Что такое ЭДО? + ТОП 10 сервисов электронного документооборота

Оператор ЭДО — это провайдер электронного документооборота, который выполняет безопасный обмен данными и обеспечивает юридическую значимость соглашений между контрагентами, отчетности для предоставления в ФНС и другие госструктуры.

При подборе подходящей СЭД нужно обращать внимание на важнейшие критерии (интеграцию с другими системами, степень защиты, удобство использования, возможность установки программного обеспечения на смартфон или планшет и др.), и тогда процессы в компании, отнимающие много времени, будут автоматизированы и упрощены. Участие операторов имеет и другие весомые преимущества.

Что такое система электронного документооборота?

ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью.

Всю систему ЭДО можно условно разделить на два вида:

обмен документами внутри компании;
передача документов между разными компаниями через интернет.

Чтобы использовать ЭДО внутри фирмы, необходимо приобрести специальный программный пакет и сетевое оборудование для активации его работы. Для обмена документами со сторонними компаниями дополнительно потребуется оператор электронного документооборота. С его помощью будут передаваться нужные сведения и контролироваться их формат.

Так какой электронный документооборот выбрать?

Каждый бизнес имеет свои особенности и специфику. Здраво оцените потребности и объем исходящей корреспонденции, после чего решайте, какой оператор электронного документооборота отвечает вашим целям. Лучший провайдер – не самый дешевый, а тот, который поможет вашему бизнесу вырасти и выйти на новый уровень дохода.

По нашему мнению, интереснее всего выглядит предложение и уровень сервиса 1С-ЭДО. Почему следует выбрать ЭДО, встроенное в решения 1С:

Не требует установки;
Сервис уже встроен в конфигурацию «1С:Предприятие»
Исключает ошибки
Счета-фактуры и документы реализации создаются автоматически – новые документы в базе 1С формируются на основе входящих электронных УПД;
Экономит время;
Встроенная возможность рассылки приглашений контрагентам прямо из 1С и прием их приглашений;
Автоматизированное обновление.

С этим мнением согласно и большинство ведущих компаний в России, которые выбрали этого провайдера в качестве оператора ЭДО.

Однако если вам не хватает типового функционала 1С-ЭДО, предлагаем рассмотреть авторскую разработку компании WiseAdvice — WA:ЭДО. К преимуществам технологии можно отнести:

Быстрый поиск – электронный документ (ЭД) найти так же просто, как и документ учетной системы (в ПП 1С архив ЭД является частью информационной базы);
Нет необходимости дублировать настройки прав доступа;
Не нужно переключаться в специальную программу – следовательно, появляется дополнительное повышение производительности труда бухгалтеров, менеджеров;
Функции подготовки и подписания документов могут быть разделены: проведение документа ИБ, утверждение и подписание ЭД могут выполняться одним или несколькими разными сотрудниками;
Реализован интерфейс «Процессин» для работы с ЭДО;
Можно легко понять, какие действия с ЭД нужно сделать как со стороны продавца, так и со стороны покупателя. Для списка электронных документов существуют быстрые отборы по: контрагентам, датам, суммам сделок, видам документов, ответственным и пр.

Важно отметить, что технология WA:ЭДО позволяет избежать ручной настройки роуминга с различными операторами, поддерживает разных операторов в едином сервисе, обладает развитым API, готовыми интеграционными модулями к большинству информационных систем. Реализована поддержка различных маршрутов согласования документов, автоподписи документов. Работать с документами можно как в 1С, так и в электронной почте. Через WA:ЭДО можно обмениваться любыми документами.

Какие документы можно отправлять?

Система ЭДО позволяет компаниям обмениваться следующими документами:

УПД и счетами-фактурами. Правила их передачи установлены Минфином и ФНС.
Торг-12 и актами. Их форматы рекомендованы налоговой службой и подходят для передачи в органы контроля.
Иными заверенными электронной подписью документами, для которых нет установленного формата ФНС.

Наиболее популярными документами, с которыми работают клиенты, являются:

договора
счета-фактуры
акты
первичные документы

Как правило, сначала организации переводят в ЭДО все первичные документы и счета-фактуры. С последними связаны налоговые вычеты, поэтому им уделяется особое внимание. Организации должны составлять эти документы в соответствии с установленными законом требованиями. Если счета-фактуры не будут соответствовать формату, утвержденному приказом ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820, они не будут иметь юридической силы.

