Книга покупок: заполнение документа по всем правилам

Главная / Налоги / Что такое НДС и когда его повышение до 20 процентов? / Книга покупок и продаж

Опубликовано: 28.12.2017

Время на чтение: 9 мин

467

Налоговый документ, содержащий все данные о счетах-фактурах, по которым плательщики НДС осуществляют расчет налога за определенный квартал, называется книгой покупок.

Книга покупок — что это?
Какие сведения обязательны?
Что не попадает в документ?
Что отражается в документе?
Книга покупок по постановлению 1137
Важные особенности
Вывод

Книга покупок — что это?

Книга покупок составляется по образцу приложения 4 постановления Правительства РФ от 26 декабря 2011 года, № 1137 (ниже по тексту — постановление № 1137).

С 1 октября 2017 года используется переработанный образец данного документа (постановление было отредактировано Правительством РФ от 19 августа 2017 года, № 981).

С учетом информации, содержащейся в книге покупок, предназначенная для выплаты НДС сумма в дальнейшем фиксируется в налоговой декларации.

Сведения, полученные из книги, поочередно прописываются непосредственно в декларацию. Для этих целей в ее образце (который был утвержден ФНС России от 29.10.2014 № ММВ-7-3/[email protected]) содержится раздел 8. Количество разделов равно числу записей, которые занесены в книгу покупок за квартал.

Учет по книге покупок — обязательное требование для всех граждан и предприятий, осуществляющих выплаты по НДС (пункт 3 статьи 169 НК РФ).

Только они уполномочены выполнять вычет НДС, используя данные книги покупок. Выкладки по вычтенному налогу в бухгалтерском учете отмечаются при помощи записи Дт 68 Кт 19.

Постановление № 1137: хроника изменений

Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 устанавливает действующие формы документов по НДС (счета-фактуры, книги покупок и книги продаж) и правила их заполнения. Этот документ приобрел особое значение в связи с тем, что декларация по НДС с начала 2015 года сдается в ИФНС вместе с данными книг покупок и продаж. То есть становится важной правильность заполнения не только счетов-фактур, но и книг, в которых они отражаются. Причем книги теперь подвергаются налоговой проверке раньше, чем счета-фактуры. Вот почему так важно не упустить изменения в постановление 1137. Посмотрим, какие из них произошли в последнее время.

Изменения в бланках

Формы книги покупок и книги продаж не менялись с 2014 года — с даты вступления в силу постановления Правительства РФ от 30.07.2014 № 735. А вот форма счета-фактуры с тех пор корректировалась дважды:

с 01.07.2017 она была дополнена строкой 8 «Идентификатор госконтракта» (постановление Правительства РФ от 25.05.2017 № 625);

Об этом — в публикации «Форму счета-фактуры откорректировали».

с 01.10.2017 в ней появилась новая графа 1а «Код вида товара» (постановление Правительства РФ от 19.08.2017 № 981).

См. Заполняем графу 1а в обновленном счете-фактуре.

О том, как заполнять счет-фактуру с октября 2022 года, мы подробно рассказывали .

Что изменится в счете-фактуре в 2022 году, см. .

Образец заполнения счета-фактуры на услуги ищите в этой статье.

Поправки в правилах заполнения НДС-документации

Порядок заполнения документов по НДС тоже не раз корректировался. И поправки вносились не только из-за изменений в бланках.

Так, изменения в постановление № 1137, вступившие в силу с 2015 года, были связаны с дополнением его текста новыми положениями об оформлении счетов-фактур по агентским договорам.

Полный перечень изменений в оформлении документов по учету НДС с 2015 года следующий:

От обязанности ведения журнала учета счетов-фактур (как полученных, так и выставленных) освобождены все налогоплательщики, кроме занятых посреднической деятельностью. Эта обязанность возложена на посредников, освобожденных от обязанностей плательщика НДС и не являющихся плательщиками НДС, если они выставляют счета-фактуры. Изменение внесено в НК РФ законами от 20.04.2014 № 81-ФЗ и от 21.07.2014 № 238-ФЗ.

