Что делать, если сотрудник не вернул подотчетные деньги

Срок, на который предприятие может выдать наличные деньги под отчет, определяет ее руководитель. Лица, получившие такие деньги, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении установленного промежутка времени или со дня возвращения из командировки отчитаться по ранее полученным суммам. Для этого им следует предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Об этом говорится в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров Центрального банка от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее — Порядок).

Что делать, если сотрудник вовремя не отчитался?

Прежде всего, не стоит торопиться причислять подотчетные суммы, не возвращенные или не подтвержденные работниками в установленные сроки, к доходу этих работников.

Без наличия авансового отчета и (или) без внесения в кассу (на расчетный счет) предприятия неизрасходованных подотчетных денег за сотрудником можно признать пока только задолженность.

Причем, возникает эта задолженность на следующий день по истечении срока, который предусмотрен для подтверждения расходования подотчетных средств. Т.е. по истечении 3-х рабочих дней, отсчет которых ведется с момента:

• окончания срока, на который выданы подотчетные деньги;
• или со дня выхода на работу.

Именно в этот момент и признается задолженность, но не доход подотчетного лица!

Например, сотруднику выдали средства на покупку канцтоваров 12 июля до 18 июля. Таким образом, он должен сдать авансовый отчет до 21 июля включительно. И если он не представляет указанный документ, то с 22 июля за данным сотрудником числится задолженность.

Самое интересное, что даже Указание Банка России №3210-У прямо признает подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, только задолженностью. В абз.3 п.6.3 Указание №3210-У говорит, что выдать наличные деньги под отчет можно только при условии полного погашения сотрудником его задолженности (!) по ранее полученным подотчетным деньгам.

На основании письма ФНС РФ №СА-4-7/23263 от 24.12.13 г. с подотчетных средств, по которым сотрудник не отчитался вовремя, удерживается НДФЛ. Но вот вопрос, в какой момент удерживается НДФЛ?

Многие компании считают, что данный момент наступает сразу же по истечении срока, который предусмотрен для предоставления авансового отчета. Но это не так! По истечении данного срока за сотрудником признается только задолженность перед его предприятием, для взыскания которой нужно принять все меры.

В частности, для начала стоит в письменном виде напомнить работнику о его обязанности сдать авансовый отчет и (или) внести в кассу предприятия (на расчетный счет) остаток либо полную сумму, выданных под отчет денег.

Кроме того, следует подписать акт сверки с сотрудником по такому долгу. Данная переписка предприятия с сотрудником является доказательством того, что предприятие предприняло попытку уладить дело.

И тогда сотрудник либо отчитывается, либо пишет заявление с просьбой на удержание долга по подотчетным суммам с его заработной платы. Либо предприятие подает на своего работника в суд!

Как удержать деньги из зарплаты

Максимальный размер удержания при каждой выплате зарплаты — 20% за минусом НДФЛ (ст. 138 ТК РФ). Если невозвращенная сумма больше, то вычитать ее придется в несколько этапов (месяцев).

Пример

Секретарь ООО «Мираж» Иванова Н. Н. 3 августа 2022 года взяла подотчет 5 000 рублей на покупку бумаги сроком на 1 день. Отчитаться нужно в течение 3 дней с даты окончания срока выдачи — до 6 августа включительно. Девушка уложилась вовремя, сдала авансовый отчет и чеки на покупку бумаги. Оказалось, что потратила она не 5 000, а только 2 000 руб. Остальные 3 000 не вернула, но согласилась на удержание.

Зарплата Ивановой за август — 25 000 руб. Значит, можно в этом месяце взять у нее: (25 000 — 25 000 х 13%) х 20% = 4 350 рублей. Но долг работницы меньше этой суммы — всего 3 000. Значит, бухгалтер удержит его полностью с зарплаты за август 2022 года.

Чтобы вычесть невозвращенную сумму из зарплаты работника, нужно составить приказ об удержании. Оформляется он произвольно, подписывается руководителем. Сделать это нужно не позднее месяца с даты окончания срока возврата подотчетной суммы (ст. 137 ТК РФ). Если время упущено, возвращать деньги придется через суд.

