Анализ статусов счетов-фактур в журналах поступления и реализации
Перед сдачей декларации по НДС каждый бухгалтер должен убедиться, что все счета-фактуры, зарегистрированы в базе, т. к. информация о них выгружается в ИФНС в составе декларации.
Полноту регистрации выставленных и полученных счетов-фактур можно проверить по журналам поступления и реализации с помощью статусов счетов-фактур.
В данной публикации мы рассмотрим пример работы со статусами счетов-фактур в журналах поступления и реализации.
Статусы СФ в журналах поступления и реализации
Статусы СФ
В журналах документов Поступление (акты, накладные) и Реализация (акты, накладные) есть графа Счет-фактура, в которой отображаются статусы счетов-фактур (СФ), зарегистрированных в программе на основании этих документов. Статусы позволяют контролировать наличие и проведение СФ в 1С.
Журнал документов Поступление (акты, накладные) открывается через раздел Покупки — Покупки — Поступление (акты, накладные).
Журнал документов Реализация (акты, накладные) открывается через раздел Продажи — Продажи — Реализация (акты, накладные).
Программа анализирует данные в 1С и автоматически присваивает статус СФ:
- Проведен – на основании данного документа зарегистрирован и проведен СФ;
- Не требуется – наличие СФ для данной операции не требуется;
- Отсутствует – для операции требуется наличие СФ, но он не зарегистрирован на основании документа;
- Не проведен – для операции требуется наличие СФ, он зарегистрирован на основании документа, но не проведен.
Рассмотрим подробнее особенности поведения некоторых статусов счетов-фактур.
Статус Не требуется
Статус Не требуется может присваиваться счету-фактуре, если в 1С оформлены операции, по которым счет-фактура не составляется, например:
- комитент передает комиссионеру товар на реализацию;
- реализация товаров неплательщикам НДС, когда есть письменное согласие о невыставлении СФ.
Статус Отсутствует
Статус Отсутствует указывает на то, что для операции требуется наличие СФ, но он не зарегистрирован на основании документа.
Для исправления ошибки и регистрации входящего СФ необходимо:
- открыть документ Поступление (акт, накладная);
- внизу формы документа указать номер и дату СФ;
- нажать кнопку Зарегистрировать.
Для исправления ошибки и регистрации исходящего СФ необходимо:
- открыть документ Реализация (акт, накладная);
- нажать кнопку Выписать счет-фактуру.
В некоторых случаях для счетов-фактур в журнале документов Поступление (акты, накладные) устанавливается статус Отсутствует. Но наличие СФ не требуется для операций и правильный статус СФ должен быть Не требуется.
В чем причина неверного расставления статусов СФ и какой возможен выход из сложившейся ситуации?
При большом количестве документов такое поведение программы существенно усложняет проверку правильности регистрации СФ.
15 декабря Организация приобретает товар у поставщика ООО «РивьераЛайн». При заключении договора поставщик предоставил уведомление о том, что он применяет УСН и СФ не составляет.
В журнале документов Поступление (акты, накладные) у документа от ООО «Ривьера Лайн» для СФ устанавливается статус Отсутствует вместо статуса Не требуется.
Некорректное поведение статуса СФ связано с тем, что при создании договора с контрагентом в карточке договора был по умолчанию установлен флажок Поставщик по договору предъявляет НДС.
А именно по флажку Поставщик по договору предъявляет НДС программа определяет нужен ли СФ по данной операции.
Для устранения ошибки в договоре с ООО «Ривьера Лайн» необходимо снять этот флажок.
Если в программе существуют другие документы, ранее зарегистрированные по этому договору, то 1С не позволит снять флажок и выведет сообщение об ошибке.
Для решения данной проблемы существует два способа.
Способ № 1
Создать новый договор с контрагентом, убрав флажок Поставщик по договору предъявляет НДС, и перенести документы на новый договор. Этот способ лучше использовать в том случае, когда:
- по данному договору введено небольшое число документов;
- не затрагиваются прошлые закрытые периоды.
Способ № 2
Не убирать в договоре флажок Поставщик по договору предъявляет НДС, согласиться с наличием статуса Отсутствует, но в поле Комментарий документа Поступление (акт, накладная) написать причину появления этого статуса, например: «Поставщик применяет УСН».
