Трудовая книжка нового образца – голограмма и новые особенности

Заполнение трудовой книжки: общие правила

С 01.09.2021 основные требования и порядок заполнения трудовых книжек закреплены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных приказом Минфина от 19.05.2021 № 320н (далее Правила).
Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Что именно важно знать компании?

1. В трудовой книжке нужно фиксировать любые изменения в карьерном положении работника (повысилось служебное положение, переведен в другой отдел/департамент, присвоены награды и т. д.).

2. Записи в трудовой книжке должны быть обязательно на русском языке. Однако если там, где функционирует организация (к примеру, в национальной республике), кроме русского дополнительно принят еще один язык, то в трудовой книжке можно также делать дублирующую запись фактов биографии специалиста на этом языке (п. 6 Правил).

3. Следует следить за выполнением некоторых технических и оформительских требований. Так, все факты трудовой биографии должны отражаться в книжке без каких-либо сокращений, в строгой хронологической последовательности со сквозной нумерацией, записи дат во всех разделах — производиться арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен». Также записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей (напечатаны) или в виде оттиска штампа (печати) (п. 3 Правил).

Законодательное регулирование вопроса

Заполнение трудовых книжек в 2022 году регулируется следующими нормативными документами:

• статья 66 ТК РФ;
• с 01.09.2021 — приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

ВАЖНО!

С 01.09.2021 утрачивают силу постановление Минтруда № 69 от 10.10.2003, в котором приводилась инструкция по заполнению ТК, и постановление правительства от 16.04.2003 № 225. 01.09.2021 начинает действовать приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021. Он утверждает новый бланк и порядок заполнения бумажной трудкнижки. Кроме того, становятся недействительными постановление Минтруда № 50 от 24.06.1994 и приказ Минтруда № 588н от 31.10.2016.

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко прописанные нормы, которыми утвержден образец заполнения новой трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.

Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике

С 2022 года работодатели не заводят бумажные трудовые книжки сотрудникам, поступающим на работу впервые. На них ведутся электронные сведения о трудовой деятельности. Ранее «стартовые» сведения о работнике вносил в трудовую книжку его первый работодатель. Что это за сведения? Это фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование работника на момент заведения трудовой книжки. Вся эта информация должна была быть вписана в соответствующие графы титульного листа.

После того как вся указанная информация о сотруднике была внесена в трудовую книжку, на титульном листе компания проставляла дату заполнения и демонстрировала лично сотруднику ту информацию, которая была внесена в книжку. Далее сотрудник, если вся внесенная информация верна, должен был поставить свою подпись на титульном листе, после чего на этом же самом листе расписывался представитель кадрового отдела. На этом информация о сотруднике считалась внесенной.

С 2022 года эту информацию работодателям нужно вносить только при выдаче работнику дубликата трудовой книжки или вкладыша в нее. Новые трудовые больше не оформляются.

После заполнения трудовая книжка остается в отделе кадров компании-работодателя. И в случае необходимости он должен ее актуализировать (например, поменять фамилию). Для этого следует зачеркнуть старые данные и вписать новые (если изменения касаются имени, фамилии или отчества специалиста). В случае если изменения касаются образования/профессии, то следует просто добавить актуальные сведения в трудовую книжку в качестве дополнительной записи сразу после предыдущих данных (п. 7-8 Правил).

Образец внесения с 1 сентября 2022 г. записи в трудовую книжку об изменении фамилии работника и Образец изменения (дополнения) в трудовой книжке записи о новых образовании, профессии, специальности смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Что изменится в бланке трудовой книжки и вкладыша с 2023 года

Новая форма трудовой книжки будет действовать с 1 января 2023 г. до 1 сентября 2027 г.

Вот отличия от прежней формы.

1. На титульный лист добавлено уточнение, что отчество вписывают при наличии. То же самое с печатью работодателя — ставят, только если она есть.
2. В разделе «Сведения о работе» теперь 14 разворотов, а в «Сведениях о награждениях» — 7. В прежней форме в каждом было по 10.
3. В графе 3 «Сведений о работе» добавили, что нужно ссылаться ещё и на часть, а не только на статью и пункт закона.

В форме вкладыша к трудовой книжке те же изменения — уточнено, что отчество и печать нужны, если они есть, в разделах изменено количество разворотов.

Как заполнить трудовую книжку в части сведений о работе

«Стартовые» сведения, как было указано выше, вносятся в трудовую книжку единожды, а далее только актуализируются при необходимости.

