Как подготовиться к проверке ПФР?

В соответствии с Федеральным законом № 167‑ФЗ[1] государственные (муниципальные) учреждения, производящие выплаты физическим лицам, являются страхователями. Данный статус накладывает на названные организации определенные обязательства, к которым, в частности, относится обязанность своевременно и в полном объеме перечислять страховые взносы, представлять документы, необходимые для ведения индивидуального (персонифицированного) учета, а также для назначения (перерасчета) и выплаты обязательного страхового обеспечения. В свою очередь, ПФР имеет право проверять документы, связанные с назначением (перерасчетом) и выплатой обязательного страхового обеспечения, представлением сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц, а также требовать и получать у страхователей необходимые документы, справки и сведения по вопросам, возникающим в ходе указанных проверок. В статье мы рассмотрим вопросы, сопряженные с осуществлением таких проверок.

Как следует из ст. 11 Федерального закона № 27‑ФЗ[2], страхователи (в том числе государственные (муниципальные) учреждения) представляют сведения индивидуального персонифицированного учета в территориальные органы ПФР по месту их регистрации:

1) ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом, – сведения о каждом работающем у них застрахованном лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с налоговым законодательством РФ начисляются страховые взносы), включающие:

страховой номер индивидуального лицевого счета;

фамилию, имя и отчество;
дату приема на работу (для застрахованного лица, принятого на работу данным страхователем в течение отчетного периода) или дату заключения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы;
дату увольнения (для застрахованного лица, уволенного данным страхователем в течение отчетного периода) или дату прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы;
периоды деятельности, включаемые в стаж на соответствующих видах работ, определяемый особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
другие сведения, необходимые для правильного назначения страховой пенсии и накопительной пенсии;
суммы пенсионных взносов, уплаченных за застрахованное лицо, являющееся субъектом системы досрочного негосударственного пенсионного обеспечения;
периоды трудовой деятельности, включаемые в профессиональный стаж застрахованного лица, являющегося субъектом системы досрочного негосударственного пенсионного обеспечения;
документы, подтверждающие право застрахованного лица на досрочное назначение страховой пенсии по старости;

2) не позднее 20 дней со дня окончания квартала – сведения, предусмотренные ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56‑ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»;
3) не позднее 15‑го числа месяца, следующего за отчетным периодом – месяцем, – сведения о каждом работающем у них застрахованном лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг) (по форме СЗВ-М).

В свою очередь, территориальные органы ПФР осуществляют контроль за правильностью представления страхователями сведений персонифицированного учета, в том числе проверяют достоверность предоставляемых сведений назначения (перерасчета) сумм обязательного страхового обеспечения работников, имеющих льготы в связи с особыми условиями труда (ст. 16 Федерального закона № 27‑ФЗ, ст. 13 Федерального закона № 167‑ФЗ). Напомним, что согласно ст. 3 Федерального закона № 27‑ФЗ одной из целей индивидуального (персонифицированного) учета является обеспечение достоверности сведений о стаже и заработке (доходе), определяющих размер пенсии при ее назначении.

Ниже рассмотрим вопросы, связанные с проведением контрольных мероприятий, а также взаимодействием учреждения с проверяющими лицами ПФР.

Каков порядок назначения проверки?

Как следует из п. 5 Методических рекомендаций № 11п[3], документальные (выездные) проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования проводятся на основании решения (постановления) руководителя (заместителя руководителя) территориального органа ПФР, которое оформляется в установленном порядке.
Из текста вышеприведенного документа не вытекает, что страхователь заранее уведомляется о проведении проверки. Следовательно, если в учреждении давно не проводилась проверка персонифицированного учета, бухгалтерской службе следует быть готовой к контрольному мероприятию со стороны территориальных органов ПФР.

Основные аспекты проверки и описания в акте выездной проверки.

К ним относятся:

категория проверяемого плательщика страховых взносов;
своевременность и полнота представления плательщиком взносов расчетов и индивидуальных сведений в территориальные органы, осуществляющие контроль за уплатой страховых взносов;
проверка правильности определения плательщиком взносов объекта обложения страховыми взносами и базы для их начисления;
правильность определения сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, плательщиками взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам;
проверка правильности начисления и уплаты (перечисления) страховых взносов.

