Ведение онлайн-кассы в обособленных подразделениях в 2022 году

Множество компаний осуществляет прием наличных денег от покупателей через струк­турные подразделения, расположенные вне места их государственной регистрации. Это может быть торговая сеть или пункты оказа­ния услуг населению. Нередко каждую подобную «точку» обслуживает один-един­ственный работник. Следует ли в таком под­разделении вести отдельную кассовую книгу?

К сожалению, простого и понятного от-вта на этот сугубо практический вопрос мы не найдем ни в базовом нормативном доку­менте – Положении о порядке ведения кас­совых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации утвержденном Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П (далее – Поло­жение), ни в официальных разъяснениях Банка России, Минфина России или Феде­ральной налоговой службы.

Попытаемся разобраться самостоятельно.

Читаем нормативный документ

Положение (абз. 2 п. 1.2) буквально устанав­ливает следующее: обособленное подразде­ление (филиал, представительство) юриди­ческого лица, для совершения операций которого юридическим лицом открыт бан­ковский счет, устанавливает лимит остатка н а л и ч ны х де нег. Но кол ь с коро дол жен быт ь лимит, наличествует и касса (абз. 1 п. 1.2 Положения). Кассовые операции подлежат отражению в кассовой книге (абз. 9 п. 2.6 Положения). А если обособленное подраз­деление ее не ведет?

Невнесение записей в кассовую книгу рассматривается как неоприходование в кассу наличных денег (абз. 2 п. 6.1 Положения). Оно расценивается как админи­стративное правонарушение и влечет за собой весьма внушительные штрафы (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Контроль за полнотой учета выручки денежных средств осущест­вляют территориальные налоговые инспек­ции (п. 5 Административного регламента исполнения Федеральной налоговой служ­бой государственной функции по осущест­влению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в органи­зациях и у индивидуальных предпринима­телей, утв. приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н). Поэтому каждой компании, работающей с наличными день­гами вне места своего нахождения, важно определиться с «кассовыми» обязанностя­ми работников своих подразделений.

Так в каком же значении в Положении применено понятие «обособленное подраз­деление»?

Как оформить кассовую книгу

Кассовую книгу разрешено вести на бумажном носителе или в электронном виде (п. 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Листы кассовой книги на бумажном носителе обязательно нумеруют, прошнуровывают и опечатывают на последней странице. Записи в такой книге делайте в двух экземплярах через копировальную бумагу. Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир:

• подсчитывает итог операций за день;

• определяет остаток денежных средств в кассе на начало следующего дня;

• передает в бухгалтерию отчет кассира (второй отрывной лист, который является копией записей в кассовой книге за день), приходные и расходные ордера.

Кассовую книгу можно вести и с помощью компьютера. Тогда в конце рабочего дня все листы книги нужно распечатать и завизировать.

Бухгалтер проверяет записи в кассовой книге и количество ордеров. После этого он ставит свою подпись в кассовой книге, чтобы подтвердить получение отчета кассира и первичных документов.

Об этом сказано в пунктах 4.6–4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Кассовую книгу можно вести и в электронном виде. При этом необходимо обеспечить сохранность данных на электронном носителе и исключить возможность несанкционированного их изменения. Для этого кассовую книгу в электронном виде заверяют электронными подписями.

Такой порядок установлен пунктом 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

В конце рабочего дня кассир отчитывается и закрывает кассовую книгу в электронном виде в том же порядке, что и в случае ее ведения на бумажном носителе (абз. 4 п. 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если кассовая книга оформлена в электронном виде, исправления в ней после подписания ответственным лицом не допускаются (абз. 3 п. 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Лингвистический анализ

Для начала разберемся в конструкции «обо­собленное подразделение (филиал, предста­вительство) юридического лица (далее – обособленное подразделение)», использо­ванной в Положении. При перечислениях скобки в нем применяются не в целях уточ­нения (конкретизации, сужения) первого из перечисляемых терминов, а для обозна­чения альтернативных или дополнитель­ных к нему вариантов. Об этом свидетель­ствуют многочисленные примеры из текста:

• банковский платежный агент (субагент);
• печать (штамп);
• кассовая книга (книга учета принятых и вы данных кассиром денежных средств);
• расчетно-платежная ведомость (платеж­ная ведомость);
• расходный кассовый ордер (расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость);
• наименование (фирменное наименование);
• приходный кассовый ордер (расходный кассовый ордер);
• полученные (выданные) наличные деньги.

