Наверное, все слышали о том, что с 7 апреля 2015 года организации (ООО и АО) вправе работать без такой привычной нам всем круглой печати. С одной стороны, вроде бы, это плюс – легче оформлять документы, с другой – риск споров со своими контрагентами и госорганами, ведь печать у многих ассоциируется с фактом подлинности документа. В Федеральном законе от 06.04.2015 г. № 82-ФЗ, с учетом изменений, внесенных законом №504-ФЗ от 31.12.2017г., вступающих в силу с 01.01.2019г. как раз и прописаны моменты, касающиеся использования печати, сказано, что организации вправе иметь печать. Получается, что печать можно оставить и использовать дальше, а можно отказаться и не использовать. Какое решение принять?
Отмена круглой печати
Отмена печати для юридических лиц вызвала массу волнений и непонимания в бизнес-индустрии. В первую очередь руководители и представители экономического сектора организации задались вопросом: «Использование печатей отменено для всех ли процедур или же есть документы, которые без заверения не являются действительными?» Ответы дал закон об отмене печатей № 82-ФЗ от 06.04.2015 года. В нем подробно расписано, как следует работать организации с момента принятия закона, нужно ли ставить штамп на договоре, а также на документах налоговой, бухгалтерской и первичной отчетности. Также закон об отмене печатей поясняет процедуру по постановке таких отметок на доверенностях, позволяющих представлять в суде интересы юридического лица.
В каких случаях фирме следует списать печать с последующим уничтожением?
На практике существует не так много ситуаций, в которых перед фирмой может возникнуть необходимость уничтожить использовавшуюся прежде печать (если она обязана ее применять или применяет печать по своему желанию). К таким ситуациям относятся следующие:
- Изменились какие-либо ключевые реквизиты организации, которые отражаются в печати.
- Фирма намерена в ближайшем будущем прекратить бизнес-активность, в связи с чем проходит процедуру ликвидации.
- Прежняя печать компании по каким-либо причинам вышла из строя (конструктивные элементы сломались либо оттиск перестал быть пригодным к использованию).
Если любое из указанных выше обстоятельств имело место, компании следует списать вышедшую из строя печать и уничтожить ее. Только после этого можно оформлять соответствующими документами введение новой печати.
ВНИМАНИЕ! Коммерческие организации вправе совсем отказаться от использования печати.
Порядок отказа от использования печати разъянили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в материал, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
О том, все ли документы сегодня следует оформлять печатью, см. в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».
Вместе с тем в настоящее время отсутствует единый нормативный документ (закон), предписывающий всем субъектам хозяйствования уничтожать печати при наступлении указанных выше обстоятельств. Поэтому уничтожение печатей отвечает интересам, в первую очередь, самой организации.
ВАЖНО! Факт уничтожения прежней печати следует задокументировать соответствующим актом.
Бланк акта об уничтожении печати можно скачать, кликнув по ссылке ниже.
Как именно уничтожить ранее находившуюся в эксплуатации печать, должен решить руководитель компании.
Должно ли общество иметь печать
Необходимость использования такого реквизита обществом прописывается в его уставе. Организации типа ООО и АО не обязаны иметь круглую печать на основании федерального закона № 82-ФЗ от 06.04.2015 года. Также с 7 апреля 2015 года у предприятий появляется обязанность прописывать в уставе факт наличия штампа. В случае его отсутствия считается, что юридическое лицо не обязано заверять документы таким образом. Поэтому после того, как закон вступил в силу, обществам, которые имеют в своем уставе отметку о наличии круглой печати, никаких правок делать не нужно. Что же касается организаций, которые созданы до 7 апреля 2015 года и не имеют в своей документации соответствующей отметки, то им рекомендуется пополнить устав требуемой информацией. Необходимость данного дополнения обосновывается возможной потребностью ставить отметку на бумагах, предусмотренных законом. Что касается обществ, сформированных после 7 апреля 2015 года, то они обладают правом иметь штамп, но для них это не обязательно.
Новости
Рубрика: Актуальное интервью
Отмена печатей в работе сотрудника отдела кадров
Ирина Витальевна ЖЕЛУДКОВА,
директор АНО «Центр правовых экспертиз»:
— Отмена печатей и штампов регламентирована ФЗ от 06.04.2015 г. № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ». Приказ не отменил печати как таковые, теперь они просто не являются обязательными. Этот документ предоставил альтернативу: вы можете использовать печать в своей работе, а можете не использовать. Таким образом, законодатель продолжил плавный переход на электронный документооборот, цифровые подписи и печати. То есть сегодня хозяйственные организации вправе иметь печати, штампы и бланки со своим наименованием, а могут и не иметь. При этом теперь нужно внести изменения в устав о наличии печати.
