Трудовая книжка Можно ли отправлять трудовую по почте

11.08.2019
0

20195

8 мин.

Согласно действующему закону любой работодатель при увольнении сотрудника обязан оформить расторжение рабочего контракта и произвести расчет. На практике же часто возникает ситуация, когда подчиненный по ряду обстоятельств не смог явиться и собственноручно забрать полагающиеся бумаги в последний рабочий день. В подобных случаях запускается такая процедура, как отправка трудовой книжки по почте при увольнении. Она имеет ряд нюансов, которые требуют особого внимания.

Основные понятия

Право на увольнение и смену места работы имеет каждый трудоустроенный гражданин РФ. Порядок оформления и возврата документов регламентируется Постановлением за № 225 от 16. 04.2003 и за № 69 от 10.10.2003. Юридическая процедура требует соблюдения порядка расторжения трудового договора. Поэтому основания для прекращения правоотношений между работодателем и подчиненным изложены в главе 13 ТК РФ. К ним относятся:

• соглашение сторон и обстоятельства, не зависящие от их волеизъявления;
• окончание срока рабочего контракта;
• уход сотрудника по собственной инициативе;
• отказ трудиться в связи с изменением служебных функций либо по состоянию здоровья;
• нарушение пунктов трудового соглашения.

Согласно п.1 статьи 84, регламентирующей общий порядок прекращения трудового договора, увольнение оформляется приказом руководителя. По требованию подчиненного он обязан выдать все необходимые расчетные бумаги, а также выплатить положенные денежные компенсации. Эта же статья допускает пересылку документа о трудовом стаже почтой, но только, если ее владелец оформит письменное согласие.

Многие недобросовестные граждане намеренно не приходят за расчетом в последний день работы, надеясь таким способом получить от организации дополнительное денежное возмещение за задержку документов. Это описано в п. 4 Постановления Правительства «О трудовых книжках». Однако если директор правильно проведет процедуру увольнения, он может избавить компанию от ненужных расходов и избежать административного наказания.

Когда нужно направить уведомление

В СССР отношение людей к рабочим документам было трепетным. Их бережно хранили и относились к ним с большим уважением. От них зависела карьера, а порой и судьба человека. Ситуация, когда кадровый аппарат направлял письмо работнику о необходимости забрать трудовую книжку, была немыслима. Людям в голову не приходило уволиться, не забрав у прежнего работодателя документ, без которого на работу нигде не возьмут. Невероятным было, листая архивное личное дело, обнаружить там уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (копию), или какие-либо иные свидетельства того, что работодатель разыскивал работника. Кадровики не консультировались друг с другом, как поступить со строптивым работником, не ломали голову, как достучаться до того, кто ничего не хочет ни слышать, ни понимать. Такие ситуации встречались, но это были исключительные случаи.
Постсоветское время многое поменяло. У людей появилось недоверие к главному рабочему документу, которое бросается в глаза многим кадровикам. Бывает, что уволенные сотрудники оставляют или забывают их в отделе кадров. Иногда они отказываются их забрать. Тогда отказ актируется в присутствии свидетелей. Вот как он выглядит:

Такое случается, когда сотрудник:

• заболел;
• был уволен по «нехорошей статье»;
• устроился к новому работодателю и приехать к старому нет времени;
• готов пренебречь стажем, поскольку он очень мал;
• обижен и с прежним работодателем не хочет иметь никаких дел;
• пропал по неизвестной причине.

Во всех этих случаях у граждан проблем не будет, они заявят, что раньше нигде не работали. А вот у кадровика начнутся хлопоты. Документ важно выдать в день увольнения. Если сделать это не представляется возможным, следует оформить уведомление сотрудника о необходимости забрать трудовую книжку или дать согласие на отправку ее почтой. Об этом сказано в статье 84.1 ТК РФ и постановлении правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, кто и как спекулируют на задержке трудовых книжек. Используйте эти инструкции бесплатно.

Основной порядок увольнения сотрудника

Процедура расторжения трудового договора состоит из нескольких этапов, каждый из которых оформляется документально.

1. Издается приказ об увольнении, в котором указывается основание такого действия (статья ТК РФ).
2. Документ направляется подчиненному для ознакомления письменно под роспись (указывается также дата), а затем в кадровую службу для его регистрации в специальном журнале учета.
3. Составляется акт, если работник отказался признавать приказ действительным.
4. Производится перерасчет заработка, компенсационных выплат за отпуск, бюллетень, выходного пособия.

