Материальная помощь к отпуску: регулирование по ТК РФ

Как регулируется предоставление материальной помощи при очередном отпуске (статья ТК РФ и пр.)?

Трудовой кодекс (далее — ТК) не раскрывает понятия материальной помощи в случае оказания ее при отбытии работника в очередной ежегодный оплачиваемый отпуск. Данный термин применяется на практике и закрепляется иными правовыми актами, носящими, как правило, локальный характер. В то же время регулирование таких выплат следует из ряда норм трудового законодательства, в том числе ТК.
См. подробнее в материале «Положение об оказании материальной помощи работникам».

Если такая помощь фактически не является социальной выплатой и устанавливается в качестве дополнения к окладу и иным надбавкам, то ее регулирование осуществляется в соответствии с ч. 1 ст. 129 ТК, т. е. как составной части заработной платы. В таком случае эта выплата устанавливается локальным правовым актом или следует из ведомственных нормативных актов и зависит от результатов трудовой деятельности работника либо имеет фиксированный размер и выплачивается в любом случае при уходе работника в ежегодный отпуск.

В то же время ст. 40 ТК предусматривает возможность использования на конкретном предприятии или в иной организации коллективного договора, который заключается между представителями работодателя и трудового коллектива. Данный акт регулирует не просто трудовые, а социально-трудовые отношения. Согласно ст. 41 ТК, в такой договор помимо прочего могут включаться условия, регулирующие возможность предоставления работникам материальной помощи в силу тех или иных обстоятельств. В этой ситуации помощь является социальной выплатой и предоставляется в случае нуждаемости сотрудника.

Кроме того, регулирование подобных выплат в определенной степени осуществляется нормами налогового законодательства, касающимися правил исчисления налоговой базы и сумм, на которые начисляются страховые выплаты, — ст. 217 и 422 Налогового кодекса (далее — НК). По ряду вопросов имеет смысл применение практики, выработанной судами. Одним из наиболее значимых в регулировании рассматриваемого вопроса является постановление Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 № 17744/12 по делу № А62-1345/2012.

Лимит матпомощи, не облагаемой НДФЛ и страхвзносами, составляет 4 тыс. руб. в год.

Правила расчета налога и страховых взносов с материальной помощи, а также порядок отражения выплаты в бухгалтерском учете, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к Типовой ситуации с расчетным примером.

Как отразить материальную помощь в 6-НДФЛ читайте здесь.

Налоговый учет матпомощи к отпуску

Средства, выплачиваемые работнику, являются расходами предприятия. Как это отражается на налогообложении, зависит от того, проводится ли она как поощрительная или социальная надбавка.

Налоговый учет материальной помощи-соцвыплаты

Фиксированное количество денежных средств, которое гарантированно получает к отпуску каждый работник, безотносительно к условиям и результатам своего труда, в списке расходов предприятия относится к неучтенным. Поэтому согласно п. 23 ст. 270 НК РФ она не является признаваемой в расходах для налогов на прибыль.

С точки зрения работника эта выплата признается доходом, поэтому подпадает под НДФЛ и начисление с нее обязательных страховых взносов в ПФР, ФССС и ФФОМС, если превышает установленный законом необлагаемый лимит в 4 000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ, Письмо Министерства финансов РФ от 22 октября 2013 года № 03-03-06/4/44144, п. 11 ч. 1 ст. 9 Федерального Закона от 24.07.2009 года № 212).

НДФЛ и страховые взносы рассчитываются и удерживаются, исходя не из всей выплаты, а только из части, превышающей лимит, то есть с суммы свыше 4 000 руб.

Налогообложение отпускной поощрительной выплаты

В некоторых организациях надбавка к отпускным привязывается к результатам деятельности сотрудника:

• факт выплаты может зависеть от соблюдения трудовой дисциплины;
• размер варьируется в зависимости от стажа, квалификации, трудовых достижений и т.п.