В трудовом законодательстве сейчас нет изменений по ведению трудовых книжек: здесь печать остается. Есть подзаконные акты, которые этим законом не затронуты, и они никак не изменены. Например, инструкция о порядке ведения трудовых книжек говорит о том, что на титульном листе должна быть печать. То же самое — при изменении записи в трудовой книжке. Единственный документ, который должен быть заверен печатью, — это акт о несчастном случае на производстве, согласно ст. 230 Трудового кодекса. Что касается внутренних документов организации, здесь законодатель ничего не говорит, то есть, здесь изменений нет. Если говорить о хозяйственных обществах, то до тех пор, пока в устав не будут внесены изменения, получается, что печать нужна. Если мы работаем с печатью, то информация об этом должна содержаться в уставе. Если мы с печатью не работаем, то в уставе информации об этом быть не должно. В листке нетрудоспособности мы должны ставить печать, так как в этот закон никаких изменений не внесено.
Я бы не рекомендовала сегодня кадровым службам резко отказываться от печати. Это может вызвать много вопросов, могут быть разночтения с официальными документами, которые мы подаем в рамках отчетности. Пока законодатель четко не скажет, чем можем заменить печати, чтобы идентифицировать документы, принимать скоропалительные решения точно не стоит.
Отмена печатей в работе бухгалтера
Светлана ПЕНТЕГОВА, профессиональный налоговый консультант:
Что будет с расходами, если контрагент не поставил печать на документах?
С 7 апреля 2015 года действуют изменения законодательства, в соответствии с которыми организация может не использовать в своей деятельности печать, если это не предусмотрено федеральными законами. Формы документов, применяемые организациями, разрабатываются ими самостоятельно и отражаются в приложениях к учетной политике. Сейчас все они содержат в качестве обязательного реквизита печать. Таким образом, всем организациям необходимо внести изменения в учетную политику и утвердить новые формы, наличие печати на которых не является строго необходимым, и быть готовыми некоторое время отвечать на запросы контрагентов об отсутствии сведений о печати в Уставе и на первичных документах. При невыполнении данных действий и при отсутствии печати контрагент, принявший к расходам товары, работы, услуги от такой организации, несет налоговые риски непризнания в расходах затрат и налоговых вычетов, принятых к учету по документам, на которых отсутствует печать.
Как быть, если без печати инспекция не принимает отчетность?
С 7 апреля 2015 года действуют изменения законодательства, в соответствии с которыми организация может не использовать в своей деятельности печать, если это не предусмотрено федеральными законами. Однако согласно порядку заполнения многих налоговых деклараций, печать до сих пор является обязательным реквизитом титульного листа, а ее отсутствие служит формальным основанием для отказа в приеме отчетности инспекцией. В связи с чем, рекомендуем пока все-таки от печати не отказываться, дабы не спровоцировать в своем отношении ряд ненужных проблем, а подождать, пока принятые подзаконные акты скорректируются под вступившие в силу нововведения законодательства и отсутствие печати войдет в сознание всех государственных органов.
Нужно ли заверять печатью копии документов, которые запросила инспекция в ходе проверки?
При представлении в налоговый орган копий истребуемых документов налогоплательщику следует руководствоваться ГОСТом Р 6.30-2003, в соответствии с которым документы заверяют печатью организации, выбранной по своему усмотрению.
Помимо этого, в форме требования о предоставлении документов, утвержденной Приказом ФНС от 31 мая 2007 г. № ММ-3-06/[email protected] есть оговорка, что истребуемые документы представляются в виде копий, заверенных подписью руководителя (или уполномоченного лица) и печатью организации, если иное не предусмотрено законодательством РФ.
Нужно ли ставить печать на доверенности представителя организации?
Печать перестала быть необходимым реквизитом доверенности юрлица, предусмотренной Гражданским кодексом РФ, еще с 1 сентября 2013 года. Однако, для некоторых видов доверенностей требование о наличии на них печати юрлица сохранялось, но теперь практически все доверенности могут оформляться без печати, если у организации ее нет. Исключением в данной ситуации являются доверенности для представительства в судах общей юрисдикции, к примеру, по делам об оспаривании нормативных и ненормативных актов.
