Отражение в учете оплаты услуг нотариуса за нотариальное оформление документов для организации

Главная статьи

21.12.2009 распечатать

О том, что «их величество документы» имеют для каждой организации огромное значение, говорить не приходится. Все они должны соответствовать определенным требованиям. Для некоторых бумаг, например доверенностей, одним из существенных с точки зрения их юридической силы является требование нотариального оформления. Особо значимые сделки или в силу требования закона, или во избежание непредвиденных ситуаций тоже заверяют у нотариуса. А как отразить расходы «на нотариуса» в бухгалтерском и налоговом учете?

Нотариусы, работающие в государственной нотариальной конторе или занимающиеся частной практикой, обладают равными правами и несут одинаковые обязанности при совершении нотариальных действий (Основы законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. постановлением Верховного Совета РФ от 11 февраля 1993 г. № 4463-1, далее – Основы о нотариате). Нотариальные действия могут совершать должностные лица органов исполнительной власти, если в регионе нет нотариальных контор, а также консульских учреждений Российской Федерации. Нотариус совершает нотариальные действия, которые, заметим, не являются услугой в общепринятом смысле. В зависимости от того, требует закон нотариальной формы документа или нет, нотариальные действия подразделяются на обязательные в рамках законодательства и на необязательные. За них нотариусы взимают государственную пошлину или тариф. При этом частные нотариусы, как правило, завышают установленные размеры.

Обязательные действия

Обязательного удостоверения требуют случаи, прямо указанные в законодательстве. Например, в статье 12 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» говорится о том, что при госрегистрации в налоговую службу нужно представить подлинники и копии учредительных документов, засвидетельствованные в нотариальном порядке. Случаи, предусмотренные Гражданским кодексом, определяются наименованием статей: 185 «Доверенность», 187 «Передоверие», 339 «Договор о залоге, его форма и регистрация», 349 «Порядок обращения взыскания на заложенное имущество», 389 «Форма уступки права требования». О договоре залога говорится и в статье 10 Закона РФ от 29 мая 1992 г. № 2872-1 «О залоге». Следует помнить, что, если совершается сделка, для которой не предусмотрена обязательная нотариальная форма, но стороны предусмотрели ее в договоре, удостоверение такой сделки тоже относится к разряду обязательного. За совершение нотариальных действий, для которых предусмотрена обязательная нотариальная форма, государственный нотариус обязан взимать госпошлину по ставкам, установленным в статье 333.24 главы 25.3 «Государственная пошлина» Налогового кодекса, а частный – не госпошлину, а тариф в размере, соответствующем указанной госпошлине (ст. 22 Основ о нотариате). Для вашего удобства приведем размеры государственной пошлины: — за удостоверение доверенностей на совершение сделок, прочих доверенностей и доверенностей, выдаваемых в порядке передоверия, – 200 рублей; — за удостоверение договоров об ипотеке: — в обеспечение возврата кредита (займа), предоставленного на приобретение или строительство жилого дома, квартиры, – 200 рублей; — другого недвижимого имущества, за исключением морских и воздушных судов, а также судов внутреннего плавания, – 0,3 процента суммы договора, но не более 3000 рублей; — морских и воздушных судов, а также судов внутреннего плавания – 0,3 процента суммы договора, но не более 30 000 рублей; — за удостоверение прочих договоров, предмет которых подлежит оценке, – 0,5 процента суммы договора, но не менее 300 рублей и не более 20 000 рублей; — за удостоверение сделок, предмет которых не подлежит оценке, – 500 рублей; — за удостоверение договоров уступки требования по договору об ипотеке жилого помещения, а также по кредитному договору и договору займа, обеспеченному ипотекой жилого помещения, – 300 рублей; — за удостоверение учредительных документов (копий учредительных документов) организаций – 500 рублей; — за удостоверение договоров поручительства – 0,5 процента суммы, на которую принимается обязательство, но не менее 200 рублей и не более 20 000 рублей; — за удостоверение соглашения об изменении или о расторжении нотариально удостоверенного договора – 200 рублей; — за свидетельствование верности перевода документа с одного языка на другой – 100 рублей за одну страницу перевода документа; — за совершение исполнительной надписи – 0,5 процента взыскиваемой суммы, но не более 20 000 рублей; — за принятие на депозит денежных сумм или ценных бумаг, если такое принятие на депозит обязательно в соответствии с законодательством Российской Федерации, – 0,5 процента принятой денежной суммы или рыночной стоимости ценных бумаг, но не менее 20 рублей и не более 20 000 рублей; — за свидетельствование подлинности подписи: — на документах и заявлениях, за исключением банковских карточек и заявлений о регистрации юридических лиц, – 100 рублей; — на банковских карточках и на заявлениях о регистрации юридических лиц (с каждого лица, на каждом документе) – 200 рублей; — за совершение протеста векселя в неплатеже, неакцепте и недатировании акцепта и за удостоверение неоплаты чека – 1 процент неоплаченной суммы, но не более 20 000 рублей; — за выдачу дубликатов документов, хранящихся в делах государственных нотариальных контор, органов исполнительной власти, – 100 рублей; — за совершение прочих нотариальных действий, для которых законодательством Российской Федерации предусмотрена обязательная нотариальная форма, – 100 рублей.