Однако основное содержание рассматриваемого документа — это не информация об образовании работника и его личности; это сведения о местах, где он трудился в различные периоды своей жизни.

Для фиксации такого рода информации в трудовой книжке предусмотрен раздел «Сведения о работе». Рассмотрим, как заполнить в трудовой книжке этот раздел.

Сведения о работе начал заполнять первый работодатель специалиста и в дальнейшем они должны заполняться при каждом переходе в новую организацию, а также при каждом изменении в служебном (карьерном) положении работника (если работник не перейдет на электронную трудовую).

В указанном разделе отражается как общая информация о месте, где трудится работник, так и конкретные сведения о его должности, выполняемых функциях. Кроме того, если имеет место переход работника из одного структурного подразделения фирмы в другое либо увольнение из компании, то такой факт также отражается в этом разделе.

Сам раздел состоит из 4 граф.

В первой из них следует указывать порядковый номер события. Вторая графа предназначена для указания даты, когда такое событие имело место. Содержание факта трудовой биографии сотрудника отражается в третьей графе. Там фирма-работодатель указывает (в случае с приемом на работу нового специалиста) полное и сокращенное наименования, а также на какую должность и в какой отдел он был зачислен.

Четвертая графа служит для документального подтверждения достоверности отражаемого события. Здесь фирма указывает, на основании какого документа, например, приказа руководителя, специалист был зачислен в штат организации. При этом в этой графе следует прописать основные реквизиты такого документа (п.10 Правил).

В указанном выше алгоритме должны фиксироваться все факты смены работником основного места трудовой деятельности, а также его продвижения по карьерной лестнице.

Кроме того, здесь же могут отражаться и сведения о работе специалиста по совместительству у другого работодателя. Как заполнить трудовую книжку при работе по совместительству, указано в п. 11 Правил. Согласно им вносить в трудовую книжку сведения о работе по совместительству у другого работодателя должен именно основной работодатель. Для этого сотрудник должен представить документальное подтверждение факта совместительства.

Записи о приеме совместителя на работу, переводе и увольнении можно вносить в трудовую и не в хронологическом порядке. Например, если сотрудник попросил внести данные о совместительстве у работодателя, от которого уже уволился, действующий работодатель может сделать подряд две записи: о приеме и увольнении, независимо от того, когда это было. Также в трудовую можно вписать начало работы совместителем, если работник начал работать по совместительству раньше, чем с ним был заключен трудовой договор по основному месту работы у данного работодателя.

Наряду с указанным в трудовой книжке предусмотрен еще один раздел для отражения сведений о работе специалиста — «Сведения о награждении», который также состоит из 4 граф и порядок заполнения которого, по сути, аналогичен алгоритму внесения записей в раздел «Сведения о работе». В этом разделе фирма указывает факты присвоения сотруднику госнаград, званий, грамот и др.

Если же работник покидает компанию, то этой факт также фиксируется в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе». При этом обязательно указывается (в графе 3), на основании чего (причина и соответствующая норма) был расторгнут трудовой договор. Например: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

ВАЖНО! Запись об увольнении специалиста должна быть датирована его последним рабочим днем (п. 16 Правил).

При этом работодателю следует помнить, что если причиной для увольнения послужили основания, в связи с которыми у работника возникают какие-либо льготы, то такие основания также следует перечислить в графе 3 при внесении записи об уходе специалиста из фирмы (например, увольняется по причине ухода за ребенком до 14 лет).

О том, в каком порядке при увольнении происходит возврат сотруднику трудовой книжки, см. в статье «Какие правила выдачи трудовой книжки при увольнении?».

Заполняем титульный лист

Титульный лист книжки при оформлении дубликата. С 01.01.2021 бумажную ТК при первом трудоустройстве больше не заводят. Всем, кто устраивается на работу в первый раз, оформляют ЭТК: сведения об их рабочей деятельности передаются в ПФР в электронном виде (п. 8 ст. 2 439-ФЗ от 16.12.2019).

Трудкнижка нового образца из приказа № 320н начнет применяться только с 01.01.2023. В 2021-2022 годах применяется бланк из ПП РФ № 225.

Вот фото страницы трудовой книжки (титульного листа) актуального в 2022 году бумажного бланка ТК:

Такими были основные правила заполнения трудовой книжки при приеме на работу до 2022 года:

• вся информация о владельце трудовой вносилась чернилами черного, синего или фиолетового цвета;
• при заполнении необходимо было указать Ф.И.О., дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ), образование и специальность, профессию;
• информация вносилась на основании предоставленных работником документов. Никакие записи «со слов» работника не писались и не вносились. Текст вписывался аккуратно, разборчивым почерком. Не допускались помарки и ошибки. Даты вносились арабскими цифрами.