Такая выплата с позиции налогового законодательства является частью затрат на оплату труда, поэтому и признается в расходах на налогообложение, если она должным образом регламентирована во внутренних нормативных актах. НДФЛ и страховые взносы взимаются с нее в полном объеме, а не только с части, превышающей 4 000 руб. ежегодно.

Форма и содержание заявления на материальную помощь к отпуску, образец

Заявление на материальную помощь к отпуску не имеет законодательно установленной формы. В связи с этим его форма может быть как свободной, так и закрепленной во внутреннем правовом акте организации. При этом в любом случае не следует забывать о соблюдении правил делопроизводства и требований трудового и налогового законодательства, т. к. это важно, например, для правильного исчисления налога на прибыль организаций и подлежащих уплате страховых взносов, а также удержания налога на доходы физических лиц с работников.

С учетом практики трудовых отношений и правил кадрового делопроизводства заявление должно содержать:

• данные адресата (должностного лица, компетентного принимать решение о выплате материальной помощи);
• сведения о работнике, направившем заявление (имя, данные о рождении, адрес регистрации, занимаемая в организации должность, номер страхового пенсионного свидетельства и номер налогоплательщика);
• основания осуществления выплаты — причины, по которым работник просит оказать помощь (зависят от особенностей ее установления на предприятии);
• указание размера выплаты (если это допускается внутренним актом);
• сведения об отпуске, предоставленном сотруднику, в том числе его временные рамки и дата отбытия (выплата осуществляется исключительно при предоставлении ежегодного отпуска);
• дату направления и подпись работника.

Конкретные правила составления подобного заявления должны содержаться в инструкции по делопроизводству в организации, а также в документе, регламентирующем вопросы осуществления материальной выплаты. С образцом заявления об оказании помощи при отбытии в очередной отпуск вы можете ознакомиться на нашем сайте (скачав, можно использовать его в качестве основы при составлении своего варианта).

Общие положения

Отдельной статьи в ТК РФ, регулирующей выплату материальной помощи, нет, однако есть ряд положений, из которых следует допустимость дополнительного финансирования отпускника:

1. Ст. 136 ТК РФ разъясняет вопросы относительно обязательных выплат, положенных работнику.
2. Ст. 135 ТК РФ описывает, каким образом распределяется матпомощь в качестве добровольной меры со стороны руководства с целью дополнительной мотивации человека на качественное исполнение обязанностей.
3. Ст. 144 ТК РФ разрешает устанавливать сумму выплаты выше положенных в регионе тарифов.

Поскольку трудовое законодательство отменяет обязательность матпомощи перед отпуском, персоналу следует исходить из внутренних положений, действующих на предприятии – распоряжений, внутренних приказов, пунктов трудового или коллективного договора. Для бюджетников принцип назначения определяется по специальным законодательным актам.

Есть общие правила, в каких случаях допускается назначение матпомощи:

• может быть выплачена независимо от трудовых достижений отпускника, либо наоборот, зависеть от того, насколько хорошо работник справлялся с работой (выступает в качестве мотивационного инструмента);
• предполагает право на финансовую поддержку при наличии определенных социальных потребностей;
• служит дополнительной добровольной мерой в коммерческих организациях, и обязательной – для госучреждений;
• устанавливается независимо от финансовых результатов компании, достижений сотрудника (если он относится к бюджетной отрасли);
• выдается нерегулярно, не чаще 1 раза в год;
• размер помощи назначается по усмотрению предприятия.

Есть специальные виды матпомощи перед свадьбой или при рождении ребенка, однако чаще всего деньги выделяются перед началом отпускного периода.

Для коммерческих организаций в первую очередь важно, позволяет ли прибыль компании выплачивать дополнительные суммы отпускникам. Если компании грозит банкротство, не стоит ждать выделения материальной помощи, когда финансовые показатели говорят об отсутствии прибыли или свободных денежных ресурсов.

Аналогично решается вопрос о возможности выплат в отношении бюджетников – при дефиците бюджета предприятие вряд ли располагает достаточными свободными суммами для назначения матпомощи.

