Производитель бесплатно передает потенциальным покупателям образцы своей продукции – как отразить в учете?

КАК ОТРАЗИТЬ В УЧЕТЕ ВЫСТАВОЧНЫЕ ОБРАЗЦЫ ТОВАРА ?

Торговые организации нередко размещают часть товаров или изделий в качестве образцов в демонстрационном зале. Впоследствии некоторые экспонаты полностью теряют товарный вид, и их приходится списывать, другие удается продать со скидкой. В настоящей статье рассказано, как организациям на ОСНО или УСН правильно отразить в учете поступление, уценку и списание выставочных образцов.

Вводная часть

В последнее время многие торговые компании создают демонстрационные залы (другое название — «шоу-рум»). Чаще всего так поступают продавцы крупногабаритных изделий: мебели, сборных домиков и проч. Образцы товара выставляются в зале, чтобы покупатели могли с ними ознакомиться и сделать выбор. После того, как клиент внес оплату, ему передают не выставочный образец, а точно такое же изделие, хранящееся на сладе. Образец тем временем продолжает стоять в зале, привлекая новых покупателей.

Такой способ торговли весьма удобен. Во-первых, он позволяет продавцу сэкономить на оплате услуг по сборке-разборке изделия, ведь клиент увозит товар в разобранном виде и сам платит за монтаж. Во-вторых, товар на складе хранится в упаковке, которая способна защитить его во время транспортировки. Что же касается образца с выставки, то после сборки, разборки и повторной упаковки он защищен уже не так надежно и может повредиться в дороге. Чтобы избежать жалоб клиентов, торговцы предпочитают отгружать продукцию не из шоу-рума, а со склада.

Как правило, со временем образцы утрачивают свои первоначальные качества: краски блекнут, обивка вытирается и проч. В такой ситуации продавцы обычно реализуют образцы со скидкой. Если же после пребывания в демонстрационном зале изделия вовсе придут в негодность, торговцу останется лишь списать их. Как бухгалтеру правильно отразить каждую из этих операций?

Поступление образцов

Строго говоря, образцы являются товаром, потому что впоследствии организация предполагает их продать. Изделия, приобретенные у стороннего поставщика, нужно отразить по дебету счета 41 субсчет «Товары, используемые в качестве образцов». Если же компания торгует продукцией собственного производства, образцы надо отразить по дебету счета 43 субсчет «Готовая продукция, используемая в качестве образцов».

Некоторые организации учитывают образцы стоимостью более 40 000 рублей как основные средства. Это не вполне корректно, но иногда все же оправдано, особенно если экспонат выполняет не только основные, но и дополнительные функции (к примеру, в «выставочном» домике сидит менеджер и заключает договоры). К тому же, отражая образцы на счете 01, продавец получает возможность учесть их отдельно от прочих изделий, хранящихся в разобранном виде, что весьма удобно. На наш взгляд, данный способ вполне допустим, и имеет право на существование.

Продажа экспоната по заниженной цене

Реализуя выставочный образец по заниженной цене, компания несет определенные убытки. Как отразить их в учете?

Если образец оприходован как товар, либо как готовая продукция, лучше всего заблаговременно (то есть до продажи) произвести уценку. Для этого руководитель должен подписать соответствующий приказ, на основании которого будет создана комиссия. Она примет решение об уценке и составит соответствующий акт. Уценивать экспонат можно регулярно, например, раз в месяц или квартал. Возможен и другой вариант — уценить образец один раз, непосредственно перед его продажей.

Обратите внимание: после уценки стоимость образца, отраженная по счету 41 или 43, останется прежней. Дело в том, что пункт 12 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» запрещает изменять фактическую себестоимость, по которой МПЗ приняты к бухгалтерскому учету. Результаты уценки будут отражены как финансовый результат от продажи объекта*.

