Внеплановая проверка трудовой инспекции — основания

Нормы законодательства

Руководители организаций-работодателей должны представлять, к чему готовиться при проверках Государственной инспекции труда (ГИТ), какие у инспекторов ГИТ есть права и обязанности, отталкиваясь от следующих законодательных актов:

1. Трудовой кодекс РФ (в особенности статьи 353 и 356).
2. Кодекс РФ об административных правонарушениях.
3. Федеральный закон №294-ФЗ от 26.12.2008 с учётом поправок, внесённых в него законом №277-ФЗ от 03.07.2016.
4. Подзаконные акты, в частности, Постановления Правительства РФ №875 от 01.09.2012, №177 от 13.02.2017, №1080 от 08.09.2017 и Приказ Минтруда №354н от 30.10.2012.

Что проверяют

Обычно проверяют:

• соблюдение норм трудового права;
• все ли решения предыдущего визита инспектора выполнены.

Какой бы ни была внеплановая проверка государственной инспекции труда, она имеет причины. От них и зависит форма мероприятия (его вид) и какие документы инспекция истребует для изучения (ч. 7 ст. 25 закона № 248-ФЗ).

Пример:

Работник опоздал на работу и получил за это выговор. Обиделся и написал жалобу в Государственную инспекцию по труду. В этом случае аудиту подлежат документы, имеющие к этому отношение на основании ч. 2 ст. 57, ч. 4 ст. 91, ч. 1 ст. 100, ч. 1, 6 ст. 193 ТК РФ:

• ПВТР;
• трудовой договор;
• табели учета рабочего времени;
• докладные записки;
• уведомление работника о необходимости написать объяснительную;
• сама объяснительная сотрудника;
• приказ о наложении взыскания.

ВАЖНО!

Инспекция проверяет не только сами документы, но и правильность их оформления, наличие всех реквизитов. В данном случае обязательно исследуют, стоит ли подпись работника на уведомлении, которое является экземпляром работодателя, о необходимости дать объяснение своему проступку. Кроме того, проверят, предоставил ли работодатель сотруднику положенные два дня для написания объяснительной. Заодно проконтролируют, не пропустил ли работодатель сроки применения взыскания, стоит ли подпись работника на приказе о его применении.

Вот список наиболее часто запрашиваемых контролерами документов и причина их ревизии:

ВАЖНО!

При помощи сервиса «Электронный инспектор» на портале Онлайнинспекция.рф (разд. 3 методических рекомендаций для работодателей) вы можете проверить правильность своей работы со всеми кадровыми документами (провести самоконтроль). Если итоги самопроверки покажут нарушения, есть возможность устранить их до появления инспекции в вашей организации.

Основания для надзорных мероприятий

Для понимания причин интереса ГИТ к работе организации следует помнить то, какими бывают трудовые проверки, а именно: плановые и внеплановые.

Основания для планового контроля:

1. Прошло уже 3 года с момента регистрации организации или заявления о начале её деятельности.
2. Предыдущий плановый контроль имел место более 3 лет назад.

Основания для внепланового визита инспектора:

1. Истечение срока исполнения предписания по результатам предыдущего визита.
2. Распоряжение прокуратуры, правительства.
3. Обращения в ГИТ по фактам нарушения в организации норм трудового законодательства (задержки с выплатами зарплаты, начисление зарплаты ниже МРОТ, несоблюдение правил техники безопасности, других законных прав работников).
4. Направленная в ГИТ жалоба действующего или уже уволенного работника организации по поводу нарушения его прав.

Как часто происходят плановые проверки

Проводятся раз в 3 года, а их график на текущий год утверждается не позднее декабря предыдущего года. График публикуется на сайтах Роструда и Генпрокуратуры РФ. Такая частота даёт ответ на вопрос, за какой период проверяет трудовая инспекция — за последние 3 года.

С 01.01.2016 сроком на 3 года были введены «надзорные каникулы» — мораторий на проведение плановых неналоговых надзорных мероприятий субъектов малого бизнеса. Законом №480-ФЗ от 25.12.2018 они были продлены на 2022 и 2022 годы. Организациям, отнесённым статьёй 4 закона №209-ФЗ от 24.07.2007 года к субъектам малого предпринимательства, плановая проверка трудовой инспекции в 2020 году не грозит. Исключения: этот мораторий не действует в отношении компаний, род работы которых связан с социальным обслуживанием, здравоохранением, образованием, теплоснабжением, электроэнергетикой (ст. №21.5 закона №294-ФЗ), и со сферами деятельности, в которых введён риск-ориентированный подход. Полный перечень таких исключений приводится в ст. 1 закона №480-ФЗ.

Кроме того, мораторий не действует в отношении организации, которая в течение трех лет допускала грубые нарушения или лишалась какой-либо лицензии.

