Начинающему ИП: какими документами нужно оформлять хозяйственные операции

Основой учета являются первичные документы, которыми оформляются любые хозяйственные операции. В зависимости от того, чем занимается ИП — оказывает услуги, выполняет работы или продает товары — он оформляет свои взаимоотношения с покупателями и клиентами. Также в большинстве случаев он сам выступает в роли покупателя товаров и услуг, которые использует в своей предпринимательской деятельности. Взаимоотношения с поставщиками и подрядчиками должны быть соответствующим образом оформлены. Обо всем этом расскажем в сегодняшнем материале.

Типы документов

Надо сказать, что различных видов первичных документов существует немало. Но в первую очередь ИП нужно запомнить такие:

1. Договор.
2. Счет на оплату.
3. Кассовый чек или иной документ об оплате (БСО, товарный чек).
4. Товарная накладная.
5. Акт выполненных работ, оказанных услуг.
6. Счет-фактура.
7. Универсальный передаточный документ.

Вовсе не обязательно, что в работе предприниматель будет использовать все эти документы. Например, если ИП на УСН оказывает услуги юридическим лицам и другим предпринимателям, то он будет заключать договоры, выставлять счета на оплату, подписывать акты оказанных услуг. А вот с такими документами, как и счет-фактура и кассовый чек, он иметь дела не будет.

Рассмотрим каждый из этих документов более подробно.

Для контрагента — иностранной компании: специфика проверки

Спецификой работы с иностранными компаниями является проверка сведений из иностранных источников.

Поэтому им для заключения договора необходимо предоставить следующие документы на проверку:

1. О регистрации общества или ИП на территории соответствующего иностранного государства.
2. Проверка права подписывающего бумаги лица на заключение сделки.
3. Заверенный перевод всех представленных бумаг.

Для лучшей проверки повторяем список уставных документов для заключения договора с юрлицами.

Кроме указанных дополнений, проверка идентична проверке отечественного контрагента.

Договор

Договор — это первый документ, который подписывают стороны сделки. Договор в классическом виде составляется на бумаге в 2-х экземплярах и подписывается обеими сторонами с указанием их реквизитов. В договоре стороны прописывают важные моменты своего сотрудничества:

1. Предмет, то есть то, в отношении чего заключается сделка. Например, договор на продажу определенного товара или на оказание какой-либо услуги.
2. Стоимость предмета договора и порядок расчета.
3. Права, обязанности и ответственность продавца и покупателя.
4. Порядок, в соответствии с которым стороны могут внести изменения в договор, расторгнуть его и решить возникшие разногласия.

Договор вовсе не обязательно должен быть составлен в письменной форме. Например, если ИП занимается розничной продажей товаров, то он, по сути, заключает устный договор с каждым своим покупателем. Объектом этого договора является предложенный товар, ценой — его стоимость на ценнике. Если покупатель этот товар оплачивает, значит, он принимает предложенные условия. Факт заключения такого договора подтверждается выдачей покупателю кассового чека или заменяющего его документа.

Одной из форм договора является оферта — это предложение о заключении сделки, направленное неограниченному кругу лиц. Оферта чаще всего размещаться публично, например, на сайте. Факт оплаты считается принятием условий договора — акцептом оферты.

Для юридических лиц: состояние общества и полномочия представителя

При работе с юридическим лицом контрагенту для заключения договора поставки необходимо представить следующие документы:

1. Учредительные. Представляются в последней редакции. Основное внимание стоит обратить на то, какие учредительные документы нужны для заключения договора, это зависит от организационно-правовой формы контрагента (специальный ФЗ — для госкорпораций, учредительный договор — для хозяйственных товариществ, устав — для всех остальных юрлиц). Проверяем страницы, содержащие информацию о наименовании, местонахождении, учредителях (участниках), единоличном исполнительном органе юридического лица, его полномочия и порядок избрания.
2. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).
3. Выписка из ЕГРЮЛ. Рекомендуем проверять, чтобы выписка была выдана не позднее чем за 60–90 дней до даты заключения сделки.
4. Копия решения общего собрания членов общества либо коллективного органа управления об одобрении совершаемой сделки, если такое одобрение необходимо в силу закона или устава.
5. Доверенность на осуществление деятельности от имени общества (необходима, если подписывающее лицо не директор общества, указанный в учредительных документах). Рекомендуется проверить полномочия представителя общества по доверенности и срок ее действия, в доверенности должно быть четко указано, на осуществление каких сделок представитель имеет право. В доверенности указывают дату ее выдачи и дату окончания ее действия. Учитываем, что без даты окончания действия доверенности такой срок составляет 1 год, а без даты выдачи такая доверенность не имеет юридической силы.
6. Копии лицензий на осуществление лицензируемой деятельности, заверенные надлежащим образом. Их представление необходимо, если специфика поставки затрагивает деятельность, подлежащую государственному лицензированию.
7. Подтверждение права контрагента на имущество, передаваемое второй стороне.