Должна ли использовать печать организация, применяющая ККТ?
Необходимость использования печати в некоторых ситуациях установлена Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин. Но данные указания являются подзаконным актом и не могут расходится с принятым федеральным законом, отменяющим необходимость использования печатей хозяйственными обществами. Поэтому вопросы могут возникнуть, но организация, не использующая печать, будет права.
Сохраняется ли обязанность ставить печать при уплате акциза?
Проставление печати на информационном сообщении, которое подается в таможенный орган среди прочих документов для уплаты акциза по маркированным товарам Таможенного союза, ввозимым в Россию с территории государства — члена названного союза — единственный случай обязательного наличия печати, установленный Налоговым кодексом РФ, то есть для таких налогоплательщиков печать продолжает быть обязательным условием ведения деятельности.
Когда печать должна использоваться?
Настоящими положениями законов об ООО и об АО предусмотрено, что случаи обязательного использования печати должны быть установлены федеральными законами. Например, Гражданским кодексом РФ установлено, что печать необходима, чтобы оставлять предмет залога у залогодателя под замком и печатью залогодержателя. А в соответствии с ФЗ «Об образовании в РФ», печать требуется для заверения образовательными организациями документов об образовании.
Пока нововведения об отмене печатей только вступили в силу, многие подзаконные акты остаются неизменными и приводят к возникновению множества правовых коллизий. Так, в соответствии с указаниями, приказами и другими подобными документами, изданными различными ведомствами, печать является обязательным реквизитом некоторых форм отчетности. Должно пройти время, чтобы все указанные документы обзавелись поправкой «если иное не предусмотрено законодательством» или «печать необходима только при ее наличии». Поэтому рекомендуем пока не отказываться от использования печати — законодательство того не требует, а немного подождать, когда все нормативно-правовые акты придут в соответствие друг с другом в этой части.
Отмена печатей в работе юриста
Кирилл Сидоренко, юрист:
— К большому сожалению растиражированные многими СМИ громкие слова «отмена печатей» не соответствуют действительности: по сути во всех основных случаях, когда использование печати было обязательным для всех коммерческих организаций, оно осталось обязательным только для тех из них, у которых имеется печать. А вот иметь печать или нет — теперь уже каждая организация может решать сама и о том, что она имеет печать, должно быть написано в уставе. У меня такие поправки вызывают скорее недоумение своей половинчатостью: почему нельзя было отменить использование печатей совсем? Коммерческий оборот от полной отмены в целом не пострадал бы (если не считать разорение мелких фирмочек по производству печатей и штампов), потому что реальной пользы от печатей фактически нет никакой, помимо декоративной. А раз закон сказал, что «вообще не обязательно, но кто хочет — тот пусть имеет печать», то давление коммерческого оборота это «можно» на практике превратит в «обязательно», чем сведет на «нет» в целом прогрессивное начинание.
В необходимости же отмены использования печатей я убежден уже много лет. Впервые я пришел к ясному пониманию их бесполезности в 2007 году, когда в составе команды юристов помогал одной коммерческой организации справиться с рейдерским захватом: в налоговую инспекцию были представлены документы о смене директора, в которых был проставлен поддельный оттиск печати одного из участников данного общества — юридического лица. Последующая экспертиза выявила ряд отличий этого оттиска от настоящего, но визуально, не зная изначально, что это подделка, заметить разницу мог, вероятно, только человек, обладающий профессиональным зрением ювелира. Технический прогресс безжалостно уничтожил главную функцию печатей — подтверждение источника происхождения документа. Чем более сложным и трудоемким был процесс изготовления печати в обществе, тем меньше были шансы ее удачной подделки. Именно поэтому в древние времена и еще в средние века печать могла передаваться из поколения в поколение без изменений. Теперь же, когда можно взять любой документ с образцом оттиска, отсканировать его, произвести необходимую обработку и за считанные минуты на специальном оборудовании изготовить т. н. «резинку», упование на печати, как на средство защиты документа, стало бессмысленным. Когда ты можешь со своего смартфона через интернет оплачивать товары и услуги со своего счета в банке, печать становится просто архаизмом. С учетом современных реалий ведения бизнеса, нуждающегося в быстром обмене (в т. ч. на больших расстояниях и трансграничном) данными в электронной форме, бо́льшее значение приобретают средства подтверждения достоверности электронных документов, поскольку до их оформления на бумаге нередко дело вообще не доходит ввиду нецелесообразности.