Образец приказа об удержании из зарплаты неизрасходованных подотчетных сумм

Принудительно недоначислить зарплату работнику нельзя, на списание нужно получить его согласие. Он должен подтвердить, что не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ). Согласие оформляется в произвольной форме отдельным документом или же можно предусмотреть место для подписи в приказе. Если работник против, то придется идти в суд.

Образец согласия работника на удержание подотчета из зарплаты

В бухучете удержание невозвращенных денег из зарплаты работника отражаются проводкой Дт 70 Кт 94. Первичным документом будет приказ руководителя, согласие работника и расчетная ведомость.

Начислять НДФЛ и страховые взносы не надо, поскольку доход у работника отсутствует, деньги он вернул. На прибыль организации это также не влияет, ведь не состоялось ни дохода, ни расхода.

Что делать, если сотрудник сдал авансовый отчет без подтверждающих документов?

Несвоевременная сдача авансового отчета – малая неприятность для бухгалтера. А вот что делать, если этот отчет не содержит подтверждающей расходы первички? Как списать подотчетные суммы без документов?

Согласно письму ФНС РФ №СА-4-7/23263 от 24.12.13г., если сотрудник, получив деньги под отчет, не предоставил документальных доказательств о расходовании указанных сумм, то на основании п. 1 статьи 210 Налогового Кодекса РФ указанные средства в том объеме, в каком они не подтверждены документами, включаются в доход подотчетного лица и в налоговую базу по НДФЛ. Но это возможно только, если сотрудник не решил указанную проблему — и не позаботился о восстановлении первичных документов.

В аналогичном порядке многие компании решают судьбу и тех подотчетных сумм, расходование которых оказалось подтвержденным документами, какие не могут быть по закону признаны первичными.

В соответствии со статьей 9 федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные документы, которыми оформляются всех хозяйственные операции, должны содержать закрытый перечень обязательных реквизитов. И если будет отсутствовать хотя бы один из указанных реквизитов, то документ не может быть признан первичным и послужить основанием для признания расходов и для подтверждения потраченных средств.

А значит, авансовый отчет, сопровожденный подобными документами, может быть утвержден руководством предприятия на сумму меньшую, чем потратило подотчетное лицо. Т.е. в пределах тех сумм, которые подтверждены правильно оформленными документами.

В результате у сотрудника образуется перед предприятием задолженность, но до тех пор, пока сам сотрудник не предпримет попыток ее устранить. Например, потребовать от поставщиков или подрядчиков правильно оформленные документы.

Однако вопрос о неправильном оформлении первичной документации, сопровождающей авансовый отчет, является довольно спорным:

• к авансовому отчету прикладываются документы в качестве доказательства только произведенной сотрудником оплаты (!) за товары, работы, услуги. В качестве такого доказательства служат, прежде всего, бланки строгой отчетности и кассовые чеки, предоставляемые при наличных расчетах. При этом указанные документы должны соответствовать требованиям не закона №402-ФЗ, а закона №54-ФЗ от 22.05.03 г. «О применении контрольно-кассовой техники». И такого соответствия будет достаточно для признания обязательств подотчетного лица исполненными, даже если приложенные к этим платежным документам накладные и иные формы подготовлены с нарушениями статьи 9 закона №402-ФЗ;

• для того чтобы принять произведенные подотчетным лицом платежи в качестве расходов, одних только платежных документов мало. Для этого потребуется иная документация, из которой ясно видно о взаимосвязи между расходами и предпринимательской деятельностью предприятия. Такой вывод сделан в письме ФНС РФ №ЕД-4-3/11515 и в статье 252 Налогового Кодекса РФ. Но данный вывод не касается подтверждения факта оплаты, отраженного в авансовом отчете. Даже если к этому отчету не приложены накладные, а только кассовые чеки, то для бухгалтера одних чеков будет достаточно, чтобы принять авансовый отчет. Остальные документы, чтобы признать расходы, он может истребовать самостоятельно или обязать это сделать подотчетное лицо. В результате налогооблагаемого НДФЛ дохода, если к авансовому отчету приложены только платежные документы, не возникает, как и не возникает даже задолженности подотчетного лица перед предприятием. А вот оформленная с нарушениями закона №402-ФЗ первичка (накладные и иные документы) влияет только на возможность признания расходов расходами для целей бухгалтерского и налогового учета.

