Учет купленного для нужд компании автомобиля: бухгалтерские проводки и налоги

Разница между новым и подержанным автомобилем

Смотря, новый приобретается автомобиль, или подержанный, акт оформляется бухгалтером компании-покупателя или продавцом авто:

Если не получить информации о сроке полезного пользования б/у автомобиля, останется только принять его равным сроку полезного пользования нового транспорта, значения которых, конечно же, не равны. Это в значительной степени повысит затраты компании и приведет к неверным расчетам амортизации и прочих показателей, и, как следствие, к претензиям налоговых инспекторов.

Первоначальная стоимость машины складывается из:

• суммы, потраченной на покупку авто;
• расходов, возникших при покупке.

Расходы, касательные приобретения автомобиля

1. Госпошлина на услуги ГИБДД по регистрации авто Чтобы избежать проблем с налоговой службой, лучше прибавлять сумму пошлины именно к первоначальной стоимости машины. Претензии налоговой связаны с тем, что так деньги списываются на протяжении долгого интервала времени, через расходы на амортизацию. В случае же единовременного отнесения траты к прочим расходам, фирма занижает налог на прибыль.
2. Модернизация транспортного средства. Налоговая инспекция называет модернизацией любую доукомплектовку автомобиля, так как при этом не изменятся характеристики и предназначение машины (и не имеет значения, новая машина или бывшая в употреблении). Есть вариант учета доп. оборудования стоимостью выше 40 тыс. рублей как самостоятельное основное средство. Или можно признать расход в текущем периоде, если доукомплектовка обошлась дешевле 40 тысяч. Однако оформление таким образом отопителя может вызвать споры, потому что его подключение меняет характеристики машины.
3. Входной НДС. НДС, указанный продавцом, также оплачивается отдельно от первоначальной стоимости. Ее законно учесть как расход на общих условиях.
4. Процент по кредиту. В случаях, когда машина куплена на заемные деньги, переплата по займу не включается в первоначальную стоимость. Ее заносят в списки расходов как % по любым прочим долгам, притом проценты обязательно нормируются (списание происходит в границах ставки рефинансирования, помноженной на коэффициент 1,8).

Добровольное страхование

Многие организации, имеющие в собственности автомобиль, не считают условия ОСАГО удовлетворительными и оформляют добровольную страховку по различным рискам (угону, ущербу), а также дополнительную гражданскую ответственность. Как правило, такие договоры представляют собой смешанные договоры страхования и предусматривают страхование не только ответственности, но и самого имущества.Бухгалтерский учет расходов по добровольному страхованию ведется в том же порядке, что и при покупке полиса ОСАГО транспортных средств. Данные расходы отражаются на счете 97 и списываются на расходы в порядке, предусмотренном учетной политикой.
В налоговом учете в расходы по налогу на прибыль по добровольному страхованию можно включить:

1. «добровольное страхование средств транспорта (водного, воздушного, наземного, трубопроводного), в том числе арендованного, расходы на содержание которого включаются в расходы, связанные с производством и реализацией»;
2. «добровольное страхование ответственности за причинение вреда, если такое страхование является условием осуществления налогоплательщиком деятельности в соответствии с международными обязательствами РФ или общепринятыми международными требованиями».

Минфин РФ и налоговые органы придерживаются той точки зрения, что страховые взносы, уплаченные по договорам страхования ответственности (кроме страхования, являющегося условием осуществления налогоплательщиком деятельности в соответствии с международными обязательствами РФ или общепринятыми международными требованиями), не признаются расходами для целей налогообложения прибыли.
Таким образом, во избежание спора с налоговыми органами добровольное страхование гражданской ответственности в расходы по налогу на прибыль относить нецелесообразно.

Что касается расходов на КАСКО, связанных со страхованием имущества от угона, чрезвычайного происшествия, а также по иным имущественным рискам, то для отнесения подобных затрат на расходы по налогу на прибыль необходимо, чтобы суммы страховых взносов в документах были выделены отдельной строкой. Если же сумма страхового взноса по договору и в страховом полисе КАСКО будет единой (без выделения страхования ответственности и имущественного страхования), то существует риск того, что налоговые органы при исчислении налогооблагаемой базы не примут в расходы всю сумму по добровольному страхованию. Поэтому, по мнению автора, лучше получить от страховщика справку или иной документ, подтверждающий размер произведенных расходов по каждому виду страхования.

