Должностная инструкция кадровика: изменения в 2022 году

Должностная инструкция — это основной документ, определяющий профессиональные обязанности сотрудника. Специалисты отдела кадров не являются исключением. На любом предприятии для них также составлена инструкция. Однако изменения в законодательстве, принятые в 2020/2021 г.г., привели к необходимости внесения корректировок в главный документ кадровика. Всем специалистам данной сферы рекомендовано ознакомиться с поправками, которые необходимо внести в должностную инструкцию. Это важно не только для редактирования документа, но и для правильного выполнения обязанностей, формирования оптимального распорядка рабочего дня.

• Обязанности кадрового работника
• Какие изменения законодательства отразятся на должностной инструкции кадровика
• Изменения Федерального Закона №493
• Изменения Федерального Закона №353
• Ужесточение Федерального Закона №132
• Федеральный Закон №341
• Прямые выплаты ФСС
• Новые обязанности, связанные с коронавирусом
• Что нужно вносить в должностную инструкцию
• Как внести изменения в должностную инструкцию

Какие документы брать при приеме на работу в 2022 году?

С нового года действует новый состав документов для кандидатов на вакансию. Какие документы представят соискатели с 1 января 2021 года?

В отношении остальных алгоритм ваших действий такой:

• Кандидат на должность трудоустраивается в первый раз. Вы оформляете ему только электронную ТК.
• Сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки на прежней работе в 2022 г. Этот факт будет зафиксирован в его бумажной трудовой, которую работодатель выдаст ему на руки. При приеме на работу он предоставит вам справку по форме СТД-Р. Его бумажная трудовая понадобится вам для того, чтобы узнать о данных, необходимых для стажа, забирать ее на хранение не нужно. Вы также вправе потребовать у него справку по форме СТД-ПФР при недостаточности данных или отсутствии трудовой.

Что нужно сделать сейчас

Уже сейчас можно провести оценку рисков, тем более, что ГИТ уже начала штрафовать за её отсутствие.

Рекомендую вам постепенно уменьшить количество рабочих мест с опасными условиями труда. Сделать это можно, например, закупив более безопасное современное оборудование.

Вы можете уже сейчас ввести в организации регистрацию микротравм. Это поможет приучать сотрудников к мысли, что незначительные повреждения тоже опасны, и там, где в первый раз работник слегка ударился головой, во второй он может получить сотрясение мозга.

Номенклатура отдела кадров 2022 и отчетность

С 1 января 2022 года действуют изменения в кадровом делопроизводстве. Введена новая номенклатура дел на основании приказа Росархива от 20.12.2019 № 236. Проверьте сроки хранения документов и обновите их в соответствии с перечнем. Если появились новые дела, зафиксируйте это в номенклатуре.

Отчет СЗВ-ТД за январь 2022 года

Напоминаем, что сдать вы его должны до 15 февраля. Постановление Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п утверждает единый порядок сдачи отчетности.

Какие сведения войдут в отчет за январь:

• о заявлениях на форму трудовой книжки в январе 2022, если работники не написали их в 2022 году;
• о тех работниках, по которым вы ни разу за 2022 год не передавали данные в ПФР (по состоянию на 1.01.2020 г);
• о переводах, которые оформлены в январе 2022.

Проверьте себя и уточните сроки сдачи кадровой отчетности в 2022 году.

Что не надо сдавать в 2021

Приказ ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/[email protected] отменил форму о среднесписочной численности. Теперь она указывается в специальном поле формы расчета по страховым взносам (РСВ) за период 2022 года и последующие.

Как вести трудовые книжки

До 31 декабря 2022 года все трудоустроенные граждане должны были выбрать, какую форму трудовой книжки они хотят иметь: бумажную или электронную (ЭТК). Для тех, кто решил сохранить бумажную форму, разрешено вести параллельно 2 документа.

Однако заявление смогли подать не все. В 2022 году при трудоустройстве нужно обратить внимание на четыре категории граждан (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

1. Сотрудники, находившиеся в отпуске
2. Временно нетрудоспособные граждане;
3. Отстраненные от работ по причинам, предусмотренным ТК РФ;
4. Граждане, имеющие трудовой стаж, но не состоявшие в трудовых отношениях по состоянию на 31 декабря 2022 года.

Данные категории граждан имеют право подать заявление об ЭТК по основному месту работы в любое время.