Внимание! В последний день работы выдаются: трудовая книжка, копии справок и других документов, необходимых для устройства на новое место, начисленные денежные средства.

Работник не забрал трудовую – ответственность работодателя

Для работодателя подобная ситуация чревата административным наказанием, даже если его вины в невыдаче документа нет – ведь работник мог не явиться в последний день на работу, отказаться от получения трудовой и т.п. КоАП РФ устанавливает штраф в размере 1000 – 5000 руб. для ИП и должностных лиц, а для компаний 30 000 – 50 000 руб. Также работодателю придется возместить работнику не полученный им средний заработок, поскольку у того не было на руках трудовой, а значит он был лишен возможности устроиться на новую работу (ст. 234 ТК РФ).

Пересылка трудовой книжки по почте

Законодатель допускает вероятность отказа увольняющегося от получения расчета по разным обстоятельствам, и четко разъясняет действия руководства предприятия. За несоблюдение предписанных требований его могут привлечь к административной ответственности. Меру наказания определяют на основании КоАП, ч. 1 ст. 5.27:

• по ст. 234 ТК РФ – за несоблюдение сроков выдачи трудовой книжки;
• по ст. 84.1ТК РФ – за отправку документа, определяющего стаж, при отсутствии согласия его владельца.

Для подтверждения намерений руководства по поводу высылки ТК, бывший работник обязан дать свое согласие в письменной форме.

Причины пересылки

Чтобы разобраться, как отправить трудовую книжку по почте, целесообразно рассмотреть факторы, влияющие на возникновение подобных ситуаций.

1. Сотрудник работает в одном из филиалов компании, который расположен в другом городе, тогда как администрация и руководство находятся в головном офисе.
2. Специалист был направлен в служебную командировку, на практику или стажировку, где и принял решение уволиться. В связи с этим он составил и послал заявление с просьбой выслать его расчетные документы по почте.
3. Работник планировал уход с работы сразу по окончании отпуска, и в ходатайстве содержалась просьба считать датой увольнения последний день отдыха.
4. Разрыв производственных отношений обусловлен приговором суда либо инициативой администрации вследствие нарушения подчиненным правил трудового договора.
5. Увольнение сотрудницы, находящейся в декрете, на основании ее собственного заявления.

Отправить трудовую книжку увольняющемуся гражданину разрешается, если он сам просит об этом. Следует учитывать, что основание для подобного действия должно быть веским, в противном случае оно расценивается, как способ скрыть задержку выдачи документов из-за собственной халатности со всеми вытекающими последствиями.

Обязательные условия

Если сотрудник после увольнения не забрал из отдела кадров свою трудовую книжку, работодатель обязан действовать в соответствии с нормативами ТК РФ и правилами ведения и хранения формуляров. Не стоит бежать в ближайшее почтовое отделение и отсылать его в срочном порядке. Целесообразно поступать последовательно.

1. Удостовериться, что формуляр принадлежит уволившемуся подчиненному.
2. Выяснить, находится ли он в городе, а также располагает ли он временем, чтобы забрать трудовую книжку собственноручно.
3. При отсутствии возможности найти бывшего работника, можно связаться с его родственниками.

Важно знать! И только если при выполнении всех условий войти в контакт с уволившимся гражданином не удалось, следует переслать документ о трудовом стаже и другие расчетные бумаги через почтовую службу России. Сделать это необходимо в течение нескольких дней, так как он может подать в суд, и работодателю придется выплачивать штраф и моральный ущерб.

В каком случае отправлять нельзя

Законодательством предусмотрен ряд правил, которые руководство обязано соблюдать, намереваясь отправлять трудовую книжку через почтовую связь. При этом он должен учесть тот факт, что направление формуляра без письменно подтвержденного согласия уволившегося сотрудника категорически недопустимо. Нельзя пересылать документ о стаже и в случае смерти работника. При возникновении подобных ситуаций трудовая передается в кадровую службу для хранения, где находится в течение двух лет. Далее его перемещают в архив, где срок содержания бланков составляет 75 лет.

Суть спора

Гражданин, работавший кассиром в магазине одной федеральной торговой сети, заболел и оформил больничный лист. Во время болезни он решил уволиться и известил об этом руководство магазина в устной форме. Директор не возражал и обещал оформить все документы. После выздоровления работник явился на работу за расчетом и документами, но оказалось, что его трудовой книжки нет в наличии. Руководство магазина отправило ее по почте в центральный офис в отдел кадров, якобы для оформления увольнения. После чего, по словам руководства, трудовая книжка должна быть направлена самому работнику по почте на его домашний адрес.

