Нужно ли включать в отчетность формы СЗВ-М декретниц?

Цель введения нового отчета организаций в Пенсионный фонд

Новый отчёт СЗВ-М введён в действие не так давно: в 2016 году вышло постановление Правления Пенсионного фонда N 83п, которое предусмотрело такую обязанность для работодателей.

Целью данного отчета является предоставление сведений в ПФР о застрахованных лицах. Такая информация понадобилась фонду из-за того, что была приостановлена индексация страховых пенсий возрастным пенсионерам, что в свою очередь потребовало отслеживания работающих пенсионеров. То есть, по своей сути отчёт СЗВ-М необходим фонду для реализации антикризисных мер в сфере пенсионного обеспечения.

Состав ежемесячной отчетности ЕМО в Пенсионный фонд

На каждого работника нужно ежемесячно передавать следующие сведения по форме СЗВ-М:

1) Страховой Номер Индивидуального Лицевого Счета (СНИЛС);

Знаете, какая самая частая ошибка в Расчете по страховым взносам и в СЗВ-М, из-за которой не примут отчеты? Неверные СНИЛС сотрудников. Ошибкой посчитают даже верное значение кода в отчете, если с данными ФНС или фонда оно расходится. Проверить СНИЛС

2) фамилию, имя и отчество;

3) идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

Сведения представляются, в том числе, о лицах, которые заключили договоры ГПХ, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы.

ФИО и СНИЛС работников указываются также в подразделе 6.1 раздела 6 расчета ЕРСВ в налоговую (см. «Новая форма ЕРСВ»). Также с апреля 2022 года эти сведения, а также ИНН сотрудников потребуется сообщать дополнительно. Пенсионный фонд должен разработать форму нового ежегодного отчета по стажу сотрудников.

Обязанность предоставления сведений в форме СЗВ-М в ПФР

Сразу после того, как вышло постановление Правления Пенсионного фонда о предоставлении сведений о застрахованных лицах, у страхователей появилась дополнительная обязанность – сдача отчета по форме СЗВ-М. Поскольку страхователями являются практически все работодатели не зависимо от количества сотрудников в компании, такая отчетность предусмотрена для акционерных обществ, общество с ограниченной ответственностью и индивидуальных предпринимателей.

Важно! Однако, следует помнить, что индивидуальные предприниматели, не имеющие сотрудников вовсе и ведущие всю свою хозяйственную деятельность единолично, не обязаны предоставлять такой отчёт.

С какой целью составляется СЗВ-М?

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» целями индивидуального (персонифицированного) учета являются:

• создание условий для назначения страховых и накопительной пенсий в соответствии с результатами труда каждого застрахованного лица;
• обеспечение достоверности сведений о стаже и заработке (доходе), определяющих размер страховой и накопительной пенсий при их назначении;
• создание информационной базы для реализации и совершенствования пенсионного законодательства Российской Федерации, для назначения страховых и накопительной пенсий на основе страхового стажа застрахованных лиц и их страховых взносов, а также для оценки обязательств перед застрахованными лицами по выплате страховых и накопительной пенсий, срочной пенсионной выплаты, единовременной выплаты средств пенсионных накоплений;
• развитие заинтересованности застрахованных лиц в уплате страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации;
• создание условий для контроля за уплатой страховых взносов застрахованными лицами;
• информационная поддержка прогнозирования расходов на выплату страховых и накопительной пенсий, определения тарифа страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации, расчета макроэкономических показателей, касающихся обязательного пенсионного страхования;
• упрощение порядка и ускорение процедуры назначения страховых и накопительной пенсий застрахованным лицам.

Форма СЗВ-М утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда России от 1 февраля 2016 г. № 83п «Об утверждении формы «Сведения о застрахованных лицах». В разделе «Сведения о застрахованных лицах» указываются данные о застрахованных лицах — работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства

Таким образом, в СЗВ-М необходимо указывать сведения о работниках, о подрядчиках, с которыми заключён трудовой договор, договор подряда, действующий в настоящее время или прекративший своё действие в отчётном периоде. В данном вопросе необходимо руководствоваться исключительно сроком действия договора.

Порядок заполнения отчета СЗВ-М

Форма предоставления сведений по застрахованными лицам утверждена вышеупомянутым постановлением. Однако, службы Пенсионного фонда не дают никакого разъяснения о заполнении такого отчета, делая упор на то, что форма СЗВ-М включает необходимые указания к заполнению.

