Как аннулировать чек на онлайн-кассе: инструкция по отмене операции с признаком приход на кассовом аппарате

Коммерческая деятельность — это непрерывный поток рутинных задач, решение которых требует высокого внимания и концентрации. Ситуации, когда кассиры, работающие непосредственно с покупателями, ошибочно производят расчет за товар, встречаются достаточно часто — и в этом случае ошибку следует исправлять как можно быстрее. Расхождения привлекают внимание контролирующих органов, строго отслеживающих порядок ведения учета налоговой базы — за это предусмотрены различные виды ответственности. Чтобы избежать подобных неприятностей, нужно знать, как правильно аннулировать чек на онлайн-кассе, какие документы следует оформлять и в чем здесь состоят отличия от работы со стандартной ККТ.

Общее представление

Аннуляция — это отмена операции, оформляемой в момент приема денежных средств. Результатом становится внесение корректировок в фискальную отчетность, подтверждающую факт совершения платежа. На стандартных ЭКЛЗ старого образца, если процедура выполняется до момента фактического закрытия, ККМ фиксирует отклонение и выдает чековый БСО с соответствующей пометкой, а отмененная сумма не включается в общий накопительный итог. Если же закрытие состоялось, алгоритм аннулирования чека на кассовом аппарате зависит от сопутствующих обстоятельств:

• При возврате в день проведения операции — ставится о и подпись ответственного сотрудника, формируется акт формы КМ-3, и прикладывается оригинал ошибочного документа.
• При выявлении расхождений после окончания смены факт отражается в журнале учета КМ-4.

Стоит подчеркнуть, что указанный порядок был актуален для обычных устройств, оснащенных ЭКЛЗ. В соответствии с законодательными требованиями, бизнес активно переходит на альтернативный формат работы, предполагающий установку оборудования, выгружающего данные о транзакциях в режиме реального времени.

Что такое зет-отчёт

Z-отчет («Зет-отчет», он же отчет с гашением) – это итоговый кассовый чек, который обязательно должен быть напечатан в течение 24 часов. Он означает завершение кассовой смены, сдачу выручки и обнуление оперативной памяти кассового аппарата. Все данные с предыдущего момента гашения остаются в фискальной памяти кассы и на ленте ЭКЛЗ.

К СВЕДЕНИЮ! В контрольно-кассовом аппарате существует контрольная лента (ЭКЛЗ – «электронная контрольная лента защищенная»), на которой записываются все показатели со счетчиков. В случаях, когда информация по отчетам почему-то утрачивается, ЭКЛЗ – единственная возможность ее восстановить.

По этому документу можно отследить:

• данные счетчиков денег на начало и конец смены;
• общую сумму выручки до момента гашения;
• сумму возвратов денег, если они имели место;
• сумму предоставленных скидок;
• сумму по аннулированным чекам.

Как отменить чек на кассовом аппарате

Внедрение учетной механики, позволяющей налоговой контролировать отражение по поступлению денежных средств, на практике заметно упростило взаимодействие между предпринимателями и ведомственными органами. Однако отслеживать допускаемые ошибки теперь нужно гораздо тщательнее, чем раньше. Своевременная самостоятельная корректировка исключает штрафы и другие санкции, только если субъект бизнеса предпринял все возможные и обязательные меры — как по исправлению, так и по уведомлению инспекции в тех случаях, когда это предписывается законодательством.

Общие условия

Отмена и аннулирование чека возврата или прихода в онлайн-кассе — это операция, выполнить которую можно до фактического пробития. Программное обеспечение, используемое в современных ККТ, допускает внесение корректировок до тех пор, пока документ не будет распечатан фискальным регистратором, а данные по нему не окажутся выгружены в учетную систему оператором ОФД. Однако когда процедура уже завершена, применение методов, которые были актуальны для ЭКЛЗ, не представляется возможным. Изменения, внесенные в ФЗ №54, регламентирующий использование ККТ, предусматривают применение специального чека коррекции, формируемого между началом и окончанием рабочей смены, либо в другой день — требований относительно исходной и исправляющей даты закон не содержит.

