Регистры налогового учета по НДС: закрепляем в учетной политике

Что такое регистры

В связи с тем, что наиболее подробное описание правил ведения налоговых регистров приведено именно в гл. НК РФ, посвященной прибыли (ст. 313, 314 НК РФ), а регистрам по НДС посвящена небольшая ст. 169 НК РФ, рассмотрение данного вопроса логично будет провести, используя комплекс положений НК РФ и нормы закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Регистры, используемые в целях налогообложения, предназначены для регистрации и накопления сведений, которые содержатся в первичных документах, бухгалтерских справках и аналитических таблицах. При этом существуют жесткие требования к ведению таких регистров: в них не должно быть пропусков и исправлений, не допускается регистрация мнимых или притворных объектов бухучета и прочее.

Регистры в налоговом учете — это специальные формы для сведения и систематизации данных за отчетный период. Заносимые в регистры данные должны быть скомпонованы в соответствии с требованиями, установленными гл. 21 НК РФ. Эти сведения группируются и регистрируются без отражения проводок, то есть просто делается запись по объекту налогообложения. При этом занесение данных в регистры должно осуществляться непрерывно и в хронологическом порядке.

Налогоплательщику важно обеспечить создание такого аналитического учета поступающих сведений, который бы раскрывал порядок формирования налоговой базы. В регистрах накапливаются и подлежат систематизации сведения, содержащиеся в первичных документах, которые приняты к учету.

Различают регистры налогового учета и бухучета. По формальным признакам можно выделить такие отличия:

• бухгалтерские регистры, которые оформляются в виде книг, содержат записи о первичных документах;
• в аналитические регистры для целей налогообложения заносится лишь информация из справок бухгалтера и расчетных таблиц, которые также могут быть приравнены к первичным учетным документам.

Как вести бухгалтерские и налоговые регистры, узнайте из материалов:

• «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)»;
• «Как вести регистры налогового учета (образец)».

Регистры налогового учета должны формироваться по всем хозоперациям, учитываемым для целей налогообложения. И если, как было сказано выше, порядок учета и систематизации объектов налогообложения соответствует порядку группировки и отражения в бухучете, то бухгалтерские регистры могут быть заявлены и как регистры налогового учета. Это значит, что все объекты, учтенные в подобных регистрах, также будут использованы для определения базы налогообложения.

Какие налоговые регистры существуют по НДС? Ответ на этот вопрос смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

В связи с этим налогоплательщик, проанализировав свои хозоперации, должен сам выбрать, по каким объектам учета он должен утвердить формы регистров, создаваемых в целях налогообложения. Это необходимо сделать для обеспечения отражения всей информации, которая требуется для правильного определения показателей налоговой декларации.

Регистры оформляются в виде сводных форм как на бумаге, так и в электронном формате. При этом если регистры ведутся в виде машинограмм, в соответствии с п. 19 Положения по ведению бухучета и бухотчетности в РФ, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н, должна быть обеспечена возможность распечатки их на бумаге.

Разрешено вносить свои реквизиты в форму регистров налогового учета, если в предложенные типовые не получается внести всю информацию, необходимую для обозначения налоговой базы (ст. 313 НК РФ). При этом важно, чтобы не возникало дублирования записи.

Необходимость вносить изменения в форму регистра обычно возникает у налогоплательщика в том случае, если порядок ведения бухучета отличается от налогового. Формат данных аналитических сводок, способ их ведения и отражения данных закрепляются в учетной политике предприятия. За правильность отражения объектов налогообложения в регистрах будут нести ответственность те должностные лица, которые их составляют и подписывают (ответственные сотрудники бухгалтерии).

Следует обеспечить надежное хранение данных регистров, чтобы обезопасить их от внесения несанкционированных исправлений. При этом исправления можно вносить, если была обнаружена ошибка и вовремя исправлена тем лицом, которое ответственно за ведение регистров. Каждое исправление должно быть не только обосновано, но и подтверждено подписью ответственного за ведение регистров лица с указанием даты.

Понятие налогового регистра

Сведения о назначении и порядке создания регистров налогового учета, содержащиеся в кодексе, довольно скудны. Так, некоторый объем полезной информации о регистрах по налогу на прибыль есть в ст. 313, 314 НК РФ, по НДС данных еще меньше, все они помещаются в ст. 169 НК РФ. Поэтому для лучшего понимания вопроса о налоговых регистрах указанные положения лучше рассматривать в связке с указаниями, которые есть в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В сущности, регистр представляет собой накопление данных, содержащихся в документах бухгалтерского учета, расчетах, сводных таблицах в бумажном или электронном виде, в целях правильного налогообложения. При этом, как и для любого составного элемента учетной системы, для него существует закрепленный набор правил:

• Отсутствие правок и пустых строк.
• Запрет на внесение заведомо ложных и некорректных данных.

Налоговый регистр — набор документов и (или) таблиц для накопления, группировки, суммирования необходимой для правильного начисления и перечисления фискальных платежей информации за заданный промежуток времени.

Собираемые цифры должны регистрироваться в строгом соответствии с классификацией, приведенной в гл. 21 НК РФ. При этом соблюдения двойной записи налоговый учет не требует, достаточно просто суммировать денежное выражение операций, включаемых в базу обложения. Одновременно с этим последовательность и временная определенность внесения данных, недопустимость наличия пропусков остаются актуальными.