Документы бывший кассир ждал несколько месяцев, но так их и не получил. После чего он обратился в суд с исковым заявлением, в котором указал, что отсутствие трудовой книжки не дает ему устроится на новую работу. Кроме того, как выяснилось, у него родился ребенок, и без трудовой на него невозможно положенное по закону пособие. Когда исковое заявление дошло до работодателя, трудовую книжку гражданину вернули. Оказалось, что он не получил письмо на почте, и оно было отправлено обратно отправителю в связи с истечением срока хранения. В свою очередь, экс-работодатель не позаботился о повторной отправке документов и извещении об этом их владельца.

Экс-кассир не стал отзывать свой иск после возврата трудовой. Он уточнил исковые требования, попросив суд:

• изменить дату увольнения на фактическую дату вручения трудовой книжки;
• взыскать с работодателя зарплату за период задержки в сумме 142 тысяч рублей;
• взыскать компенсацию морального вреда в сумме 20 тысяч рублей;
• взыскать расходы на оплату услуг юриста в сумме 5 тысяч рублей.

Порядок отправления ТК по почте

Основные этапы процедуры увольнения выполняет кадровая служба. Ее представители несут ответственность за своевременную выдачу документа о трудовом стаже, копий справок и других бланков. Если сотрудник не получил полный расчет в день ухода из компании, или не пожелал забрать формуляр, возникает необходимость пересылки по почте. Законодательством предусмотрен порядок выполнения этой процедуры.

Уведомление

Чтобы воспользоваться услугами почтовой связи и доставить трудовую книжку ее владельцу, работодатель обязан направить ему письменное уведомление с рекомендацией явиться за документами в назначенный срок. Текст письма составляется произвольно, однако, в ст. 84.1 ТК РФ предъявляет определенные требования к его оформлению. Документ должен содержать следующие данные.

1. ФИО работника в том виде, как они указаны в трудовом договоре и прочих бланках.
2. Адрес места жительства или регистрации.
3. Реквизиты организации или ИП, которая направляет уведомление.
4. Регистрационный номер (исходящий) и дата составления.

Здесь же должна содержаться информация, что ранее документ не был получен ни одним из доступных способов, а также необходимость:

• лично явиться в кадровую службу за трудовой;
• дать согласие на пересылку, если прийти не представляется возможным.

Руководитель организации должен поставить свою подпись, дату и печать. Далее в присутствии трех лиц составить акт, что сотрудник отказался забирать формуляр и не оформил письменное согласие на отправку другим способом.

Заявление и согласие сотрудника

Сотрудник в свою очередь также должен быть заинтересован в получении документа, ведь в нем отражается его трудовой стаж, позволяющий оформить достойную пенсию по старости. Поэтому у него есть два варианта:

• забрать формуляр собственноручно, явившись в кадровую службу компании;
• дать письменное согласие на пересылку трудовой книжки почтой.

В случае использования второго пункта, документ должен отражать следующие моменты.

1. ФИО сотрудника в том виде, как они указаны в официальной документации.
2. Адрес места проживания или регистрации.
3. Номер и дата составления, а позже расторжения трудового договора.
4. Текст согласия на пересылку трудовой книжки по указанному адресу (прописывается полностью).
5. Подпись заявителя с расшифровкой, дата составления.

Внимание! Поскольку установленного образца для оформления данного документа не существует, может быть использована произвольная форма.

Сопроводительное письмо с описью

Чтобы быть уверенным, что трудовая книжка дошла до адресата, необходимо отправить конверт с официальными бумагами заказным или ценным письмом. Такую услугу предоставляет почта России. Для сохранности внутреннего содержимого должна быть оформлена опись вложения.

Сопроводительное письмо содержит реквизиты, позволяющие отследить путь и судьбу пересылаемых бланков. Поскольку унифицированной формы также не существует, составлять его можно в произвольном виде. Основным требованием является внесение определенного перечня данных.

• Реквизиты работодателя и его уполномоченного представителя в лице директора.
• Его контактные данные для оперативной связи.
• Текст письма, в котором содержится цель отправки документов и указание на наличие их в описи.
• Подпись фактического исполнителя с расшифровкой и дата составления.

К письму прилагается перечень бумаг, который оформляется самостоятельным документом по форме № 107, утвержденной ФГУП «Почта России» 10. 05.2012. Он фиксируется штампом отделения-отправителя и запечатывается в индивидуальный конверт.