Чек-лист подходит как для ООО, так и для АО, поскольку список документов для заключения договора с ООО такой же.

Счет на оплату

На самом деле счет на оплату, скорее, удобный, нежели необходимый для учета документ. В нем содержится информация о количестве /объеме и стоимости товаров или услуг, подлежащих оплате. Обычно счет направляется покупателю — юридическому лицу или ИП — для оплаты «безналом», то есть через банк.

Форма счета может разрабатываться предпринимателем самостоятельно. Ниже предложена одна из возможных форм, которую довольно часто применяют субъекты бизнеса.

Скачать Счет на оплату

Образец счета
Кстати, существует документ, который объединяет в себе договор и счет на оплату. Он так и называется — счет-договор. По сути, это счет, в который внесены обязательные условия договора (их называют существенными). Его образец представлен ниже.

Скачать счет-договор поставки товара

Скачать счет-договор оказания услуг

Образец счета-договора

Дополнительная проверка: минимизация всех возможных рисков

Избежать маловероятных, но крайне неприятных последствий и упростить преддоговорную проверку позволит предоставление контрагентом дополнительной информации. К ней относятся документы, необходимые для заключения договора с ООО, которые предоставляются по запросу:

• справка в свободной форме с перечислением основных данных (наименование, контактные данные, адрес регистрации и нахождения, банковские реквизиты и сведения о директоре, главном бухгалтере, представителе);
• информация о собственниках юридического лица, его бенефициарах и заинтересованных лицах;
• подтверждение подлинности подписи лица, подписывающего бумаги, и директора (в таких случаях предъявляют копию банковской карты с подписью на обратной стороне).

Документы об оплате

Таких документов существует несколько, и выбор делается не по желанию, а в зависимости от условий работы.

Важно! Единственный случай, когда ИП ничего не должен выдавать покупателю при получении от него денежных средств — это прием оплаты непосредственно на банковский счет. В этом случае на руках у покупателя остается документ из банка, который подтвердит факт осуществления им платежа.

Обычно через банк рассчитываются между собой юридические лица и предприниматели. А вот расчеты с покупателями — физическими лицами субъект бизнеса должен подкреплять документами. Это необходимо при приеме оплаты наличными деньгами, банковскими картами или электронными средствами платежа (кошельками Qiwi, Яндекс.Деньги и другими). Документ остается у покупателя и служит подтверждением факта оплаты.

В большинстве случаев ИП лишен права выбора того, какой именно документ оформлять, — все регламентировано законом. Так, если предприниматель применяет ОСНО или УСН и торгует в розницу, то он обязан использовать кассовый аппарат. Соответственно, покупателю необходимо выдавать кассовый чек.

Что касается оказания услуг населению, то вне зависимости от наличия работников и применяемой системы налогообложения без ККТ можно работать до 1 июля 2022 года. Однако взамен кассового чека покупателю нужно выдавать бланк строго отчетности (БСО). Причем всегда, а не только по требованию. БСО можно заказать / купить в типографии, сформировать посредством автоматизированной системы, в том числе онлайн через специальный сервис.

Внимание! Сформировать БСО на обычном компьютере нельзя — они не будут действительны.

Налоговый кодекс устанавливает, что налогоплательщики на патентной системы могут не применять онлайн-КТТ, а вместо этого выдавать товарный чек (п. 2.1 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ). Однако эта льгота не касается следующих видов деятельности на патенте:

• парикмахерские и косметические услуги;
• ремонт и техническое обслуживание бытовой радиоэлектронной аппаратуры, бытовых
• машин и бытовых приборов, часов, ремонт и изготовление металлоизделий;
• техническое обслуживание и ремонт авто- и мототранспортных средств, машин и
• оборудования;
• оказание автотранспортных услуг;
• ветеринарные услуги;
• проведение занятий по физической культуре и спорту;
• оказание услуг по перевозке водным транспортом;
• ведение охотничьего хозяйства и осуществление охоты;
• занятие медицинской или фармацевтической деятельностью;
• услуги по прокату;
• розничная торговля, услуги общественного питания;
• производство молочной продукции;
• товарное и спортивное рыболовство и рыбоводство;
• ремонт компьютеров и коммуникационного оборудования.

