Оформляем перевозку грузов: УПД не заменит транспортную накладную

Плательщики НДС применяют универсальный передаточный документ вместо товарной накладной с целью сокращения количества бухгалтерских бумаг и упрощения оформления хозяйственных операций. Использование УПД рекомендовано ФНС России (письмо ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96). Документ должен содержать все необходимые реквизиты «первички», установленные законом «О бухгалтерском учете». Форма документа утверждается руководителем организации и закрепляется в учетной политике.

Назначение УПД

Универсальный передаточный документ представляет собой счет-фактуру, объединенный с первичным документом. На его основании можно принимать НДС к вычету. УПД отвечает всем требованиям законодательства к первичной документации, поэтому покупатель имеет право признать расходы на его основании.

Кроме счета-фактуры УПД может заменить собой ряд передаточных документов:

• накладную ТОРГ-12;
• акт выполненных работ (услуг);
• акт приема-передачи ОС;
• накладную на отпуск материалов на сторону.

Использовать универсальную форму могут все организации и индивидуальные предприниматели (даже те, которые не платят НДС). Нумерация УПД осуществляется в единой хронологии со счетами-фактурами.

УПД или СЧФ?

Письмом №ММВ-20-3/96 от 21-10-13 г. налоговая служба рекомендует применять УПД в учете, а применение счетов-фактур закреплено в НК РФ как обязательное. При выборе документа, фиксирующего суммы по НДС, налогоплательщики зачастую отказываются от УПД именно по той причине.

Есть и более веские поводы, указывающие, что счет-фактуру заменять УПД нецелесообразно:

1. Ограничения по формату УПД. Согласно законодательству УПД в бумажном виде может использоваться комплексно в НУ и БУ либо только как документ БУ. Исключительно как счет-фактуру его использовать можно только электронно (согласно Пр. №ММВ-7-15/155 от 24-03-16 г.).
2. Авансовые платежи. В письме №ММВ-20-3/96 зафиксированы случаи, при которых используется УПД (отгрузка товаров, передача имущественных прав, оказание услуг). Авансовые платежи в списке не упомянуты. На аванс выставляется только счет-фактура (ст. 168-3 НК РФ).
3. Корректировки. Изменения стоимости, количества ТМЦ, имущественных прав ведут к необходимости использования корректировочного счета-фактуры. В БУ обычно составляется и подписывается акт или подобный ему документ, отражающий разницу первоначальных и измененных показателей, согласие сторон на изменение условий отгрузки (т.н. кредит-нота и аналогичные ей). При использовании корректировочного УПД все эти сведения (корректировки по НДС, корректировки на разницу показателей) придется отражать в одном документе. Учитывая, что на практике ситуации хозяйственной жизни имеют множество нюансов, это может вызывать затруднения и замедлять оформление документов. Оформить два разных документа, внести в них корректировки и зарегистрировать намного проще.
4. Исправления. При необходимости исправить данные счета-фактуры выписывают новый экземпляр (Правила заполнения СЧФ, п. 7, Пост. Прав. №1137), при этом номер и дату документа менять нельзя. Исправления в бухгалтерских документах вносить проще, например, цифровую информацию просто зачеркивают, помечают дату исправления, и рядом с записью ставит подпись ответственное лицо. Как и в предыдущем случае, здесь проще использовать СЧФ и первичные документы БУ по сделке порознь.

Кроме того, структура бухгалтерской службы на некоторых предприятиях (сельскохозяйственных, производственных) предполагает использование нескольких экземпляров первичных бухгалтерских документов, например, в складском учете и сводных отчетах ответственных лиц подразделений используется одна и та же накладная. Применение УПД в этом случае не имеет смысла.

Вопрос: Возможно ли при возврате товара выставить корректировочный счет-фактуру, если при его продаже выставлялся УПД, и наоборот — выставлять УКД вместо счета-фактуры и накладной? Посмотреть ответ

Универсальный передаточный документ, с этой точки зрения, рекомендуется применять в малом и среднем бизнесе, при наличии ограниченного числа хозяйственных операций и небольшого штата учетных работников.

Важно! Применение УПД, как и применение счетов-фактур, необходимо отразить в учетной политике организации. Целесообразно утвердить локальным нормативным актом используемую форму УПД (корректировочного УПД). При переходе на УПД в середине года следует вводить дополнения к учетной политике до начала налогового периода.

