Приказ о передаче дел главного бухгалтера — образец

Алгоритм действий главбуха при увольнении

Для начала необходимо:

• Уведомить руководство о своем решении. Это нужно сделать заранее, за 14 дней, написав заявление об увольнении.
• Передать дела новому главному бухгалтеру. Стоит отметить, что закон не предусматривает передачу дел, но схема такой передачи негласно существует. Если на момент увольнения нового главбуха не нашли, руководитель назначает временно исполняющего обязанности главбуха из числа работников или берет функции главного бухгалтера на себя. Руководитель оформляет приказ об увольнении, дела передаются новичку.

Процедура передачи дел при смене главного бухгалтера тоже начинается с приказа. В нем следует указать:

• основание приказа — увольнение главного бухгалтера;
• назначение сотрудника, принимающего дела, — это может быть новый бухгалтер, руководитель или иной сотрудник;
• назначение дополнительных лиц, участвующих в передаче дел, — аудиторская компания или внутренние аудиторы;
• сроки передачи дел;
• сроки оформления и подписания акта сдачи и приема дел.

Кроме того, процедура передачи дел может сопровождаться инвентаризацией и бухгалтерским аудитом компании.

Инвентаризация проводится, если:

• это определено работодателем во внутреннем документообороте;
• трудовым контрактом на главбуха возложена материальная ответственность.

Сроки осуществления инвентаризационного контроля при ротации руководящего состава

Правила, сроки в отношении инвентаризации определяет глава организации, руководствуясь нормативными стандартами законодательства РФ. Методическими указаниями по части инвентаризации устанавливается ревизия основных средств раз в 3 года, фондов библиотек — единожды за 5 лет. Читайте также статью: → “Форма ИНВ-23: Журнал учета контроля за выполнением приказов по инвентаризации в 2022».

Исключение составляет проверка обязательного характера, которая имеет место при ротации кадрового состава (замене главы организации, лиц, несущих материальную ответственность), а также смене собственника (в случае аренды, выкупа либо реализации имущества).

Осуществление обязательной инвентаризации правомерно в день приема-передачи дел от одного руководителя другому. При прекращении деятельности организации сроки привязываются преимущественно к составлению ликвидационного баланса (Методические указания по части инвентаризации, гл. 1, п.1.5 и 1.6).

Виды ответственности

Что касается ответственности за уход главбуха из компании без передачи дел, то ее нет.

Другие виды ответственности и неприятности могут преследовать главбуха на протяжении некоторого времени после увольнения.

Административная ответственность за грубое нарушение правил ведения бухучета. Согласно ст. 15.11 КоАП размер штрафа составляет от 5 000 до 10 000 руб. К грубым нарушениям относится намеренное или непреднамеренное снижение сумм налогов и сборов свыше 10 %, которое произошло в результате искажения бухотчетности на 10 % или более.

Бесплатно подготовить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет

Дача пояснений в налоговой инспекции за нарушения в бухгалтерском и налоговом учете. Спрашивают про нарушения, допущенные в период, когда главбух работал. Хотя это не обязывает самого главбуха идти в инспекцию и давать пояснения. За такие ошибки ответственность несет руководитель предприятия, именно на него возложена обязанность организации бухгалтерского учета.

Привлечение к уголовной ответственности. Если будет доказан состав преступления, то возможно привлечение по ст. 199 УК РФ («Уклонение от уплаты налогов, сборов, подлежащих уплате организацией, и (или) страховых взносов, подлежащих уплате организацией — плательщиком страховых взносов».

Уловки налоговых органов на допросах

Привлечение к субсидиарной ответственности. Это может произойти, например, в рамках ст. 61.10 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ, которая позволяет включить главного бухгалтера в число контролирующих должника лиц (КДЛ). Но, опять же, если будет доказано, что его действия в качестве КДЛ нанесли ущерб кредиторам и другим заинтересованным лицам, в том числе налоговым органам РФ. Суд может обязать главного бухгалтера возместить убытки, которые могут быть выражены в виде недополучения бюджетом сумм налогов.

