Годовые премии: как отражать в бухгалтерском и налоговом учете, как включать в расчет больничных и отпускных

Существует несколько видов поощрений, которые работодатель использует, чтобы отблагодарить работника за добросовестный и эффективный труд. К ним относятся: благодарность, премия, награждение ценным подарком, почётной грамотой, представление к званию лучшего по профессии.

Но самой распространённой плюшкой от работодателя остаётся премия. Она носит стимулирующий характер и мотивирует сотрудников лучше работать.

Эксперт «Что делать Консалт» рассказывает, как принимаются разные премиальные выплаты при подсчёте среднего заработка, а какие выплаты вообще не нужно брать в подсчёт.

Какие выплаты включаются в расчет отпускных в 2020-2021 годах?

Согласно действующему трудовому законодательству у каждого работника существует право на использование ежегодного отпуска (ст. 114 ТК РФ), возникающего не ранее чем через 6 месяцев после начала работы у конкретного работодателя, что не препятствует его досрочному предоставлению (ст. 122 ТК РФ). Время этого отпуска подлежит оплате работодателем.
Нормальная длительность отпуска — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ), но может быть больше за счет:

• дополнительного отпуска, дающегося из-за особых условий труда (ст. 116–119, 348.10 ТК РФ);
• нерабочих праздничных дней, попадающих в период отпуска (ст. 120 ТК РФ).

Возможна разбивка отпуска на несколько частей (ст. 125 ТК РФ), при этом каждую из них оплачивают отдельно. Если работник увольняется, не воспользовавшись своим правом на ежегодный отпуск, ему положена за это компенсация (ст. 127 ТК РФ), расчет которой делают по тем же правилам, что и расчет обычных отпускных.

Оплату периода нахождения в отпуске определяют из расчета среднего заработка, единые общие правила исчисления которого содержит ст. 139 ТК РФ. Правила сводятся к следующему:

• В расчете этого заработка задействованы все выплаты, предусмотренные действующей у работодателя системой оплаты за труд, вне зависимости от того, за счет какого источника они сделаны.
• Для расчета берут фактически начисленный доход и фактическое время работы за 12 календарных месяцев, предваряющих месяц того события, ради которого считают средний заработок. Но работодатель может утвердить и иной период для расчета, если это не приведет к ухудшению положения работника.
• Среднедневной заработок определяют как общую сумму дохода за период расчета (расчетный период), деленную на 12 месяцев и на среднее количество календарных дней в месяце (29,3).
• Обязанность установления нюансов исчисления среднего заработка возложена на Правительство РФ.

Таким образом, премии, входящие в систему оплаты труда (ст. 129 ТК РФ), учитывают в доходе для исчисления среднего заработка при расчете отпускных. Перечень премий, учтенных в этой системе, должен быть зафиксирован хотя бы в одном из таких документов, как (ст. 135 ТК РФ):

• трудовое соглашение;
• положение об оплате труда;
• положение о стимулировании (премировании);
• коллективный договор.

Подробнее об оформлении документа, отражающего систему оплаты за труд, читайте в статье «Положение об оплате труда работников — образец 2020-2021».

Когда выплачиваются?

Для каждого работника устанавливается система оплаты труда, которая может включать оклад, различные премии, стимулирующие доплаты.

Разовые премии могут считаться частью оплаты труда в том случае, если их выплата закреплена в локальных документах организации – коллективном договоре, Положении об оплате труда или о премировании.

Если в указанных документах выплачиваемая денежная сумма никак не отражается, то в качестве премии ее учитывать нельзя.

Работодатель должен четко прописать, что включается в зарплату работника, за что он может быть премирован.

Разовые премии могут выплачиваться за определенные трудовые достижения, выполнение или перевыполнение плана. Выплаты могут быть связаны и с праздниками, днями рождения.

Как учитывать годовые премии при расчете отпускных?

Что регулирует процесс включения премий в расчет?

