Как заполнить оборотную ведомость (бланк, образец)

Классификация оборотных ведомостей

Оборотная (оборотно-сальдовая ведомость) показывает, за счет каких сумм дебетовых и кредитовых оборотов по счету (или счетам, или определенной аналитике, выделяемой в конкретном счете) за определенный период из суммы начального сальдо сформировалось значение конечного остатка.
То есть такой документ, как оборотная ведомость, может создаваться в трех основных вариантах:

• ОСВ по общей совокупности синтетических счетов;
• оборотная ведомость по отдельному синтетическому счету или по нескольким синтетическим счетам;
• оборотная ведомость по конкретной аналитике, выделяемой на синтетическом счете, или по нескольким таким аналитикам.

Несмотря на наличие вариантов, структура оборотных ведомостей окажется одинаковой. В ней будут присутствовать:

• сальдо на начало периода;
• обороты по дебету;
• обороты по кредиту;
• сальдо на конец периода.

Алгоритм составления оборотной ведомости удобнее рассматривать на примере отдельного синтетического счета. Пусть это будет счет 71, на котором отражаются операции по расчетам с подотчетными лицами.

О том, какие еще счета могут быть использованы при ведении бухучета, читайте в статье .

Какие НПА регулируют заполнение оборотно-сальдовой ведомости по счету

Исторически термин «оборотно-сальдовая ведомость» в нормативно-правовых актах РФ не закреплялся — фактически он используется неофициально. Однако соответствующий документ широко распространен на практике.

Применение оборотно-сальдовых ведомостей косвенно предопределено положениями ст. 10 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данный НПА предусматривает, что:

• сведения, отражаемые в первичных документах, должны регистрироваться и накапливаться в регистрах бухучета (п. 1 ст. 10 закона № 402-ФЗ);
• в структуре регистра бухучета должна присутствовать группировка объектов бухучета, а также величина денежного измерения соответствующих объектов;
• формы соответствующих регистров для частных экономических субъектов утверждаются руководством, для государственных — бюджетными НПА.

Тот факт, что в качестве регистра бухучета используется именно оборотно-сальдовая ведомость, можно связать, прежде всего, с правовой традицией, сформировавшейся еще в Советском Союзе.

Так, в письме Минфина СССР и Центрального статистического управления СССР от 20.02.1981 № 35 в качестве регистров бухгалтерского учета рекомендовано использовать как раз таки оборотные ведомости — по основным, синтетическим счетам, а также субсчетам.

Другой значимый фактор, предопределяющий использование современными предприятиями обороток, — издание Минфином России приказа от 28.12.2001 № 119н, которым ведомство утвердило методические указания, касающиеся бухгалтерского учета материально-производственных запасов российских предприятий. В положениях данного НПА использются 2 понятия:

• оборотная ведомость — источник, в котором фиксируются суммы приходов и расходов, коррелирующих с движением товаров или материалов на складе, остатки на начало и конец отчетного месяца, а также соответствующие им суммы на синтетических счетах и субсчетах;
• сальдовая ведомость — документ, который в целом соответствует оборотной, но в нем не фиксируется приход и расход товаров или материалов.

В силу наличия данных НПА, а также в ходе практики документооборота в деловом и бухгалтерском сообществе РФ постепенно получили распространение более или менее общепризнанные форматы оборотно-сальдовых ведомостей.

Есть еще один значимый фактор для составления обороток российскими предприятиями. ФНС довольно часто истребует их при проверках — как при традиционном взаимодействии с налогоплательщиками, так и в рамках инновационных способов коммуникации с фирмами, таких как налоговый мониторинг.

В частности, в п. 8 приказа ФНС России от 07.05.2015 № ММВ-7-15/184 указано, что в регламенте информационного взаимодействия между налогоплательщиком и ФНС должно быть зафиксировано обязательство первого по представлению в ФНС оборотно-сальдовых ведомостей в рамках налогового мониторинга.