Субсидиарная ответственность: кого привлекают и как избежать

Прохождение инвентаризации при ротации (замене) руководящего состава

Указанный способ контроля над сохранением средств и имущества в рассматриваемом случае носит неизбежный характер. Его порядок определяется законодательными, отраслевыми и федеральными стандартами РФ.

Первостепенной задачей инвентаризации при замене главы организации (либо ее собственника) является проверка:

• реального наличия имущества, включая находящегося на ответственном хранении, неучтенного и его остатков (средства, товары, продукция в готовом виде, финансовые и капитальные вложения, нематериальные и другие активы);
• состояния всех видов финансовых обязательств (резервы, займы, кредиторские и дебиторские обязательства, прочие пассивы);
• полноты, достоверности соответствующих сведений по бухучету.

Процедура проходит по месту нахождения имущества и требует документального доказательства результатов. Проводит ее уполномоченная на это группа лиц (инвентаризационная комиссия)

Как главбуху правильно передать дела

Привлечь к ответственности можно только в течение года с момента совершения правонарушения и только при доказательстве вины. Главный бухгалтер становится участником административного или уголовного дела только при наличии прямых доказательств его вины и умысла. Именно по этой причине главбухи при увольнении передают дела, чтобы показать, что при них нарушений не было, и чтобы в будущем им не выставляли претензий.

Чтобы избежать негативных последствий после увольнения, передачу документов лучше оформить. И отнестись к этой процедуре серьезно и внимательно. Не ленитесь и делайте подробную опись того, что передаете, за какой период. Подпишите акт-приема передачи и один экземпляр оставьте себе.

Поэтапная инструкция по проведению инвентаризации при ротации руководящего состава

Процедура проходит под патронажем и ведением уполномоченной группы лиц, состав которой утверждается распоряжением руководства организации. В число проверяющих входят:

• председательствующий (руководитель либо замещающее его лицо);
• опытные специалисты (финансисты, начальники отделов и т. д.).

Могут включаться в группу проверяющих представители внутреннего аудита и уполномоченные лица независимых организаций. В случае значительного объема предстоящих работ формируются рабочие комиссии, а при их малом количестве процедуру вправе провести ревизионная комиссия.

Стержневые функции уполномоченных лиц — подготовка, обеспечение прохождения процесса, инструктажа, контрольной проверки. Предусмотренные проверкой мероприятия проходят в несколько последовательных этапов.

Пребывание материально-ответственных лиц в местах проверки обязательно. Глава организации как материально ответственное лицо несет все виды ответственности за свои действия. При раскрытии прямого реального ущерба, нанесенного по вине главы организации, последний обязан по требованию учредителей его возместить (ст. 277 ТК РФ).

Что сделать, чтобы не привлекли к возмещению убытков

Если при увольнении возникла сложная ситуация (банкротство, судебные споры, наличие задолженностей и возможного привлечения к субсидиарной ответственности), подойдите к передаче дел еще серьезнее. Обеспечьте себе безопасность:

1. Сделайте копии документов, которые могут вам пригодиться в случае отстаивания своей невиновности в суде. По возможности заверьте их. Это могут быть договоры, акты выполненных работ, акты сверки, выписки с расчетных счетов, платежные поручения, переписка, заявления, приказы и др.
2. Подготовьте аналитические таблицы: какой доход был получен, какие расходы понесены, какие налоги начислены, какие оплачены, какая задолженность выявлена.
3. Проанализируйте причины, по которым возникла задолженность. Какие события повлияли на несвоевременную оплату?
4. Проанализируйте расход денежных средств, их целевое использование.
5. Обратите внимание на расчеты по оплате заработной платы в случае задолженности перед работниками на дату вашего увольнения. Свод начислений и факт оплаты должны быть у вас на руках.
6. Проверьте сроки исковой давности по договорам, в которых есть дебиторская задолженность. Не пропустили ли вы подачу исков по ее истребованию? Если пропустили, срочно направьте акты сверки контрагентам, претензии и исковые заявления в суд.
7. Проверьте договоры, в которых есть кредиторская задолженность. Все ли претензии вы написали по ее востребованию? Если, что-то упустили, вернитесь к пункту 6.