Когда УПД заменяет накладную?

Заменить накладную УПД можно в следующих случаях:

• при отгрузке товаров (в том числе на экспорт);
• при передаче имущественных прав;
• при передаче результатов выполненных работ или оказанных услуг (оформляя универсальный передаточный документ на услуги, рекомендуется приложить подробный отчет по ним).

Иногда возникают ситуации, когда по одному договору вперемешку оформлены УПД и накладные. Переживать по этому поводу не стоит, так как на учет НДС и расходов это никак не повлияет. Но во избежание хаоса в документообороте необходимо закрепит такой способ оформления отгрузок в учетной политике по НДС и в договорах с контрагентами. Тогда у представителей ФНС не будет оснований предъявлять претензии в отношении того, почему в рамках одного договора оформлены разные первичные документы.

Можно ли применять УПД при оказании услуг перевозки

Применять УПД при оказании транспортных услуг и услуг грузоперевозки не запрещено. Однако при наличии только УПД у Вас могут возникнуть претензии со стороны налоговых органов, т.к. контролирующие органы могут посчитать, что УПД не достаточно для документального подтверждения факта оказания услуги.

Самый правильный подтверждающий документ

Согласно пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ при исчислении налога на прибыль налогоплательщик может в качестве материальных расходов учесть затраты на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями, а также на выполнение этих работ (оказание услуг) структурными подразделениями налогоплательщика. Указано, что к работам (услугам) производственного характера относятся, в частности, транспортные услуги сторонних организаций (включая индивидуальных предпринимателей) и (или) структурных подразделений самого налогоплательщика по перевозкам грузов внутри организации, в том числе перемещение сырья (материалов), инструментов, деталей, заготовок, других видов грузов с базисного (центрального) склада в цеха (отделения) и доставка готовой продукции в соответствии с условиями договоров (контрактов).

В Письме Минфина России от 28.08.2018 N 03-03-06/1/61110 отмечается, что согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Их формы утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Данным Законом установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа.

С 01.01.2013 формы в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению остаются формы документов, используемых в качестве «первички», установленные уполномоченными органами на основании федеральных законов.

Согласно п. 2 ст. 785 ГК РФ заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного конкретным транспортным уставом или ГК РФ).

В силу п. 6 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом <1> (далее — Правила) и в соответствии с Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» оформление транспортной накладной, составленной грузоотправителем (если иное не предусмотрено договором перевозки груза) по форме согласно приложению 4 к Правилам, необходимо для подтверждения заключения договора перевозки груза (см. также Письма Минфина России от 21.12.2017 N 03-03-06/1/85703, от 06.09.2016 N 03-03-06/1/52112, ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/[email protected]).

Таким образом, по мнению финансистов, затраты организации на перевозку груза подтверждаются транспортной накладной, соответствующей форме, указанной в названном приложении, при этом должен быть заключен договор перевозки груза.

К сведению. Согласно ст. 785 ГК РФ по договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его уполномоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату.

Заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или кодексом).

Обычно к подобным выводам приходят и суды. Отметим, что, по мнению АС ЗСО, выраженному в Постановлении от 30.05.2017 N Ф04-991/2017 по делу N А81-1671/2016, ненадлежащее заполнение товарно-транспортных накладных не свидетельствует о нереальности поставок, если указанные в накладной государственные номера автомобилей являются действительными и выдавались именно на грузовые транспортные средства, которые могли использоваться для перевозки.

Например, не имеет значения факт отсутствия подписи водителя в транспортном разделе накладной, если данная подпись имеется в товарном разделе накладной, при этом все обязательства по договору транспортной экспедиции исполнены и приняты сторонами без предъявления претензий (Постановление ФАС МО от 03.04.2014 N Ф05-2425/2014 по делу N А40-89501/13-20-315).

Можно применить и УПД

В настоящее время вместо транспортной накладной поставщик может оформить универсальный передаточный документ (УПД), в том числе если самостоятельно осуществляет транспортировку товара. Форма УПД основана на форме счета-фактуры и объединяет в себе указанные в п. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ обязательные реквизиты первичных учетных документов и информацию счетов-фактур, предусмотренных гл. 21 НК РФ и Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137.