Каковы их функции

Если у контрагентов нет технической возможности для прямого обмена документацией онлайн, они используют сервис электронного документооборота, а всю работу по передаче и доставке файлов берет на себя оператор. Таким образом стороны обмениваются счетами-фактурами друг с другом и с Федеральной налоговой службой (приказ ФНС № ЕД-7-26/ от 08.06.2021).

Оператор фактически проводит электронный документооборот онлайн, реализуя определенные функции:

обеспечение конфиденциальности — информация передается только по защищенным каналам связи;
соответствие форматам — все документы форматируются в рамках действующих регламентов;
уведомление ФНС — компания оповещает налоговую службу о присоединении нового участника к обороту документами при передаче счетов-фактур;
гарантия доставки — все файлы проводятся по указанному маршруту;
проверка актуальности ЭП — оператор проверяет действительность цифровой подписи в момент подписания регистров.

Электронный документооборот используют не только для передачи подписанных онлайн-файлов между контрагентами, но и для обмена информацией между сервисами и клиентом. К примеру, Яндекс применяет систему ЭДО для многих сервисов. По аналогии работают и другие онлайн-компании.

Как выбрать систему?

Перед тем как перейти на ЭДО, компании должны выбрать оператора ЭДО, опираясь на свои потребности. Вопрос выбора возникает в следующих случаях:

Компания сотрудничает со многими контрагентами, которые требуют большое количество документов. Чаще всего с этим сталкиваются фирмы, занимающиеся логистикой.
Сотрудникам регулярно приходится дублировать счета-фактуры, так как их оригиналы теряются.
Документооборот непрозрачен для руководства.
Компании тратят крупные суммы на обмен документами (приобретение печатей, затраты на отправку и получение, на хранение и утилизацию бумаг).

Со списком операторов ЭДО можно ознакомиться на сайте ФНС. Выбирая конкретного, нужно руководствоваться следующими критериями:

возможности;
надежность;
функциональность;
количество контрагентов;
роуминг;
опыт работы;
качество обслуживания;
стоимость продукта.

Зачем нужен оператор ЭДО и как его выбрать?

Некоторые организации не прибегают к услугам операторов ЭДО, полагая, что проще обмениваться электронными документами по обычной электронной почте. Но это не совсем верно. У системы электронного документооборота через операторов ЭДО есть ряд неоспоримых преимуществ:

1. Система ЭДО позволяет обмениваться юридически значимыми счетами-фактурами. Отправлять документы, подписанные ЭП, можно по e-mail. Но, согласно требованиям Налогового кодекса, обмениваться электронными счетами-фактурами можно только в системе ЭДО. Счета-фактуры, отправленные через оператора и подписанные ЭП, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные оригиналы с собственноручной подписью. Их можно отправить в ИФНС по запросу налоговиков или представить в качестве доказательств в суд.

Обмениваться с контрагентами УПД и счетами‑фактурами через оператора ЭДО Входящие бесплатно

2. Оператор ЭДО гарантирует безопасность документооборота. Передача данных защищена шифрованием, поэтому третьи лица не смогут прочитать документы.

3. Отправитель видит статус переданного документа. Передавая документ по электронной почте, отправитель не знает, что происходит с ним после отправки. Система ЭДО делает документооборот прозрачным. Статус отправленного документа фиксируется; в сервисе видно, когда файл доставлен, получен и подписан.

Возможен ли обмен документами между двумя системами?

Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.

Существует два способа подключения роуминга между фирмами-партнерами:

Автоматический. В 1С, работающей по ЭДО, в настройках нужно нажать кнопку «Создать». В открывшемся окне заполнить «Профиль настроек ЭДО», «Контрагент», «Договор контрагента» и кликнуть на «Отправить приглашение». Это действие отправит приглашение на ЭДО выбранному контрагенту. Партнер также должен заполнить соответствующие поля и направить встречное приглашение. После этого обе фирмы увидят у себя статус «Присоединён». С этого момента они могут начать пользоваться электронным документооборотом.
По требованию. Пользователи 1С, подключенные к ЭДО, запрашивают роуминг у оператора в тех случаях, когда автоматическое соединение недоступно. Для этого необходимо оставить заявку в «Личном кабинете», отправить письмо по электронной почте или позвонить в службу поддержки. Приняв заявку, оператор свяжется с контрагентом и запросит его согласие на обмен документами. Дальнейшие настройки роуминга делают сотрудники компаний. Пользователям ЭДО остается лишь обновить статусы, они должны измениться на «Присоединён».

