Отмена командировки из-за коронавируса: как быть с налогами

Зачем нужен приказ

Казалось бы, чего проще: отменить командировку. Некоторые работники предприятий действительно полагают, что для этого достаточно устного распоряжения руководителя организации, но это не совсем так. Дело в том, что любое действие, происходящее внутри компании, всегда строго регламентируется различного рода документацией. Служебные поездки – не исключение.

Если высшее должностное лицо организации решает направить в командировку кого-либо из подчиненных, об этом издается соответствующий приказ. На основе него в дальнейшем оформляются всевозможные командировочные бумаги, проводятся бухгалтерские и кадровые операции и т.п. Точно также, в случае, если внезапно принимается решение об отмене поездки, должно быть выпущено новое распоряжение, которое запустит внутри предприятия нужный процесс.

Последствием приказа обычно становится аннулирование ранее выписанных документов (командировочных удостоверений, пропусков, направлений и т.п.), сдача билетов, выданных на командировку денежных средств и пр.

Некомпенсируемые расходы

При планировании служебной командировки компания или сам работник на выданные средства заранее приобретает билеты, а также бронирует гостиницу. Из-за отмены поездки приходится сдавать билеты и отказываться от брони в отеле. При этом не всегда можно сдать билет и вернуть деньги. Порой дешевый тариф не предполагает возможности возврата, или поездка срывается за несколько часов до вылета, когда сдавать билет уже поздно.

Да и при возврате билета все равно возникают расходы, поскольку перевозчики в таких случаях обычно удерживают комиссию.

Как в таком случае быть с некомпенсируемыми перевозчиком расходами на покупку билета или суммой удержанной комиссии?

С суммой удержанной перевозчиком комиссии обычно проблем не возникает, так как ее можно учесть в расходах на основании подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, в котором говорится о санкциях за нарушение договорных обязательств.

Чиновники подтверждают, что подобные суммы, в том числе и штраф за отказ от проживания в гостинице, компания может отнести на уменьшение налогооблагаемой прибыли (письма Минфина России от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890, от 29.11.2011 № 03-03-06/1/786).

Кто должен подписать приказ об отмене командировки

Любой приказ всегда исходит от главного лица предприятия – директора (или сотрудника, временно исполняющего его обязанности), соответственно, под документом в первую очередь должна стоять именно его подпись.

Также в распоряжении должны расписаться все работники, которые в нем указаны (т.е. те, кого распоряжение касается напрямую и те, кто ответственны за исполнение приказа).

Удостоверять готовый приказ печатью надо только тогда, когда это является условием, высказанным руководством организации.

Невозвратные билеты

В обычной ситуации, когда сотрудник благополучно улетает в командировку, расходы на покупку билета компания учитывает при налогообложении как командировочные расходы на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. В ситуации, когда служебная командировка не состоялась, затраты, которые фирма понесла в связи с планируемой поездкой, нельзя назвать командировочными расходами.

Есть вариант: списать их в уменьшение налогооблагаемой прибыли как прочие расходы на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ либо как внереализационные расходы на основании подп. 20 п. 1 (другие обоснованные расходы) или п. 2 ст. 265 НК РФ (убытки, полученные в отчетном периоде).

Но как на это смотрят чиновники и налоговики на местах?

Если обратиться к официальным разъяснениям, то мы увидим, что Минфин не против списания в налоговом учете расходов, понесенных в случае отмены командировки расходов (письма Минфина РФ от 08.09.2020 № 03-03-06/1/78642, от 03.07.2020 № 03-03-06/1/57735, от 18.05.2018 № 03-03-07/33766). А вот ФНС считает, что в целях учета расходов по отмененной поездке важное значение имеет причина отмены. Так, если командировка не состоялась по вине работника (например, из-за наложенного на него ограничения на выезд из России), то понесенные расходы компания не может учесть при налогообложении прибыли на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо ФНС России от 29.01.2020 № СД-4-3/[email protected]). Правда, полной ясности данное письмо не дает. Можно ли понимать его как абсолютный запрет на учет расходов в подобной ситуации или как запрет только в качестве командировочных расходов?

Мы считаем, что затраты по отмененной командировке можно учесть, если отмена произошла по уважительным причинам, не зависящим от компании. Однако не исключено, что такой вариант не устроит налоговиков, которые могут заявить, что расходы на покупку билета не обоснованы, поскольку работник не воспользовался билетом.

Если сотрудника планировали направить в загранкомандировку, то дополнительно к указанным выше расходам компания могла понести и расходы на получение визы, загранпаспорта. Можно ли эти расходы учесть при налогообложении прибыли? По мнению чиновников, нельзя (письма ФНС России от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756, от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).

Судебная практика не радует обилием подобного рода споров, однако обнаруженные нами судебные решения вынесены, к сожалению, не в пользу компаний. Так, например, Арбитражный суд Северо-Кавказского округа в Постановлении от 14.09.2015 № Ф08-6323/2015 указал, что затраты на приобретение визы сотруднику для предполагаемых поездок в целях заключения контрактов и в иных производственных целях не могут быть отнесены в расходы в целях исчисления налога на прибыль, поскольку отсутствует факт состоявшейся командировки, носящей производственный характер.