О том, кто должен вести журнал учета, читайте в этом материале.

Налогоплательщики получили право вносить в счет-фактуру дополнительную информацию, необходимую с их точки зрения, добавляя в установленную форму документа строки и графы. П. 9 такого содержания включен в текст правил заполнения счета-фактуры, содержащихся в постановлении № 1137, постановлением Правительства РФ от 29.11.2014 № 1279.
Правила заполнения счетов-фактур дополнены положениями по оформлению этих документов при взаимоотношениях между агентом, действующим от своего имени, и принципалом для случаев их взаимодействия с двумя и более контрагентами. Изменения внесены постановлением № 1279. Они будут детально рассмотрены .

Кроме этого, с 01.04.2018 в порядок заполнения НДС-документов вносились изменения в связи с введением в России системы Tax Free (постановление Правительства РФ от 01.02.2018 № 98).

О действующих правилах ведения книг покупок и продаж рассказывается в статье «Книга покупок и книга продаж: ведение и оформление для расчетов по НДС».

Посмотреть образец заполнения книги покупок и можно из .

О сдаче электронных книг покупок-продаж см. в этом материале.

Какие сведения обязательны?

Согласно пункту 2, в книгу заносятся обыкновенные, корректировочные и исправленные счета-фактуры. Они могут быть на бумажных бланках либо в электронном виде. Записи в них обычно делают по компьютеру.
Некоторую часть информации допускается вводить вручную.

Книга покупок содержит следующие счета-фактуры:

оформленные лицами, осуществляющими реализацию продукции либо услуги (правило 2 Правил ведения книги покупок);
составленные при предоставлении товаров, работ, услуг (ТРУ) (пункт 22 Правил ведения);
откорректированные при снижении цены, изначально указанной продающим лицом, и ее повышении у покупателя (пункт 9 и 12 Правил ведения);
необходимые при осуществлении СМР для личного пользования (пункт 20 Правил ведения);

Кроме того, в книгу продаж включается и документация, которую можно считать достаточным основанием для осуществления вычета НДС:

бумаги (допустимо включать их копии), в которых содержатся сведения об издержках в рабочих поездках (пункт 18 Правил ведения);
документы, которые подтверждают факт выплаты налога при осуществлении импорта (пункт 6 Правил ведения);
заявления о ввозе товаров и выплате косвенных налогов — при ввозе товаров из стран, входящих в ЕАЭС (пункт 6 Правил ведения).

Что не попадает в документ?

В книгу покупок не вносят счета-фактуры, не отвечающие (согласно пункту 3 Правил ведения книги покупок):

положениям статьи 169 НК РФ;
установленным образцам (приложения 1 и 2 постановления № 1137).

Также не вносят счета-фактуры, составленные (пункт 19 Правил ведения):

при бесплатном предоставлении ТРУ, содержащие материальные и нематериальные активы;
комиссионером (агентом) от комитента (принципала) по предназначенным для сбыта ТРУ, имущественным правам, а также выданным в счет данного сбыта авансам;
комиссионером (агентом) от поставщика ТРУ или имущественных прав, полученных для комитента (принципала), считая выделенные авансы;
на величину аванса за ТРУ, получаемые при действиях, не требующих выплат по НДС;
авансовые счета-фактуры, оформленные после получения поставщиком отгрузочных счетов-фактур.

Что отражается в документе?

Книга покупок содержит:

В шапке прописывают сведения о налогоплательщике-покупателе, то есть его полное или сокращенное название по уставным документам (или ФИО индивидуального предпринимателя, ИНН и КПП). Данные о налоговых циклах (с датами начала и завершения).
В табличной части идет информация о документах, по которым производится расчет НДС и его величина.