Значит, «филиал» и «представительство» – это не расшифровки или пояснения к «обо­собленному подразделению», тем более что любой объект из интересующего нас переч­ня – «обособленное подразделение», «фили­ал» и «представительство» – в целях приме­нения Положения обобщенно именуется обособленным подразделением (с помощью оговорки «далее»). Казалось бы, обособлен­ное подразделение в «кассовом» понимании не сводится к общеустановленному значению термина «обособленное подразделение».

Справочно

Обособленное подразделение юридического лица непременно характеризуется расположенностью вне места его нахождения.

Формальный лингвистический анализ вынуждает нас признать, что обособленное подразделение, филиал и представитель­ство – равноценные с точки зрения Поло­жения понятия. А потому невозможно со­гласиться с мнением, что обособленными подразделениями в Положении считаются лишь филиалы и представительства.

Как отражать суммы Z-отчета в кассовой книге

Ситуация: нужно ли отражать в кассовой книге всю итоговую сумму Z-отчета, если часть выручки поступила от покупателей по пластиковым картам?

Нет, не нужно.

Ведь в кассовой книге нужно отражать только наличную выручку. Да, при расчетах с использованием платежных карт применять ККТ обязательно, а кассовые чеки нужно выдавать покупателям. Однако выручка от таких операций поступает не в кассу, а на расчетный счет. Вот и получается, что в кассовой книге выручку от реализации по банковским картам не отражают (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

В кассовых чеках, пробитых при оплате покупки банковской картой, должны быть отметки о получении безналичных платежей. В Z-отчетах такие суммы идут отдельной строкой (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 28 марта 2005 г. № 22-12/19995). Если сумма наличной выручки, отраженная в главной кассе, отличается от итоговой суммы Z-отчета на сумму входящих в нее безналичных платежей, то это означает, что деньги оприходованы правильно.

Аналогичная точка зрения, в частности, отражена в письме УФНС России по г. Москве от 11 мая 2006 г. № 09-24/038509.

Перечень объектов

Следующий шаг – разберемся со смыслом каждого из самостоятельных объектов – «обособленное подразделение», «филиал», «представительство».

На первый взгляд, речь идет о территори­альной обособленности, которая характеризуется адресом, отличным от адреса госу­дарственной регистрации компании.

Бухгалтеры склонны рассматривать обо­собленное подразделение в специальном значении, придаваемом этому термину на­логовым законодательством. Главным при­знаком такого обособленного подразделе­ния является срок, на который в нем обо­рудованы рабочие места. И если рабочее место существует менее месяца, то обособленного подразделения оно не порождает. Однако не следует забывать об ограничен­ном применении этого критерия. Такой признак обособленного подразделения, как срок, «работает» лишь в актах законода­тельства о налогах и сборах. Об этом прямо сказано в абзаце 1 пункта 2 статьи 11 На­логового кодекса. Положение, принятое Банком России, к подобным актам не отно­сится (п. 1 ст. 4 НК РФ). Оно предназначено для организации наличного денежного об­ращения (ст. 34 Закона от 10 июля 2002 г. № 86-ФЗ «О Центральном банке Россий­ской Федерации (Банке России)»).

Поясним сказанное на конкретном при­мере. Предположим, компания открыла торговую точку без определения срока и она функционирует менее месяца. С точ­ки зрения налогового законодательства обособленного подразделения у нее нет. Но это не означает, что такового не имеется в целях соблюдения кассовой дисциплины. Эту позицию поддерживает письмо Мин­фина России от 8 октября 2012 г. № 03-02-07/1-242. В нем подчеркивается, что органи­зация, в составе которой имеется «налого­вое» обособленное подразделение, подлежит постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения такого подразделения. Но факт такого учета не может влиять на порядок ведения кассовых операций.

