Ведомость расхождений по результатам инвентаризации

Что такое инвентаризация

Под этим термином понимается проверка и подсчет основных средств, числящихся на балансе предприятия. В свою очередь, к основным средствам относится все имущество компании, которое используется для осуществления ею своей деятельности. В частности, это: оборудование, техника, приборы, транспорт, здания и сооружения и т.д. Одной из главных особенностей объекта, для его причисления к основным средствам, должен быть период его использования: не менее одного года, а также определенный минимальный порог стоимости (который устанавливается на законодательном уровне и с течением времени меняется).

Поводы для проверочных действий

Причины для инвентаризационных мероприятий могут быть самые различные: надвигающиеся годовые отчеты по бухгалтерии и налогам, смена материально-ответственного сотрудника, кражи, хищения, иные злоупотребления имуществом организации, предстоящая передача объектов основных средств арендатору или новому владельцу.

Кроме того, проверка имущества проводится при реорганизации фирмы и ее готовящейся ликвидации, а также по форс-мажорным обстоятельствам (пожарам, затоплениям, авариям и т.п.). Инвентаризация может проводиться как на добровольной основе, так и принудительно, как разово, так и регулярно, при этом ее длительность может варьироваться от нескольких часов до нескольких дней. На крупных предприятиях инвентаризация проводится отдельно по каждому структурному подразделению.

Какие цели ставятся и какие результаты могут быть

Исходя из вышеизложенного, нетрудно понять основные цели и задачи этого мероприятия.

1. В первую очередь это удостоверение в том, что все основные средства, зачисленные на баланс организации, находятся в целости и сохранности, нет излишков или недостачи, что все фактические данные полностью соответствуют тем, что отражены в документах.
2. Благодаря инвентаризации руководство получает возможность получить реальную картину по имуществу предприятия, а также провести своевременное списание основных средств (поломанных, устаревших или же утраченных).
3. Имеет эта процедура и дисциплинарный характер: зная о ее проведении (особенно если она осуществляется регулярно), материально-ответственные работники выполняют свои должностные обязанности с большей тщательностью и надежностью, не допуская халатности и преднамеренных нарушений.

Как оформить расхождения по итогам инвентаризации?

Наличие имущественных объектов и товарно-материальных ценностей в учреждении во время инвентаризационных мероприятий определяется несколькими способами:

• метод визуального осмотра;
• через взвешивание;
• поштучным пересчетом;
• обмерами;
• сопоставлением данных бухгалтерского учета и полученных при проверке сведений.

Для фиксации обнаруженных излишков или факта недостачи частные организации используют:

• ведомость по форме ИНВ-18 (если проводилась проверка наличия основных средств или нематериальных активов);
• ведомость по форме ИНВ-19 (для учета товарно-материальных ценностей);
• самостоятельно разработанный бланк.

Бюджетные организации для этих целей применяют утвержденную приказом Минфина № 52н от 30.03.2015 форму – ведомость расхождений по результатам инвентаризации ф. 0504092. Бланк предполагает внесение информации о выявленных ошибках и неточностях учета в двух видах измерителей:

• количественном (получаемом при поштучном пересчете в штуках, единицах, пачках и др.);
• стоимостном (отражается путем перевода количественных данных в денежный эквивалент через умножение единицы лишнего или недостающего актива на его цену).

Особенность формы 0504092 в том, что в период актуальности приказа Минфина № 173н от 15.12.2010 (в текущий момент он не действует), ведомость являлась основанием для оформления итогового акта о результатах инвентаризации (по утвержденной форме 0504835). После отмены приказа № 173н и ввода в действие приказа № 52н ведомость должна выполнять роль приложения акта инвентаризации, основанием служат инвентаризационные описи.

Порядок проведения инвентаризации

По структуре инвентаризацию можно поделить на три основных этапа.

Первый этап — это подготовка, в ходе которой разрабатывается план, проверяется наличие документации на основные средства и исследуется ее содержание, от имени директора предприятия издается соответствующий приказ. Посредством вышеозначенного распоряжения назначается инвентаризационная комиссия (она может быть и постоянно действующей), в состав которой должны входить работники из разных отделов, далее материально-ответственный сотрудник пишет расписку, а по учетным данным определяются остатки объектов основных средств.

Второй этап – собственно инвентаризация. Здесь все измеряется и подсчитывается, происходит оформление инвентаризационной описи, в которую вносятся все материальные ценности, фактически имеющиеся на предприятии. На этом же этапе происходит оценка ранее неучтенных объектов, описание степени их износа и состояния.