Для тех, кто впервые оформляет трудовые отношения в 2022 году, заводить бумажные трудовые книжки не требуется. Для новых сотрудников заводится ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Тем, кто в прошлом году успел сделать свой выбор в пользу ЭТК, а в 2022 году решил сменить место работы — продолжать вести бумажную книжку не надо.

Новые правила удаленной работы

С 1.01 2022 сможете оформлять удаленку в чрезвычайных обстоятельствах — такие изменения внесли в ТК 2022. В данной ситуации обязательно не согласие работника, а локальный акт. В нем вы пропишете обоснование удаленки и распишете регламент работы. Тем, для кого удаленный режим не применим, оформляйте простой с оплатой ⅔ ставки.

С нового года применяется постоянная и временная удаленка, также возможен комбинированный режим. Вводятся два основания для увольнения дистанционного работника:

• невозможность продолжать работу по объективным причинам (переезд в другую местность);
• работник не выходит на связь больше 2 дней.

Об изменениях в Трудовом кодексе относительно дистанционной работы читайте подробнее здесь.

О взаимодействии с удаленным работником

Здесь тоже внесены изменения — утвердили право работодателя устанавливать любую форму общения, которая удобна обеим сторонам. Основное внимание уделите тому, чтобы впоследствии вы смогли доказать, что отправляли работнику корреспонденцию, и он ее получил.

Упростили правила использования электронной подписи — усиленная квалифицированная ЭП применяется только при оформлении допсоглашений и договоров. В остальных случаях можно использовать простую ЭП.

Новшества в оформлении документов

Разработайте ЛНА о переводе на временную удаленную работу в исключительных ситуациях и согласуйте его с профсоюзом. Официально установлено разрешение оформлять перевод работника на удаленную работу дополнительным соглашением к трудовому договору. Внесите в ЛНА способы взаимодействия с удаленными работниками:

• колдоговоре;
• трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Подробнее об оформлении удаленного работника и разработке ЛНА о временной дистанционной работе читайте в этой статье.

Обязанности кадрового работника

В небольших компаниях чаще всего все кадровые процессы возложены на одного сотрудника. Нередко кадровик выполняет не только должностные обязанности, но и множество дополнительных функций.

На крупных предприятиях такая позиция невозможна из-за большого количества кадровой документации. Однако и здесь бывают ситуации, когда на кадровика возлагается масса других обязанностей.

При больших компаниях кадровая служба обычно состоит из нескольких специалистов и даже отделов. Продуктивнее всего разделять обязанности между сотрудниками, прописывая сферу деятельности каждого в должностной инструкции.

К обязанностям кадровых работников относятся:

• прием и увольнение сотрудников (включая временных работников и подрядчиков);
• составление и поддержание в актуальном состоянии кадровых документов;
• уведомление сотрудников о внесении изменений в условия работы;
• создание локальных нормативных актов;
• подбор, обучение, переобучение персонала;
• учет движения кадров;
• внесение правок в документацию при изменении условий сотрудничества;
• ведение воинского учета;
• составление другой документации согласно специфике деятельности компании.

Ситуация с распространением ковид

После нового года продолжат действовать Санитарные правила, утвержденные главным санврачом РФ. В них внесены изменения Постановлением от 13.11.2020 № 35, а также продлено действие до 1.01.2022 года. Правила должны соблюдать все работодатели. По-прежнему необходимо:

• проводить термометрию;
• дезинфицировать помещения;
• обеззараживать воздух и проч.

Продолжатся проверки Роспотребнадзора, региональные власти также будут контролировать соблюдение ограничительных мероприятий.

Об основаниях внеплановых проверок и перечне самых частых нарушений работодателей читайте на нашем сайте.

Новые правила вахтовой работы

В ситуации распространения вирусной инфекции новости трудового законодательства 2022 коснулись вахтовой работы. Установлены новые правила для вахтовиков:

• Постановлением Правительства от 28.04.2020 № 601;
• письмом Роспотребнадзора от 30.04.2020 № 02/8480-2020-24.

Рекомендовано осуществлять перевод с работы вахтовым методом на аналогичную в пределах одного региона. Работникам после отдыха, не привлекаемым к вахте из-за пандемии, рассчитывают оплату как простой с выплатой ⅔ заработка. Роспотребнадзор не рекомендует привлекать к работе лиц старше 65 лет, остальным работникам надо проходить врачебный осмотр перед отправкой на вахту. За двое суток до отправки работодатели организуют прохождение теста на COVID-19. Организацию питания и проживания работников-вахтовиков производят в соответствии с Рекомендациями Роспотребнадзора.