Оборотная ведомость по синтетическому счету 71: особенности формирования

Предположим, сотрудник организации Иванов получил от своего работодателя наличные деньги в размере 10 000 руб. на хозяйственные нужды, а его коллега Петров — командировочные в сумме 20 000 руб.

Через неделю Иванов отчитался об использовании денежных средств, предоставив авансовый отчет с подтверждающими документами на сумму 9 000 руб. Петров принес работодателю аналогичный комплект на сумму 19 000 руб.

Об особенностях оформления авансового отчета читайте здесь.

Как будет выглядеть оборотная ведомость по счету 71, отражающая указанные хозяйственные операции?

Оборотная ведомость представляет собой таблицу, графы которой имеют следующие наименования:

В первом столбце оборотной ведомости фиксируются, таким образом:

• синтетический счет;
• субсчет, по которому учитываются операции, если он введен в применяемый план счетов (в нашем случае он введен и имеет обозначение 71.01);
• аналитические признаки данного субсчета (могут быть любыми; для 71 счета это фамилии сотрудников, которым выдаются наличные).

Заполнение граф оборотной ведомости происходит на основании данных первичных учетных документов по отвечающим этим документам бухгалтерским проводкам. Если бухучет ведется вручную, то в оборотную ведомость в хронологическом порядке вносится каждая из фиксируемых в бухучете операций. В бухгалтерских программах этот регистр формируется автоматически.

Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили, какие счета нужно использовать в бухучете и как правильно вести аналитический бухгалтерский учет:

Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Правила оформления

Формы документа, которая бы была обязательна к использованию повсеместно, не существует. По этой причине бухгалтер имеет право оформлять ОСВ в свободном виде или руководствуясь определенными шаблонами. Некоторые фирмы самостоятельно разрабатывают бланки ведомости, руководствуясь своими потребностями.

Однако при составлении документа нужно соблюдать ряд правил. Следует помнить, что оборотно-сальдовая ведомость – это структурированная таблица, содержащая сведения о хозяйственно-финансовых операциях и различных перечислениях.

По этой причине в документе в обязательном порядке должны присутствовать следующие сведения:

• название компании;
• название самого документа;
• период, за который составляется бумага;
• номера счетов;
• чистая прибыль, расход и иные конкретные суммы, с которыми совершаются операции;
• наименование лиц, которые отвечают за составление ведомости;
• подписи ответственных должностных лиц.

Бухгалтерский документ составляется на бумажном носителе или в электронном виде. Если компания применяет второй вариант, ведомость должна быть подписана электронной подписью.

Если в документ вносятся исправления, обязательно должны присутствовать даты осуществления корректировок. Кроме того, необходимо указать фамилии, инициалы и иные реквизиты лиц, ответственных за проведение манипуляции. Изменения должны быть подтверждены их подписями. Подобные требования содержатся в статье 10 Закона «О бухгалтерском учете».

ОСВ по счету 71: образец заполнения с проводками

Для нашего примера сначала фиксируется факт выдачи Иванову и Петрову денежных средств в размере соответственно 10 000 и 20 000 руб. Данным операциям соответствуют проводки:

• Дт 71.01 Кт 50 — на сумму 10 000 руб.;
• Дт 71.01 Кт 50 — на сумму 20 000 руб.

Отразим их в оборотной ведомости:

• вписываем суммы 10 000 и 20 000 руб. в столбец «Дебет» напротив соответствующих аналитических признаков субсчета (таковыми выступают фамилии сотрудников Иванов и Петров);
• складываем 2 имеющиеся цифры, формирующие дебет субсчета 71.01, и указываем в оборотной ведомости получившуюся итоговую сумму 30 000 руб. в столбце «Дебет» напротив данного субсчета;
• если иных операций по синтетическому счету 71 не осуществлялось (условимся, что это так), дублируем сумму 30 000 руб. в столбце «Дебет» напротив счета 71.

Как только Иванов и Петров принесут свои авансовые отчеты и чеки, оформляем проводки:

• Дт 10 Кт 71.01 — на сумму 9 000 руб.;
• Дт 26 Кт 71.01 — на сумму 19 000 руб.