Срок полезного использования автомобиля

В течение СПИ законно производить списание первоначальной стоимости машины. Для новых автомобилей нормированы сроки по установленной Классификации Основных Средств:

Важно! Старайтесь выбирать минимальные указанные СПИ, это поможет в кратчайшие сроки списать расходы на покупку автомобиля.

Трудности появляются со СПИ автомобилей б/у, он вычисляется по формуле:

• СПИ б/у = СПИ аналогичного нового авто – срок эксплуатации прежним владельцем.

СПИ б/у вносится в ту же амортизационную группу, в какой он был у прежнего владельца. Лучше начислять амортизацию, даже если пользоваться автомобилем осталось меньше года. Когда машина приобреталась у физического лица, не занимающегося предпринимательством, СПИ определяется как по новым появившимся основным средствам.

Выбытие основных средств

Пример 1. Продажа основных средств.
Организация продает автомобиль. Согласно данным бухгалтерского учета стоимость автомобиля составляет 34000руб., сумма амортизации – 10000руб. Автомобиль ранее дооценивался. Сумма дооценки, учтенная в составе добавочного капитала организации, — 14000руб. Согласно договору с покупателем цена реализации автомобиля составляет 30000руб.

Решение:

Дт 62 Кт 911 – 30000руб. – продажная цена автомобиля;

Дт 912 Кт 68 – 4576руб – НДС;

Дт 01выб. Кт 01 – 34000руб. – восстановительная стоимость автомобиля;

Дт 02 Кт 01выб. – 10000руб. на сумму начисленной амортизации;

Дт 912 Кт 01выб.- 24000руб. (34000-10000) – остаточная сумма стоимости автомобиля;

Дт 919 Кт 99 – 1424руб. (30000-4576-24000) – прибыль от реализации автомобиля;

Дт 83 Кт 84 -14000руб. – сумма дооценки автомобиля.

Пример 2. Списание основных средств.

Отразить на счетах бухгалтерского учета факт ликвидации объекта основных средств в следствии физического износа.

Первоначальная стоимость объекта основных средств 100000руб., амортизация – 80000руб. Стоимость оприходованных материалов от разборки объекта составила 10000руб.

Решение:

Дт 01выб Кт 01 – 100000руб. – выбытие по первоначальной стоимости;

Дт 02 Кт 01выб – 80000руб. – списана накопленная амортизация;

Дт 912 Кт 01 – 20000руб. – остаточная стоимость объекта;

Дт 10 Кт 911 – 10000руб. оприходованы материалы;

Дт 99 Кт 919 – 10000руб. – убыток от ликвидации объекта.

Пример 3. Выбытие основных средств в виде вклада в уставный (складочный) капитал других организаций.

Организация ОАО «Заря» участвует в создании организации ООО «День». В счет вклада в уставный капитал организации вносится объект основных средств, первоначальная стоимость которого – 230000руб., сумма начисленной амортизации – 15000руб. По согласованию с учредителями стоимость передаваемого объекта основных средств определена в размере 220000руб. Составить бухгалтерские проводки по выбытию основного средства в ОАО «Заря».

Решение:

Дт 01выб Кт 01 – 230000руб. – выбытие по первоначальной стоимости;

Дт 02 Кт 01выб –15000руб. – списана накопленная амортизация;

Дт 581 Кт 01выб – 215000руб. – остаточная стоимость передаваемого объекта;

Дт 581 Кт 911 – 5000руб. – разница между остаточной и согласованной стоимостью передачи объекта (220000-215000);

Дт 919 Кт 99 – 5000руб. – прибыль от передачи объекта.

Начисление амортизации на купленный автомобиль

Для грамотного расчета амортизации, нужно обладать знаниями о двух показателях:

• дате начала амортизации;
• СПИ, в течение которого и списывается первоначальная стоимость.

«Начинка» для автомобиля

Представим себе ситуацию: организация покупает машину, а спустя какое-то время начинает оснащать ее различными гаджетами (приобретает навигатор, видеорегистратор, трекер, автомобильную зарядку, держатель для телефона). Рассмотрим, как в бухгалтерском и налоговом учете отражать подобного рода автомобильную «начинку», если она будет установлена в транспортном средстве, используемом в предпринимательской деятельности.

Чем сегодня можно «начинить» автомобиль

В наше время обыкновенные бумажные карты отошли на второй план, уступив свое место GPS-навигаторам – техническим устройствам, дающим графическую и звуковую информацию водителю автомобиля о маршруте следования.