Чтобы перейти на сервис, нажмите на заголовок. Ссылка вшита в название.

Как подключиться к ЭДО

Подключиться к ЭДО довольно просто. Достаточно подать заявку, связаться с оператором и заключить соглашение.

Вот инструкция, как происходит подключение к электронному документообороту, на примере ЭДО Диадок:

Шаг 1. Зайдите на официальную страницу сервиса. Нажмите кнопку «Подключиться».

Шаг 2. Заполните заявку. Внесите контактную информацию в регистрационную форму.

Шаг 3. Дождитесь звонка представителя компании, обсудите все условия и определитесь с тарифом. Заключите договор и начинайте работать в системе.

Любая платформа электронного документооборота интегрируется в действующее программное обеспечение, то есть подключается к базовому ПО для ведения учета и отчетности (1С, Контур). Базовый сервис придется донастраивать для индивидуальной работы.

«Контур Диадок»

Система ЭДО «Контур Диадок» позволяет работать с документами дистанционно и решить любой рабочий вопрос не покидая кабинет. Все отправляемые документы обладают юридической силой, так как заверяются электронной подписью. Подписанные таким образом бумаги приравниваются к бумажным вариантам. Системой «Контур Диадок» пользуются более миллиона компаний.

Система ЭДО позволяет пользователям получать, отправлять и подписывать аналоги бумажной документации. Она взаимодействует не только с компаниями, подключенными к «Контур Диадок», но и с теми, которые работают в других программах. Сервис также отправляет отчеты в налоговый орган.

Для использования веб-версии не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение. Преимущества системы «Контур Диадок»:

Создание, передача и получение электронных документов.
Взаимодействие с 1С. Пользователям не придется вручную вводить данные, необходимые бланки формируются самостоятельно и связываются с бухгалтерской программой.
Интегрирование с разными информационными системами: API, SAP, MS Dynamics,Oracle.
Для доступа к расширенным функциям достаточно создать учетную запись.
Документами можно обмениваться не только с крупными компаниями, но и с государственными учреждениями РФ.
Система не требует дублирования информации.
Вносить изменения в электронные документы можно в дистанционном режиме.
Пользователи могут легко контролировать процесс отправки и получения данных, наблюдая за изменением статуса.
При помощи фильтров можно быстро найти нужный документ.
Войти в программу можно не только с персонального компьютера, но и с любого смартфона через мобильное приложение.
Имеется собственное хранилище данных.
Можно построить маршрут передачи каждой бумаги.
Легко взаимодействует с аналогичными сервисами.
Пользователи «Контур Диадок» могут отслеживать действия других контрагентов. Если кто-то из них захочет получить доступ к документам, система сообщит об этом.

«Контур Диадок» можно использовать бесплатно, если программа нужна только для получения входящих документов. Для их подписания потребуется подключить платную подписку стоимостью от 1000 до 3000 руб. в год. Итоговая цена тарифа зависит от количества исходящих документов.

Основные возможности Контур.Экстен

Отправляйте отчетность быстро и без ошибок

При использовании Контур.Экстерн, не стоит беспокоиться о том, что отчёт затеряется или будет доставлен с опозданием. Он будет принят с первого раза — встроенная система проверки отследит возможные ошибки уже при заполнении. И вам не придется ничего устанавливать или обновлять самостоятельно — все происходит автоматически. На любой вопрос круглосуточная техподдержка ответит быстро и компетентно в любое время.

Следите за отчетностью организаций на обслуживании

Интерактивная таблица для отслеживания отчётности организаций на обслуживании — удобная альтернатива таблицам Excel. Обновление происходит автоматически в соответствии с историей отчётности. Она помогает легко ориентироваться в отчётах для каждой организации на обслуживании.