Нюансы регистрация ККМ в обособленном подразделении

Многие торговые компании, сети косметических салонов, сети аптек, гостиниц, имеющие множественные подразделения, сталкиваются с рядом вопросов, связанных с организацией производственной деятельности, а также с регистрацией ККМ и передачей ККМ в обособленное структурное подразделение. В данной статье мы рассмотрим практический механизм регистрации ККМ в обособленном подразделении, проблемы, возникающие при регистрации и дадим ряд рекомендаций.

Алгоритм регистрации ККМ в обособленном подразделении

Контрольно-кассовая техника, применяемая юридическими лицами и ИП, должна быть зарегистрирована в территориальных налоговых органах по месту учета организации или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика. Если ККМ применяется обособленным подразделением, то она регистрируется в территориальном налоговом органе по месту нахождения обособленного подразделения. Для того, чтобы зарегистрировать ККМ в соответствующем структурном подразделении необходимо подать заявление о регистрации в установленной форме в налоговый орган. Следует обратить внимание, что само обособленное подразделение также должно быть зарегистрировано в налоговом органе. Такое заявление подается как при установке контрольно-кассовой машины, так и при снятии ее с учета. Если компания имеет несколько структурных подразделений, то она имеет право поставить на учет свои обособленные подразделения, находящиеся на территориях, подведомственных разным налоговым органам, в одной из территориальных налоговых инспекций города, определяемой организацией самостоятельно, и зарегистрировать ККМ, используемую этими обособленными подразделениями, в данной инспекции (письмо ФНС России от 10.06.2011 N АС-4-2/[email protected]). Форма заявления о регистрации контрольно-кассовой техники утверждена Приказом ФНС России от 09.04.2008 N ММ-3-2/[email protected] (ред. от 21.11.2011) «Об утверждении форм заявления о регистрации контрольно-кассовой техники, книги учета контрольно-кассовой техники и карточки регистрации контрольно-кассовой техники». Разъяснения по вопросу заполнения формы заявления даны также в письмах ФНС России 03.04.2012 N АС-4-2/[email protected] и от 21.03.2012 N АС-4-2/4767. Важным моментом является то, что форму можно подать: — на бумажном носителе; — в электронном виде. Электронный формат утвержден Приказом ФНС РФ от 14.03.2012 N ММВ-7-6/155 «Об утверждении формата представления заявления о регистрации контрольно-кассовой техники в электронном виде». Рассмотрим Пример заполнения формы заявления. Следует обратить, что в форме указываются данные обособленного структурного подразделения. К таким данным могут относиться: — КПП; — данные о доверенности, выданной на имя лица, подписывающего заявление

Следует обратить внимание, что на втором листе заявления необходимо отразить номер идентификационного знака ККТ. Данный номер можно взять с образца-марки пломбы и выглядит он следующим образом. Такой номер указывается в разделе 1 заявления:

ОБРАЗЕЦ МАРКИ-ПЛОМБЫ КОНТРОЛЬНО-КАССОВОЙ ТЕХНИКИ

Масштаб 1,5:1 Масштаб 1:1

Кроме того, в разделе 1 нужно указать заводской номер. Cерию и учетный номер идентификационного знака Вы можете узнать, прочитав их с наклейки на корпусе кассового аппарата или из паспорта ККМ.

Второй раздел заполняется следующим образом.