Существует два признака расчета, которые содержатся в подобных корректирующих выписках:

• Исправление прихода, подразумевающее, что субъект, ведущий хозяйственную деятельность, фиксирует не учтенную ранее выручку, возникшую в результате ошибочного указания суммы или невыполнения учетной операции.
• Корректировка расхода, в рамках которой исправления вносятся в фискальную документацию, подтверждающую выдачу денежных средств и обусловленную изначальным изъятием меньшего, чем нужно, суммового значения.

Аннулированные чеки могут формироваться по инициативе налогоплательщика — в тех ситуациях, когда ошибка выявлена собственными усилиями. Обязательным условием выступает указание даты и номера бухгалтерского документа, выступающего основанием для внесения изменений. В подобном качестве может рассматриваться, например, объяснительная записка, составленная кассиром. Тип операции — «самостоятельная», либо «по предписанию» — указывается в процессе оформления.

Есть и еще одна разновидность технической процедуры, обуславливаемая спецификой сложившихся обстоятельств. Чтобы скорректировать расчеты в присутствии клиента, нужно знать, как отменить и аннулировать пробитый чек на онлайн-кассе АТОЛ — для коррекции с признаком «возврат прихода» в кассовом аппарате необходимо сформировать новый документ, содержащий фискальные реквизиты ошибочной квитанции. Это фактически отменит первую версию, после чего останется только оформить корректную платежную документацию и передать ее покупателю.

Распространенные причины ошибок

Достаточно часто невнимательность кассиров приводит к образованию излишков или недостач, вызванных:

• Неверным выбором способа оплаты покупки.
• Некорректным указанием стоимости товаров.

Также нужно учитывать вероятность технических сбоев, связанных с перепадами в работе электросети или нарушениями функционирования программного обеспечения.

Когда покупатель обращается к продавцу с намерением вернуть приобретенную вещь, понадобится оформить возвратный чек — так же, как и в случае неточности с окончательной суммой. Если же в учетной базе ККМ отсутствует информация об операции, а итоговая сверка планового и фактического количества денежных средств выявила расхождение — используется документ коррекции. На изменения отводится всего два дня, так что не рекомендуется откладывать исправление в долгий ящик.

Как избежать ошибок

Грамотное обучение и своевременная аттестация персонала, составление подробных и наглядных инструкций по работе с ККТ, а также разъяснение ответственности и возможных последствий — минимальный набор задач, о решении которых следует позаботиться каждому предпринимателю. Сотрудники должны знать, как отбить и отменить чек на кассовом аппарате, что такое аннуляция, и как сделать отмену в онлайн-кассе, принципы работы с которой заметно отличаются от привычных ЭКЛЗ.

Кроме того, нелишним будет позаботиться о мобильной автоматизации. Количество рутинных операций, выполняемых работниками ежедневно, снижает концентрацию внимания, что нередко становится причиной ошибок во взаиморасчетах. Решения, предлагаемые , позволяют сократить усилия и временные затраты, связанные с ведением товарного учета и документооборота на предприятиях практически всех отраслей.

Создание возвратного документа

Для оформления потребуется объяснительная, написанная ответственным сотрудником, либо заявление, поступившее от покупателя.

При составлении документа в день реализации, либо спустя небольшой промежуток времени, применяется простой алгоритм: достаточно выбить чек с признаком «возврат прихода», содержащий реквизиты аннулированного первичного бланка и сумму операции. Форма передается клиенту вместе с наличными денежными средствами, тогда как товар поступает обратно на баланс торговой точки.

Если для оплаты использовалась банковская карта, отмена сначала инициируется через терминал, после чего документ оформляется идентичным способом. Ответственность за перевод денег покупателю в этом случае возлагается на банк. Важно учитывать, что подобная функция реализована не на всех ККМ — стоит уточнить этот момент в сопроводительной инструкции к оборудованию.