Другое дело, когда у сотрудника нет вообще документов, которые бы подтвердили расход подотчетных сумм. И даже вовремя сданный авансовый отчет не имеет значения. В этом случае предприятие должно:

• сначала попытаться восстановить первичку к авансовому отчету;
• если это не удалось, то нужно признать задолженность за сотрудником по окончании срока, в течение которого должен был быть сдан авансовый отчет;
• затем предпринять все попытки для взыскания долга с работника;
• если не удалось взыскать средства даже через суд, то следует признать этот долг безнадежным и списать его на убытки;
• и только после этого у данного сотрудника возникает налогооблагаемый НДФЛ доход!

Налоговый учет

Выдача денег под отчет

не приводит к возникновению расходов у организации, как общей, так и специальной системы налогообложения (УСНО и ЕНВД). Это следует из пункта 14 статьи 270, пункта 3 статьи 273, пункта 2 статьи 346.17, пункта 1 статьи 346.29 Налогового кодекса.

Возвращенные неизрасходованные подотчетные суммы

не увеличивают налогооблагаемые доходы, как при расчете налога на прибыль, так и единого налога при УСНО или ЕНВД. Ведь подотчетные суммы в собственность сотрудника не переходят, а являются его дебиторской задолженностью, пока он не отчитается по ним и не вернет неиспользованные суммы. Основание — статьи 41 и 346.29 Налогового кодекса.

Безнадежная дебиторская задолженность

в налоговом учете подлежит списанию на внереализационные расходы. В случае создания резерва по сомнительным долгам на внереализационные расходы следует списать суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств созданного резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Так поступать может организация на общей системе налогообложения.

Обратите внимание, что истечение срока исковой давности является одним из критериев признания долга безнадежным и, следовательно, учета его в расходах для целей налогообложения прибыли организаций. Для включения сумм дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав расходов необходимы документы, подтверждающие истечение срока исковой давности. Об этом говорится в письме Минфина России от 15 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/589.

Организация, которая применяет УСНО, независимо от выбранного объекта налогообложения, на сумму списанной безнадежной дебиторской задолженности не вправе уменьшить базу по единому налогу (письмо Минфина России от 13 ноября 2007 г. № 03-11-04/2/274).

Сумма списанной безнадежной дебиторской задолженности не имеет значения и для организаций, уплачивающих ЕНВД. Это следует из пункта 1 статьи 346.29 Налогового кодекса.

Как определить окончание срока исковой давности?

Для целей списания долга и расчета НДФЛ очень важно понять, когда истекает срок исковой давности:

• в первую очередь нужно установить дату, с которой данный срок начинает свое начало. Отсчет ведется с даты, которая следует за последним днем, предназначенным для возвращения долга (статья 191 ГК РФ), т.е. для сдачи авансового отчета и окончательного расчета по подотчетным суммам. Для этого стоит заглянуть в заявление подотчетного лица, которое он оформлял для получения указанных средств. К этому числу еще добавляются 3 рабочих дня и уже по окончании именно этого срока начинается течение искового срока;

• как только определено начало течения срока исковой давности, следует с этого числа отсчитать 3 года;

• нужно учесть любые обстоятельства, которые способны повлечь за собой прерывание срока исковой давности. Например, сотрудник письменно признал долг, не погасив его. И с момента подтверждения работником своего обязательства на основании статьи 203 ГК РФ происходит течение нового срока давности. При этом уже прошедшее до перерыва срока время не засчитывается в новый срок;

• по окончании срока исковой давности нужно провести инвентаризацию задолженностей, подтвердив ее результаты Актом инвентаризации.