Хранение приказа

К распорядительной документации предъявляются определенные требования по хранению. В частности, после создания приказа и ознакомления с ним всех заинтересованных лиц, документ следует подшить в папку с другими такими же актами. В ней он должен находиться в течение срока, прописанного в локальных бумагах фирмы или же период, установленный российским законодательством.

После того, как актуальность данного документа закончится, его можно передать в архив или же уничтожить (также с соблюдением указанной в законе процедуры).

Алгоритм отзыва из командировки

Работник, направленный в командировку, досрочно выполнил поручение нанимателя. В связи с этим последний решил отозвать его из командировки. Разберемся, как это сделать.

Готовим докладную записку

Как правило, докладную записку на имя руководителя организации о необходимости отзыва работника из командировки составляет непосредственный руководитель командированного работника. В докладной записке, на наш взгляд, следует указать причину, по которой работника надо отозвать из командировки. Это связано с тем, что именно она является основанием для издания соответствующего распорядительного документа (приказа, распоряжения).

Законодательство не содержит форм документов по оформлению отзыва работника из командировки. Поэтому представляется, что при составлении докладной записки об отзыве из командировки можно воспользоваться рекомендованной формой докладной записки о командировании. Но следует помнить, что содержание такой докладной записки будет прямо противоположным.

Докладную записку непосредственный руководитель работника, отзываемого из командировки, представляет руководителю организации. Сделать это он может лично, а также через секретаря.

На заметкуДокладные записки подлежат регистрации <*>.

Получаем резолюцию руководителя организации

Резолюция представляет собой письменное указание руководителя организации о порядке исполнения или использования документа <*>.

Реквизит «Резолюция» оформляется в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом и включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения <*>.

Таким образом, в резолюции на докладной записке должны быть указаны сведения:

— о лице, ответственном за исполнение поручения;

— содержании поручения. В частности, в качестве поручения может быть указано, какой документ необходимо подготовить для отзыва работника из командировки;

— сроке исполнения поручения. К примеру, когда необходимо подготовить соответствующий документ.

Резолюция должна быть собственноручно подписана руководителем организации и датирована <*>.

Пример формулировки резолюции на докладной записке об отзыве работника из командировки:

Издаем приказ

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением, постановлением) (далее — приказ) нанимателя <*>. Представляется, что и досрочное окончание командировки (отзыв из нее) должно быть оформлено аналогичным образом, т.е. приказом. Вместе с тем ни обязательной, ни рекомендованной формы приказа об отзыве из командировки (о досрочном окончании служебной командировки) нет. На наш взгляд, для издания такого приказа, можно воспользоваться рекомендованной формой приказа о командировании.

В приказе об отзыве из командировки отражают, в частности, следующие сведения:

— Ф.И.О. и должность (профессию) работника, отзываемого из командировки;

— причину досрочного окончания командировки;

— дату отзыва из командировки (досрочного ее окончания).

Также в приказе необходимо указать должностное лицо, ответственное за контроль исполнения приказа или его отдельных пунктов (если контроль не будет осуществлять сам руководитель организации) <*>.

Обратите внимание!Отменять приказ о командировании работника, отзываемого из командировки, в данной ситуации, по нашему мнению, неправильно. Ведь работник выполнил поручение нанимателя, причем сделал это досрочно. Вместе с тем издать приказ, вносящий изменения в приказ о командировании в части окончания сроков командировки, представляется возможным. Однако это может быть затруднительным. Ведь соответствующие корректировки понадобится внести в командировочное удостоверение и задание на командировку, если они работнику выдавались <*>. А они находятся у работника, который пребывает в месте командировки.

Регистрируем приказ

Приказ об отзыве из командировки по аналогии с приказом о командировании необходимо относить к приказам по личному составу.

Такие приказы делятся на две группы в зависимости от сроков их хранения. От сроков хранения зависит и литера, которая добавляется к регистрационному номеру приказа <*>. Приказы о командировании могут входить как в одну группу, так и в другую: это зависит от продолжительности командировки <*> (см. схему).

Схема

——————————— <*> После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет.

Полагаем, что сроки хранения и, следовательно, добавление литер должны распространяться и на приказы об отзыве из командировки. То есть сроки их хранения, указание литеры «к» или «л» будут зависеть от того, из какой по продолжительности командировки отзывается работник соответствующим приказом.

Пример

Ситуация 1. Работница направлена в командировку из г. Минска в г. Могилев на четыре дня. К регистрационному номеру и приказа о командировании, и приказа об отзыве из командировки добавляется литера «л». Срок хранения такого приказа — 3 года.

Ситуация 2. Работник направлен в командировку из г. Минска в г. Москву на полтора месяца. К регистрационному номеру и приказа о командировании, и приказа об отзыве из командировки добавляется литера «к». Срок хранения этого приказа — 75 лет.

