Как написать поставщику письмо на возврат денежных средств

При отправке денег на основании поручения могут возникнуть ошибки. Плательщик может ошибиться при указании реквизитов, вследствие чего деньги попадут другому получателю. В этом случае выполняется возврат средств по платежке. Процедура эта должна соответствовать положениям нормативных актов.

Вопрос: Является ли таможенный представитель плательщиком таможенных пошлин налогов в соответствии со статьей 50 ТК ЕАЭС? Может ли таможенный представитель осуществить возврат излишне уплаченных денежных средств на свой счет, если платежи по ДТ уплачивались с платежек таможенного представителя, а декларантом была иная организация? Посмотреть ответ

Как получить деньги назад

Возможны различные причины, вследствие которых необходимо вернуть деньги, например:

• излишнее перечисление денежные средства;
• ошибочное перечисление;
• расторжение или изменение условий договора.

Чтобы вернуть деньги при переплате или получить их назад в связи с возвратом некачественного товара, необходимо направить требование поставщику. Это может быть письмо на возврат денежных средств в связи с отказом от товара или в связи с ошибкой при перечислении средств.

Способы изменения назначения платежа в платежном поручении: письмо или иной путь?

В случае если требуется внести изменения в графу с назначением платежа в платежном поручении, отправитель денег просто создает новую платежку и представляет ее в банк, но только в том случае, если предыдущий документ не был исполнен. Замена платежного поручения может быть произведена путем отзыва, который осуществляется до наступления безотзывности перевода денежных средств (п. 2.13 положения № 762-П). Указанным положением не допускается вносить в платежный документ исправления, также недопустим частичный отзыв суммы по переданному на исполнение платежному поручению.

Внесение изменений в назначение платежа после исполнения банком поручения клиента о перечислении денежных средств уже невозможно. Клиент не сможет представить банку измененную платежку и потребовать ее подтверждения.

После исполнения платежа внесение изменений в его назначение может быть оправдано рядом факторов. Например:

• был ошибочно указан номер договора или иного документа, на основании которого был совершен платеж;
• неверно отражено значение НДС (проценты и сумма) либо не сделана о;
• допущена ошибка в описании характера платежа (так, существенное значение для бухучета могут иметь фразы «оплата», «авансовый платеж», «частичная оплата», «погашение задолженности», «комиссия», «оплата по векселю» и прочие обозначения);
• допущена ошибка в определении ТМЦ, услуг или работ, за которые производится оплата.

Для того чтобы внести изменения в назначение платежа после исполнения поручения по оплате банком, следует составить письмо, указав в нем реквизиты платежного поручения и текст назначения, считающийся верным. Это письмо, зарегистрированное и подписанное руководителем предприятия, передается контрагенту. Письмо должно быть изготовлено в 2 идентичных экземплярах, чтобы его могли использовать в своем учете обе стороны — плательщик и получатель денег.

Образец письма контрагенту об уточнении или изменении назначения платежа вы можете скачать в КонсультантПлюс, оформив бесплатный пробный доступ к системе:

После согласования уточнения платежа с контрагентом соответствующее уведомление об изменении назначения платежа нужно направить в свой банк. Подписать его должны те же лица, которые подписывали платежное поручение. К уведомлению нужно приложить копии платежки и письменного согласия получателя.

Образец письма об уточенении платежа в банк также можно бесплатно скачать в КонсультантПлюс по пробному доступу:

Аналогичным способом (через письмо) уточняют назначение платежа в платежных документах на уплату налогов и страховых взносов. Письма направляют в ИФНС (п. 7 ст. 45 НК РФ) или в соцстрах, если речь идет об уточнении назначения платежа по взносам на травматизм.

Как составить требование

Унифицированной формы такого письма не существует. Заявление на возврат денежных средств составляется в свободной форме, на фирменном бланке, в котором указывают:

• банковские реквизиты, куда поступят излишне перечисленные денежные средства;
• основания, по которым были неверно переведены деньги или произошла переплата;
• реквизиты операции: договор, платежное поручение, сумма;
• ожидаемый срок поступления денег;
• подпись и расшифровку ФИО ответственного лица — руководителя организации.