Во всех перечисленных случаях ИП обязан применять онлайн-ККТ при любых оборотах, даже если у него нет сотрудников. И любая розничная торговля входит в этот список. Как разъяснил в прошлом году Минфин, ИП на ПСН обязан применять кассовый аппарат, даже если розничная торговля является его не основным, а дополнительным видом деятельности (письмо Минфина РФ от 20.08.2019 № 03-01-15/63724). Впрочем, в законе о ККТ перечислены ситуации, когда кассовый аппарат при торговле в любом случае не нужен:

• торговля на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа;
• разносная торговля продовольственными и непродовольственными товарами с рук, из ручных тележек, корзин и иных специальных приспособлений для демонстрации, удобства переноски и продажи товаров, в том числе в пассажирских вагонах поездов и на борту воздушных судов;
• торговля в киосках мороженым, а также торговля в розлив безалкогольными напитками, молоком и питьевой водой;
• торговля из автоцистерн квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, сезонная торговля вразвал овощами, в том числе картофелем, фруктами и бахчевыми культурами
• деятельность в отдаленных и труднодоступных местностях;
• расчеты с агентом.

Это освобожденные виды деятельности.

Наконец, в п. 2 статьи 2 Федерального закона 54-ФЗ перечислены виды деятельности, при которых онлайн-касса для ИП также не обязательна. Вот они:

• торговля бумажными газетами и журналами;
• продажа в газетно-журнальных киосках сопутствующих товаров, при этом продажа газет и журналов должна составлять не менее 50 % товарооборота (ассортимент сопутствующих товаров утверждается органом исполнительной власти субъекта РФ);
• продажа ценных бумаг;
• обеспечение питанием учеников и работников общеобразовательных организаций во время учебных занятий;
• торговля на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли.

Внимание! Исключение — магазины, павильоны, киоски, палатки, автолавки, автомагазины и т.п. объекты, обеспечивающие показ и сохранность товара, а также открытые прилавки внутри рынка при торговле непродовольственными товарами.

• разносная торговля (за исключением продажи технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи, товаров, подлежащих маркировке) с рук, из ручных тележек, корзин и т.п.;
• торговля в киосках мороженым, продажа в розлив безалкогольных напитков, молока и питьевой воды;
• торговля из автоцистерн квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином;
• сезонная торговля вразвал овощами, фруктами и бахчевыми культурами;
• прием от населения стеклопосуды и утильсырья (исключение — металлолом, драгметаллы и драгоценные камни);
• ремонт и окраска обуви;
• изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
• присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;
• реализация изделий народных художественных промыслов (если ИП сам их изготавливает);
• вспашка огородов;
• распиловка дров;
• услуги носильщиков на ж/д, авто- , аэро- вокзалах, в аэропортах, морских, речных портах;
• сдача ИП в аренду жилых помещений (в т.ч. с машиноместами), расположенными в многоквартирных домах, принадлежащих ему на праве собственности;
• розничная продажа бахил.

Если ИП для продажи товара использует автоматы, которые работают не от сети и принимают исключительно монеты (такие можно увидеть установленными в магазинах, в них продают жвачку, шарики, мелкие игрушки), то тоже может обойтись без онлайн-кассы. В остальных случаях применять кассовую технику нужно в обязательном порядке.

Документы для открытия расчетного счета, которые вы заполняете в банке

После подготовки полного пакета документов вы идёте в офис банка, чтобы передать собранные бумаги и заполнить остальные. В отделении попросят заполнить заявление, анкету и договор обслуживания.
Найдите свой банк для ведения счета

Выбрать банк

Найдите свой банк для ведения счета

Выбрать банк

Заявление

Это основной документ, на основании которого банк открывает счета. Его заполняют на бумаге или в электронном виде. Чтобы не терять время в отделении, заявления банка, в который собираетесь обратиться, и подготовьте для него информацию.

Вот, например, как выглядит заявление на открытие счёта в Сбербанке:

Некоторые банки разрешают заполнить заявление онлайн на своем сайте. У каждого способа свои плюсы и минусы.

Когда вы оставляете заявку через интернет, банку нужно время на проверку и одобрение запроса. Но плюс в том, что вы проведёте меньше времени в офисе. Банк изучит вас заранее, и у него будет меньше вопросов.

Если сразу пойти в банк, есть риск прийти во время перерыва или высокой загруженности операциониста. У большинства банков с ИП работают отдельные сотрудники, которые не всегда свободны. Также придётся провести немного больше времени в офисе, ведь банк о вас еще ничего не знает — будет задавать много вопросов.

В заявлении укажите:

• сведения о себе: ФИО, адрес, телефонный номер, электронную почту;
• вид и валюту счёта;
• оставьте подпись и печать (при наличии).

Когда все поля заполнены, операционист подписывает заявление.

Анкета

Некоторые банки сделали обязательным заполнение анкеты. Через неё они собирают информацию о клиентах. Бланк в каждом банке свой. Вот как выглядит анкета МТС Банка:

Анкету, как правило, тоже можно скачать на сайте и заполнить заранее. В ней много вопросов, на которые сложно ответить, не имея под рукой калькулятора и отчётности. Например, среднемесячный фонд оплаты труда, суммы налогов за последний год или квартал, основные контрагенты и договоры с ними, планируемые операции по счёту банка.