Какие документы будут затребованы при проверке?

Примерный перечень документов, на основании которых может быть осуществлена проверка достоверности индивидуальных сведений о стаже и заработке застрахованного лица, приведен в приложении 1 к Методическим рекомендациям № 11п. Вот некоторые из перечисленных документов:

учредительные документы;
штатное расписание организации, список внештатных работников, список работников, работающих по договорам гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ и оказание услуг;
списки работников, выходящих на пенсию в текущем году и в ближайшие два года;
расчетные, расчетно-платежные, платежные ведомости;
лицевые счета работников;
приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и др.);
трудовые книжки работников;
табель учета рабочего времени;
документы, подтверждающие дополнительные показатели (факторы) занятости во вредных условиях труда.

Отметим: поскольку проверки сведений о стаже и заработке осуществляются за два завершенных календарных года, предшествующих проверке, необходимо подготовить документы да данный период (см. п. 7 Методических рекомендаций № 11п).

Опытным путем

В этот год выездных проверок будет не так много, ведь период проверки не велик. Однако всем избежать «выездников» не удастся. Тем более многих плательщиков страшит, что это будет новая процедура. Компании, которые прошли через тернии выездной проверки фондами, решили поделиться опытом.

Попасть «под горячую руку». Организации приглашаются на межведомственные комиссии, где чиновники указывают, что работодатели выплачивают зарплату ниже среднего уровня по видам экономической деятельности. Сотрудники ведомств пытаются вывести организации на «чистую воду» и хотят не только повышения зарплаты сотрудников, но и ее «отбеливания», также «советуют» представить уточненные расчеты с увеличением налогооблагаемой базы по взносам. Однако в связи с повышением процентной ставки по страховым взносам зарплаты еще больше «посерели». Чиновники в наказание тем, кто не последовал их рекомендациям, пререкался и уводил в тень зарплату, могут назначить «на показ» одному из «особо сопротивляющихся» выездную проверку. Так сказать, попасть «под горячую руку».

Хотя на самом деле, на комиссию помимо всех других вызывается организация, которая уже значится в плане проверок. То есть чиновники пригласили ее на «ковер» только для того, чтобы застращать других, так сказать, психологическая атака в действие.

Особые правила
Пенсионный фонд и Фонд социального страхования обязаны проводить плановые выездные проверки только вместе. «Одиночные» плановые проверки незаконны. Однако внеплановые выездные проверки могут проводиться независимо друг от друга (письмо ПФР от 4 марта 2011 г. № ТМ-30-25/2106).

Документы на проверку. Сотрудники фонда часто при проверках запрашивают документы, которые совершенно не служат основанием для исчисления и уплаты (перечисления) страховых взносов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (перечисления) страховых взносов (подп. 1 п. 1 ст. 29 Закона № 212-ФЗ). Законодательство не содержит исчерпывающего перечня документов, которые сотрудники ПФР вправе затребовать в ходе проверки. Поэтому плательщики должны знать, какие документы понадобятся для проверки, а какие нет. Например, договор поставки с ООО не должен быть интересен фондам, а вот договорами гражданско-правового характера они заинтересуются.

Внимание
Прежде всего проверяющие из фондов нацелены на масштаб ошибки, поэтому ошибки в документах отходят на второй план, а на первом — выявление схем минимизации страховых взносов.

Ищут схемы уклонения. Прежде всего проверяющие нацелены на масштаб ошибки, поэтому ошибки в документах отходят на второй план, а на первом — выявление схем минимизации страховых взносов. Так, проверяющие обязательно займутся поиском зарплаты «в конвертах». О фактах сокрытия зарплаты они смогут узнать из жалоб бывших недовольных сотрудников, при этом фонды не вправе доначислять взносы, основываясь лишь на словах сотрудников. Организация, которая размещает вакансии в СМИ с указанием другого, отличного от выплачиваемого, заработка, рискует усилить подозрения проверяющих по поводу «серых» выплат. Более того, есть решения суда, где это обстоятельство рассматривалось как свидетельство выплаты неофициальной заработной платы (постановление ФАС Уральского округа от 30 октября 2008 г. № Ф09-12287/06-С2 по делу № А71-4961/06). Другими косвенными доказательствами выплаты неофициальной зарплаты могут выступать данные о зарплате с прошлых мест работы. Если зарплата ранее была преимущественно выше, то это дает еще один повод говорить о неофициальных выплатах. При некоторых проверках по неосторожности организации в руках у проверяющих оказывались «черные» ведомости выплаты зарплаты с подписями сотрудников. Такой документ оставляет мало шансов доказать «белизну» зарплаты.