В Письме ФНС России от 27.05.2015 N ГД-4-3/8963 указано, что заполнение всех реквизитов УПД позволяет использовать его в целях исчисления налога на прибыль. Налоговики считают, что УПД может использоваться для приемки-передачи товара вместо транспортной накладной, — такой вывод можно сделать из названного Письма. Причем они допускают, что в рамках одного договора могут быть использованы товарная накладная для приема-передачи одной партии товара и УПД для оформления операций по реализации другой партии товара.

Правда, при этом поставщик не освобождается от необходимости выполнения Правил и требований Федерального закона N 259-ФЗ. Но, по нашему мнению, все требования окажутся выполненными, если заполнить реквизиты в разделе «Данные о транспортировке и грузе» рекомендуемой формы УПД <2>.

Налогоплательщик может самостоятельно дополнять УПД любыми показателями, единственное условие — сохранение формы счета-фактуры (см., например, Письма ФНС России от 14.09.2017 N ЕД-4-15/[email protected] и от 23.12.2015 N ЕД-4-15/22619).

В Письме ФНС России от 10.08.2018 N АС-4-15/[email protected] подробно разъяснено, что транспортная накладная, форма которой приведена в Правилах, может быть использована организацией в качестве первичного учетного документа при условии отражения в ней всех обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ. В ином случае (например, в случае отсутствия в документе, оформляющем гражданско-правовые отношения по договору перевозки, ее итоговой стоимости) транспортная накладная может служить основанием для составления соответствующего первичного учетного документа, форма которого действующим законодательством не регулируется и может быть определена хозяйствующим субъектом.

Следовательно, договор перевозки может предусматривать необходимость оформления сторонами договора дополнительно к транспортной накладной двустороннего первичного учетного документа, определяющего стоимость совершенной перевозки, факт которой подтвержден надлежаще оформленной транспортной накладной (основания для оплаты).

В таком случае нет причин запретить применение формы УПД для оформления по факту перевозки первичного учетного документа. При данной форме можно отразить в документе, в частности, все необходимые показатели, предусмотренные законодательством в области бухгалтерского учета для первичных учетных документов.

Налоговики находят данные выводы верными и в отношении оформления транспортно-экспедиционных услуг.

На основании изложенного можно прийти к следующим выводам:

— для подтверждения расходов на услуги по перевозке наиболее подходит транспортная накладная, составленная по форме, приведенной в Правилах:

— если перевозку осуществлял сам налогоплательщик в своих интересах, подтверждать ее транспортной накладной не нужно, хотя есть небольшой риск возникновения претензий со стороны налоговых органов;

— вместо указанной транспортной накладной можно использовать накладную по форме 1-Т, форма которой утверждена Постановлением Госкомстата России N 78, но вполне вероятно, что правомерность этого налогоплательщику удастся доказать только в суде;

— расходы на перевозку могут быть подтверждены УПД, если она содержит все реквизиты, предусмотренные для товарной накладной, при этом правильно заполненные.

Что лучше – накладная или УПД?

Использование в организации универсальных передаточных документов имеет ряд преимуществ:

• упрощение документооборота;
• сокращение архива бухгалтерских бумаг;
• оформление документов в едином стиле;
• сокращение ошибок при составлении документов;
• экономия времени на подготовку документов, снижение расходов на бумагу.

УПД очень удобен в использовании, так как при оформлении различных операций он заполняется по единому образцу. Ответственным лицам не придется думать над тем, как надо заполнять накладную по форме ТОРГ-12 или М-15. Образец заполнения УПД на услуги можно взять за основу.

Можно сделать выводы о том, что применение УПД более выгодно по сравнению с использованием обычных накладных. Необходимость УПД назревала давно, и за ним будущее. Но иногда все же возникают ситуации, когда без оформления счетов-фактур не обойтись.

Как заполнять

Главная особенность заключается в мультифункциональности документации. Стоит помнить, что обычно оформление этого бланка не вызывает никаких затруднений или сложностей. В нем содержатся знакомые всем бухгалтерам и другим МОЛ строчки.

В одной части файла находится жирная рамка, она дублирует данные из СФ, они необходимы. Туда вписывают информацию о содержании операции, ее участниках и реквизиты организаций. В эту зону лучше ничего лишнего не прописывать.

