Чтобы покупатель смог оплатить товар или услугу, ему выставляют бланк счета на оплату. Бесплатно скачать его в word или в excel можно на этой странице. Документ оформляют в двух экземплярах: один передают покупателю, второй остается у компании.
Получите бланк бесплатно!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
- Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
- Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
По закону, использовать счет на оплату часто не обязательно. Он не относится к бухгалтерской отчетности и применяется только для внутреннего документооборота. Это значит, что форма счета на оплату может быть любой, а вы можете выбрать удобный формат: word или excel.
В законе указаны случаи, когда счет выставлять обязательно:
- если в договоре не установили сумму к оплате,
- по операциям, по которым есть уплата НДС,
- если продавец освобожден от НДС,
- если компания на ОСНО от своего имени продает товары или предоставляет услуги по агентскому договору,
- если заказчик внес продавцу аванс или перечислил предварительный платеж.
Для чего нужен счет
Счет — это платежный документ, который формируется продавцом и направляется покупателю с целью произвести взаиморасчеты по приобретенным товарам и оказанным услугам. В нем указываются условия сделки, определяя конкретные товары и услуги, а также порядок их приобретения. Счет можно выставлять как на основании заключенного договора, так и без его оформления.
Выставление счета на оплату и подписание его плательщиком, как правило, означает подтвержденное согласие последнего заплатить за приобретенные товары, услуги. Если приложить к расчету кассовый (товарный) чек, сделка будет иметь ту же юридическую силу, что и заключенный контракт.
Поставщик может оформить бумажный расчет либо сделать счет онлайн. По условиям договора или устной договоренности расчетная документация выставляется либо до момента получения покупателем товаров, услуг, либо по факту поставки.
В соответствии с действующим законодательством, продавец имеет право не выставлять счет на бумаге или онлайн. При взаиморасчетах достаточно будет указывать счет-фактуру, который сопровождает все операции, облагаемые НДС. Однако есть список ситуаций, при которых выставление счета на оплату (на бумаге или онлайн) является обязательным:
- В случае если заказчик рассчитывается с поставщиком на сумму, которая заранее неизвестна и в договоре не зафиксирована (например, услуги связи, коммунальные услуги, сервисное обслуживание).
- В случае предоплаты за товары и услуги.
На практике также нередки случаи, при которых компании приходится перевыставить счет. Это представляется возможным, когда товары или услуги получает одно учреждение, а оплату осуществляет другое (договор аренды, в рамках соглашения о комиссии или по поручению).
Для того чтобы перевыставить платежный регистр онлайн, в условиях договора надлежит прописать обязанность оплаты одного участника сделки по обязательствам другого.
Шапка документа
Рассмотрим порядок заполнения шапки документа Счет покупателю.
Номер
В поле Номер выводится порядковый номер документа, который присваивается автоматически программой.
От
В поле От вводится дата формирования счета на оплату. Автоматически подставляется текущая дата, но ее можно изменить вручную.
Ссылка Повторять
Если договор заключен не на один период и требуется периодическое выставление счетов, то автоматическое напоминание о необходимости их создания можно задать по ссылке Повторять?.
В новой форме для периодических платежей необходимо:
- установить флажок Следующий и указать дату формирования следующего счета;
- в поле и далее указать периодичность напоминаний о выставлении счета. Можно указать: каждый месяц;
- каждый квартал;
- каждый год.
Необходимость выставления счета покупателю будет отображаться не в задачах бухгалтера в разделе Главное, а в журнале документов Счета покупателям в разделе Продажи – Продажи – Счета покупателям.
Подробнее о выставлении периодических счетов
Контрагент
В поле Контрагент указывается наименование покупателя, которому выставляется счет. Наименование покупателя выбирается из справочника Контрагенты.
Договор
В поле Договор указывается основание для расчетов с покупателем, которым может быть договор, счет либо иной документ. Основание выбирается из справочника Договоры.
В форме выбора договора отображаются только те договоры, которые имеют вид договора:
- С покупателем.
Кнопка Новый
Если с покупателем не заключается договор, а основанием для оплаты будет выписанный счет, то быстро создать Договор для ведения взаиморасчетов в 1С можно по кнопке Новый. В этом случае автоматически будет создан Договор с наименованием «Счет + Номер + от + от», например, Счет 5 от 02.07.2018. PDF
См. также Заполнение и печать договора из документа Счет покупателю
Скидка
В поле Скидка указывается предоставляется ли скидка покупателю.
Возможны следующие варианты:
- не предоставлена — указана полная стоимость в счете;
- на отдельные позиции — скидка учитывается только по отдельным позициям счета;
- по документу в целом — по всем позициям счета учтена скидка.
