Каждое ваше место работы, а также продолжительность пребывания на конкретной должности фиксируются в трудовой книжке. Именно о данном документе пойдет речь в этой статье. Но прежде чем рассказывать об особенностях оформления и содержания документа, необходимо дать определение.
Трудовая книжка представляет собой официальный документ, содержащий информацию о местах работы. В частности, работодателя, период пребывания на должности и причину увольнения.
Важность данного документа заключается в необходимости работодателю получить полную и достоверную информацию о новоиспеченном кандидате на конкретную должность. Залогом успешного собеседования является опыт работы и положительная «трудовая» история. [contents]
Внешний вид документа
Данный документ имеет стандартный вид, единый для всех. Внешне ТК может быть двух видов:
- Размером 10х14 см – это свидетельствует о выпуске в 1977 году.
- Размером 8,8х12,5 см, что говорит о новом образце 2003 года, утвержденный постановлением Правительства «О трудовых книжках».
Вследствие этого могут присутствовать цветовые различия: серые, темно-синие и темно-зеленые ТК.
Ниже представлен внешний вид ТК, а также титульная страница:
Российское законодательство о трудовых книжках
Следует отметить отдельное Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (см. ссылку www.consultant.ru), где регламентируется общий порядок действия с данным документом (порядок оформления, правила ведения, а также выдачи после увольнения), а также ст. 2-3 устанавливаются форма ТК и вкладыша в ТК.
Кроме того, Трудовой Кодекс РФ определяет практическое значение книжки о трудоустройстве. О чем свидетельствуют ст. 63, ст. 66, ст. 77. (см. ссылку rulaws.ru)
Законодатель отдельно выделил инструкцию по заполнению документа, которая утверждена Министерством Труда РФ 10.10.03, № 69 (см. ссылку normativ.kontur.ru)
Нам чужого не надо, нам своё бы забрать
Так уж сложилось, что в нынешние времена редко кому удаётся проработать всю жизнь на одном месте. Люди меняют работу по разным причинам: кто-то ищет карьерного роста, кто-то — достойной оплаты, а кому-то просто не сидится на месте.
Увольняясь, в последний день работы сотрудник должен получить причитающуюся ему зарплату и забрать трудовую книжку. Причём книжку обязаны выдать даже в том случае, если этот сотрудник:
- не сдал материальные ценности или спецодежду;
- не сдал обходной лист;
- является материально ответственным лицом, и по его вине был нанесён ущерб работодателю.
Но это в теории. На практике же нередки случаи, когда работодатель пытается всячески затянуть выдачу трудовой книжки работнику, преследуя какие-то свои цели. Как в такой ситуации объяснить бывшему начальнику, что он очень неправ?
Стоит напомнить ему, что при увольнении работника законодатель разрешает не выдавать трудовую книжку исключительно в двух случаях:
- если сотрудник не вышел на работу;
- если сотрудник отказывается забирать документы.
В первом случае книжка пересылается владельцу по почте. Во втором сотруднику направляется специальное уведомление о необходимости забрать документ. С момента отправки такого уведомления должностные лица предприятия не несут ответственность за нарушение сроков выдачи книжки.
Наниматель, безосновательно отказывающий в своевременной выдаче трудовой книжки, лишает сотрудника возможности устроиться на другую работу и, таким образом, нарушает его право на труд. И ответственность за такое нарушение несёт не только руководить, но и всё предприятие в целом.
Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьёй 5.27.1 настоящего Кодекса, — влечёт предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Ст. 5.27 КоАП РФ (в редакции Федерального закона от 03.07.2016 N 272-ФЗ)
https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/7ff50b874c8cbce814266fd45eb5fff8b30449b6/
Кроме того, в случае если человек какое-то время не мог работать из-за отсутствия трудовой книжки по вине бывшего нанимателя, такому человеку положена компенсация за весь период вынужденного простоя за счёт этого нанимателя. Так гласит Трудовой кодекс.
Если простое напоминание о нормах закона и ответственности за их нарушение не кажется бывшему работодателю достаточно убедительным, вызволять трудовую книжку придётся с привлечением третьей стороны: трудовой инспекции или суда.
Если работодатель не отдаёт трудовую книжку при увольнении работника, за защитой своих интересов можно обратиться в суд
Причём обращение в Роструд бывает даже предпочтительнее, так как трудовая инспекция в этом случае может провести полную проверку предприятия. А о таком мало кто мечтает, на самом деле.
В любом случае — убеждением, с помощью трудовой инспекции или через суд — у работника есть все возможности отстоять свои права и забрать трудовую книжку. Да, и получить положенную материальную компенсацию.
