Расчетные документы: порядок их приема и исполнения

Платежное поручение — что это такое

В деятельности бюджетного учреждения большинство расчетов с контрагентами производится через безналичные банковские переводы. Оплата услуг, работ и товаров наличными деньгами случается довольно редко, преимущественно через подотчетных лиц.
Для безналичных расчетов применяются специальные бланки — платежки. Платежное поручение — это документ-распоряжение (ПП), в котором содержится официальное указание плательщика банковскому учреждению на списание с расчетного счета денежных средств в пользу сторонней организации или бюджета.

Один документ имеет разные значения для субъектов безналичных переводов:

1. Для организации-плательщика платежка оформляется как разрешение банку списать деньги с расчетных счетов.
2. Что такое платежное поручение в банке? Для банковской организации платежка — это рабочий документ, на основании которого проводятся операции по списанию денег с одних счетов и зачислению на другие.
3. Для получателей ПП — это подтверждение оплаты товаров, работ и услуг, погашения налоговых и прочих обязательств перед бюджетом.

Общее представление

Подготовленные клиентом, и оформленные в надлежащем письменном виде, типовые заявления, соответствующие стандартному образцу платежных документов, рассматриваются как достаточное основание для отправки безналичного перевода на указанные в документе реквизиты. Регламент, устанавливающий основные требования в отношении подобных процедур, закрепленный в рамках положения №762-П, определяет, какие именно документы относятся к категории банковских платежных, и что из них является основанием для финансовых транзакций. В данный перечень входят:

• Поручения. Основной тип документации, представляющий собой бланк, содержащий указание об исполнении операции по перечислению конкретной суммы денег с баланса клиента на счет получателя. В тех случаях, когда оплата совершается одновременно в пользу нескольких субъектов, используется сводная форма.
• Требования. Заявление, поступающее со стороны контрагента, перед которым после реализации товаров, выполнения работ или оказания услуг образовалась задолженность. Предоставляется в банк, выступающий в качестве поручителя или предоставивший гарантийные обязательства, и фактически выступающий плательщиком, обеспечивающим соблюдение требований по договору.
• Поручения на открытие аккредитива. Еще один способ защиты безналичных сделок, рекомендованный при совершении крупных операций. Аккредитивная схема подразумевает, что обозначенная сумма депонируется для оплаты товарной продукции, отгружаемой в обозначенные сроки под гарантию ее поступления. Фактически финансовое учреждение является гарантом честности сделки.

Таким образом, выбор определенной формы обуславливается сложившимися обстоятельствами, в которых у субъекта возникла потребность в переводе денег.

Для чего нужно платежное поручение

Как мы отметили ранее, документ применяется российскими экономическими субъектами для осуществления разного вида расчетов. Основные направления:

• зачисление заработной платы персоналу;
• оплата страховых взносов и налогов в соответствующие бюджеты государства;
• погашение задолженностей перед поставщиками и подрядчиками;
• перечисление авансовых платежей, банковских гарантий по госконтрактам и договорам;
• приобретение ценных бумаг, иностранной валюты, драгоценных металлов;
• переводы между расчетными счетами одного экономического субъекта;
• оплата неустоек, штрафов, пеней, расчеты за государственные пошлины, сборы.

Это далеко не полный перечень операций, которые оформляются платежками.

Справка о самозанятости

Этот документ пригодится в самом начале. Когда заказчик выбирает самозанятого исполнителя и соглашается с ним работать, справка становится подтверждением статуса НПД.

Где взять? В приложении «Мой налог» или в личном кабинете самозанятого есть кнопка «Справка о постановке». Документ не нужно ждать голубиной почтой, он тут же отображается на экране и отправляется двумя кликами.

Что должно быть в справке?

• ФИО самозанятого;
• ИНН;
• паспортные данные;
• адрес постоянной или временной регистрации;
• дата постановки на учет в качестве плательщика «Налога на профессиональный доход»;
• данные ИФНС.

Такому документу можно доверять: онлайн-формат подтверждается электронной подписью ФНС.

Зачем нужна справка? Это подтверждение того, что заказчик работает с участником НПД. В противном случае компания может оформить договор с самозанятым, а по факту он будет с обычным физиком. И тогда придется заплатить НДФЛ, страховые взносы, а еще и штрафы.

Мы советуем подстраховаться и проверить статус самозанятого по ИНН. Для этого нужно скопировать номер из справки и «пробить по базе» ФНС.

Сколько экземпляров должно быть

На одну финансовую операцию составляется 4 копии платежного поручения. Первый экземпляр хранится в банковском учреждении, на его основании деньги списываются со счетов.

