вариантов, представленных под ячейкой. Например, первому кварталу соответствует код «03», для полугодия — код «06», 9 месяцев — «09», для года — код «12». Через дробь указывается число обращений к фонду за выплаты возмещения.
5. Календарный год. Указывается год, к которому относится отчётный период —»2021″.
6. Прекращение деятельности. Если субъект в отчётном периоде перестал вести деятельность, указывается «Л».
7. Наименование. Следует указать полное наименование юридического лица вместе с правовой формой либо фамилию, имя и отчество предпринимателя.
8. Основные коды:
   ИНН— 10 строк для организации, 12 — для предпринимателя;
9. КПП — предприниматели не указывают;
10. ОГРН (ОГРНИП) — регистрационный номер компании или ИП из Свидетельства о регистрации;
11. Код по ОКВЭД — код вида деятельности в соответствии с Общероссийским классификатором.
12. Номер контактного телефона. Указывается вместе с кодом города (формат представлен на изображении ниже).
13. Бюджетные организации. Это поле появилось в 2017 году и предназначено для бюджетных организации. В поле проставляется признак страхователя: 1 — Федеральный бюджет 2 — Бюджет субъекта Российской Федерации 3 — Бюджет муниципального образования 4 — Смешанное финансирование.
14. Арес страхователя. Указывается так, как показано на изображении ниже:

    
    Титульный лист (начало)

15. Сведения о численности:
    среднесписочная численность работников указывается всеми страхователями;
16. численность работающих инвалидов и численность работников, занятых на работах с вредными опасными условиями заполняется при наличии таких работников.
17. Количество листов, на которых представлен расчёт. Если есть приложения и подтверждающие документы — указывается также это количество листов.

Нижняя часть титульного листа предназначена для подтверждения подписывающим лицом полноты и достоверности указанных в расчёте сведений. Правила заполнения этой части таковы:

1. В первую очередь указывается код статуса подписывающего лица — страхователь, его представитель или правопреемник.
2. Следующие поля заполняются в зависимости от того, кто подписывает расчёт:
   ФИО руководителя страхователя;
3. ФИО индивидуального предпринимателя;
4. ФИО представителя страхователя — физического лица;
5. наименование представители — юридического лица.
6. Если подпись ставит представитель, в следующем ниже поле указываются реквизиты документа, которым он на это уполномочен.

Титульный лист (конец)

Таблица 1. Расчёт базы для начисления страховых взносов

Таблица содержит сведения о суммах выплат и иных вознаграждений, начисленных физлицам за каждый месяц отчётного квартала и об общем размере начислений за год.

Таблица 1 состоит из 9 строк. Строки 1-4 заполняются в разрезе каждого из трех последних месяцев отчётного период. В графах 4 и 5 и 6 показатель из графы 1 указывается помесячно, а в графе 3 — за весь отчётный период. В этих строках отражаются такие данные;

• строка 1 — суммы начисленных выплат физлицам;
• строка 2 — суммы, не облагаемые взносами;
• строка 3 — облагаемая база — разница строк 1 и 2 по каждой графе;
• строка 4 — суммы выплат инвалидам, входящие в показатели строки 3.

В остальных строках отражаются такие денные:

• строка 5 — страховой тариф;
• строка 6 — процент скидки к тарифу, если он установлен отделением ФСС;
• строка 7 — процент надбавки к тарифу, если он установлен отделением ФСС;
• строка 8 — дата установления надбавки из строки 7;
• строка 9 — окончательный размер тарифа с учётом строк 6 и 7.

Расчёты базы по отчёту 4-ФСС

Таблица 1.1. Временная передача своих сотрудников другим компаниям

Эта таблица заполняется, если страхователь направил своих работников временно в другие компании. Строки заполняются в отношении каждой организации или предпринимателя, куда направлены сотрудники. Соответственно, в графах таблицы отражаются данные принимающей стороны. В следующей таблице представлено, как следует заполнять графы.

* Примечание. В отношении работников, направленных на временную работу в другие компании, взносы начисляются по тарифу принимающей стороны.