Получайте оповещения о требованиях из налоговой

Вовремя получайте требования из налоговой и отвечайте на них в электронном виде в установленные законом сроки. Это позволит избежать штрафов и блокировки расчетного счета. Можно работать с любого компьютера, подключившись по логину-паролю. Отправлять в налоговую инспекцию запросы на разъяснения, получать уведомления об изменениях в законодательстве, запрашивать справки, акты сверки, выписки и другие документы.

СМС-уведомления о необходимости сдачи отчётности

Выбрав в настройках личного кабинета сервиса Контур.Экстерн отправку СМС-уведомлений, пользователь, независимо от своего местонахождения, будет в курсе всех событий, происходящих с отчётами. Просто о те документообороты, по которым вы хотите получать оповещения, и информация будет оперативно поступать на мобильный телефон. Вы не пропустите ни одного важного изменения. При желании от услуги можно легко отписаться или же включить снова.

Работайте с электронными больничными

В Контур.Экстерне можно загружать, заполнять и отправлять электронные больничные в ФСС. В том числе карантинные больничные для лиц 65+ лет. Кроме того, для регионов, в которых предусмотрены прямые выплаты, действует возможность формирования реестра на основе данных электронных листов нетрудоспособности с последующей отправкой в ФСС.

Формируйте документы для оплаты налогов

За пару кликов создавайте платежные поручения и квитанции ПД (налог) и ПД-4сб (налог). Создание платёжных поручений и квитанций об уплате налогов осуществляется в автоматическом режиме. Пользователю достаточно выбрать расчётный счёт, после чего система самостоятельно выполнит все действия по заполнению документа. Готовую квитанцию можно скачать файлом для интернет-банка или распечатать платежное поручение.

Отчитывайтесь в ПФР по форме СЗВ‑ТД

Сдавайте форму СЗВ-ТД на работников, у которых в течение отчетного периода произошли кадровые события. Перед первой подачей СЗВ-ТД передайте в Пенсионный фонд заявление на подключение к электронному документообороту ПФР.

СБИС

Платформу СБИС предприятия могут использовать одновременно в нескольких режимах, каждый из которых приспособлен к взаимодействию с другим. Самый популярный режим среди пользователей — использование электронного документооборота.

Возможности СБИС:

проверка контрагентов;
подготовка и отправка отчетов в государственные органы;
поиск тендеров на разных площадках и аналитика закупок;
сбор фискальных отчетов в дистанционном режиме;
ведение бухгалтерской, кадровой и складской документации;
управление бизнес-процессами;
внедрение CRM-системы для качественной работы отдела продаж.

У система ЭДО СБИС есть бесплатная версия, позволяющая пользователям получать документы от контрагентов, работать с первичной бухгалтерской документацией и создавать отчеты для государственных органов. Для удобства использования были разработаны мобильные приложения, работающие на операционных системах iOS и Android.

Бесплатная версия СБИС не позволяет пользователям отправлять электронные документы. Для этого им нужно подключить платный пакет услуг. Минимальный тариф стоит всего 500 руб. в год. За эти деньги компании смогут получать: одну электронную подпись, возможность отправить нулевую отчетность, 50 исходящих пакетов за квартал, доступ к внутреннему чату и видеосвязи.

Топ 3 способа сдать отчетность удаленно

Обмен электронной информацией (отчетными документами) между компанией и контролирующими инстанциями происходит по закрытому коммуникационному каналу связи ТКС. Он обеспечивает передачу большого объема данных на любое расстояние без сбоев и задержек. Организация электронного документооборота (ЭДО) через ТКС возможно только при участии специализированных программных сервисов. Именно сервисы помогают хозяйствующему субъекту формировать файлы с отчетностью, заверять электронными подписями (ЭЦП), зашифровывать и отправлять получателю.

С учетом данных технических нюансов, компании по своему усмотрению имеют возможность сдавать отчетность несколькими способами.