Сама инвентаризация должна проводиться на основании приказа руководителя предприятия (например, по форме ИНВ-22, утвержденной Госкомстатом РФ в Постановлении №88 от 18.08.09г.), а результаты проверки можно оформить с помощью Акта ИНВ-17. К этому Акту следует приложить подтверждающие задолженность документы:

• акты сверки, подписанные обеими сторонами спора;
• переписку с должником-сотрудником;
• авансовый отчет (если он есть), и иные документы, из которых следует наличие и величина задолженности.

И только тогда можно списать признанный безнадежным долг с баланса компании и начислить НДФЛ!

А вот в случае, если подотчетное лицо не подтвердило свои командировочные расходы, действует совсем иной порядок начисления НДФЛ.

Налогообложение невозвращенных подотчетных сумм

Наличие просроченого подотчета не всегда означает, что деньги стали доходом работника. До тех пор, пока не истечет срок давности или сумма долга не прощена, в учете будет числиться задолженность.

Удержание НДФЛ и страховых взносов с подотчетных сумм

Начислить налог нужно в день получения денег работником (Письмо Минфина № 03-03-06/1/610 от 24.09.2009) — это:

• день, когда истек срок давности;
• день, когда фирма простила долг.

Удерживать НДФЛ можно при перечислении зарплаты, но налог не должен быть больше половины заработка (п. 4 ст. 226 НК РФ). Если виновник уже уволился, ушел в декрет или невозможно удержать НДФЛ по иным причинам до конца года, то фирма до 1 марта следующего года должна письменно уведомить работника и свою налоговую инспекцию, что не может удержать налог, а также сообщить суммы дохода гражданина и предполагаемого налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Взносы начисляются в день:

• списания задолженности, прощения долга;
• истечения месячного срока, предоставленного на удержание подотчетных средств из зарплаты работника.

В последнем случае, если долг все же будет возвращен или подотчетник подтвердит покупку товаров или услуг (чеками, накладными), то нужно пересчитать базу для начисления взносов и вернуть уплаченные суммы (п. 5 приложения к Письму ФСС № 02-09-11/06-5250 от 14.04.2015).

Включение невозвращенной суммы в расходы

Подотчетные деньги, перешедшие в доход работника, можно считать безнадежными (не подлежащими возврату) и списать их в состав внереализационных расходов, только если (п. 2 ст. 266 НК РФ):

• истек срок давности (3 года);
• исполнительное производство прекращено (у должника нет имущества, чтобы погасить долг).

Если фирма простила долг или суд отказал во взыскании, сумма подотчета безнадежной не считается и не уменьшает базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина № 03-03-06/1/42962 от 22.07.2016).

Подотчетные деньги, признанные безнадежными, включают в расходы при расчете налоговой базы текущего отчетного (налогового) периода (Письмо Минфина № 03-03-06/1/589 от 15.09.2010). Суммы уплаченных страховых взносов, начисленных на невозвращенную сумму, можно учитывать при расчеты базы по налогу на прибыль, независимо от того, признан ли расходом долг работника.

В налоговом учете резерв по задолженности подотчетника создать нельзя: она не считается сомнительной, поскольку не связана с реализацией (п. 1 ст. 266 НК РФ).

Что делать, если работник не подтвердил свои командировочные расходы?

Это тот случай, когда сотрудник не предоставил документов, — ни платежных, ни подтверждающих расходы в связи с наймом жилья во время командировки. Как можно списать именно эти подотчетные суммы без документов?

Прежде всего, для целей расчета налогов с доходов предприятия расходы обязательно должны быть документально подтверждены. Без документов это сделать нельзя. Поэтому, в частности, командировочные расходы, поименованные в пп.12 п.1 статьи 264 НК РФ, могут быть признаны при расчете налогооблагаемой базы только если они документально подтверждены.

Что касается НДФЛ, то отсутствие любых документов, подтверждающих оплату найма жилья во время командировки, влечет за собой включение в налогооблагаемый доход сотрудника:

• сумм, которые превышают 700 рублей за каждый командировочный день, если командировка была внутри страны;
• сумм, превышающих 2500 рублей за каждый день командировки за пределами РФ.

Это разрешено Налоговым кодексом РФ в статье 217 (абз.12 п.3).

