Представительские расходы в бухгалтерском и налоговом учете

Представительские издержки: что входит в состав

В состав представительских затрат компании можно включить далеко не все виды расходов. Налогоплательщикам важно разобраться в вопросе. Иначе проблем с ФНС не избежать. Если компания учтет неразрешенные траты в составе представительских, то инспекция расценит ситуацию как занижение налогооблагаемой базы. В итоге — штрафы, пени и недоимки.
Что относится к представительским расходам:

1. Затраты компании на прием гостей из других фирм с целью начать новое сотрудничество или укрепить старые деловые отношения.
2. Издержки на прием членов правления, совета директоров, представителей учредителя или собственников.

Определения закреплены в п. 2 ст. 264 НК РФ. Но понятие «прием гостей» довольно размытое. Что именно можно включить в эту позицию? Чиновники жестко определили рамки для ситуации: допускается учесть в составе затрат на прием:

• доставку гостей или представителей дирекции на мероприятие (транспортные услуги);
• организацию питания во время проведения мероприятий, например оплату буфета;
• услуги переводчика, при необходимости, например, если организована встреча иностранных гостей.

А вот развлечение, проживание, отдых и даже лечение гостей и представителей правления в состав обозначенных затрат отнести нельзя. Такие издержки предприятия нельзя зачесть при налогообложении прибыли.

Как составить акт на представительские расходы (образец структуры документа)

Данный акт составляется обычно по окончании официального мероприятия. Для этого на предприятии может быть сформирована специальная комиссия из компетентных специалистов. Их задача заключается:

• в корректном составлении документа;
• осуществлении анализа данных, отраженных в нем, а также принятии ответственного решения о признании расходов, которые фиксируются в акте, обоснованными;
• дополнении документа иными необходимыми источниками.

В составе соответствующей комиссии может быть председатель, а также рядовые участники.

Акт, о котором идет речь, может содержать:

• дату, название документа;
• сведения о проведенном представительском мероприятии (его название, место проведения);
• сведения о компетентных сотрудниках, составляющих и заверяющих акт;
• перечень ПР, а также сумм, которые им соответствуют и удостоверяются компетентными сотрудниками;
• заключение компетентных сотрудников об обоснованности осуществления ПР, указанных в акте;
• подписи компетентных сотрудников, составивших акт.

Акт на ПР может быть как самостоятельным локальным нормативным актом, так и приложением к другому нормативу — например, приказу о проведении официального мероприятия.

Важный нюанс: несмотря на то, что рассматриваемый акт подписывается, как мы отметили выше, компетентными лицами, ФНС РФ считает, что он также должен быть утвержден директором фирмы (письмо УФНС РФ по Москве от 22.12.2006 № 21-11/113019).

Документ, о котором идет речь, может также включать ссылки на документы, которые подтверждают ПР. Например — на первичку, которая также оформляется в целях удостоверения правомерности списания данных расходов.

Отметим, что первичка, как правило, дополняет все-таки отчет, а не акт по ПР. Однако во многих фирмах первый документ включает в себе элементы второго или соответствует его структуре, но именуется при этом отчетом о ПР.

Принципы нормирования

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ, норматив представительских расходов в 2022 году определяется как 4% от расходов на оплату труда за тот же отчетный или налоговый период.

Налогоплательщики вправе выбрать способ принятия расходов на мероприятия к учету. Законодательно предоставлены три способа:

1. Квартальный расчет. Исчисление издержек производится ежеквартально. Причем траты отражаются в декларации по налогу на прибыль. Способ удобен для компаний, отражающих затраты кассовым методом. Если представительские затраты превышают установленный лимит, то в учете отражают отложенное налоговое обязательство, которое можно учесть в конце года.
2. Годовой подсчет. Налогоплательщик определяет лимит издержек по мероприятиям на год вперед. Расчеты приблизительные, оценка проводится исходя из сметы компании или плана финансово-хозяйственной деятельности. В конце года необходимо провести корректировки и привести плановые значения к фактическим показателям.
3. Должностной способ. Фирма утверждает перечень должностных лиц, которые вправе заниматься организацией таких мероприятий. Причем требуется соблюдать лимит 4% и допустимые цели расходов.