За что штрафуют работодателей и на какие суммы

Во время трудовых проверок инспекторы контролируют:

• соблюдение работодателями трудового законодательства;
• выполнение порядка расследования и учета несчастных случаев на производстве;
• реализацию прав работников на получение обеспечения по обязательному соцстрахованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, а также назначение, исчисление и выплату пособий по временной нетрудоспособности за счет средств работодателей.

Чаще всего, работодателей наказывают штрафами за следующие нарушения:

За нарушение требований охраны труда штрафуют по ст. 5.27 и ст. 5.27.1 КоАП РФ. При повторных нарушениях применяются увеличенные размеры штрафов.

Административная ответственность установлена не только этими статьями, но и другими: в частности, по ст. 5.42 КоАП РФ наказывают работодателей за нарушение прав инвалидов, а по ст. 18.15-18.17 КоАП РФ — за нарушения, связанные с трудовой деятельностью иностранцев.

Как долго длятся проверки

Продолжительность инспекции ГИТ регламентирована, а максимальный срок плановой проверки трудовых инспекторов зависит от вида проверяемой организации:

• компания с филиалами — до 2 месяцев;
• компания малого бизнеса — до 5 часов;
• микропредприятие — до 15 часов;
• все другие организации — до 20 дней.

Ответ на вопрос о том, каков максимальный срок трудовой проверки внепланового характера в случаях микропредприятий и субъектов малого бизнеса, дан — ограничиваются общим сроком в 20 дней.

Сроки проведения

Сроки проведения внеплановых проверок ГИТ в 2022 году не изменились.

ВАЖНО!

Срок проведения выездного контрольного мероприятия по каждому структурному подразделению предприятия, организации, производству и его филиалам устанавливается отдельно.

Как происходят проверки

Законом определена последовательность действий проверяющих:

1. Оповещение организации о предстоящем визите.
2. Запрос интересующих инспектора ГИТ документов с возможным последующим выездом инспектора в проверяемую организацию.
3. Составление акта о результатах.
4. Вынесение предписаний по результатам.

Плановые

Инспектор ГИТ обязан уведомить организацию не позднее чем за 3 дня до даты начала плановой проверки, которые бывают:

1. Документарными — инспектор запрашивает заверенные копии интересующих его документов, которые должны быть ему предоставлены в течение 10 рабочих дней после запроса, и изучает их на своём рабочем месте.
2. Выездными — инспектор выезжает по месту расположения организации и там знакомится с относящимися к предмету инспекции документами. Он обязан предъявить своё удостоверение и приказ о проведении проверки. Срок предоставления документов не регламентирован, но инспектор вправе потребовать к ним незамедлительный доступ. В случае большого объёма затребованных документов необходимо письменно уведомить об этом инспектора и запросить дополнительное время на их сбор.

Внеплановые

Инспектор ГИТ обязан уведомить организацию не позднее чем за 24 часа до начала внеплановой проверки. Однако, если она проводится на основании жалобы работника организации о нарушении работодателем его трудовых прав или требований трудового законодательства, что привело к появлению угрозы жизни и здоровью работников, то согласно ч.9 ст. 360 ТК РФ уведомление работодателя о планируемом посещении инспекторами не допускается. Изложенные в заявлении факты — это то, что проверяет трудовая инспекция по жалобе работника — и более ничего, что выходит за данные рамки.

Инспекторы ГИТ не имеют права требовать:

• изъятия оригиналов документов;
• нотариального заверения затребованных документов;
• документов, не относящихся к предмету контроля;
• при внеплановой проверке по жалобе сотрудника — документов, не имеющих отношения к этому работнику. Однако полномочия трудовой инспекции при проверке по жалобе такого рода позволяют запрашивать документы за всё время работы организации, а не как в других случаях — только за последние 3 года.

Границы и сроки незапланированных проверок ГИТ

В ч. 21 ст. 10 Закона 294-ФЗ сказано, что проверка в связи с истечением срока исполнения ранее выданного предписания может затрагивать исключительно выполнение этого предписания. Насчет других оснований для внеплановых контрольных мероприятий такой оговорки в законе нет. Но в то же время инспекторы ГИТ не вправе выходить за пределы предмета проверки, который формулируется исходя из основания ее проведения (п. 3 ст. 15 Закона 294-ФЗ).

Периоды, за которые может проводиться контроль, законом не установлены. В приказе на проведение проверки они также не указываются. Поэтому трудовая инспекция может запросить документы за любой период, в том числе в отношении уже уволившихся работников.

Однако объективно возможности работодателя по предоставлению документов ограничены сроками их хранения. Сроки хранения документов, относящихся к трудовым отношениям, установлены в Перечне, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Обратите внимание! Приказ Росархива №236 действует с 18.02.2020 года. Как изменились сроки хранения документов читайте здесь.

