Инструкция: как подготовить график документооборота в бухгалтерии

Кому и зачем нужен график

Каждое подразделение в день обрабатывает большое количество различных документов. С распространением ЭДО количество бумаг сократилось, но на систему взаимодействия между отделами предприятия это влияет незначительно. Наличие утвержденного графика документооборота в любой организации облегчает задачу хранения и обработки входящих и исходящих документов.
Этот внутренний акт используется сотрудниками бухгалтерии, отделов производства и сбыта, секретарями и другими работниками, через которых ежедневно проходит определенное количество бумаг. Грамотно составленный план и график документооборота позволят избежать:

• утери документации;
• неотражения или несвоевременного отражения в учете фактов хозяйственной жизни;
• штрафов со стороны контролирующих органов.

Особенно актуально составление графика для компаний, имеющих в своей структуре филиалы и обособленные подразделения. Если не используется система ЭДО, риски утери бумаг значительно возрастают.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно организовать документооборот в организации.

Структура и содержание

Законодательство не предусматривает единый образец графика документооборота первичных учетных документов для юридических лиц. Организация самостоятельно готовит норматив, с учетом специфики деятельности и организационной структуры.

Специализированный регламент составляют в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения и всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Включите в график документооборота в учетной политике обязательные разделы в отношении каждого формуляра.

ВАЖНО!
В обязанности всех работников организации необходимо включить положения о создании и предоставлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с ГДО. Это исключит проблемы и задержки в движении документации.

Кто его формирует

Поскольку большинство бумаг, связанных с финансами, обрабатывается и хранится в бухгалтерии, а входящие и исходящие письма находятся в ведении секретаря или офис-менеджера, иногда возникает вопрос, кем разрабатывается график документооборота в организации и кто его утверждает.

Обычно разработкой занимается главный бухгалтер, который несет ответственность за правильное и своевременное отражение в учете хозяйственных операций.

Пример: товарная накладная и счет-фактура вместе с товаром сначала попадают на склад, где сотрудник расписывается в приеме товара и проверяет количество и целостность упаковки. Затем документы передаются в отдел закупок, где оператор вносит данные о приходе ТМЦ в программу. После этого бумаги поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность цен и количества, бухгалтер отражает в учете НДС и регистрирует счет-фактуру в книге покупок.

Для внутренних актов, не связанных с финансами (инструкции по пожарной безопасности, расписание уборки помещений и др.), руководитель вправе назначить ответственными за контроль проведения соответствующих мероприятий лиц, имеющих непосредственное к ним отношение.

Зачем регламентировать документооборот

В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно. Когда компания разрастается, превращается в структуру из нескольких территориально удаленных филиалов, документов становится очень много: они начинают поступать в бухгалтерию с опозданием, а иногда и вовсе теряются. Бухгалтерия при этом обрабатывает множество документов: часть их исходит от компании, а другие поступают извне. Каждый отдел составляет типовые или собственные формы бланков, которые подтверждают и сопровождают текущую деятельность.

Правила составления

Документ составляется в форме текста, таблицы или схемы с указанием фамилий и должностей ответственных лиц. При изменениях в штатном расписании (приеме и увольнении сотрудников, переводах на другие должности) и изменении должностных инструкций вносятся изменения в порядок документооборота: составляется новый акт или дополнения к нему.

Основная цель составления графика — обеспечение оперативного учета хозяйственных операций. Следовательно, срок, в течение которого документ находится в каждом подразделении, устанавливается минимальный.

Особое внимание следует уделить конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах. Перечень доступа к ним лиц строго ограничивается.

Независимо от того, кто составляет график документооборота, порядок утверждается приказом за подписью руководителя. Все лица, ответственные за составление, хранение и обработку бумажных и электронных документов, ставят свою подпись для подтверждения того, что они ознакомлены с порядком и обязуются его соблюдать.

Основные этапы разработки графика.

В графике документооборота должно быть определено несколько этапов движения документов внутри учреждения: составление (получение), проверка и обработка, передача в архив. При его разработке важно:

1) установить перечень документов, используемых для оформления всех фактов хозяйственной жизни учреждения. Унифицированные формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, которые государственные (муниципальные) учреждения обязаны использовать в своей деятельности, а также методические указания по их применению утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Если для отражения определенных операций унифицированная форма первичного учетного документа не предусмотрена, учреждение вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в учетной политике (п. 9 СГС «Учетная политика»). Документы неунифицированной формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете[3], п. 25 СГС «Концептуальные основы»;

2) установить и утвердить лиц, ответственных за оформление (прием) документов, схему движения документов между ними;

3) определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов;

4) установить предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив.