Шаблон заявления

Заявление при переплате

Заявление на возвращение аванса

В целях устранения разногласий с поставщиком рекомендуем к письму приложить акт сверки расчетов.

Образец акта сверки

При составлении требования и акта сверки обязательно сделайте ссылку на договор.

Бухучет и налоговый учет

В бухучет заносятся записи, полностью обратные тем, которые использовались при принятии денег к учету. В частности, нужны эти проводки:

• ДТ51 КТ62. Приход денег.
• ДТ62 КТ51. Возврат денег.
• ДТ76 КТ51. Списание на возврат денег по ошибочной платежке.

Рассмотрим налоговый учет возврата средств по платежному поручению:

• УСН. Зачисление денег фиксируется в налогооблагаемых доходах. Отражать платеж требуется по дате поступления денег на р/с. Когда средства возвращаются по платежке, необходимо сторнировать доходы, которые облагаются налогом. Сторно проставляется на дату возврата средств.
• ОСНО. Зачисление и возврат денег, переведенных по ошибке, – это операция, которая не фиксируется при ОСНО.

Важно! При бухучете и налоговом учете важно обращать внимание на даты возврата/зачисления денег. Каждая операция должна быть подтверждена соответствующим документом.

Отражение операций в учете

Рассмотрим порядок отражения операций на счетах бухгалтерского учета со стороны всех участников сделки:

При возвращении ошибочных платежей совершаются обратные бухгалтерские записи.

Нюансы учета при УСНО

Нередко у поставщика возникают разногласия с налоговыми органами о налогообложении излишних поступлений. Дело в том, что налоговая база формируется по факту оплаты, т. е. на момент поступления денег возникает доход.

При ошибочном или излишнем перечислении платежей полученные суммы не учитываются при формировании налогооблагаемого дохода (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). До выяснения обстоятельств данные средства не попадают под определение доходов от реализации или внереализационных доходов (ст. 249, 250 НК РФ).

Сказанное выше не относится к авансам, возвращаемым вследствие расторжения или изменения условий договора. На момент поступления предоплаты у налогоплательщика возникает обязанность в увеличении дохода. При взыскании полученных от покупателей авансов на возвращаемую сумму уменьшаются доходы того периода, в котором возвращены денежные средства (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Итоги

Подытоживая вышесказанное, можно сделать вывод, что прямого запрета на внесение изменений в назначение платежа в российском законодательстве нет. Корректировать информацию в этой графе можно даже после исполнения платежа, если она не соответствует содержанию сделки и была указана по ошибке или невнимательности.

Если внесение изменений в назначение платежа не ущемляет интересы получателя денег, а, наоборот, помогает установить справедливость и уточнить неясные моменты, то получение согласия от получателя денежных средств может не требоваться. Но все же лучше заручиться письменной поддержкой контрагента.

Источники: Положение Банка России от 27.02.2017 № 579

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Срок возврата платежей

Ошибочно или излишне перечисленные платежи возвращаются в течение семи дней со дня предъявления кредитором требования о его исполнении (п. 2 ст. 314 ГК РФ).

В случаях неправомерного удержания денежных средств и уклонения от их взыскания на сумму долга начисляются проценты в соответствии с нормами, изложенными в п.1 ст. 395 ГК РФ и п. 5 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с применением норм о неосновательном обогащении (Инф. письмо ВАС РФ №49 от 11.01.2000).

Аналогичные обращения по начислению процентов применяются при расторжении договора поставки товаров (п. 3 – 4 ст. 487 ГК РФ).

Чтобы избежать выплаты процентов за пользование чужими деньгами, обратите внимание на дату документа и не позднее семи дней исполните обязательства.

