Кто заполняет личный листок по учету кадров
Заполнением занимается лично сотрудник, на которого он оформляется, непосредственно при трудоустройстве. Заполненный листок прикрепляется к его личному делу, где и хранится на протяжении всего периода работы. После увольнения данный документ совместно с другими кадровыми бумагами, утратившими свою актуальность, передается в архив организации.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Какие ещё есть правила оформления?
Список научных трудов вместе с изобретениями можно составить на отдельном листке, если личного листка учёта не хватает для решения этого вопроса. И сделать соответствующую запись о том, что в одном из приложений содержится полный перечень.
Узнайте об ответственности бухгалтера с 2016 года в этой статье.
По трудовой деятельности указываются не только её периоды. Надо написать вообще всё, что связано с обучением, даже с прохождением Военной службы. Можно просто написать, какое время работник находился в той или иной должности, если они все занимались на одном и том же предприятии.
Дополнение к личному листку по учету кадров.
Документы отправляются в личное дело по мере того, как они появляются, официально выпускаются. Наличие внутренней описи становится обязательным требованием, ведь в личных листках содержится важная информация.
Можно использовать общее личное дело для хранения листков, если за год их накопилось не так много. Но такой вариант далеко не всегда признают удобным.
Сами личные дела хранятся на протяжении максимум 75 лет, хотя у самого листка подобные крайние сроки отсутствуют. И они никак не влияют на определение крайних дат для других документов, входящих в личное дело.
Обычно такие документы заполняются только в ручную, с использованием чернил. Но допускаются и ситуации, когда листок заполняется в электронной форме. Это удобное решение для оптимизации общего документооборота на предприятии.
Важно при приёме на работу присвоить табельный номер конкретному сотруднику. Тогда легче будет разобраться, какое дело и на кого заведено.
Личный листок обязательно заполняется на тех, кто занимает руководящие должности. Этот документ обязателен даже для тех, кто приходит на временную работу. Либо занимает должность, имеющую сезонный характер.
Регистрация подобных документов проводится всего один раз. Поступающие оформляются в день, когда они заполняются. Для создаваемых датой регистрации будет день утверждения или проставления подписи. Не требуется повторных регистраций, даже если документ переходит от одного подразделения к другому.
Статья Порядок начисления и списания алиментов с заработной платы: что нужно знать? расскажет вам все об алиментах и о том, как правильно их рассчитать от заработка работника.
В пределах каждой регистрационной группы документу присваивают тот или иной номер. Благодаря дублированию информации сразу в нескольких документах облегчается поиск необходимых сведений, сам процесс хранения.
Только благодаря грамотному учёту даже личные листки обладают юридической силой. Главное – учитывать организацию труда на том или ином конкретном предприятии.
Более подробно о личном листке вы узнаете в этом видео:
https://www.youtube.com/watch?v=_VJFSSXCm_s
Не забудьте добавить «FBM.ru» в источники новостей
Последние новости
Правила составления личного листка
На сегодняшний день личный листок по учету кадров не является строго обязательным документом для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей–работодателей. Тем не менее, он относится к категории востребованных документов, и в основном используется при приеме на работу в крупные коммерческие структуры.
Что касается государственных учреждений, то для них наличие этого документа является строго обязательным.
Личный листок не имеет унифицированного общеприменимого образца, поэтому может иметь различную содержание и структуру. Однако есть разделы, которые всегда включаются в стандартную форму документа. В частности, это касается информации о личных данных работника:
- дате его рождения,
- адреса местожительства,
- серии и номера паспорта,
- сведений о семейном положении.
Также практически всегда в личном листке требуется указать образование и опыт работы. Все остальные параграфы могут изменяться в зависимости от потребностей и представления работодателя об этом документе.
Еще один важный аспект – при заполнении личного листка, сотрудник должен приложить к нему свою фотографию, которая потом в него вклеивается.
Личный листок по учету кадров оформляется строго в письменном виде от руки, в единственном экземпляре и заверяется подписью сотрудника, который таким образом свидетельствует о том, что внес в него правдивые данные о себе.
Суть и основные понятия кадрового учета
Личный листок по учёту кадров – документ, где отражается вся информация о сотруднике, как личного, так и биографического характера. Это те сведения, которые так же входят в личное дело.
Возврат товара поставщику оформляется документально, а как это сделать правильно – узнайте по ссылке.