В налоговом учете сумму, отраженную в акте, можно списать на рекламные затраты на основании пункта 4 статьи 264 НК РФ. В нем говорится, что к расходам на рекламу в числе прочего относятся издержки на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании. Налогоплательщики на УСН с объектом «доходы минус расходы» руководствуются подпунктом 20 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Он разрешает «упрощенщикам» уменьшить облагаемый доход на рекламные затраты, которые принимаются в порядке, предусмотренном статьей 264 НК РФ.

Пример 1

Организация, торгующая мебелью, приобрела стол по цене 11 800 руб. (в т.ч. НДС 18% — 1 800 руб.). Данное изделие разместили в шоу-руме в качестве экспоната. Продать его запланировали после того, как истечет срок аренды выставочного зала. Бухгалтер сделал проводки: ДЕБЕТ 41 субсчет «Товары, используемые в качестве образцов» КРЕДИТ 60 – 10 000 руб. (11 800 — 1 800) — отражена стоимость полученного товара; ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60 – 1 800 руб. — отражен «входной» НДС.

Незадолго до окончания срока аренды была создана комиссия, которая приняла решение уценить стол до 6 000 руб. Вскоре изделие реализовали по цене 7 080 руб. (в т.ч. НДС 18% – 1 080 руб.). В бухучете появились проводки: ДЕБЕТ 41 субсчет «Товары на продажу» КРЕДИТ 41 субсчет «Товары, используемые в качестве образцов» – 10 000 руб. — отражена выручка от продажи стола; ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 90 – 7 080 руб. — отражена выручка от продажи стола; ДЕБЕТ 90 КРЕДИТ 68 – 1 080 руб. — начислен НДС; ДЕБЕТ 90 КРЕДИТ 41 субсчет «Товары на продажу» – 10 000 руб. — отражена покупная стоимость; ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 90 – 4 000 руб. (7 080 — 1 080 — 10 000) — отражен убыток от продажи стола.

В налоговом учете организация отразила расходы на рекламу в сумме 4 000 руб.

Если же экспонат поставлен на баланс в качестве основного средства, уценка не понадобится. В этом случае компания станет ежемесячно начислять амортизацию и относить ее на расходы. Продажу выставочного образца следует отразить как реализацию «обычного» ОС.

Списание образца, пришедшего в негодность

Экспонаты, полностью потерявшие товарный вид, нужно списать. Для этого необходимо создать инвентаризационную комиссию, которая зафиксирует наличие изделий, непригодных для реализации (обычно составляется акт по форме № ТОРГ-16). Далее стоимость образцов, оприходованных как товар или как готовая продукция, следует отразить по дебету счета 44 «Расходы на продажу».

В налоговом учете стоимость списанных экспонатов можно включить в рекламные расходы, ведь к ним в числе прочего относятся суммы, потраченные на оформление комнат образцов и демонстрационных залов (п. 4 ст. 264 НК РФ). При упрощенной системе с объектом «доходы минус расходы» списание образцов также относится к затратам на рекламу (подп. 20 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Пример 2

Организация, торгующая мебелью, приобрела шкаф по цене 23 600 руб. (в т.ч. НДС 18% — 3 600 руб.). Данное изделие разместили в шоу-руме в качестве экспоната.

Бухгалтер сделал проводки: ДЕБЕТ 41 субсчет «Товары, используемые в качестве образцов» КРЕДИТ 60 – 20 000 руб. (23 600 — 3 600) — отражена стоимость полученного товара; ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60 – 3 600 руб. — отражен «входной» НДС.

Через год компания провела инвентаризацию, которая показала, что экспонат пришел в негодность и не подлежит продаже. По итогам инвентаризации образец было решено списать. В бухучете появилась проводка: ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 41 «Товары, используемые в качестве образцов» – 20 000 руб. — стоимость образца списана на текущие расходы.

В налоговом учете появились расходы на рекламу в размере 20 000 руб.

Если выставочный образец оприходован как основное средство, списать его нужно так же, как и любое другое ОС.

*Здесь и далее подразумевается, что торговая компания ведет учет в покупных ценах.