№	Способы сдачи отчетности	Достоинства	Недостатки
1	Через операторов ЭДО	Формирование и сдача отчетности ведется в одной программе; Есть техническая и информационная поддержка; Проверка отчетов на ошибки; Контроль сроков.	Стоимость услуг Необходим специалист, разбирающийся в ведении бухгалтерской отчетности через ЭДО.
2	Бесплатные сервисы контролирующих органов	Минимальные затраты	Придется осваивать несколько ПО; Неудобства, связанные с работой в разных программах; Нет техподдержки и помощи по вопросам заполнения.
3	Фирмы-посредники (аутсорсинг)	Полная передача ведения отчетности сторонней фирме	Высокая стоимость услуг; Ответственность за отчетность компании все равно возлагается на руководителя, поэтому необходим дополнительный контроль за аутсорсерами.

Операторы электронного документооборота

Данный способ является наиболее распространенным среди компаний разного уровня. Операторы ЭДО выступают посредниками между субъектом хозяйственной деятельности и контролирующей инстанцией. Передачу документов из компании налоговым органам они организуют через свои сервера, используя специальные программные продукты (сервисы).

В результате, компания получает программное обеспечение для составления и отправки отчетности. Сервисы могут подключаться к привычной для бухгалтера программе, например, к 1С. Специалист составляет в ней отчетность, а затем загружает ее в сервис ЭДО. Для данной процедуры необходимо зарегистрировать электронную подпись.

Сервис удобен тем, что вашу отчетность полностью контролирует программное решение. Пользователю приходят уведомления по срокам сдачи отчетности, корректности заполнения документов, о получении и принятии госорганами отправленной документации.

Автоматизированные точки, установленные в государственных инспекциях

Второй способ отличается своей экономичностью. На порталах контролирующих органов (ФНС, ФСС, ПФР и др.) размещены бесплатные сервисы, с помощью которых можно формировать и передавать документацию. В данном случае между компанией и надзорным ведомством отсутствует посредник, отчетность доставляется напрямую. Компании предстоит лишь приобрести электронную подпись ЭЦП.

Однако у такого способа существует масса недостатков. Для того, чтобы сдать отчетность, сотруднику необходимо использовать отдельные программы для каждого конкретного ведомства. Придется самому контролировать сроки сдачи, проходить регистрации, осваивать ПО.

Фирмы-посредники, специализирующиеся на заполнении отчетности через интернет

Третий способ – воспользоваться услугами аутсорсинга. Собственник или руководитель заключает соглашение с компанией и передает ей функции по сдаче отчетности. Специалисты могут взять на себя как отдельные поручения, так и полностью ведение бухгалтерского, налогового учета.

Бухгалтеры-аутсорсеры используют современные технологии сдачи отчетности, в том числе и ЭДО. Однако высокая стоимость данной услуги будет выгодна не всем предприятиям.

Ответственность за сдачу отчетности несет руководитель организации. Поэтому выбирать фирму по оказанию бухгалтерских услуг необходимо тщательно. Допущенные ошибки приведут к штрафам, а некорректно составленные документы придется заново исправлять.

Сервисы ЭДО для сдачи бухгалтерской отчетности выгодно использовать подавляющему большинству средних и крупных компаний. Заплатив за автоматизацию рабочих мест, компании совершенствуют свою деятельность, ускоряют рабочие процессы и не отвлекаются на посторонние задачи. Все это создает благоприятные условия для увеличения прибыли и роста бизнеса.

ELMA

Система ELMA отличается от других широкой линейкой бизнес-решений. Она состоит из набора приложений для управления организацией. Их можно использовать как вместе, так и по отдельности.

Линейка системы ELMA:

Электронный документооборот. Приложение позволяет наладить делопроизводство и вести электронный документооборот. Благодаря механизму WorkFlow система быстро настраивается под потребности организации.
Управление бизнес-процессами. ELMA строит гибкие информационные системы. Для создания эффективных бизнес-процессов программа использует международный стандарт BPMN.
Контроль показателей. Приложение позволяет правильно построить управление компанией. Его использование поможет наладить показатели эффективности.
CRM. Данную линейку не нужно покупать отдельно, она идет в качестве дополнения к любому стандартному пакету. CRM позволяет управлять продажами и отслеживать взаимоотношения с контрагентами.
Управление проектами. ELMA легко налаживает проектную деятельность в организации. Это дает возможность следить за стандартными бизнес-процессами и управлять бюджетным проектом.
Внутренний портал. Все составляющие ELMA базируются в едином внутреннем портале. Отдельно его купить невозможно, так как он дополнительно устанавливается к любому приложению. В портал входит: структура компании, задачи, календарь, общение с пользователями, хранилище данных.