Обычно совместно с личными листками учёта используют ещё и специальные анкеты. Они похожи на листок, только дают больше сведений по определённым вопросам. Обязательное требование – наличие фотографии сотрудника форматом 4 на 6 сантиметра.
Для чего формируют такой документ?
Наниматель обязан вести личные дела всех, кто работает под его руководством. И вообще всех сотрудников, если это прописано в Законодательстве. Личные листки – первичные документы, которые играют самую важную роль в такой регистрации.
Главное назначение листка – в первичном учёте всего кадрового состава на предприятии.
За заполнение отвечают специалисты кадровой службы в компании. Работники только расписываются на документе в знак того, что никаких ошибок не обнаружили.
Какие документы входят в личный листок?
Пример заполнения личного листка по учёту кадров
Вначале на документ, справа или слева (это не имеет значения) вклеивается фотография сотрудника. Затем вписываются его личные данные: фамилия, имя, отчество (полностью), дата рождения, национальность (при желании можно не указывать) и место рождения. Потом сюда же вносится домашний адрес официальный и фактический (если они отличаются), телефон и сведения из паспорта (серия, номер, когда и кем выдан). Чуть ниже нужно указать свой семейный статус.
Во вторую часть документа вносится информация о ближайших родственниках.
Если из каких-либо соображений работник не желает заполнять эту часть листка, ее можно оставить пустой, а вот следующую строку о военной обязанности заполнить необходимо.
Далее стоят две таблицы об образовании и опыте работы. Если речь идет об образовании, сюда нужно вносить информацию о максимально достигнутом его уровне. То есть, если это школа, то указать сведения о ней, если есть среднее специальное или высшее образование, то школу указывать уже не нужно, достаточно привести информацию о последнем законченном образовательном учреждении.
Что касается предыдущего опыта, то сюда данные нужно вносить, начиная с последнего места работы и по убывающей.
Следующая часть относится к дополнительным знаниям, а также профессиональным достижениям. Сюда нужно вписывать только те сведения, которые имеют под собой документальные доказательства. Что касается пребывания за границей – этот раздел не является обязательным и может оставаться незаполненным.
В заключение следует перечислить награды, которые были получены ранее на ниве профессиональной деятельности. Если таковые отсутствуют, строку можно оставить пустой и перейти к завершающему этапу: указанию даты заполнения личного листка и подписи.
О бланках и формах для личного листка
Чёткие требования к структуре данного документа в законодательстве РФ отсутствуют. Значит, компания имеет право на самостоятельную разработку формы, которая кажется наиболее подходящей для личного учёта. Главное – не нарушать права, которыми наделён сам сотрудник.
Работники в отделах кадров стараются применять на практике стандартные формы, внося лишь некоторые изменения со своей стороны.
Часто бывает так, что информация и вопросы в карточках повторяют то же, что указано в форме Т2.
Она может стать ориентиром для тех, кто сомневается, какие именно должны присутствовать данные.
Как быть с дополнениями?
Дополнения к личным листкам нужны, чтобы отразить изменения, которые произошли уже после заполнения первичного документа. По отношению к листкам такие дополнения имеют вторичный характер.
Вы столкнулись с проблемой ведения бухгалтерии? Прочтите эту статью и вы решите все свои вопросы.
Какая информация должна быть в дополнении? Не обойтись без ФИО сотрудника вместе с двумя разделами, представленными в форме таблицы.
Пример оформления личного листа.
Первый раздел в случае необходимости отражает перемещения по службе. Здесь надо написать, когда человек занял должность, когда освободил её. Во втором разделе указывают на сами изменения, касающиеся той или иной учётной информации.
Важное требование – наличие документального подтверждения для любых изменений, связанных с информацией в личном листке.
Дополнительные правила по заполнению
Образование, указанное в листке, может быть: высшим или средним специальным, профессионально-техническим, общим средним. А вот ссылок на базовое образование в инструкции по заполнению документа нет и не предусмотрено.
Что можно сделать при задержке заработной платы? Ответ найдете тут.
Что касается полученной специальности после высшего учебного заведения, то её описывают так же, как она стоит в дипломе.
Главное – не перепутать специальность с присвоенной квалификацией.
Место расположения и хранения документа
К формированию личного листка сотрудника переходят сразу после того, как был заключен трудовой договор. И после издания приказа, подтверждающего назначение на должность.