Где используется акт списания товаров

В компаниях, занимающихся торговлей, периодически обнаруживаются факты порчи продуктов или иные случаи потери качества товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Если в дальнейшем реализовать такие товары уже нельзя, то их снимают с учета и утилизируют. Для оформления факта списания непригодных для использования ТМЦ применяется бланк формы ТОРГ-16, утвержденный постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Хотя с 2013 года аналогичную форму можно разрабатывать самостоятельно.
Списание испорченных товаров может быть произведено только при условии оформления акта в присутствии членов комиссии, утверждаемой специальным распоряжением руководителя компании. Все входящие в комиссию члены устанавливают факт потери товарами качественных и потребительских характеристик и фиксируют это в ТОРГ-16. При необходимости привлекаются представители иных инстанций (санитарных органов, потребнадзора и пр.).

Форму также применяют при списании тваров с истекшим сроком годности, например, лекарств в аптеках. Какие документы оформить при списании медикаментов с истекшими сроками, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн доступ бесплатно.

Списание образцов товара

Списание даже небольших партий товара — образцов — также необходимо оформлять. Если образцы передаются безвозмездно агентам по продажам, партнерам или выставляются на полках, бухгалтер должен заводить для отражения этих операции отдельный субсчет в счете «Товары».

Передачу бесплатных образцов надо оформить накладной на отпуск материалов на сторону по форме М-15. При передаче образцов торговым агентам и партнерам документы составляются в соответствии с договоренностью с будущим покупателем. Это может быть оформлено договором, а может быть передано без оформления. Во втором случае требуется сделать все первичные документы по передаче и получению образцов (по процессу приемки товара) и во внутренних документах прописать обоснования такой передачи.

Если образцы не передаются никому, а нужны для организации дегустации, то для этого нужно оформить накладную по форме ТОРГ-13 — на внутреннее перемещение и сохранить для отчетности. Накладную подписывает тот сотрудник, который выдает образцы товара посетителям на пробу.

Обратите внимание, что расходы на образцы, переданные на сторону, не могут уменьшить налогооблагаемую прибыль, так как не относятся к рекламным расходам. А вот расходы на дегустацию — это нормируемые рекламные расходы отчетного (налогового) периода. Это зачтется налоговой, если стоимость дегустационной продукции не превышает 1% выручки от реализации.

Имейте в виду, что налоговый кодекс предусматривает уплату НДС с безвозмездно переданных товаров — образцы попадают под эту категорию, и с них должен быть уплачен налог.

Как списать недостачу при инвентаризации

Для того чтобы списать недостачу, вы должны провести инвентаризацию товара на складе. Об этом мы писали в отдельной статье «Школы торговли» про проведение инвентаризации. Результаты инвентаризации оформляются документами ИНВ-3, ИНВ-19 и ИНВ-26, а также изданием приказа о результатах инвентаризации и наказании материально-ответственных лиц.

После проведения инвентаризации, определив одну из причин списания, вы можете предпринимать какие-либо дальнейшие действия: штрафовать виновных, относить траты к нормам естественной убыли, вносить изменения в учет и делать бухгалтерские проводки. В крайнем случае, если виновный не найден и недостачу нельзя списать без вопросов со стороны налоговой — заводить уголовное дело.

Например, за недостачу товара или его порчу в пределах норм естественной убыли никто не должен платить. А если эти затраты выше нормы — они закрываются за счет виновных лиц. В случае, если виновные не установлены, то убытки от недостачи списываются на финансовые результаты организации. По сути, если виновность персонала не доказана, а товар исчез, то несет убытки компания.

Как определить цену товара, который подлежит списанию

Суммы недостач списываются по фактической стоимости товара: цена покупки плюс расходы на его доставку и хранение.

Если вы торгуете чем-то, что после закупки нужно хранить в одной емкости, например, крупой, сахаром, мукой, то вы вправе в Учетной политике самостоятельно прописать способ определения суммы недостачи. Если у вас пропало 20 кг муки, то стоимость недостающего товара может быть рассчитана как 20 кг, умноженные на розничную отпускную цену этой муки.