Не менее популярным устройством является автомобильный GPS-трекер. Данное устройство позволяет определять местоположение автомобиля в режиме реального времени, место и время остановок. Также GPS-трекер может дистанционно считывать параметры любых автомобильных систем, показания датчиков (к примеру, уровень топлива) и т.д.

Широко применяется и видеорегистратор. Это своего рода «дорожный свидетель». Такое устройство регистрирует изображение дороги, звук, дату и время, а иногда координаты и скорость. В случае ДТП данные с видеорегистратора могут помочь доказать невиновность водителя организации, тем самым – избежать проблем при получении страховки.

Популярность обрели и так называемые скрещенные устройства, т.е. такие, в которых в одном корпусе находится сразу несколько устройств (например, навигатор со встроенным видеорегистратором).

Перечисленные автомобильные устройства можно условно разделить на два подвида: съемные и встраиваемые. Съемные легко крепятся в автомобиль и так же легко снимаются. Встраиваемые – монтируются в панель приборов автомобиля, т.е. требуют монтажа.

Если устройство съемное…

В таком случае навигатор, трекер или видеорегистратор можно принять к учету как основное средство (ОС), ведь все необходимые для этого условия выполняются <1>.

Во-первых, данное имущество предназначено для использования в деятельности организации более года.

Во-вторых, в результате их применения процесс использования автотранспорта становится более эффективным. Например, навигатор позволяет проложить наиболее короткий маршрут до точки назначения, может выбирать пути объезда пробок, что позволяет эффективно использовать рабочее время и экономить топливо.

В-третьих, стоимость таких устройств может быть достоверно определена.

В-четвертых, организация не предполагает отчуждения автомобильных устройств в течение 12 месяцев с даты их приобретения.

В-пятых, данные устройства могут самостоятельно выполнять определенную работу (поиск маршрута, видео- и аудиофиксация обстановки).

Однако полагаем, что рассматриваемые устройства могут быть отнесены и в состав запасов, если это вытекает из учетной политики организации <2>. Остановимся на этом подробнее.

Итак, имущество, относящееся к инвентарю, хозяйственным принадлежностям, инструментам, оснастке и приспособлениям (далее – инвентарь), может учитываться в составе ОС или запасов <3>. На сегодняшний день законодательно перечень имущества, относящегося к инвентарю, в целях его разграничения между ОС и запасами не определен. Следовательно, организация вправе самостоятельно его разработать, исходя из специфики своей деятельности, и закрепить в учетной политике.

При этом следует отметить, что составление указанного перечня инвентаря, позволяющего облегчить его классификацию, является правом организации, а не обязанностью. Вместо такого перечня организация может закрепить в учетной политике какой-либо дополнительный критерий включения инвентаря в состав запасов (например, стоимостной) <4>.

Если исходя из учетной политики организации навигатор, трекер или видеорегистратор относятся к запасам, их принимают к бухучету по фактической себестоимости. Она определяется в сумме фактических затрат организации на приобретение данных устройств <5>.

Порядок списания стоимости рассматриваемой автомобильной «начинки» устанавливается в учетной политике <6>. Например, 50% стоимости списывается при передаче в эксплуатацию и 50% – при выбытии в связи с непригодностью. Стоимость такого оборудования списывается на затратные счета и учитывается при налогообложении прибыли <7>.

Навигатор или трекер, отнесенный к ОС, имеет шифр 45632 и нормативный срок службы (НСС), равный шести годам <8>. Диапазон сроков полезного использования (СПИ) для данного оборудования – от 0,5 до 1,5 НСС <9>. Это значит, что СПИ указанных устройств комиссия по проведению амортизационной политики (далее – комиссия по амортизации) может установить в диапазоне от трех (6 лет × 0,5) до девяти лет (6 лет × 1,5) <10>.

Видеорегистратор, отнесенный к ОС, имеет шифр 70105 и НСС 5 лет. Диапазон СПИ – также от 0,5 до 1,5 НСС. Это значит, что СПИ может быть от 2,5 года (5 лет × 0,5) до 7,5 года (5 лет × 1,5).

Указанные автомобильные устройства принимаются к бухучету по первоначальной стоимости. Она формируется из фактических затрат на приобретение таких ОС. Как правило, первоначальная стоимость навигатора (трекера, видеорегистратора) равняется покупной стоимости этих устройств <11>.

Изначально все затраты на приобретение ОС собираются на счете 08 «Вложения в долгосрочные активы». Затем при введении устройств в эксплуатацию их первоначальная стоимость отражается на счете 01 «Основные средства» <12>.