За что нотариусы могут брать деньги

Для вашего удобства эту информацию мы представили в виде таблицы.

Завышать установленные размеры госпошлины или нотариального тарифа нотариусы не вправе. К примеру, в Москве произвольное изменение нотариусом размера нотариального тарифа считается дисциплинарным проступко Правда, карается это несурово, максимум — строгим выговоро

Однако нотариус вряд ли будет рисковать своей репутацией и завышать именно установленные тарифы. Зачем ему это надо, если можно «оторваться» на тарифах за допуслуги? Ведь их конечная цена зависит только от пределов фантазии конкретного нотариуса. Так что, если вы пришли оформить, к примеру, доверенность от имени предпринимателя на представление интересов в не стоит рассчитывать, что вы отделаетесь Вы точно заплатите больше, ведь доверенность нужно составить, распечатать, ну вы понимаете.

Не так давно Конституционный суд признал законным право нотариусов взимать, помимо нотариальных тарифов, еще и дополнительную плату за правовые и технические услуг Он указал, что получение этих услуг для лица, обратившегося к нотариусу, носит исключительно добровольный характер. И если он не согласен с формой, размерами оплаты этих услуг и прочими условиями, то от таких услуг можно отказаться — их навязывание нотариусом недопустимо.

Необязательные действия

Есть случаи, для которых закон не требует обязательной нотариальной формы, но она предусмотрена так называемыми «обычаями делового оборота». Другими словами, чтобы оградить себя, к примеру, от несанкционированных исправлений подписанных документов, стороны заверяют их у нотариуса. За это как государственный, так и частный нотариусы взимают нотариальный тариф, размеры которого установлены статьей 22.1 Основ о нотариате, в частности: — за удостоверение договоров об отчуждении недвижимого имущества (земельных участков, жилых домов, квартир, дач, сооружений и иного недвижимого имущества), в зависимости от суммы договора: — до 1 000 000 рублей – 1 процент суммы договора, но не менее 300 рублей; — от 1 000 001 рубля до 10 000 000 рублей включительно – 10 000 рублей плюс 0,75 процента суммы договора, превышающей 1 000 000 рублей; — свыше 10 000 000 рублей – 77 500 рублей плюс 0,5 процента суммы договора, превышающей 10 000 000 рублей; — за удостоверение договоров финансовой аренды (лизинга) воздушных, речных и морских судов – 0,5 процента суммы договора; — за удостоверение прочих договоров, предмет которых подлежит оценке, – в зависимости от суммы договора: — до 1 000 000 рублей – 0,5 процента суммы договора, но не менее 300 рублей; — от 1 000 001 рубля до 10 000 000 рублей включительно – 5000 рублей плюс 0,3 процента суммы договора, превышающей 1 000 000 рублей; — свыше 10 000 000 рублей – 32 000 рублей плюс 0,15 процента суммы договора, превышающей 10 000 000 рублей; — за удостоверение сделок, предмет которых не подлежит оценке, – 500 рублей; — за удостоверение доверенностей – 200 рублей; — за удостоверение факта достоверности протоколов органов управления организаций – 2000 рублей за первый день присутствия нотариуса на заседании соответствующего органа и 1000 рублей за каждый последующий день; — за принятие на депозит денежных сумм или ценных бумаг – 0,5 процента принятой денежной суммы или рыночной стоимости ценных бумаг, но не менее 