Новая ответственность за нарушения по СЗВ-ТД

С 01.01.2021 вступит в силу новый редакция ст. 15.33.2 КоАП РФ: для должностных лиц вводятся санкции в виде предупреждения или штрафа 300-500 руб.:

• за нарушение срока представления СЗВ-ТД;
• за подачу недостоверных или неполных сведений о трудовой деятельности в СЗВ-ТД.

К настоящему моменту сложилось мнение, что подобные нарушения караются по ст. 5.27 КоАП РФ как несоблюдение трудового законодательства. Но фактически санкции не применялись. Зато со следующего года вопросов о мере наказания и ее применении не станет.

Основание — Федеральный закон от 01.04.2020 № 90-ФЗ.

Изменения в приеме на работу иностранцев

Новое для кадровиков в 2022 в организациях, которые принимают иностранных работников. Работодателям необходимо привести численность таких работников в соответствие с постановлением Правительства от 12.11.2020 № 1823 к 1 января 2022 года. С этого времени начинают действовать новые квоты на 2022 год — 101 871 человек.

С этого же времени действуют новые формы уведомлений в МВД — о заключении / расторжении трудового договора с иностранцем, о выплатах иностранному рабочему или специалисту — приказ МВД России от 30 июля 2022 г. N 536.

О том, что надо учесть в 2022 годку при приеме на работу иностранцев, читайте здесь.

Законодатели уточнили ч.3.2 ст.20 №109-ФЗ от 18.07.2006 — уведомление надо подать иностранцу или принимающей стороне лично в течение семи рабочих дней с даты прибытия, кроме организаций-работодателей из списка. Им отводится один день.

Как трудоустроить самозанятого

После введения налога на профессиональный доход (НПД) у работодателей появился соблазн оформлять штатных сотрудников как самозанятых, т.к. в этом случае можно сэкономить на НДФЛ и взносах.

Но в законе сказано, что документирование трудовых отношений как с самозанятыми возможно только с теми бывшими сотрудниками, которые уволились более двух лет назад (п. 1 и п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона «О самозанятых»).

Работодатель должен заключить с самозанятым гражданско-правовой договор (ГПД). Но такая форма договора возможна только тогда, когда самозанятый привлекается к разовой работе. А если человек приходит на работу каждый день и должен находиться на рабочем месте постоянно, то с ним требуется заключать стандартный трудовой договор.

Проверки работодателей — что нового в 2022

До 31 декабря 2022 года продлен мораторий на проверки для малых и средних предприятий. В Постановлении Правительства РФ от 3 апреля 2020 г. N 438 перечислены основания внеплановых проверок.

Остальные компании будут проверять в зависимости от категории риска.

Читайте в нашем материале о проверках Роспотребнадзора во время опасности распространения коронавируса.

Постановление Правительства от 30.11.2020 № 1969 вводит новый регламент плановых проверок для минимизации контактов между контролерами и проверяемыми — с применением средств дистанционного взаимодействия. Постановление регламентирует замену плановой проверки инспекционным визитом.

Новый перечень профессий не для женщин

С 01.01.2021 Постановление Правительства от 25.02.2000 № 162 прекращает свое действие. Документом предусматривались более 450 видов работ и профессий, недоступных для женщин.

Новый список работ «только для мужчин» стал значительно короче. В 2022 году женщина сможет стать плотником, водителем автобуса более 14 мест или автомобиля грузоподъемностью свыше 2,5 тонн.

Основание — Приказ Минтруда от 18.07.2019 № 512н.

Новые требования к сотрудникам, осуществляющим перевозки

О таких требованиях должны знать компании и ИП, осуществляющие коммерческие перевозки или перевозки для своих целей автобусами и грузовиками.

До 1 января 2027 года к таким работникам будет предъявляться больше требований, которые закреплены в Приказах Минтранса от 31.07.2020 г. и от 29.07.2020 г. № 264.

К примеру, водители легковых автомобилей должны понимать, как оказывать помощь при посадке и высадке пассажиров, в т.ч. при использовании специальных устройств для инвалидов.

На основании требований регламентируются новые правила профотбора и обучения работников, чья трудовая деятельность основана на эксплуатации автомобилей.