Стоимость системы ELMA зависит от выбранного пакета. Цена стандартной платформы — 45 000 руб. В стоимость входит: 1 именная и 1 конкурентная лицензия, сервер ELMA, Дизайнер ELMA, Внутренний портал, ELMA CRM, и приложение ELMA ECM+. За дополнительную плату можно подключить расширенные функции.

Зачем подключаться к ЭДО?

Организации переходят на электронный документооборот, если они хотят:

Мгновенно пересылать документы. Отправлять бумажные документы по почте или курьером долго, а в системе ЭДО пересылка занимает секунды.
Сократить финансовые затраты. Пересылка электронных документов в рамках ЭДО в 7-10 раз дешевле, чем отправка бумажной корреспонденции по почте.
Оптимизировать бизнес-процессы. Составлять, подписывать, отправлять и получать документы в рамках ЭДО проще и быстрее.
Упростить взаимодействие с госорганами. Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, приравниваются к бумажным документам, завизированным собственноручной подписью. Их принимают налоговики и другие госорганы.
Повысить лояльность контрагентов. При использовании ЭДО документы гарантированно дойдут до получателя, а исправить ошибку можно за пару минут. Контрагенты смогут быстрее получить корректные счета на оплату и платежи, их лояльность к партнеру повысится.
Перевести архив в электронный вид. В бумажном виде документы занимают много места. При работе с электронными документами архивы хранятся на серверах. Просмотреть и скачать документы можно в любое время из любой точки мира. Также см. «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2020 году: таблица».
Работать с крупными торговыми сетями. Российские ритейлеры обычно не работают с поставщиками, которые используют бумажные документы. Почти все крупные сети требуют от своих потенциальных поставщиков подключения к ЭДО.

Подключиться к системе электронного документооборота с контрагентами

Synerdocs

Система электронного документооборота Synerdocs в последнее время набирает большую популярность в России. Основные возможности:

Создание, редактирование, отправка и получение документов контрагентов и государственных органов.
Интеграция с 1С, DIRECTUM, SAP.
Составление актов сверки взаиморасчетов с контрагентами.

Стоимость подключения минимального пакета Synerdocs — 2500 руб. в год. За эти деньги организации получают возможность отправить 300 документов. Если необходима интеграция с программой 1С, рекомендуется выбирать тарифы, включающие 1000 и более документов, что будет стоить 6300 руб. в год. Каждый документ, отправленный сверх тарифа, будет стоить 7 руб.

Плюсы и минусы ЭДО

Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.

Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.

Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут. Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.

ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.

В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.

Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.

Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.

Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.

К недостаткам ЭДО можно отнести:

Риск потери информации при сбоях программ или неполадках сервиса оператора ЭДО.
Если у компании есть партнеры, которые еще не перешли на ЭДО, придется вести смешанный электронно-бумажный документооборот, что может усложнить рабочие процессы.
При том что ЭДО позволит экономить в будущем, переход к системе электронного документооборота довольно затратен: необходимо будет оплатить и подключить СЭД, купить электронные подписи, а затем потратить время и средства на обучение сотрудников.

«Сбербанк E-invoicing»

Сервис ЭДО от Сбербанка позволяет существенно сэкономить время, исключив обмен бумажными документами. Основные преимущества:

Сервис работает в любой точке мира и не закрепляется за конкретным компьютером.
Работать можно как с формализованными документами, так и с произвольными.
Пользователи получают возможность сдавать отчеты в государственные органы, эта функция включена в стоимость сервиса.

Подключив ЭДО «Сбербанк», организации смогут работать с любой маркированной продукцией: лекарства обувь, парфюмерия и т. д. Сервис:

автоматически передает коды маркировки в «Честный знак»;
принимает обязательные счета-фактуры с кодами маркировки от поставщиков;
формирует закрывающие документы с кодами маркировки и направляет партнерам.