20 рублей; — за свидетельствование верности копий документов, а также выписок из документов – 10 рублей за страницу копии документов или выписки из них; — за свидетельствование подлинности подписи: на заявлениях и других документах (за исключением банковских карточек и заявлений о регистрации юридических лиц) – 100 рублей; на банковских карточках и на заявлениях о регистрации юридического лица (с каждого лица, на каждом документе) – 200 рублей; — за хранение документов – 20 рублей за каждый день хранения; — за совершение прочих нотариальных действий – 100 рублей.

Итоги

Таким образом, превышение нотариальных тарифов в налоговых целях не учитывается:

• если за осуществление обязательных действий нотариусом берется тариф сверх госпошлины;
• если за необязательные действия взимают тариф выше установленного ст. 22.1 Основ о нотариате.

Однако суммы сверх законных норм, при надлежащем оформлении подтверждающих бумаг и при условии, что они соответствуют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ, могут быть учтены в составе расходов как, например, юридические услуги и некоторые другие.

Учет затрат в бухучете

В бухгалтерском учете затраты «на нотариуса» можно учесть в прочих расходах, отнести к управленческим расходам либо к расходам на продажу, если это торговая организация (п. 5, 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н). Эти расходы учитываются в полном объеме, а проводка зависит от того, какому (государственному или частному) нотариусу и за какие (обязательные или необязательные) действия заплатили деньги. Так, если оплатили нотариальные действия государственного нотариуса, запись будет такой: Дебет 26 (44, 91) Кредит 68. Если оплатили действия частного нотариуса, то такой: Дебет 26 (44, 91) Кредит 76.

Расходы на нотариальные действия, связанные с приобретением основных средств, в бухгалтерском учете включаются в их первоначальную стоимость (п. 8 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. приказом Минфина России от 16 октября 2000 г. № 91н). В этом случае они сначала учитываются на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы», а после ввода объекта в эксплуатацию вместе с другими расходами переносятся на счет 01 «Основные средства» и списываются через амортизацию.

На какой счет отнести госпошлину

В бухгалтерском учете уплата госпошлины отражается записью Дт 68 Кт 51.

Часто встает вопрос: на какой счет отнести госпошлину? Ответ на него зависит от причин, по которым она уплачивается. Если госпошлина уплачивается в связи с приобретением или созданием имущества, то она отражается на счетах по учету этого имущества.

Если же уплата госпошлины связана с текущей деятельностью организации (например, заверкой договоров, устава, карточек подписей), то начисление госпошлины будут отражаться проводкой Дт 26 (44) Кт 68.

Госпошлина, которая вносится, например, при продаже активов (кроме денежных средств, товаров, продукции), должна быть учтена проводкой Дт 91 КТ 68.

Не менее распространенный вопрос: уплаченная при регистрации предприятия госпошлина на какой счет относится? К сожалению, вновь созданная организация не сможет учесть эти расходы ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете, поскольку они понесены учредителями еще до ее создания.

Что признать в налоговых расходах?