В журнале документов Поступление (акты, накладные) в графе Комментарий будет отображаться причина появления статуса Отсутствует, т.е. бухгалтер будет понимать, что статус Отсутствует не связан с реальным отсутствием счета-фактуры.
Статус Не проведен
Статус СФ Не проведен указывает на то, что на основании документа зарегистрирован СФ, но не проведен.
Для исправления ошибки и проведения СФ необходимо:
- открыть документ Поступление (акт, накладная) или Реализация (акт, накладная);
- внизу формы документа перейти по ссылке Счет-фактура;
- в открывшимся счете-фактуре нажать кнопку Еще – Провести.
Отбор документов по статусу счетов-фактур
Для удобства работы бухгалтера с журналами документов в 1С реализованы удобные механизмы отбора. Отбор – механизм 1С, позволяющий отобрать из общего списка документы, которые удовлетворяют указанным критериям.
Например, бухгалтер может быстро составить список приходных документов, по которым в программе не производилась регистрация входящих счетов-фактур.
Рассмотрим варианты быстрого отбора документов по статусу счетов-фактур в 1С в журналах документов Поступление (акты, накладные) и Реализация (акты, накладные).
Быстрый отбор документов по статусу СФ
Для отбора документов по статусу СФ необходимо:
- открыть окно настройки списка документов по кнопке Еще – Настроить список;
- на вкладке Отбор нажать кнопку Добавить новый элемент и сделать настройки: Счет-фактура – Равно – выбрать статус СФ, по которому требуется провести отбор (например, Отсутствует или Не проведен);
- нажать кнопку Завершить редактирование.
При включении этой настройки в журнале документов будут выведены только те документы, которые удовлетворяют указанному значению статуса СФ.
Быстрый поиск документов по статусу СФ
Быстрый поиск — механизм 1С, позволяющий быстро найти нужный документ в журнале, набрав первые символы элемента отбора.
Для быстрого поиска документов по статусу СФ:
- в поле Быстрый поиск начать вводить статус СФ, по которому требуется провести отбор (например, Отсутствует или Не проведен).
Программа анализирует все документы журнала и подбирает те, которые содержат указанный элемента отбора.
Зачем нужны контрольные соотношения в декларации
Применять специальные показатели для проверки налоговой отчетности специалисты ФНС начали давно. Они доводили их до местных налоговых инспекций в письмах для внутреннего пользования, но рекомендовали налогоплательщикам пользоваться для самопроверки, чтобы по результатам камеральной проверки не получить требование об устранении ошибок или даже штраф.
С помощью контрольных соотношений проверяют:
- корректность указанных данных в отчете (арифметика и логика);
- соответствие указанных данных сведениям из других источников (другая отчетность, первичные документы, учетные данные).
В правильно составленной декларации не выявляют расхождений ни по одному из пунктов КС. Если расхождения есть — допущены ошибки, которые требуется исправить.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы проверить декларацию по НДС на соответствие КС.
С 01.07.2021 контрольные соотношения между НДС и налогом на прибыль, УСН, НДФЛ и других налогов, по которым сдают декларации, приобрели новый смысл — налоговики разработали и утвердили ряд параметров, несоблюдение которых приведет к признанию декларации несданной. По нормам НК РФ, сдача отчетов — обязанность налогоплательщика. Если ее не исполнять, предусмотрены штрафы.
Подробнее: раздел 7 декларации по НДС: порядок заполнения и образец
Экспресс-проверка ведения учета по НДС
Проверка расчета НДС Экспресс-проверкой
Анализ состояния учета по НДС (Отчеты — Экспресс-проверка — Настройка):
- Ведение книги продаж по НДС;
- Ведение книги покупок по НДС.
Экспресс-проверка: проверяем по-новому
Отчеты – Анализ учета – Экспресс-проверка – Настройка:
- Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость;
- Ведение книги покупок по налогу на добавленную стоимость.
Система проверки сообщает об ошибках
и выдает
предупреждения
.