При всей очевидной бесполезности печатей в качестве средства обеспечения достоверности документов коммерческий оборот в России подчас требует использовать их на таких документах, где с юридической точки зрения печати быть вообще не обязаны. Многие, например, до сих пор даже не знают, что наличие печати не обязательно в доверенностях, выдаваемых юридическими лицами аж с 1 сентября 2013 года, то есть уже без малого почти два года! А почему? Да потому что большинство организаций изначально даже не пробуют направить куда-то представителей с доверенностями без печатей. Чем более низкий уровень исполнителя в административной цепочке, тем, как правило, сильнее обыденное (я бы даже сказал — мифологическое), а не правовое сознание этих исполнителей. А в обыденном сознании документ от организации, не имеющий печати, недействителен. Из-за нежелания спорить и рисковать нести убытки из-за отказов в принятии документов или их возврате по мотивам отсутствия печати, коммерческие организации продолжают нести прямые затраты на их изготовление в профильных фирмах, а также косвенные затраты в виде рабочего времени сотрудников, потраченного на применение этих печатей.
В связи с этим я испытываю от нынешней т. н. «отмены печатей» сдержанный оптимизм, стремящийся к умеренному скептицизму. Безусловно важно, что сделан первый шаг в правильном направлении и общество хотя бы привыкнет к мысли, что вообще-то можно обойтись и без печатей. Многие ведь об этом даже не задумывались. Однако, учитывая сложившуюся за многие годы практику, коммерческие организации не будут склонны прекращать использование печатей по крайней мере в ближайшем будущем. Перелом в массовой практике, полагаю, наступит только тогда, когда крупные организации начнут создавать и поддерживать тренд на минимизацию использования печатей в работе. Именно у них есть необходимый ресурс, чтобы преодолевать сопротивление среды — это и необходимая репутация, и имеющиеся возможности для борьбы с необоснованными требованиями чиновников. Мелкому же и среднему бизнесу будет проще продолжать работать по старинке.
Официально
Можно ли не ставить печать на отчеты в Фонд, в связи с тем, что с 07.04.2015 г. наличие круглой печати является добровольным?
Олег Валерьевич Щербо, заместитель управляющего Государственным учреждением — Красноярским региональным отделением Фонда социального страхования РФ:
— В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2015 г. № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» с 7 апреля 2015 г. наличие круглой печати для ООО и АО является добровольным. Соответствующие изменения внесены в том числе в Закон об ООО и Закон об АО. В федеральных законах могут быть определены случаи, когда печать должна использоваться.
Предусмотрено также, что сведения о наличии печати необходимо включать в устав общества.
Елена Ивановна Беклемышева, заместитель управляющего ОПФР по Красноярскому краю:
— Плательщики страховых взносов, которые продолжают отчитываться на бумажном носителе, обязаны проставлять печать, поскольку форма РСВ-1 ПФР предусматривает ее наличие. Отсутствие печати является основанием для отказа в приеме отчетности в соответствии с Приказом Минтруда России от 22.10.2012 г. № 329н (ред. от 22.10.2013 г.) «Об утверждении Административного регламента предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации государственной услуги по приему от плательщиков страховых взносов расчетов по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование и обязательное медицинское страхование» (Зарегистрировано в Минюсте России 09.04.2013 г. № 28050).
Нужно ли ставить печать на налоговой отчетности?
Ольга Валентиновна Бучацкая, советник государственной гражданской службы
Российской Федерации 1-го класса, заместитель руководителя Управления ФНС России по Красноярскому краю:
— В соответствии с пунктом 3 статьи 80 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) налоговая декларация (расчет) представляется в налоговый орган по установленной форме на бумажном носителе или по установленным форматам в электронной форме.
Формы и порядок заполнения форм налоговых деклараций (расчетов), а также форматы и порядок представления налоговых деклараций (расчетов) и прилагаемых к ним документов в соответствии с Кодексом в электронной форме утверждаются ФНС России по согласованию с Минфином России (п. 7 ст. 80 Кодекса в редакции Федерального закона от 27.07.2010 г. № 229-ФЗ).
Приказами Минфина России и ФНС России об утверждении форм налоговых деклараций по конкретным налогам установлена обязанность организаций заверять печатью подпись руководителя (или представителя), проставленную в декларации.