Но вот вопрос, когда именно признавать указанную задолженность? По этому поводу Минфин РФ в свое время отстаивал мнение, что доход у командировочного лица возникает тогда, когда ему выплачены суточные сверх норматива (Письмо Минфина РФ №03-04-06/6-135 от 25.06.10г.).

Однако на момент выдачи командировочных невозможно еще сказать, подтвердит ли сотрудник указанные расходы документами или нет. Это станет известно только после сдачи им авансового отчета.

Для целей же признания указанных сверхнормативных выплат облагаемыми НДФЛ следует учесть, что согласно статье 223 НК РФ (пп.6 п.1) датой фактического получения такого дохода признается последний день месяца, в котором авансовый отчет командированного лица был утвержден (именно утвержден руководителем компании, а не сдан подотчетным лицом!). Таким образом, исчисление НДФЛ должно быть выполнено в день фактического получения облагаемого дохода (согласно п.3 статьи 226 НК РФ). Т.е. в последний день месяца.

Но в п.4 этой же налоговой статьи 226 сказано, что удержание рассчитанного НДФЛ должно быть выполнено в момент фактической выплаты доходов. А в случае с не подтвержденными документально командировочными расходами в какой момент должен быть удержан налог, если никакой выплаты дохода нет?

Сверхнормативными командировочные суммы признаются в момент утверждения авансового отчета подотчетного лица, когда точно виден размер его задолженности перед работодателем. Фактически в этом случае выплаты дохода не производится. А значит, и удерживать НДФЛ не из чего.

Тем более в п.4. ст.226 НК РФ прямо сказано, что НДФЛ удерживается непосредственно из доходов налогоплательщика (т.е. подотчетного лица), а в п.9 статьи 226 НК РФ также обозначено, что налоговый агент не вправе за свой счет внести НДФЛ за своего сотрудника в бюджет.

Таким образом, удерживать НДФЛ по сверхлимитным командировочным следует в ближайшую по времени выплату зарплаты (подобное мнение высказано Минфином РФ в письме № 03-04-06/4-5 от 14.01.13 г.).

Как списать невозвращенные суммы в бухучете

Если директор простил долг работнику, то нужно признать эту сумму прочим расходом (п. 11 ПБУ 10/99). В учете невозвращенные подотчетные деньги признают прочим расходом проводкой Дт 91.2 Кт 94. Основанием будет приказ руководителя и бухгалтерская справка.

А если фирма взыскивает сумму по суду, то нужно отразить ее на счете 73 (или 76, если работник уже уволился). Причем сумму можно указать в том размере, который считается правильным на основе бухгалтерских записей (п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. Приказом Минфина № 34н от 29.07.1998, далее — Положения).

Когда задолженность сомнительная (скорее всего не будет погашена), создают резерв по сомнительным долгам. Списать такую сумму можно, если суд откажет во взыскании, у должника не окажется имущества для погашения долга, не удастся его найти или истечет срок давности. Делают это за счет созданного резерва, а если его нет или средств недостаточно, то признают прочим расходом (п. 77 Положения).

Если списывается долг из-за невозможности взыскания (нет имущества, не нашли человека), то следует учесть его на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов», чтобы наблюдать за возможностью ее взыскания при стабилизации финансового положения должника. Списание долга в убыток из-за неплатежеспособности не является аннулированием дебиторки. Она должна отражаться за балансом в течение 5 лет с момента списания (п. 77 Положения).

В бухгалтерском учете потребуется сделать следующие записи:

• отражен долг работника (уволенного) по подотчету — Дт 73 (76) Кт 94;
• создан резерв по сомнительной дебиторской задолженности — Дт 91.2 Кт 63;
• списана задолженность подотчетного лица (если есть резерв) — Дт 63 Кт 73 (76);
• списана задолженность подотчетного лица (если нет резерва или недостаточно средств) — Дт 91.2 Кт 73 (76);
• списана задолженность в связи с невозможностью взыскания — 007.

Подтверждением будут приказы руководителя, бухгалтерские справки, справки-расчеты, соглашение о прощении долга, акт инвентаризации расчетов.