Итак, данный документ состоит из четырёх частей:

1. Сведения о страхователе;
2. Сведения об отчетном периоде;
3. Сведения о типе отчета: исходном, дополняющем или отменяющем;
4. Сведения о лицах, которые застраховал страхователь.

Все разделы подлежат обязательному заполнению. Однако, в разделе 4 в табличной части работодатель может не указывать ИНН сотрудника, если не знает такие данные.

Важно! При заполнении формы ни в коем случае нельзя допускать ошибок, поскольку проверяющий сотрудник ПФР может Вас оштрафовать.

Кто занимается заполнением СЗВ-М и какие моменты следует учитывать

Новая форма была разработана ПФР и в ней обязательно должны отражаться полные сведения о сотрудниках, а именно: ФИО работника, его СНИЛС, ИНН (не обязательно с 2022 года). Для получения общего представления о заполнении формы можно рассмотреть образец:

В общий список работников обязательно вносятся имена сотрудников, которые имеет с работодателем трудовое соглашение любой фомы и вида. Не имеет значения, какой срок проставлен в соглашении. Каждый акт должен быть отражен в новом отчете. СЗВ-М является отчетом, обязательным для всех компаний и предприятий, за исключением ИП без наемных сотрудников, которые освобождены от данной обязанности.

Заполнением формы занимается ответственное лицо – бухгалтер или руководитель. Документ предоставляется в отделение ПФР по месту регистрации компании ежемесячно, до 15-го числа. В случае нарушения сроков, на работодателя налагается штраф в размере 500 руб. за каждого сотрудника.

Необходимость указания сведений о декретницах в СЗВ-М

При составлении отчета СЗВ-М давольно часто у составителя возникает вопрос о том, нужно ли включать в отчёт сведения о декретницах. При чем под декретницами могут иметься ввиду, как женщины, ушедшие в отпуск по беременности и родам, так и сотрудницы, находящиеся в отпусках по уходу за ребёнку до полутора или трёх лет их детей.

Как говорилось выше, отчёт СЗВ-М включает сведения по застрахованным лицам. При этом в какой бы отпуск, называемый декретным, женщина не ушла, она не перестаёт быть застрахованным лицом, следовательно, данный вопрос однозначно имеет положительный ответ – декретниц нужно включать в отчёт СЗВ-М.

Однако, не все декретницы являются застрахованным лицами. Так, если сотрудница, ушедшая в декрет, временно прибывала на территории нашей страны и являлась высококвалифицированным специалистом, она не является застрахованным лицом, а значит сведения в Пенсионный фонд России по ней предоставлять не нужно. В данном случае такую работницу не нужно включать в табличную часть отчета СЗВ-М.

Когда и кто сдает отчет по форме СЗВ-М, а также кого следует в этот отчет включать?

Хотя отчетность по СЗВ-М действует уже больше года, но вопросы о том, на кого и в каких случаях подается данная форма, еще остаются. И для избегания негативных последствий для компании этот вопрос следует внимательно изучить.

Кто и когда сдает отчет СЗВ-М

• Компании, организации, включая и их обособленные структуры.
• ИП.
• Практикующие в юридической сфере частным образом (адвокаты, нотариусы и т. д.) за свой нанятый персонал.

• На каждого официально устроенного сотрудника (по трудовому договору), если договор заключен, расторгнут или действует в периоде, подлежащем отчету перед ПФ.
• На всех физлиц, если они сотрудничают на основании договоров подряда или любых других ГПД начинающихся, действующих или заканчивающихся в данный отчетный период.
• На иных лиц, получающих денежные выплаты, на которые насчитываются страховые взносы по законодательству РФ.

Нюансы подачи

Это в общем случае, но по некоторым «фигурантам» СЗВ-М требуется отдельное разъяснение:

• Один директор без зарплаты. Если руководитель компании не получает зарплату, но трудовой договор с ним не расторгнут, подается «нулевой» отчет. А если кроме отсутствия выплат разорван контракт, СЗВ-М не подается, даже если директор фактически продолжает выполнять свою работу.
• Директор без трудового договора. Если при этом директор не получает никакие официальные деньги от компании (например по ГПД), СЗВ-М не оформляется. Но если есть выплаты, облагаемые страховыми взносами – включение в отчет обязательно.
• Члены совета директоров. Если с членом совета директоров заключен обычный договор или ГПД, и он получает вознаграждение за работу в компании, на которое начисляется страховка, то в СЗВ-М его включают.
• ИП за себя. При отсутствии наемных работников предприниматель данный отчет не подает, в том числе и на себя.
• ИП с работниками. Если у предпринимателя есть действующие договора с наемными работниками или договора подряда, то он подает форму отчетности на них по общепринятым правилам. Себя в этот отчет ИП не включает.