Итоги

Совершение ошибки при работе с онлайн-кассой не является причиной для паники. Важно заметить и устранить такую ошибку до того, как на нее обратили внимание налоговики. В этом случае ответственность за нарушение не наступит. Устранение, в зависимости от вида ошибки, оформляется либо чеком коррекции, либо операцией возврата прихода. Если самостоятельного исправления изъянов в работе с кассой вовремя не происходит, возможно применение санкций со стороны налогового органа.

Если у вас появилась необходимость снять онлайн-кассу с учета, читайте статью «Как выглядит заявление на снятие с учета ККМ — образец».

Источники:

• Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации»
• КоАП РФ

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Создание чека коррекции

Осуществляется на основании официально вынесенного налоговой службой предписания, либо при наличии служебного акта, в котором указываются номер, дата и обстоятельства, послужившие причиной формирования. Как правило, поводом становится неприменение кассы в момент расчета с клиентом. Для начала требуется определить, какой формат фискальных данных будет актуален — информация содержится в отчете об открытии смены, в разделе «ФФД ККТ». В поле могут быть указаны значения 0, 2 или 3, определяющие текущий релиз используемого программного обеспечения.

Алгоритм для версий 1.0 или 1.05

Понадобится составить акт с порядковым номером, отражающий полный перечень операций, не оформленных надлежащим образом. В обязательном порядке указываются дата, стоимость, номенклатурное наименование и количество товаров, а также причина, из-за которой ККТ не была использована. Для чека коррекции выбирается соответствующий признак, а также реквизиты основания, в том числе в тех случаях, когда им является предписание к устранению правонарушений, составленное налоговой инспекцией.

Релиз ФФД 1.1

Отличие от предыдущих алгоритмов сводится к необходимости внесения дополнительных сведений:

• Названия услуги или выполненных работ.
• Характеристики фискального документа.

Z-отчет утрачен, как быть?

В жизни все может случиться, и даже невосполнимый отчет с гашением может оказаться по какой-то причине не оформленным в журнал, как следует. Это чаще всего случается:

• с неопытными работниками, по незнанию выбрасывающими такой важный чек;
• вследствие ремонта аппарата, когда отчет пробивает мастер для проверки, не всегда его догадываются сохранить;
• если чек не пропечатался из-за поломки кассы, неполадок с лентой или бумагой, аварийного отключения электроэнергии;
• если чек утерян;
• когда документ порвался, затерся, был залит или испорчен как-то иначе.

Отсутствие Z-отчета грозит предприятию крупными штрафами. Чтобы избежать их, нужно сразу при обнаружении утраты «зетки» выполнить предписанные законом процедуры.

Последовательность действий при обнаружении утраты отчета с гашением

1. Составить акт утраты Z-отчета (подписать его должны кассир смены, старший кассир, если он есть, бухгалтер фирмы и представитель администрации).
2. Обязать кассира предоставить объяснительную записку, в которой будут освещены время и обстоятельства утраты отчета, а также причины, по которым требуемые сведения не были занесены в кассовый журнал.
3. Добиться получения фискального чека по данным ЭКЛЗ, подтверждающего выручку за смену с утраченным Z-отчетом. Для этого придется вызвать технического специалиста из центра обслуживания ККМ.
4. Снятый за требуемый период фискальный отчет оформить в журнале кассира вместо утраченного Z-отчета.

ВАЖНО! Руководитель имеет право наложить наказание на кассира, виновного в утрате документа строгой отчетности, если сочтет нужным по итогам его объяснительной записки. Увольнение за такой проступок не положено, но выговор или устное предупреждение вполне вероятно.

В чеке есть ошибка

Ситуации, когда в первичной документации указаны ошибочные данные, также достаточно распространены. Рассмотрим основные возможные варианты подобных обстоятельств.

Пробита большая, чем нужно, сумма

Обычно происходит в результате внесения в документ большего количества товарных позиций, чем реализуется по факту, и, как следствие, приводит к возникновению в кассе излишков денежных средств. Наибольшей проблемой в данном случае является потенциальный риск жалобы клиента, который может заподозрить умышленный обман со стороны торговой точки. Задача бизнеса — оперативно выявить расхождение и уведомить ФНС о допущенной ошибке. При этом если требования так и не поступило, следует сформировать и пробить два чека с признаком «возврат прихода», оставив деньги в выручке.