Иная юридическая ситуация складывается в случае возвращения аванса при расторжении или изменении договора подряда. Организация, получившая предоплату, приступила к выполнению работ. В этом случае подрядчик обязан доказать, что на момент получения уведомления о расторжении договора часть его уже выполнена. При выполнении этого условия подрядчик удерживает часть установленной цены пропорционально части работы, выполненной до получения извещения об отказе заказчика от исполнения договора, и возмещает убытки, причиненные прекращением договора подряда (ст. 717 ГК РФ).

Возврат на основании платежки

С ошибками могут быть выполнены эти переводы по платежкам:

• Деньги, перечисляемые в бюджет.
• Прочие платежи с неверно прописанными реквизитами (например, перевод средств не тому получателю, перевод займа).

Как уточнить платеж при ошибке в платежном поручении по страховым взносам?

Существуют различные стадии возврата денег. В частности, это период до стадии безотзывности и после нее. Рассмотрим особенности прохождения этой стадии:

До стадии безотзывности возврат платежей в бюджет и других платежей не различается. Процедура выполняется в одном и том же порядке.

Неверно отправленные деньги, которые проходят через казначейский бюджет, возвращают на основании Порядка №125-н от 18.12.13. Как производится возврат? Деньги с неправильно указанными платежами получают статус средств, назначение которых не выявлено. Возвращаются они казначейством при наличии этих условий:

• Из строки «Назначение» не понятно, что деньги направлены в бюджет.
• Назначение платежа нельзя выяснить из-за ошибки банка.

В пункте 17 Порядка №125-н указаны иные случаи возврата денег. Применяется следующий механизм:

1. Плательщик отправляет заявление в казначейство.
2. Госорган создает заявку на возврат денег.
3. На базе заявки деньги возвращаются плательщику на протяжении 3 суток.

Если стадия безотзывности прошла, вернуть платеж сложнее. Средства в рассматриваемой ситуации уже перечислены. Они уже пришли получателю. То есть для возврата придется взаимодействовать с получателем. Отменить платеж через банковскую систему не получится, в этом случае возврат платежа будет отчасти зависеть от воли получателя.

Одновременно с этим получатель должен помнить, что он обязан вернуть деньги по закону. Соответствующее указание содержится в статье 1102 ГК РФ. В этой статье указано, что лицо, которое получило имущество безо всяких оснований, должно его вернуть. Деньги, переведенные по ошибке, можно отнести к необоснованно полученному имуществу. Если плательщик отказывается, то на него можно подать в суд.

Формы заявлений на возврат средств и платежек по возврату прописаны в Приложении к Письму Казначейства №42-7.4-05/5.3-61 от 9 февраля 2009 года.

Особенности заполнения платежки на возврат излишне уплаченных сумм

Как говорилось ранее, ошибочно уплаченные платежи могут быть разными. Это могут быть платежи в бюджет или другие выплаты. Ошибкой считаются не только неверно указанные реквизиты, но и неверно зафиксированные суммы платежа. К примеру, организация перевела в бюджет налоги. Однако фирма сделала излишнюю уплату. К примеру, налог был начислен на сумму 2 000 рублей, а организация по ошибке заплатила 3 000 рублей.

Порядок возврата денег в этом случае оговорен в Письме Минфина №02-14-10А/2275. В поручении на возврат должны содержаться эти реквизиты:

• Номер платежки (поле 3).
• Дата заполнения (4).
• Разновидность платежа (5).
• Юридический статус плательщика (поле 101).
• Размер выплаты прописью (6).
• Размер выплат цифрами (7).
• ИНН и КПП лица, которое приняло решение о возврате.
• Название казначейства.
• Название банковского учреждения, где открыт р/с для учета дохода.
• БИК банка (11).
• Номер корреспондентского счета субъекта, где открыт р/с для учета доходов (12).
• ИНН и КПП получателя денег (161 и 103).
• Название получателя средств (16).
• Банковское учреждение получателя, номер счета, БИК (13, 17 и 14).
• Номер корреспондирующего счета банковского учреждения получателя (15).
• Разновидность операции (18).
• Бюджетный код (104).
• Основание выплаты (106).
• Предназначение выплаты (24).

В поле 21 также необходимо указать очередность платежа. Подобные выплаты производятся в третью очередь.