Основные параметры
Проблема, с которой боятся столкнуться работодатели – поддельный документ о трудоустройстве. Так, на оригинальном документе присутствует отличительная черта – водяной знак на каждой странице.
- У ТК старого образца – это змеевидный знак, который видно на просвет.
- У ТК нового образца – сочетание букв «ТК», которые также видны на просвет.
Следующее отличие старого и нового образца в количестве страниц. В старой ТК их 40, а в новой – 46.
Образцы
Как правило, в ТК имеется и заполняется три раздела:
- Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, место проживания – вся информация заполняется на титульном листе и подкрепляется печатью).
- Данные о трудовой деятельности. В частности, прием на должность, а также перевод, увольнение и их причины. Каждая запись должна содержать наименование должности, предприятия и, обязательно, дату. Предоставленные сведения подтверждаются печатью организации и номером приказа.
- Награды и достижения (отдельно фиксирует факт получения награды за какое-либо достижение на занимаемой должности, подкрепляется датой и номером приказа).
Каждая запись имеет свой порядковый номер. В случае если один из разделов полностью заполнен в основной трудовой книжке, то специалистом отдела кадров оформляется и вклеивается вкладыш.
Следует отметить особенность оформления дат: они прописываются исключительно арабскими цифрами. Правила написания:
- Год – ХХХХ.
- Месяц и день – ХХ.
В итоге получим, что у сотрудника, принятого на работу 1 марта 2017 года в трудовой книжке будет написано: 1.03.2017
Язык заполнения – официальный язык страны/республики.
Важно! Имеется отдельное требование к ручке, которой заполняется документ: она обязательно должна быть шариковой фиолетового, синего или черного цвета. Гелиевые ручки не допускаются!
Кроме того, в документе не должно быть никаких сокращений, каждое слово прописывается полностью, для точности понимания.
Сроки оформления трудовой книжки также следует знать:
- По истечении 5 дней выполнения сотрудником своих непосредственных обязанностей, работодатель обязан внести в ТК соответствующие сведения.
- Если работник впервые устроился на работу, работодателю даётся 7 дней на оформление трудовой книжки.
Срок действия самой трудовой книжки не ограничен. Всё время выполнения сотрудником своих должностных обязанностей ТК хранится у работодателя и выдается только после увольнения. Однако часто в государственные органы или банки требуется копия ТК для подтверждения трудовой активности гражданина. В данном случае действуют сроки действия:
- Общий срок действительности копии ТК – 1 месяц.
- Исключение составляет заверенная копия трудовой книжки для банка – сроки в данном случае ограничиваются двумя неделями.
На законодательном уровне также устанавливается минимальный возраст, когда возможно оформление трудовой книжки.
По общему правилу, документ оформляется работодателем по истечении 5 дней выполнением сотрудником своих должностных обязанностей.
Принято считать, что официальное трудоустройство возможно только при достижение 18-летнего возраста. Но трудовым кодексом установлено, что подросток, достигший 14-летнего возраста, может устроиться на работу, а соответственно оформить трудовую книжку, но при следующих условиях:
- письменное согласие одного из родителей.
- работа не будет мешать учебе.
С 15 лет подросток может устроиться самостоятельно, без специального согласия родителей, однако на работу, которая признается легкой.
Уже с 16 лет гражданин вправе самостоятельно заключать трудовой договор и, вместе с ним, оформлять ТК.
Справки, подтверждающие трудовой стаж
Работники колхоза трудовые книжки получили в 1970-е годы. О работе в колхозе выдавалась справка, подтверждающая трудовой стаж. Сведения об этом вносились в трудовую книжку. (подробнее о Документы учета населения в колхозе )
Весь трудовой стаж до 1939 года для учета в новой системе необходимо было подтвердить справками с прежнего (или текущего) места работы. В справках обычно указывалось наименование учреждения, сроки работы и должность.
Справка о трудовом стаже до 1939 года
Служба в армии тоже входила в стаж, поэтому работник предоставлял справку о военной службе, когда ему заводилась трудовая книжка.
Справка о военной службе для подтверждения трудового стажа
Выдача чистого бланка (скачать в doc)
Следуя из п. 3 Постановления Правительства № 225 (см. ссылку выше), организация должна предоставлять сотруднику чистый бланк книги о трудоустройстве установленного образца. Из этого следует, предприятие за свой счет приобретает данный документ и оформляет его новому сотруднику в следующих случаях:
- если гражданин устроился на работу впервые.
- если ранее им была утеряна трудовая книжка.
Так выглядят чистый бланк ТК:
Важно! Бланк нельзя использовать в работе как документ, только в ознакомительных целях.