На выбор организациям доступно два тарифа:

Основной. Включает в себя возможность получения документов от контрагентов, обмена документами с ПАО «Сбербанк» и получения документов с кодами маркировки. Данный тариф подключается бесплатно.
Дополнительный. Помимо вышеописанных функций, пользователи также смогут отправлять документы контрагентам и сдавать отчетность в государственные органы. Стоимость тарифа — 295 руб. в месяц.

Что учесть при выборе программы электронной отчетности

По большому счету все программы электронной отчетности предназначены и настроены для решения одних и тех же задач. Но они отличаются спецификой работы, поддерживаемыми видами отчетов, необходимыми мощностями оборудования, стоимостью, производительностью, дополнительными опциями.

Определите, что важно именно для вашего бизнеса и выбирайте софт, соответствующий персональным требованиям.

Критерии, которые следует принимать во внимание при выборе программы:

Вид (установочная программа или онлайн-сервис)
Обязательность СЗКИ
Направления сдачи отчетов
Возможность формировать отчеты в редакторе
Тестирование и проверка файлов перед отправкой
Дополнительные опции
Удобство интерфейса
Качество техподдержки клиентов
Стоимость

Также следует учитывать количество организаций, по которым нужно отчитываться, и число пользователей, которые будут работать с сервисом.

Базовый функционал включает отправку отчетности в контролирующие органы, письма, сверки, инструментарий для подготовки и проверки отчетов, ресурсы для загрузки файлов из других программ. Обратите внимание на интерфейс: интуитивно понятная рабочая среда упростит работу над отчетами и не потребует затрат времени и усилий на обучение. Все программы сдачи отчетности в цифровом формате обеспечивают защищенную передачу данных.

«Контур.Экстерн»

Сервис «Контур.Экстерн» разработан специально для отправки бухгалтерской и налоговой отчетности в соответствующий государственный орган. Если организации не нужна полноценная система ЭДО — этот продукт ей идеально подойдет.

«Контурн.Экстерн» оснащен интерактивным календарем, оповещающим о необходимости подать документы, и функцией проверки отчетности на наличие ошибок. Через сервис также можно проверить счета-фактуры на НДС. Дополнительно можно подключить возможность соединения с 1С.

Минимальная стоимость подключения — 1200 руб. в год. В этот тариф входит только отправка счетов в пенсионный фонд и налоговую. Если нужно задействовать ФСС и Росстат, необходимо приобрести другой тариф за 7680 руб. в год. В него входят дополнительные опции:

проверка контрагентов;
составление актов сверок;
финансовый анализ;
получение выписок;
доступ к видеоурокам и правовой базе.

Если организация работает с небольшим количеством отчетов — ей будет достаточно и бесплатной версии.

Рейтинг-сравнение перечня ЭДО операторов в России

Список систем электронного документооборота, представленных на российском рынке, довольно обширен. Однако самыми рейтинговыми СЭД считаются следующие:

«Контур.Диадок». Здесь есть весь необходимый инструментарий для создания документов и обмена информацией внутри компании, а также между внешними партнерами. Можно определить удобные пути движения актов при подписании, сформировать первичные документы, подтверждающие сделки налогоплательщиков для проверок налоговой службы, отыскать контрагентов, которые уже пользуются ЭДО. Здесь есть мобильная версия, также она адаптирована под ОС Линукс. Отчеты сдать через эту СЭД не удастся, для этого есть отдельный сервис «Контур.Экстерн».
«ДЕЛО». С помощью этой системы не только происходит быстрый и безопасный обмен документов, но и автоматизируются все необходимые бизнес-процессы. Таким образом можно наладить делопроизводство, работать с соглашениями, ставить задачи, осуществлять контроль за их выполнением, принимать участие в закупках. ПО интегрируется с определенным перечнем посредников. Можно заходить в веб-версию системы либо в мобильное приложение. Крупнейшими пользователями являются Сбербанк, Ростелеком и др.
«1С:Документооборот 8». С ее помощью организуется не только обмен документацией, но и работа фирмы в целом. Сюда можно заходить сотрудникам одновременно, вести учет времени труда и отдыха, направлять и получать корреспонденцию по электронной почте. Осуществляется полный контроль за этапами обработки актов. Система интегрируется с 1С: Предприятие с 8 версией. Приложения для смартфонов и планшетов нет, однако адаптированный мобильный клиент позволяет работать с этих устройств без каких-либо трудностей.
«Практика». Буквально 10 лет назад этот вариант считался предпочтительным, его рекомендовало Министерство цифрового развития. Общее число клиентов — около 4 тыс. В настоящее время ее до сих пор используют многие московские государственные учреждения. Можно выбрать одну из двух версий: облачную или серверную. Главным плюсом остается приемлемая сумма абонентской платы.