Кто и когда сдает отчет СЗВ-М, расскажет данное видео:

Порядок и сроки сдачи СЗВ-М

Сдавать отчетность можно двумя способами:

1. В бумажном виде;
2. В электронной форме.

При чем первый способ «вымирает», поскольку набирают обороты электронные сервисы. Кроме того, воспользоваться бумажным форматом могут не все работодатели, а лишь те, чья численность штата не превышает 25 человек. Для таких небольших компаний предусмотрено несколько вариантов предоставления «бумажного» отчета СЗВ-М:

1. Личное посещение территориального органа Пенсионного фонда;
2. Передача отчета с доверенным лицом;
3. Отправка отчета по почте.

Организации со штатом работников от 25 и выше человек обязаны предоставлять отчёт исключительно посредством электронного документооборота с заверением документа электронно-цифровой подписью. Если по каким-то причинам работодатель с численностью свыше 26 сотрудников предоставит в ПФР отчёт в бумажном виде, его оштрафуют.

Для сдачи сведений о застрахованных лицах по форме СЗВ-М предусмотрены определенные сроки. Изначально, в 2016 году, на подготовку и предоставление такого отчета было выделено десять дней следующего за отчётным месяца. Однако, с 2022 года этот срок продлили на пять дней, и теперь сдавать отчетность следует не позднее 15 числа следующего за отчётным месяца. Если же 15 число приходится на выходной день, то предельный срок переносится на следующую ближайшую рабочую дату.

Таким образом, крайние сроки сдачи СЗВ-М в 2022 году следующие:

• за январь – 15 февраля;
• за февраль – 15 марта;
• за март – 15 апреля;
• за апрель – 16 мая;
• За май – 16 июня;
• За июнь – 16 июля;
• За июль – 15 августа;
• За август – 17 сентября;
• За сентябрь – 15 октября;
• За октябрь – 15 ноября;
• За ноябрь – 17 декабря;
• За декабрь – 15 января 2022 года.

В случае несвоевременной сдачи отчетности о застрахованных сотрудниках организация рискует получит достаточно большой штраф.

Кто и когда должен предоставлять СЗВ-М?

Согласно п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» страхователь ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем, представляет о каждом работающем у лице, (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе) следующие сведения:

• страховой номер индивидуального лицевого счета;
• фамилию, имя и отчество;
• идентификационный номер налогоплательщика (при наличии у страхователя данных об идентификационном номере налогоплательщика застрахованного лица).

Предоставлять сведения о подрядчиках-физических лицах не нужно лишь в исключительных случаях:

Согласно ст. 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ сведения для индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в соответствии с настоящим Федеральным законом в органы Пенсионного фонда Российской Федерации, представляются в соответствии с порядком и инструкциями, устанавливаемыми Пенсионным фондом Российской Федерации.

Указанные сведения могут представляться следующим образом:

При представлении сведений в электронной форме соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации направляет страхователю подтверждение приема указанных сведений в форме электронного документа.

Каждый страхователь должен ежемесячно до 10 числа передавать в ПФР сведения о каждом работающем у него застрахованном лице (включая тех, которые заключили договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы). Ранее была утверждена форма для подачи этих сведений (форма СЗВ-М).

Порядок исправления ошибок в СЗВ-М

Исправлять ошибки в самом бланке СЗВ-М категорически нельзя. Для того, что исправить неверно внесённые данные необходимо сделать новый отчёт и указать в третьем разделе соответствующее значение:

1. ДОП – дополняющая форма СЗВ-М. Применяется, если в отчёте Вы забыли указать какого-либо работника. В этом случае отчет должен содержать только сведения о забытом сотруднике.
2. ОТМН – это отменяющий вариант отчета. Он используется, если в СЗВ-М по ошибке включили лишнего сотрудника. В этом случае необходимо в 4 разделе указать сведения о таком работнике.