Под этим блоком отражаются подробности о договоре, который был заключен сторонами. С помощью показателя идентифицируется содержание сделки, поэтому его можно отнести к обязательным реквизитам, хотя он стоит уже за пределами части.

Ниже пишется все о транспортных накладных и других сопроводительных файлах, если они есть. Она уже не относится к непременным показателям, допускается без нее обойтись.

Обязательные реквизиты

Обязательные реквизиты УПД совпадают с реквизитами первичных документов, перечисленными в п. 5-6 ст. 169 НК РФ и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Наряду с реквизитами счета-фактуры, обязательными реквизитами УПД являются:

• наименование документа;
• дата составления;
• наименование юридического или физического лица;
• содержание факта хозяйственной деятельности;
• величина натурального или денежного измерения;
• должность ответственного лица, совершившего сделку;
• ФИО и подписи ответственных лиц.

Предприниматели имеют право добавлять дополнительные реквизиты в УПД так же, как в счет-фактуру. Ранее специалисты ФНС заявляли о том, что дополнительные реквизиты надо приводить за пределами рамки, которая отделяет счет-фактуру от «первички», но сейчас налоговая не запрещает добавлять информацию внутри нее (основание – письмо ФНС от 17.08.2016 г. № СД-4-3/15094).

У лиц, ответственных за оформление документа, может возникнуть вопрос: обязательно ли заполнять код товара в УПД? Данную графу заполняют, если организация или ИП осуществляли отгрузку товаров в страны-члены ЕАЭС. При отсутствии необходимых сведений в графе ставится прочерк.

Как же заполнить код товара, работ, услуг в УПД? Код товара указывается в соответствии с внешнеэкономической Единой товарной номенклатурой ЕАЭС (ТНВЭД).

Какие изменения стоит учесть в 2022?

Основная часть всех нюансов, связанных с особенностями составления и применения УПД, четко зафиксирована в письме ФНС № ММВ-20-3/96 от 21.10.2013. Фактически, именно там закреплено, что форма заполнения данного документа является свободной. Есть рекомендованный вариант, но он не обязателен.

Однако есть один важный нюанс. Составляющей частью УПД является стандартный счет-фактура, который должен быть заполнен в соответствии со всеми нюансами и с учетом всех изменений. Как раз для счета-фактуры существует установленная форма, актуальность которой следует проверять. Именно поэтому в 2022 году при заполнении УПД стоит учесть некоторые изменения.

В связи с тем, что с 8 июля 2022 вводится система прослеживания товаров, обновлены формы счетов-фактур. Изменения начали действовать с 1 июля 2022 г. Появляются новые реквизиты, которые должны быть учтены при заполнении УПД точно так же, как и при заполнении обычного счета-фактуры.

Однако бояться изменений не стоит: реальное нововведение только одно. В счете-фактуре появляется строка 5а, которая называется «Документ об отгрузке N п/п». Соответствующее изменение стоит учесть при заполнении УПД. Но есть исключения: данное изменение касается исключительно плательщиков НДС, которые используют УПД со статусом «1».

Также к нововведениям можно отнести строку 8, которая появилась в счетах-фактурах и, соответственно, в УПД. В данной строке фиксируется идентификатор государственного контракта. Это изменение также актуально не для всех, а, соответственно, только для тех, кто работает с государственными контрактами с присвоенными идентификаторами.

Эти идентификаторы позволяют упростить процесс контроля отгрузки товаров и предоставления услуг, которые имеют отношение к средствам, полученным из федерального бюджета авансовых средств. Они в индивидуальном порядке присваиваются госконтрактам, которые либо имеют отношение к работе с оборонным заказом, либо напрямую финансируются из бюджетных источников. Эти идентификаторы являются уникальными. Всем, кто не имеет никакого отношения к работе с госконтрактом, достаточно поставить прочерк в строке 8.

Статус УПД

При заполнении бланка в левой верхней части надо выбрать один из двух статусов. Именно статус документа определяет перечень обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в нем.

Универсальный передаточный документ со статусом «1» должен содержать все реквизиты первичного документа и счета-фактуры. В данном случае УПД будет выполнять функцию двух документов одновременно. Данный статус указывают, если в документе будет отражен факт хозяйственной деятельности, как в целях бухучета, так и для обложения НДС и налогом на прибыль.