DocSpace

Сервис работает на базе MicrosoftSharePoint и открывает перед пользователями следующие возможности:

отслеживать документооборот;
создавать внутренние распорядительные документы;
вести учет всей входящей и исходящей корреспонденции;
выполнять потоковое сканирование, позволяющее ускорить процесс перехода на электронный документооборот.

DocSpace приобретается не по принципу ежемесячной или годовой оплаты, а устанавливается на конкретный компьютер. Подключение системы на 50 клиентских доступов стоит 450 000 руб. Дополнительные права приобретаются из расчета 1200 руб. на одно рабочее место. Исходя из потребностей бизнеса можно подключать дополнительные модули. Целевая аудитория DocSpace — крупный бизнес (крупные застройщики, энергетические компании и др.)

Какие компании могут быть операторами ЭДО?

Компании, которая предоставляет услуги обмена электронными документами, необходимо:

уметь взаимодействовать с налоговыми органами, как в техническом, так и в организационном аспектах;
иметь соответствующие лицензии для работы с сертификатами электронной подписи и средствами криптографической защиты информации;
обладать ресурсами для регулярной настройки и доработки систем в условиях быстро меняющегося законодательства.

Сейчас этим требованиям наиболее отвечают компании, предоставляющие российскому бизнесу услуги электронной отчетности в контролирующие органы (ФНС, ПФР, Росстат, ФСС), так как технологически они наиболее близки к электронному документообороту между компаниями.

«ДЕЛО»

С системой «ДЕЛО» работают как крупные предприятия, так и малый бизнес. Основные преимущества:

возможность отслеживать перемещение документов;
удобство создания проектов документации;
стабильная работа системы.

Стоимость системы «ДЕЛО» на одно рабочее место зависит от общего количества подключений — от 11 000 до 13 400 руб. Если организация работает с СУБД Microsoft SQL Server, цена снижается — от 7200 до 9500 руб.

«Логика»

До 2012 года программа «Логика» называлась «Босс-Референт» и пользовалась большой популярностью среди организаций. Смена наименования не сказалась на качестве продукта, он, как и прежде, позволяет эффективно управлять делопроизводством. Основные преимущества:

высокий уровень защиты данных;
возможность построить сложные схемы согласования документов;
простота использования.

Стоимость лицензии зависит от количества подключаемых сотрудников. 49 пользователей — 5900 руб. за место, от 50 до 199 — 5200. Если доступ открывают более чем для 200 сотрудников, лицензию продают по минимальной стоимости — 4900 руб.

«ЕВФРАТ»

Система «ЕВФРАТ» отличается от других наличием уникальных программных разработок, которых нет ни у одного конкурента. Преимущества:

в комплекте с «ЕВФРАТ» идет СУБД «Ника», освобождающая компании от приобретения дополнительного программного обеспечения;
приятный интерфейс;
механизм для управления правами доступа.

Стандартная лицензия стоит от 5200 до 7300 руб. на одно рабочее место, чем больше подключают пользователей, тем ниже будет цена.

Сравнительная таблица крупнейших систем электронного документооборота

При помощи таблицы компании могут сравнить самые крупные системы ЭДО по основным параметрам.

Критерий/система	«Контур Диадок»	СБИС	ELMA	Synerdocs	«Сбербанк»
Минимальная стоимость подключения	1000 руб. в год	500 руб. в год	стоимость платформы 45000 руб.	2050	3540
Возможность дистанционной сдачи отчетности	есть	есть	есть	есть	есть
Бесплатная версия	есть	есть	есть	есть	есть
Интеграция с 1С	есть	есть	есть	есть	есть