Хранят документ только в личном деле на каждого из сотрудников. Перед ним находится внутренняя опись вместе с дополнением, если оно имеется и заполняется.
Можно ли отказаться от заполнения листка по учету кадров
Отказаться от заполнения этого документа сотрудник негосударственных предприятий и организаций имеет полное право и никто не может принудить его к этой процедуре. Но, принимая решение об отказе, следует помнить о том, что такие действия могут привести к нежелательным последствиям, например, работника с первого дня «возьмут на карандаш».
Если же речь идет об организации, которые обязаны использовать в учетной кадровой политике листки по учету кадров, то там отказ заполнить документ может быть приравнен к отказу приступать к должностным обязанностям.
Правила заполнения
Трудовым законодательством Российской Федерации не установлена определенная форма заполнения данного документа. Исходя из этого, составлением занимается отдел кадров. Они также определяют круг вопросов и строк, используемых в данной анкете.
Важно, чтобы с данным документом был обязательно ознакомлен руководитель предприятия. Фактом, подтверждающим согласие, является наличие его подписи в самом документе и приказе о его составлении. После этого на предприятии будет использоваться данная утвержденная форма.
Поступающий на должность сотрудник имеет полное право отказаться от заполнения данной анкеты. Однако при устройстве на государственную должность отказ заполнять листок соразмерен отказу от исполнения своих прямых обязанностей.
В фирмах, где он необязателен, особо негативных последствий для сотрудника не будет. Единственным аспектом будет возможное негативное отношение начальства, а также других сотрудников. Это может в будущем сказаться на карьере работника.
Если сведения, которые указал сотрудник, устарели или стали неактуальными он обязан сообщить об этом руководству.
Например, если работник:
- женился;
- развелся;
- пребывал за границей в командировке;
- изменил фамилию;
- другие изменения.
Руководство же должно своевременно внести соответствующие изменения в данный документ. Также руководитель фирмы должен быть обязательно ознакомлен со сведениями, указанными при заполнении данного бланка.
Хранения этой формы на предприятии зависит от времени его заполнения:
- Если он оформлен до 1 января 2003, то срок хранения составляет 75 лет.
- Если он оформлен в период после 1 января 2003, то срок хранения составляет 50 лет.
- Если он оформлялся гражданином, поступающим на должность руководителя, то данный документ хранится бессрочно.
Что это такое
Это документ в котором содержаться основные данные сотрудника, он является практически, автобиографией. Подобная методика позволяет руководителю фирмы в кратчайшие сроки ознакомиться с новоиспеченным работником.
Что представляет из себя и его полезные функции:
- Сам документ представляет собой анкету, которую требуется заполнить собственноручно сотруднику при поступлении на работу. Ее можно заполнить на компьютере или от руки.
- Данный документ заполняется уже после того, как руководитель составил форму Т-1.
- Количество полей, вопросов, а также страниц устанавливает сам работодатель исходя из пожеланий, а также потребностей.
- На основании этого документа работодатель может принять решение о спектре работ, который может выполнять данный сотрудник.
Его использование не является обязательным условием. Например, в частных и маленьких организациях он практически не используется.
Однако данный документ очень полезен, так как он значительно экономит время и позволяет избежать проблем в рабочем процессе. Из-за этого его очень часто используют в крупных компаниях.
При приеме на должности муниципальной сферы, заполнение данного листка является обязательным условием. Этот аспект утвержден Приказом Генпрокуратуры России №135 от 13.03.2018 года.
Однако данный нормативно – правовой акт устанавливает обязательность заполнения только для сотрудников прокуратуры, а также при вступлении в должность в следственном комитете.
Документа или нормативно – правового акта, который обязывает использовать данную форму, на данный момент, не предусмотрено.
Что делать, если сведения устарели
В жизни каждого человека происходят перемены. В связи с этим сведения, внесенные в документ, теряют свою актуальность. Как вариант — сотрудница после свадьбы берет фамилию мужа. Или работник окончил обучение в учебном заведении и получил диплом, подтверждающий наличие у него новой ступени образования. В этом случае сотрудник обращается к кадровику и передает ему новую информацию, предъявив подтверждающий изменения документ.
Поскольку изменения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся, кадровый работник для отражения новой информации составит дополнение к личному листку по учету кадров. В этом документе отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике.