Как использовать контрольные соотношения
Все параметры для проверки отчетности собраны в таблицу, в которой указаны:
- порядковый номер контрольных соотношений (КС);
- название КС;
- описание КС.
Актуальная таблица контрольного соотношения по облагаемым базам НДС.
К примеру, контрольное соотношение 4 НДС является подтверждением того, что соблюдается равенство между вычетом и входным НДС. По правилам, вычет равняется входному НДС, отраженному в книге покупок и дополнительных листах к ней. Это контрольное соотношение обязательно для всех налогоплательщиков. Сама формула выглядит так:.
Сумма показателей из стр. 190 раздела 3, из стр. 030 раздела 4, из стр. 040 раздела 4, из стр. 080 раздела 5, из стр. 090 раздела 5, из стр. 060 раздела 6, из стр. 090 раздела 6 из стр. 150 раздела 6 = значение из стр. 190 раздела 8 + значение из стр. 190 приложения № 1 к разделу 8 — значение из строки 005 приложения № 1 к разделу 8.
А вот код ошибки 0400400021 означает несоответствие декларации НДС установленным контрольным соотношениям. Такой код указан в классификаторе ошибок форматно-логического контроля КОФО, он доступен для бесплатного скачивания с сайта ГНИВЦ. Код ошибки 040 — это всегда нарушение логического контроля в любых расчетах и декларациях.
Никаких рекомендаций по применению в Приказе № ЕД-7-15/[email protected] не предусмотрено, тогда как в письме указаны законодательные нормы, которые нарушают налогоплательщики, и действия проверяющих при выявлении ошибки. Вот так выглядит фрагмент КС из письма об ошибках, которые приводят к занижению суммы налога к уплате в бюджет.
Новые КС из приказа имеют другой вид. Рассмотрим, как заполнять контрольные соотношения из Приказа № ЕД-7-15/[email protected], на нескольких примерах.
Сумма исчисленного НДС и налог к уплате (возмещению)
Для проверки применяются параметры № 1, 2, 3 и 13. В соотношении № 1 указано, что сумма налога, подлежащая уплате в бюджет по разделу 3 декларации, равна разнице величины общей суммы налога, исчисленной с учетом восстановленных сумм по разделу 3, и общей суммы налога, подлежащей вычету по разделу 3.
В разд. 3 действует формула для проверки исчисленного налога:
Общая сумма = сумме граф 5 по строкам 010, 020, 030, 040, 041, 045, 046, 050, 060, 070, 080, 105, 109, 110 и 115.
Для проверки суммы налога к уплате используют такое равенство:
Налог к уплате (строка 200) = исчисленный налог (строка 118) — сумма вычетов (строка 190).
При заявлении налога к возмещению итог проверяют по формуле:
Итог по разд. 3 (стр. 210) = итог вычетов по разд. 3 (стр. 190) — исчисленный налог по разд. 3 (стр. 118).
Одновременно должны соблюдаться такие параметры:
- общая сумма, исчисленная по ставке 20% из книги продаж (строка 260 разд. 9), равна сумме всех строк 200 разд. 9;
- общая сумма, исчисленная по ставке 18% из книги продаж (строка 265 разд. 9), равна сумме всех строк 205 разд. 9;
- общая сумма, исчисленная по ставке 10% из книги продаж (строка 270 разд. 9), равна сумме всех строк 210 разд. 9.
При несовпадении этих равенств налоговики заподозрят занижение налога к уплате.
Проверка вычетов
Для проверки вычетов применяются несколько КС, в том числе контрольное соотношение 1.19 НДС, которое выглядит так:
Дополнительно сверяется итоговое значение вычетов с итогами из книги покупок и дополнительных листов к ней. Формула, как посчитать контрольное соотношение правой и левой части в НДС, такова:
Итог по стр. 180 разд. 8 = стр. 190 разд. 8.
При сравнении данных по стр. 005 приложения 1 к разд. 8 и стр. 190 разд. 8 получаем одинаковый результат. При сложении данных по стр. 005 и всех стр.180 приложения 1 к разд. 8 образуется результат, равный стр. 190 приложения 1 к разд. 8. Если какое-то их этих тождеств не выполнено, вычеты в отчете завышены.