При отсутствии каких-либо документов по причине истечения срока их хранения работодателю следует направить в ГИТ письменные пояснения. Ответственность ему в этом случае не грозит.

Максимальный срок проверки установлен в ст. 13 Закона 294-ФЗ и составляет 20 рабочих дней. Не имеет значения, выездная это проверка или документарная. Внеплановые проверки не подлежат продлению. Однако ограничений по количеству внеплановых проверок в течение года нет.

Документы, которые интересуют проверяющих

1. Трудовые договоры с сотрудниками, их трудовые книжки, заявления и другие их документы и выданные справки.
2. Штатное расписание, кадровые приказы, журналы учёта рабочего времени, графики отпусков.
3. Больничные листы, данные о медосмотрах.
4. Все бухгалтерские документы по любым выплатам сотрудникам.
5. Правила внутреннего распорядка, положения об аттестациях, о защите данных, информации и коммерческой тайне.
6. Документы по охране труда.
7. Документальные доказательства того, что работники ознакомлены со всеми имеющими отношение к ним документами организации.

При проведении контрольных мероприятий инспекторы ГИТ пользуются контрольными листами — их можно изучить целиком в статье «Подготовьтесь к проверке, используя проверочные листы ГИТ по кадровым вопросам»

Распространённые нарушения, за которые наказывает трудовая инспекция

Стоит подробнее рассмотреть те нарушения, за которые ГИТ наказывает работодателей чаше всего.

Несоблюдение перечня документов, необходимых для приёма на работу

Посмотреть этот перечень можно в ст. 65 ТК. Работодатели нередко оформляют на работу граждан, которые ещё не предоставили всех необходимых для этого документов. В таком случае появляются риски:

Сотрудник может быть принят в организацию до того, как будет уволен с соблюдением всех процедур с предыдущего места.

Без всех необходимых документов человек принимается на место, на котором установлены определённые требования к квалификации. Даже если в заполненной им анкете всё устраивает, при заполнении личной карточки Т-2 может обнаружиться, что некоторых необходимых документов попросту нет, а оформление уже состоялось.

Такие риски стоит сразу исключить, сработав на их предупреждение. Чтобы нарушения при приёме на работу не допускались, во внутренних документах должно быть уделено внимание разделу «Приём на работу».

Стоит отметить, что в перечне запрашиваемых у соискателей документов не должно оказаться и лишних – не предусмотренных законодательством. Нельзя, например, запрашивать ИНН гражданина и свидетельство о рождении ребёнка.

Необходимо ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами

В ч. 3 ст. 68 ТК предписано, что он должен до подписания трудового договора узнать обо всех нормативных актах, которые связаны с его трудовой деятельностью. Часто это требование просто игнорируется.

Если сотрудник принимается на дистанционную работу, то ознакомление может проводиться в электронном формате. Кроме того, этот формат разрешено принимать организациям, участвующих в пилотном проекте, предусматривающем внедрение электронного документооборота. Во всех прочих случаях работник обязательно должен быть ознакомлен с документами и расписаться для подтверждения этого. Есть несколько способов оформить подпись сотрудника – например, можно воспользоваться листами ознакомления, размещающимися под текстом локального нормативного акта. В начале листа ознакомления должна быть грамотно составленная преамбула, в которой указано: название акта; что сотрудник ознакомлен с ним прежде, чем подписал трудовой договор; его ФИО, дата подписания и сама подпись.

Вместо этого может быть предусмотрен отдельный лист ознакомления в соответствующем журнале, в таком случае росписи в нём с указанием деталей достаточно.

Есть и ещё один вариант: в некоторых организациях сотрудники оформляют заявление, где указываются все акты, с которыми они были ознакомлены.

В договоре не прописана трудовая функция

Указания должности, профессии и специальности в трудовом договоре недостаточно, нужно чтобы в нём был обозначен и вид поручаемой работы. За отсутствие такого обозначения наказывают очень часто.

Указать трудовую функцию можно при помощи краткого описания того, чем именно должен будет заниматься сотрудник – достаточно одного предложения после обозначения должности и профессии.

Есть и другой вариант: сослаться на действующую должностную инструкцию, которой должен будет руководствоваться работник, принимаемый на должность – в ней должны быть указаны детали.

Оплата труда в договоре прописана неверно

Если в организации приняты безналичные выплаты, то в трудовом договоре необходимо отразить это. Должно быть указано и то, что выплаты проводятся в кредитную организацию, указать которую может сам работник в заявлении. Это важно, поскольку в ст. 136 ТК запрещено «зарплатное рабство», то есть компания обязана давать своим сотрудникам возможность самостоятельно выбирать кредитную организацию, на счёт в которой будут поступать их средства.