С 7 апреля 2015 года общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества вправе иметь печать, сведения о чем должны содержаться в уставе общества. Соответствующие изменения внесены, в том числе, в Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Федеральный закон «Об акционерных обществах».
В связи с изложенным, не возникает вопроса о заверении печатью налоговых деклараций обществами, которые были созданы до 07.04.2015 г., поскольку все они имеют печать, о чем имеется запись в уставах. Для таких обществ ничего не изменилось: при представлении налоговой отчетности на бумажном носителе они обязаны соблюсти установленную форму, в том числе, и в части заверения декларации печатью.
В отношении организаций, которые созданы после вступления в силу изменений и не предусматривают в своих уставах наличие печати организации, вопрос о внесении корректив в формы деклараций еще не решен. Если ими форма не будет соблюдена, на основании пункта 4 ст. 80 Кодекса налоговый орган может отказать в приеме декларации на бумажном носителе. Поэтому представляется, что в целях избежания конфликтных ситуаций, таким организациям следует воспользоваться возможностью представления налоговых деклараций в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи в установленном порядке.
Когда печать необходима, а когда нет
Общество обязано ставить печать в следующих случаях:
— если возникает необходимость оставить залог у залогодателя под защитой замка и печати залогодержателя,
— когда образовательная организация заверяет документы об образовании,
— если документы подаются на регистрацию по договору аренды сооружения или здания сроком более года, то их необходимо заверять печатью, но только при условии, что данный способ прописан в уставе,
— в таможенный орган подается информационное сообщение в пакете с прочими документами по уплате акцизов на товары, промаркированные Таможенным союзом и ввозимые на территорию России с территории союзного государства.
Отмена печати для юридических лиц заставила внести соответствующие правки в ряд законов. Часть подзаконных актов все так же предполагает необходимость ее наличия. Случаи, когда подзаконные акты требуют проставлять данную отметку на документах, юридическое лицо должно воспринять как необязательные. Но государственные органы, банки и прочие структуры могут по-прежнему требовать постановку печати на документах.
Главные положения закона об отмене обязательной печати
Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации (п. 7 ст. 2 ФЗ-82). Другими словами, как и в случае с ИП, вопрос об изготовлении и использовании печати ООО и АО решают самостоятельно. Из закона также следует, что печать приравнена к средствам индивидуализации и не обязана быть исключительно круглой формы.
Если компания использует печать, то это должно быть закреплено в уставе. Отсутствие соответствующего пункта в уставе будет означать, что печати у организации нет. Важный нюанс: право выбирать, иметь печать или нет, установлено для обществ, которые оформились с 7 апреля 2015 года. Остальные попадают под действие прежнего закона, предписывающего обязательное применение оттиска, и поэтому обязаны включить положение о печати в устав компании. Однако закон умалчивает о том, нужно ли уничтожать печать, если все-таки в уставе такой информации нет.
Не всегда решение об использовании печати остается за организацией. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность о применении печатного оттиска. Например, печать потребуется для заверения документов об образовании образовательными организациями, а также в случаях, когда предмет залога нужно оставить у залогодателя под замком и печатью залогодержателя. До недавнего времени (18 мая 2015 года) требование о печати сохранялось для организаций – участников таможенного регулирования.
В большинстве же случаев законы прошли необходимый «апгрейд», и теперь печать ставится только при ее наличии: при ведении журнала учета проверок, при представлении в регистрирующий орган копий учредительных документов, оформлении двойного складского свидетельства. В отношении подзаконных актов ситуация не столь однозначна. Несмотря на то, что содержащиеся в них требования юристы рекомендуют рассматривать как необязательные, в ряде случае при обращении в госорганы, банки и др. может потребоваться печать. Например, при открытии расчетного счета банк потребует у компании предоставить карточку с образцом подписи и оттиска печати.
Отметим также, что если в уставе нет ни слова о печати, то юрлицо не может ставить ее на документе во исполнение законодательных требований. Правда, и здесь есть свое «но»: закон не содержит ни запрета, ни наказания за использование печати не по уставу.
Оформление трудовых книжек
В соответствии с правилами ведения трудовой книжки, при увольнении работника все записи, которые были внесены в процессе его работы, должны быть заверены печатью. Отмена обязательности печати внесла в данную процедуру коррективы. Теперь данные о работнике заверяются штампом, принадлежащим кадровой службе. Роструд считает, что замена круглой печати на иную другую не является нарушением Трудового кодекса и не ущемляет права работника, так как последний получает подтверждение о факте работы в данной организации. Важно понимать, что подтверждающей является только та отметка, в которой содержится информация о наименовании и месте расположения работодателя.