Кроме самого заявления необходимо собрать комплект документов: — паспорт контрольно-кассовой техники, подлежащей регистрации; — договор о технической поддержке, заключенный пользователем и поставщиком (или центром технического обслуживания) контрольно-кассовой техники. Также следует подготовить доверенность на сотрудника, который будет подавать документы на регистрацию ККМ в обособленном подразделении. Следует помнить, что перечень документов является исчерпывающим. Так, неправомерно требовать от компании или обособленного подразделения предоставить договор аренды помещения или свидетельство о праве собственности или предъявлять какие-либо иные условия, не установленные законодательно. Такой вывод подтверждает и Минфин (письма от 10.02.2010 N 01-02-03/03-41, от 11.08.2009 N 03-01-15/8-406). После документальной проверки в согласованное время и в согласованном месте представитель налоговой службы осуществляет внешний осмотр (Приказ Минфина РФ от 10.03.2009 N 19н «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по регистрации в установленном порядке контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством Российской Федерации»). При осмотре контрольно-кассовой техники специалисту структурного подразделения, ответственного за исполнение государственной функции, следует убедиться в исправности контрольно-кассовой техники, а также осуществить следующие действия: — обратить внимание на целостность корпуса; — проверить наличие на корпусе контрольно-кассовой техники знаков «Государственный реестр», «Сервисное обслуживание» и идентификационного знака, который содержит наименование модели контрольно-кассовой техники и ее заводской номер. После осмотра контрольно-кассовой техники проводится ее фискализация. При фискализации контрольно-кассовой техники вводится пароль доступа к фискальной памяти, проверяется работа всех счетчиков и наличие необходимых реквизитов на кассовом чеке, отпечатывается чек на сумму 1 рубль 11 копеек и снимается первый Z отчет. Данные документы вместе с заявлением о регистрации контрольно-кассовой техники хранятся в территориальном налоговом органе в течение 5 лет. После фискализации специалистом структурного подразделения, ответственного за исполнение государственной функции, и пользователем (уполномоченным лицом) подписывается акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины. Отметки о регистрации, перерегистрации и снятии ККМ с регистрации в налоговом органе делаются в паспорте ККМ. В целом, порядок регистрации ККМ в структурном подразделении совпадает с порядком, установленном для компании в целом. Вместе с тем, следует обратить внимание на то, что в соответствии с вышеуказанным Административным регламентом имеются случаи, когда налоговые органы отказывают в регистрации ККМ: — представление неполного комплекта документов; — представление для регистрации модели ККТ, не включенной в Государственный реестр ККТ или исключенной из него; истечение нормативного срока амортизации ранее применявшейся ККТ, исключенной из Государственного реестра ККТ; — предъявление ККТ, находящейся в розыске; — обнаружение неисправности ККТ, отсутствие марки-пломбы, идентификационного знака, а также средств визуального контроля. Следует также обратить внимание, что в отличие от ранее действующей формы заявления на регистрацию ККТ Особенности заполнения новой формы заявления

Новая форма Заявления в отличие от формы, которая действовала до вступления в силу приказа ФНС России от 21.11.2011 № ММВ-7-2/891, содержит, в частности, сведения о регистрационном и заводском номерах кассовой техники. Поэтому во избежание необоснованных отказов в регистрации следует также указывать данные номера. Кроме того, новая форма, действующая с 2012 года, имеет ряд дополнений, которые необходимо указывать в самой форме: — Код вида экономической деятельности; — Код налогового органа; — Вид заявления; — Количество страниц заявления и листов приложений; — номер версии ККТ при наличии; — заводской номер ЭКЛЗ и регистрационный номер; — информация о лице, предоставившем в пользование помещение, в котором установлена техника; — Номер и дата заключения договора на осуществление деятельности по приему платежей. Также из негативных последствий изменений также можно назвать невозможность регистрации нескольких ККТ по одному заявлению. Поэтому компании могут столкнуться с проблемами необходимости заполнения новых бланков и необходимостью внесения в них дополнительной информации. При регистрации ККТ могут возникнуть и иные проблемы, решаемые в судебном порядке.