УПД со статусом «2» выступает только как первичный документ и содержит показатели товарной накладной (акта). Функцию счета-фактуры он не выполняет, поэтому его надо выписывать отдельно. В форме со статусом «2» заполняют только те реквизиты, которые должен содержать передаточный акт, который она заменяет. Часть полей можно оставить пустыми.

Как составляется универсальный передаточный документ?

УПД был разработан на базе счет-фактуры, поэтому включает в себя следующие данные:

• порядковый номер и фактическая дата составления;
• данные о продавце и покупателе (наименование организации, юридический адрес, инн/кпп);
• наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
• идентификатор государственного контракта, договора, на основании которого проведена сделка;
• фамилия и инициалы (имя, отчество), должности и подписи, совершивших хозяйственную операцию (продажа товара/услуги) и ответственных за ее оформление;
• строка «к платежно-расчетному документу» ( заполняется, если был получен аванс);
• наименование товара/услуги;
• единица измерения товара/услуги (кг, литр и другое);
• количество товара/услуги;
• стоимость единицы продукта/услуги;
• валюта, в которой ведется расчет;
• данные по акцизу, если это акцизный продукт;
• налоговая ставка;
• итоговая сумма облагаемого налога;
• итоговая стоимость всех поставленных товаров/услуг;
• страна происхождения товара, если это предмет сделки;
• номер таможенной декларации (если продукт иностранного происхождения).

УПД содержит всю необходимую информацию:

1. название «Универсальный передаточный документ»;
2. реальное время составления;
3. название организации (фирма, ИП, другое);
4. вид деятельности (продажа товара/услуги);
5. количественная характеристика (единица измерения);
6. должностные лица с указанием фамилий, ответственные за выполнение работ, услуг, перевозку товара и их подписи;

Если УПД имеет «статус 1» и выполняет функции счет-фактуры и первичного учетного документа, то все графы должны быть заполнены.

Если УПД имеет «статус 2» и выполняет функции только первичного учетного документа, заполнение всех пунктов не обязательно.

В частности не подлежат заполнению:

• налоговая ставка;
• данные по акцизу;
• строка «к платежно-расчетному документу»;
• страна происхождения товара;
• номер таможенной декларации (если продукт иностранного происхождения).

Количество экземпляров

Документ распечатывается в двух экземплярах, как и вся первичная документация:

• первый экземпляр остается у продавца с подписью и печатью покупателя, подтверждающими факт получения услуги или товара;
• второй экземпляр вручается покупателю.

По запросу покупателя количество экземпляров можно увеличить.

Постановка подписей

Официально шаблон УПД имеет 5 граф для подписания документа со стороны продавца. Но не все поля в обязательном порядке нужно подписывать.

• Если он используется только в статусе первичной документации, то достаточно двух подписей: от руководителя организации и главного бухгалтера.
• Если УПД используется как замена ТОРГ-12 и счет-фактуры, то будут еще подписи лица, совершившего отгрузку товара, подпись лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца.
  Также будут подписи со стороны покупателя: лица, получившего товар и ответственного за хозяйственную часть.

Постановка печати

В УПД есть обозначение М.П. (место печати), что предполагает постановку печати. Но постановка печати в счет-фактурах всегда была не обязательной. Поэтому при подаче бумаг в ФНС без печати, это не будет считаться ошибкой. Отсутствие печати не является поводом для отказа в вычете НДС и подтверждения расходов в целях налогообложения.

Различные виды накладных сопровождают груз в процессе транспортировки, а также на их основании осуществляется списание с баланса предприятия отгруженных материальных ценностей. На нашем портале вы найдете полную информацию об особенностях заполнения таких документов первичной отчетности, как требование-накладная, расходная, приходная, возвратная, расходно-приходная, на отпуск товара и передачу готовой продукции в место хранения.

Итак, универсальный передаточный документ значительно упростил работу бухгалтерии. Теперь нет необходимости сличать товарную накладную и счет-фактуры на предмет различий и разногласий, уменьшилось количество бумаг для проверки. Появление единого образца, заменяющего передаточный документ и счет-фактуру, существенно упростило работу службы бухгалтерии.