Постановка печатей на приказах
Печать на приказах
Многие интересуются этим вопросом. Приказы – это внутренние распорядительные документы той или иной организации. Обычно они не требуют специального заверения и подтверждения подлинности. Потому и в законодательстве нет ни четких требований, ни запретов по поводу печати на этих бумагах.
Заверение печатью обязательно только для тех приказов, которые идут во внешние организации. Например, этого могут требовать некоторые банки. Вообще каждая организация вправе сама определить, на каких именно внутренних документах печать обязательно нужно поставить.
Ставить или не ставить? Вот в чем вопрос!
Оформляя документы, подтверждающие привлечение иностранных сотрудников, работодатель заверяет их только в случае том, если это предусмотрено уставом. Что же касается штатного расписания, то отмена обязательности печати хозяйственных обществ повлекла за собой полное отсутствие необходимости заверения данного документа. Изменения коснулись и принципа оформления трудового договора. Отмена печати организации теперь предполагает отсутствие необходимости заверять трудовой договор штампом.
Печать на первичных документах
Налоговый кодекс и Закон о бухгалтерском учете не содержат никакой информации о необходимости проставления печати на первичных документах организации, даже на тех, в которых указаны расходы по налогообложению прибыли. Но существуют случаи, когда обязательность заверения устанавливается порядком заполнения конкретной формы, или самой формой, или форматом предоставления первичного документа, разработанным силами налогоплательщика. В связи с данной тонкостью налогоплательщикам рекомендуется предупреждать своих контрагентов о необходимости заверения документа, если это предусмотрено формой данного документа. Также отмена печатей для юридических лиц заставляет налогоплательщиков заранее убеждаться в том, что контрагенту также необходима печать.
Возможные проблемы
Думаю, что вы понимаете, безопаснее печать все-таки оставить, тем более пока ситуация по многим вопросам использования печати не решена. Дело в том, что, несмотря на изменения гражданского законодательства, не во все остальные законы и подзаконные акты внесены изменения. И на практике возможны претензии при проверках и разногласия с контрагентами.
Давайте посмотрим несколько возможных проблемных зон при отмене круглой печати.
Договоры с контрагентами
Обычно при оформлении договора компании ставят печать. Также в тексте самого договора может быть требование заверять его печатью, дополнения и изменения к нему. Поэтому при отсутствии печати убедитесь, что такого рода формулировки в договоре отсутствуют.
Если в старых договорах есть формулировка об использовании печати на первичных документах, то это условие нужно исключить, оформив дополнительное соглашение.
Отмена печати и первичные документы
Формы всех используемых первичных документов утверждаются в составе учетной политики. Поэтому при отказе от печати этот реквизит нужно убрать из бланков, и утвердить новые формы.
Сложнее объяснить ситуацию контрагентам, что в ваших первичных документах печати больше не будет. Для них подготовьте и разошлите письмо, в котором пропишите отказ от печати. Приложите к письму копию вашего нового Устава.
Рассмотрим основные варианты действий в работе с первичной документацией:
- Если вы планируете использовать типовые бланки, например, ТОРГ-12, где самой формой предусмотрен такой реквизит как печать, то ставить ее не обязательно.
- Если наоборот, вам пришел от контрагента документ без печати, то запросите копию Устава для подтверждения. В этом случае расходы по таким документам можно принимать к учету.
- Если продавец – вы, а покупатель не использует печать, то при передаче товаров просите доверенность на получение товаров, если их получает не работник, ответственный за приемку.
Декларации и отчеты во внебюджетные фонды
Проблемы возможны, если организация отчитывается в бумажном виде. П. 28 Административного регламента, утв. приказом Минфина России от 02.07.2012г. №99н предусматривает отказ в приеме деклараций без печати. Аналогичное требование содержит п. 24 административного регламента, утв. приказом Минтруда России от 22.10.2012г. № 329н.
По разъяснениям чиновников проблем при приемке деклараций и расчетов быть не должно и инспекторы обязаны принять отчетность без печати. Однако как это будет выполняться на местах, пока неясно.
