Почтовые марки для отправки писем: бухучет, проводки

Деятельность любой коммерческой организации направлена на получение экономической выгоды, которая может быть реализована посредством разнообразных законных способов и в связи с этим могут возникать дополнительные расходы в виде почтовых расходов. Ведь несмотря на широкое использование новых технологий многие организации остаются сторонниками обычных способов почтовой рассылки как со стороны рассылки, так и со стороны получения.

Затраты, понесенные при использовании почтовых услуг, имеют такую особенность, как обоснованность, причем документально подтвержденную. Учет осуществляется на отдельном счете: 44 или 26. Рассмотрим как выбрать счет по расходам на почту и их учет.

Выбор счета при учете почтовых расходов

Затраты на почту нельзя прямо отнести на себестоимость, поэтому их нужно учитывать на отдельном счете, при этом важны: вид деятельности и направление почтовых расходов: (нажмите для раскрытия)

• маркетинговые исследования – в дебет счета 26
• в других случаях – в дебет счета 44

Учет почтовых расходов должен быть закреплен в учетной политике и рабочем плане счетов. Затраты, которые учитываются в составе почтовых, должны быть обязательно связаны с реализацией для цели включения расходов на продажу.

Учет аренды ячейки на почте

Организация имеет право выбора при получении корреспонденции:

• по почтовому адресу
• до востребования
• с использованием ячеек абонементного почтового шкафа

Расходы по использованию абонементного ящика в бухучете отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности (управленческие расходы, связанные с производством и реализацией) и они признаются в налоговом периоде, в котором сформировались, независимо от факта оплаты при использовании метода начисления, при кассовом методе сумма за аренду включается в расходы по факту оплаты. В большинстве случаев плата вносится вперед за несколько месяцев, которая учитывается как предоплата.

Пример по учету расходов на абонементный ящик

ООО «Альфа и омега» арендует почтовую ячейку на основе договора и акта передачи на 9 месяцев с 01 апреля 2022 г. по 31 декабря 2022 г. Платеж осуществлен единовременно наличными деньгами подотчетным лицом в сумме 10620 руб. (в том числе НДС 18% – 1620 руб.). Организацией используется метод начисления. В организации сделаны такие проводки:

Приобретение почтовых марок для отправки налоговых деклараций

Как отразить в учете организации приобретение через подотчетное лицо почтовых марок для оплаты почтовых отправлений налоговых деклараций организации? Марки приобретены в октябре на сумму 800 руб. В этом же месяце все марки израсходованы.

Содержание

Налоговая декларация (расчет) может быть направлена налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в виде почтового отправления с описью вложения. При этом днем представления налоговой декларации (расчета) считается дата отправки почтового отправления с описью вложения (абз. 1, 3 п. 4 ст. 80 Налогового кодекса РФ).

Порядок ведения кассовых операций

Порядок выдачи денежных средств под отчет работникам организации и расчетов по подотчетным суммам регламентирован п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.

Лицо, получившее наличные деньги под отчет, не позднее трех дней по истечении срока, на который они выданы, обязано представить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, и произвести окончательный расчет по ним (абз. 3 п. 11 Порядка).

Бухгалтерский учет

Выданная подотчетному лицу сумма отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса», субсчет 50-1 «Касса организации» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

При принятии к учету почтовых марок, приобретенных подотчетным лицом, на основании представленного им авансового отчета производится запись по дебету счета 50, субсчет 50-3 «Денежные документы», и кредиту счета 71 в сумме фактических затрат на приобретение марок (Инструкция по применению Плана счетов).

Выдача почтовых марок работнику для осуществления отправки по почте налоговых деклараций в налоговую инспекцию отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50, субсчет 50-3.

Затраты на услуги почтовой связи признаются расходами по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета, подтверждающего расход почтовых марок (п. п. 5, 7, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). При этом производится запись по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» и кредиту счета 71 (Инструкция по применению Плана счетов) <*>.

Налог на прибыль организаций

Расходы на услуги почтовой связи учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, по мере использования почтовых марок (на дату утверждения авансового отчета) (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

<*> В данной схеме не рассматриваются иные расходы по оплате услуг почты.

<**> В соответствии с пп. 9 п. 2 ст. 149 НК РФ реализация почтовых марок не подлежит налогообложению НДС.

<***> Порядок списания управленческих расходов должен быть установлен учетной политикой организации (п. 20 ПБУ 10/99).

Д.А.Егоров, Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению

Правовые документы

Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55

Статья 149 НК РФ. Операции, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения)

Статья 264 НК РФ. Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией

Статья 272 НК РФ. Порядок признания расходов при методе начисления

Статья 80 НК РФ. Налоговая декларация, расчеты

Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н

Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н

Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40

Пример учета затрат на рассылку рекламы

ООО «Альфа и омега» заказала рекламные буклеты, оплатила и оприходовала. Половину буклетов распространено по адресной рассылке, другая половина – по безадресной. Услуги почты составляют 11800 руб. (в т. ч. НДС – 1800 руб.) Выручка компании за этот месяц составила 500000 руб. без НДС.

Почтовые расходы по безадресной рекламе признаются нормируемыми. Норматив составит:

500000 руб. * 1% = 5000 руб.