Нюансам, имеющим значение для расчета среднего заработка, посвящено положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — положение № 922), и именно в нем говорится предметно о премиях.

Премии упоминаются в подп. «н» п. 2 положения № 922, где отмечается, что эти выплаты обязательно должны быть предусмотрены действующей системой оплаты за труд. Но основные моменты, касающиеся премий, изложены в п. 15 положения № 922. Они предписывают премиальные выплаты, начисляемые:

• Ежемесячно, учитывать в их фактическом размере, но не больше чем одну за каждый месяц периода расчета в отношении каждого из показателей премирования.
• За период работы больше месяца, включать в расчет в их фактическом размере в отношении каждого из показателей премирования, если период их начисления не больше продолжительности периода расчета, в противном случае — в размере, соответствующем месячной части премии за каждый из месяцев, составляющих период расчета.
• За год, предваряющий то событие, с которым связан расчет, учитывать в их фактическом размере независимо от того, когда в реальности начисляют эту выплату.

Об иных видах премии мы рассказываем в материале «Какие бывают виды премий и вознаграждений работникам?».

Общим для премий правилом, установленным п. 15 положения № 922, является необходимость учитывать сумму премии в пропорции к фактически отработанному в периоде расчета времени, если этот период отработан не полностью или в нем есть периоды, не подлежащие учету в расчете (п. 5 положения № 922). Это правило действует при условии, что в момент начисления премии фактически отработанное время не было учтено. К премиям, при начислении которых учитывают долю отработанного времени, обычно (но не всегда) относятся начисляемые за определенный период, например ежемесячные, ежеквартальные, ежегодные.

Не подлежат учету при определении среднедневного заработка (п. 5 положения № 922) периоды:

• сохранения среднего заработка;
• нахождения на больничном;
• неисполнения работы по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от одной из сторон;
• использования дополнительных выходных, предназначенных для ухода за детьми-инвалидами;
• иные оплачиваемые или неоплачиваемые периоды освобождения от работы.

Пропорцию, учитывающую долю отработанного времени для распределения каждой из премий, рассчитывают как отношение фактически отработанных в периоде расчета рабочих дней к общему количеству рабочих дней, входящих в этот период (письмо Минздравсоцразвития РФ от 26.06.2008 № 2337-17).

Какие правила в части премий важны для расчета отпускных?

Итак, согласно изложенным выше правилам премию при расчете отпускных нужно учесть, если она:

• учтена в системе оплаты труда;
• поименована во внутреннем нормативном акте работодателя, отражающем процедуру премирования;
• начислена в периоде расчета или должна быть учтена (годовая премия) в этом периоде;
• не может расцениваться как дублирующая выплату той же периодичности за аналогичный показатель премирования в одном и том же периоде;
• пересчитана пропорционально доле фактически отработанного времени за период расчета, если в отношении нее необходим такой пересчет.

Из дублирующих выплат действующие правила не препятствуют выбору наибольшей по размеру. Правила такого выбора следует отразить во внутреннем нормативном акте о премировании.

Возможность принятия премий в расчет среднего заработка в полном или неполном размере зависит от трех обстоятельств:

• полностью ли отработан период расчета;
• входит ли период начисления премии целиком в период расчета;
• пропорционально доле отработанного времени или без учета этого соотношения происходило начисление премии.

Возможные ошибки и как их избежать

Расчет отпускных предполагает расчет величины среднего заработка (правила его расчета отражены в Положении №922 от 24/12/07 г.). Снизить риск ошибочных расчетов можно, если сразу в ЛНА фирмы отразить выплаты, имеющие характер премиальных, которые включаться в расчет среднего заработка не будут.

Целесообразно исключить поощрительные выплаты, имеющие место, например, к юбилею, профессиональной праздничной дате работников определенной сферы. Такие выплаты в общем случае не относятся к оплате за труд. Попутно заметим, что ситуация в данном случае, с точки зрения законодательства, далеко не однозначная и требует внимательного подхода. О ней более подробно мы поговорим далее.