Касса, БСО, работники
Самые проблемные документы, где отсутствие печати может иметь неблагоприятные последствия и споры при проверках:
- кассовая книга и журнал кассира-операциониста заверяются печатью;
- бланки строгой отчетности (постановление Правительства от 06.05. 2008г. №359, п.3) – без печати документы оформлены неверно и грозит штраф за неприменение ККТ, отказ в признании расходов, в вычете НДС;
- трудовые книжки (Инструкция, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003г. №69, Правила, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. №225) – печать обязательна, иначе грозит штраф до 50 тыс. руб.
Также при отказе от печати в банке придется переоформить карточку, в которой останутся только образцы подписей.
Оценив все за и против, собираетесь ли вы отказываться от использования печати? Поделитесь своим мнением в комментариях!
Подача отчетности в ИФНС
В обязанности каждого налогоплательщика входит своевременная сдача декларации в соответствии с формой, утвержденной ФНС России и согласованной с министерством финансов России. Если организация сдает отчетность в бумажном формате, то проставление печати является обязательным. Данное правило регулируется указаниями налогового ведомства, включающими в себя нормы заполнения деклараций. Отмена печатей ввела многих юридических лиц в заблуждение, что привело к частому отсутствию важного реквизита на подаваемой декларации и, как следствие, к ее отклонению.
В связи с существованием правила, гласящего об обязательном прописывании случаев, предусматривающих постановку печати, в федеральных законах и предусмотрением названного требования нормами подзаконных актов, возникает парадоксальное противоречие. Юридическая сила на стороне закона, то есть противоречивые подзаконные акты не принимаются во внимание. Однако, дабы не рисковать, думая, что отмена печати хозяйственных обществ касается и данной ситуации, рекомендуются обязательно заверять документ мокрой печатью до тех пор, пока не появятся разъяснения со стороны компетентных органов или не будут внесены изменения в соответствующие данной ситуации приказы. При этом в качестве рекомендации выдвигается пожелание внести информацию о наличии штампа в устав организации.
Правила заверки документов в делопроизводстве
Если печать будет поставлена на приказе или кадровом письме, ничего страшного не произойдет. Весьма плачевные последствия возможны лишь в той ситуации, когда печать не заверяет документ, который действительно в этом нуждается. Например, какой-нибудь договор. Без печати у него просто отсутствует юридическая сила. И в случае судебных заседаний органы госвласти просто не примут документ в качестве доказательства.
Потому рекомендуется заранее прописать порядок, в котором печать используется в пределах той или иной организации.
Печати для различных документов
Сначала определяются с перечнем документов, которые требуют наличия печати в любом случае. После чего переходят к составлению специальной инструкции по использованию. В ней тоже пишут о том, где и когда ставятся печати и штампы, как правильно ими пользоваться. Отдельного рассмотрения заслуживает вопрос по ответственному за хранение печатей, самому процессу хранения.
Оптимальное решение – сделать подобную инструкцию приложением к общим правилам, которые касаются делопроизводства компании. Если же общие правила отсутствуют, то инструкцию можно делать самостоятельным документом, либо дополнением для устава. Руководителю потом потребуется издать специальный приказ, если печатью надо заверить документ, который в локальном нормативном акте отсутствует. Со временем допустимо внесение изменений в перечень с документами, требующими заверения.
Отдельно надо прописать порядок, в котором уничтожаются устаревшие печати.
Отчётность для ПФР
Согласно закону о страховых взносах, заверение отчетности, подаваемой в Пенсионный фонд Российской Федерации, не требуется. Данное положение распространяется и на заполнение таких форм, как РСВ-1 ПФР. Но, несмотря на это, в самой форме есть поле, предполагающее постановку печати. В связи с этим отсутствие заверения на РСВ-1 ПФР приводит к отказу со стороны принимающего органа. Также внесение исправлений в процессе заполнения расчета предполагает обязательное заверение правок печатью.
Как сдать отчетность в ФСС и не получить отклонение
Если изучить порядок заполнения отчетности для подачи в фонд социального страхования по форме 4-ФСС, то можно понять, что необходимость подтверждения правильности данных печатью существует. Точно так же, как и в случае с данными, подвергшимися изменениям в форме РСВ-1 ПФР, обязательного заверения требует скорректированная информация в документе, содержащем расчеты по взносам, направленным в фонд социального страхования. Что касается документов, запрашиваемых ИФНС, то, согласно форме, описывающей требования по предоставлению документации, организация должна подавать копии тех бумаг, которые необходимы инспекции, заверенные подписью руководителя и соответствующей печатью, в случае если иное положение не предусматривается законодательством Российской Федерации.