Таблица 2. Расчёты по обязательному социальному страхованию от производственного травматизма и профзаболеваний

Таблица содержит расчёты по взносам на травматизм. Источник данных для ее заполнения являются регистры бухгалтерского учёта.

Таблица визуально разделена на 2 части. Левая часть заполняется следующим образом:

• Строка 1 — сумма долга страхователя перед ФСС на начало периода.
• Строка 1.1 — сумма долга правопреемника, перешедшая от реорганизованного лица либо сумма долга страхователя, оставшаяся после закрытия обособленного подразделения.
• Строка 2 — сумма начисленных за период взносов. Помимо общей суммы, указывается (в графе 1): сумма на начало периода;
• суммы за каждый из трех последних месяцев.

Строки правой части таблицы заполняются так:

1. Строка 12 — сумма задолженности ФСС на начало периода, в том числе:
   строка 13— за счёт превышения расходов;
2. строка 14 — за счёт переплаты.
3. Строка 14.1 — сумма долга ФСС перед страхователем-правопреемником или головной организацией по закрытому обособленному подразделению.
4. Строка 15 — общая сумма расходов по соцстрахованию (графа 3), в том числе на начало периода и за каждый из трёх последних месяцев (графа 1)
5. Строка 16 — суммы уплаченных взносов:
   на начало периода;
6. за каждый из трех последних месяцев (в графе 1 указываются реквизиты платежного поручения).
7. Строка 17 — суммы списанной задолженности, если применимо.
8. Строка 18 — сумма строк 12, 14.1 — 17.
9. Строка 19 — сумма числящейся за страхователем задолженности на конец месяца.
10. Строка 20 — сумма недоимки в составе суммы из строки 19.

Расчёт и уплата страховых взносов в 4-ФСС

Таблица 3. Расходы на выплату пособий по обязательному страхованию от несчастных случаев и профессиональных заболеваний, финансирование мероприятий по профилактике травматизма

В этой таблице указываются расходы по взносам на травматизм. По строкам 1-8 заполняются графы 3 (количество дней) и 4 (сумма). Следует указать сведения о выплатах:

• по строке 1 — в связи с несчастными случаями
• по строке 4 — в связи с профзаболеваниями
• по строке 7 — за отпуск на санаторное лечение

Данные по этим выплатам детализируются. Указываются количество дней и сумма в отношении лиц, которые:

• пострадали при работе по внешнему совместительству (строки 2 и 5)
• пострадали, работая в другой организации (строки 3, 6 и

По остальным строка указывается такая информация:

• строка 9 — сумма, потраченная на меры профилактики травматизма и профзаболеваний;
• строка 10 — общая сумма затрат (сумма строк 1, 4, 7 и 9);
• строка 11 — сумма пособий, которые были начислены, но не выплачены.

Таблица 4. Данные по количеству застрахованных сотрудников, которые пострадали в связи со страховым случаем на рабочем месте

Здесь отражаются сведения о численности пострадавших лиц. В таблице всего 5 строк, в который указывается:

• в строке 1 — количество лиц, пострадавших из-за несчастных случаев, на основании актов о несчастных случаях на производстве по форме Н-1;
• в строке 2 — количество лиц, пострадавших в несчастных случаях со смертельным исходом (входит в показатель из строки 1);
• в строке 3 — количество лиц, пострадавших от профессиональных болезней, на основании актов о случаях профессиональных заболеваний;
• в строке 4 — общее количество пострадавших (строка 1 + строка 3);
• в строке 5 — количество лиц, потерявших трудоспособность только временно, на основании данных из больничных листов.

В строках 1-3 указываются страховые случаи за отчётный период по дате проведения экспертизы.