Договор обслуживания

После того как представлены и заполнены все обязательные документы, а банк одобрил заявку, можно подписывать договор. Его составляют в двух экземплярах: один для банка, другой для клиента.

Когда вы его подписываете, автоматически соглашаетесь со всеми условиями. Внимательно прочитайте все пункты, особенно сноски и мелкий шрифт. В договоре может быть указана нулевая и совсем небольшая комиссия за обслуживание, а под сноской — условия, при которых она сохраняется. Например, неснижаемый остаток в несколько десятков тысяч рублей или определенный оборот за месяц. Если условия не соблюсти, плата за обслуживание кратко возрастёт.

Выделите около часа и посетите отделение банка. Счёт активируется в течение нескольких часов после заключения договора.

Товарная накладная

Накладная — документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.

Накладная применяется, если ИП реализует товар другому предпринимателю или юридическому лицу. При продаже обычным физическим лицам (не ИП) этот документ не оформляется. Составляется товарная накладная в 2-х экземплярах:

• один для поставщика в качестве подтверждения факта отгрузки товара;
• другой для покупателя — по нему он будет получать этот товар.

Чаще всего товарная накладная составляется по форме ТОРГ-12, либо свою разработанную унифицированную форму.

Скачать Накладная по форме ТОРГ-12

Образец накладной ТОРГ-12

Документы индивидуального предпринимателя как работодателя

Когда бизнес невозможен без привлечения дополнительной рабочей силы, становится необходимым ведение дополнительных документов. Наем граждан на работу влечет за собой дополнительную ответственность и составление соответствующей отчетности.

Начав заниматься собственным бизнесом, вы попадаете под постоянный контроль Фонда социального страхования (ФСС) и, конечно же, Федеральной налоговой службы Российской Федерации (ФНС).

Каждый из этих органов ждет от индивидуального предпринимателя, являющегося работодателем, представления определенного перечня отдельных документов.

Федеральной налоговой службе требуются от ИП с наемными работниками данные по форме 2-НДФЛ до 1 апреля следующего года. Кроме того, необходимо сообщать количество работников до 20 января. В случаях закрытия предпринимательской деятельности информация о численности сотрудников подается до даты снятия с учета.

В Фонд социального страхования отправляют отчетность в формате 4-ФСС. Предоставление информации осуществляется в бумажном виде не позднее начала второй декады месяца. Кроме того, передача данных возможна в электронном виде.

Пенсионный фонд России требует информационный документ по форме РСВ-1. В нем необходимо указать данные в целом по предприятию и информацию индивидуального учета по каждому отдельному наемному работнику.

Выписка из ЕГРИП для ИП – также один из самых важных документов.

Акт приемки

Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.

Акты приемки являются важными первичными документами. Они подтверждают факт исполнения услуги (выполнения работы), а также то, что заказчик их принял и не имеет претензий к исполнителю.

Составляется акт в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами. Если сотрудничество продолжительное, а услуги оказываются часто, акт можно составлять периодически. Например, договор заключен на год, услуга оказывается 1 раз в неделю — в таком случае акт можно составлять 1 раз в месяц.

Скачать Акт приемки выполненных работ или оказанных услуг

Образец Акт выполненных работ

Порядок составления договора

В каждом соглашении должны присутствовать обязательные элементы. Рассмотрим пример договора с индивидуальным предпринимателем: как выглядят обязательные элементы в документе:

1. Преамбула (наименование сторон, реквизиты, дата, место, название контракта).
2. Предмет (подробно описать суть соглашения).
3. Права и обязанности сторон.
4. Сумма и оплата.
5. Ответственность сторон.
6. Дополнительные и непредвиденные условия.
7. Подписи и реквизиты.

Образец договора с индивидуальным предпринимателем

Счет-фактура

Счет-фактура — важный документ для плательщиков НДС. Этот налог уплачивают ИП (и компании), которые применяют основной налоговый режим. При применении ЕНВД (режим отменен с 01.01.2021г.), УСН, ЕСХН (до 2022 года) и патентной системы НДС не уплачивается (хотя из этого правила есть исключения). Поэтому если ИП применяет один из специальных режимов, формировать счет-фактуру он не должен. Более того, если он по просьбе покупателя выставит счет-фактуру и выделит в нем сумму НДС, то обязан будет этот налог уплатить в бюджет и подать декларацию.

ИП — плательщики НДС выписывают счет-фактуру в обязательном порядке. Сделать это необходимо не позже, чем через 5 дней после отгрузки товара. Составляется документ в 2-х экземплярах — по одному для покупателя и продавца.