Амортизация начисляется с 1-го числа месяца, следующего за месяцем ввода устройств в эксплуатацию <13>. Если навигатор, трекер или видеорегистратор установлены в автомобиле, который используется в предпринимательской деятельности, амортизационные отчисления по таким устройствам включаются в затраты на производство или расходы на реализацию (счета 25, 26, 44 и т.д.) и учитываются при налогообложении <14>.

Следует отметить, что навигаторы и трекеры относятся к оборудованию (шифр 4). Поэтому по ним можно применить инвестиционный вычет (ИВ). Это можно сделать при условии, что данные устройства будут использоваться в предпринимательской деятельности. Предельный размер ИВ – 20% от первоначальной стоимости устройств. Сумма ИВ включается в затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, в том месяце, с которого начато начисление амортизации по данному объекту <15>. А вот по видеорегистратору применить ИВ организация не сможет, так как указанное устройство имеет шифр 7 «Инвентарь и принадлежности» <16>.

Учет навигатора в составе ОС

/Условие/ Производственная организация в мае 2017 года приобрела съемный навигатор для служебного автомобиля директора. Стоимость навигатора – 140 руб. (в том числе НДС 23,33 руб.). В этом же месяце навигатор введен в эксплуатацию. В установленные сроки ЭСЧФ получен от поставщика и подписан ЭЦП организации-покупателя. Амортизация начисляется линейным способом исходя из месячной суммы <17>. СПИ – 6 лет.

/Решение/ В бухучете производятся следующие записи:

Если устройство встраиваемое…

Указанные устройства монтируются в панель приборов автомобиля. Возникает вопрос: является ли подключение данного оборудования дооборудованием?

Для начала определим, что такое дооборудование. Это совокупность работ по дополнению технологической схемы объекта конструктивными элементами и системами с получением новых дополнительных возможностей объекта или улучшением качественных и (или) количественных технико-экономических показателей. В результате дооборудования изменяются конструкция и комплектация объекта ОС, его стоимость, может пересматриваться срок службы и увеличиваться его ресурс <18>.

Встраиваемое оборудование подключается к частям автомобиля, системе электропитания. Это позволяет говорить о том, что данную установку можно отнести к дооборудованию автомобиля. Ведь в результате такого подключения меняются комплектация транспортного средства и его стоимость. У автомобиля появляются новые дополнительные возможности.

Однако, исходя из того что в определении понятия «дооборудование» затрагиваются главным образом технические аспекты, целесообразно учитывать, прежде всего, мнение членов комиссии по амортизации. Ведь в состав такой комиссии входят специалисты технического профиля, которые могут правильно квалифицировать работу по установке автомобильных устройств <19>.

Если комиссия определяет, что установка навигатора, трекера или видеорегистратора – это дооборудование ОС, то все затраты (включая стоимость приобретения оборудования) собираются на счете 08. После окончания работ по дооборудованию данные суммы списываются на увеличение первоначальной (переоцененной) стоимости автомобиля. В результате увеличивается и его амортизируемая стоимость <20>.

В бухгалтерском учете сумма расходов на дооборудование автомобиля списывается на затраты в составе общих амортизационных отчислений <21>.

Осталось разобраться, с какого месяца амортизация будет начисляться уже исходя из «обновленной» стоимости. Полагаем, что в месяце проведения работ по дооборудованию амортизация начисляется еще по-старому. А вот со следующего месяца (т.е. с месяца, следующего за месяцем завершения работ по дооборудованию) – исходя из новой амортизируемой стоимости <22>, которая рассчитывается так:

Амортизационные отчисления по ОС, используемым в предпринимательской деятельности и находящимся в эксплуатации, учитываются при расчете налога на прибыль <23>.

Отметим, если комиссия определит, что установка встроенных автомобильных устройств не отвечает условиям дооборудования, такие устройства учитывают как отдельные объекты (ОС или запасы) <24>.

Учет дооборудования автомобиля навигатором

/Условие/ В мае 2022 года торговая организация установила на грузовую машину, которая используется для доставки товаров, встроенный навигатор. Его стоимость (с учетом работ по установке) составила 320 руб. (в том числе НДС 53,33 руб.). В установленные сроки организация получила ЭСЧФ и подписала его своей ЭЦП.

Комиссией по амортизации определено, что установка встроенного навигатора является дооборудованием автомобиля.

Амортизация по данному ОС начисляется линейным способом. Сумма ежемесячных амортизационных отчислений до мая 2022 года включительно составляла 59,03 руб. Остаточная стоимость автомобиля на 1 июня 2022 года – 7791,64 руб. Остаточный СПИ – 132 мес.