Вопрос: Можно ли учесть при расчете отпускных премию к юбилейной дате или празднику? Посмотреть ответ

Исключают из расчета премии:

• не отраженные в ЛНА фирмы;
• не входящие в период расчета (12 месяцев до отпуска).

Последнее может произойти, если в расчет средней величины заработка ошибочно будет включена премия за 12 месяцев, не предшествующих уходу сотрудника в отпуск.

В период расчета может начисляться сразу несколько премий, одна из которых — за год, предваряющий отпуск, другая — за более ранний период (но начисление прошло в периоде расчета). Если объем более ранних начислений премиальных выше, бухгалтер может ошибочно включить в расчет наиболее крупную сумму из двух, из тех соображений, что ухудшать положение работника запрещает закон, или включить сразу две премии в расчет. Согласно Положению этот подход неверен. Брать нужно только премию за год, предваряющий отпуск.

Важно! В расчет выплат к отпуску запрещено включать свыше 12 ежемесячных премий, соответственно, и поквартальных (в количестве не больше 4-х), премий по полугодию (до 2-х) одинаковых по характеру начислений, например, с формулировкой «за превышение нормы выработки».

Рассмотрим подробнее особенности включения тех или иных премиальных при подсчете отпускных.

Как учитывается при расчете среднего заработка для выплаты отпускных премия по результатам работы за три года?

Учет ежемесячной премии и премии за квартал

В зависимости от сочетания трех вышеуказанных обстоятельств варианты учета и ежемесячной, и квартальной премии возможны такие:

• в полном размере примется в расчет премия, если:
• период расчета отработан весь, при этом не будут иметь значения ни период, за который начислена премия, ни факт учета (неучета) отработанного времени при ее начислении;
• период расчета отработан не весь, однако период начисления премии целиком попадает в него и при начислении премии учтено фактически отработанное время;

• целиком попадает в расчетный, но при начислении премии не учтено фактически отработанное время;
• не попадает в расчетный или входит в него частично, при этом факт учета (неучета) отработанного времени при начислении премии роли не играет.

Подробнее о расчете квартальной премии читайте в статье «Расчет квартальной премии за фактически отработанное время».

Общее число премий, начисленных в отношении одного и того же показателя премирования, за весь период расчета не сможет превысить:

• для ежемесячных — 12 единиц;
• квартальных — 4 единиц;
• полугодовых — 2 единицы (абз. 3 п. 15 положения № 922).

Примеры учета ежеквартальной, ежемесячной премии при расчете отпускных есть в системе КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к расчетам.

Как рассчитывается сумма премии

Если сотрудник отработал отчетный период полностью, без пропусков, начисление премии производится в полном размере, предусмотренном условиями трудового соглашения.

При наличии пропусков дополнительное стимулирующее вознаграждение рассчитывается по формуле:

Где: СП – сумма полагающейся премии; БЗ – базовое значение премии; Д – количество рабочих дней в периоде; РД – количество фактически отработанных дней.

Формула проста и универсальна. Она применима практически к любому периоду (месяцу, кварталу, полугодию). Под базовым значением понимается сумма премии, которая подлежит выплате в идеальном случае, то есть без пропусков рабочих дней.

Как в расчет входит годовая премия?

Годовую премию также включают в расчет, но среди условий ее учета есть особые:

• она должна относиться к году, предваряющему год того события, с которым связан расчет среднего заработка, т. е. если расчет отпускных делают в 2022 году, то учитывают годовую премию за 2019 год;
• принятие ее в расчет не увязывается с реальным временем начисления этой премии, т. е. если на момент расчета отпускных годовая премия еще не начислена и поэтому ее невозможно учесть в доходе, то после начисления этой премии средний заработок придется пересчитать и доплатить работнику отпускные (письмо Роструда от 03.05.2007 № 1253-6-1).