Но это не единственная схема, которую будут искать проверяющие из фондов. Если организация применяет пониженные тарифы, то при проверке фонды будут делать все, чтобы доказать, что вы обязаны перечислять взносы по общему тарифу в 34 процента. Поэтому плательщику следует заранее проверить и подготовить документы, которые подтверждают основания для применения льготного тарифа.

Если организация перечисляет денежные средства индивидуальному предпринимателю, то контролеры попытаются доказать, что вы специально вывели из штата сотрудников и сделали их «предпринимателями-упрощенцами», чтобы не уплачивать страховые взносы. Фонд будет стараться доказать, что гражданско-правовой договор на самом деле должен быть трудовым. Если отношения будут признаны трудовыми, выплаты должны облагаться взносами в общем порядке.

Дополнительное истребование документов. В случае необходимости получения дополнительных доказательств в процессе рассмотрения материалов проверки (то есть до составления решения о привлечении, но после вручения акта) для подтверждения факта нарушений законодательства о страховых взносах или отсутствия таковых руководитель (заместитель руководителя) органа контроля вправе вынести решение об истребовании необходимых документов (п. 7 ст. 39 Закона № 212-ФЗ). Получается, что после составления справки — окончания проверки фонды могут запрашивать дополнительные документы. При выездных налоговых проверках такого права у контролеров нет. Они должны истребовать все необходимы документы до вручения справки об окончании проверки. А на рассмотрении материалов проверки по возражениям организации вправе приложить документы, которые бы подтверждали их позицию, сами налоговики на данном этапе не могут запросить дополнительные документы для укрепления своей позиции. Как видим, фондам дали «зеленый свет» и законодательством предусмотрена норма, которая дает право на истребование документов уже после окончания проверки, но до вынесения решения о привлечении.

Особые правила
Фонды вправе истребовать документы в процессе рассмотрения материалов проверки, то есть до составления решения о привлечении, но после окончания проверки и вручения соответствующей справки (п. 7 ст. 39 Закона № 212-ФЗ). При выездных налоговых проверках такого права у контролеров нет.

Осмотр помещений. Выездная проверка по страховым взносам проводится на территории плательщика. Еесли отсутствует возможность предоставить помещение для проведения проверки, она может проводиться по месту нахождения органа контроля (ст. 35 Закона № 212-ФЗ). Организация должна пустить на свою территорию контролеров при предъявлении ими удостоверения и решения о назначении проверки. При воспрепятствовании доступу должностных лиц в помещение плательщика составляется соответствующий акт. И на основании его контролеры вправе провести проверку по имеющимся данным расчетным путем. Однако надо различать предоставление помещения для проверки и осмотр помещений. Так, фонды лишены права проводить осмотр помещений плательщика. Хотя проверяющие могут настоять на осмотре, мол, не прячет ли организация в подвальных помещениях нелегальных работников. Вы вправе отказать им в осмотре, так как законодательство о страховых взносах данными полномочиями сотрудников фонда не наделило. Даже если они будут запугивать составлением акта о воспрепятствовании доступа должностных лиц в помещение, знайте: это пустая угроза. Вы можете предоставить им одну комнату для проведения выездной проверке и не допускать их в иные помещения организации. Кроме осмотра, фонды не вправе проводить инвентаризацию и выемку документов. Отметим, что налоговые инспекторы при выездной проверки вправе осуществлять выемку документов, осмотр помещений и проводить инвентаризацию имущества. При этом положения Налогового кодекса не могут по аналогии наделять органы ПФР и ФСС такими правами, поскольку Закон № 212-ФЗ не входит в налоговое законодательство, а входит в законодательство о страховых взносах.

На что обратят особое внимание контролеры?

Отметим, что в первую очередь проверяются индивидуальные сведения работников, выходящих на пенсию (достигающих пенсионного возраста) в течение ближайших двух лет. Если таковых работников в учреждении нет и численность работающих лиц – до 30 человек, проверка индивидуальных сведений будет проведена в отношении всех работников.
Если у организации большая численность, то осуществляется выборочная проверка (не менее 7% от общей численности). Однако обращаем внимание, что в случае установления недостоверных сведений специалисты ПФР вправе провести сплошную проверку (п. 7 Методических рекомендаций № 11п).

За что может оштрафовать Пенсионный фонд работодателя

Каждый работодатель обязан предоставлять отчетность в ПФР со сведениями о своих работниках:

СЗВ-М — ежемесячно до 15-го числа следующего месяца;
СЗВ-СТАЖ — ежегодно до 1 марта следующего года.

За непредоставление сведений хотя бы на одного работника организация может быть оштрафована на 500 руб. Если число работников велико, штраф может достигнуть существенных сумм. При несогласии с требованиями ПФР важно грамотно составить возражения на акт Пенсионного фонда.

Что если обнаружены ошибки и несоответствия?

В соответствии со ст. 17 Федерального закона № 27‑ФЗ при обнаружении в представленных страхователем данных ошибок и (или) несоответствий сведениям, имеющимся у ПФР, специалисты фонда направляют уведомление об устранении их в течение пяти рабочих дней. Уведомление вручается страхователю лично под расписку, направляется по почте заказным письмом или передается в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В случае направления уведомления по почте заказным письмом датой вручения этого уведомления считается шестой день с даты отправления заказного письма.
При выявлении правонарушения, ответственность за которое установлена данной статьей, должностным лицом территориального органа ПФР составляется акт, который подписывается им и лицом, совершившим правонарушение. Об отказе лица, совершившего правонарушение, подписать акт в нем делается соответствующая запись.

За непредставление страхователем в установленный срок либо представление им неполных и (или) недостоверных сведений, предусмотренных п. 2 – 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27‑ФЗ, к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица.

Акт в течение пяти дней с даты его подписания должен быть вручен лицу, совершившему правонарушение, лично под расписку, направлен по почте заказным письмом или передан в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В случае направления акта по почте заказным письмом датой вручения этого акта считается шестой день с даты отправления заказного письма.

Кто в зоне риска

У ПФР и ФСС разработаны критерии, которые позволяют отобрать организации для плановых выездных проверок. Внимание может привлечь:

представление отчетности с опозданием;
необлагаемые выплаты;
несоответствия в расчетах по итогам проведения камеральных проверок;
задолженность по взносам больше двух отчетных периодов подряд;
постоянные корректировки отправленных отчетов и т.д.
уменьшение суммы начислений при сохранении численности;
поступление сведений о применении страхователем схем для минимизации страховых взносов;
поступление жалобы от застрахованного лица на непредставление страхователем сведений и документов для оформления страхового обеспечения;
уполномоченные органы не подтвердили сведения, которые предоставил страхователь или застрахованное лицо.

Чтобы избежать претензий со стороны фондов, вовремя сдавайте все отчеты и отвечайте на требования. Также внимательно проверяйте начисленные суммы и храните все документы, которые могут подтвердить вашу позицию.

Каков порядок рассмотрения материалов проверки?

Акт, а также документы и материалы, представленные лицом, совершившим правонарушение, должны быть рассмотрены руководителем (заместителем руководителя) территориального органа ПФР. Решение по ним должно быть вынесено в течение 10 дней со дня истечения срока, в течение которого страхователем могли быть представлены письменные возражения по акту.
Указанный срок может быть продлен, но не более чем на один месяц.

Территориальный орган ПФР извещает учреждение о времени и месте рассмотрения акта. Неявка извещенного надлежащим образом лица или его представителя не лишает возможности руководителя (заместителя руководителя) территориального органа ПФР рассмотреть акт в отсутствие этого лица.

По результатам рассмотрения акта, а также приложенных к нему документов и материалов выносится решение (ст. 17 Федерального закона № 27‑ФЗ):

о привлечении к ответственности за совершение правонарушения;
об отказе в привлечении к ответственности за совершение правонарушения.

Решение в течение пяти дней после дня его вынесения может быть вручено проверяемому лицу (его уполномоченному представителю) лично под расписку, направлено по почте заказным письмом или передано в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В случае направления решения по почте заказным письмом датой вручения этого решения считается шестой день с даты отправления заказного письма.