Трудовые договоры

• Трудовые договоры в скором времени можно будет заключать через портал Госуслуг (проект Постановления Правительства «О проведении эксперимента по дистанционному использованию усиленной неквалифицированной электронной подписи…»).

С 01.06.2020 по 01.06.2021 планируется проведение эксперимента по дистанционному использованию усиленной неквалифицированной электронной подписи при предоставлении услуг и осуществлении иных действий с использованием ЕСИА.

Подпись позволит в том числе подписывать документы в целях трудоустройства, представлять налоговую отчетность граждан, заключать договоры аренды федерального имущества.

Подсказки для работодателя

Судебные решения, помогающие работодателям в решении сложных вопросов:

• Является ли договор о целевом обучении ученическим (Определение ВС РФ от 02.03.2020 № 70-КГ19-3).
• Можно ли изменить срок действия трудового договора (Определение Челябинского облсуда от 06.11.2019 № 2-3084/2019).
• Возможно ли заключить срочный трудовой договор на время действия договора с заказчиком (Определение ВС Республики Коми от 17.10.2019 по делу № 33-6229/2019).

Новый инструктаж по ЧС

На период 2021-2026 годов вводится положение о подготовке граждан в области защиты от чрезвычайных ситуаций (ЧС) природного и техногенного характера.

Сотрудников необходимо знакомить с инструктажем по ЧС:

• в течение первого месяца работы у работодателя;
• впоследствии — ежегодно.

Работники должны не только знать порядок действий при ЧС, но и подтверждать свои знания на тренировках и учениях.

Основание — Постановление Правительства от 18.09.2020 № 1485.

Скачать программу вводного инструктажа по ГО и ЧС можно здесь.

Охрана труда в сельском хозяйстве по-новому

С 01.01.2021 вводятся новые правила охраны труда при организации и проведении основных производственных процессов в сельском хозяйстве:

• при возделывании, уборке и первичной обработке продукции растениеводства;
• при содержании и уходе за животными и птицей;
• при мелиоративных работах и работах по очистке сточных вод производства.

Работодатели смогут удаленно контролировать безопасность рабочих процессов (например, посредством видеосъемки) и вести документы по охране труда в электронном формате.

Основание — Приказ Минтруда от 27.10.2020 № 746н.

Предлагаем наши материалы по охране труда.

Медосмотры сотрудников

• Больше не требуется отправлять на обязательные медосмотры сотрудников, проводящих за компьютером более 50% рабочего времени (Приказ Минтруда от 03.04.2020 № 187н, Минздрава от 03.04.2020 № 268н).

Об этом наконец договорились Минздрав, ФМБА, Минэкономразвития и Роструд. С мая 2022 года вступили в силу поправки в п. 3.2.2.4 Перечня вредных и (или) опасных производственных факторов.

Теперь, если есть результаты СОУТ, подтверждающие оптимальные/допустимые условия труда на рабочем месте, работодатель не обязан направлять для прохождения медосмотра сотрудников, проводящих за компьютером больше половины рабочего времени.

• Периодические медосмотры в особых случаях можно отложить на 6 месяцев (Приказ Минздрава от 18.05.2020 № 455н).

В случае введения режима повышенной готовности или режима ЧС по решению работодателя периодические медосмотры сотрудников можно отложить на период до 6 месяцев.

Данный порядок не касается предварительных медосмотров и случаев, когда условия труда сотрудников по результатам СОУТ отнесены к подклассам 3.3 и 3.4, а также занятых на работах, перечисленных в п. 14-26 Перечня работ из Приложения № 2 к Приказу Минздрава от 12.04.2011 № 302н.

• Дистанционные медосмотры водителей могут стать реальностью (законопроект № 972386-7).

Работодатели (компании и ИП) по закону обязаны организовывать обязательные медосмотры водителей (п. 3 ст. 23 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). В удаленных регионах выполнить это бывает затруднительно из-за проблем с кадрами и/или сложностями по оснащению в каждой транспортной компании кабинета медосмотра.

Проблему хотят решить на законодательном уроне, позволив компаниям, ИП и самозанятым лицам проводить медосмотры водителей дистанционно с применением телемедицинских технологий. Это позволит решить комплекс задач: оптимизирует издержки работодателей по проведению обязательных медосмотров, ускорит процессы цифровизации в данной сфере и т. д.