Варианты принятия годовой премии в расчет существуют следующие:

• в полной сумме ее принимают, если:
• период расчета отработан весь (письмо Роструда от 13.02.2007 № 317-6-1), при этом факт учета (неучета) отработанного времени при начислении премии роли не играет;
• период расчета отработан не весь, но период начисления премии абсолютно соответствует расчетному и премия была начислена с учетом фактически отработанного времени;

• абсолютно соответствует расчетному, но премия была начислена без учета фактически отработанного времени;
• не соответствует расчетному (письмо Минздравсоцразвития РФ от 05.03.2008 № 535-17), при этом факт учета (неучета) отработанного времени при начислении премии роли не играет.

Эксперты К+ подготовили пример учета годовой премии при расчете отпускных. Получите пробный бесплатный доступ к системе и переходите к рекомендациям.

О расчете годовой премии мы более подробно рассказываем в статье «Как рассчитать и провести учет годовой премии?».

Как сделать перерасчет отпуска в 1С:ЗУП

Чтобы пересчитать отпускные в текущем периоде нужно исправить данные в исходном документе «Отпуск».

Например, сотруднице Волиной Ирине Валерьевне, предоставлен отпуск на период с 25.05.2020 по 06.06.2020 года, начислены и выплачены отпускные. По решению руководства ее отзывают из отпуска. Необходимо изменить дату окончания отпуска и выполнить перерасчет отпускных в 1С.

Рис.1 Документ начисления отпуска

Исправив дату отпуска и пересчитав сумму отпускных, излишне выплаченные отпускные вычитаются при следующей выплате зарплаты. Наша компания специализируется на автоматизации расчета заработной платы в 1С, поэтому если у вас возникнут вопросы по данной теме, вы можете связаться с нашими экспертами, просто оставив заявку на нашем сайте или по телефону. Мы с радостью вам поможем.

Рис.2 Выплата отпускных

Откройте первоначальный документ начисления отпускных и исправьте дату «По». Дни отпуска и начисление пересчитаются, исходя из новых данных.

Рис.3 Изменение количества дней отпуска

После начисления зарплаты и ее выплаты переплата будет учтена автоматом. Сформированный расчетный листок отображает начисление отпуска за количество дней с учетом исправления, а в документе «Выплата зарплаты» при расчете учтена переплата, начисленная за отпуск.

Рис.4 Отражение отпускных в расчетном листке

Как в 1С:ЗУП пересчитать отпускные в «незакрытом» периоде – обычно не вызывает вопросов. А вот что делать, если зарплата выплачена, и наступил следующий период? Хотя в ЗУП и нет понятия «закрытый период», но такой вопрос все равно возникает, поскольку такой перерасчет отпуска затрагивает данные другого расчетного периода.

Настроим корректный перерасчет отпускных в 1С:ЗУП. Предоставляем гарантию на услуги!

Единовременные и разовые премии: особенности учета

Единовременные и разовые премии, отвечающие общим необходимым требованиям к такого рода выплатам (включены в систему оплаты труда, зафиксированы во внутреннем нормативном акте, начислены в периоде расчета), учитывают в объеме дохода при расчете среднего заработка для отпускных. В т. ч. возможен учет в расчете и премий, начисляемых за нетрудовые достижения (к юбилею или к праздничной дате), если они соответствуют этим общим требованиям (письма Минфина РФ от 22.03.2012 № 03-03-06/1/150, Минздравсоцразвития РФ от 13.10.2011 № 22-2/377012-772).

Единовременные и разовые премии обычно не охватывают какого-либо периода и поэтому не зависят от факта совпадения или несовпадения с периодом расчета. В этом случае они приурочены только к периоду расчета и в связи с этим берутся в этот расчет в полном размере.

Но если разовую премию выплачивают за результат работы, проведенной в течение какого-либо периода, то при ее учете надо следовать правилам, действующим для премий, начисляемых за соответствующий период. Однако для премий такого рода периоды начисления могут отличаться от обычных и составят, например, полгода или несколько лет.