Справочник Бухгалтера

Форма отчета принята Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п.

Отчет состоит из 4-х блоков:

1. Данные организации: регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН, КПП.
2. Отчетный период, равный месяцу, за который подаются данные — январь (01), февраль (02), март (03), апрель (04), май (05), июнь (06), июль (07), август (08), сентябрь (09), октябрь (10), ноябрь (11), декабрь (12).
3. Тип формы, который зависит от того, какие сведения предоставляются. Первичный отчет — «исхд», исходная форма. Если вы забыли и не включили застрахованное лицо, либо необходимо дополнить сведения о ком-то, то подайте «доп», дополняющую форму.

   Если необходимо кого-то исключить, то сформируйте отменяющую форму — «отмн».

4. Сведения о застрахованных лицах (персонифицированные данные).

В документ также включаются:

• сотрудники, работающие по трудовым договорам, в т.ч. и те, кому не начислялись выплаты;
• физические лица, работающие по договорам ГПХ, когда по договорам начисляются взносы;
• сотрудницы, находящиеся в декретном отпуске.

Страхователь предоставляет в ПФ РФ сведения о сотрудниках до 15 числа месяца, следующего за отчетным на основании ст.11 закона №27-ФЗ от 01.04.1996г.

Не стоит забывать, что когда крайний срок сдачи приходится на выходные или праздники, то дата сдачи СЗВ-М является следующий рабочий за выходным или праздничным.

Если организация сдает отчет позже указанного срока, то ПФР штрафует ее за каждое застрахованное лицо по 500 рублей.

Как заполнить СЗВ-М, если сотрудник уволился

Частый вопрос — включаются ли в СЗВ-М уволенные сотрудники? В момент увольнения, организация прекращает трудовые отношения с работником. В месяце увольнения сотрудник включается в отчет, а в следующем — уже нет.

Рассмотрим более подробно случай заполнения формы, когда увольняется работник. Иванов И.И. увольняется 22 мая 2022 года. Бухгалтер сдает форму отчета за май месяц, включая Иванова И.И. Бухгалтер организации ГБОУ ДОД СДЮСШОР “АЛЛЮР” составляет СЗВ-М за май 2022 года. Заполним отчет по шагам.

Шаг 1. Заполняем данные организации: регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН, КПП.

Шаг 2. Указываем отчетный период.

Шаг 3. Отражаем тип.

За июнь 2022 года, бухгалтер данного работника уже включать не будет.

Предоставление отчета уволенному

Согласно абз. 2 п.4 ст. 11 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 года, необходимо предоставить СЗВ-М при увольнении сотрудника. Сделать это необходимо в день увольнения. Заполните аналогично, как для сдачи в ПФР, но включите данные только уволившегося работника.

Информация о других лицах является персонифицированной и предоставлять ее сторонним лицам и организациям запрещено, это устанавливается нормами об ответственности ст. 90 ТК РФ, ст. 13.11, 13.14 КоАП РФ, ст. 137 УК РФ и другими нормативно-правовыми актами.

Кроме того, получите от подтверждение, что документ выдан. Это можно сделать следующим способом:

• взять письменное подтверждение в свободном виде;
• сделать копию и на ней поставить подпись работника и дату предоставления;
• завести журнал выдачи, где будет прописана причина выдачи и подпись о получении.

Заполнение СЗВ-СТАЖ при предоставлении отпуска по уходу за ребенком

Отпуска по уходу за ребенком засчитываются в общий и непрерывный трудовой стаж, а также в стаж работы по специальности (за исключением случаев досрочного назначения страховой пенсии по старости) (ст. 256 ТК РФ).

В связи с этим сведения о работниках, находящихся в отпуске по уходу за ребенком до 3-х лет, подлежат обязательному отражению в СЗВ-СТАЖ, в т.ч. в тех случаях, когда работник находится в таком отпуске весь отчетный период.

Воспользоваться правом на такой отпуск могут не только родители, но и иные лица при условии, что они фактически осуществляют уход за ребенком (ст. 256 ТК РФ).

При этом факт наличия или отсутствия осуществляемых в пользу таких работников выплат, облагаемых страховыми взносами, в этом случае не имеет значения.