Основные ошибки обособленных подразделений

Некоторые ошибки могут быть связаны с введением новой формы заявления. Например, обособленное подразделение может столкнуться с той проблемой, что заводской номер больше, чем число знаков в форме заявления. Относительно количества знаков заводского номера ЭКЛЗ следует отметить, что действующая нормативная правовая база не определяет требований к разрядности номера ЭКЛЗ. Вместе с тем, при вводе в автоматизированную систему налоговых органов реквизитов из заявления о регистрации ККТ возможно указание до 20 разрядов в заводском номере ЭКЛЗ, что полностью обеспечивает машиночитаемость формы заявления о регистрации ККТ (Письмо ФНС РФ от 03.04.2012 N АС-4-2/[email protected]). Кроме того, обособленные подразделения неправильно могут заполнять в заявлении графу «пользователь», указывая наименование структурного подразделения. Однако пользователь — это лицо, применяющее контрольно-кассовую технику при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт с покупателем (клиентом) при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг. Пользователем ККМ может являться и организация, и индивидуальный предприниматель. Также заполняется и первая страница заявления о регистрации ККМ. При заполнении заявления о регистрации ККТ на странице 1 заявления в поле «наименование, Ф.И.О. пользователя» указывается полное наименование организации, соответствующее наименованию, указанному в учредительных документах. Поэтому также не следует указывать название обособленного структурного подразделения.

Судебные риски, связанные с регистрацией ККМ

Заявление о регистрации контрольно-кассовой техники, подлежащей применению обособленным подразделением пользователя, представляется им в налоговый орган по месту нахождения данного подразделения. К заявлению прилагаются паспорт контрольно-кассовой техники, подлежащей регистрации, и договор о ее технической поддержке, заключенный пользователем и поставщиком (центром технического обслуживания). Налоговый орган не позднее 5 рабочих дней с даты представления заявления и необходимых документов регистрирует контрольно-кассовую технику путем внесения сведений о ней в книгу учета контрольно-кассовой техники (далее — книга учета). При этом перерегистрация в налоговых органах и дальнейшая эксплуатация контрольно-кассовой техники, исключенной из Государственного реестра, с неистекшим нормативным сроком амортизации допускается исключительно для контрольно-кассовой техники, ранее применявшейся. В иных случаях в перерегистрации ККМ может быть отказано. В качестве примера из судебной практики можно назвать Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 25.06.2008 N А33-13959/07-Ф02-2351/08 по делу N А33-13959/07. В целом, без регистрации обособленным подразделением контрольно-кассовых машин, невозможно ее применение. Подобный вывод сделан, в частности, в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 17.02.2011 по делу N А19-14700/10. Суд отказал в удовлетворении требования о признании незаконным и отмене постановления о привлечении к ответственности за осуществление наличного денежного расчета без применения контрольно-кассовой техники и без выдачи по требованию покупателя документа, подтверждающего прием денежных средств за товар, поскольку установлено, что контрольно-кассовый аппарат снят с регистрации в налоговом органе. Аналогичный вывод сделан в Постановлении ФАС Дальневосточного округа от 16.06.2010 N Ф03-3840/2010 по делу N А73-15056/2009. Состав правонарушения также формирует использование ККМ, зарегистрированной за другим юридическим лицом (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13.09.2011 по делу N А03-15891/2010). Положительным моментом из судебной практики можно назвать тот факт, что применение поставщиком при расчетах за товар не зарегистрированной в налоговых органах ККТ не может влечь неблагоприятных налоговых последствий для покупателя товаров (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.04.2012 по делу N А52-1846/2011). Еще одним видом рисков, связанных с применением ККМ, является необоснованный отказ в регистрации: — Если общество не состоит на налоговом учете в иных налоговых органах, в частности, по месту осуществления деятельности или месту нахождения обособленного подразделения, то отказ налогового органа в регистрации ККТ общества является неправомерным (Постановление ФАС Уральского округа от 24.05.2007 N Ф09-3854/07-С1 по делу N А47-10120/06); — Если срок амортизации контрольно-кассовых машин не истек, то отказ в регистрации неправомерен (Постановление ФАС Московского округа от 24.05.2006 N КА-А40/4359-06 по делу N А40-36726/05-116-300). Таким образом, исходя из судебной практики, возможно выделить такие риски, как использование ККМ без регистрации и неправомерный отказ налоговых органов в регистрации ККМ.