В графике также могут быть указаны сроки хранения документов, хотя это и необязательно, поскольку они установлены законодательно.

Напомним, что учреждения обязаны хранить первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие бухгалтерские документы учреждение учетной политики, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться учреждениями не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).

Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

При определении конкретных сроков хранения бухгалтерских документов в 2022 году следует использовать новый перечень, который вступил в силу 18.02.2020, – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Сроки, которые установлены этим перечнем, применяются ко всем документам, законченным делопроизводством, в том числе до вступления его в силу. Исключение – бухгалтерские документы учреждение, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные до начала действия Приказа Росархива № 236 (Письмо Росархива от 13.03.2020 № Р/М-479).

Действовавший ранее Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, устанавливавший сроки хранения документов, утратил силу (см. Приказ Минкультуры РФ от 17.12.2019 № 1964).

Приведем образец заполнения графика документооборот в бухгалтерии.

Как утвердить

После того как график составлен, издается приказ о его утверждении, в котором руководитель компании ставит свою подпись под грифом «УТВЕРЖДАЮ». Иногда возникает вопрос, утверждается ли график документооборота руководителем организации, если документ составлен для внутреннего документооборота филиала или обособленного подразделения. В этом случае приказ утверждается руководителем филиала или обособленного подразделения. Для обмена документами с головным офисом составляется отдельный приказ.

График документооборота: образец 2022 года

Представленный ниже бесплатный образец графика документооборота поможет вам составить собственную схему движения первичных документов в вашей компании. Если у вас есть филиалы, составьте общий график, в который включите графики для филиалов и головной организации. В представленном графике документооборота (образец ниже) схема движения составлена для каждого отдельно взятого первичного документа. Это наиболее простая схема документооборота для небольшой компании. Для большой структурированной фирмы, состоящей не только из бухгалтерии, но еще и производственного цеха, отдела продаж, склада, юридического, экономического подразделений и т.д., оптимальнее будет составить регламент документооборота в разрезе каждого подразделения.

Способы организации

В зависимости от вида и направленности можно создать различные системы документооборота:

1. Традиционная (бумажная). Все документы оформляются на бумаге, подписи только «живые», нельзя применять факсимиле. Можно использовать распечатанные факсы, сканы и копии, в случае если это допускается внутренними положениями, обычаями делового оборота и договоренностями с контрагентами. Чаще всего применяется ИП, поскольку для них нет необходимости вести бухгалтерский учет, а налоговый иногда ограничивается записями в книге учета.
2. ЭДО. Обычно организуется в крупных компаниях, с большим количеством филиалов, торговых точек и обширной сетью персонала. Для этого подключаются специальные системы учета или работа идет в специализированных программах. Сотрудники имеют логины и пароли и/или ЭЦП для идентификации и подписи. Внешний ЭДО действует аналогично: поступает внешняя документация, фиксируется, подписывается также электронно и направляется обратно контрагенту.

Важно! Действующее законодательство не предусматривает полного перехода на ЭДО, потому что некоторые документы, в частности связанные с кадрами, необходимо подписывать работникам лично (собственноручно) без ЭЦП.

3. Смешанный тип. Применяется как ЭДО, так и обычные бумажные документы, пока это наиболее часто встречающийся вариант.

Ведение внутренней документации обычно ограничено только фантазией руководства. Служебные записки, распоряжения, инструкции, отчеты о проделанной работе станут обязательными, если они есть во внутренних положениях, должностной инструкции и сотрудник был ознакомлен при трудоустройстве со своими обязанностями и корпоративными правилами.

Для того чтобы обмениваться в электронном виде с поставщиком или клиентом актами, накладными и другими документами, придется указать такую возможность в договоре. Если ваши покупатели делают заказ через сайт, то подобные условия стоит разместить в разделе правил пользования и напомнить покупателю, что он соглашается с ними, а также запросить необходимую информацию. Например, для отправки чека онлайн-кассы может понадобиться мобильный номер или электронная почта.

Утверждение учетной политики

По общему правилу вновь созданные компании разрабатывают УП и применяют ее с начала своей деятельности и до конца периода (отчетного или налогового). Далее политику корректируют, либо оставляют старую. В первом случае издают новый приказ, во втором случае — по умолчанию продолжает действовать прежний документ.