Таблица 5. Сведения о результатах проведённой спецоценки условий труда и предварительных и обязательных медосмотрах работников

В этой таблице отражаются сведения о результатах спецоценки труда и проведенных медосмотрах:

1. Графа 3 строки 1. Отражается общее количество рабочих мест, подлежащих спецоценки условий труда . При этом неважно, проводилась в отчётном периоде такая центр или нет.
2. Графа 4 строки 1. Данные о количестве мест, условия труда на которых были оценены, в том числе по третьему и четвертому классу опасности (графы 5 и 6).
3. Графа 7 строки 2. Количество работников на опасных и вредных производствах, которые должны проходить медосмотр.
4. Графа 8 строки 2.Количество работников из предыдущего пункта, прошедшие медосмотр в предшествующем году.

Сведения по спецоценке условий труда
По правилам, все данные в таблице должны быть на начало года, то есть на 1 января 2022.

На что обратить внимание при заполнении отчета

Титульный лист

Внимательно заполняйте показатель «Среднесписочная численность работников».

Напоминаем, в ССЧ не включаются беременные сотрудницы, работники, которые ушли в отпуск по уходу за ребенком, и иные категории сотрудников, указанные в п. 2.4.1. приказа Росстата от 27.11.2019 № 711.

Таблица 1

В строку 1 вносят сведения о выплатах персоналу за отчетный период нарастающим итогом.

Все суммовые показатели отчета указывают в рублях с копейками.

В строке 2 отражают суммы, которые не облагаются взносами. Например: выплата сотруднику по больничному листу в связи с заболеванием за первые три дня болезни.

В строке 3 рассчитывают базу для начисления взносов, как разность строк 1 и 2.

Тариф страховых взносов на травматизм указывают с учетом всех скидок и надбавок (при наличии).

Пример отражения больничного в таблице 1:

В компании 4 сотрудника. Ежемесячный фонд оплаты труда — 100 тысяч рублей (для наглядности расчетов суммы округлены). В январе один из сотрудников болел. В результате общая сумма выплат за этот месяц составила 98 тысяч рублей, в том числе пособие по больничному за первые три дня болезни — 3 тысячи рублей. Компания применяет стандартный тариф взносов — 0,2 %.

Таблица 1 будет заполнена так:

Таблица 2

В таблице отражают сведения по начисленным и уплаченным взносам за 1 квартал 2022 года.

В строке 1 указывают задолженность на начало года. А в строке 19 задолженность на конец 1 квартала.

Обратите внимание: в 2022 году в связи с переходом на прямые выплаты строку 15 больше заполнять не нужно.

Пример заполнения таблицы 2:

Нулевая форма 4-ФСС в 2022 году

Организация или предприниматель, которые не работали в отчётном периоде и не производили никаких отчислений сотрудникам, тоже должны отчитаться по форме 4-ФСС. В таком случае надо сдать нулевую форму и тем самым поставить ФСС в известность об отсутствии деятельности в отчётном периоде.

В составе нулевой формы сдают титульный лист и таблицы 1, 2 и 5, которые заполняются прочерками. Вместе с формой можно представить в ФСС пояснение о том, что вы не работали, не начисляли зарплату, и, следовательно, не делали отчислений в фонд. Но это не обязательно, при необходимости ФСС сам запросит нужные сведения.

Заполнение отдельных полей

Остановимся подробнее на особенностях заполнения формы 4-ФСС при ликвидации образца 2022 года:

1. Заполнение поля «Отчетный период (код)».

В приказе ФСС № 381 нет специальных правил для заполнения при ликвидации. Не сказано и о том, можно ли оставить поле незаполненным.

Учитывая, что ликвидационные процедуры (в том числе сдача последнего 4-ФСС), в нашем примере происходят в первом квартале 2022 года, этот период и был указан на титульном листе в качестве отчетного.

1. Вид о.

Вне зависимости от того, какого вида отметку вы проставите в этом поле (V, Х или иную), в приеме отчета вам не откажут — в приказе ФСС № 381 нет указаний относительно вида и формы проставляемой отметки.

1. Заполнение других полей формы.

Остальные поля титульного листа 4-ФСС при ликвидации в 2022 году заполняйте в обычном порядке — как делали в отчетах, не связанных с прекращением деятельности и ликвидацией.