Какие бывают нарушения при учете представительских расходов

Компаниям нужно обратить внимание на такие нарушения, которые могут возникнуть при неверном отражении представительских расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Нарушение 1 — Включение в затраты не представительских расходов

После проведения переговоров для организации досуга приглашенных лиц компания устраивает мероприятия неделового характера, например, посещение концерта, экскурсии и т.д. Расходы на подобные мероприятия бухгалтер относит на представительские и уменьшает базу для расчета налога на прибыль.

Или бывает ситуация, когда для проведения крупного представительского мероприятия компания заказывает услугу в сторонней организации. Полная оплата списывается на представительские расходы, а при разбирательстве выясняется, что некоторые затраты нельзя включать, например, расходы на фотосессию, артистов. Вполне вероятно, у налоговиков возникнут возражения по поводу включения абсолютно всех расходов в представительские, и тогда возможны разбирательства.

Важно! Если стоимость каждой услуги сторонней организации можно установить, то в расходы для определения налога на прибыль нужно включить только представительского характера, а развлекательного — исключить. Если такой возможности нет, то есть вероятность, что налоговики посчитают всю сумму как не представительские расходы.

При оформлении документов нужно обращать пристальное внимание на то, что в них написано и в какой формулировке.

Нарушение 2 — Нет списка приглашенных лиц

В законодательстве нет требования о том, чтобы компания указывала в документах, какие приглашенные лица участвовали в переговорах. И в связи с этим из документов не всегда понятно, кто именно участвовал в переговорах, поскольку эта информация зачастую в них не включается.

Однако официальный прием и переговоры предполагает участие таких лиц, а отсутствие их списка может вызвать некоторые подозрения со стороны налоговиков. В этой связи целесообразно список приглашенных людей указать в документации на проведение мероприятия, чтобы было меньше вопросов к отнесению расходов на представительские.

Чиновники сами указывают на то, что такой список нужно предоставлять (Письмо УФНС РФ по г. Москве от 12.04.2007 г. № 20-12/034115). Что касается судебных разбирательств, то судьи по-разному подходят к решению конфликтной ситуации на таком основании.

Совет! Для исключения вероятности разбирательства лучше всего указать в документации список приглашенных лиц, а также наименования компаний, представителями которых они являются.

Нарушение 3 — Расходы на чаевые

Иногда сотрудники компании при проведении официального мероприятия расходуют средства на чаевые обслуживающему персоналу. Затем организация компенсирует им такие затраты и относит их на представительские расходы. Они не подтверждаются никакими документами, но вместе с тем отражаются в авансовом отчете.

Компания нарушает законодательство в части отнесения расходов на представительские, поскольку согласно ст. 252 НК РФ они должны иметь документальное подтверждение. Кроме того, чаевые не входят в состав представительских расходов и их нельзя учитывать как затраты на проведение мероприятия.

Важно! Исключением в этом случае являются чаевые, которые автоматически включены в счет.

У компании может возникнуть проблема не только по налогу на прибыль, но и по НДФЛ и страховым взносам. Налоговые органы могут посчитать чаевые доходом, который подлежит обложению НДФЛ и взносами.

Нарушение 4 — Расходы на подарки

Распространена практика, когда принимающая сторона вручает приглашенным лицам какие-либо подарки. В этом случае компания относит их стоимость на представительские расходы, хотя это является нарушением законодательства. Согласно п. 16 ст. 270 НК РФ, если имущество передается безвозмездно, то такие расходы не являются расходами, которые можно было бы учесть при налогообложении.

В этой ситуации есть исключение — если компания дарит подарки, на которые нанесена ее символика. Тогда организация может обосновать целесообразность вручения подарков и расходы отнести на представительские. Этой же позиции придерживаются и чиновники, о чем, например, указано в письме УФНС по г. Москве от 30.04.2008 г. № 20-12/041966.2.

Внимание! В данном случае подарки относятся на представительские, а не рекламные расходы, поскольку они вручаются приглашенным лицам и в рамках официального мероприятия.