Вторая и третья копии предназначены для получателя и его банка. То есть один экземпляр остается в банке получателя, на его основании деньги зачисляются на расчетный счет. А второй прикрепляется к банковской выписке, которая передается получателю.

Последний экземпляр, с отметкой банка о проведении, возвращается учреждению-плательщику. То есть платежка подкрепляется к банковской выписке, как подтверждение исполнения ПП.

Отметим, что число копий может быть иным, в зависимости от обстоятельств и условий отправки денежного безналичного перевода.

Что такое расчетный счет

Преобладающая часть расчетов между юрлицами осуществляется в безналичном формате — путем перечисления денежных средств со счета одного контрагента на счет его партнера по сделке. Посредническую функцию при таких переводах выполняет банк.
А для того, чтобы безналичные денежные переводы стали возможны, предприятию необходимо открыть в банке расчетный счет. Этот счет клиент банка может использовать как для хранения свободных денежных средств, так и для проведения расчетных операций, а также снятия с него наличных (в установленных законом случаях).

ВАЖНО! В настоящее время не существует законодательных норм, обязывающих ИП иметь расчетный счет. Такая обязанность есть только у предприятий. Однако предприниматели, не имеющие расчетного счета, на практике могут столкнуться с проблемами при заключении договоров с партнерами.

Каждому расчетному счету банк присваивает определенный номер, а каждому клиенту — лицевой счет для учета движения денежных средств. Безналичные платежи в рамках расчетного счета осуществляются банком строго с согласия клиента — владельца этого счета. И только в некоторых случаях деньги могут быть списаны принудительно.

При открытии расчетного счета ИП или юрлицу банк передает сведения в ФНС. Организация может получить справку из ФНС об открытых расчетных счетах. Как это сделать, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

О том, как и когда банк может распорядиться деньгами клиента без его согласия, читайте в статье «Безакцептное списание — это…».

Общая схема движения денежных средств на расчетном счете выглядит следующим образом:

Синтетический учет хозопераций, осуществляемых с использованием расчетного счета, в бухучете ведется на счете 51 «Расчетный счет» (приказ Минфина России от 31.10.2000 № 94н). Данный счет относится к активным: по его дебету отражается остаток свободных денежных средств хозсубъекта, а также любые денежные поступления, а по кредиту проходят все списания.

Является ли платежное поручение юридическим документом

Платежка признается официальным юридическим документом, если при ее составлении соблюдены все правила, утвержденные Приказом Минфина от 12.11.2013 № 107н. Иными словами, ПП должно соответствовать следующим требованиям:

1. Бланк в исключительно унифицированной форме ОКУД 0401060. Текущий бланк документа утвержден в Положении Банка России от 19.06.2012 № 383-П. Отметим, что платежка может быть оформлена как на бумаге, так и в электронном виде.
2. Соблюдение хронологического порядка при нумерации обязательно. Что такое номер платежного поручения? Порядковый номер платежки — это цифровое значение, которое было присвоено документу при его формировании, причем с соблюдением хронологии.
3. Реквизиты заполнены с учетом вида платежа. Например, для перечислений в бюджет требуется обязательное заполнение налоговых полей. Подробности в статье «Как заполнить поля 106 и 107 в платежном поручении».
4. Документ подписан ответственными лицами и заверен печатью организации. При формировании платежки в электронном виде бланк должен быть подписан электронной подписью, которая соответствует требованиям криптографической защиты.

Типы документов

Надо сказать, что различных видов первичных документов существует немало. Но в первую очередь ИП нужно запомнить такие:

1. Договор.
2. Счет на оплату.
3. Кассовый чек или иной документ об оплате (БСО, товарный чек).
4. Товарная накладная.
5. Акт выполненных работ, оказанных услуг.
6. Счет-фактура.
7. Универсальный передаточный документ.

Вовсе не обязательно, что в работе предприниматель будет использовать все эти документы. Например, если ИП на УСН оказывает услуги юридическим лицам и другим предпринимателям, то он будет заключать договоры, выставлять счета на оплату, подписывать акты оказанных услуг. А вот с такими документами, как и счет-фактура и кассовый чек, он иметь дела не будет.

Рассмотрим каждый из этих документов более подробно.

Три варианта размещения информации о начислениях за ЖКУ.

При заполнении платёжных документов в ГИС ЖКХ возможны три варианта размещения информации о начислениях за жилищно-коммунальные услуги: 1. Оплата в расчётном периоде равна сальдо на начало расчётного месяца – в этом случае задолженность за предыдущий расчётный период равна начальному сальдо, положительной сумме. 2. Оплата в расчётном месяце меньше сальдо на начало расчётного месяца. 3. Оплата в расчётном месяце больше сальдо на начало месяца – если пользователь заплатил за ЖКУ больше, чем начислено, получится аванс. Для начала важно запомнить, что сальдо – это разница между поступлениями и расходами денежных средств за определённый период. А вот, что нужно знать обо всех трёх случаях, чтобы грамотно заполнить ГИС ЖКХ.

Аванс равен отрицательной сумме начального сальдо. Оплата денежных средств совпадает с суммой оплаты в расчётном периоде.

Сумма к оплате с учётом задолженности и переплаты равна «начальное сальдо + начисления в текущем расчётном периоде»н и автоматически рассчитывается системой.

Сумма начисленных денежных средств – это сумма начислений в расчётном периоде и автоматически рассчитывается системой.
Источник: РосКвартал® — интернет-служба №1 для управляющих организаций

Кто разрабатывает формы первичных документов?

Первичные учетные документы бывают унифицированные (форма которых разработана Росстатом (бывший Госкомстат РФ) или Центробанком) и самостоятельно разработанные налогоплательщиками.

Статья 9 закона № 402-ФЗ содержит следующий перечень обязательных реквизитов первичных документов (унифицированных или самостоятельно разработанных):

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
• подписи этих лиц.

Что касается печати, то хотя она не указана в числе обязательных реквизитов, но при наличии поля «М.П.» (место для печати) ее оттиск обязателен.

Если налогоплательщика устраивают унифицированные формы от Госкомстата (благо, перечень их огромен), то разрабатывать свои формы необязательно. Есть также понятие «модернизированной первички», т.е. унифицированных первичных документов, в которые налогоплательщиком внесены свои дополнения.

Обратите внимание, нельзя самостоятельно разрабатывать и утверждать формы следующих первичных документов:

• кассовые документы;
• платежное поручение и другие расчетные банковские документы;
• унифицированные формы по расчетам с применением кассового аппарата;
• транспортная накладная;
• расчетно-платежная ведомость и платежная ведомости.

Такие первичные документы могут быть только унифицированными.

Подключить онлайн-бухгалтерию от 1С Первый месяц — бесплатно

Платёжный документ на оплату взноса на капитальный ремонт

Если управляющая организация, ТСЖ, ЖК, ЖСК – владелец специального счёта, в их личном кабинете, в реестре платёжных документов по лицевым счетам, отображается вкладка «На оплату взноса на капитальный ремонт».

Перейдите в указанный раздел, поставьте о, нажмите кнопку «Найти», затем напротив нужного вам лицевого счёта в выпадающем меню выберите сроку «Текущий платёжный документ».

Что это такое?

Для начала надо определиться, чем является сам счёт-фактура (далее – СФ), и какие данные должны содержаться в этом документе. Согласно НК РФ и подзаконным актам, счётом-фактурой называется документ, выставляемый контрагенту стороной, которая фактически передаёт товар, выполняет работы или оказывает услуги. Он необходим для двух основных целей:

1. Точно определить фактическую стоимость выплат по договору. Поэтому счёт-фактура направляется контрагенту уже после того, как обязанности продавца (исполнителя) по договору уже выполнены.
2. Определить размер налоговых выплат по НДС (ст. ст. 168 и 169 НК РФ).

Сам по себе счёт-фактура является документом строгой формы. Его бланк и правила заполнения утверждены постановлением Правительства РФ №1137 в 2011 году и, согласно ФЗ «О бухгалтерском учёте» обязательны к применению (об учёте счетов-фактур читайте тут). Согласно ст. 169 НК РФ, в нём должны быть указаны следующие сведения:

• номер и дата составления;
• названия, адреса и ИНН обеих сторон договора;
• реквизиты платёжного документа, если проводились авансовые платежи;
• наименование и количество поставленных товаров либо выполненных работ с единицами измерения (если можно их указать).

В том случае, если контрагент уже перечислил средства налогоплательщику, выставившему счёт-фактуру, должны отражаться данные платёжно-расчётного документа.

Подробнее о том, что такое счёт-фактура и когда используется этот документ, читайте в этой статье, а для чего нужен этот документ можно узнать здесь.

Что необходимо понимать под термином “платежно-расчётный документ”?

П. 1.12 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств» (утверждено Банком России в 2012 г., №383-П) предусмотрен перечень такой документации. К каждому из её видов предъявляются свои требования, и каждый имеет свою область применения.

Большинство из них используются исключительно в банковской сфере, поэтому на практике в счёте-фактуре могут быть указаны данные двух основных видов документов:

1. Платёжные требования.
2. Платёжные поручения.

Важно. Как отдельный вид платёжного поручения может использоваться и инкассовое поручение, однако в силу своей сложности оно обычно в расчётах типа «аванс-поставка» не применяется.

Разница же между платёжными поручениями и требованиями состоит в следующем:

• С помощью платёжного поручения формы по ОКУД № 0401060 организация (или ИП), заключившая договор банковского обслуживания, поручает своему банку сделать перевод средств с расчётного счёта по реквизитам контрагента. Поэтому при расчётах по договорам с частичной либо полной предоплатой платёжные поручения – самая распространённая форма используемой документации. О счёт-фактуре для ИП можно узнать здесь.
• Платёжным требованием (ОКУД № 0401061) исполнитель предлагает плательщику перевести по указанным реквизитам средства в уплату имеющейся по договору задолженности. Такие документы обычно используются при расчётно-кассовом обслуживании, также они часто применяются при денежных отношениях с государственными органами.

Таким образом, обычно в счёте-фактуре после того, как ТМЦ отгружены, услуги оказаны, а работы проделаны, будет указываться именно платёжное поручение. Следовательно, именно его номер и дату необходимо ставить в графе 5 бланка счёта-фактуры.

Только после того, как счёт-фактура принята и подписана, можно принимать НДС к вычету по правилам, установленным гл. 21 НК РФ.

Для чего нужна первичка

Любой факт хозяйственной жизни должен регистрироваться в первичном учётном документе. Это требование закреплено в статье 9 закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ. Первичный документ нужно составить в момент совершения операции или непосредственно после её окончания.

Когда налоговики или аудиторы будут проверять отчётность, они прежде всего убедятся, есть ли первичный документ на каждую операцию. Нет документа — нет хозяйственной операции, а значит отчётность составлена неправильно и налоги посчитаны неверно.

Для каждого типа операции применяются свои первичные документы. Например, оказанные услуги обычно фиксируются в акте об оказании услуг, продажа товаров — в накладной, поступление денег — в приходном кассовом ордере, а списание материалов в производство — в требовании-накладной. Все эти документы нужно хранить и предъявлять контролёрам по их требованию.

Договор

Документальное соглашение, закрепляющее права и обязанности сторон сделки, в котором выделяют следующие элементы:

• Предмет — конкретный результат реализации участниками декларируемых намерений, будь то сбыт товарной продукции, оказание услуг или выполнение работ.
• Сумма и порядок взаиморасчетов — в какие сроки и сколько денег должен заплатить получатель.
• Юридические аспекты — правомерные действия, потенциально допустимые к осуществлению каждым из подписантов с момента вступления в силу, и до истечения установленного временного отрезка, на протяжении которого договор считается действительным.
• Правовая ответственность — штрафные санкции, пени и иные меры, применяемые в ситуациях, когда предприниматель или заказчик нарушают заявленные обязательства.
• Порядок внесения корректировок и алгоритм расторжения соглашения до наступления срока его истечения.
• Реквизиты каждой из сторон, включая счета, ИНН и ОГРН, адреса местонахождения и контактные данные.

В соответствии с общепринятой практикой документ составляется и подписывается в двух экземплярах, что исключает возможность подделки или несанкционированного изменения отдельных пунктов. Для отдельных видов сделок письменная форма необязательна — так, например, розничные торговые операции по умолчанию считаются совершенными с момента получения покупателем кассового или товарного чека, либо иной первички, которая может быть рассмотрена в качестве подтверждения факта совершения взаиморасчета.

Виды платежных документов

Специальной классификации, позволяющей четко структурировать разновидности по назначениям, не существует. Выделить наиболее популярные варианты можно только исходя из оценки общей практики — к числу распространенных опций относят:

• Взаиморасчеты с поставщиками, арендные платежи и покрытие хозяйственных нужд.
• Перечисление дохода нанятых физических лиц как штатных, так и по договорам ГПХ.
• Выплаты плановых и внеочередных сборов в бюджетные и коммерческие фонды.

Для этого используется платежное поручение (ПП), назначения платежа будет разным. При уплате налоговых и иных бюджетных взносов в ПП заполняются дополнительные поля для ФНС, Фед.казначейства.

Конкретная специфика зависит от обстоятельств, в которых возникает необходимость транзакции, так что указанный перечень не рассматривается в качестве абсолютного и исчерпывающего.