Главное для плательщика — создание процедуры сбора и обобщения информации, позволяющей четко отследить механизм образования базы обложения. Основой для создания регистров налогового учета по НДС служит документация, применяемая в бухгалтерском учете.

В то же время есть различия между бухгалтерской и налоговой учетной системой:

• Ведомости бухгалтерского учета оформляются в форме журналов и содержат сведения исключительно о документе, с помощью которого был зарегистрирован факт хозяйственной деятельности.
• В номенклатуру налогового учета может попадать информация как непосредственно из документов, так и из уже имеющихся и сформированных аналитических отчетов, например из бухгалтерских накопительных таблиц, расчетов, реестров.

Исходя из того, что первостепенное значение для правильного налогового учета имеет качественное отражение всех операций, формирующих налогооблагаемую базу, в определенных ситуациях их могут заменить уже существующие бухгалтерские регистры. Такое возможно, если методика накопления данных по какому-либо виду или направлению деятельности полностью совпадает. Тогда информация, собранная в бухгалтерских журналах и ведомостях, будет применяться для определения базы обложения без какой-то дополнительной обработки или корректировки.

На основе вышеизложенного можно сделать вывод, что рассмотрев существующие отчеты, аналитические таблицы, записи на счетах, специалисты компании должны сами принять решение о необходимости введения дополнительных налоговых форм. Подобная потребность возникает при невозможности корректного заполнения налоговой отчетности только на основе бухгалтерских регистров.

Хотя в наличии есть несколько образцов для внутренних налоговых форм, предполагается, что они в любом случае будут реализованы в виде таблиц на бумажных или электронных носителях. При этом создание регистров на ЭВМ в специализированных базах обработки данных предопределяет наличие возможности вывода необходимой информации на печать для создания бумажного варианта ее отображения.

Помимо использования уже существующего списка обязательных реквизитов для типовых форм учета, допускается его расширение с целью более полного отражения нужной для расчета налога информации. Следует следить за тем, чтобы добавление новых полей не приводило к дублированию вносимых данных. Наиболее часто потребность в расширении бланка либо увеличении колонок аналитической таблицы возникает при существенных отличиях налогового учета от бухгалтерского.

Все алгоритмы и процедуры накопления данных для расчета налогов в обязательном порядке необходимо отразить в учетной политике. Обязанность достоверно и в полном объеме вносить информацию в соответствующие регистры возлагается на специально назначенных сотрудников. Чаще всего это сотрудники финансовых служб, которые ставят свои подписи под документами, прилагаемыми к отчетности. Правки в документы налогового учета разрешается вносить только ответственным лицам в случае своевременного обнаружения ошибок или неточностей. В целях недопущения внесения корректировок неуполномоченными на то сотрудниками необходимо ограничить доступ к указанным регистрам. В случае исправления данных необходимо наличие для этого веской причины, а также удостоверение правильности новой записи подписью ответственного лица.

Требования к регистрам

В соответствии с требованиями, установленными п. 4 ст. 10 закона № 402-ФЗ для бухгалтерских и аналитических регистров, прописанных в ст. 313–314 НК РФ, обязательными атрибутами любого регистра являются:

• его наименование;
• период, который он охватывает;
• величины в натуральном и стоимостном выражении;
• наименование облагаемых налогом операций, записанных в хронологическом порядке;
• подпись ответственного должностного лица.

Регистры необходимы для систематизации и сбора информации из первичных документов, аналитических и расчетных сводных данных для их отображения при определении налоговой базы. Аналитика всех собранных сведений налогового учета должна быть так организована, чтобы с ее помощью можно было определить весь ход формирования базы налогообложения.

При этом фискальным органам строго запрещено устанавливать иные формы документов (ст. 313 НК РФ), поэтому налогоплательщику следует позаботиться лишь о применении указанных выше реквизитов в используемых регистрах.

Если в регистр требуется внести исправления, то они делаются ответственным за его ведение лицом с указанием даты, инициалов и подписи. В случае, когда ожидается изъятие регистров, в состав документов бухучета включаются копии изъятых регистров.

В налоговом законодательстве определены только общие моменты, которых следует придерживаться налогоплательщикам при оформлении налоговых регистров. При этом отсутствие регистров приравнено к грубому нарушению правил учета объектов налогообложения, штраф за такое нарушение составляет от 10 000 до 40 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Регистры для налогового учета — это сводные формы, в которых систематизированы данные без распределения по счетам бухучета (ст. 314 НК РФ), а требования, касающиеся обязательных реквизитов, совпадают с требованиями к оформлению бухгалтерских документов. Таким образом, можно предположить, что используемые в бухгалтерском и налоговом учете документы также можно отнести к налоговым регистрам.

Лишь в том случае, если в бухгалтерском регистре недостает каких-то сведений, можно добавить соответствующий реквизит и использовать доработанную версию уже как регистр налогового учета.

Привлечь к ответственности предприятие можно только за отсутствие тех регистров, которые указаны в его учетной политике (постановление ФАС Северо-Западного округа от 10.10.2005 № А42-7611/04-15). Также существует положительная для налогоплательщиков судебная практика, в соответствии с которой предприятие само может не только определять форму регистров, но и решать, какие строки ему необходимо в них заполнять.