Разделение расходов на рекламные и представительские необходимо потому, что для них различается норматив при налогообложении прибыли. Для расходов рекламного характера (в виде подарков) он составляет 1% от выручки от реализации, а для представительских расходов — 4% от затрат на оплату труда.

При вручении подарков перед компанией встает вопрос не только в части налога на прибыль, но и НДС. Согласно пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ безвозмездная передача имущества считается реализацией в целях обложения НДС, причем вне зависимости от того, имеется на ней фирменная символика или нет. Исключением при этом является вручение подарков стоимостью не дороже 100 руб. за единицу, содержащих фирменную символику. На основании пп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ такая безвозмездная передача подарков освобождается от обложения НДС.

Совет! Перед вручением подарков следует убедиться, что у компании не возникает обязанности по начислению НДС.

Нарушение 5 — Расходы на оплату билетов и гостиницы

Компания может взять на себя обязанности по оплате проезда и проживания приглашенных лиц, даже если они приезжают не только из другого города, но даже страны. К таким расходам часто относятся билеты на транспорт (самолеты или ж/д поезда), оплата гостиницы, визы. Далее компания учитывает эти расходы в качестве представительских, но правомерно ли это?

Нет возможности ответить на этот вопрос однозначно, поскольку все же существуют некоторые риски. Чиновники говорят о том, что расходы на проживание приглашенных лиц, оформление виз или покупку билетов нельзя учитывать как представительские и на их основании уменьшать базу по налогу на прибыль. Их мнение основано на том, что такие расходы не указаны в п. 2 ст. 264 НК РФ.

Что касается судебной практики, то варианты решений по разбирательству могут быть разными. Например, некоторые суды считают, что расходы на проживание могут приниматься в качестве представительских, если они произведены в рамках банкетного обслуживания приглашенных лиц (Постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 28.07.2016 г. № 02АП-5191/2016 по делу № А82-15075/2015).

Получается, что при отнесении затрат на оплату проезда и проживания приглашенных лиц на представительские расходы компания может вступить в конфликт с налоговиками. Если будет судебное разбирательство, суд может встать на сторону налогоплательщика, хотя такой исход дела не гарантирован.

Кроме разбирательств по налогу на прибыль такая ситуация грозит и претензиями со стороны налоговиков в части НДС и НДФЛ. НДС может быть доначислен в связи с тем, что вычет входного НДС могут посчитать незаконным (если он был заявлен ранее). В части НДФЛ налоговая инспекция может посчитать, что у физлица возник доход в натуральной форме, и его нужно включить в базу для обложения НДФЛ.

Нарушение 6 — Расходы сверх норматива

Если компания учитывает расходы как представительские в целях расчета налога на прибыль, то она должна обращать внимание на установленный норматив — 4% от затрат на оплату труда.

Нарушений в плане норматива представительских затрат не так много, однако зачастую ошибки обнаруживаются при определении базы для расчета этого норматива. К примеру, если в компании формируется резерв на оплату отпусков, то такие отчисления должны включаться в базу для расчета норматива представительских расходов (п. 24 ст. 255 НК РФ). Соответственно, организация занижает норматив и учитывает представительские расходы в меньшем объеме, чем могла бы. Такая ситуация не грозит штрафными санкциями для налогоплательщика, но предполагает более высокую налоговую нагрузку.

Если компания превышает норматив по представительским расходам, то у нее возникают риски по НДС. На основании п. 7 ст. 171 НК РФ сумма вычета по входному НДС по представительским расходам напрямую зависит от норматива по ним. Налогоплательщик может заявить вычет только по той части представительских расходов, которая учтена при налогообложении.

Оплата труда: от чего считать норматив

Правильно исчислить норматив можно, только определив, что конкретно относят в состав расходов на оплату труда. При решении вопроса следует руководствоваться статьей 255 НК РФ.