Рекомендации обособленным структурным подразделениям

Прежде всего, следует рекомендовать не тянуть с регистрацией ККМ в обособленном структурном подразделении, ведь в случае нерегистрации предусмотрена ответственность на основании ч. 2 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях. Согласно норме данной статьи нерегистрация в налоговой ККМ влечет предупреждение либо административный штраф в размере от 3000 до 4000 руб. для индивидуальных предпринимателей и от 30 000 до 40 000 руб. — для организаций. При этом компания не может просто передавать кассовые аппараты структурным единицам без регистрации в ИФНС по месту нахождения соответствующих обособленных подразделений. Соответствующую передачу также внутри организации необходимо оформить распорядительным актом. По возможности, обособленные структурные подразделения могут воспользоваться возможностью регистрации ККМ в электронном виде. Программное обеспечение ввода и формирования файла в формате передачи данных заявления о регистрации ККТ (КНД 1110021) в соответствии с приказом ФНС России от 14.03.2012 N ММВ-7-6/[email protected] разработано и реализовано в программе «Налогоплательщик ЮЛ» (версия 4.29), размещенной на официальном сайте ФНС России в сети Интернет. При заполнении заявления на регистрацию следует его несколько раз перепроверить перед подачей в налоговые органы. Ведь неправильное заполнение или отсутствие прилагаемых документов, могут служить формальным отказом. Компании следует отделять случаи, когда требуется и не требуется перерегистрация ККМ. Например, в случае если в процессе использования ККМ произошла замена марки-пломбы с одним номером на марку-пломбу с другим и причиной такой замены послужили основания, не связанные с изменением регистрационных данных ККМ, представление в налоговый орган заявления о таком изменении не требуется. В заключение следует отметить, что регистрация ККМ в обособленном подразделении является очень частой практикой, при этом имеет множество нюансов, которые необходимо учитывать.

Определения терминов

Характеристики интересующих нас терми­нов мы найдем в статье 55 Гражданского кодекса. А в ней нас поджидает удивитель­ный сюрприз. Из формулировки статьи не следует, что обособленное подразделение юридического лица непременно характе­ризуется расположенностью вне места его нахождения, которое определяется мес­том его государственной регистрации (п. 2 ст. 54 ГК РФ). Это в налоговых правоотно­шениях территориальная обособленность специально оговорена, то есть имеет прин­ципиальное значение.

Нетрудно представить себе обособлен­ные подразделения, находящиеся по «юри­дическому» адресу компании. Скажем, в одном задании, ей принадлежащем, могут размещаться несколько магазинов разного профиля (например, реализующих продук­ты питания и спортивные товары), ресторан и т. д. Под каждый вид деятельности выде­лено отдельное помещение, но в ЕГРЮЛ этот факт не отражается.

Филиал и представительство – особые разновидности обособленных подразделе­ний. Они должны быть, во-первых, располо­жены вне места нахождения юрлица, а во-вторых, непременно указаны в его учреди­тельных документах.

В итоге мы выявили источник трудно­стей в понимании требований Положения. И пришли к выводу: территориально-адресный признак – не обязательный кри­терий обособленности.

По мнению автора, в Положении филиа­лы и представительства выделены с тем, чтобы подчеркнуть гражданско-правовой статус обособленных подразделений. Но де­лать это было даже не обязательно. Ведь фи­лиалы и представительства – тоже обосо­бленные подразделения. А вот мнение от­дельных специалистов, что Положение определяет обособленные подразделения как филиалы и представительства, является заблуждением.

Внимание

Если подразделение ведет кассовые операции, оно обязано вести и кассовую книгу. Причем использовать банковский счет вовсе не обязательно.

Каков штраф, если касса не зарегистрирована?

С 01.02.2017 в случае обнаружения нарушений, связанных с использованием незарегистрированной ККМ или несоблюдением порядка ее использования, применяются нормы ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ. Нормы этой статьи предусматривают ответственность в виде штрафа в размере:

• 1500–3000 руб. — для должностных лиц;
• 5000–10 000 руб. — для юридических лиц.