Автор статьи: Пикурен Вера Александровна

Работает в ВЦ «Раздолье» с 2005 года. В настоящее время – руководитель проектов. Начинала с внедрения конфигурации «1С:УПП», с 2015 года занимается внедрением 1С:ERP. За это время успешно запустила на 1С:ERP 6 заводов. Последний проект (АО НПО ЛЭМЗ) стал победителем Конкурса корпоративной автоматизации «1С:Проект года» в номинации «Лучший проект года в предметной области Бухгалтерский и налоговый учет» (https://eawards.1c.ru/projects/1200-rabochih-mest-na-1s-erp-41612/ ).

Данной статьей мы продолжаем цикл материалов про учет НДС в программе 1С:ERP. В ней более подробно разберем учет входящего НДС и регистры.

Начнем со счетов учета НДС. В отличие материалов или затрат, эти счета не настраиваются, а определяется программой на основании многих факторов. Ниже приведена схема с сайта ИТС.

Есть еще один субсчет, который не указан в таблице и который не указан в таблице и который возникает в документе «Корректировка реализации»

Таким образом, довольно часто встречающийся запрос клиентов – расширить количество субсчетов счета 19 – не получится решить безболезненно.

Основным регистром по входному НДС является НДС предъявленный. Именно в нем фиксируются сведения о документе поступления, сумме НДС (управленческой и регламентированной), виде ценности и виде деятельности НДС.

Приходные движения в регистр делаются документами приобретения. Расходные движения зависят от вида деятельности НДС:

• Продажа облагается НДС. Расходные движения формируются счетом-фактурой.
• Определяется распределением. Расход делается документом «Распределение НДС». На этом виде деятельности давайте остановимся чуть поподробнее. Такие движения формируются по услугам, списываемым на расходы, в том случае, если в учетной политике снят флаг «Раздельный учет постатейных расходов». Если же флаг установлен, тогда вид деятельности будет зависеть от настроек статьи расходов.

Если установить переключатель в НДС распределяется пропорционально выручке, тогда вид деятельности встанет в «определяется распределением», и в конце квартала суммы такого НДС будут распределены между видами деятельности.

Если же переключатель установлен в «Определяется учетной политикой» (и в учетной политике предусмотрен Раздельный учет постатейных расходов), тогда вид деятельности будет браться из того вида деятельности, который указан на вкладке Дополнительно.

• Экспорт сырьевых товаров. Расходные движения формируются реализацией.
• Экспорт несерьевых товаров. Расходные движения формируются счетом-фактурой (как и в случае вида деятельности «Продажа облагается НДС»).
• Определяется использованием ОС/НМА. При работе с ОС и НМА поведение регистра похоже на закупку услуг: в том случае, если в статьях расходов, по которым происходит формирование стоимости ОС (НМА), установлен признак «Откладывать НДС до принятия объекта к учету», то в регистр НДС предъявленный пишется вид деятельности «Определяется использованием ОС/НМА».

В этом случае после принятия ОС к учету в месяце приемки будет создан документ Распределение НДС, который сформирует расходные движения по виду деятельности «Определяется использованием ОС/НМА» и приходные движения по тем видам деятельности, которые были определены распределением. Если к моменту распределения счет-фактура по документу закупки уже будет зарегистрирована, то документ Распределение НДС сделает сразу и расходные движения.

Если же в статье расходов будет выбран переключатель «НДС относится на вид налогообложения документа закупки», то вид деятельности НДС будет браться из соответствующего значения в приходном документе.

• Производство с длительным циклом. Поведение похоже на Экспорт сырьевых товаров, то есть расходные движения делаются Реализацией.

Закупки с видом деятельности «Не облагаемая НДС» не формируют движений в данном регистре.

Конечно, здесь я перечислила только самые простые варианты работы: когда в документе закупки мы сразу определяем вид деятельности НДС и не меняем его до логического завершения операции. В жизни схемы могут быть сложнее.

В общем случае остатки по РН «НДС предъявленный» должны совпадать с остатками по счету 19. Эту проверку я рекомендую включать в тест правильности закрытия периода. Проверять остатки лучше по субсчетам, сверяя их с остатками и оборотами в универсальном отчете.

Например, в приведенном выше рисунке сразу можно диагностировать проблему в старых периодах клиента (наличие отрицательных остатков на начало отчета). Таких сумм в учете быть не должно.

Второй важный регистр учета НДС – это Детализация партий товаров для НДС и УСН. На самом деле в системе их два: один работает в случае использования оценки МПЗ ФИФО, второй – в случае использования средней. Эти регистры включаются в работу при установке в учетной политике организации флага «Раздельный учет товаров по налогообложению НДС». Движения по ним формируются документами товародвижения. Назначения регистра – хранить партию, по которой закупалось ТМЦ до момента, пока оно не спишется (на затраты, на нужды предприятия и т.д.). В отличии от НДС предъявленного, движения данного регистра не сильно зависят от наличия счета-фактуры: если в документе закупки НДС будет выделен, тогда при его проведении сформируются движения по «Детализации партий».

Не смотря на схожие названия, поведение регистров НДС для целей ФИФО и для средней отличаются: детализация партий для ФИФО не имеет ссылки на номенклатуру, в нем есть только основные данные по счету-фактуре и по документу поступления (эти две сущности могут не совпадать).

То есть данный регистр не работает самостоятельно, а опирается на данные регистра «Себестоимость товаров». Соответственно, в ходе закрытия месяца сначала рассчитываются партии, а потом уже начинают формироваться движения по НДС.