Перечень трат компании, отнесенных к оплате труда, является открытым. То есть это могут быть любые расходы, отвечающие обязательным условиям:

• начисления в пользу работников компании производятся на основании действующего законодательства;
• условия и размеры оплаты закреплены в трудовых договорах, правила исчисления установлены в положении по оплате труда и коллективном договоре;
• все виды начислений в пользу работников должны быть подтверждены документально и иметь экономическое обоснование (ст. 252 НК РФ).

Компания вправе определять затраты либо методом начисления или кассовым методом. Решение должно быть закреплено в учетной политике.

Смета как часть положения по представительским расходам: нюансы

В фирмах, которые регулярно организуют представительские мероприятия, подтверждение расходов в рамках данных мероприятий может осуществляться с использованием особого локального нормативного акта — положения по представительским расходам.

Данный локальный норматив позволяет регламентировать порядок использования документов налогового и бухгалтерского учета по расходам в рамках соответствующих мероприятий. Имея данное положение, компания может существенно упростить работу финансовым и другим внутрикорпоративным службам, которые занимаются вопросами, связанными с учетом расходов по официальным мероприятиям. Условно говоря, даже новый, неопытный сотрудник, используя рассматриваемое положение, сможет правильно сформировать комплект необходимых документов в подтверждение затрат на проведение представительских мероприятий.

В таком положении может быть оговорено, что сотрудники, ответственные за учет расходов по официальным мероприятиям, обязуются своевременно оформлять документы для подтверждения данных расходов по перечню, который приводится здесь же. Формы (образцы) для документов, в числе которых и смета расходов, помещаются в приложениях к положению.

сметы на представительские расходы вы можете на нашем сайте.

Особенности документального оформления

Любые затраты компании, учитываемые при налогообложении, должны быть обоснованы и подтверждены документально. Представительские траты следует правильно оформить. Причем специальных формуляров и бланков не предусмотрено. Шаблоны и перечень подтверждающей документации закрепите в учетной политике.

Рекомендовано использовать следующие документы:

1. Распоряжение руководителя организации о проведении представительского мероприятия. Обязательно пропишите в приказе дату, место и время проведения приема. Также обозначьте цели мероприятия.
2. Программа приема гостей или членов правления. Оформите программу мероприятия как приложение к приказу. Отдельно бумага не будет иметь особого веса.
3. Смета затрат на проведение мероприятий. Подробно обозначьте все категории издержек, которые направлены на проведение приема гостей.
4. Отчет о проведенном мероприятии. Составляется в произвольной форме ответственным лицом за организацию и проведение приема. Требуется обозначить результаты проведенного мероприятия.
5. Акт на списание затрат и платежные документы. Обратите внимание, что акт на списание должен подписать главбух. А утверждает акт руководитель.

Документальное оформление обязательно. При выездной проверке ФНС контролеры обязательно запросят формуляры.

Документы, необходимые для оформления представительских расходов

В законах РФ нет четкого списка документов, необходимых для оформления представительских расходов. Однако для подтверждения произведенных затрат необходимо иметь документы, подтверждающие не только факт оплаты, но и деловой характер проводимого мероприятия. Иными словами, на основании документов должно быть понятно, что встреча имела официальный характер с целью проведения переговоров в отношении деятельности компании.

Примерный перечень документов, подтверждающих представительские расходы, можно увидеть в письмах чиновников. К примеру, в Письме Минфина РФ от 22.03.2010 г. № 03-03-06/4/26 указано, что в качестве таких документов могут быть:

• приказ директора об организации мероприятия и осуществлении необходимых расходов;
• смета или расчет суммы представительских расходов;
• первичная документация при приобретении товаров или оплате услуг для проведения мероприятия;
• отчет о представительских расходах по проведенному мероприятию. В нем фиксируется цель мероприятия, результаты его проведения, размер понесенных представительских расходов.

Важно! Одного авансового отчета с чеками недостаточно для отнесения расходов на представительские. В случае судебного разбирательства суд встанет на сторону налоговиков, если компания не представит полный пакет документов по проводимому мероприятию (Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 27.11.2012 г. по делу № А74-732/2012).

Специалисты советуют при оформлении отчетной документации избегать формальностей, то есть не указывать одни и те же характеристики проводимых мероприятий. Налоговики могут усмотреть в этом формальность, что поможет им выиграть судебный процесс (Постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2016 г. по делу № А66-17120/2015).