Выплаты в частной организации могут также называться как премия или пособие, а само поощрение выплачивается при подведении некоторых итогов работы.

Социальные платежи рассматриваются независимо от достижений конкретного человека и связаны с наступлением определенных событий:

• болезнь, требующая дорогостоящего лечения;
• удовлетворение нужд многодетной семьи;
• смерть члена семьи;
• нетрудоспособность по причине несчастного случая, аварии на производстве;
• иные ситуации с негативными последствиями.

Определяя, кому положена помощь следует учитывать некоторые ограничения, общие для всех организаций.

Когда выплачивается материальная помощь

По мере приближения времени отпуска, возникает вопрос о материальной помощи, что это такое, кому полагается и как выплачивается.

Если на предприятии действует общий порядок назначения финансовой помощи отпускнику, есть некоторые ограничивающие факторы, при которых единовременная выплата к отпуску невозможна:

1. Если человек отработал на предприятии меньше полугода, получить дополнительную сумму к отпуску не получится, поскольку право на очередной оплачиваемый отпуск появляется при отработке не менее 6 месяцев.
2. При расторжении трудового договора сразу после отпуска работодателю нет смысла дополнительно тратить средства, которые используются для поощрения действующих работников.
3. Беременные работницы, при оформлении декрета, не вправе рассчитывать на матпомощь, поскольку этот вид отпуска не относится к очередному оплачиваемому и оформляется как социальная мера со стороны государства, с назначением пособий работнице на период декрета.

Поскольку матпомощь – мера сугубо добровольная, не стоит заранее рассчитывать на нее, до того, как будет согласован отпуск. Не имеет смысла также требовать дополнительного финансирования, если оно не закреплено положениями трудового договора.

Когда производится выплата материальной помощи к отпуску?

Работодатель осуществляет материальную выплату к отпуску согласно правилам, утвержденным внутренним документом предприятия (коллективным договором или положением об оплате труда). При этом в любом случае для осуществления выплаты важно соблюдения ряда условий, определенных действующим законодательством и судебной практикой (пример — апелляционное определение Красноярского краевого суда от 03.09.2014 по делу № 33-8545/14), согласно которым необходимо:

• установление такой выплаты в письменном документе, обладающем юридической силой (либо готовность представителя работодателя осуществить такую выплату при достаточности на то полномочий);
• нахождение получателя такой помощи в штате организации;
• предоставление работнику ежегодного оплачиваемого отпуска (как правило, выплата носит разовый характер и при разделении отпуска выплачивается при предоставлении первой его части);
• написание работником соответствующего заявления;
• наличие оснований для получения, если выплата носит социальный характер, а не устанавливается для всех сотрудников без исключения в качестве дополнительной выплаты к окладу.

В том случае, когда обязательность выплаты матпомощи к отпуску закреплена в нормативном правовом акте и/или внутреннем акте организации (включая коллективный договор), работодатель не может отказать в ее предоставлении.

Узнайте также «Входит ли материальная помощь к отпуску в расчет отпускных?».

Порядок расчета

Конкретный размер материальной помощи зависит от положений внутренних нормативных актов учреждения. Обычно он устанавливается пропорционально таким показателям:

• оклад работника;
• тарифная ставка;
• размер среднемесячной заработной платы.

Также величина матпомощи может зависеть от характеристик самого работника (чаще

всего стажа работы именно в бюджетной сфере). Точные условия устанавливаются в коллективном договоре, трудовых договорах с отдельными работниками или в положениях об оплате труда.

Например, для государственных служащих величина материальной помощи установлена в размере двух среднемесячных окладов. Для остальных работников бюджетной сферы эта величина может составлять от одного до трех окладов.

Расчет конкретной суммы осуществляется бухгалтерией учреждения. При этом для расчетов принимается только величина оклада, установленная работнику, без учета премий (даже если они обязательные и ежемесячные), доплат и других денежных компенсаций.

