Проведение инвентаризации денежных средств, денежных документов и БСО

Любое юридическое лицо, осуществляющее свою деятельность на территории России, независимо от подчинённости и формы собственности в соответствии с ФЗ «О бухучёте» должно производить инвентаризацию кассы, материальных ценностей, денежных поступлений и расходов. Кто обязан проводить такую ревизию, с какой периодичностью она осуществляется, из каких этапов состоит и какой итоговый документ по её результатам составляется? Ответы на эти вопросы можно получить после ознакомления с нашим материалом.

Нужна онлайн-касса? Подберем ККТ для вашего бизнеса за 5 минут.

Оставьте заявку и получите консультацию.

Для чего нужна инвентаризация кассы

В кассе могут находиться не только наличные средства, но и разные ценные бумаги, санаторные или туристические путёвки, авиа или ж/д билеты, зарплатные и иные ведомости и БСО.

Проверка проводится для:

• выявления возможных финансовых нарушений;
• анализа отражённых в документации данных и их сопоставление с фактически обнаруженными наличными деньгами;
• установления правильности ведения учётных документов;
• недопущения хищения или растраты налички.

Подпишись на наш канал в Яндекс Дзен — Онлайн-касса! Получай первым горячие новости и лайфхаки!

Кто проверяет

Для этой цели формируется специальная комиссия, назначаемая на основании письменного приказа руководителя юридического лица. Вместо приказа аналогичную юридическую силу приобретает и единоличное решение учредителя предприятия или протокол собрания его собственников.

В комиссию, кроме директора или его заместителя, входят:

• главбух (его заместитель);
• представитель экономической службы;
• сотрудник юр. отдела;
• независимый аудитор (по усмотрению руководства компании).

Обратите внимание! Приказ оформляется в произвольной письменной форме, а в мероприятии должны участвовать все члены комиссии. Нарушение этого правила влечёт недействительность всего процесса в целом.

Что устанавливают

Во время проверки ревизоры устанавливают:

• сотрудников, с которыми заключался договор об ответственности за полученные материальные ценности;
• размер появившейся недостачи и возможные варианты её сокращения;
• причины появившихся излишних сумм;
• причины недостачи.

После установления фактов нарушения сотрудники предприятия, взявшие на себя ответственность за хранение наличных денежных средств и ценных бумаг, должны дать подробные письменные объяснения.

Расчет лимита остатка по кассе. Пример

Лимит остатка – это максимальная сумма ДС, которую можно оставить в кассе на хранение по истечении рабочего дня. Из определения следует, что остаток в кассе может быть меньше заявленной суммы. При фиксировании превышения наличности в кассе по указанному лимиту, к предприятию могут применены штрафные санкции от 40000-50000 руб. (15.1 КоАП РФ). Поэтому руководителю предприятия во избежание подобной ситуации заранее отследить сумму, которая остается в кассе на конец рабочего дня (см. → лимит кассы в кассовой дисциплине в 2022).

Но прежде всего необходимо правильно рассчитать допустимый лимит. Рассчитывается он двумя способами;

*Имеется в виду, что расчеты с контрагентами происходят по безналичному расчету, все остальные операции – с выдачей и получением наличности.

Для наглядности рассчитаем лимиты остатков в обоих случаях:

1.Выручка предприятия за 2015 г составила 350000 руб. Организация работает по графику, не предусматривающему выходные дни. Наличные в банк предоставляются кассиром по понедельникам, средам и пятницам. Лимит остатка=350000/31*2=22580,65 руб.

2.Организация розничной торговли работает на УСН. Все расчеты с заказчиками происходят в безналичной форме. Необходимая сумма наличности, которая идет на оплату счетов с поставщиками берется из банка. За расчетный период был выбран декабрь. Итого имеем за этот период обналиченную сумму денег из банка в размере 60 000 руб., зарплата рабочим также выплачивается по безналу, рабочих дней за указанный период 20, наличные в банк поступают по понедельникам и четвергам.

Лимит остатка = 60000/20*3=90000 руб.