Вылитая копия
В жизни встречаются ситуации, в которых работнику может понадобиться копия его трудовой книжки. Это нормальная практика, и, в соответствии со статьёй 62 Трудового кодекса работодатель должен предоставить запрошенный документ в течение трёх дней.
Когда нужна копия трудовой книжки
Случаев, когда человеку может понадобиться копия его трудовой книжки, на самом деле достаточно много:
- при оформлении кредита любого типа в банковском учреждении;
- для восстановления утерянной трудовой книжки (при наличии заверенной копии сделать это гораздо проще);
- для составления резюме;
- для предъявления в пенсионный фонд;
- для получения загранпаспорта;
- для оформления деловой или трудовой визы.
Или, например, когда человек ищет новую работу, не уволившись со старой, и хочет подтвердить потенциальному работодателю свой трудовой опыт. В общем, масса вариантов.
Копия копии рознь
Чтобы официальное учреждение приняло к рассмотрению копию трудовой книжки, эта копия должна отвечать требованиям, предъявляемым к оформлению подобных документов. И чтобы копия трудовой книжки расценивалась, как корректно оформленный документ, мало просто снять копии с её заполненных страниц. Нужно эти копии грамотно заверить.
Возможны две процедуры заверения копии, и выбор подходящей зависит от текущего местонахождения трудовой книжки:
- у работодателя по месту основной работы;
- на руках у временно неработающего владельца.
В случае когда книжка находится на предприятии, копии с её разворотов снимет сотрудник кадровой службы. Он же скрепит их и на каждую поставит печать предприятия таким образом, чтобы не закрыть текст. Рядом с печатью разместятся:
- надпись «Копия верна»;
- название должности сотрудника, который заполнил копию;
- подпись этого сотрудника;
- дата заполнения копии.
Копию трудовой книжки работника по его запросу оформляет инспектор отдела кадров, заверяя её печатью предприятия и своей подписью
Если же владелец книжки временно не работает, и книжка находится у него на руках, для заверения её копии придётся обратиться в нотариальную контору.
Внесение данных в документ
Сведения о новом месте работы вносятся специалистом отдела кадров в соответствии с п.8 Постановления Минтруда России № 69 (см ссылку выше). Сотрудник лишь обязан предоставить необходимые и достоверные документы.
Следует отметить, что прием сотрудника на новую должность начинается не с оформления записи в его книжке о трудоустройстве, а с издания приказа о заключении трудового договора. Впоследствии номер данного приказа будет записан в ТК.
Важно! Трудовая книжка не заполняется самим физическим лицом, то есть её обладателем. Это делает исключительно уполномоченное на то лицо организации-работодателя.
Содержание информации о работнике включает в себя:
- ФИО.
- Образование.
- Дата рождения.
- Специальность, присвоенная после окончания обучения.
- Дата заполнения.
- Подпись.
Выстраданный дубликат
Предположим, что при смене места работы человек потерял трудовую книжку: с одного предприятия её забрал, а до другого не донёс. Что ему делать в этой ситуации? Забыть о честно заработанном трудовом стаже и надеждах на приличную пенсию? Ведь, по определению, новый работодатель в этом случае просто заведёт ему новую книжку, и отсчёт трудового стажа для работника опять начнётся с нуля.
К счастью, именно на такой случай существуют дубликаты трудовых книжек. На такой и ещё на некоторые:
- на случай, если трудовая книжка будет утеряна работодателем;
- на случай, если трудовая книжка придёт в негодность (будет испачкана, порвана, обгорит и т. д.);
- на случай, если внесённые в трудовую книжку записи об увольнении или переводе на другую работу будут в судебном порядке признаны недействительными;
- на случай, если из-за форс-мажорных обстоятельств (катастроф, стихийных бедствий и т. д.) произойдёт массовая утрата трудовых книжек работодателем.
Дубликат трудовой книжки имеет ту же юридическую силу, что и оригинал. При одном условии: он должен содержать абсолютно ту же информацию.
Куда идти за дубликатом
Технически задача оформления дубликата утерянной трудовой книжки работника лежит на его последнем нанимателе. Именно к нему следует обратиться с соответствующим заявлением.
Для получения дубликата утерянной трудовой книжки работник должен обратиться с заявлением к своему последнему бывшему работодателю
Но для того, чтобы оформить дубликат трудовой книжки, наниматель должен обладать информацией обо всех предыдущих местах работы своего бывшего сотрудника. И задача такого сотрудника — передать в кадровую службу все необходимые сведения. Это может быть сделано в виде предоставления:
- копий трудовых договоров;
- справок с предыдущих мест работы;
- выписок из приказов о приёме на работу, об увольнении (их копий);
- справок из государственного или муниципального архива.