Штрафы

Несвоевременная сдача

Несвоевременная подача 4-ФСС последует штраф по статье 19 закона 125-ФЗ. Его размер — 5% от суммы взносов, которые подлежат уплате в бюджет за последние 3 месяца отчётного периода. Штраф увеличивается на 5% за каждый полный и неполный месяц просрочки. Границы штрафы такие:

• минимальный — 1000 рублей
• максимальный — 30% от суммы взносов

Также предусмотрена административная ответственность для должностных лиц — 300-500 рублей.

Бумажный отчёт вместо электронного

За сдачу бумажного отчёта вместо электронного назначат штраф 200 рублей. Дополнительно возможны предупреждение или штраф для должностных лиц — 300-500 рублей.

Недоимка в 4-ФСС: как не запутаться в терминах

Официальной расшифровки понятия «недоимка в 4-ФСС» в законодательстве мы нет. Термин «недоимка» раскрыт в ст. 11 НК РФ и означает не уплаченную в установленный законом срок сумму налога, сбора или страховых взносов.
Недоимка, которую страхователи отражают в 4-ФСС, не относится к налоговым платежам. Хотя означает то же самое — это сумма задолженности по взносам, срок уплаты по которой истек. Речь в данном случае идет о страховых взносах «на травматизм», которые администрирует ФСС.

Следует различать два понятия:

• «задолженность за страхователем на конец отчетного (расчетного) периода» — это нормальное явление, когда страхователь взносы на отчетную дату к уплате начислил (за последний месяц), а срок платежа по ним еще не наступил (наступит в следующем месяце, который относится к другому отчетному периоду);
• «недоимка» — ее наличие говорит о том, что страхователь допустил просрочку платежа по взносам и будет за это материально наказан (о последствиях образования недоимки смотрите далее).

Чтобы не образовывалась недоимка по взносам на травматизм, страхователю следует контролировать своевременность уплаты взносов — ежемесячно не позднее 15-го числа календарного месяца, следующего за месяцем, за который начисляются взносы (п. 4 ст. 22 закона «Об обязательном социальном страховании…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Рассказываем, в чем различия между пеней, штрафом и неустойкой.

Нормативные акты

• Приказ ФСС РФ от 26.09.2016 N 381 (ред. от 07.06.2017) «Об утверждении формы расчёта по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения и Порядка ее заполнения».
• Постановление Минтруда России от 24.10.2002 N 73 (ред. от 14.11.2016) «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учёта несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях».

Обязательные листы нулевки

Соцстрах ждет от страхователей 4-ФСС в любом случае — производили они выплаты в отчетном периоде в пользу физлиц или нет. Если в отчет записать нечего, от работодателя потребуется представить заполненный по особым правилам нулевой расчет 4-ФСС.

Его основное отличие от обычного (заполненного данными) расчета — урезанный объем представляемых таблиц.

Если в одном из кварталов, например, в первом у вас были начисления наемным сотрудникам, а в последующие кварталы — нет, отчет до конца года не будет нулевым, т.к. некоторые строки заполняются нарастающим итогом. Эксперты КонсультантПлюс разъяснили нюансы заполнения каждой строки формы 4-ФСС. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Расчет 4-ФСС — 2022 заполняется на бланке, который утв. приказом ФСС от 26.09.2016 № 381 в ред. от 07.06.2017. Скачать его вы можете ниже.

Минимальный набор листов и таблиц отчета определен в п. 2 приложения № 2 к приказу № 381 — он включает:

• титульный лист;
• 3 таблицы (1 — расчет базы для начисления страхвзносов, 2 — расчет травмовзносов и 5 — результаты оценки условий труда).

Это для 4-ФСС обязательные листы. Оставшиеся таблицы расчета (1.1, 3 и 4) допускается не заполнять — на это указано в п. 2 Порядка оформления 4-ФСС, утв. приказом № 381 (приложение № 2). Поэтому нулевой расчет вы можете формировать без них.

О специфике заполнения ячеек таблиц нулевого расчета расскажем в следующем разделе.