Для полугодовых премий правила принятия в расчет будут аналогичны правилам, применяемым для ежемесячных и квартальных премий. Отличие будет заключаться в том, что в период расчета по одному и тому же показателю премирования сможет войти не больше двух полугодовых премий.

Если премию начислили за период, превышающий величину периода расчета (1 год), то в силу вступит правило о том, что в каждом месяце периода расчета нужно учесть сумму такой премии в размере, приходящемся на ее месячную часть. Причем определенная таким способом сумма премии будет учтена:

• в полной величине, если период расчета отработан весь;
• объеме, пропорциональном доле фактически отработанного в периоде расчета времени, если этот период отработан не весь.

Налоговый и бухгалтерский учет премий

Для того чтобы суммы премий можно было учесть в составе расходов на оплату труда в налоговых расходах, работодатель должен иметь:

• документы, подтверждающих отношение выплат в виде премий к системе оплаты труда в организации. Для этого выплаты должны быть установлены в трудовых договорах с работниками или трудовые договоры должны содержать ссылку на локальный нормативный акт, регулирующий обязанности работодателя в части оплаты и (или) стимулирования труда работников;
• документы, подтверждающие достижение работниками конкретных показателей оценки труда (фактически отработанное время, количество созданных трудом материальных ценностей, суммы полученных с привлечением труда доходов и пр.);
• первичные документы о начислении конкретных сумм выплат в пользу работников по действующей в организации системе оплаты труда, оформленные в соответствии с законодательством.

Получается, что если выплаченные премии произведены работникам в соответствии с трудовым (коллективным) договором или Положением о премировании, а приложенные к расчеты премии документы свидетельствуют о том, что данные работники выполнили необходимые условия для получения премии, но независимо от того, что такая премия выплачена к Новому году она может быть включена в расходы по налогу на прибыль.

Если же выплату премии не обосновали в соответствии с трудовым (коллективным) договором или Положением о премировании, а в Приказе на выплату премии указано, например, что премия выплачена в связи с праздником — Новым годом, то, такую премию в налоговые расходы нельзя, так как такие выплаты не соответствуют требованиям ст. 252 НК РФ.

Для целей бухгалтерского учета производственные премии, являющиеся частью заработной платы, учитываются на тех же счетах учета, на которых отражена и окладная часть.

Последствия ошибок в принятии в расчет премий

Ошибки в учете премий при расчете среднего заработка делятся на 2 вида по влиянию на размер дохода, определяемого за расчетный период:

• завышающие этот доход и, соответственно, сумму отпускных;
• занижающие этот доход и, соответственно, приводящие к начислению отпускных в меньшей сумме.

Завышение возникает при включении в расчет премий:

• не учтенных в системе оплаты труда;
• не отраженных во внутренних нормативных актах;
• начисленных не в периоде расчета или не относящихся (если премия годовая) к этому периоду;
• дублирующих друг друга по показателям премирования при одной и той же периодичности;
• не пересчитанных в пропорции к доле фактически отработанного в периоде расчета времени, если это надо было сделать.

Занижение образуется, если в доход не включены какие-то из начисленных в периоде расчета премий. Кроме того, и завышение, и занижение могут быть связаны с неверным расчетом суммы премии или ее неправильным пересчетом в пропорции к фактически отработанному в периоде расчета времени.

Выявленные ошибки в любом случае требуют исправлений, так как:

• завышение неправомерно увеличивает расходы на оплату труда, учтенные в затратах, уменьшающих базу по прибыли;
• занижение ущемляет права работника.