Приказ на материальную помощь к отпуску

Приказ руководителя организации (равно как и филиала или обособленного подразделения), на основании которого осуществляется начисление работнику полагающейся финансовой помощи, выплачиваемой к отпуску, должен соответствовать правилам делопроизводства. При этом важно проследить, чтобы он содержал:

• перечень правовых актов, на основании которых издается приказ и производится выплата (от этого будет зависеть налогообложение и исчисление страховых взносов);
• информацию о заявлении работника, а также описание обстоятельств (материальное положение, отбытие в отпуск и т. п.);
• точное указание суммы причитающейся помощи;
• перечень распоряжений для бухгалтерии (необходимость начисления, сроки выдачи, порядок осуществления выплаты и т. п.);
• реквизиты внутреннего акта, позволяющие его индивидуализировать (как правило, дата и порядковый номер);
• подпись руководителя или иного уполномоченного лица;
• печать (при наличии и необходимости).

В целом приказ о матпомощи соответствует форме любого иного приказа по кадрам, отличаясь лишь содержанием.

Образец приказа на материальную помощь см. здесь.

Как учесть материальную помощь к отпуску при подсчете налогооблагаемой прибыли? Ответ на этот опрос узнайте в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе.

Материальная помощь согласно Трудовому кодексу

На сегодняшний момент российское трудовое законодательство не содержит понятия, которое бы обозначало дополнительную выплату денежных средств – то есть прибавку к отпускным. Эту выплату назначают сотруднику по усмотрению работодателя. И ничто его не обязывает платить.

Разберемся подробнее с выплатой материальной помощи. Согласно ст. 129 ТК РФ, сотрудники, кроме положенной им заработной платы, могут рассчитывать и на дополнительные прибавки. К ним отнесена социальная поддержка, которую выплачивают в связи с событиями, которые влияют на материальное положение работника.

Следующий вид материальной поддержки – поощрительная. Она, в свою очередь, целиком и полностью зависит от успехов и трудов работника. Даже сам факт начисления так же зависит от показателей сотрудника. Но это будет уже не материальная помощь, а премия за особые заслуги или достижения.

Положена ли материальная помощь к отпуску при увольнении?

Вопросы о предоставлении/непредоставлении материальной помощи, которая предусматривается к отпуску, часто вызывают споры между сторонами трудовых отношений, о чем свидетельствует обширная практика судов различных уровней. Судебные органы в целом выработали единую позицию в отношении подобных споров, которая и позволяет сказать определенно, положена ли такая выплата, если человек увольняется.

В частности, Верховный суд Республики Северная Осетия — Алания в апелляционном определении от 12.08.2014 по делу № 33-943/14 однозначно указал, что истцы не могут требовать выплаты им материальной помощи к ежегодному отпуску, т. к. они в нем не были, правила же денежной компенсации отпусков, установленные в соответствующем правовом акте, подобной выплаты не предусматривают. Аналогичная позиция следует и из апелляционного определения Калининградского областного суда от 07.10.2015 по делу № 33-4953/2015, согласно которому истица имела право на получение единовременной помощи к отпуску, хотя и находилась в нем всего 1 день, т. к. право на такую выплату установлено рядом нормативных актов, касающихся оплаты труда государственных гражданских служащих региона.

Из вышесказанного следует ряд выводов:

1. При увольнении с работы сотрудник может получить материальную помощь лишь в том случае, если она предусмотрена правовыми актами или трудовым договором.
2. По общему правилу материальная помощь к отпуску при увольнении может быть предоставлена, если лицо фактически отбывает в отпуск (хотя бы на 1 день), что следует из самого наименования выплаты.
3. Лишь в том случае, если правовым актом или соглашением сторон устанавливается возможность получения матпомощи к отпуску вместе с компенсацией за неиспользованный отпуск, такая выплата может быть получена и увольняющимся (увольняемым) сотрудником.