В какие сроки проводится плановая инвентаризация кассы

Сроки, в какие проводят плановую инвентаризацию кассы, разрабатываются на основании утверждённого руководителем юридического лица регламента.

Каждое предприятие должно проверять кассовую дисциплину перед составлением годовой бухготчётности не менее одного раза в 12 месяцев. Дата начала и окончания контрольно-ревизионных мероприятий доводится до всех заинтересованных лиц.

1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи. 2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов! 3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.

Такой вид ревизии проводится не только при выявлении факта недостачи денег, но и в случаях:

• увольнения или замены кассира;
• возникновения чрезвычайных или аварийных ситуаций, приведших к возможному хищению или утрате материальных ценностей;
• принятия решения собственниками или руководством компании о продаже своего имущества;
• выкупа имущества другой организацией;
• передачи материальных ценностей во временное пользование или в аренду;
• составления разделительного (при проведении реорганизации) или ликвидационного (при проведении ликвидации) баланса;
• преобразования УП государственного или муниципального подчинения.

• 2 отзыва

  Кассовый аппарат ПТК MSPos-K

  21 653 ₽ Добавить в избранное

  21 653₽

  https://online-kassa.ru/kupit/kassovyj-apparat-ptk-mspos-k/

  ЗаказатьПодробнее Есть в наличии

• 84 отзыва

  Меркурий 185Ф

  8 000 ₽ Добавить в избранное

  8 000₽

  https://online-kassa.ru/kupit/merkurij-185f/

  ЗаказатьПодробнее Есть в наличии

Обстоятельства, исключающие материальную ответственность

Получить деньги с персонала организация сможет далеко не во всех возможных случаях. В ст. 239 Трудового кодекса России указано, что обременения в адрес лиц накладываться не могут, если ущерб:

• имел характер непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска или нужной в рамках ситуации обороны;
• был нанесен из-за того, что работодатель безответственно отнесся к своим обязанностям по обеспечению условий труда.

Каждая перечисленная обстановка нуждается в максимально полном и подробном разбирательстве. Доказать наличие названных факторов должен сам специалист, получивший повестку о необходимости проведения сопутствующей выплатной транзакции.

Внеплановая инвентаризация кассы

Кроме руководителя юридического лица, планирующего выявить недостачу или несоответствия учёта, этот процесс вправе инициировать:

• представители ревизионной комиссии вышестоящей организации;
• представители следственного органа или ФНС.

Регистрация в ФНС всего за 1 день без посещения налоговой!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Причина проведения

Внеплановое мероприятие проводится внезапно для того, чтобы:

• усилить систему внутреннего финансовой дисциплины организации;
• выявить причину возможных ошибок или преднамеренных действий, приведших к материальному ущербу предприятия;
• деятельность юридического лица могла быть проконтролирована следственными или налоговыми органами, у которых имеются сведения о возможных нарушениях со стороны финансовых служб предприятия.

Конкретных промежутков времени в этом случае законодательство не предусматривает. В приказе о проведении этого мероприятия руководитель организации или должностное лицо контролирующего органа указывает причину, послужившую поводом для начала контрольно-ревизионных действий.

Как отражать недостачи в бухгалтерском учете

В согласии с пр. Минфина РФ №94Н, для внесения свидетельства о нехватке каких-либо материальных или нематериальных средств и иных финансовых активов применяется счет 94. В дебетовой части бланка приводится конкретная сумма потерь, а в кредитном разделе указывается факт списания расходов.

По закону, к концу года (до 31 декабря включительно) эта строфа должна быть закрыта, при полном отсутствии положительного сальдо. Естественно, что невыполнение данной рекомендации — это полноформатное нарушение, влекущее за собой ряд проблем.

Порядок проведения инвентаризации кассы

Перед началом контрольно-ревизионных действий объект закрывается, а все финансово-расчётные операции прекращаются. Если до начала мероприятия у кассира на руках были документы, которые не вошли в отчёт, то они в этот же момент передаются проверяющим. Сдача всех документов ревизорам или главбуху компании подтверждается подписью сотрудника, деятельность которого подлежит контролю.