Если ИП является плательщиком НДС, ему также важно своевременно получать счета-фактуры от своих поставщиков, поскольку этот документ является основанием для применения им вычета НДС.

Скачать Счет-фактура

Образец Счет-фактура

Начало бизнеса

В сравнении с различными трудностями предпринимательской деятельности, регистрация ИП является достаточно простой и быстрой процедурой. Это предполагает точное соблюдение правил, при выполнении которых желающий стать бизнесменом приобретает свой заветный статус в течение 3 дней. На первый взгляд кажется, что самое трудное позади, и вы можете спокойно начинать заниматься выбранным видом деятельности, но, разумеется, это только начало. Параллельно со статусом ИП вы возлагаете на себя ответственность за грамотность составления отчетности в указанные сроки, которая должна быть оформлена в пределах специфики вашего бизнеса.

Какие документы должны быть у ИП? Этот вопрос интересует многих. Список необходимых бумаг, которые обязан вести ИП, бывает определить довольно проблематично, так как он зависит от ряда факторов, таких как сфера деятельности вашего бизнеса, место регистрации организации, условия труда и т.д.

Универсальный передаточный документ

УПД (универсальный передаточный документ) — сравнительно новый в первичке документ, соединяющий функционал счёта-фактуры и накладной/акта. Он поможет значительно уменьшить документооборот. Применять УПД вправе индивидуальные предприниматели и юридические лица на всех налоговых режимах.

На основе УПД Вы сможете вести бухучёт, списывать расходы по налогу на прибыль и заявлять налоговый вычет по НДС. Логика совмещения функций в том, что корректно заполненные первичные учётные документы требуются, кроме бухгалтерского, ещё и для налогового учёта.

Использовать новый документ можно для оформления различных операций:

• оказания услуг
• отгрузки товаров (включая транспортировку и не включая её)
• отгрузки товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу)
• сдача результатов готовой работы
• передача имущественных прав и др.

Универсальный передаточный документ допустимо применять и в качестве первичного учётного документа, и в качестве совмещённого (первичный документ и счёт-фактура).

Скачать УПД — универсальный передаточный документ

Образец Универсальный передаточный документ
УПД разрабатывался, чтобы упростить оформление операций по продаже товаров, услуг и работ: вместо двух бумаг остаётся одна. УПД признан основанием для налоговых начислений и вычетов, а также подтверждением доходов продавца и затрат покупателя. Налоговики проверяют документ по тем же параметрам, что и традиционные формы бухгалтерских документов. Не беспокойтесь о налоговых рисках: они не появятся, если Вы заполните УПД корректно.

На основании чего действует ИП в договоре

Индивидуальный предприниматель — это физическое лицо, которое занимается предпринимательской деятельностью, не образуя при этом юридическое лицо (п. 1 ст. 23 ГК РФ).
В момент регистрации ИП приобретает определенные права и обязанности, реализовать которые он должен под своим именем, которое включает непосредственно имя, фамилию и отчество (п. 1 ст. 19 ГК РФ). Это значит, что предприниматель, подписывая договор, должен указывать в нем сведения о том, что он действует в качестве ИП. ИП в договоре действует на основании факта того, что он зарегистрирован как индивидуальный предприниматель.

В том случае, если сделка заключается от имени предпринимателя его представителем, в договоре указывается, что последний действует на основании доверенности, а также приводятся ее реквизиты. Если представитель официально трудоустроен в качестве работника предпринимателя (например, в должности директора), потребуется указать реквизиты заключенного с ним трудового договора.

Пример формулировки преамбулы договора ИП с юрлицом на оказание услуг вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

В каких случаях организация, выплатившая доход ИП, является налоговым агентом и обязана перечислить НДФЛ, читайте здесь.

Договор дороже денег: как заключить, расторгнуть, оспорить

В. А. Лексина автор статьи, консультант Аскон по юридическим вопросам

Договор – дело добровольное

Понятие «договор» содержится в п. 1 ст. 420 Гражданского кодекса РФ (далее — ГК РФ). Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. По общему правилу договор заключается путем направления предложения о его заключении, которое называется офертой, и путем встречного согласия второй стороны, которое называется акцептом.

Изначально заключение договора является делом добровольным, что следует из п. 1 ст. 421 ГК РФ. Понуждение к заключению договора возможно только в случае, если это предусмотрено законом или если сторона добровольно приняла на себя обязательство заключить договор, но уклоняется от его заключения, например, не исполняет обязательств по предварительному договору, что регулируется ст. 429 ГК РФ.