Кроме того, следует учесть, что ч. 2 ст. 127 ТК предусмотрена возможность предоставления по соглашению сторон увольняемому работнику (по его личному заявлению) неиспользованных отпусков, после окончания которых и происходит юридическое прекращение трудовых отношений. В таком случае материальная помощь, которая выплачивается именно к отпуску, должна быть предоставлена в обязательном порядке.

Подробности читайте в материале «Материальная помощь при увольнении по собственному желанию».

Учитывается ли материальная помощь при расчете отпускных

Для расчета отпускных необходимо рассчитать средний заработок. Учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (ч. 2 ст. 139 ТК РФ). П. 3 положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением правительства от 24.12.2007 № 922, определено, что при расчете не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (матпомощь, оплата питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие). Чтобы учесть матпомощь при расчете отпускных, необходимо выяснить, относится ли она к системе оплаты труда конкретного работодателя, и в каком качестве применяется.

Итоги

Таким образом, материальная помощь при предоставлении очередного ежегодного оплачиваемого отпуска выплачивается в соответствии с локальным правовым актом или (в ряде случаев) на основании нормативных правовых актов (например, в случае с муниципальными или государственными гражданскими служащими). Она может иметь форму социальной выплаты и зависеть от наступления определенных обстоятельств или выступать в качестве составной части заработной платы, выплачиваемой в любом случае работнику при отбытии в отпуск. По общему правилу такая помощь может быть предоставлена лишь в случае фактического нахождения в отпуске, поэтому при увольнении с работы и получения компенсации за неиспользованные отпуска ее получить невозможно.

Источники:

• Налоговый кодекс РФ
• Трудовой кодекс РФ

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Законодательное регулирование

Правила выплаты заработной платы установлены ст. 136 ТК РФ. В этой же статье указывается и на необходимость оплаты отпуска работника не менее чем за три дня до его начала. Но никаких других выплат, кроме отпускных, в действующем трудовом законодательстве больше не предусмотрено.

Однако ст. 135 и 144 ТК РФ устанавливают, что отдельные предприятия, учреждения и организации могут самостоятельно регулировать вопросы оплаты труда.

В частности, устанавливать для работников различные надбавки и компенсационные

выплаты. Официально это закрепляется во внутренних локальных актах: коллективных договорах, соглашениях, положениях о премировании и оплате труда и т. д.

Однако в отношении некоторых категорий работников действует не только Трудовой кодекс, но и дополнительное законодательство. Например, в ст. 50 ФЗ «»О государственной гражданской службе РФ» установлено, что гражданские служащие могут претендовать на ряд дополнительных выплат, помимо основного оклада. В частности, одной из таких выплат и является материальная помощь, которая полагается при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Как правильно составить заявление

Для письменного заявления на единовременную выплату нет унифицированной формы. Работник составляет его в свободном виде собственноручно. В крупных компаниях обычно есть готовые бланки, разработанные и утвержденные внутренними ЛНА. Если таких нет, то следует придерживаться общепринятых правил.

Есть два варианта: написать отдельное заявление на отпуск с выплатой единовременной выплаты или включить эту просьбу в заявление на ежегодный отдых. Если оно составляется отдельно, то подать необходимо заранее, чтобы бухгалтерия успела вовремя начислить и выплатить надбавку вместе с отпускными. Обычно запрос пишут минимум за три дня до начала отдыха.

Вот структура документа:

• в «шапке» — наименование фирмы, ФИО директора, ниже должность и личные данные сотрудника;
• посередине название документа;
• основная часть — запрос о матпомощи, ее размер, ссылка на основание для выплаты (к примеру, коллективный договор, положение об оплате труда и др.);
• дата написания документа;
• подпись с расшифровкой.

ВАЖНО!

Если просьбу о надбавке необходимо выразить одновременно с запросом об отпуске, то указывают отпускной период и одновременно просят предоставить единовременную выплату. Ее размер следует обговорить с руководством заблаговременно.

Запрос отдают на рассмотрение директору. Затем издают приказ, в котором указывают основания для надбавки и дают поручения ответственным лицам.