Подсказки для работодателя

• Если медосмотр проводится удаленно от места работы или в другом регионе, поездку к врачу можно признать командировкой (Письмо Минтруда от 22.01.2020 № 15-2/В-137).
• Если работодатель компенсирует работнику суммы его расходов по прохождению им самостоятельно обязательного медосмотра, такие суммы компенсации облагаются страховыми взносами и с них удерживается НДФЛ (Письмо ФНС от 27.01.2020 № БС-4-11/1082).

Новый режим труда водителей

С 01.01.2021 вступают в силу новые правила режима труда и отдыха водителей на 2021-2026 годы:

• суточное время вождения допустимо увеличивать с 9 до 10 часов 2 раза в неделю;
• минимальное время еженедельного отдыха водителей увеличивается с 42 до 45 часов;
• работодатель вправе уменьшить время еженедельного отдыха до 24 часов, предоставив недополученный отдых в течение ближайших 3 недель.

Подробную информацию мы привели в статье.

С 2022 года возрастут требования к квалификации работников в сфере коммерческих перевозок и перевозок для своих нужд автобусами и грузовыми автомобилями. Станут строже профессиональный отбор и обучение сотрудников автомобильного и городского наземного электрического транспорта.

Подробнее о новых требованиях читайте материал.

Основания:

– Приказ Минтранса России от 16.10.2020 № 424; – Приказ Минтранса России от 31.07.2020 № 282; – Приказ Минтранса России от 29.07.2020 № 264.

Нормы выдачи средств индивидуальной защиты

Организация обязана отстранить от работы сотрудника, который отказывается использовать выданные ему СИЗ.

Ранее по теме:

Можно ли разъездным работникам хранить СИЗ у себя дома?

В ТК РФ появляется новая редакция статьи 221 ТК РФ. В нее добавили список изделий, которые относятся к СИЗ.

В перечень СИЗ теперь входит:

• специальная одежда и специальная обувь,
• дерматологические средства защиты,
• средства защиты органов дыхания, рук, головы, лица, органа слуха, глаз,
• средства защиты от падения с высоты,
• другие средства индивидуальной защиты

Перечень является открытым, организация вправе его дополнить необходимыми СИЗ с учетом своей специфики. Минтруд должен утвердить единые типовые нормы выдачи СИЗ и смывающих средств.

Воинский учет

• Работодателей с 18.02.2020 обязали выдавать сотрудникам-военнообязанным при приеме или увольнении дополнительную справку (Постановление Правительства от 06.02.2020 № 103).

Дополнительный документ понадобится, если у сотрудника нет регистрации по месту жительства/месту пребывания. Оформленная работодателем справка позволит работнику встать на воинский учет по месту пребывания.

Коротко о новой справке:

• Выдается по специальной форме (Приложение № 2 к Приказу № 103).
• Содержит сведения о компании и данные работника (его должность, номер приказа о приеме/увольнении).
• Передается работником в военкомат вместе с заявлением о постановке на воинский учет.

Работодатель обязан отслеживать место регистрации или место фактического проживания сотрудника при заполнении учетных документов. При изменении адреса проживания в учетные документы необходимо внести соответствующую запись и уведомить об этом военкомат в 2-недельный срок.

• С 5 мая 2022 года выросли штрафы за воинский учет (Закон от 24.04.2020 № 132-ФЗ «О внесении изменений…»).

За ошибки в ведении воинского учета кадровикам и руководителям придется уплачивать штрафы в повышенном размере:

Срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения воинского учета вырос с 2 месяцев до 3 лет (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

Подсказка для работодателя

• До 01.11.2020 необходимо представить в военкоматы списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в 2022 году (п. 32 Положения о воинском учете). Если работнику 17 лет, необходимо заполнить форму из Приложения № 11 к Методическим рекомендациям Генерального штаба Вооруженных сил РФ (Письмо Военного комиссариата г. Москвы от 21.04.2020 № 1/825).

Окончательный переход на прямые выплаты

С 01.01.2021 перестает действовать зачетная система выплат ФСС, на прямые выплаты переходят все без исключения регионы РФ:

• работодатели принимают от работников заявления и подтверждающие документы для выплаты пособий и оплачивают первые 3 дня болезни;
• ФСС перечисляет оставшуюся сумму пособия напрямую работнику.

Основание — Федеральный закон от 03.07.2016 № 243-ФЗ.

Советуем также почитать об изменениях в работе бухгалтера: Налоговые и бухгалтерские изменения с 2021 года: подробный обзор.

О других важных изменениях 2022 года вы можете узнать из материалов КонсультантПлюс.

Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.