Какие документы работник предоставляет при заключении договора с работодателем:

• об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
• о воинском учете (если лицо военнообязанное);
• СНИЛС (если отсутствует, работодатель оформляет этот документ сам);
• паспорт.

Трудкнижка в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ.

ВАЖНО!

Содержание новых бланков трудкнижки и вкладыша к ней, которые начнут применять с 01.01.2023, не отличается от действующих. Но Минтруд изменил количество страниц в документах: какие-то разделы уменьшили, а какие-то — существенно увеличили. К примеру, информацию о награждениях урезали до 7 разворотов, а для сведений о работе сделали 14 разворотов вместо 10. Кроме того, упростили порядок заполнения ТК: с 01.09.2021 ее разрешено заполнять не только от руки, но и на компьютере или с использованием штампа.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение книжек. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению ТК в рамках организации. Кто это — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек назначался приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Целесообразнее назначить двух работников на это направление. Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск проставляется в специально отведенном месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения, владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу ТК выписывается новый бланк (за счет организации).

Так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки 2021 года:

Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку… Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Итоги

Порядок заполнения трудовой книжки детально отрегулирован приказом Минтруда № 320н. Для того чтобы знать, как заполнить трудовую книжку правильно, кадровому подразделению нужно ознакомиться с этим документом, изучить приведенные в нем положения и нормы — как технические, так и содержательные. В частности, при заполнении трудовых книжек законодатель требует проставлять сквозную нумерацию вносимых событий, фиксировать записи на русском языке и др. Основное же содержательное требование — отражать абсолютно все факты из трудовой биографии сотрудника, приводящие как к карьерному продвижению, так и к смене места труда. При этом важно следить за достоверностью таких фактов. А именно: вносить записи в трудовую книжку только на основании оригиналов документов либо заверенных нотариально копий.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Внесение данных в документ

Сведения о новом месте работы вносятся специалистом отдела кадров в соответствии с п.8 Постановления Минтруда России № 69 (см ссылку выше). Сотрудник лишь обязан предоставить необходимые и достоверные документы.

Следует отметить, что прием сотрудника на новую должность начинается не с оформления записи в его книжке о трудоустройстве, а с издания приказа о заключении трудового договора. Впоследствии номер данного приказа будет записан в ТК.

Важно! Трудовая книжка не заполняется самим физическим лицом, то есть её обладателем. Это делает исключительно уполномоченное на то лицо организации-работодателя.

Содержание информации о работнике включает в себя:

• ФИО.
• Образование.
• Дата рождения.
• Специальность, присвоенная после окончания обучения.
• Дата заполнения.
• Подпись.

Новый образец к 2022 году

В персональный документ каждого официально трудоустроенного гражданина занесены данные об образовании и специальности, предыдущих местах работы и причинах увольнения, награждениях и взысканиях. Его заводят в первой организации и заполняют в течение всей жизни, отображая информацию о рабочем пути, стаже.

Министерство здравоохранения и соцразвития в 2011 году выдвинуло предложение отказа от бумажного формата и постепенного (к 2017 году) перехода на электронную систему документооборота, уже ставшую привычной для многих стран. Инициатива госчиновников вызвала массу недовольства и удивления среди работников и чиновников Пенсионного и Страхового фондов.

У граждан есть основания опасаться последствий инициативы законодателей. И как внедряются нововведения все знают, и не слишком позитивный опыт других стран при переходе с бумаги на «цифру» имеется, да и работоспособного населения в нашей стране значительно больше, чем, к примеру, в Италии, которая отказалась от бумажных документов по учету стажа в 2001 году. Однако пока формуляр еще никто не отменил.

1918

1923

1939

1973

2003 2022?

• В советском государстве трудовые книжки появились в результате законодательного акта 1918 года – Приложения к 80 статье Кодекса закона о труде. Этот документ являлся полноценным удостоверением личности.
• В 1923 году – отмена, в 1926 – трудовые списки.
• В январе 1938 – введение заново. Эти бланки имеют хождение и сейчас, потому что их выдавали вплоть до 1974 года.
• При использовании бланков, не имевших защиты в виде водяных знаков и серийного номера, возникали сложности, и в 1973 году ввели новый образец и инструкция по заполнению и ведению.
• Следующее изменение стандарта трудовой книжки произошло в 2003 году.