Занижение суммы исправить достаточно легко: нужно сделать перерасчет и доплатить работнику недостающую сумму. Суммы завышения, объясняющиеся счетной ошибкой, можно удержать из зарплаты работника (ст. 137 ТК РФ). А вот суммы завышения, не связанные с подобной ошибкой и объясняющиеся, по существу, нарушением работодателем норм законодательства при расчете среднего заработка, получить от работника обратно достаточно сложно: он может не согласиться на добровольное удержание и судебные органы вряд ли признают за ним обязанность это сделать, поскольку его вина в создавшейся ситуации отсутствует.

О том, какие еще удержания возможны из зарплаты работника, читайте в материале «Ст. 137 ТК РФ: вопросы и ответы».

Перерасчет отпускных при «закрытом периоде»

Перерасчет отпуска в 1С:ЗУП, если наступил другой период расчета зарплаты, требует введения документа-исправления.

Сотрудник Ваньков Александр Матвеевич ушел в отпуск на период с 25.05.2020 по 11.06.2020 года. За этот период ему начислены отпускные, зарплата рассчитана и выплачена. В следующем месяце по приказу руководителя он был отозван из отпуска. Требуется пересчитать начисление и изменить даты отпуска.

Рис.5 Документ начисление отпуска

Из расчетного листка сотрудника видно, что отпускные начислены за период с 25.05.2020 по 11.06.2020 и выплаты за период закрыты.

Рис.6 Расчетный листок

Чтобы ввести документ исправления, нужно перейти по гиперссылке «Исправить» внизу документа.

Рис.7 Исправление документа «Отпуск»

Откроется новый документ-исправление «Отпуск». Укажите месяц внесения изменения и измените дату отпуска. В нашем случае – это следующий расчетный месяц.

Сопровождаем учет отпусков в 1С:ЗУП. Поможем оперативно решить любые вопросы!

Рис.8 Изменение данных в документе-исправлении

Появилась новая вкладка – «Перерасчет прошлого периода». Сумма, начисленная ранее, отразится красным, а новый расчет начисления зафиксируется на вкладке «Начислено (подробно)».

Рис.9 Отражение перерасчета отпускных

Перерасчет определит разницу в днях и сумме. Данная операция отражается в расчетном листке сотрудника.

Рис.10 Расчетный листок

В журнале сохраняется и исходный документ отпуска, и документ-исправление. Первоначальный документ закрыт для редактирования и из него можно открыть документ, введенный на его основании по гиперссылке «Открыть документ-исправление».

Рис.11 Документ «Отпуск» после исправления

Мы рассмотрели, как сделать перерасчет отпуска в ЗУП 3.1, с помощью документа-исправления, если сотрудник отозван из отпуска и изменение производится в другом периоде.

Итоги

Премии, начисленные в 12-месячном периоде, предваряющем месяц расчета отпускных, необходимо учитывать при определении дохода, задействованного в исчислении среднего заработка, если эти премии предусмотрены действующей системой оплаты труда. Однако процесс включения всей суммы премии или определенной ее части в расчет требует соблюдения ряда правил, зависящих от полной (неполной) отработки периода расчета, совпадения (несовпадения) периода начисления премии с расчетным и учета (неучета) отработанного времени при начислении премии.

Последние новости об НДФЛ с премий читайте в статьях:

• «Минфин вернулся к вопросу об НДФЛ с премий»;
• «Как правильно отразить разовую премию в 6-НДФЛ (нюансы)».

Источники:

• Трудовой кодекс РФ
• Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Что такое премия

Согласно Трудовому кодексу РФ:

Премия – это выплата стимулирующего характера, которая может входить в заработную плату работника, предусмотренную трудовым договором.

Заметьте… «может». Значит может и не входить. То есть, выплата премии – это право работодателя, а не обязанность. И вопрос о том, платить или не платить премии своим сотрудникам, и если платить, то в каком размере — каждый работодатель решает самостоятельно.

Прежде всего, договоримся, что в нашей статье речь пойдет о выплате производственной премии по итогам работы каждого сотрудника. То есть, это не разовая премия к празднику или «просто так», а конкретно вознаграждение за определенные трудовые достижения.