Варианты пересылки

На сегодняшний день самым надежным вариантом передачи информации считается почта России. Благодаря четкому внутреннему распорядку, который позволяет справляться с возникновением внештатных ситуаций, любой высланный документ доходит до адресата. В противном случае он возвращается обратно отправителю. При использовании такого варианта риски утери сводятся к минимуму, а почтовые уведомления и все необходимые отметки являются доказательством того, что работодатель выполнил свои функции в соответствии с установленными требованиями.

Однако отправка почтой России – не единственный вариант передачи формуляра. Получатель может самостоятельно определить, как забрать трудовую книжку – по почте или другим удобным способом.

1. Доступный почтовый оператор. Условия отправки пересылки и оплаты согласовываются письменно. Поскольку не исключена возможность утери документа, заявитель не должен предъявлять претензий при возникновении подобной ситуации.
2. Курьерская служба. Отправка таким способом возможна при согласии бывшего сотрудника. Условия пересылки также фиксируются в письменном виде. Однако все риски, связанные с утерей официальных бланков ложатся на получателя.
3. Сторонний представитель. Уволившийся работник должен оформить у нотариуса доверенность на любого человека, которому он доверяет. Отдел кадров вправе выдать трудовую книжку только после предъявления документа уполномоченным лицом.

Внимание! Независимо от выбранного способа отправки формуляра, обе стороны обязаны сохранить все квитанции, бланки уведомлений, отчетов, подтверждающих факт пересылки и получения документа. Это позволит избежать недоразумений и предотвратит судебные разбирательства.

Как ее отправить

Есть четкая инструкция, как отправить трудовую книжку по почте уволившемуся сотруднику:

Шаг 1. Получить законное основание для направления. Если работник сам заинтересован в почтовой отправке, он пишет заявление. Унифицированной формы не предусмотрено, обращение составляется в свободной форме. В заявлении указывают:

• кому и от кого подается заявка;
• по какой причине составляется;
• на какой адрес выслать документы.

Под обращением ставится дата и подпись.

ВАЖНО!

Работодатель обязан переслать ТК по указанному адресу в течение трех рабочих дней после получения заявки. Это заявление необходимо приложить к личному делу бывшего сотрудника и сдать в архив.

Если работник отказывается забрать ТК или отсутствует на работе, руководитель направляет ему официальное уведомление. В уведомлении предлагают:

• прийти за ТК в организацию;
• дать согласие на получение ТК в письменной форме.

Уведомление пересылают почтовым отправлением: заказным письмом с описью вложений и отметкой о вручении.

Шаг 2. Отправить трудовую книжку. Если работник написал заявление или дал письменное согласие на почтовое отправление (если согласия нет, придется хранить документ), необходимо отправить документы указанным способом.

ТК отправляют ценным письмом с описью вложений в двух экземплярах. В ПП РФ № 225 о ТК и иных правовых актах нет информации, сколько весит трудовая книжка в граммах, — около 50 грамм, но точный вес назовет работник почты при отправке ценного письма. К письму обязательно прикладывают уведомление о вручении.

ВАЖНО!

Перед отправкой сделайте копию ТК. Если письмо потеряется, у работодателя останется заверенная копия документа.

Шаг 3. Заполнить книгу учета. В реестре указывают факт отправки документов по почте, дату направления и реквизиты уведомления о вручении письма бывшему сотруднику.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какими документами работодатель может подтвердить факт отправления работнику трудовой книжки по почте в случае прекращения трудового договора. Используйте эти инструкции бесплатно.

В каком случае трудовая книжка отправляется без согласия

Несмотря на установленный законом порядок выдачи трудовой книжки при увольнении, в жизни возникают ситуации, когда от работодателя требуется проявить собственную инициативу и отправить этот документ по почте на домашний адрес уволившегося подчиненного. Это необходимо в следующих случаях.

1. Работник категорически не желает получать расчет в последний день пребывания на предприятии, забирать трудовую книжку и копии справок, а также причитающиеся выплаты.
2. Увольнение произошло по инициативе работодателя, и обиженный подчиненный решил выразить протест, отказавшись участвовать в процедуре: не ставит подписи на расчетных бланках (приказе, согласии и пр.) и не забирает документ о трудовом стаже.
3. Сотрудник не вышел на работу в день увольнения, но руководителю известно место его проживания. Если адресат проигнорировал необходимость поставить свою подпись на полученном бланке уведомления, директор вправе выслать ему расчетные документы.