При методе начисления расходы по оплате нотариальных действий признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ). Для налогового учета не важно, государственным или частным является нотариус. Но учесть в расходах можно только сумму платежа в пределах установленных тарифов (подп. 16 п. 1 ст. 264 НК РФ). Одновременно пунктом 39 статьи 270 Налогового кодекса установлено, что при определении налоговой базы не учитываются расходы в виде платы нотариусу (государственному или частному) за нотариальное оформление сверх установленных тарифов. На это указывают и контролирующие органы (письмо Минфина России от 20 мая 2005 г. № 03-03-01-04/2/91).

Дополнительные ограничения по учету нотариальных расходов

Задумываясь о возможности включения нотариальных расходов в состав налоговых затрат, необходимо учитывать еще и требования п. 1 ст. 252 НК РФ, из которых вытекает, что на расходы можно отнести только тот нотариальный тариф, который берется за оформление бумаг, необходимых для деятельности, предусматривающей получение дохода.

В таком случае можно ли отнести на затраты нотариальные услуги, связанные с юридическим оформлением, осуществленные до момента госрегистрации фирмы? Нет, они не могут быть отражены ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете, поскольку во время их осуществления компании еще не существовало. Такие затраты могут быть отнесены к расходам только тех лиц, которые их непосредственно осуществляли.

Какие услуги нотариуса не являются нотариальными действиями

В рамках осуществления своей деятельности нотариусы имеют право составлять проекты сделок, доверенностей, заявлений и других документов, делать копии документов и выписки из них, выполнять иные технические работы, а также давать разъяснения по вопросам совершения нотариальных действий. За это не предусмотрена уплата государственной пошлины или тарифа. Поэтому при оказании этих услуг или выполнении работ нотариус взимает «обычную» плату, которая устанавливается по соглашению сторон. Подобные расходы не являются нотариальными. Их квалифицируют как юридические, информационные или консультационные и учитывают в налоговой базе по налогу на прибыль в полном объеме.

Как списать нотариальные расходы, превышающие нормы?

Довольно часто возникают ситуации, когда сумма, уплачиваемая нотариусу, превышает законодательные нормы. И что же делать с теми расходами, которые не вписались в законные рамки? Их в ряде случаев можно учесть в расходах по другим основаниям.

Попробуем воспользоваться тем, что помимо непосредственно нотариальных услуг в нотариальных конторах оказываются также и некоторые другие: юридические, информационные, консультационные и т.д., причем их список является открытым (подп. 14 и 15 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы компании по оказанию нотариусом данных услуг могут быть учтены в прочих расходах по производству и реализации (письмо Минфина РФ от 26 августа 2013 г. N 03-03-06/2/34843).

Например, выполнение нотариусами работы технического характера предусмотрено ст. 23 Основ о нотариате. Для таких услуг госпошлина (или тариф) не предусмотрена — нотариус вправе установить на них расценки по собственному усмотрению. НК РФ также не предусматривает для данных расходов каких-либо ограничений. Следовательно, их можно полностью принять при расчете налога на прибыль в качестве юридических услуг.

Однако поступая так, следует условиться с нотариусом, чтобы тот в своей справке-расшифровке разделил полную сумму на две составляющие: непосредственно за нотариальное удостоверение и за информационные (консультационные, юридические) услуги. Тогда суммы сверх норм возможно будет полностью признать в налоговом учете как, например, затраты на юридическое консультирование.