Как заполнить дубликат
Дубликат трудовой книжки оформляется на новом бланке. При этом:
- на титульном листе в верхнем левом углу указывается «Дубликат»; все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
- на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала указывается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства на последнее бывшее место работы (то есть, к тому работодателю, который оформляет дубликат);
- далее в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником; эти записи не нумеруются;
- нумерация появляется в дубликате, начиная со строки с записью о приёме на работу этого сотрудника на предприятие, кадровая служба которого оформляет дубликат.
Заполнение дубликата трудовой книжки имеет ряд особенностей; в частности, первой записью вносится информация об общем стаже работы владельца такого дубликата
Документы, необходимые для заполнения
Как уже говорилось выше, оформление трудовой книжки производится специалистом в отделе кадров. Для этого необходимо предоставить перечень документов:
- Паспорт сотрудника.
- Документ о высшем или среднем образовании.
На основании данных документов заполняется титульный лист.
Образец заполнения титульного листа
Писать заявление на выдачу бланка книжки о трудоустройстве не требуется, ведь она оформляется по закону, а не по личной просьбе сотрудника. Исключением, когда потребуется заявление, является ситуация, когда прежний документ был утерян.
Список, указанный выше является исчерпывающим. Дополнительный перечень документов может быть дополнен в случае потери ТК при необходимости восстановления данных о прошлом месте работы.
Электронная трудовая книжка
Сегодня с развитием технологий и внедрением в нашу жизнь электронных технологий Министерство труда разрабатывает план об электронной ТК. Она представляет собой базу данных о трудовой деятельности населения.
Содержание информации о работнике не меняется и включает в себя те же данные, что и в печатном варианте.
Выделим основные отличительные особенности электронной трудовой книжки:
- для хранения информации создаются специальные базы данных.
- для быстрого поиска информации создается удобный интерфейс.
- санкционированная защита всех данных.
- взаимосвязь с иными государственными органами (Пенсионный фонд, социальные службы).
Также следует на практическом примере разграничить ТК в электронном и бумажном виде:
- Электронный вариант подразумевает хранение информации в конкретной базе данных без необходимости физического носителя, тогда как бумажный вариант предполагает исключительно наличие самой книжки.
- Ведение информации в электронной книжке производится в печатном виде. Тогда как на бумажном носителе — исключительно письменно, от руки.
- Взаимосвязь с другими государственными службами возможна только на электронной ТК.
- Автоматизация процесса также применяется исключительно в электронном варианте.
В чем существенное преимущество электронного документа? Он не подлежит материальному износу, а также возможности быть утерянным или украденным. Также значительно сокращается риск противозаконных действий.
Следует сказать, что сейчас активно разрабатывается план введения в работу электронных трудовых книжек. Однако никаких проектов соответствующих нормативно-правовых актов пока не вносится на рассмотрение.
Таким образом, трудовая книжка является важным и существенным атрибутом, подтверждающим трудовую деятельность граждан. Правильное заполнение всех разделов способствует работодателю получить точную картину о новом сотруднике.
Хранители трудовых летописей
Трудовая книжка — важный официальный документ, поэтому её хранение и учёт — ответственное и серьёзное дело. Настолько ответственное, что в нём участвуют два структурных подразделения предприятий: кадровая служба и бухгалтерия.
Поскольку трудовые книжки и их бланки — документы строгой отчётности, хранить их предписано в сейфе или отдельном помещении, чтобы обеспечить сохранность. Выдаются такие документы исключительно по заявке.
Учёт бланков трудовых книжек, самих книжек и вкладышей осуществляется с использованием двух документов:
- приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё;
- книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Причём первая книга ведётся в бухгалтерии предприятия, а вторая — в его кадровой службе.
В приходно-расходной книге бухгалтер учитывает поступления соответствующих бланков на предприятие и их передачу в кадровую службу по её заявке. В книге учёта специалист кадровой службы фиксирует трудовые книжки принятых на работу сотрудников и трудовые книжки, впервые заведённые на предприятии (их поступление, заведение и выдачу на руки).
Обе книги должны быть:
- пронумерованы;
- прошнурованы;
- скреплены печатью;
- заверены подписью руководителя.
Фотогалерея: хранение и учёт трудовых книжек, их бланков и вкладышей
И хотя в 2022 году предполагается перевод трудовых книжек граждан России в электронный вид, какое-то время наряду с ними будут использоваться и привычные всем бумажные документы. И, соответственно, будет жить порядок их учёта и хранения.