На пункты 6 и 7 нужно обратить особенное внимание, чтобы вас не привлекли к ответственности в виде возмещения убытков, нанесенных предприятию из-за вашего бездействия.

Алла Семенова, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Распоряжение о начале инвентаризации при ротации руководящего состава

Ход обязательной инвентаризационной проверки, ее итоги оформляются согласно требованиям Постановления Федеральной государственной службы статистики РФ №88. Не позже чем за 10 дней дается распоряжение в форме приказа о предстоящей инвентаризации, который надлежащим образом регистрируется в учетном журнале по контролю над исполнением приказов в отношении инвентаризации (форма № ИНВ-23). Приказ устанавливает:

• место, сроки исполнения мероприятий (время начала и окончания);
• основание для инвентаризационного контроля;
• содержание, объем работ (список реального имущества, финансовых обязательств, которые будут инвентаризировать и т. д.);
• подобранный состав проверяющих.

В действительности подобное распоряжение является заданием по осуществлению контроля над сохранением средств и имущества. Готовый приказ может содержать планирование, четкое распределение обязанностей между уполномоченными лицами. На подготовительном этапе не исключается разработка дополнительных внутренних документов с включением детальной обрисовки действий проверяющих, последовательности рассмотрения, улаживания спорных ситуаций и т.д.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Увольнение главного бухгалтера – событие, существенно отличающееся от прекращения трудовых отношений с обычным работником. Ведь бухгалтер решает все основные финансовые вопросы организации, а также сопровождает процедуры получения доходов и совершения расходов, отвечает за уплату налогов.

Никто, кроме него не знает всех тонкостей бухгалтерской работы и ведения дел в организации, даже руководитель. Потому при увольнении главный бухгалтер обязан сообщить всю необходимую информацию о своей работе начальнику или новому сотруднику. Предоставление этой информации называется передачей дел.

Передавать свои дела обязаны все главные бухгалтерские работники – от этих дел зависит дальнейшая работа всего предприятия.

Ответственность главного бухгалтера сохраняется за ним при увольнении за все его решения, принятые во время работы.

Главный бухгалтер в организации

Работать главбух может по бессрочному или срочному трудовому договору. С ним возможно установление полной материальной ответственности, при которой сотрудник должен целиком возмещать причиненный фирме ущерб. В остальных ситуациях отвечать за ущерб компании сотрудник может в объеме не более своей средней зарплаты.

Представить главного бухгалтера к увольнению по инициативе руководителя можно, если:

• Сотрудник разгласил коммерческую тайну, установленную законом (к подобной тайне не относятся финансовое состояние предприятия, учредительные и налоговые документы);
• Бухгалтер причинил серьезный ущерб имуществу фирмы;
• Произошла смена собственника предприятия (с выплатой бывшему сотруднику надлежащей компенсации).

Уход бухгалтера с должности сильно отличается от увольнения любого другого сотрудника. Как лицо, взаимодействующее с государственными органами и ведущее большой документооборот, бухгалтер обязан перед своим уходом передать все дела своему преемнику, руководителю, иному ответственному лицу.

Процедура передачи обязанностей необходима даже в случае смены главного бухгалтера при смене руководителя, потому что главбух «привязан» к предприятию и его бухгалтерии, а не к директору.

Если работник уходит с должности по собственному желанию, до расторжения трудового договора есть еще две недели. Иной срок специальной «отработки» для главного бухгалтера законодательно не предусмотрен. За это время руководителю предстоит не только найти замену главбуху, но и выпустить приказ, провести проверку всех бумаг, а также инвентаризацию.