Если установлено значение на отдельные позиции, то в табличной части отражаются следующие поля:
- % скидки;
- Скидка.
Скидка устанавливается непосредственно в табличной части по каждой позиции в процентном (% скидки) или фиксированном (Скидка) размере, в графе Всего уже отражается сумма со скидкой.
Если установлено значение по документу в целом PDF, то в поле на сумму указывается общая сумма скидки. При этом в табличной части Товары и услуги в графе Всего сумма отражается без учета скидки. Общая сумма с учетом скидки отражается в Строке итогов.
на сумму
В поле на сумму PDF указывается общая сумма скидки по документу.
Отражается на форме только, если в поле Скидка установлено По документу в целом.
При создании отгрузочных документов сумма скидки по позициям рассчитывается автоматически пропорционально общей сумме по документу.
Оплата до
В поле Оплата до указывается срок оплаты счета. По умолчанию автоматически устанавливается срок, указанный в Срок оплаты выставленных счетов в Настройках параметров учета в разделе Администрирование – Настройки программы – Параметры учета – ссылка Сроки оплаты покупателями PDF. При необходимости срок оплаты можно изменить вручную.
Срок оплаты, указанный в договоре PDF теперь влияет на определение срока оплаты счета. И имеет приоритет перед сроком, указанным в настройках Параметров учета.
Нажав на вопрос, можно узнать актуальный срок оплаты или изменить его, перейдя по ссылке Сроки оплаты покупателями.
Срок оплаты отображается в печатной форме, только если он установлен в документе.
См. также отображение в печатной форме условий об оплате
Статус оплаты
В поле Статус оплаты отображается текущее состояние оплаты счета. Заполнение данного поля помогает контролировать оплату по счету.
Имеет следующие значения:
- Не оплачен — устанавливается автоматически, при создании документа;
- Оплачен частично;
- Оплачен;
- Отменен.
Статус оплаты изменяется как вручную пользователем, так и автоматически.
Если при проведении документа поступления оплаты от покупателя будет заполнен Счет на оплату, то Статус оплаты в документе Счет покупателю изменится автоматически на Оплачен или Оплачен частично.
Если Счет на оплату не заполнен, то Статус оплаты необходимо поменять вручную.
Неоплаченные счета можно контролировать в разделе Руководителю – Расчеты с покупателями – Счета, не оплаченные покупателями.
Организация
В этом поле указывается наименование нашей Организации. Поле отображается, если в справочнике Организации зарегистрировано несколько организаций. Автоматически в документ подставляется название той из них, которой в справочнике Организации присвоен признак Использовать как основную. PDF
Банковский счет
В поле Банковский счет указывается банковские реквизиты нашей организации, на которые необходимо перечислить оплату, выбирается из справочника Банковские счета.
По умолчанию указывается Банковский счет организации, которому присвоен признак Использовать как основной. PDF
Заполнение Банковского счета в документе обязательно, даже если оплата планируется наличным способом, иначе документ нельзя будет сохранить.
Ссылка НДС
Рассмотрим особенности заполнения ссылки НДС.
При нажатии на ссылку НДС открывается форма Цены в документе. Порядок ее заполнения следующий:
- Тип цен — наименование цены, выбираемое из справочника Типы цен номенклатуры.
Если Тип цен выбран, то графа Цена будет заполняться автоматически в соответствии с ценой, установленной с помощью документа Установка цен номенклатуры.
Если Тип цен не выбран, то графа Цена будет проставляться согласно настройке Заполнения цен продажи PDF, установленной в Параметрах учета:
- из предыдущего документа реализации или счета. Для ТМЦ и услуг, реализуемых впервые, цена реализации не заполнится. Ее нужно установить вручную;
- из установленной Цена продажи в справочнике Номенклатура. PDF
Поле Тип цен будет заполняться автоматически, если в разделе Расчеты договора с контрагентом заполнен Тип цен, используемый при расчетах по данному договору. PDF
- НДС — выбирается один из вариантов либо НДС в сумме, либо НДС сверху, либо Документ без НДС (для УСН). Выбранный вариант используется для удобства указания НДС в табличной части.
Поле Валюта становится видимым, если расчеты по договору производятся:
- в валюте; PDF
- в у.е. PDF
В поле Валюта указывается валюта, в которой заключен договор. В поле Реализовать по курсу по умолчанию подставляется курс для выбранной валюты, соответствующий дате документа из регистра сведений Курсы валют.