Заполнение Раздела 3 СЗВ-СТАЖ будет зависеть от того, продолжает ли работник трудиться во время нахождения в отпуске по уходу за ребенком (на условиях неполного рабочего времени) или нет.

Если сотрудник, находясь в отпуске по уходу за ребенком, не работает, то в графе 11 “Дополнительные сведения” Раздела 3 формы проставляется специальный код, указание которого зависит:

— от того, кому этот отпуск предоставляется;

— от возраста ребенка (см. таблицу).

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос N1: Здравствуйте! Нашей организации пару месяцев оказывала бухгалтерские услуги по договору женщина, которая являлась индивидуальным предпринимателем. Мы всегда вносили сведения о ней в отчёт СЗВ-М. В первый месяц замечаний от ПФР не было, а вот во втором месяце нас оштрафовали. Не так давно она ушла в декрет. Нужно ли нам указывать в отчете СЗВ-М сведения о ней?

Ответ: Во-первых, сведения о такой сотрудницы не нужно было указывать в СЗВ-М ранее, поскольку эта женщина – ваш контрагент, а не сотрудница. Если Вы это делали, то это ошибочно и ПФР в первый раз этого не заметила. Во-вторых, индивидуальный предприниматель, оказывающий услуги организации не является застрахованным организацией лицом, будь то декретница или рабочий человек, а значит сведения о нем в отчёт СЗВ-М вносить не нужно. ИП должен самостоятельно информировать ПФР о себе и своих сотрудниках.

Когда подавать отчетность?

Отчетность по форме СЗВ-СТАЖ подается работодателем до 1 марта года, следующего за отчетным, по всем сотрудникам в отделение ПФР. Работодатели с численностью работников менее 25 человек имеют право подать отчет на бумажном носителе лично, через представителя или почтой. К бумажному отчету по желанию можно приложить отчет на магнитном носителе. При отправке отчета по почте датой сдачи отчета будет считаться дата на почтовом штемпеле.

Все остальные страхователи сдают отчет по каналам электронной связи, заверяя форму СЗВ-СТАЖ усиленной электронной подписью.

За не сданный, сданный с опозданием или с неверными сведениями отчет на страхователя налагается штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Работодатель, который должен был отправить в электронном формате, но нарушил этот порядок, будет оштрафован на 1000 рублей. Помимо организации, штраф может быть наложен на должностных лиц, ответственных за сдачу отчетности.

Подводные камни

Отчет по страховым взносам на работницу, которая в декрете с первым ребенком и получила лист по БиР на второго

Иногда возникает ситуация, когда женщина, еще находясь в отпуске по уходу за ребенком, приносит по предприятие второй больничный лист по беременности и родам. В первую очередь важно уяснить, что женщина не может находится одновременно в двух отпусках. Поэтому ей необходимо определиться:

• прервать отпуск по уходу за первым ребенком, оформив новый отпуск беременности и родам;
• не предъявлять лист нетрудоспособности и не оформлять отпуск по БиР, а после того как первому ребенку исполнится 1,5 года, оформить на второго ребенка отпуск по уходу за ребенком или по БиР (если еще не истек срок давности).

Соответственно в форме СЗВ-СТАЖ указывается именно тот отпуск, который женщина выбрала для себя наиболее выгодным и в котором она находилась. Наложение в отчете одной даты на другую недопустимо.

Другие ситуации

Отпуск по беременности и родам — это право женщины, а не обязанность, и распорядиться им она может по своему усмотрению.

В частности, женщина может решить:

• выйти в отпуск по беременности и родам позже даты, указанной в больничном листе;
• работать вплоть до самого рождения ребенка и выйти в послеродовой декретный отпуск;
• не выходить в отпуск по БиР вовсе, оформив на дни родов текущий или административный отпуск.

Форма СЗВ-СТАЖ должна отражать действительную ситуацию с периодами работы и нахождения в отпусках сотрудницы вне зависимости от того, на какую дату оформлен больничный лист. Поэтому бухгалтер вносит в отчет фактические данные на основании заявления женщины и оформленных приказов.

Соответственно, период нахождения сотрудницы в декретном отпуске следует отражать в отчете СЗВ-СТАЖ только лишь, если женщина этот отпуск оформит. Данные о декретнице вносятся в отчет в обязательном порядке, даже если в отчетном периоде сотрудница не работала ни дня и заработная плата ей не выплачивалась.