Если ТРУ предоставлены для действий, подлежащих налогообложению по ставкам 18, 10 и 0%, то счет-фактуру отмечают по соответствующим этим ставкам частям (пункт 6 Правил ведения книги покупок, письма Минфина России от 17.03.2015 № 03-07-11/14238 и 02.03.2015 № 03-07-09/10695).
Если поставка предназначается для облагаемых и необлагаемых действий, то документ составляется на величину вычета после определения размера учитываемой доли (пункт 6 Правил ведения).

Покупка для принципала: оформление сводных документов агентом, действующим от своего имени

Агент, действующий от своего имени, при выставлении документов принципалу на приобретенные для него товары (работы, услуги) должен руководствоваться следующим:

Дата счета-фактуры на реализацию в адрес принципала может быть такой же, что и указанная в документе на покупку агентом у поставщика. Если несколько документов поставщиков имеют одну и ту же дату, агент может оформить на них один документ в адрес принципала.
В счете-фактуре, выставляемом на одну дату, наряду с данными агента, указываются аналогичные данные поставщиков, перечисляемые через точку с запятой:
наименования (полные или сокращенные);
юридические адреса;
ИНН и КПП;
наименования и адреса грузоотправителей;
номера и даты платежных документов.

В табличной части сводного счета-фактуры наименования переданных товаров (работ, услуг) и все данные по ним приводятся раздельно по каждому поставщику. В отдельных строках указывается информация по товарам (работам, услугам), в отношении которых агентом в адрес поставщиков перечислены авансы, при наличии счетов-фактур поставщиков на эти авансы.

Книга покупок по постановлению 1137

Согласно положениям постановления 1137, книга покупок составляется следующим образом (пункт 6 Правил ведения книги покупок):

Графа 1. Назначается порядковый номер отметки о счете-фактуре (включая корректировочный).
Графа 2. Вводится код типа операции (до июля 2016 разрешалось применять коды из приказа ФНС России от 14.02.2012 № ММВ-7-3/[email protected] и из письма ФНС России от 22.01.2015 № ГД-4-3/[email protected], но, начиная с июля 2016 года, в разделе кодов используют исключительно приказ ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/[email protected]).
Графа 3. Обычно записывается порядковый номер и время составления счета-фактуры поставщика. Если же вычет налога удостоверяется при помощи другой документации (таможенный сертификат, заявки о ввозе продукции и так далее), то вводятся реквизиты этих бумаг.

Согласно отредактированному постановлению № 1137, в графе 3 надлежит учесть:

Сведения, необходимые для правильного заполнения графы 3	При каких обстоятельствах они необходимы
Номер и время подачи заявки о ввозе продукции и выплате косвенных налогов с отметками налоговых структур, свидетельствующих о выплате НДС	При импорте продукции в РФ из стран ЕАЭС
Номер таможенной декларации, составленной при таможенной процедуре оформления отпуска продукции для внутреннего пользования по окончании таможенной операции свободной таможенной зоны на территории ОЭЗ в Калининградской области	При отметке в книге покупок НДС, рассчитываемой согласно пункту 14 статьи 171 НК РФ
Номер и время оформления платежно-расчетного документа или другой бумаги, имеющей обобщенные сведения, отмеченные поставщиком в книге продаж.	При определении НДС с предоплаты, выплаченного в счет предоставления ТРУ и подлежащих учету со дня предоставления ТРУ.