Запастись документами

Теперь коснемся документального оформления нотариальных расходов. В соответствии с положениями статьи 252 Налогового кодекса расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Документальным подтверждением расходов на нотариальные действия являются: — квитанция к приходному кассовому ордеру, заверенная подписью и печатью нотариуса, с указанием уплаченной суммы; — документ о выполненных действиях. Лучший вариант – это заверенная подписью и печатью нотариуса выписка из реестра, включающая: перечень нотариальных действий, наименование и количество экземпляров «обработанных» нотариусом документов, размер взысканного тарифа. Некоторые требуют от нотариуса акты приемки-передачи услуг или выполнения работ. Заметим, что такие документы предназначены для подтверждения факта оказания услуг (выполнения работ) производственного характера (п. 2 ст. 272 НК РФ). Нотариальные действия к ним не относятся (подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). А значит, и выдавать их нотариус не обязан. Суммы, которые приходится платить нотариусу, и сами по себе могут быть довольно крупными. А завышенные суммы важно вовремя отследить. Для этого нужно знать ставки государственных пошлин и тарифов и то, за какие действия они взимаются. От этого зависит правильная квалификация расходов.
С. Шестакова, эксперт (Материал предоставлен журналом «Практическая бухгалтерия»)

Учет нотариальных расходов

В налоговом учете суммы, уплаченные нотариусу за совершение нотариальных действий, можно учесть в прочих расхода но только в пределах установленных тарифов (при выезде нотариуса в офис — тариф х Все, что сверх этого, учесть в расходах нельз То же самое относится и к упрощенца

Стоимость дополнительных нотариальных услуг ограничена только аппетитом конкретного нотариуса

В отношении же платы за правовые и технические услуги никаких ограничений по ее включению в затраты нет. Она может учитываться в полном объеме как прочие расход

• на юридические и информационные услуги (к примеру, если нотариус разработал проект договора и подготовил его к нотариальному оформлению);
• на консультационные и иные аналогичные услуги (если нотариус изготовил копии документов).

В бухгалтерском учете затраты на услуги нотариуса в зависимости от их вида можно учесть ка

• управленческие расходы (счет 26);
• расходы на продажу (счет 44);
• прочие расходы (счет 91);
• затраты, формирующие первоначальную стоимость внеоборотных активов (ОС) (счет 08).

Пример. Учет расходов на оплату услуг нотариуса

/ условие / Организация пригласила к себе в офис частного нотариуса, чтобы тот удостоверил договор поручительства на сумму 2 500 000 руб. Сумма нотариального тарифа составила 12 500 руб. (2 500 000 руб. х 0,5%), так как установленный в НК РФ тариф — 0,5% от суммы договора, но не менее 200 руб. и не более Однако нотариусу выплачено 18 750 руб. (12 500 руб. х 1,5), поскольку при совершении нотариальных действий вне нотариальной конторы сумма тарифа взимается в полуторном размер

Кроме того, нотариус попросил возместить ему транспортные расходы, предъявив оплаченную квитанцию на пользование такси на сумму 700 руб.

/ решение / Для целей налогообложения прибыли организация может списать в расходы сумму 19 450 руб., складывающуюся:

• из оплаты услуг нотариуса — 18 750 руб.;
• компенсации его транспортных расходов — 700 руб.

В бухучете организация делает такие запис

Нотариальная первичка

Как известно, все расходы должны быть документально подтвержден В случае с нотариальными расходами возникает непраздный вопрос — а чем? Ведь нотариальная деятельность не является предпринимательско поэтому нотариусы не обязаны применять ККТ при расчетах со своими клиентам А какого-либо унифицированного бланка, выдаваемого нотариусом в подтверждение оплаты его действий, тоже до сих пор нет. Правда, Минфин и налоговики говорят, что подобный документ может быть составлен в произвольной форме, при этом в нем обязательно должны быть все необходимые для первички реквизит

Обычная практика нотариусов — ставить прямо на заверяемом документе штамп «Оплачено (взыскано) по тарифу»

Но, как правило, нотариус ставит прямо на заверяемом документе штампик с некой общей фразой типа «Оплачено (взыскано) по тарифу за совершенные нотариальные действия». Если клиент просит какой-нибудь подтверждающий документ, ему обычно выдают справку с печатью и подписью нотариуса, где опять-таки фигурирует ничего не значащая общая фраза и нет расшифровки, за что конкретно взята плата. Но как подобная формулировка в первичке может подтвердить, что расходы на нотариуса произведены для коммерческой деятельности?

Еще в бытность свою министерством налоговая служба указывал что расходы на нотариуса можно подтвердить выпиской из реестра для регистрации нотариальных действи Однако на практике получить ее от нотариуса, мягко говоря, проблематично.

Во избежание возможных проблем с учетом расходов настоятельно просите нотариуса расписать в справке, какая сумма пошла в оплату нотариальных действий, а какая — за дополнительные услуги, только чтобы общая сумма сошлась. Иначе налоговики могут принять расход только в размере установленного тарифа, а остальное уберут из налоговой базы. В крайнем случае настаивайте на такой формулировке, из которой было бы ясно, что уплаченная вами сумма составная, например: «Взыскано по тарифу: 550 руб. с тех. работами». Тогда вы сможете учесть в расходах все, что заплатили.

Как видите, сложного ничего нет. Главное — иметь хоть какую-нибудь бумажку от нотариуса в подтверждение того, что вы заплатили ему не только за нотариальные действия, но и за иные услуги. Кстати, некоторые суды, признавая правомерным включение в расходы всей суммы, уплаченной нотариусу, говорят, что «законодательство о нотариате не содержит обязательных требований к порядку заполнения нотариусами документов, удостоверяющих факт оказания нотариальных услуг

Счет и типовые проводки

Отражение оплат в пользу нотариальных контор в бухгалтерском учете может быть осуществлено двумя способами:

• при помощи 68 счета;
• на 76 счете.

Выбор одного из вариантов зависит от цели обращения к нотариусу и величины примененного тарифа. Если размер платежа соответствует законодательно установленной госпошлине, то начисление обязательства перед нотариусом будет показано на 68 счете.

К СВЕДЕНИЮ! При использовании 68 счета для отражения расчетов с нотариусом необходимо открывать отдельный субсчет для учета государственных пошлин.

Счет 68 можно применять только в отношении средств, перечисляемых в бюджет, если получателем является другое юридическое лицо или самозанятое лицо, то в учете должен использоваться 76 счет. Дебетовые обороты по субсчетам 68 счета отражают факт перечисления средств.

Нотариальный тариф относится на 76 счет. В корреспонденции с ним могут вступать 26 счет, 44 или 91. Нормативное регулирование бухгалтерских операций в этой сфере осуществляется через ПБУ 10/99. Для отражения расчетов с нотариальными конторами надо обеспечить обособленное ведение учета по каждой из них.

При учете нотариальных услуг компания может использовать такие типовые записи:

1. Д68/субсчет «Госпошлина» — К51 – произведена оплата суммы государственной пошлины в качестве оплаты действий нотариуса.
2. Проводка Д26 – К68/субсчет «Госпошлина» составляется после фактического перечисления средств в момент признания понесенных расходов в виде государственной пошлины (если необходимость платежа возникает в связи с получением обязательных нотариальных услуг).
3. Д76 – К51 – с расчетного счета переведены деньги на счет нотариуса в качестве оплаты нотариального тарифа.
4. Д08 – К76 – величина нотариального тарифа была оплачена учреждением и отнесена на стоимость основного средства.

При наличной форме расчетов и проведении операции через подотчетное лицо корреспонденции составляются между Д71 и К50 в момент выдачи денег сотруднику и Д44 и К71 при отражении фактических затрат в учетных данных. Выдача наличности сотруднику в этой ситуации будет оформляться при помощи РКО.

Для подтверждения факта оплаты нотариальных действий подотчетное лицо составляет авансовый отчет. Основанием для признания затрат в учете будет бланк, выданный нотариусом с перечислением совершенных им действий для предприятия-заказчика. Если подотчетное лицо потратило не все выданные ему средства, остаток должен быть возвращен в кассу. Эта операция фиксируется в учете через дебетование 50 счета и кредитование 71 и оформление ПКО.