Передача дел

Перед тем как уволиться бухгалтер должен обеспечить выполнение своей главной обязанности при увольнении передать дела.

Происходит это в соответствии с несложным алгоритмом:

1. Издается приказ о проведении передачи дел главным бухгалтером. В приказе указываются сроки передачи дел, конкретные действия бухгалтера и лицо, которому будет осуществлена передача. Обычно в таком приказе указывают на необходимость проведения инвентаризации и проверки деятельности главного бухгалтера комиссией работников организации.
2. Проводится инвентаризация и проверка деятельности главного бухгалтера. Если проверка завершается успешно, то можно переходить к процедуре передачи дел, если же в работе бухгалтера выявлены недочеты, ему могут быть сделаны предписания – привести все дела в надлежащее состояние.
3. Бухгалтер встречается со своим преемником и описывает свою деятельность, передает необходимые документы, разъясняет различные особенности.
4. Составляется акт передачи, в котором прописывает точный перечень передаваемых дел.

Отображение итогов инвентаризационного контроля в бухучете при ротации руководящего состава

Обнаруженные несоответствия между реальным наличием имущества и данными бухучета фиксируются на учетных бухгалтерских счетах. При этом имущественные излишки зачисляют на результаты (для коммерческой структуры) или увеличение прибыли (для некоммерческой структуры).

Утрату, как и порчу имущества, в рамках норм естественной убыли причисляют к прочим расходам, а сверх норм — на счет виновных нарушителей, если они известны, и на прочие расходы, когда нарушители не определены.

Список некоторых счетов, применяемых бухгалтерией в проводках:

• 01 — основные средства;
• 10 — материалы;
• 41 — товары;
• 43 — продукция в готовом виде;
• 50 — средства в кассе;
• 73 — расчеты по иным затратам;
• 91 — прочие затраты и доходы;
• 94 — утрата по причине порчи имущества.

Обнаруженные во время инвентаризационного контроля излишки и потери имущества отображаются в бухучете по состоянию на дату его прохождения.

Пример 1. Отображение излишек в бухучете по итогам инвентаризации при ротации руководящего состава

При смене руководящего состава ООО «Василек» прошла полная инвентаризация реального имущества и всех видов финансовых обязательств. В результате ревизионной комиссией были раскрыты излишки стройматериалов.

Во время собрания уполномоченных лиц был составлен протокол по итогам проверки, содержащий решение проверяющих. На его основании учетной бухгалтерией отображены излишки при помощи соответствующей проводки: ДТ 10, КТ 91 (учтен избыток стройматериалов согласно результатам инвентаризации).

Пример 2. Отображение в бухучете недостачи по итогам инвентаризации при ротации руководящего состава

По итогам полной инвентаризации при ротации руководящего состава в ООО «Линия» раскрыта утрата стройматериалов сверх норм естественной убыли. Бухгалтерия при учете отображает потерю материалов так: ДТ 94, КТ 10 (обнаружение потери, списание цены утраченных материалов) и ДТ 73, КТ 94 (отнесение суммы потери на виновное лицо).

Какая форма этого документа?

Так как в законодательстве не оговорен процесс введения в курс дела нового бухгалтера увольняющимся сотрудником, то все необходимые этапы могут отображаться во внутренних документах организации. Установленной формы приказа, на основании которого и осуществляется вручение всех текущих дел новому бухгалтеру, не существует. Такой документ составляется в свободной форме, а поэтому может иметь отличия на разных предприятиях.

В форме бланка обязательно должны присутствовать реквизиты предприятия и его адрес. В верхней части проставляется номер документа, который фиксируется в документообороте предприятия, а также дата его создания. По центру указывается наименование — «приказ». На следующей строке уточняется должность. Формулировка может быть следующей: «О передаче дел главного бухгалтера».