Пробитая сумма оказалась меньше, чем стоимость покупки

Вероятность того, что покупатель заметит расхождение и самостоятельно вернется в магазин, чтобы покрыть образовавшуюся разницу, в этом случае намного меньше — хотя практика показывает, что добросовестных людей довольно много. В подобных ситуациях оформляются аналогичные корректирующие документы, однако их пробитие приводит к фактической недостаче в кассе, компенсировать которую придется виновному сотруднику.

В целом, порядок покрытия разницы зависит от внутренней политики предприятия — допускается, в том числе и списание товара, если возникший дефицит не наносит ощутимого ущерба организации. Однако проявление лояльности к персоналу должно основываться на совокупности факторов — систематические недостачи и излишки вполне могут свидетельствовать не о недостаточности квалификации, а об умышленном мошенничестве.

Оплата произведена наличными, тогда как нужна была опция безналичного расчета

Распространенная ситуация, виновниками которой могут оказаться как кассир, так и сам клиент, однако большая ответственность возлагается на сотрудника, выдавшего подтверждающую квитанцию еще до получения денежных средств. При этом оператор фискальных данных уже передал сведения о поступлении платежа, что расходится с фактическим положением. Дублирование не помогает, поскольку приводит к двойному отражению операции, и, как следствие, к кассовому разрыву. Исправить положение позволяет формирование документа с признаком «возврат прихода», который означает отмену чека на онлайн-кассах МТС, АТОЛ и других. После этого создается новая версия, содержащая правильную форму расчета — безналичную оплату.

Оформление чека возврата прихода

Такая операция понадобится, когда в первоначально выбитом чеке ошибочно указано больше денежных средств, чем требуется (при использовании ФФД 1.05). Возврат прихода для неверно пробитого чека вернет ситуацию в исходную точку. В новом чеке следует отразить данные, аналогичные указанным в ошибочно пробитом кассовом чеке. Затем пробивается новый кассовый чек с правильной информацией. То есть в этом случае, в отличие от коррекции, операция не исправляется, а полностью аннулируется.

Важно! Подсказка от КонсультантПлюс Возвратный чек также используется в случае выплаты покупателю денег за возвращенный товар независимо от того, какую версию ФФД вы применяете. Подробнее смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.

При оформлении операции возврата прихода следует отразить фискальный признак ошибочного чека ККМ, чтобы налоговики не требовали дополнительных пояснений и представления копии заявления покупателя о возврате уплаченных денег.

Важно уяснить, что проведение этой операции необязательно делать в день ошибки, т. к. соответствующее ограничение законом не установлено. Если же ошибку не исправить вовсе, то возможно применение санкций по ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ.

Аналогичной операцией можно устранить и иные ошибки в чеке, не связанные с занижением выручки. Примером такой ситуации может быть неотражение в чеке НДС тогда, когда он должен быть указан. В такой ситуации также следует оформить операцию возврата прихода до обнаружения ошибки инспекторами.

Не следует оформлять возврат прихода для устранения операций, проведенных в период возникновения перебоев со связью, т. к. подобные явления не отражаются на работе кассы. Фискальный накопитель хранит необходимую информацию в течение 30 дней и самостоятельно направит ее ОФД, когда связь наладится. Проведение же в этом случае дублирующей операции повлечет необходимость оформления чека коррекции.

В дополнение посмотрите видео в материале «Как сделать возврат денег за покупку по онлайн-кассе?».

Ошибка при выдаче денежных средств

Чаще всего встречается в деятельности, связанной с оказанием услуг, например, прием вторичного сырья и металлолома, утилизация, и т. д. Также может произойти в розничных торговых точках, деятельность которых совмещает не только продажи, но и дополнительный сервис, что характерно для магазинов бытовой техники и цифровых устройств. В некоторых случаях сервисное обслуживание предполагает не только ремонт по гарантии, но и скупку старых образцов и моделей на запчасти — и это подразумевает взаиморасчеты с посетителями, которые также должны отражаться через учетную технику.