И, наконец, третий этап: завершающий. В процессе него происходит сравнение полученной информации с учетными сведениями, выявляются отклонения, а также их причины, составляется ведомость расхождений. В конце происходит подготовка к внесению всех обнаруженных несоответствий в бухгалтерский учет.

Печать ИНВ-3 и ИНВ-19 по результатам пересчета в «1С:УТ 8»

При оформлении инвентаризации в программе «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11.3) может возникнуть вопрос: как распечатать инвентаризационную опись ИНВ-3 и сличительную ведомость ИНВ-19?

Для формирования и печати этих форм предназначен отдельный документ – «Инвентаризационная опись». Рассмотрим формирование инвентаризационной описи по результатам пересчета товаров.

Задача:

На складе была проведена инвентаризация товаров, выявлены излишки и недостача. Результаты внесены в документ «Пересчет товаров» в 1С, оформлены складские акты оприходования излишков и списания недостачи. Необходимо вывести на печать инвентаризационную опись и сличительную ведомость.

Отражение в 1С пересчета товаров и актов списания и оприходования подробно описано в наших статьях пересчет товаров при инвентаризации и оформление складских актов по результатам пересчета товаров.

В программе предусмотрено автоматическое формирование документа «Инвентаризационная опись» непосредственно из документа «Пересчет товаров».

Откроем документ пересчета и по кнопке «Печать» выберем «Инвентаризационная опись (ИНВ-3)» или «Сличительную ведомость (ИНВ-19)».

В обоих случаях откроется не печатная форма, а список инвентаризационных описей. Если он пуст, программа предложит сформировать опись.

Нажмем гиперссылку «Сформируйте», в открывшемся окне отметим организацию, по которой должны быть распечатаны документы, и нажмем «Сформировать описи».

После этого в окне формирования описей появится созданный документ «Инвентаризационная опись». Из этого окна по кнопке «Печать» уже доступна распечатка форм ИНВ-3 и ИНВ-16.

Если нажать «Готово», будет выполнен возврат в список описей, откуда тоже можно вывести форму на печать.

Документы «Инвентаризационная опись» сохраняются в журнале складских актов:

Склад и доставка / Излишки, недостачи, порчи / Складские акты

Печать форм ИНВ-3 и ИНВ-16 возможна и непосредственно из документа «Инвентаризационная опись».

При печати из документа «Инвентаризационная опись» доступен выбор цен для печати – по себестоимости или по виду цен. В последнем случае потребуется указать вид цен, при этом данная цена должна быть установлена на товары (иначе в печатных формах стоимость товаров не заполнится).

В инвентаризационной описи ИНВ-3 выводится количество и стоимость всех товаров на складе – по факту и по данным бухгалтерского учета.

В сличительной ведомости ИНВ-19 отражены только товары, по которым при инвентаризации были обнаружены отклонения: излишки или недостачи.

Возможно формирование инвентаризационной описи на основе нескольких документов «Пересчет товаров». Для этого нужно в журнале складских актов создать новый документ «Инвентаризационная опись» и указать параметры: организацию, склад, период формирования, способ печати цен. Программа включит в опись сведения из всех пересчетов за указанный период.

Формат и оформление документа

На сегодняшний день ведомость расхождений можно делать в произвольном виде или по шаблону, который разработан и утвержден внутри фирмы. Однако, многие предприятия по–прежнему предпочитают использовать ранее унифицированную форму, поскольку она удобна и включает в себя все необходимые поля, строки и ячейки. Формат ведомости должен быть закреплен в локально-нормативных актах организации.

Ведомость делается в двух идентичных по содержанию экземплярах, каждый из которых заверяется подписями ответственных работников. Печать на бланке ставить не обязательно.