Оферта может представлять собой направленный второй стороне проект договора, с условиями которого вторая сторона может полностью согласиться, полностью отклонить либо вступить в переговоры о согласовании условий данного договора. Действующее законодательство не содержит понятия переговоров и не устанавливает их порядка, однако переговоры зачастую являются важным этапом, предшествующим сделке, который может повлечь для сторон определенные правовые последствия. Во время переговоров стороны должны действовать добросовестно. Важно предоставлять друг другу необходимую и достоверную информацию и не скрывать важные детали о себе и своей деятельности, которые влияют на суть принимаемых сторонами решений при вступлении в договорные правоотношения. Нельзя неоправданно и неожиданно для партнера прекращать переговоры.

Ответственность за нарушения при переговорах

Ответственность за недобросовестные действия в ходе переговоров о заключении договора устанавливает ст. 431.1 ГК РФ. Так, согласно п. 3 ст. 434.1 ГК РФ сторона, которая ведет или прерывает переговоры о заключении договора недобросовестно, обязана возместить другой стороне причиненные этим убытки. При этом в п.19 Постановления Пленум Верховного Суда РФ от 24.03.2016 N 7 «О применении судами некоторых положений Гражданского кодекса Российской Федерации об ответственности за нарушение обязательств» разъяснено, что на истце лежит бремя доказывания того, что, вступая в переговоры, ответчик действовал недобросовестно с целью причинения вреда истцу. Например, пытался получить коммерческую информацию у истца либо воспрепятствовать заключению договора между истцом и третьим лицом (пункт 5 статьи 10, пункт 1 статьи 421 и пункт 1 статьи 434.1 ГК РФ). При этом правило пункта 2 статьи 1064 ГК РФ не применяется.

При ведении переговоров следует также учитывать, что нельзя раскрывать другим лицам и использовать в своих целях полученную от второй стороны переговоров конфиденциальную информацию, даже если по результатам этих переговоров договор не будет заключен. Нарушившая это правило сторона должна будет возместить другой стороне убытки, что прямо предусматривает п. 4 ст. 434.1 ГК РФ.

Обсуждая условия договора, необходимо помнить, что для заключения договора сторонам в первую очередь нужно согласовать его существенные условия. Согласно положениям п. 1 ст. 432 ГК РФ существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как обязательные для договоров данного вида, а также все те условия, которые надо согласовать по заявлению одной из сторон.

Договор есть, а договоренности – нет

Если соглашения по всем существенным условиям договора стороны не достигнут, если такие условия будут отсутствовать в договоре, то, несмотря на то, что в распоряжении обеих сторон будет находиться письменный документ, именуемый договором, с точки зрения закона договор не будет считаться заключенным. Этот вывод подтверждается многочисленной судебной практикой.

В п. 7 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 25.02.2014 N 165 разъяснено, что «в случае спора о заключенности договора суд должен оценивать обстоятельства и доказательства в их совокупности и взаимосвязи в пользу сохранения, а не аннулирования обязательства. При этом суду следует исходить из презумпции разумности и добросовестности участников гражданских правоотношений, закрепленной ст. 10 ГК РФ.» Это значит, что сторонам при заключении договора следует изучить вопрос о том, какие условия в соответствии с нормами действующего законодательства являются существенными для договоров данного вида, а также четко выразить свою волю на то, какие условия договора являются существенными для стороны этого договора.

Понятно, что свою волю об условиях заключаемого договора целесообразнее всего выразить в письменном виде. По закону юридические лица и индивидуальные предприниматели в большинстве случаев обязаны соблюдать письменную форму, когда заключают сделки между собой или с гражданами. Это следует из положений п. 3 ст. 23 и п. 1 ст. 161 ГК РФ. Если письменная форма договора не соблюдена, то придется прилагать дополнительные усилия к доказыванию факта совершения сделки и ее условий.

И вот в этом вопросе у сторон сделки зачастую возникает недопонимание. Многие считают, что если отсутствует документ, именуемый договором, то между сторонами и самого договора нет. Но здесь необходимо учитывать, что заключить договор в письменной форме можно разными способами. Сделать это можно, составив единый документ, поименованный сторонами «договор», в том числе с указанием вида договора. Например, «договор поставки», «договор подряда» и т.д. Но также можно заключить договор, просто обменявшись документами. Кроме того, договор может быть признан заключенным, если стороны начали исполнять договор в ответ на предложение его заключить. Например, одна сторона направляет второй стороне счет на оплату товара, в котором указаны названные в законе существенные условия договора поставки: наименование товара (п. 3 ст. 455 ГК РФ) и его количество (п. 3 ст. 455, ст. 465 ГК РФ). Вторая сторона оплачивает счет и затем принимает весь товар, подписав накладную. Несмотря на отсутствие документа, в котором прописаны все условия сделки, в данном случае договор поставки по общему правилу будет считаться заключенным и исполненным, поскольку в данном случае счет на оплату – это оферта, а платежное поручение, равно как принятие товара и подписание накладной, – это акцепт.