Формат счета
Действующее законодательство не регламентирует формальный вид счета, то есть унифицированной формы для бумажной или онлайн-формы не предусмотрено. Бланк счета может быть разработан организацией самостоятельно. Учреждение также вправе выставить счет, используя многочисленные шаблоны. Главное, что должен знать бухгалтер в данном случае, — это какие реквизиты нужны для выставления счета онлайн.
Для того чтобы выставить бумажный либо онлайн-вариант счета, необходимо заполнить следующие данные:
- номер по порядку и дату формирования счета;
- наименование продавца и покупателя, их юридические и фактические адреса;
- организационные (ИНН, КПП, ОГРН) и реквизиты банка от обеих сторон;
- сведения о приобретаемых товарах, работах или услугах — их название, количественные, качественные (единица измерения) и стоимостные характеристики;
- наличие (отсутствие) НДС;
- при необходимости — последний срок оплаты;
- ответственные лица сторон, их инициалы и подписи: для ИП — одна подпись, для коммерческих и некоммерческих организаций — две подписи (руководитель и главный бухгалтер);
- для бумажного документа (при наличии) — печать.
Табличная часть документа
Табличная часть документа состоит из нескольких вкладок:
- Товары и услуги;
- Возвратная тара.
На вкладке Товары и услуги отражается перечень товаров, работ (услуг), на оплату которых выставляется счет.
Вкладка Возвратная тара заполняется, если ТМЦ будут отгружаться в возвратной таре. Тара, которая не возвращается, учитывается как ТМЦ и указывается на вкладке Товары и услуги.
Ввод позиций в табличную часть можно осуществить с помощью кнопки Добавить или кнопки Подбор.
Добавить в табличную часть строку с полностью заполненными данными можно и с помощью копирования строки в другой табличной части с таким же функционалом.
Узнать более подробно о Заполнении документа с помощью копирования строк
По кнопке Изменить можно поменять цену в документе.
Узнать подробнее об изменении цены в документе
Может ли физическое лицо выставить счет
Выставить как электронный, так и бумажный счет могут разного рода компании (ООО, ПАО, НКО и проч.), бюджетные учреждения, индивидуальные предприниматели.
Разберемся, могут ли физические лица формировать счета. Если физическое лицо зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, то проблем с выставлением счетов как на бумаге, так и в электронном виде возникнуть не должно. Если же гражданин, который не зарегистрирован как индивидуальный предприниматель, захочет выставить счет от своего имени, у него это вряд ли получится.
Такие физические лица не платят НДС, а счета могут формировать только те компании или ИП, которые являются плательщиками налога на добавленную стоимость. Если организация получит счет, который подготовил гражданин, не являющийся ИП и не уплачивающий налоги, вероятнее всего, она не будет производить по нему оплату. Следовательно, если физическому лицу нужно отправить счет, то сделать это можно только после открытия ИП или компании с иной организационно-правовой формой.
Если же организация продает товары, работы или услуги физическому лицу, то никакой проблемы в оформлении счета также не будет. Законодательно не запрещено оформлять расчетные документы на физическое лицо, выступающее в роли покупателя. В расчете в качестве реквизитов покупателя указывают его фамилию, имя, отчество и адрес.
Итоги
Для разных видов ДЗ планом счетов предусмотрены специальные счета. Одним из них является счет 62, который может быть как активным, так и пассивным, поскольку он используется для учета как ДЗ от покупателей и заказчиков, так и кредиторки в виде полученных авансов и предоплат.
Об учете дебиторской задолженности читайте в статье «Ведение учета дебиторской и кредиторской задолженности».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Счет на оплату онлайн
В настоящее время находить способ, как выставить счет на оплату в электронной форме, совсем несложно. Многие сервисы в сети Интернет предлагают возможность выставить онлайн-счета абсолютно бесплатно. Это существенно облегчает работу специалистам и упрощает процедуру выставления платежных документов. Счета, сформированные таким образом, направляются заказчику по электронной почте, после чего покупатель их распечатывает и оперативно оплачивает.
Для того чтобы выставить и направить счет онлайн, заполнение реквизитов и содержательной части должно быть произведено корректно.
Рассмотрим процедуру заполнения онлайн-счета на примере одного из таких сервисов.
В первую очередь вводится номер счета по порядку. Порядковый номер может содержать буквы и числа, порядок нумерации утверждается в учетной политике организации. Далее проставляется дата.
Затем заполняются реквизиты продавца и покупателя. Данные можно ввести как по ИНН (заполнятся автоматически на основании идентификационного номера), так и вручную.
ВАЖНО!
Обращаем внимание, что реквизиты продавца необходимо заполнять подробно, так как по ним заказчик будет производить оплату.
Далее вводится информация о товаре или услуге, их количестве, цене, единице измерения и налоге на добавленную стоимость.