В качестве альтернативы штрафу норма дает возможность сотрудникам налоговых органов ограничиться предупреждением в отношении нарушителя. Однако применяется такая мера обычно только при первом обнаружении правонарушений и только в том случае, если это является единственным выявленным нарушением. Представляется, что эти меры должны стимулировать предпринимателей своевременно регистрировать ККМ.

***

Итак, регистрация ККМ обособленного подразделения проходит в территориальном органе по месту регистрации самого подразделения, при этом уклоняться от нее не стоит, т. к. за нарушение правил регистрации предусмотрена административная ответственность.

Роль банковского счета

В Положении сказано, что лимит устанав­ливают обособленные подразделения, для совершения операций которых юридиче­ским лицом открыт банковский счет. Эта формулировка послужила еще одним источником разногласий. Казалось бы, если счет для обслуживания подразделения спе­циально не открывался, то нет оснований и устанавливать лимит. Ну и соответствен­но – вести кассовую книгу.

Но Банк России возражает против такого толкования. В письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255 он разъясняет, что требование о ведении кассовой книги должно соблюдаться каждым обособленным подразделе­нием, ведущим кассовые операции, незави­симо от наличия банковского счета юри­дического лица, открытого для совершения операций обособленным подразделением. Эту позицию взяли на вооружение нало­говые органы (п. 1 письма ФНС России от 12 сентября 2012 г. № АС-4-2/15195).

Спорить с этой точкой зрения трудно, по­скольку владельцем счета выступает не обо­собленное подразделение, а юридическое лицо. Возможность использования счета ра­ботниками подразделения устанавливается компанией и извне, со стороны банка, не ограничивается.

Если подразделение ведет кассовые опе­рации, оно обязано вести и кассовую книгу. Причем подразделению для соблюдения ли­мита использовать банковский счет вовсе не обязательно. Сверхлимитную налич­ность можно сдавать и в головную кассу (абз. 2 п. 1.5 Положения).

Как вести форму № КО-4, когда у организации несколько операционных касс

Независимо от количества операционных касс вести кассовую книгу нужно в главной.

Но как тогда оприходовать всю наличную выручку? Не стоит беспокоиться, все предусмотрено, процедура такова. Движение денег в операционных кассах в течение дня отражают в журнале кассира-операциониста по форме № КМ-4. Ведут его по каждой ККТ. Затем наличную выручку из операционных передают в главную кассу. Там сотрудники и делают записи в кассовой книге. Основанием для них будут приходные кассовые ордера по форме № КО-1, которые составлены согласно контрольным лентам ККТ операционных касс.

Такой регламент предусмотрен пунктами 4.6 и 5.2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Проверить, правильно ли в кассовой книге отражено поступление наличных, а также их трата, можно по оборотам счета 50 «Касса». Это следует из Инструкции к плану счетов (счет 50) и абзаца 5 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ошибки при заполнении

К заполнению документа выдвигаются строгие требования. Так, необходимо следить, чтобы на страницах не было помарок и ошибок. Всё это приравнивается к нарушению кассовой дисциплины. При наличии ошибок их можно исправить следующим образом:

1. При наличии ошибок, не влияющих на итоговую сумму (номеров ордеров, наименования лиц и предприятий), необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой и записать над или под ним правильные данные. Внесенные изменения заверяются ответственными за ведение книги лицами.
2. В случае если ошибка привела к искажению значения итоговой суммы за тот или иной период (то есть, в документе указана неверная сумма), исправить ошибку можно с помощью перечеркивания. Страница перечеркивается по диагонали одной чертой. При этом на ней делается соответствующая пометка “Аннулировано”. После этого необходимо заполнить новые кассовые листы, внеся в них исправленные данные.

При наличии ошибок кассир также обязан составить служебную записку на имя руководителя предприятия или бухгалтера, в котором будет указано наличие ошибки.

После этого руководство назначит комиссию, отвечающую за внесение поправок в документ. После внесения поправок кассир пишет справку, в которой отражаются все изменения в книге.