Налоговый учет

Не все компании могут зачесть при налогообложении представительские расходы: норматив в налоговом учете 2022 могут использовать только налогоплательщики, применяющие общую систему налогообложения. Остальные компании и ИП это делать не вправе.

Даже фирмы, выбравшие УСН «доходы минус расходы», не вправе зачесть представительские траты при исчислении упрощенного налога, так как такие траты не указаны в ст. 346.16 НК РФ. Следовательно, ни один налогоплательщик, применяющий щадящие режимы обременения, не может учесть представительские траты в налоговом учете.

Фирмы на ОСНО могут не только снизить налог на прибыль, но и зачесть входной НДС с таких затрат. Но важно соблюдать лимит в 4% от ФОТ, подтвердить траты документально и экономически обосновать.

К вопросу об НДС. Вернуть входной налог можно, но только в пределах установленного лимита в 4% от затрат на оплату труда персонала. Если в отчетном периоде траты превысили лимит 4%, то их допустимо перенести на следующий отчетный период.

Составление сметы: утверждение документа и отражение сведений о нем

В современных фирмах распространен подход, по которому сметы, как и многие другие локальные нормативные акты, заверяются посредством проставления в них графы «Утверждаю» — с указанием должности, Ф. И. О. и проставлением подписи лица, которое, таким образом, утверждает документ. Как правило, это руководитель фирмы.

Указывается также наименование организации в соответствии с учредительными документами. Если фирма использует во внутреннем документообороте печать, ее следует проставить в рассматриваемой графе документа.

В числе важнейших сведений о смете, которые должны быть указаны в ней:

• наименование документа (например, «Смета представительских расходов»);
• дата составления документа (может быть проставлена и в области графы «Утверждаю»).

Пример: налог на прибыль и представительские расходы

ООО «Весна» применяет ОСНО. Во 2 квартале 2022 года компания провела прием деловых партнеров для заключения нового контракта на поставку продукции. Всего на мероприятие было потрачено 250 000 рублей, в том числе:

• транспортные издержки на доставку гостей к месту проведения мероприятия — 20 000 рублей, в том числе НДС — 4000 рублей;
• организация питания (завтрак, кофе-пауза, торжественный обед, ужин) — 100 000 рублей, НДС — 20 000 рублей;
• услуги обслуживающего персонала буфета — 30 000 рублей;
• билеты на театральную премьеру — 10 000 рублей, НДС — 2000 рублей;
• проживание гостей в отеле класса люкс — 40 000 рублей;
• экскурсия на теплоходе по местным достопримечательностям — 50 000 рублей.

Сумма НДС со всех затрат на мероприятие — 26 000 рублей.

Фонд оплаты труда за 2 квартал 2022 года составил 7 000 000 рублей. 4% от ФОТ — 280 000 рублей.

Следовательно, компания по установленному лимиту вправе зачесть представительские затраты во 2 квартале в сумме не более 280 000 рублей. Но всю сумму издержек на проведение мероприятий учесть нельзя! Так как не все затраты являются представительскими.

ООО «Весна» может принять к налоговому учету только суммы затрат на транспортную доставку гостей, услуги буфета и питание — 150 000 рублей. А вот траты на театральное представление, теплоходную экскурсию и гостиничные номера учесть нельзя. Эти расходы нужно оплатить за счет чистой прибыли фирмы. То есть из тех денег, которые останутся в компании после обложения налогом на прибыль.

Вернуть входной НДС можно только в сумме 24 000 рублей. То есть только с представительских затрат (транспортные услуги и питание). А вот с билетов в театр получить вычет нельзя.

Приказ на проведение расходов

Если расходы по приему контрагентов возникают нечасто, руководитель может издавать приказ в отношении каждого проводимого мероприятия. В приказе, как правило, отражаются суть мероприятия (переговоры, деловая встреча), срок проведения, участники встречи, предельная сумма расходов, ответственный за проведение мероприятия и расходование выделенных денежных средств.