Ведомость расхождений по результатам инвентаризации. форма no. 0504092

Приложение N 1 к Приказу Министерства финансов Российской Федерации от 23 сентября 2005 г. N 123н

————-¬ Ведомость расхождений по результатам инвентаризации N ____ ¦ КОДЫ ¦ +————+ Форма по ОКУД ¦ 0504092 ¦ +————+ от «__» __________ 200_ г. Дата ¦ ¦ +————+ Наименование учреждения (органа, организующего исполнение ¦ ¦ бюджета; органа, осуществляющего кассовое +————+ обслуживание исполнения бюджета) ________________________________ по ОКПО ¦ ¦ +————+ Структурное подразделение _______________________________________ ¦ ¦ L————- —-T————T——-T————T————T———————————————————————— N ¦Материально¦Номер ¦ Единица ¦Номер счета¦ Результаты инвентаризации п/п¦ответствен-¦объекта¦ измерения ¦ бюджетного+———————————————————T————- ¦ное лицо, ¦учета +——-T—+ учета ¦ недостача ¦ излишки ¦наименова- ¦(инвен-¦наиме- ¦код¦ +———T————-T———T————-T———-+——T—— ¦ние объекта¦тарный ¦нование¦ ¦ ¦балансо- ¦ в пределах ¦рыночная¦ сверх норм ¦разница ¦коли- ¦сумма, ¦учета ¦или ¦ ¦ ¦ ¦вая стои-¦ норм ¦стои- ¦естественной ¦между ры- ¦чество¦ руб. ¦ ¦иной) ¦ ¦ ¦ ¦мость, ¦естественной ¦мость, ¦ убыли ¦ночной и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦руб. ¦ убыли ¦руб. ¦ ¦балансовой¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——T——+ +——T——+стоимостью¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦коли- ¦сумма,¦ ¦коли- ¦сумма,¦(+, -), ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦чество¦ руб. ¦ ¦чество¦ руб. ¦руб. ¦ ¦ —-+————+——-+——-+—+————+———+——+——+———+——+——+———-+——+—— 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦ 15 —-+————+——-+——-+—+————+———+——+——+———+——+——+———-+——+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+————+——-+——-+—+————+———+——+——+———+——+——+———-+——+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+————+——-+——-+—+————+———+——+——+———+——+——+———-+——+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+————+——-+——-+—+————+———+——+——+———+——+——+———-+——+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+————+——-+——-+—+————+———+——+——+———+——+——+———-+——+—— ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+————+——-+——-+—+————+———+——+——+———+——+——+———-+——+—— Главный бухгалтер _________ ____________ Исполнитель ___________ _________ ____________ (подпись) (расшифровка (должность) (подпись) (расшифровка подписи) подписи) «__» ___________________ 200_ г.

Список транспортных средств, на которые разрешена установка специальных сигналов »

Типовые бланки, договоры »

Образец ведомости расхождений по результатам инвентаризации

1. В начале документа заполняются стандартные данные: дата формирования ведомости, наименование организации, название структурного подразделения и сведения о материально-ответственном работнике.

2. Далее идет основная часть, которая оформляется в виде таблицы. В нее вписываются наименование объекта инвентаризации, его инвентарный знак (номер), единица измерения в виде кода и его расшифровки (штуки, литры, метры и т.д.), бухгалтерский номер счета.

3. Затем в таблицу вносятся данные, касаемые собственно результатов мероприятия: сначала о том, что является недостачей. Тут пишется балансовая стоимость объекта, сведения об убытках естественным путем (количество и сумма), цена на момент инвентаризации, убыток свыше установленной нормы естественной убыли, разница между ценой по балансу и рыночной стоимостью (в плюсе или минусе).
4. Потом, если выявлены излишки, вносится информация и о них: их количество и стоимость.
5. В заключение в документе должны расписаться материально-ответственный работник, а также бухгалтер.

Ведомость расхождений по результатам инвентаризации: образец заполнения

Ведомость составляется в двух экземплярах. На каждом из оригиналов ответственные лица проставляют свои подписи. Оттиск печати ставится в добровольном порядке. Документ состоит из трех информационных блоков:

1. Шапка.
2. Основная табличная часть.
3. Оформительский раздел.

В шапку вносятся данные о дате составления ведомости, названии предприятия. Если проверка проводилась в отдельном структурном подразделении, то указывается его наименование. В последней строке блока прописываются материально ответственные лица.

Таблица содержит в себе основную информацию документа. В ней отражаются:

• названия предметов, наличие которых проверялось во время инвентаризации и оказалось отличным от данных учета;
• инвентарные номера активов, по которым были выявлены расхождения;
• кодовые обозначения единиц измерения с расшифровками;
• бухгалтерские счета, на которых учтен конкретный имущественный объект;
• значения балансовой и оценочной стоимостей;
• разница между двумя видами стоимости.

В последних столбцах вписывается информация по излишкам (в количественном и стоимостном измерителях). Оформительский блок предполагает проставление подписей ответственных лиц.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.