Для чего именно нужны печати?
Приобретение документами юридической силы невозможно без печатей. Это инструмент для определения подлинности подписей должностных лиц, отсутствия подделок. Но этот реквизит требуется далеко не для каждого кадрового документа. В действующем законодательстве нет четких определений по поводу того, когда печать ставится, а когда – нет.
Иногда печатями заверяются документы, оформляемые бухгалтерией. То же касается различных соглашений, коллективного трудового договора, учредительных документов в компании.
Есть следующий перечень бумаг, для которых наличие печатей стало обязательным требованием:
На чем ставят печати
- Трудовые книжки
- Правила с инструкциями, описанием положений и расписания штата. И любые другие нормативные локальные акты
- Письма на гарантию после доставленных товаров, выполненных работ
- Доверенности, связанные с осуществлением тех или иных действий
- Справки и копии, взятые из архива
- Удостоверения служебного типа
- Грамоты и свидетельства, которые создаются специально для работников
- Представления и ходатайства, которые привязаны к награждениям
- Обязательны для характеристик и рекомендаций с мест работы
- Для командировочных удостоверений
- Для актов
- При составлении трудовых договоров вместе с дополнительными соглашениями, гражданско-правовых документов, договоров на полную материальную ответственность
Нужна ли печать на информационном сообщении, необходимом для уплаты акциза
Что касается информационных сообщений, направленных на уплату акциза маркированных товаров, входящих в Таможенный союз и ввозимых на территорию Российской Федерации с территории союзного государства, то здесь никаких изменений не вводится (конкретно для плательщиков). В данном случае необходимость заверять информационное письмо печатью устанавливается Налоговым кодексом Российской Федерации. Данный факт согласуется с новыми требованиями, что обуславливает необходимость обязательного использования штампа.
К чему привела отмена печатей, и для кого она актуальна
Отмена печати организации распространяется исключительно на общества с формой собственности АО или ООО. В обязательном порядке она должна быть в наличии у некоммерческих и государственных организаций. Что касается юридических лиц, имеющих возможность не использовать печать, то при желании они могут осуществлять свою деятельность с ее применением. Для этого просто нужно прописать данный факт в уставе, и тогда отмена печати общества не вызовет вопросов. До тех пор, пока различные департаменты и министерства не дадут официальные разъяснения, уничтожать данный инструмент заверения бумаг не рекомендуется. Определенную группу документов лучше всего постоянно заверять штампом, чтобы избежать варианта их отклонения принимающей службой.
Печать организации — нужно ли ее иметь в принципе и использовать в приказах
С точки зрения российского законодательства, печать не является обязательным документом для занятия предпринимательской деятельностью и применения ее в кадровом делопроизводстве. Более того, работодателями в РФ могут выступать в том числе и простые физические лица, не являющиеся субъектами хозяйствования, а значит — у них не может быть печати в принципе, чтобы использовать ее в рамках ведения трудовых взаимоотношений. В то же самое время, косвенные нормативы законодательства, а также ряд иных ситуаций предполагают обязательное применение печати в рамках делопроизводства.
Все это порождает множество спорных ситуаций. В первую очередь следует отметить, что печать не является обязательной для индивидуальных предпринимателей и самозанятых граждан. Формально, в печати нет необходимости у обществ с ограниченной ответственностью, однако для ведения деятельности до им необходимо наличие расчетного счета. А его до 2015 года можно было получить только при наличии печати. Тем не менее, на 2022 год печать перестала быть обязательным атрибутом и для ООО. Остается обязательной она лишь для государственных и муниципальных учреждений, некоммерческих организаций и товариществ собственников жилья.
Решение Верховного Суда РФ по некоторым делам свидетельствует о том, что данный орган считает необходимым наличие печати и у частных предпринимателей, исходя из сложившейся деловой и правоприменительной практики, в то время как в самом законодательстве таких требований не предусмотрено.
Таким образом, ответ на вопрос, нужно ли ставить печать организации на приказах в 2022 году, в целом является отрицательным — ведь законодательство предусматривает возможность вести деятельность без печати. Однако есть множество нюансов, которые тоже следует учитывать работодателям и самим работникам. Более подробно о том, кто может работать без печати, можно прочитать в отдельной статье. Далее же будут рассматриваться особенности использования печатей в кадровом делопроизводстве и внутренней документации компании.