Например, во многом показательно Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 07.08.2018 г. по делу № А81-7300/2017, которым генподрядчику, заявлявшему, что он не подписывал присланный ему договор и стороны не согласовали существенных для него условий, суд отказал в иске о возврате денег по ст. 1102 ГК РФ. Деньги генподрядчиком оплачены по счету, который субподрядчик направил ему вместе с подписанным только с его стороны договором. Суд, принимая решение, указал, что генподрядчик знал о выполнении работ, был заинтересован в их результате, а значит – обязан их оплатить, поскольку вместо договора выполнение работ подтверждает электронная переписка, явно исходившая от сторон, и акт о выборе участка работ.

Конечно, конкретные требования, при выполнении которых письменная форма договора считается соблюденной, зависят от ее вида. Закон различает простую письменную форму сделки и нотариальную (ст. 158 ГК РФ). Нотариальная форма предполагает предоставление нотариусу на удостоверение документ, который уже соответствует требованиям закона к простой письменной форме. Простая письменная форма предполагает, что договор заключается путем составления одного документа, который подписывается сторонами и содержит условия сделки. Если договор заключается путем обмена документами, то из содержания этих документов должно четко следовать, что они исходят именно от сторон договора. Таким образом, чтобы соблюсти письменную форму договора, необходимо согласовать все его существенные условия и подписать документы, свидетельствующие о его заключении уполномоченными представителями сторон. Это может быть либо непосредственно руководитель организации, либо лицо, уполномоченное на это доверенностью. Подпись — это реквизит, который содержит собственноручную подпись должностного лица с указанием наименования должности или физического лица и включает также расшифровку данной подписи. Это следует из п.п. , ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Как следует из положений п. 1 ст. 160, п. 2 ст. 434 ГК РФ, подпись — это необходимое условие для того, чтобы заключить договор в письменной форме, выражающее волю лица на его заключение. И если не доказано иное, подпись лица на документе свидетельствует о его доброй собственной воле в своем интересе.

Хотелось бы отметить, что аналогом собственноручной подписи являются электронная подпись и факсимиле. Их использование допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Например, стороны заключили рамочный договор и включили в него условие о праве использовать факсимиле в договорах, заключенных на основании данного рамочного договора и в документах, составленных во исполнение этих договоров.

При этом необходимо учитывать приведенное выше Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 07.08.2018 г. по делу № А81-7300/2017, когда договор подписала только одна сторона, но суд признал возникшими взаимные обязательства сторон.

Хотелось бы сказать еще о ситуациях, когда сторона, пытаясь доказать существование договорных отношений, подделывает подпись контрагента. Здесь важно учитывать следующее. Если сторона, чья подпись подделана, знала о подделке, но исполняла его, то суд может признать такие действия одобрением сделки. Если сторона, чья подпись подделана, подала иск о его расторжении, то суд также сочтет, что сторона признала и одобрила существование договора. Хотя некоторые суды все же считают одобрение договора с поддельной подписью несостоявшимся, даже если сторона, чья подпись подделана, исполняла его.

Договор подписан, но неуполномоченным лицом — считается ли договор заключенным?

И вот еще один аспект одобрения сделок, по которому часто возникают вопросы. Это когда сторона обнаруживает, что от имени контрагента договор подписан не уполномоченным на это лицом. Это риск, но надо знать, что здесь работает правило, согласно которому договор считается заключенным, например, с той организацией, от имени которой действовало неуполномоченное лицо, когда вторая сторона не знала, что у подписанта нет соответствующих полномочий. Например, договор подписал бывший руководитель, но на момент подписания договора сведения о прекращении его полномочий еще не внесены в ЕГРЮЛ. В этой ситуации договор будет все-таки считаться заключенным с организацией. И эта организация не сможет сослаться на то, что данные ЕГРЮЛ неверны и договор подписало неуполномоченное лицо. Исключение — когда такие данные внесены в реестр помимо воли компании. Например, в результате неправомерных действий третьих лиц (п. 2 ст. 51 ГК РФ).

Как разъяснено по этому поводу в п. 122 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 N 25: «По общему правилу, когда сделка от имени юридического лица совершена лицом, у которого отсутствуют какие-либо полномочия, а контрагент юридического лица добросовестно полагался на сведения о его полномочиях, содержащиеся в ЕГРЮЛ, сделка, совершенная таким лицом с этим контрагентом, создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности для юридического лица с момента ее совершения (статьи 51 и 53 ГК РФ), если только соответствующие данные не были включены в указанный реестр в результате неправомерных действий третьих лиц или иным путем помимо воли юридического лица (абзац второй пункта 2 статьи 51 ГК РФ).»