Если будет доказано, что организация это право отнимает, то последуют штрафы. Чтобы инспекция заинтересовалась ситуацией достаточно и отсутствия упоминания в договоре о таком выборе – даже если в итоге всё будет улажено, придётся потратить время на разбирательства.

Отсутствие в документах определённости по вопросам о тарифных ставках и размерах окладов

В соответствии со ст. 135 ТК все надбавки необходимо подробно отразить в локальных нормативных актах. В трудовом договоре детали не нужны, достаточно и того, что будут указаны названия всех видов выплат – главное, чтобы ни один не был упущен.

Использование одного шаблона для всех работников, без выделения особенных категорий

Такие нарушения встречаются довольно часто, в особенности это касается сотрудников с разъездным характером работы – как курьеры или водители. В документах это обязательно должно быть отражено.

Содержание приказа не соответствует условиям трудового договора

ТК требует, чтобы содержание приказа не расходилось с условиями трудового договора. Например, нарушением будет включение упоминания структурного подразделения в приказ, если его нет в трудовом договоре.

Также важно, что с приказом о приёме на работу требуется ознакомить за три дня считая не с той даты, когда был подписан трудовой договор (как часто ошибочно считают), а со времени фактического начала работы.

Не рассмотрены нюансы индексации заработной платы

Допускается установление порядка индексации в разных нормативных актах – это может быть коллективный договор, соглашение и так далее. В любом случае, обязательно, чтобы этот вопрос был рассмотрен в одном из документов. Требуется указать, с какой периодичностью должна проводиться индексация, её размер, какая часть заработной платы будет индексироваться, а какая нет.

Нет чётко установленных сроков выплаты заработной платы

Дата выплаты должны быть установлена в трудовом договоре или другом документе – главное, чтобы она была указана точно, без всяких двусмысленностей. Дата должна отстоять не более чем на 15 дней от периода, за который начисляется выплата.

Перечисление заработной платы не в установленные дни

Мало точно установить даты выплаты, нужно ещё и соблюдать их. При безналичной оплате она должна осуществляться в точности в те дни, которые указаны в документах. В ст. 136 ТК оговаривается одно исключение – в случае, если на эту дату выпал выходной или праздничный день. Поскольку в эти дни переводы не выполняются, выплаты делать необходимо заранее в последний рабочий день перед обозначенной датой. Например, если она пришлась на воскресенье, перечислить средства требуется в пятницу.

Результаты проверок

По результатам проверки ГИТ в 2 экземплярах составляется акт (для ГИТ и для проверяемой организации). Форма акта утверждена Минэкономразвития. Акт составляется немедленно после окончания мероприятия, но инспектор вправе издать этот акт в течение максимум 3 рабочих дней. Если выявлены нарушения, то к акту прилагается предписание по их устранению с указанием сроков исполнения. В случае, когда нарушения носят серьезный характер или нарушены сроки исполнения выданного предписания, инспектор ГИТ составляет протокол об административном нарушении и постановление о назначении административного наказания в виде штрафа. Работодатель вправе немедленно узнать результаты проверки трудовой инспекции, после чего у него имеется 15 дней на подачу на имя вышестоящего должностного лица проверяющей ГИТ своих возражений или 10 дней на судебное обжалование.

Виды внеплановых проверок ГИТ. Особенности документарной проверки

Трудовая инспекция может провести как документарную, так и выездную внеплановую проверку. Последняя проводится, если по одним только документам невозможно оценить соответствие деятельности предприятия закону (п. 2 ч. 3 ст. 12 Закона 294-ФЗ).

Вопреки распространенному мнению выездной проверке необязательно предшествует запрос документов. Во-первых, это косвенно подтверждается формулировкой ч. 5 ст. 2 Закона 294-ФЗ. Во-вторых, так считают и суды (см., например, решение Кировского райсуда Екатеринбурга от 12.12.2012 по делу № 2-8354/28(12)). Но если у инспекторов была возможность дать оценку деятельности работодателя по документам, выездная проверка может быть признана неправомерной.

Документарный контроль проходит в следующем порядке:

1. Изучаются документы работодателя, уже имеющиеся в распоряжении ГИТ (материалы предыдущих проверок, административные дела и т. д.).
2. При необходимости ГИТ направляет запрос работодателю с требованием о предоставлении документов.
3. Работодатель в течение 10 рабочих дней с момента получения запроса инспекции обязан его исполнить.

Документы необходимо предоставлять в копиях, удостоверенных подписью ИП или руководителя организации (или представителя по доверенности). Трудовая инспекция не вправе требовать оригиналы документов или нотариальные копии.

При выявлении в представленных документах несоответствий, ошибок и противоречий работодателю будет предложено дать пояснения и представить подтверждающие их документы. Если ГИТ сочтет их недостаточными (равно как если работодатель проигнорирует предложение), проверка может трансформироваться в выездную.