В случае использования средней, данных по партиям в регистре себестоимости нет. Соответственно, регистры НДС вынуждены дополнительно хранить привязку к номенклатуре, чтобы отслеживать остатки.

Это приводит к тому, что себестоимость и учет НДС рассчитываются по-разному. Себестоимость считается по средней (с учетом ограничений, про которые я рассказывала в предыдущей статье), а регистры НДС вынуждены рассчитываться с учетом партий, чтобы сохранять привязку к счетам-фактурам. Соответственно, в случае восстановления НДС очень вероятны расхождения между расчетной суммой НДС и реальной.

Например, рассмотрим проводки, которые получились при перемещении ТМЦ на необлагаемую НДС деятельность (с восстановлением НДС):

Если исходить из оценки ТМЦ, то мы должны были восстановить сумму 87,5*20% = 17,5 рублей. Но программа нам восстановила 19 рублей, потому что по регистрам НДС были перемещены две партии по разной цене.

Таким образом, при одновременном использовании учета «по средней» и раздельного учета ТМЦ по НДС, описанные выше расхождения будут всегда, то есть сверить НДС математически, просто из оборотки, как любят бухгалтера, не получится.

Еще хочу обратить внимание, что к установке флага «Раздельный учет НДС по товарам» в учетной политике надо подходить крайне ответственно: если его не установить сразу, то при включении его в более поздних периодах, движения по» Детализации партий» волшебным образом в системе не появятся. Программа будет формировать движения только по новым (или перепроведенным в новом периоде) документам. Остатки будут висеть без партий НДС, и, соответственно, пока они не спишутся, то НДС по ТМЦ будет отрабатывать только частично.

При этом не стоит включать раздельный учет «на всякий случай», потому что расчет НДС будет занимать существенное (сопоставимое с основным расчетом партий) время.

Последнее утверждение верно для релизов программы до 2.5.5. В нем произошло радикальное изменение в данном блоке: вместо регистра накопления «Детализация партий для НДС (ФИФО скользящая оценка)» используется регистр сведений «Детализация себестоимости товаров». По словам разработчиков, это позволило сократить время расчета НДС почти в 10 раз. К данному изменению мы вернемся позже, а пока рассмотрим особенности работы регистра «Детализация партий».

Разберем, чем «Партия» отличается от «Документа поступления».

Партия – это учетный объект, на котором в данный момент «висит» НДС. Документ поступления – это сам закупочный документ, и, соответственно, счет-фактура.

Например, если мы оформим документ «Производство без заказа», в котором укажем выпуск продукции и потребление материалов. Программа по регистрам НДС перенесет суммы с исходных партий ТМЦ на производственный документ, что позволит в случае необходимости быстро найти весь входящий НДС. То есть, если мы вдруг решим произведенную продукцию перевести на без НДС-ю деятельность, то весь входящий НДС будет корректно восстановлен.

Партия выглядит вот так:

При этом в регистре Детализация партий к ней привязаны документы поступления:

При этом данный функционал будет работать и для многоуровневого производства: если материалы передаются на полуфабрикаты, а те в свою очередь на другие полуфабрикаты или готовую продукцию, то программа будет последовательно «перепривязывать» документы поступления.

Еще одно отличие партий от документов поступления возникает в ТЗР и ГТД: партией там выступает документ, на который распределяются закупленные доп. расходы.

Похожая логика работает и в 2.5.5. Главное отличие – это замена регистра накопления регистром сведений.

Но при этом регистр сведений является независимым, что не позволяет определить, на основании какого документа сделана та или иная запись. Прозрачность учета пришлось принести в жертву производительности. Пока сложно сказать, насколько реально будет научить бухгалтеров работать с новым механизмом и насколько сложно в нем будет искать ошибки. Если сравнивать результаты, то идентичные примеры на 2.5.4 и 2.5.5 дают одинаковые результаты.

Пока новый механизм работает только для ФИФО. Для учета по средней он находится в разработке.

На этом все, в следующей статье мы более подробно рассмотрим НДС по постатейным расходам.

Что обязательно для отображения в учетной политике

Каждым предприятием в своей учетной политике, утверждаемой в целях налогообложения, также необходимо предусмотреть порядок ведения и составления документов и регистров для налогового учета, в том числе по НДС. Потребуется подробно расписать правила, которых надлежит придерживаться при выставлении счетов-фактур, ведении книг покупок и продаж, а также журналов регистрации и прочих регистров.

Кроме этого плательщики НДС должны в учетной политике предусмотреть:

• периодичность обновления нумерации счетов-фактур;
• порядок ведения раздельного учета НДС, если налогоплательщик осуществляет облагаемые и необлагаемые налогом операции или применяет различные ставки НДС;
• схему ведения раздельного учета входного НДС.

Как вести раздельный учет «входного» НДС при совмещении облагаемых и необлагаемых операций, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ и бесплатно переходите в материал.

Подробности см. в материале «Как ведется раздельный учет по НДС (принципы и методика)».

Не следует пренебрегать своим правом закрепления в учетной политике перечня используемых для ведения налогового учета регистров. Это может быть дополнительным аргументом в споре с налоговым органом.

Пошаговую инструкцию заполнения учетной политики для целей налогообложения вы найдете в «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в готовое решение.

Регистры учета НДС в 1С

Доступ к перечню всех регистров НДС осуществляется через меню «Все функции» — «Регистры накопления».

Останавливаясь на регистрах более подробно необходимо отметить, что каждый из них обладает собственным предназначением. Например, через регистр «НДС покупки» формируют отчет «Книга покупок», а книга продаж создается через регистр «НДС продажи».

По своей структуре регистры примерно идентичны и имеют массу общего с библиотечными каталогами. Смысл наличия любого регистра – хранение данных и их систематизация.

Любой регистр является строчным списком, причем каждая строка в границах одного регистра имеет идентичный формат с одинаковым количеством столбцов. Строки из различных регистров между собой могут различаться по числу столбцов для заполнения.

Выше представлен внешний вид реестра «НДС покупки». Его главным отличием от «Книги покупок» является хранение информации по всем организациями, у которых приобретаются товары. Столбцы «Регистратор» и «Период» являются обязательными для любого из регистров.

Любая из строчек регистра имеет привязку к определенному документу, доступ к которому осуществляется двойным нажатием. Проведение документа в бухгалтерском балансе предполагает не только формирование соответствующих проводок, но и создание записи в регистре.

Данные регистра можно преобразовать в файл через кнопку «Еще», после чего пустить его на печать, провести редактирование или сортировку в соответствии с интересами пользователя.

Какие есть регистры по НДС

К регистрам налогового учета по НДС следует отнести:

• журнал учета счетов-фактур;
• книгу продаж;
• книгу покупок.

Сведения из данных регистров используются при составлении налоговой декларации по НДС, а именно для расчета налогооблагаемой базы.

В журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур начиная с 01.01.2015 отражаются только документы, составленные в рамках посреднической предпринимательской деятельности, при реализации задач застройщика или на основании следующих договоров: агентского, комиссии или транспортной экспедиции. Регистрировать выписанные в рамках реализации указанных хозопераций счета-фактуры должны как налогоплательщики НДС, так и те, кто не является ими (п. 3.1 ст. 169 НК): фирмы или ИП, освобожденные от обязанности налогоплательщика по налогу на добавленную стоимость согласно ст. 145 НК РФ, а также спецрежимники, выставляющие (получающие) счета-фактуры в интересах иных лиц на основании посреднических договоров, договоров транспортной экспедиции или исполняющие функции застройщика.

В книге продаж фиксируются все исходящие счета-фактуры и данные о стоимости продаж и величине налога в разбивке по ставкам налога:

• в 14,14а, 15,16 колонку книги продаж заносится информация по стоимости продаж, облагаемых по ставкам 20, 18, 10 или 0%;
• в 17, 17а и 18 колонку сумма налога в разбивке 20, 18 или 10%.

Все сведения по каждой колонке суммируются, и итоговые данные переносятся в соответствующие строки декларации.

В книге покупок фиксируются все входящие счета-фактуры в хронологическом порядке.

Сумма входного НДС из книги покупок отражается в налоговой декларации по НДС за отчетный период (п. 7 правил ведения книги покупок, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, далее по тексту — постановление № 1137). Суммы налога, принимаемого к вычету по ставкам 20 и 10%, отражаются в строке 120 раздела 3 налоговой декларации, утвержденной приказом ФНС России от 29.10.2014 № MMB-7-3/[email protected]

Важные особенности имеет не только правильное оформление регистров по НДС, но и регистров по налогу на прибыль. И о них подробно рассказывают эксперты «КонсультантПлюс». Получите бесплатный демодоступ к К+ и переходите в готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Налоговые регистры и налоговая отчетность по НДС

Плательщики НДС должны оформлять следующие налоговые регистры:

— счета-фактуры;

— журнал полученных счетов-фактур;

— журнал выставленных счетов-фактур;

— книга покупок;

— книга продаж.

Порядок ведения счетов-фактур определен ст. 169 НК РФ

Счет-фактуру выписывает поставщик товаров (работ, услуг) не позднее пяти дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). Эта норма закреплена в п.3 ст.168 НК РФ.

Счет-фактура на стоимость реализованных товаров (работ, услуг) выписывается поставщиком в двух экземплярах. Первый (оригинал) передается покупателю. Второй остается у поставщика и подшивается им в журнал учета выставленных счетов-фактур. Счета-фактуры подшиваются в журнал учета выставленных счетов-фактур в хронологическом порядке.

Покупатель ведет учет полученных счетов-фактур и подшивает их в журнале учета по мере их поступления от поставщиков.

Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а страницы пронумерованы.

По общему правилу счета-фактуры составляются при совершении всех операций, признаваемых объектами налогообложения.

Поэтому счета-фактуры составляются в следующих случаях.

а) при реализации товаров (работ, услуг), облагаемых НДС.

В этом случае счет-фактура составляется в двух экземплярах (один — для покупателя, второй — для продавца). Сумма НДС в нем выделяется отдельной строкой;

б) при реализации товаров (работ, услуг), не облагаемых НДС в соответствии со ст.149 НК РФ.

Счета-фактуры также выписываются в двух экземплярах, но без выделения НДС. На счете-фактуре делается соответствующая надпись или штамп «Без налога (НДС)» (п.5 ст.168 НК РФ);

в) при безвозмездной передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг).

Счет-фактура выписывается в двух экземплярах.

Покупатель, получивший такой счет-фактуру, право на вычет НДС не имеет. Поэтому полученный счет-фактура в книге покупок не регистрируется (п.11 Правил ведения книг покупок и книг продаж).

г) при выполнении строительно-монтажных работ для собственного потребления.

Оба экземпляра выписанных счетов-фактур остаются у предприятия.

Первый экземпляр регистрируется в журнале учета выставленных счетов-фактур, заносится в книгу продаж и служит основанием для уплаты НДС по выполненным строительно-монтажным работам.

Второй экземпляр счета регистрируется в журнале учета полученных счетов-фактур и в книге покупок и служит основанием для вычета соответствующей суммы НДС;

д) при передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг) для собственных нужд.

Счет-фактура в этом случае выписывается в одном экземпляре, подшивается в журнал учета выставленных счетов-фактур и регистрируется в книге продаж;

е) при получении сумм, связанных с расчетами по оплате товаров (работ, услуг), например авансовых платежей.

Счет-фактура в этом случае, как правило, выписывается в одном экземпляре, подшивается в журнал учета выставленных счетов-фактур и регистрируется в книге продаж. Покупателю такие счета-фактуры не передаются (п.19 Правил ведения книг покупок и книг продаж).

При получении авансовых платежей счет-фактуру нужно выписать в двух экземплярах. Второй экземпляр подшивается в журнал учета полученных счетов-фактур и регистрируется в книге покупок в том периоде, когда получено право на вычет НДС, исчисленного и уплаченного при поступлении аванса.

Если организация является плательщиком НДС, но пользуется освобождением от уплаты НДС в соответствии со ст.145 НК РФ, счета-фактуры она обязана составлять в общеустановленном порядке.

При этом суммы НДС в счетах-фактурах не выделяются, а на них делается надпись или ставится штамп «Без налога (НДС)» (п.5 ст.168 НК РФ).

Налоговым кодексом предусмотрены случаи, когда счет-фактуру можно не составлять:

— при реализации ценных бумаг (кроме брокерских и посреднических услуг) (п.4 ст.169 НК РФ). Эта норма касается всех налогоплательщиков;

— при совершении банками, страховыми организациями и негосударственными пенсионными фондами операций, не облагаемых НДС в соответствии со ст.149 НК РФ (п.4 ст.169 НК РФ);

— при реализации товаров, выполнении работ и оказании платных услуг непосредственно населению за наличный расчет с использованием контрольно-кассовой техники (ККТ), при условии выдачи покупателю кассового чека (п.7 ст.168 НК РФ);

— при реализации товаров (работ, услуг) непосредственно населению за наличный расчет без использования ККТ в случаях, предусмотренных законодательством РФ (п.7 ст.168 НК РФ).

В этих случаях вместо счетов-фактур применяются действующие бланки строгой отчетности либо действующие первичные учетные документы (при осуществлении расчетов с населением через филиалы кредитных организаций, отделения связи т. п.), которые и регистрируются в книге продаж.

Наличие счета-фактуры является обязательным условием для вычета НДС по приобретенным товарам (работам, услугам) (п.1 ст.169 и п.1 ст.172 НК РФ). Для правомерного вычета (возмещения) НДС счет-фактура должен быть оформлен в соответствии с требованиями, установленными п.5 и 6 ст.169 НК РФ.

В противном случае этот счет-фактура не будет рассматриваться налоговыми органами в качестве основания для вычета НДС (п.2 ст.169 НК РФ и п.14 Правил ведения книг покупок и книг продаж).

После 1 июля 2002 г. наличие печати на счете-фактуре не является обязательным условием.

Соответствующее изменение, исключающее из п.6 ст.169 НК РФ требование о наличии печати на счете-фактуре, было внесено в ст.169 НК РФ Федеральным законом от 29 мая 2002 г. N 57-ФЗ.

Счета-фактуры не должны иметь никаких подчисток и помарок.

Все исправления, внесенные в счет-фактуру, должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации-продавца (либо подписью индивидуального предпринимателя-продавца) с указанием даты внесения исправления (п.29 Правил ведения книг покупок и книг продаж).

Покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур, в котором они хранятся, а продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур, в которых хранятся их вторые экземпляры.

Покупатели ведут учет счетов-фактур по мере их поступления от продавцов, а продавцы ведут учет счетов-фактур, выставленных покупателям, в хронологическом порядке.

При приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость хранятся у покупателя в журнале учета полученных счетов-фактур.

Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы пронумерованы.

Покупатели ведут книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами, в целях определения суммы налога на добавленную стоимость, предъявляемой к вычету (возмещению) в установленном порядке.

Счета-фактуры, полученные от продавцов, подлежат регистрации в книге покупок в хронологическом порядке по мере принятия на учет приобретаемых товаров (выполненных работ, оказанных услуг).

При приобретении основных средств и (или) нематериальных активов регистрация счета-фактуры в книге покупок производится в полном объеме после принятия на учет основных средств и (или) нематериальных активов.

При ввозе товаров на таможенную территорию Российской Федерации в книге покупок регистрируются таможенная декларация на ввозимые товары и платежные документы, подтверждающие фактическую уплату таможенному органу налога на добавленную стоимость.

Счета-фактуры, выписанные и зарегистрированные продавцами в книге продаж при получении авансов или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), регистрируются ими в книге покупок при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в счет полученных авансов или иных платежей с указанием соответствующей суммы налога на добавленную стоимость.

Счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения, не могут регистрироваться в книге покупок.

Книга покупок должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и скреплены печатью.

Контроль за правильностью ведения книги покупок осуществляется руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Книга покупок хранится у покупателя в течение полных пяти лет с даты последней записи.

Допускается ведение книги покупок в электронном виде. В этом случае по истечении налогового периода, но не позднее 20 числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, книга покупок распечатывается, страницы пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.

Продавцы ведут книгу продаж, предназначенную для регистрации счетов-фактур (контрольных лент контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) населению), составляемых продавцом при совершении операций, признаваемых объектами, которые облагаются налогом на добавленную стоимость, в том числе не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения).

Счета-фактуры, выданные продавцами при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) организациям и индивидуальным предпринимателям за наличный расчет, подлежат регистрации в книге продаж. При этом показания контрольных лент контрольно-кассовой техники регистрируются в книге продаж без учета сумм, указанных в соответствующих счетах-фактурах.

Регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство.

При получении денежных средств в виде авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) продавцом составляется счет-фактура, который регистрируется в книге продаж.

Продавцы, выполняющие работы и оказывающие платные услуги непосредственно населению без применения контрольно-кассовой техники, но с выдачей документов строгой отчетности в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, регистрируют в книге продаж вместо счетов-фактур документы строгой отчетности, утвержденные в установленном порядке и выданные покупателям, либо суммарные данные документов строгой отчетности на основании описи, составленной по итогам продаж за календарный месяц.

Книга продаж должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и скреплены печатью.

Контроль за правильностью ведения книги продаж осуществляется руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Книга продаж хранится у поставщика в течение полных пяти лет с даты последней записи.

Допускается ведение книги продаж в электронном виде. В этом случае по истечении налогового периода, но не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, книга продаж распечатывается, страницы пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.

Не подлежат регистрации в книге покупок и книге продаж счета-фактуры, имеющие подчистки и помарки. Исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления.

Налоговую декларацию по НДС должны представлять все лица, признаваемые плательщиками налога на добавленную стоимость, независимо от наличия или отсутствия объектов налогообложения в данном налоговом периоде. Исключение составляют лишь те налогоплательщики, которые пользуются освобождением от уплаты НДС по ст. 145 НК РФ.

В соответствии со ст. 163 и 174 НК РФ по общему правилу уплачивать НДС в бюджет нужно ежеквартально в срок до 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом.

Освобождение от исполнения обязанности налогоплательщика возможно, если за три предшествующих последовательных календарных месяца сумма выручки от реализации товаров (работ, услуг) этих организаций и предпринимателей без учета НДС не превысила в совокупности 2 млн. руб. Освобождение предоставляется на срок 12 месяцев.

Регистры налогового учета по НДС — важный учетный инструмент, позволяющий своевременно и в полном объеме формировать информацию, необходимую для правильного исчисления налога. При их ведении следует придерживаться стандартов, нашедших свое отражение в ст. 10 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Понятие налогового регистра

Правила создания регистров

Ключевые положения, подлежащие обязательному включению в учетную политику

Классификация регистров налогового учета по НДС

Требования к оформлению журнала регистрации полученных и выставленных счетов-фактур

Условия корректного составления книги покупок

Основные положения по ведению книги продаж

Итоги

Порядок ведения журнала учета счетов-фактур

Правила ведения журнала учета выставленных/полученных счетов-фактур и утвержденная форма данного регистра установлены также постановлением № 1137. Сам журнал состоит из 2 частей, при этом в первой части регистрируются выписанные счета-фактуры, а во второй — полученные. Согласно действующим правилам, в журнале учета счетов-фактур:

• есть возможность отражать в первой и второй части журнала сведения о посреднической деятельности;
• возможно проводить раздельную регистрацию исправленных счетов-фактур, в том числе и исправленных корректировочных документов.

См. также материал «Как заполнять журнал учета счетов-фактур».

В соответствии с пп. 3, 3.1 и 9 ст. 169 НК РФ, журнал учета счетов-фактур можно вести не только на бумаге, но и в электронном формате.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ФНС сдается только электронная форма журнала.

Также следует учесть нормы постановления № 1137 относительно того, что все страницы книг покупок и продаж должны быть прошнурованы и пронумерованы. В этом же постановлении содержатся и требования к форме заполнения и ведения книг. Рассмотрим их более детально.

Поиск ошибок в 1С по налогу на добавленную стоимость

Счет-фактура «двинул» сразу 4 регистра (на рис.9 видим 4 закладки). Один из этих 4 регистров — уже знакомый нам «НДС предъявленный». Но в отличие от записи, сделанной документом «Поступление (акт, накладная) 0000-000249 от 01.08.2016 18:00:00», вид движения в данном случае другой («расход»).

Что это означает? Во-первых, значение имеет итоговая сумма всех похожих движений с разным знаком. Отфильтруем такие движения в регистре «НДС предъявленный» по колонке «Счет-фактура» (рис.10) и просуммируем колонку «Сумма без НДС» с учетом знака в колонке «Вид движения». Заметим, что в колонке «Счет-фактура» указывается документ-основание.

Рис.10

В итоге получаем ноль. Это равнозначно нулевому остатку по 19 счету (по данному контрагенту и договору). Казалось бы, к чему дублировать в регистре то, что можно увидеть в проводках?

Дело в том, что в жизни встречаются самые разнообразные ситуации. Например, забыли зарегистрировать счет-фактуру; тогда строчки с «расходом» не будет, итоговая сумма не будет равна 0, и программа при анализе покажет ошибку по этому контрагенту и договору (Рис.11)

Рис.11

Вывод — регистры нужны для оперативного анализа и формирования отчетов.

Порядок ведения книги покупок

Обязанность ведения книги покупок установлена для покупателей, которые являются плательщиками НДС (п. 3 ст. 169 НК РФ). Вести книгу покупок можно и в бумажном варианте, и в электронном формате. Правила ведения и форма книги закреплены постановлением № 1137.

ВАЖНО! Налоговики не примут к вычету счет-фактуру, подписанный факсимиле. Отстоять право на вычет не получится даже в суде.

Если вы вносите в книгу покупок исправленный счет-фактуру, следует аннулировать ошибочный счет-фактуру, записав его с отрицательными стоимостными показателями, и внести корректировочный с положительными значениями. Если корректировочный счет-фактура вносится по окончании налогового периода, следует оформить дополнительный лист книги покупок и подать уточненную декларацию, если сумма налога, предъявленная к вычету, оказалась завышенной.

Узнайте, как заполнять книгу покупок.

Условия корректного составления книги покупок

В силу п. 3 ст. 169 НК РФ книгу покупок должны составлять все компании, приобретающие товары, работы или услуги и являющиеся плательщиками НДС по закону. Основные принципы оформления книги закреплены в постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, там же дается разрешение на ее оформление в электронном или бумажном виде.

Из недавно появившихся обязанностей плательщика, связанных с описываемым регистром учета, можно выделить следующие:

• Внесение данных о документах по оплате входящего налога.
• Наличие в книге информации по агентским договорам.
• Отражение оценки производимых операций в иностранной валюте.

Сейчас в книге нет колонок, позволяющих раздельно фиксировать факт приобретения и размер налога по различным ставкам, а также освобожденным от налогообложения.

Спор о том, возможно или нет включение данных в книгу записей на основе копий счетов-фактур без получения оригинального варианта, продолжается до сих пор. При устойчивой позиции ФНС, отрицающей всякую возможность этого, судебные органы не столь категоричны. В ситуации, если контрагент все же каким-то образом получит подлинник счета-фактуры, применение вычета на основании копии могут признать законным. В качестве примера можно привести постановление ФАС Московского округа от 05.06.2014 № Ф05-4685/2014.

Порядок ведения книги продаж

В книге продаж регистрируются счета-фактуры, в том числе и корректировочные, а также иные документы, которые предусмотрены правилами ведения книги продаж, утвержденными постановлением № 1137. Этим же постановлением утверждена и форма данного документа. Формат ведения книги продаж в электронном виде утвержден приказом ФНС РФ от 04.03.2015 № ММВ-7-6/[email protected] (ред. от 01.04.2019).

Обязанность ведения книги продаж закреплена как за налогоплательщиками, так и за теми, кто освобожден от уплаты налога (ст. 145 и 145.1 НК РФ, п. 3 правил ведения книги продаж, утв. постановлением №1137). Обязанность ведения книги продаж возложена также на все предприятия и ИП, которые не являются налогоплательщиками, но исполняют функции налоговых агентов в ситуациях, которые предусмотрены пп. 1–5 ст. 161 НК РФ.

Что касается порядка внесения исправлений в книгу продаж, то большую роль здесь играет момент их занесения. Так, если правки вносятся в текущем отчетном периоде, то отражается лишь удаляемый счет-фактура с отрицательным значением и вносится исправленный документ с положительным (п. 11 правил ведения книги продаж). В тех случаях, когда налоговый период завершен, вносить исправления можно лишь путем заполнения дополнительного листа книги за тот отчетный период, в котором был зарегистрирован ошибочный документ.

О нюансах заполнения книги продаж читайте здесь.

Оформление счета-фактуры для отражения НДС

Внесение изменений в данные, загруженные в регистр, осуществляется через регистратор. Для примера порядок изменения в регистрах можно рассмотреть на основе регистра «НДС предъявленный».

Выше представлена приходная накладная. По ней системой формируются следующие проводки.

Имеется две закладки, для каждой из которых предусмотрен свой регистр. Первая из вкладок предполагает отражение проводок, формируемых в балансе (бухгалтерском и налоговом).

Вторая вкладка отражает данные по регистру «НДС предъявленный», являющимся 1 из 12 регистров, касающихся НДС. По данной операции используется движение – «Приход».

Далее регистрируется счет-фактура, полученный от поставщика. Для этого формируемая в программе приходная накладная обладает соответствующими графами.

Для этого в счет-фактуре устанавливается флажок «Отразить вычет НДС в книге покупок», после чего документ проводится по системе.

Корректировка НДС

В случаях, когда по оприходованному товару необходимо изменение стоимости, проводится корректировка. Например, в нашем случае изменение цены касается позиции «Творог обезжиренный».

После создания и проводки документа можно проследить изменения, произошедшие в регистре «НДС предъявленный».

Не сложно заметить, что в регистре появились новые строки, отражающие данные обо всех изменениях, произошедших в учете. При этом отсутствие регистра способствовало бы утере данных по изменениям, которые человек не способен держать в памяти.

В целом для НДС предусматривается масса различных операций, например, его начисление по нулевой ставке или раздельное начисление. По каждому из направлений предусмотрено наличие собственного регистра.

Соответственно для понимания операций учета НДС в программе 1С требуется изначально разобраться в процессах взаимодействия, возникающих между регистрами.