Сторона договора может не знать, что руководитель организации не имеет права подписывать договор в связи с тем, что его полномочия ограничены уставом. Пользуясь вышеприведенной позицией Пленума ВС РФ, можно утверждать, что если в ЕГРЮЛ отсутствуют сведения об ограничении полномочий, то сторона вправе предполагать, что таких ограничений нет вообще (п. 22 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 N 25).

Общие правила, когда договор считается заключенным

Что касается момента заключения договора, то по общему правилу договор считается заключенным в момент, когда сторона, направлявшая оферту, получила акцепт (п. 1 ст. 433 ГК РФ). Например, если договор одновременно подписан сторонами, то он считается заключенным в этот момент. Если заинтересованная сторона направила другой стороне проект договора по почте, то он будет заключен в тот день, когда подписанный договор вернется от другой стороны. Например, договор отправлен по почте второй стороне с предложением вернуть его до 1 декабря. Вторая сторона подписала договор 28 ноября и в этот же день отправила его назад почтой, но получен он был лишь 3 декабря. В таком случае договор будет считаться заключенным с 3 декабря, но только если об этом немедленно будет сообщено второй стороне, что договор получен с опозданием. Это разъяснено в п. 57 Постановления Пленума Верховного Суда РФ N 6, Пленума ВАС РФ N 8 от 01.07.1996. А если же контрагент отправил подписанный договор после 1 декабря, то договор будет считаться заключенным только при условии, что после его получения первая сторона, т.е. направлявшая оферту, немедленно сообщит второй стороне, что приняла ее акцепт (ст. 442 ГК РФ).

По общему правилу договор вступает в силу — то есть становится обязательным для сторон — с момента его заключения (п. 1 ст. 425 ГК РФ). Для этого в договор целесообразно включить условие о том, что договор вступает в силу с момента его подписания сторонами. Но следует учесть, что при наличии такого условия договор не вступит в силу в момент подписания, если для его заключения по закону требуется передача имущества. Например, так однозначно до 1 июня 2018 г. решался данный вопрос по договору займа. Теперь по договору займа обязательная передача денег может не требоваться, стороны могут заключить такой договор, который обязывает заимодавца выдать сумму займа.

В случае, если сторона уклоняется от заключения обязательного для нее договора, то он будет считаться заключенным, как правило, с момента вступления в законную силу решения суда, принятого по иску о понуждении заключить такой договор.

Особенности прекращения договора

Теперь перейдем к вопросу о прекращении действия договора.

Договор прекращает свое действие, как следует из п. 1 ст. 408 ГК РФ, когда стороны надлежащим образом выполнили все обязательства по нему. Так, договор прекратится ранее указанного в нем срока, если, например, он был заключен на срок до конца года, но полностью исполнен раньше. Следует учитывать позицию, изложенную в Определении Верховного Суда РФ от 08.06.2015 N 304-ЭС14-8595 по делу N А46-14792/2013, согласно которой стороны не могут расторгнуть или изменить договор, прекращенный надлежащим исполнением.

Если же обязательства были исполнены ненадлежащим образом, то договор продолжает действовать, и стороны вправе привлекать друг друга к предусмотренной им ответственности, в том числе и после окончится срока его действия, что предусматривает п. 4 ст. 425 ГК РФ.

Если же в договоре отсутствует условие о сроке его действия и не указана дата его окончания, или, например, написано, что договор действует до исполнения сторонами обязательств, то он действует до тех пор, пока стороны не исполнят все обязательства по нему. Это прямо следует из п. 3 ст. 425 ГК РФ. Следует учитывать также, что для некоторых видов договоров, в которых не указан срок его действия, например, для договора поручения, договора аренды, законодательством могут быть установлены специальные правила об их действии.

Ответы на распространённые вопросы

Вопрос №1. На что обратить внимание, если договор с юридическим лицом подписывает уполномоченный её представитель, не руководитель?

В первую очередь проверьте, выдана ли данному лицу доверенность на совершение указанных действий. Если документ имеется, посмотрите на дату, когда он оформлен – если дата отсутствует, доверенность признаётся недействительной. Также обратите внимание на срок её действия. Документ заверяется нотариально или руководством предприятия, выдавшего его. В тексте доверенности должно быть прямо прописано, что сотрудник имеет право на заключения договоров от имени фирмы.

Вопрос №2. Если все документы были проверены, но владелец бизнеса не знал или не мог знать о некоторых существенных моментах, из-за которых впоследствии возник спор, будет ли суд на его стороне?

Нет. В таком случае будет считаться, что бизнесмен не проявил должную осмотрительность, ведь он мог нанять юриста или проконсультироваться где-либо ещё.

Законодательные акты по теме

Рекомендуется заранее изучить документы: