В соответствии с нашим законодательством, для выполнения процедуры получения техники на складе компании необходимым условием является оформление акта на прием-передачу, форма ОС-14. Эту форму можно скачать прямо здесь на сайте, для скачивания бланка ОС-14 перейдите в конец статьи.
В продолжении статьи мы будем рассматривать особенности заполнения этого бланка. Чтобы ознакомиться с готовым примером заполненной формы, ОС-14 перейдя по ссылке внизу.
У каждой из сторон должен остаться свой экземпляр акта, так что необходимы два экземпляра. Этот документ составляется комиссией, принимающей технику на складе. Перед тем, как приступить к заполнению бланка, оборудование внимательно осматривают с целью выявления дефектов, поломок, повреждений, которые могут быть видны при осмотре. Если какие-либо неисправности удалось выявить, составляется акт по дефектам, форма ОС-16. В ней перечисляют найденные проблемные места и возможности их устранения. Ознакомиться с образцом заполненного акта о выявленных дефектах можно по ссылке.
Также стоит учитывать, что дефекты, выявленные в дальнейшем, на этапах монтажных работ, при наладке или во время тестовых запусков, могут описываться по форме ОС-16.
Образец заполнения Акта о примере-поступлении оборудования (страница 1)
Образец заполнения Акта о примере-поступлении оборудования (страница 2)
Что представляет собой форма ОС-14 (акт о приемке оборудования)
По форме ОС-14, введенной в оборот постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении форм по учету ОС» от 21.01.2003 № 7, оформляется специальный акт, удостоверяющий приемку оборудования, подлежащего последующему монтажу и включению в состав основных фондов, на склад. Делается он в 2 экземплярах.
Данный документ должен составляться специальной комиссией, которая имеет полномочия, связанные с приемом соответствующего оборудования. Акт подлежит утверждению руководителем предприятия либо иным лицом, имеющим на то необходимые полномочия.
Какие сложности могут возникнуть с вычетом НДС по оборудованию к установке, узнайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе К+ можно получить бесплатно.
Что нужно помнить при оформлении акта приемки-передачи оборудования
Основанием для составления акта являются контракт на поставку, первичные документы, сопровождающие поставку, и приказ (или другой распорядительный документ) о формировании приемочной комиссии.
Составляется документ в момент проведения осмотра или сразу после него, но в этот же день. Обычно оформляют два экземпляра: один предназначен для бухгалтерии, второй — для материально ответственного лица — сотрудника склада.
Акт заполняют члены комиссии, они же подписывают документ с указанием должностей и расшифровкой подписей. О том, какие основные моменты следует отразить в нем, выясним в следующем разделе и там же представим образец акта приемки-передачи оборудования.
Утверждение документа обычно производится руководителем хозяйствующего субъекта.
Обратите внимание! Если в процессе приемки комиссия выявит различного рода повреждения и неисправности, она подготовит акт ОС-16, который впоследствии выступит основанием для выставления претензии поставщику.
Каковы особенности практического использования акта по форме ОС-14
Акт ОС-14 оформляет 1-й этап включения оборудования в состав основных фондов – его поступление на склад. Как только оборудование проходит первичную проверку, оно может быть направлено на монтаж. Для этого используется другой унифицированный бланк – форма ОС-15, которая также утверждена постановлением № 7.
Допускается осуществление приемки оборудования сразу тем подрядчиком, который будет производить монтаж. В этом случае представитель подрядчика входит в состав комиссии, оформляющей акт ОС-14, ставит в акте свою подпись, делая в т. ч. отметку о принятии оборудования на ответственное хранение, и забирает себе второй экземпляр этого документа. Форма ОС-15 при этом не заполняется.
Если во время монтажа оборудования в нем будут обнаружены дефекты, они фиксируются в другой унифицированной форме ОС-16.
После монтажа оборудование фактически вводится в состав основных фондов. Для удостоверения этой процедуры используется форма ОС-1 (акт, удостоверяющий прием основных фондов) либо ОС-1б (аналогичный по назначению бланк, но используемый в целях учета группы однотипных ОС).
Об организации учета основных средств читайте в статьях:
- «Отражаем основные средства в бухгалтерском балансе»;
- «Учет основных средств при УСН в 2019-2020 годах».
По какой форме лучше составлять при приемке?
Заполнять акт приема, благодаря изменениям в законодательстве, допустимо в произвольной форме, разработанной по шаблонам предприятия с учетом его особенностей, однако, при этом он должен содержать основные сведения о сторонах и самом оборудовании.
Существует у акта приемки оборудования, требующего монтажных работ, унифицированная форма ОС-14, удобная и широко применяемая на практике.
Она применяется для оформления, поступившего на склад товара на первичных этапах с дальнейшим его использованием в качестве основных средств. Утверждена данная форма Постановлением Госкомстата РФ №7 от 2003 года.
Вне зависимости от применяемой формы, ее необходимо составлять в 2-х экземплярах – для каждой из сторон с обязательными подписями членов комиссии.
Формировать приемочный акт допустимо в 2-х вариантах по качественной оценке и по наружному осмотру.
Конечно, при существовании всех необходимых условий для приема оборудования его принимают по качественной оценке, но если нет возможности, приемку выполняют предварительно по наружному осмотру с дальнейшим детальным повторным осмотром.
Все выявленные дефекты фиксируются отдельным документом — актом ОС-16.
Оформление унифицированного бланка
Форма акта ОС-14 о приеме, поступлении объекта на титульной странице содержит основные сведения относительно сторон сделки:
- наименование поставщика в лице продавца, дарителя и прочих лиц, его контактные данные, ОКПО, банковские реквизиты;
- наименование изготовителя;
- сведения о транспортировке – необходимо указать, чьими силами она выполняется – третьим лицом, поставщиком или получателем, указать подробные сведения относительно используемого транспортного средства;
- информация о получателе или заказчике – наименование, ОКПО, контактная информация, банковские реквизиты;
- основание для составления акта приемки — приказ или распоряжение руководителя о приобретении оборудования.
- Далее в унифицированном акте ОС-14 располагается основная часть бланка, которая состоит из 2-х таблиц:
- Первая предназначена для внесения сведений относительно даты и времени отгрузки и доставки оборудования;
- Вторая для указания сведений об оборудовании, также в эту таблицу вносится информация о фактических и заявленных данных.
Важно! Если детально изучить основное средств при поступлении не представляется возможным, указывается в акте необходимость выполнения детального изучения позже.
После заполнения всех полей формы ОС-14, бланк акта подписывается всеми членами комиссии и лицом, принявшим груз, а также заверяется руководителем организации.
Важно: храниться документ нужно не менее 3 лет после составления.
Итоги
Акт, составляемый по форме ОС-14, применяется при приемке оборудования, предназначенного для последующего монтажа. Может оформляться как при поступлении на склад к собственнику, так и при приемке, осуществляемой подрядчиком. В последнем случае он одновременно служит документом, подтверждающим факт принятия на ответственное хранение.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
В каких случаях заполнять?
Типовая форма ОС-14 применяется в том случае, когда объект нужно принять не как основное средство, готовое к использованию, а как оборудование, требующее монтажа.
Так как ОС нужно сначала собрать, испытать, то первоначально его принимают на склад по отдельному акту приема (поступления), после чего уже на основании другого передаточного документа отправляют в монтаж на основании акта ОС-15, а потом принимают в качестве основного средства по форме ОС-1.
Важно! Акт приемки оборудования является подтверждением передачи имущества от одного участника правоотношений к другому, практикой подтверждено, акт – это документальное оформление окончания договорных отношений.
Законодательство не предусматривает строгих требований к обязательному его составлению, однако на практике участники понимают – наличие данного документа обеспечивает спокойствие и уверенность в отсутствии проблем, так как принимающая сторона на момент получения оборудования не предъявляла претензий.
Акт по форме ОС-14 заполняется в следующих случаях:
- при поступлении оборудования, требующего монтажа,в результате купли-продажи, дарения от компаньона;
- при приеме в результате приобретения его за определенную плату;
- после изготовления оборудования по индивидуальному заказу;
- в результате безвозмездной передачи от производителя.
Важно: если компания приобретает бывшее в применении оборудование для пополнения ОС предприятия, передаточный документ составляется обязательно с указанием на наличие ремонта и его особенности.
Согласно акту приема и поступления фиксируется снятие ответственности за использование оборудования и его сохранность от одного лица и передача данных полномочий другому.
Выполняется такая передача и заполнение документа уполномоченной комиссией, состав которой складывается не менее, чем из 3 человек.
В комиссию обязательно должны входить представители принимающей и сдающей стороны, а также в зависимости от профильного назначения оборудования специалисты, которые смогут оценить на профессиональном уровне работу и характеристики изделия.
Форма ОС-14 (образец заполнения)
В шапке документа заполняются общие данные: наименование организации-получателя, контактные данные, банковские реквизиты, структурное подразделение, код формы по ОКУД, ОКПО. Далее заполняется основание для заполнения акта (приказ, договор), номер и дата составления, дата принятия к бухгалтерскому учету, счет, субсчет, номер амортизационной группы. Под сведениями, содержащимися в шапке документа, должна стоять подпись руководителя с указанием должности, расшифровкой подписи, даты подписания. Рядом с названием документа проставляется дата его заполнения и номер документа.
В основной части акта ОС-14 заполняется общая информация о приеме оборудования:
- Наименование продавца (компании – поставщика), контактные данные, банковские реквизиты, код по ОКПО;
- Наименование компании-изготовителя, код по ОКПО;
- Наименование компании-перевозчика, контактные данные, банковские реквизиты, код по ОКПО;
- Место приема оборудования;
- Способ, которым оборудование было доставлено, серия, номер, дата транспортной накладной;
- Наличие пломбы.
Далее форма содержит две таблицы. В первой содержатся сведения о времени приемке оборудования:
- Дата, время отправления груза со станции отправителя с указанием наименования пункта;
- Дата, время отправления груза со склада отправителя с указанием наименования пункта;
- Дата, время прибытия оборудования, место приема;
- Дата, время начала приема оборудования;
- Дата, время приостановления приема оборудования;
- Дата, время возобновления приема оборудования;
- Дата, время окончания приема оборудования.
Оборотная сторона бланка содержит вторую таблицу – сведения о поступившем оборудовании:
- Наименование поступившего оборудования;
- Заводской номер оборудования;
- Тип, марка оборудования;
- Вид упаковки оборудования;
- Единица измерения;
- Количество мест по документам компании-поставщика;
- Масса груза отправителя;
- Масса груза дороги (пристани и др.);
- Стоимость за единицу и общая стоимость;
- Особые отметки по накладной;
- Количество мест, которое было принято фактически;
- Масса груза (де-факто);
- Обнаруженные дефекты;
- Примечания.
Под таблицей фиксируются детали, обнаруженные при внешнем осмотре оборудования: повреждена ли упаковка, комплектно ли поставлено оборудование. Дефекты, обнаруженные при монтаже и установке оборудования, фиксируются отдельным актом.
Далее ОС-14 (акт о приемке оборудования) содержит заключение комиссии, перечень прилагаемых документов. Акт должны подписать все члены комиссии, с указанием должности, расшифровкой подписи, номером и датой выдачи документа о полномочиях и указанием организации, выдавшей документ.
Стоит ли создавать комиссию, если в штате организации состоит только руководитель? В данном случае создание комиссии не представляется возможным, так как комиссия должна состоять минимум из двух человек. Если в организации состоит только руководитель, то все функции по приемке он возьмет на себя.
Акт подписывается ответственным лицом, принявшим оборудование, с указанием должности, расшифровкой подписи. Также документ подписывает сотрудник, который принял объект на ответственное хранение, проставляется отметка бухгалтерии об открытии карточки учета объекта ОС с указанием номера документа и датой составления, подписью главного бухгалтера.
Акт о приеме оборудования ОС-14
12 октября 2015 Основные средства
Акт о приеме-передаче форма ОС-14 оформляется для учёта поступившего на предприятие оборудования производственного назначения на основании договора, распоряжений или приказа. Это обязательный документ, который подтверждает и фиксирует передвижение производственных средств между учреждениями и организациями.
Как правило, форма ОС-14 прилагается к договорам поставки, покупки, лизинга. Составление этого документа не исключает обязательного оформления акта приема-передачи ОС-1.
| Форма ОС-14 бланк |
В качестве примера предлагаем также скачать заполненный образец акта о приеме (поступлении) оборудования ОС-14, ссылка на бесплатное скачивание находится внизу статьи.
Порядок заполнения акта о приеме оборудования форма ОС-14
Бланк ОС-14 заполняется специальной комиссией, в задачу которой входит осмотр поступившего оборудования на предмет количественного соответствия, выявления дефектов и неисправностей. По итогам осмотра или испытаний выносится письменное заключение, которое подписывается членами комиссии, лицом принимавшим груз и руководителем. Форма ОС-14 составляется и заполняется в двух экземплярах и передаётся принимающей и передающей сторонам.
Если при первичном осмотре комиссии не удаётся точно установить фактическое состояние оборудование, то создаётся предварительное заключение, в котором говорится о том, что окончательные выводы и заключения будут сделаны после испытательных работ. Обнаруженные недостатки и дефекты также фиксируются в заключении комиссии. При передвижениях между предприятиями таких средств, как здания или сооружения, акт ОС-14 не сформировывается. Здания и сооружения принимаются к учету по акту приема-передачи ОС-1а.
Особенности оформления акта о поступлении оборудования ОС-14
Унифицированная форма ОС-14 предполагает наличие в документе следующей информации:
- сведения о получателе оборудования;
- документ, являющийся основанием для составления акта – приказ, соглашение, распоряжение;
- номер бланка;
- дата составления;
- информация о компании, предоставившей оборудование;
- таблица, в которой указываются данные о наименовании принимаемых предметов. В таблице должна присутствовать вся имеющаяся информация о принимаемых объектах – количество, стоимость, дата поступления, присвоенный заводом индивидуальный номер, марка, вид и другие характеристики;
- решение членов комиссии, которые занимались приемом оборудования;
- подписи всех участвующих сторон — участников приемной комиссии, сотрудников монтажной организации и руководителя компании, принявшей материал.
Если в ходе исследований комиссия не обнаружила дефектов в оборудовании, предназначенном для монтажных работ, оно передается другим сотрудникам с целью осуществления их установки. При этом необходимо составить специальный акт о передаче в монтаж, который оформляется по единой форме ОС-15.
При выявлении брака, неисправности и других различных повреждений, члены комиссии имеют право отказать в приеме оборудования. В этом случае необходимо оформить соответствующий дефектный акт, бланк которого унифицирован формой ОС-16.
Таким образом, акт о приемке форма ОС-14 можно считать документацией первоначального типа, которая выступает в роли подтверждения осмотра поступивших объектов. После изучения их качества составляется следующий акт. В нем указывается ход дальнейших действий с объектом.
Порядок заполнения ОС-14
Заполнение унифицированной формы бланка акт ОС-14 – обязанность участников приемной комиссии. Основной задачей ее членов является предварительный осмотр и определение качества поступивших объектов.
Сотрудники компании проверяют, соответствует ли количество имеющихся предметов цифре, указанной в документе. Среди полномочий комиссии отмечается важная обязанность – обнаружение неисправностей оборудования. Итогом проверки является заполнение акта приема. В нем должно присутствовать заключение. В обязательном порядке оно подписывается каждым проверяющим, а также поставщиком груза и руководителем компании. Акт поступления составляется в 2 экземплярах. Каждая сторона должна иметь по одному документу данного вида.
Возникают ситуации, при которых участники комиссии не могут точно определить качество поступившего оборудования. В этом случае им необходимо составить заключение предварительного характера. В нем указывается, что в ходе проверки не были полученные конечные результаты, поэтому точное решение о приемке оборудования будет принято после проведения повторного осмотра.