Основания возврата денежных средств

Фактически основание для возврата денег одно – ошибочно сделанный перевод денег.

Причины, по которым деньги были перечислены не тому, кому надо, могут быть самыми разными, а именно:

• ошибки в реквизитах
• ошибки в номере телефона, если деньги перечисляются по номеру телефона
• отсутствие законных оснований для получения лицом, которому перечислены деньги, соответствующих денежных средств
• обман лица, которое перечислило деньги, т.е. совершение в отношении него мошеннических действий

Возможны иные причины, по которым деньги ушли не туда, куда надо и лицо, осуществившее перевод денег, имеет все законные основания для того, чтобы деньги ему были возвращены, если конечно это возможно.

Бухучет

В бухучете поступление ошибочно перечисленных средств, которые организация обязана вернуть, отразите по дебету счета 51 «Расчетные счета» в корреспонденции со счетом 76-2 «Расчеты по претензиям» (Инструкция к плану счетов).

При ошибочном зачислении средств на расчетный счет организации в бухучете сделайте проводку:

Дебет 51 Кредит 76-2

– учтены денежные средства, ошибочно зачисленные на расчетный счет организации.

Ошибочно поступившие средства в бухучете не относятся к доходам организации. Это связано с тем, что в бухучете доходом признается увеличение экономических выгод организации (п. 2 ПБУ 9/99). Однако при поступлении на расчетный счет ошибочно перечисленных денег их назначение не определено. Они не относятся ни к доходам от обычных видов деятельности, ни к прочим доходам (п. 4 ПБУ 9/99). Организация обязана их вернуть, поэтому в бухучете такие суммы доходом признать нельзя. К тому же в отношении данных средств не выполняются условия признания доходов, приведенные в разделе IV ПБУ 9/99. Исключение из этого правила составляют полученные средства, которые организация вправе не возвращать. Их отразите в бухучете в зависимости от назначения полученных средств (аванс, дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности и т. п.).

При возврате ошибочно зачисленных сумм отражать их в составе расходов также не нужно. Это связано с тем, что в отношении таких средств не выполняются условия признания расходов, приведенные в пункте 16 ПБУ 10/99.

В бухучете возврат (списание) средств, ранее зачисленных на расчетный счет по ошибке, отразите проводкой:

Дебет 76-2 Кредит 51

– списаны денежные средства, ранее ошибочно зачисленные на расчетный счет организации.

Об этом сказано в Инструкции к плану счетов (76, 51).

Проверить всё

Ошибки в реквизитах контрагента, например, в наименовании получателя, ИНН, номере расчетного счета, влекут за собой невозможность зачисления денег на счет получателя.

Перечисленные суммы «зависают», как правило, на пять банковских дней, на «невыясненных платежах», на корсчете банка-получателя (счет № 47416 «Суммы, поступившие на корреспондентские счета до выяснения»). Но при своевременном уточнении указанных параметров денежные средства могут быть зачислены. Согласно Положению ЦБР от 3 октября 2002 г. № 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» (п. 6 Приложения 28) «Кредитная организация (филиал) получателя принимает оперативные меры к получению подтверждающих документов и обеспечению зачисления средств по назначению путем направления через Банк России запроса кредитной организации (филиалу) плательщика с просьбой подтвердить правильность реквизитов». На практике банки зачастую таких оперативных мер сами не принимают.

Поэтому в случае ошибочного указания реквизитов контрагента, неверных данных в наименовании, ИНН, № расчетного счета, организации-плательщику необходимо написать письмо в свой обслуживающий банк с уточнением реквизитов. Банк плательщика, в свою очередь, должен направить это письмо в банк получателя платежа. Если письмо написано не было, банк получателя по истечении пяти дней должен вернуть сумму, перечисленную с ошибочными реквизитами, в банк плательщика. А тот, в свою очередь, зачисляет деньги на ваш расчетный счет (п. 8 Приложения 28 Положения ЦБР от 3 октября 2002 г. № 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации»).