Отчёт о командировке: как составить и для чего он нужен

Что это за документ

Любая отчетность подразумевает некий доклад о проделанной работе. В отчете о командировке отражают, что сделано за период исполнения трудовых обязанностей за пределами офиса или производства. Отчитываются либо кратко, либо развернуто — конкретные требования устанавливает работодатель.

Несколько слов о служебном задании. Оно содержит краткий перечень того, что необходимо сделать. Пример составления служебного задания при командировании поможет правильно составить документ и не упустить важные моменты.

Требования и структура

Трудовое законодательство не обязывает оформлять задание, и, соответственно, наш пример отчета о командировке носит рекомендательный характер. Но работодатели хотят знать, чем сотрудник занимался, поэтому разрабатывают соответствующие локальные акты, регламентирующие процедуру оформления поездок.

Что обычно пишут? Если есть возможность, то указывают конкретный результат — заключенный договор или накладная, подтверждающая закупку продукции. Рекомендовано использовать краткий отчет о выполнении задания (командировка), пример такого есть в служебном задании. Руководитель, направивший подчиненного в деловую поездку, проверит, насколько итог поездки соответствует выданному заданию.

Если служебная поездка была длительной, предполагала решение нескольких вопросов, то вместо краткого используйте полноценный отчет о командировке, пример написания в свободной форме мы составили для бюджетной организации. Допустим, сотрудник поехал в удаленный филиал, где предполагалось провести ряд обучающих семинаров и заключить несколько долгосрочных контрактов. По итогам он напишет, что тестирование после тренингов успешно прошли больше половины респондентов, контракты были заключены на поставку оборудования на сумму десять миллионов рублей.

Оформление направления сотрудника

О направлении работника в поездку по делам компании всегда издается приказ. Рекомендуется также сразу же составить командировочное удостоверение и служебное задание. Разрабатывать эти формы необходимости нет, имеющиеся бланки Т-10 м Т-10а вполне отвечают всем потребностям делопроизводства и содержат графы для внесения необходимой информации.

После возвращения на постоянное место работы сотруднику рекомендуется составить краткий отчет о выполнении задания; командировка, — пример взаимодействия гражданина практически со всеми службами предприятия: бухгалтерией, канцелярией, подразделением, где осуществляется трудовая деятельность. Поэтому лучше зафиксировать основные моменты хода выполнения работы в отчете о командировке. Также следует сохранять все документы о расходах в обязательном порядке.

Такие бланки используются в целях систематизации отчетности: рекомендуется строго придерживаться установленных форм, ведь это документальное подтверждение нахождения конкретного сотрудника и исполнение им трудового договора. Пример отчета по командировке, приведенный ниже, поможет работнику его правильно заполнить.

Кто готовит и в какие сроки

Готовит отчет работник. Понятие командировки раскрывается в 24 главе Трудового кодекса Российской Федерации. Работник уполномочен выполнить некое поручение руководства за пределами постоянной работы. Исключения — случаи, когда функционал сотрудника включает регулярные передвижения. Например, курьеры, члены выездных аварийно-ремонтных бригад, торговые представители не докладывают детали своих поездок в какой-либо форме.

Следует отметить, что требования применимы только к тем, кто состоит в трудовых правоотношениях. Человека, оказывающего услуги или выполняющего работы по договору гражданско-правового характера, нельзя отправить в служебную поездку.

Срок законодательно не установлен, он определяется в локальных актах. Обычно он совпадает со сроком сдачи авансового отчета, если выдавались подотчетные денежные средства. Также сотрудник сдает проездные документы и командировочное удостоверение (при наличии).

Обязательно ли составлять отчёт о выполнении служебного задания

Ответ на этот вопрос зависит от содержания локального Положения о командировках или иных внутрикорпоративных нормативных актов, регламентирующих всё, что касается служебных командировок у конкретного работодателя. Ещё несколько лет назад оформление служебных заданий на командировку было обязательным требованием законодательства. Однако к 2022 году этот вопрос был полностью передан на усмотрение компаний.

Теперь у организации есть три варианта:

• отказаться от служебных заданий и отчётов об их выполнении, внеся соответствующие коррективы в Положение о командировках или его аналоги;
• по-прежнему оформлять их, руководствуясь стандартной формой для этого документа Т10а (скачать образец);
• использовать свои формы служебного задания и отчёта о его выполнении, закрепив их в локальном акте, регламентирующем служебные командировки в организации.

Эксперты по вопросам кадрового и финансового делопроизводства рекомендуют использовать такие отчётные документы крупным компаниям с частыми командировками сотрудников. В таких условиях наличие этих форм ощутимо упрощает жизнь и бухгалтерам, и руководящему составу. В малом же бизнесе лишние бумаги только усложняют документооборот, делая его более громоздким, в то время как для получения всей необходимой информации достаточно приказов на командировки, которые по-прежнему остаются обязательными.

Чаще всего работодатели, оформляющие служебные задания, используют для этого форму Т10а. Она представляет собой документ, объединяющий и само задание, и отчёт о его выполнении. Само задание излагается в пункте 11, отчёт пишется по возвращении сотрудника в пункте 12. В форме предусмотрены также пункты для отметки о степени выполнения задания и подписи утверждающего отчёт руководителя подразделения.

Заполненное служебное задание по форме Т10а. Для краткого отчёта о его выполнении предусмотрен пункт 12. Ниже есть место для вывода о степени выполнения задания и подписи руководителя, утверждающего отчёт

Важные условия для руководства

Любому руководителю следует учитывать, что не всех сотрудников разрешено направить в командировку. Чиновники определили, что беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников нельзя командировать ни при каких обстоятельствах. Даже если эти работники не против поездки и выразили свое согласие в письменной форме.

Некоторых специалистов допустимо направить в служебную поездку только после получения от них письменного согласия. К таковым относятся:

1. Родитель-одиночка, который воспитывает ребенка до 5 лет.
2. Родители деток до наступления трехлетнего возраста.
3. Родители детей-инвалидов.
4. Работники, ухаживающие за больными родственниками по мед. заключениям.

Если от такого специалиста письменного согласия не получено, то представители трудовой инспекции накажут организацию.

Общие правила заполнения

Сразу оговоримся, что алгоритм создания отчета по командировке во многом зависит от бланка, по которому требуется отчитаться. Унифицированный образец отчета о командировке (письменный) чиновниками не утвержден. Следовательно, руководство компании обязано утвердить не только форму, но и отдельные требования по ведению такого бланка.

ВАЖНО!

Данные требования по составлению отчета по командировке придется закрепить в отдельном локальном распоряжении по организации и ознакомить всех специалистов под подпись. Отметим, что всех работников знакомить с приказом не обязательно. Достаточно осведомить только тех сотрудников, которых планируется направлять в служебные поездки.

Учитывайте общепринятые рекомендации. Допустимо подготовить отчет о командировке в 2022 году (бланк, образец заполнения) от руки. Для этого используйте чернила черного или синего цвета. Печатный вариант отчетности все же предпочтительней. Соблюдайте общепринятые правила деловой переписки. Избегайте сокращений в текстовой части отчетной формы. Личные обращения тоже стоит опустить. Допустимо использовать фирменный бланк организации.

Оформление результатов проделанной работы

Отчет о командировке и другие документы должны быть сданы не позднее 3 дней после возвращения гражданина. Заполняет его не только сам работник, цели и задачи устанавливаются руководством соответствующего отдела компании. В принципе никаких сложностей не должно возникнуть при заполнении такого документа, как отчет по командировке, пример написания легко найти в делопроизводстве организации.

Требования к составлению документа:

• цель направления и конкретные задания описываются четко;
• соответствующую часть документа заполняет сам гражданин и самостоятельно описывает результаты выполнения возложенных задач.

Образец отчета о командировке (письменный) подтверждает выполнение возложенных задач, достижение результата, в нем командировочный указывает конкретные данные о произведенных в командировке работах. Это основное содержание документа, и исходя из него необходимо разработать соответствующий бланк.

Реквизиты документа, отчета:

• наименование организации;
• номер и дата составления;
• фамилия, имя, отчество командированного;
• отдел предприятия;
• должность сотрудника;
• пункт назначения поездки: район, город, конкретное предприятие;
• срок поездки, дата ее начала и окончания;
• основание для направления гражданина: служебная необходимость, план строительства и т. д.;
• источник финансирования;
• цель поездки и конкретные задачи работника;
• подписи начальника отдела и руководителя.

Эти разделы заполняются администрацией, работник кратко пишет отчет о проделанной работе в соответствующей графе и подписывает документ со своей стороны.

Отчет о командировке: пример заполнения формы 10а

Однако образец заполнения служебного задания на командировку и отчета о командировке можно создать самостоятельно, не используя унифицированные формы.

Пошаговая инструкция

Пошаговый алгоритм составления отчета по командировке в произвольной форме.

Шаг 1. Указываем получателя.

В верхнем правом углу отчетной формы укажите должность руководителя предприятия и полное или сокращенное наименование организации. Если создание проводится не на фирменном бланке учреждения, то допустимо указать регистрационные данные предприятия (ИНН, КПП), адрес места нахождения, регистрации, контакты для связи.

Шаг 2. Регистрируем данные составителя.

Как и в обычном заявлении, необходимо указать сведения о лице, составившем отчетную форму. Пропишите занимаемую должность и Ф.И.О. Допустимо прописать табельный номер, адрес проживания и телефон для контактов. Дополнительная информация актуальна в крупной организации со сложной организационной структурой.

Шаг 3. Название документа.

В центре новой строки пропишите «Отчет о командировке».

Шаг 4. Указываем период и цель командировки.

В первую очередь укажите, когда проходила служебная поездка — конкретные даты. Затем впишите цель, с которой работник командирован в другую местность. Например, «прохождение курсов повышения квалификации» или «участие в тренинге».

Шаг 5. Выражаем суть, результаты.

Теперь подробно расписываем, каких конкретно результатов добился командированный работник. Например, целью командировки было заключение контракта на поставку товара. Результатом считают подписание договора либо отказ от подписания. Если намеченной цели добиться не удалось, то укажите, по каким причинам. Например, контракт на поставку товаров не заключен с поставщиком из-за несоответствия товара предъявленным качественным характеристикам.

Положение о командировке

Ввиду передачи документального командировочного регламента от законодателя непосредственно предприятиям целесообразно разработать специальное положение – внутренний локальный документ, включающий нюансы и порядок составления документооборота от приказа до отчёта о выполнении задания по командировке. В типовом положении целесообразно предусмотреть:

1. Порядок выдачи аванса. Формально аванс можно выдавать с момента издания приказа о поездке с расчётом на предварительный заказ транспортных билетов.
2. Регламент документооборота. Как написать отчёт по командировке, образец не предусмотрен. Предприятие вправе разработать собственный шаблон или воспользоваться готовыми унифицированными формами Т-10 и Т-10а, утверждёнными Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 года. В состав обязательных документов необходимо включить:
   командировочное удостоверение, отражающее срок, цель и местонахождение организации, куда направляется сотрудник. Отметки о дате прибытия и выбытия принимающей стороны не являются обязательными;
3. служебное задание, унифицированная форма включает краткий отчёт о выполнении задания в командировке, образец Т-10а предусматривает заключение о результатах и выводах руководителя о проделанной работе.

Если задание не выполнено, то в отчёт по командировке вносится соответствующая запись непосредственного начальника.

Причины невыполнения излагаются командированным лицом в докладной записке или пояснении, подаваемой руководителю организации для принятия дальнейших действий:

• направления в повторную поездку;
• нецелесообразности дальнейших «визитов» в конкретную организацию или командированным работником;
• принятия мер административного взыскания в случае недобросовестного выполнения или установленной вины сотрудника.

1. Размер суточных. В положении возможна дифференциация размеров, устанавливаемых в зависимости от категории работника, степени важности проблем для решения, уровня выполнения задания. Если работник справился с заданием частично, то можно предусмотреть «вилку» суточных, и производить конкретную выплату прямо пропорционально оцененной степени полезности поездки. В соответствии со статьёй 217 НК РФ не облагаются НДФЛ и социальными взносами выплаты за полные или неполные сутки пребывания, включая дорогу, в пределах:
   700 рублей – по территории России;
2. 2500 рублей – при поездках за границу вне зависимости от страны направления.

1. Непредвиденные обстоятельства. Типовой ситуацией может послужить необходимость продления поездки в случае переноса запланированной встречи, проблем с транспортными билетами, отсутствия необходимой продукции у поставщика. В положении целесообразно предусмотреть алгоритм продления:
   докладная записка работника о возникновении непредвиденной ситуации;
2. приказ о продлении либо возвращении по предусмотренным ранее документам с исключением невыполненного пункта из перечня, содержащегося в задании.

Отпускной документооборот компания вправе устанавливать самостоятельно за исключением авансового отчёта по командировке и приказа руководителя. Обязательное условие – отражение цели, сроков, принимающей организации и наличие отчётности сотрудника, свидетельствующей о выполнении или невыполнении задания.

Обязательный авансовый отчет

Помимо отчетности о результатах командировки, работнику придется отчитаться и о понесенных расходах. Напомним, что при командировании специалистов работодатель обязан выплатить аванс по командировочным расходам.

Этот аванс выплачивается на:

1. Оплату проезда к месту выполнения служебного задания.
2. Наем жилого помещения для проживания в командировке. Например, оплата гостиничного номера или аренда комнаты, квартиры в частном секторе.
3. Курортный сбор, если работник направляется на территории Российской Федерации, за пребывание на которых придется заплатить курортный сбор.
4. Суточные расходы, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника за пределами основного места жительства.
5. Иные расходы по согласованию с руководителем. Например, приобретение методических пособий, оплата сертификатов, прочих услуг.

При сдаче авансового отчета в бухгалтерию придется подать и подтверждающие документы: чеки, квитанции, билет, накладные и иные документы.

Особенности составления этой формы отчетности мы рассмотрели в материале «Как заполнить авансовый отчет подотчетного лица». В статье представлен актуальный шаблон, пошаговая инструкция к составлению отчетной формы и пример заполнения документа. Все формы можете скачать бесплатно.

Необходимость «командировочной» отчётности

С 08.01.2015 года «командировочный» документооборот упрощён. Среди официальных документов, обязательных для предоставления, отменены:

• служебное задание, содержащее подробный перечень мероприятий, обязательных для выполнения в ином населённом пункте с указанием сроков;
• отчёт по командировке, содержащий информацию о проделанной работе и итог в виде заключения о выполнении задания.
• командировочное удостоверение, включающее отметки о прибытии и выбытии принимающей стороны, скреплённые датами, подписью ответственного лица и печатью организации.

Отмена служебного задания не внесла корректировку в статью 167 ТК РФ, определяющую служебную командировку, как поездку по распоряжению руководителя в иной населённый пункт или страну для решения производственных вопросов. Как написать отчёт по командировке, если составление документа необязательно? Как подтвердить факт выполнения задания с целью отнесения поездки к служебной?

Скачайте Бланк отчета о командировке (24,5 KiB, 566 hits)

Отчет о командировке (образец написания) (25,5 KiB, 911 hits)

Обязательными документами, необходимыми и достаточными для проведения расходов по бухгалтерскому учёту и окончательного расчёта с подотчётным лицом, считаются:

1. Приказ (распоряжение) руководителя, включающий:
   ФИО и должность командируемого лица;
2. цель поездки;
3. срок, отсчитываемый с момента выбытия до момента прибытия;
4. поставленные задачи для выполнения.

1. Авансовый отчёт по командировке – бланк унифицированной формы о произведённых расходах, утверждённый Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 года с обязательным приложением подтверждающих документов, включая:
   транспортные проездные билеты, багажные квитанции и квитанции камер хранения;
2. гостиничные счета или иные документы о найме помещения для проживания;
3. комиссионные сборы и пошлины;
4. расходы по обмену валют;
5. копия загранпаспорта, прилагаемая для подтверждения пересечения границы согласно отметкам пограничников;
6. путевые листы, чеки заправочных станций, прилагаемые к отчёту по командировочным расходам для подтверждения затрат ГСМ при передвижении на служебном или личном транспорте.

Скачайте Унифицированная форма N АО-1 Авансовый отчет (115,1 KiB, 257 hits)

В Эксель:

Форма авансового отчета (.xls) (41,0 KiB, 253 hits)

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Информация № ПЗ-10/2012 о вступлении в силу с 1 января 2013 года федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Авансовый отчёт содержит раздел по полученному авансу и сумме расходов по документам и суточным, устанавливаемым руководителем, но типовой бланк не включает информации о выполнении производственного задания, отражённого в приказе. Поэтому образец отчёта о командировке в свободной форме или в регламентированной для каждой цели поездки должен быть утверждён внутренними документами.