В оборотной ведомости:

• вписываем 9 000 и 19 000 руб. в столбец «Кредит» напротив фамилий сотрудников;
• складываем цифры по кредитовым операциям, а получившееся значение 28 000 руб. вписываем в столбец «Кредит» напротив субсчета 71.01, а также основного синтетического счета 71.

Если начальное сальдо равно нулю, то для того, чтобы определить сальдо на конец периода и указать его в оборотной ведомости, нужно вычесть из больших значений, указанных в столбцах под ячейкой «Обороты на конец периода», меньшие. Если 1-е зафиксированы в столбце «Дебет», а 2-е — в столбце «Кредит» (как в нашем сценарии), результаты фиксируются в столбце «Дебет» под ячейкой «Сальдо на конец периода». В данном случае оно состоит:

• из 1 000 руб. по отчетам Иванова (вписываем данную сумму напротив фамилии Иванов);
• 1 000 руб. по отчетам Петрова (фиксируем напротив фамилии Петров).

В свою очередь, в столбце «Дебет» под ячейкой «Сальдо на конец периода» напротив субсчета 71.01 суммируются показатели всех аналитических признаков субсчета. То есть в нашем случае мы зафиксируем здесь сумму 2 000 руб. Дублируем это значение в столбце «Дебет» под ячейкой «Сальдо на конец периода» напротив синтетического счета 71.

Таким образом, по итогам операций в оборотной ведомости фиксируется дебетовое сальдо по счету 71. Его общая сумма — 2 000 руб.

Готовый образец оборотной ведомости с отражением вышеприведенных операций будет выглядеть так:

Об иных нюансах заполнения ОСВ читайте в материале «Как можно проверить оборотно-сальдовую ведомость».

Как нужно анализировать ОСВ

Анализ оборотно-сальдовой ведомости довольно прост: все статьи указаны в расшифровке кодов. Нужно только максимально закрыть все возможные счета на конец анализируемого периода. Например, большой остаток на счету 10 «Материалы» свидетельствует о затоваривании по поставкам сырья (или недоработке бухгалтерии). Сальдо всегда оценивается по нарастающему итогу.

Где посмотреть выручку компании

Поступление выручки и списание себестоимости продукции (работ, услуг) проходят по счетам 90.01 и 90.02. Компании на общей системе налогообложения начисляют НДС на свою продукцию на счёте 90.03. И также на счёте 90.08 отражаются управленческие расходы. Анализируя эти счета, можно определить прибыль компании до налогообложения.

Порядок учёта НДС

Для любого руководителя важно не забывать следить за оборотами по счетам 50 и 51, отражающим движение наличных и безналичных денежных средств. Специалисту по налогообложению следует регулярно контролировать остатки по счетам 19 и 68, на которых учитываются расчёты по налогам, в частности, по НДС.

Чтобы разобраться в оборотно-сальдовой ведомости, новичку следует заучить наименования всех счетов бухучёта

Как посчитать прибыль и убыток по ОСВ

Для расчёта прибылей и убытков в оборотно-сальдовой ведомости предусмотрен счёт 99, к которому открыты субсчета, детализирующие расчёты. Руководителю стоит запомнить, что дебетовый остаток на счёте 99 означает итоговый убыток компании, а кредитовый остаток — чистую прибыль.

Существует множество бухгалтерских программ, которые требуют только разноски операций. Правильность ведения учёта в них отслеживается автоматически, что очень удобно, особенно для начинающих бухгалтеров. Как правило, эти программы привязаны к первичным документам и договорам и выполнены на базе Excel. Самой популярной является программа 1С.

Если вести учёт в программе 1С, то работать становится легко и интересно. Разносите операции по счетам, а баланс программа вам составит сама. Нужно только правильно читать его, находить случайные ошибки и своевременно их исправлять. Кроме того, имеется масса дополнительных возможностей, которыми рекомендуется пользоваться не только бухгалтерам, но и руководителям для ведения управленческого учёта.