В конце счета определяются условия оплаты.
Готовый и проверенный счет сохраняется, распечатывается или направляется покупателю по электронной почте для последующей оплаты.
Счёт-фактура
Счет-фактура — это бухгалтерский документ, удостоверяющий факт отгрузки товаров или оказание услуг и их стоимость. Она необходима для подтверждения суммы НДС как по реализации продукции (услуг), так и для подтверждения факта покупки и входящего НДС. На данных счета-фактуры формируются Книги покупок и продаж для учета НДС в налоговом органе.
Счет-фактура выставляется (направляется вместе с товаром или по почте) продавцом покупателю (заказчику) после приема товара или услуги. Счет-фактура имеет строго определенный формат, утверждённый постановлением Правительства РФ от 26.12.2011№ 1137.
Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.
Вкладка Товары и услуги
Рассмотрим заполнение вкладки Товары и услуги табличной части документа Счет покупателю.
Табличная часть вкладки Товары и услуги содержит следующие графы.
Номенклатура
В графе Номенклатура выбирается наименование товарно-материальных ценностей (ТМЦ) или работ (услуг) из справочника Номенклатура. Если выбрана номенклатура с Видом номенклатуры Услуга PDF, то в графе Номенклатура появляется дополнительная графа Содержание.
В графе Содержание указывается наименование оказываемой услуги. Если значение заполнено, то именно оно будет отражаться в печатных формах.
По умолчанию в графе Содержание автоматически отражается полное наименование услуги, указанное в справочнике Номенклатура. PDF
Если для услуги в справочнике Номенклатура задана Периодичность услуги PDF, то в графе Содержание автоматически будет добавляться период оказания услуг в зависимости от даты документа. PDF
Количество
В графу Количество вводится количество ТМЦ к оплате.
Если выбрана номенклатура с Видом номенклатуры Услуга, то графу Количество можно не заполнять.
Цена
В графе Цена вводится цена за ТМЦ, работы (услуги). Графа может заполняться:
- автоматически по цене, соответствующей Типу цен по ссылке НДС; PDF
- автоматически согласно настройке Заполнения цен продажи; PDF
- вручную.
Сумма
Графа Сумма рассчитывается как произведение граф Количество и Цена.
% скидки
В графе % скидки указывается процент скидки по выбранной позиции Номенклатуры.
Графа % скидки отображается, если в поле Скидка шапки документа указано на отдельные позиции.
Скидка
В графе Скидка автоматически выводится сумма скидки, рассчитанная в процентном исчислении от стоимости ТМЦ (работ, услуг). Данную сумму скидки можно так же установить вручную.
%НДС
В графе %НДС выводится Ставка НДС из карточки номенклатуры. Эту графу можно изменить вручную, тогда ТМЦ будут предоставлены к оплате по указанной ставке НДС.
Данная графа не отображается, если по ссылке НДС — поле НДС выбрано Документ без НДС.
НДС
В графе НДС выводится сумма НДС, которая рассчитывается по правилам, определенным по ссылке НДС — поле НДС:
- НДС в сумме;
- НДС сверху.
Данная графа не отображается, если по ссылке НДС — поле НДС выбрано Документ без НДС.
Всего
В графе Всего выводится общая стоимость ТМЦ, услуг, работ с учетом НДС.
Если Скидка предоставляется на отдельные позиции, то сумма в графе Всего указывается с учетом общей суммы скидки.
Дополнительные графы табличной части
В табличную часть документа могут быть добавлены дополнительные графы по кнопке Еще – Изменить форму:
- Код;
- Артикул.
Код
Графу Код удобно использовать в том случае, когда в справочнике Номенклатура содержится большое число похожих наименований. В эту графу выводится значение поля Код элемента справочника Номенклатура.
Графа Код может быть выведена в печатные формы документов рядом с графой Наименование.
Для этого необходимо установить переключатель колонка Код в разделе Администрирование – Настройки программы – Параметры учета – Печать артикулов. PDF
Узнать подробнее Печать артикулов
При выполненных настройках графа Код будет выведена в печатные формы:
- Счет на оплату;
- Приложение к договору.
Артикул
Графу Артикул удобно использовать, когда в справочнике Номенклатура содержится большое число похожих наименований. В эту графу выводится значение поля Артикул элемента справочника Номенклатура.
Графа Артикул может быть выведена в печатные формы документов рядом с графой Наименование.
Для этого необходимо установить переключатель колонка Артикул в разделе Администрирование – Настройки программы – Параметры учета – Печать артикулов. PDF
При выполненных настройках графа Артикул будет выведена в печатную форму:
- Счет на оплату;
- Приложение к договору.