Сроки утверждения учетной политики для бухучета и для целей налогового учета — разные:

1. Учетная политика для целей БУ утверждается не позднее 90 дней со дня государственной регистрации юрлица (вновь созданного, либо реорганизованного). Но применяется уже с момента внесения записи в ЕГРЮЛ. Если со следующего года УП меняется, соответствующий приказ нужно утвердить до 1 января этого года (п. 9 ПБУ 1/2008).
2. Учетную политику по НДС вновь созданные организации утверждают не позднее окончания первого налогового периода (квартала). А применяют — со дня создания (п. 12 ст. 167 НК РФ).
3. Для утверждения УП по налогу на прибыль сроки не прописаны. Но указано, что применять ее в общем случае нужно до конца текущего налогового периода (ст. 313 НК РФ).

ВАЖНО

Менять учетную политику в середине отчетного или налогового периода не возбраняется. Но для это нужны существенные основания. Их два. Первое — появление новых операций или нового вида деятельности. Второе — поправки в законодательстве о налогах и сборах, либо в федеральных или отраслевых стандартах. Для целей БУ есть дополнительное основание — разработка или выбор более эффективного способа ведения бухучета.
Бесплатно получить образец учетной политики и вести бухучет в веб‑сервисе для небольших ООО и ИП

Что такое приказ о документообороте?

Экономическая деятельность предприятия всегда сопровождается циркуляцией различных рабочих документов: от момента оформления, до их архивации. Отсутствие правильно организованного документооборота создает хаос и негативно сказывается на реализуемых задачах компании.

Весь персонал, так или иначе, вынужден взаимодействовать с документами. А именно, составлять, получать, отправлять, выполнять, передавать на хранение кадровую, бухгалтерскую и прочую документацию, которая в свою очередь подразделяется на несколько видов:

1. Входящая — представляет собой прибывающую в компанию корреспонденцию, например, жалобы, претензии от клиентов, инструкции, рекомендации и распоряжения от органов власти, информационные предложения, соглашения, письма от бизнес-партнеров.
2. Исходящая — это корреспонденция, направляемая из организации, таковой являются письменные ответы на претензии и жалобы клиентов предприятия, рекламные материалы, прайс-листы, поздравления, приглашения, презентации, бизнес-предложения и прочее.
3. Внутренняя — это вид документации, движение которой осуществляется в рамках одной организации, например, когда руководство издает приказы, постановления, инструкции и прочие подобные документы для того или иного структурного подразделения или конкретного работника. При этом для руководителя такая корреспонденция будет считаться исходящей, а для ее получателя — входящей.

Пример схемы исходящего документооборота может выглядеть следующим образом:

• юрисконсульт готовит ответ на претензию, поступившую от потребителя, и передает непосредственному начальнику для согласования;
• руководитель подразделения, в свою очередь, направляет согласованный ответ гендиректору организации;
• гендиректор, завизированный документ, передает секретарю, который регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции и отдает экспедиционной службе для доставки адресату.

Создание собственного процесса движения локальных актов и корреспонденции, в соответствии с потребностями компании, позволяет свести к минимуму возможность потери ключевых документов: счетов, квитанций, договоров, сертификатов, отчетов. А также в значительной степени экономит время на их поиск, обеспечивает принятие управленческих решений.

Порядок ведения документооборота устанавливается руководством предприятия. Для этого издается соответствующий распорядительный акт, который получил название «Приказ об утверждении графика документооборота».

Поскольку работа должна исполняться вовремя, в приказе, сообразно наименованию, оговаривается график движения тех или иных бумаг, например, сроки сдачи заявлений и табеля рабочего времени в бухгалтерию для начисления заработной платы. Данный документ позволяет осуществлять обработку большого количества деловых бумаг, сопровождающих коммерческую деятельность предприятия.

Следует отметить, что на предприятии может вестись как традиционный документооборот, который предполагает работу с бумажными носителями, так и электронный, при котором информация систематизируется в цифровой форме. Последний вариант обеспечивается путем использования компьютеров и телекоммуникационных каналов связи. Для этой системы обмена данными также руководством издается локальный акт — приказ об электронном документообороте в организации. Он, прежде всего, регламентирует виды работ, при которых запрещается использовать бумажные носители данных, а также устанавливает перечень сотрудников, которые будут применять ЭЦП.