/Решение/ В бухучете производятся следующие записи:

Автомобильная зарядка и держатель для телефона: как учесть

Сегодняшнюю жизнь сложно представить без автомобильной зарядки для телефона. Не имея такого «аксессуара», можно остаться без связи в самый неподходящий момент. В первую очередь это касается командированных работников или тех, чья работа в основном протекает в дороге.

Держатель для телефона также значительно облегчает жизнь работнику, находящемуся в пути. Особенно если мобильный телефон используется в качестве навигатора. Без подобного держателя просто не обойтись.

Перечисленная «мелочевка», как правило, предназначена для довольно длительного использования (от полугода до нескольких лет). Поэтому ее целесообразно относить к отдельным предметам в составе средств в обороте и учитывать на субсчете 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности, инструменты». Принимаются к учету такие материалы по фактической себестоимости, которая складывается из фактических затрат на их приобретение <25>.

Порядок списания перечисленных автомобильных «аксессуаров» устанавливается учетной политикой <26>. Например, 100% их стоимости можно списывать при передаче в эксплуатацию. Стоимость данных материалов переносится на затратные счета при условии, что эти запасы используются в предпринимательской деятельности (например, применяются в автомобиле, на котором осуществляется доставка товара). Полагаем, стоимость таких «аксессуаров» может быть учтена при налогообложении прибыли в составе затрат <27>.

Учет держателя для телефона

/Условие/ Организация для служебного автомобиля приобрела держатель для телефона стоимостью 20 руб. (в том числе НДС 3,33 руб.). ЭСЧФ получен от поставщика в установленный срок и подписан ЭЦП.

Держатель был передан водителю автомобиля для дальнейшего использования.

Учетной политикой организации предусмотрено, что средства в обороте списываются в размере 100% стоимости при передаче их в эксплуатацию.

/Решение/ В бухучете производятся следующие записи:

Нормирование горюче-смазочных материалов

Ранее Минфин предполагал нормирование ГСМ для правильного налогового учета, но на данный момент финансовое ведомство признало это правом организаций, не обязанностью, по причине отсутствия в налоговом кодексе подобных требований. Исходя из вышесказанного, предприятие, стоящее на налоговом учете при упрощенной форме налогообложения, суммы, затраченные на ГСМ, может учесть в полной мере или в границах норм.

Если было решено пользоваться нормами, то нужно знать, что они могут и не совпадать с нормами Минтранса. Подойдут данные, отраженные в технической документации завода-изготовителя машины. Или есть возможность выявить собственные показатели, исходя из замеров и расчетов, проведенных на предприятии. Налоговые служба на местах могут все же требовать соблюдения нормативов, так что нужно будет уметь отстоять свою позицию.

Приходуется купленное топливо на счет 10 “Материалы” субсчет “Топливо”. Списание проводится на основании данных путевых листов и чеков на закупку ГСМ в полной мере по факту. Счета затрат: 20, 26, 44, 91… Рекомендуется также иметь отдельный субсчет на закупку ГСМ сверх нормативов.

Типичные ошибки учета купленного автомобиля

Ошибка №1. Отказ от начисления амортизации в случаях, когда СПИ подержанного автомобиля выходит менее одного года.

Подобные действия могут вызвать споры с налоговой инспекцией. Даже если автомобиль был в пользовании прошлого владельца достаточно долго, и новому хозяину пользоваться машиной придется в течение короткого промежутка времени, следует все же начислять амортизацию. Проверяющие обнаружат несовпадения в случае, когда машиной пользовались дольше, чем предполагалось.

Ошибка №2. В случае, когда покупаемый подержанный автомобиль полностью амортизирован, компания самостоятельно начисляет срок полезного использования и осознанно занижает его с целью скорейшего списания стоимости машины.

Этого делать нельзя, так как в будущем налоговый инспектор заметит, что автомобиль эксплуатировался на протяжении большего срока, а значит амортизация была вычислена неправильно. Это будет означать, что налоги были занижены неправомерно.

Ошибка №3. Уплата предприятием транспортного налога на арендованный автомобиль.

ТН должен выплачиваться собственником машины (абз. 1 ст. 357 НК РФ), не арендателем, если только авто не зарегистрировано на фирму в лизинг. Но при этом даже на арендованную машину должен быть учтен экологический сбор, так как его выплачивает пользователь транспортного средства.