Алгоритм выглядит следующим образом. Допустим, клиент принес на продажу монитор стоимостью 8 000 рублей, однако кассир ошибся и пробил 10 000, выдав именно это количество денег. Корректировка операции предусматривает последовательное формирование с признаком «возврат расхода» и суммой в десять тысяч, получение у сдатчика разницы между заявленным и фактическим значением, а также формирование нового расходного документа — с указанием корректного стоимостного значения.

Счастливые исключения в 54-ФЗ

Исключений и тех, кто полностью свободен от применения ККТ, не так много, причем если осуществляются несколько видов деятельности, среди которых есть льготные, то в отношении остальных все равно нужно использовать онлайн-кассу.

В связи с тем что в 2022 году многие товары попадают под маркировку, некоторые ИП и организации теряют право на применение патента, а с ним и право работать без ККМ.

Кстати! В 2022 году нельзя учесть затраты на покупку ККТ при расчете ЕНВД.

1. ККТ нет нужды покупать: участникам расчетов, обменивающимся исключительно безналичными платежами, плательщикам НПД, муниципальным учреждениям, оказывающим услуги населению в области культуры, торговым точкам в отдаленных и труднодоступных местностях (перечни устанавливаются субъектами РФ).
2. Допускается работа без кассы:
   если осуществляются виды деятельности, перечисленные в п. 2 статьи 2 закона №54-ФЗ. Например: разносная торговля, прием стеклотары, работа по ремонту и окраске обуви и т.д.
3. в отношении патента, хотя не все виды деятельности попали под льготу (п. 2.1 статьи 2 закона 54-ФЗ).
4. ТСЖ, СНТ и ряда других, они освобождены от онлайн-кассы в части платежей, осуществляемых не наличными (картами).
5. Временно (до 1 июля 2022 года) освобождены от применения кассы предприниматели-одиночки, если торгуют продукцией собственного изготовления, оказывают услуги, выполняют работы (п. 1 ст. 2 закона №129-ФЗ от 06.06.2019).

Остальные исключения указаны в статье 2 закона №54-ФЗ. При поступлении в течение месяца предоплаты, проведении зачета аванса или его возврата за жилищно-коммунальные услуги, охраны и некоторых других (см. п. 2.1 статьи 1.2 закона 54-ФЗ) можно выбить один чек с указанием всех операций за календарный месяц. Документ формируется не позднее 10 календарных дней после окончания месяца.

Обратите внимание! При пробитии чека раз в месяц не требуется его передавать клиенту.

Корректировка ошибки ввода по онлайн-кассе

Ответственному лицу необходимо напечатать чек с одним из следующих признаков:

1. «Приход» ― при излишке денежного остатка, когда ККТ не использовалась во время взаиморасчетов.
2. «Расход» ― в случае выдачи денег без кассового аппарата.
3. «Возврат прихода» ― при оформлении соответствующей операции, а также при переоформлении фискального документа с некорректными данными.
4. «Возврат расхода» ― при получении средств без использования ККМ.

Технически процесс зависит от модели оборудования — так, к примеру, в АТОЛ используется следующая последовательность:

• нажатие «X» заданное количество раз (5 для приходных, 6 для расходных);
• «BB» — до и после ввода суммы коррекции;
• подтверждение процедуры кнопкой «ИТ».

Стоит отметить, что когда возможность использовать ККТ для исправления отсутствует — корректировки также проводятся через драйвер, принудительным образом.

Информирование налоговых структур

Операция может быть проведена предпринимателем самостоятельно либо по предписанию, вынесенному сотрудниками ФНС. В последнем случае законодательство позволяет как обойтись предупреждением, так и наложить административный штраф за неиспользование онлайн-кассы. Если прецедентов было несколько — чек коррекции создается на каждый из них. Кроме того, кассир должен составить записку, объясняющую причины, приведшие к возникновению нарушения. В ней указываются название предприятия, фактический адрес, дата, номенклатурное наименование товара или услуги, количество и стоимость.