Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — образец

Знакомство с должностной инструкцией и приказом о передаче дел

Новому главному бухгалтеру необходимо четко представлять свои должностные обязанности, чтобы организовать работу и понять, на что обратить внимание при приеме дел от уходящего специалиста. Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться с должностной инструкцией.
К сожалению, во многих компаниях такие документы просто отсутствуют. И хотя это является грубым нарушением ведения кадрового учета, такие случаи не редки. И именно при передаче дел руководство обращает внимание, что должностные инструкции – это неотъемлемая часть правильно организованного бизнеса. Без них, кадровые перестановки могут быть очень болезненными для предприятия. Так что рекомендуем обратить особое внимание на порядок в кадровых документах и проверить у всех ли должностей существуют должностные инструкции и все ли сотрудники с ними ознакомлены.

Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации. В документе должны быть указаны фамилия, имя и отчество лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), а также имена других сотрудников, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).

В приказе следует указать: причину проведения приема-передачи дел – например, увольнение главного бухгалтера; сроки проведения приема-передачи дел и период, за который эта процедура будет выполнена. Если главный бухгалтер увольняется по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели в соответствие со статьей 80 Трудового кодекса. В этом случае целесообразно установить срок, равный двум неделям. Кроме этого, в приказе нужно указать имя сотрудника, ответственного за передачу дел (фамилия, имя и отчество уходящего главного бухгалтера), и имя сотрудника, ответственного за прием (фамилия, имя и отчество нового специалиста). Не забудьте поименно указать каждого участника, включенного в состав комиссии, а также председателя комиссии по передаче дел. Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. В ее состав могут включаться сотрудники бухгалтерии, службы внутреннего контроля, службы безопасности и прочие работники. При создании комиссии ответственность за организацию и проведение передачи дел возлагается на председателя комиссии. Кроме всего прочего, не забудьте, что в приказе необходимо указать сроки составления акта о приеме-передаче дел.

Как передать дела в новые руки

Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.

В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:

• основание передачи (статью увольнения);
• сроки проверки и передачи дел;
• состав комиссии, осуществляющей проверку;
• личные данные принимающего лица;
• подписи сторон, печать организации.

Кому передавать?

Дела принимает будущий главный бухгалтер, подобранный руководством. В крупных фирмах штатным расписанием предусмотрена должность заместителя главбуха, что очень удобно в подобных ситуациях. Если нового сотрудника не успели найти, директор может назначить временного заместителя или принять дела сам.

Проверка дел

Перед передачей дел начальник вправе провести масштабный анализ всей бухгалтерской деятельности, проверить ведение финансовой документации, сделать инвентаризацию средств и опись ценностей.

Особое внимание следует обратить на следующие моменты бухгалтерских бумаг:

• учет финансов, кассы;
• госплатежи;
• итог инвентаризации;
• обязательства перед контрагентами.

Проверку директор может произвести своими силами или пригласить стороннего аудитора. Если результаты проверки выявят правонарушения со стороны бухгалтера, ему грозит административная ответственность вплоть до уголовной, а также материальная, взыскиваемая в соответствии с законодательством.

Что передавать?

Под понятием «дела», подлежащие передаче, имеется в виду деловая документация и атрибуты, находящиеся в ведении главбуха:

• балансовые и кассовые отчеты;
• документы структурных подразделений;
• банковские бумаги;
• архивные документы со сроком до 5 лет;
• ключ от сейфа, печать.

По завершении процесса составляется акт, в котором отражается состояние бухгалтерских документов и фиксируется положение денежных средств на дату, указанную в заявлении об уходе.

Проверка состояния учета и отчетности

Новый главный бухгалтер должен провести ревизию состояния учета и отчетности. Для этого необходимо проверить наличие документов. К ним относятся: учредительные и регистрационные бумаги; учетная политика; первичные учетные документы (договоры с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т. п.); регистры бухгалтерского и налогового учета; бухгалтерские справки; финансовая и налоговая отчетность; отчетность во внебюджетные фонды; акты сверок с ИФНС, акты по проводимым проверкам; инвентаризационные описи; кассовые документы, выписки банков и платежные поручения; кадровые бумаги, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ; должностные обязанности сотрудников бухгалтерии; список лиц, имеющих право подписи на первичных документах, и другие бумаги, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

Передаваемые документы должны быть подшиты. При отсутствии подписи делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется опись документов.

После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период, т. е. тот временной интервал, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Обратите внимание

Передача работы оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние компании на дату увольнения прежнего специалиста, и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.

Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству. Например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т. д. Также проверяется отчетность на соответствие показателей данным бухучета и правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Далее следует провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете.

Конечно, проверить все первичные бумаги новому главному бухгалтеру из-за их большого количества бывает просто нереально. В этом случае следует подтвердить наличие первичных документов, правильность заполнения реквизитов и их отражения на счетах. Сделать это нужно хотя бы можно выборочно. Критерием такой проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.

Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.

Читайте также «Ошибки в первичных документах»

Как составить акт?

При составлении акта передачи документов и инструментов работы необходимо включать следующие данные:

• Ф.И.О. сдающей стороны;
• Ф.И.О. принимающего;
• члены комиссии при необходимости;
• перечень передаваемых предметов;
• подписи сторон.

При составлении акта важно указать, что все проверено принимающей стороной и принято в полном объеме.

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию

— обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам:
+7
— Москва и обл.
+7
— Санкт-Петербург и обл.
8
— Другие регионы РФ
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы
— опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Прием-передача документов

Главный бухгалтер должен получить следующие документы.

Учредительные и регистрационные бумаги:

• устав, учредительный договор;
• выписка из ЕГРЮЛ;
• свидетельство о регистрации;
• свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
• свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования.

Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета:

• учетная политика;
• политика по налоговому учету;
• план счетов;
• должностные инструкции работников бухгалтерии.

Регистры бухгалтерского и налогового учета:

• оборотно-сальдовые ведомости по всем счетам бухучета;
• регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам.

Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность:

• бухгалтерская отчетность;
• декларации и расчеты по всем налогам;
• книги покупок и продаж;
• журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Документы по инвентаризации:

• приказ о проведении инвентаризации;
• инвентаризационные и сличительные описи.

Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами:

• акты налоговых проверок;
• акты сверок с инспекторами.

Документы по учету основных средств:

• приказ о создании комиссии по приемке основных средств;
• акты приема-передачи основных средств по форме № ОС-1;
• инвентарные карточки по основным средствам по форме № ОС-6;
• акты на списание основных средств.

Документы по учету товарно-материальных ценностей:

• карточки учета материалов;
• приходные ордера по форме № М-4;
• требования – накладные по форме № М-11.

Документы по учету денежных средств:

• кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
• платежные поручения;
• выписки банков по расчетным счетам;
• журнал кассира-операциониста и Z-отчеты.

Документы по учету труда и заработной платы:

• трудовые договоры;
• приказы о приеме на работу, увольнении, премировании;
• штатное расписание;
• табели учета рабочего времени;
• расчетно-платежные ведомости.

Документы по расчетам с подотчетными лицами:

• авансовые отчеты.

Документы по учету расчетов контрагентами:

• договоры с поставщиками и покупателями;
• акты сверок с дебиторами и кредиторами;
• товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг.

Прочие бумаги:

• первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;
• бухгалтерские справки;
• путевые листы;
• бланки строгой отчетности;
• доверенности и другие бумаги.

Что такое акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера?

Акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера — это документ, позволяющий преемнику и руководству увольняющегося главного бухгалтера, в каком финансовом состоянии передается предприятие.

Такой документ нужен, чтобы прекращающий сотрудничество главбух не только передал по описи все папки с документацией, но и провел инвентаризацию всех материальных ресурсов, в том числе и основных фондов.

Отчеты квартальные и годовые, состояние расчетов с работниками, поставщиками, смежниками, подрядчиками, налоговые расчеты, баланс предприятия – эти и иные вопросы должны быть освещены и подтверждены документально. Поэтому необходимо передать новому распорядителю финансов акты сверок, реестры дебиторской и кредиторской задолженностей, налоговые бумаги и пр.

После того, как главбух получит расчет и уйдет, сложно будет наводить справки и выяснять, как и почему образовалась недостача средств. Акт передачи дел даст преемнику понятие о том, как велся бухучет, какова была финансовая политика, не было ли злоупотреблений.

Есть ли единый вариант?

Законодательство не содержит даже примерной типовой формы акта приема-передачи дел между бухгалтерами, поскольку каждый отдельный случай слишком специфичен. При этом работодателю предоставлена полная свобода в составлении собственных бланков в пределах документооборота одной организации. Есть только ряд рекомендаций и требований к оформлению первичной и организационной документации, ГОСТ 7.0.97-2016.

Форма акта может быть разработана индивидуально для предприятия или взята за образец «со стороны», но обязательно должна быть утверждена в локальном акте (приказом для текущего момента или заблаговременно разработана в положении о документообороте в компании).