В процессе проведения инвентаризации кассы наличные деньги пересчитываются сплошным способом. Присутствовать при этом должны все ревизоры. Фактическое наличие сопоставляется с остатком денежных средств, проведённых по проводкам бухгалтерии.

Обратите внимание! Если организация использует в своей работе ККТ, то ревизию начинают после осмотра всех документов, подтверждающих законность использования каждого аппарата.

Если было обнаружено большое количество налички, то составляется опись, в которой указывается номинал купюр и их общее количество. Полученные данные сопоставляют с предоставленными на начало проведения ревизии цифрами.

На следующем этапе проверяются:

• талоны на предусмотренное законом спецпитание;
• путевые и маршрутные листки;
• талоны на получение автомобильного топлива;
• лотерейные билеты;
• другие ценные бумаги.

На каждый отдельный вид ценных бумаг кассир должен предоставить пронумерованную и прошнурованную регистрационную книгу, в которой фиксируется приходно-расходные мероприятия и остаток материальных ценностей. Кроме этого, во время контроля учитываются условия выдачи и хранения ценных бумаг и денежной наличности, а также правильность установки и работы ККТ.

Результат оформляется соответствующим актом.

Отражение результатов инвентаризации денежных средств

Поскольку типового документа для инвентаризации денежных средств в 1С нет, в программу заносятся только выявленные отклонения сумм.

Если по ее результатам:

• обнаружена недостача, для ее списания введите документ Выдача наличных вид операции Прочий расход;
• выявлены излишки, то для их оприходования введите документ Поступление наличных вид операции Прочий приход.

Для доступа к разделу авторизируйтесь на сайте. Для доступа к разделу авторизируйтесь на сайте.

Бланки инвентаризации кассы

Постановлением Госкомстата РФ №88 18 августа 1998 года была утверждена новая форма бланка инвентаризации кассы, который можно заполнять не только от руки синими или чёрными чернилами, но и при помощи ПК.

Обратите внимание! Несмотря на важность формы бланка ИНВ-15, не был утверждён конкретный образец его заполнения. Ревизоры, заполняющие имеющуюся у них форму бланка, должны оформить его правильно и аккуратно, без ошибок, подчисток или помарок.

Договор о полной материальной ответственности

Стопроцентная МО регламентируется документацией, представленной в пост. Минтруда Российской Федерации №85 от 31.12.2002. По регламентам в перечень специалистов, на должности которых могут быть прописаны бланки о денежных обязательствах, входят:

• директора, заведующие отделами, а также прочие руководители фирм и подразделений;
• продавцы, товарные эксперты, товароведы любых классов, сертификаций, уровней и категорий;
• представители коллектива, ответственные за расчет при продаже (например, обыкновенные кассиры).

Стандартный бланк договора о полной МО предполагает наложение на работника обязательств, в том числе и по участию в квартальных, годовых и внеплановых инвентаризациях. Аналогичным образом постановление включает в себя раздел, определяющий правила определения размера ущерба при появлении тех или иных форс-мажоров.

Что указывают в акте инвентаризации кассы

Первый экземпляр акта инвентаризации кассы получает под роспись кассир, а второй остаётся у руководителя. В случае проведения внезапной проверки, у представителя контролирующего органа остаётся третий экземпляр.

Кроме порядкового номера, в акте обязательно указывается:

• наименование предприятия, проводившего ревизию и его подразделение;
• ссылка на приказ или иной документ, ставший основанием для назначения контрольно-ревизионного мероприятия;
• дата и время проведения;
• фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг;
• расписка кассира, который ознакомился с результатами ревизии;
• объяснения ответственного сотрудника о причине избытка наличных средств или их перерасхода;
• вывод руководителя компании и его решение по дальнейшим действиям в отношении виновного лица;
• вывод представителя контролирующего или следственного органа в случае обнаружения нарушений законодательства и его решение по возможным штрафным санкциям.