Совет! Следует помнить, что трудовая книжка – официальный бланк, поэтому пересылка должна осуществляться ценным письмом, в которое вкладывается составленная заранее опись содержимого конверта. Это позволит избежать жалоб со стороны уволившегося сотрудника.

Заявление работника об отправлении трудовой книжки через почтовое отделение

Данное обращение пишется (либо печатается) работником заранее перед увольнением в свободной форме или по образцу, который предусмотрен внутренними нормативными актами. Поэтому лучше составлять текст заявления, обратившись к кадровикам. Заявитель должен придерживаться ряда общих требований.

Готовое заявление оставляется сотруднику кадрового отдела. При согласии обращение заявителя подписывает наниматель. Затем подписанное заявление отправляется вновь начальнику отдела кадров к исполнению (на контроль). По закону запрашиваемый документ после этого заявителю высылается в трехдневный срок.

Выдача трудовой книжки сторонним гражданам

Иногда допускается передача документа и без участия уволенного лица. В случае смерти сотрудника трудовую книжку также следует оформить по всем правилам, внести соответствующие записи и передать родственникам умершего. Документ может быть отправлен почтой по их письменному заявлению. Подтверждением наличия родственной связи может быть любой документ: свидетельство о рождении, о браке и пр.

Получить трудовую книжку вправе и доверенное лицо уволенного работника. При этом требуется предъявить оформленную доверенность, содержащую следующие данные:

• сведения о заинтересованных лицах (доверителе и получателе), реквизиты удостоверяющих их личность документов;
• характер совершаемых доверяемых действий;
• образцы подписей;
• сроки действия документа.

Выдачу книжки необходимо закрепить распиской доверенного лица о ее получении. Если выдача документа невозможна по причине отказа в получении или невостребованности, его следует хранить до востребования. Максимальный срок хранения работодателем составляет 75 лет, если документ закончен делопроизводством после 01.01.2003, и 50 лет, если до 01.01.2003 (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Более подробную информацию о сроках хранения документов см. в статье «Каков срок хранения кадровых документов в организации».

Внесение записи в трудовую книжку при расторжении договора

Продолжаете вести бумажные трудовые книжки? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите полный алгоритм работы с бумажными трудовыми книжками с учетом последних изменений законодательства.
Факт увольнения работника подтверждается соответствующим приказом, на основании которого делается запись в трудовой книжке. Запись содержит сроки увольнения и основания для прекращения трудовых отношений.

Порядок внесения записей регламентируется Порядком по заполнению трудовых книжек, утвержденным приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.

Увольнение сотрудника предполагает, что записи, которые были внесены в документ во время работы у данного работодателя, заверяются итоговыми подписями руководства и работника, а также печатью (при наличии). Об этом свидетельствует п. 36 Порядка по приказу № 320н. Подпись работника может отсутствовать, если нет возможности передать ему документ лично в руки.

Сама запись об увольнении производится в следующем порядке:

• в графе 1 проставляется порядковый номер записи;
• графа 2 отражает дату увольнения;
• графа 3 содержит сведения о самом увольнении (его причинах);
• графа 4 дает информацию о приказе, на основании которого расторгнут трудовой договор.

Запись о расторжении трудового договора должна включать ссылку на основание ― соответствующую статью ТК РФ.

ВНИМАНИЕ! Действующими с 01.09.2021 правилами ведения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н) ознакомление работника под подпись с вносимыми в бумажную трудовую книжку записями о работе не предусмотрено (раньше работники расписывались под записью об увольнении). Подробнее о новых правилах оформления трудовой книжки, действующих с сентября 2022 года, читайте здесь.

Прочую информацию об оформлении трудовой книжки можно получить из статьи «Роструд разрешил “штамповать” трудовые книжки».

Что может предпринять уволенный сотрудник

Если уволенный работник по какой-либо причине не получил трудовую книжку, он имеет право написать на работодателя заявление в суд о нанесении морального ущерба. В качестве доказательства можно предъявить справку об имеющемся заболевании после увольнения. Необходимо доказать, что это заболевание связано с нервным срывом по причине отсутствия трудовой книжки. К примеру, невозможно было устроиться на другую работу, возникли трудности с пенсионным оформлением и тому подобное. В случае признания вины работодателя работнику выплачивается денежная компенсация.

Если задерживается выдача книжки по вине работодателя, уволенному сотруднику выплачивается средняя заработная плата за время непредвиденного прогула, дата увольнения переносится на тот день, когда книжку отдали на руки работнику. Об этом следует издать новое распоряжение или приказ, занести запись в книжку.