Графы 4–6. Содержат порядковые номера и дату исправленных и/или корректировочных счетов-фактур.
Графа 7. Вводится номер и время составления документа, удостоверяющего факт выплаты НДС. Реквизиты платежного поручения отмечаются в графе 7 том случае, когда налог рассчитывается только после его выплаты. Так происходит, к примеру, при импорте продукции в РФ (смотрите письмо Минфина России от 26.11.2014 № 03-07-11/60221) либо при возвращении аванса лицу, осуществляющему покупку, в случаях аннулирования или коррекции соглашения (письма Минфина России от 24.03.2015 № 03-07-11/16044 и 23.03.2015 № 03-07-11/15889).
Графа 8. Вводится точная дата получения продукции (производства работ или услуг), а также принятия прав на имущество.
Графы 9 и 10. Содержат названия, ИНН или КПП продающего услуги или продукцию лица.
Графы 11 и 12. Оформляются покупателем-комитентом (принципалом). Здесь вводятся названия, ИНН и КПП посредника-комиссионера(агента), который получает продукцию или услуги.
Графа 13. Вводят регистрационный номер декларации таможни при сбыте продукции, импортируемой в РФ, если таможенная регистрация определена законодательными актами Таможенного союза. Оформление графы не требуется при отметке в книге покупок сведений по корректировочной (либо исправленной корректировочной) счет-фактуре.
Графа 14. Содержит название и код валюты (только при получении продукции и услуг и прав на имущество за валюту других стран).
Графа 15. Отмечается цена продукции или услуг, передачи прав на имущество или величина выплаченного аванса с НДС.
Графа 16. Содержит суммы НДС, которые подлежат вычету.

Регистрация брака при беременности может производиться в день подачи заявления. Заявление о регистрации брака можно подать в онлайн-режиме. Как и где это сделать, вы можете узнать в нашей статье.

В результате признания брака недействительным наступают правовые последствия. Подробнее о них написано здесь.

Оформление сводных документов принципалом при реализации через агента

Принципал, выставляющий документы агенту, который, действуя от своего имени, продает товары (работы, услуги) принципала нескольким покупателям, должен руководствоваться следующим:

Дата счета-фактуры на реализацию в адрес агента принципалом может быть такой же, что и указанная в документе на продажу покупателю от агента. Если одним днем проведено несколько отгрузок покупателям, принципал может оформить на них один документ в адрес агента.
В счете-фактуре, выставляемом на одну дату, наряду с данными агента, указываются аналогичные данные покупателей, перечисляемые через точку с запятой:
наименования (полные или сокращенные);
юридические адреса;
ИНН и КПП;
наименования и адреса грузополучателей;
номера и даты платежных документов.

В табличной части сводного счета-фактуры наименования переданных товаров (работ, услуг) и все данные по ним приводятся раздельно по каждому покупателю. В отдельных строках указывается информация по товарам (работам, услугам), в отношении которых агентом получены авансы от покупателей, при условии, что агент выставил покупателям счета-фактуры на эти авансы.

Принципал, осуществляющий реализацию через агента, действующего от своего имени, для своевременного выставления документов должен владеть информацией, которая есть только у агента. Это потребует налаживания очень оперативного обмена такой информацией.

Об оформлении счетов-фактур при посреднической деятельности см. также статьи «Участие в сделке посредника: как правильно оформляются счета-фактуры» и «Как оформлять счета-фактуры при продаже товаров через посредника?».

Важные особенности

Указанные ниже правила в обязательном порядке нужно иметь в виду:

Книгу покупок допускается вести на бумажном носителе или в электронном формате.
Ценовые параметры нужно отмечать в рублях. Существует лишь одно исключение в виде графы 15, которая оформляется при получении товаров, услуг или прав на имущество за валюты других государств).
Чтобы не нарушать правил и правильно откорректировать ошибочную отметку, налогоплательщику надлежит зафиксировать счет-фактуру в дополнительном листе за тот же налоговый квартал, когда была оформлена первая счет-фактура. Таким же образом можно аннулировать документ.
Оформленная в бумажном виде книга покупок по завершении очередного квартала (не позднее 25-го числа месяца, следующего за завершением квартала) обязательно нужно отдать на подпись начальника (или ответственного сотрудника), пронумеровать и прошнуровать все страницы, скрепив все печатью.
Хранить книги покупок надлежит 4 года со дня последней отметки.