Извещаем работника об отзыве из командировки и ознакомляем его с приказом

Так как процедура отзыва работника из командировки законодательством не закреплена, правил о том, в каком порядке и в какой форме уведомлять работника об отзыве из командировки, тоже нет. Полагаем, сообщить работнику об этом наниматель может одним из следующих способов:

— письменно (например, направить телеграмму, письмо на электронную почту работника);

— устно (например, по телефону).

Условия и порядок отзыва работника из командировки, в том числе в части его уведомления о досрочном окончании командировки, нанимателю целесообразно определить в Положении о служебных командировках.

Законодательство о труде не содержит правил и о том, каким образом и в какой срок работник должен быть ознакомлен с приказом об отзыве из командировки. Поскольку в момент издания приказа работник находится в месте командирования, ознакомить его с приказом возможно в устной форме по телефону. А под подпись — после возвращения работника из командировки и выхода на место его постоянной работы. Это также желательно закрепить в Положении о служебных командировках.

Принимаем авансовый отчет и неизрасходованные деньги

После возвращения из командировки работник должен <*>:

— представить в бухгалтерию отчет о расходовании аванса (далее — авансовый отчет) с приложенными к нему документами, подтверждающими совершенные в командировке расходы.

На заметкуАвансовый отчет является первичным учетным документом. Наниматель самостоятельно разрабатывает и утверждает его форму с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным документам <*>;

— вернуть неиспользованные суммы аванса (в те же сроки, которые установлены для представления авансового отчета).

Сроки представления авансового отчета и возврата неиспользованных сумм аванса наглядно представлены в таблице:

Таблица

Обратите внимание!С 01.06.2019 устанавливается единый срок представления работником авансового отчета и возврата неиспользованных сумм аванса независимо от способа выдачи ему денежных средств на расходы, связанные с командировкой (наличными либо путем перечисления на личную или корпоративную карточку), и вида служебной командировки (по Беларуси или за границу) — не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения, исключая день прибытия <*>.

Специальных сроков представления авансового отчета и возврата неизрасходованного аванса в случае отзыва из командировки законодательство не содержит. Отзыв из командировки, по сути, является ее досрочным окончанием. Поэтому подать в бухгалтерию авансовый отчет и вернуть оставшиеся деньги работник, на наш взгляд, должен в сроки, указанные выше.

На заметкуКак правило, авансовый отчет представляется лично работником на бумажном носителе. Вместе с тем работник вправе выслать его по почте в виде регистрируемого почтового отправления, а при наличии возможности посредством автоматизированной подсистемы документационного обеспечения с досылкой на бумажном носителе <*>. С 01.06.2019 авансовый отчет также можно будет представить посредством электронной почты <*>.

Проверяем данные авансового отчета и утверждаем его

Работник бухгалтерии проверяет содержащиеся в авансовом отчете данные. При командировке за границу авансовый отчет должен быть составлен в валюте произведенных операций <*>.

На заметкуПо желанию командированного работника наниматель обязан ознакомить его с порядком составления авансового отчета <*>.

Обоснованность предъявленных к возмещению расходов следует проверять по приложенным к авансовому отчету подтверждающим документам. Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 календарных дней с даты представления авансового отчета <*>.

Затем, как правило, проверенный авансовый отчет работник бухгалтерии представляет на утверждение руководителю организации.

Обратите внимание!Документ может утверждаться двумя способами <*>: — посредством проставления должностным лицом (как правило, руководителем организации) в грифе утверждения собственноручной подписи или— издания распорядительного документа (приказа, распоряжения).Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

На практике утверждение авансового отчета обычно производится первым способом.

В этом случае гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. День месяца в дате утверждения проставляется руководителем организации, утвердившим авансовый отчет. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств <*>.

Пример

или

Принимаем отчет о результатах командировки

Целью командировки является выполнение поручения нанимателя. Поэтому вернувшийся из командировки работник, как правило, докладывает о ее результатах. Он может сделать это одним из следующих способов:

— письменно, если в организации предусмотрена подготовка письменного отчета о выполнении задания.

Обратите внимание!Срок представления такого отчета и порядок его оформления определяются нанимателем самостоятельно, если иное не установлено законодательством <*>;

— устно.

На заметкуСледует различать:— отчет о результатах командировки, который информирует о выполнении задания;— авансовый отчет, содержащий сведения о расходовании полученных денежных средств.

Кроме того, если в организации ведется журнал учета работников, выбывающих в командировки, то в нем необходимо указать день фактического прибытия работника из командировки, а также, по нашему мнению, номер и дату приказа об отзыве из командировки, поскольку работник возвращается из нее досрочно.

Если работникам, направляемым в командировку, выдаются командировочные удостоверения, то помимо указанного журнала в организации может вестись журнал регистрации командировочных удостоверений. Тогда отметку о дате прибытия к месту постоянной работы необходимо проставить в нем и в командировочном удостоверении.

Напомним, что законодательство не обязывает нанимателей вести указанные журналы, а также выдавать командировочные удостоверения <*>.