Обратите внимание! Этот документ подписывается каждым членом комиссии. Только это делает результаты проверки соответствующими закону.

Какова периодичность и обязательно ли проведение ревизии?

Инвентаризации кассы – это запланированное мероприятие, периодичность которого может быть прописана в учетной политике предприятия. На предприятии проводится как минимум одна ежегодная проверка наличности в кассе, дата проведения которой известная за ранее. Необходимы также

Обязательный характер инвентаризации присутствуют в следующих случаях:

• перед датой составления годовой бухгалтерской отчетности;
• если предприятию предстоит процедура реорганизации, ликвидации или иного преобразования;
• меняется кассир;
• замечено хищение или недостача.

Инвентаризация кассы является инструментом внутреннего контроля для оценки ведения хозяйственных операций. Результаты инвентаризации способны помочь в подготовке к аудиторской проверке. Внезапные проверки способствуют сокращению нарушений в части ведения кассовых документов и учета наличности в кассе.

Недостача отнесена на виновное лицо

Для выполнения операции необходимо создать документ Операция

.

Создание и заполнение документа «Операция» (рис. 3):

1. Меню: Операции — Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную

.

2. Кнопка «Создать»

3. Выберите вид документа «Операция».

4. В поле «от» укажите дату инвентаризации.

5. В поле «Содержание» введите содержание операции.

6. Для создания новой проводки в табличной части нажмите кнопку «Добавить».

7. В поле «Дебет» выберите счет 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба». Далее заполните поле «Субконто1 Дебет», выбрав из справочника «Физические лица» лицо, признанное виновным в недостаче.

8. В поле «Кредит» выберите счет выберите счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

9. В поле «Сумма» необходимо заполнить сумму недостачи, отнесенную на виновное лицо.

10. В поле «Содержание» укажите содержание операции.

11. Поля «Сумма Дт» и «Сумма Кт» в строке «НУ» автоматически заполняются значением, указанное в колонке «Сумма».

12. Кнопка «Записать».

13. Для вызова печатного бланка бухгалтерской справки используйте кнопку «Бухгалтерская справка».

Рис. 3

Что делать, если не хватает денег в кассе: проводка погашения недостачи кассиром и взыскание ущерба

На самом деле, получить от продавца (или от другого работника, обладающего аналогичным в плане обязательств статусом) деньги при недочете достаточно трудно. Предприниматель, желающий провести операцию, должен предоставить набор объективных доказательств вины конкретного гражданина. В список предлагаемых управленцем документов в обязательном порядке прикрепляются сертификаты, подтверждающие:

• отсутствие обстоятельств, исключающих МО ответственного лица;
• противоправность поведения виновника;
• степень вины конкретного человека в случившейся ситуации;
• причинную связь между деятельностью члена коллектива и образовавшимися проблемами финансового свойства;
• наличие прямого денежного ущерба в любых его возможных, прописанных в законодательстве вариациях;
• действительную сумму неустойки и пр.

Таким образом, на вопрос о том, что делать, если в кассе недостача, наверное, нельзя ответить однозначно. Каждый случай обладает собственным набором индивидуальных характеристик, нуждаясь в максимально пристальном и подробном рассмотрении.

Как выявляется недостача

Нетрудно догадаться о том, что весь процесс ревизионной деятельности регламентирован соответствующим разделом трудового и бухгалтерского законодательства. Основополагающий документ, устанавливающий правоприменение в данной области — это приказ Министерства финансов России от 13.06.1995. Как уже говорилось ранее, ревизия представляет собой исключительно подведомственный процесс, проводимый со стопроцентным упором на государственные постановления. В том случае, если во время реализации всех надзорных и контрольных операций был обнаружен недоучет, ответственные лица в обязательном порядке составляют следующие бумаги:

• сличительная ведомость;
• акт о расхождении;
• протокол деятельности комиссии;
• объяснительные материалы.

Причем учреждение может задействовать как типовые, унифицированные бланки и сертификаты, так и документацию, оформленную по внутренней бухгалтерской редакционной политике компании.