Норматив равен затратам по безадресной рекламе, значит они учитываются полностью 5000 руб. И в учете услуги почты будут отражены:

Учет почтовых расходов по выплате дивидендов

АО могут использовать почтовые переводы для перечисления дивидендов акционерам. Такие расходы не относятся к затратам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, не являются деятельностью, направленной на получение дохода, т.к. их выплачивают из чистой прибыли, значит за счет чистой прибыли и должны покрываться почтовые расходы.

Затраты, связанные с информированием акционеров, входят в состав внереализационных расходов при расчете налога на прибыль. Пои принятию затрат по уменьшению налогооблагаемой базы ситуация аналогична как и с выплатой дивидендов по почте.

Подтверждением расходов организации на услуги почтовой связи при оплате наличными денежными средствами наряду с кассовыми чеками могут служить и бланки строгой отчетности.

Советник государственной гражданской службы РФ II класса Я.Я. Хомец

Компенсации, выплаченные работникам

В Трудовом кодексе РФ прописаны следующие виды компенсаций:

1. В соответствии со ст. 129 ТК РФ существуют доплаты работникам, осуществляющим свои трудовые обязанности в особых условиях, например, в районах Крайнего Севера.
2. В соответствии со ст. 164 ТК РФ компенсация определяется как возврат сотруднику средств, которые он вынужденно потратил в ходе исполнения своих трудовых обязанностей, например, за использование личного транспорта в дальних поездках.

Выплаты, указанные в первом пункте, можно отнести к расходам с целью снижения налоговой базы УСН-15%, поскольку такого рода доплаты являются частью заработной платы.

А вот выплаты из второго пункта к оплате труда не относятся и не включены в список разрешённых расходов при УСН. Из этого следует, что уменьшать налогооблагаемую базу за счёт затрат, понесённых на выплату компенсаций сотрудникам, нельзя. Об этом сообщило Министерство финансов РФ в своём письме от 21 марта 2019 года № 03-11-06/2/18724.

Учет почтовых расходов ИП

Расходы ИП могут быть представлены как, например отправка 3-НДФЛ по почте. При расчете НДФЛ ИП имеет право на профессиональные вычеты на основании подтвержденных документами расходов, причем осуществляемых для извлечения дохода. Так, почтовые расходы могут быть основанием для профессионального вычета при расчете НДФЛ.

Предоплата за пользование почтовым ящиком учитывается так же, как другие выданные авансы

Важно! ИП самостоятельно определяет расходы по деятельности, направленной на получение прибыли так, как и организации в соответствии с гл. 25 НК РФ.

Расходы во время командировок

В статье 346.16 НК РФ прописано, что командировочные расходы могут снижать величину налоговой базы при упрощённой системе налогообложения. Однако если в командировке был сам ИП, то к таким затратам нормы статьи применять нельзя.

При командировке, согласно ст. 166 ТК РФ, организация в лице руководителя должна направить работника для исполнения служебного задания вне места постоянной работы, а в случае с индивидуальным предпринимателем никто его в поездку отправить не может. Данное мнение отражено в письме Министерства финансов РФ от 16 августа 2022 года № 03-11-11/62269.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Можно ли отнести выполнение работ по доставке документов от контрагента посредством транспортно-экспедиционной компанией на почтовые расходы и на каком счете их следует учитывать? (нажмите для раскрытия)

Ответ: Эти расходы организация вправе отнести на почтовые и отразить их на счете 44 т.к. это связано с реализацией.

Вопрос №2: Как учитываются марки для любой формы почтовых отправлений?

Ответ: В бухучете стоимость приобретенных марок учитывают в составе управленческих расходов (счет 26 или счет 44) только после их использования при отправлении. Марки нужно учесть как самостоятельный актив, если они приобретены по отдельной накладной и до списания на расходы отражаются по счету 50 субсчет «Денежные документы». При наклеивании марок почтой, отправитель оплачивает почтовую услугу и отражает почтовые расходы полностью (по счету 26 или 44).

Всегда на связи

Расходы на мобильную связь являются одной из самых затратных статей компании, а их списание, пожалуй, самым проблемным.

Главный документ, который вам потребуется – договор с оператором связи. Кроме того, необходимо оформить перечень должностей сотрудников, которые пользуются сотовой связью. Данный документ должен быть утвержден непосредственно руководителем компании.

Для подтверждения расходов также понадобятся счет‑фактура и платежное поручение. Не исключено, что у компании могут затребовать и детализированный счет за услуги сотовой связи. Он должен содержать расшифровку общей суммы платежа за предоставленный оператором сервис по каждому числящемуся за компанией абонентскому номеру. В данном документе отражают (письмо Минфина России от 19.01.2009 № 03‑03‑07/2):

• номера телефонов всех пользователей;
• дату и время переговоров;
• тарификацию услуг.

Однако организация имеет полное право отказаться предоставить расшифровки переговоров, сославшись на статью 63 Федерального закона «О связи» от 7 июля 2003 г. № 126‑ФЗ. Если же инспекторы будут настаивать на своем, без раздумий обращайтесь в суд. К счастью, арбитры, как правило, встают на сторону налогоплательщика (постановление ФАС Северо‑Западного округа от 15. 01. 2009 г. № А56‑6560/2008).

Путеводитель для УСН

С этой электронной книгой вы с легкостью разберетесь во всех премудростях упрощенной системы налогообложения, грамотно составите бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах. Электронное издание Вы получаете сразу после оплаты на ваш email. Узнайте об издании больше >>

Если у Вас есть вопрос — задайте его здесь >>