Запись в трудовой книжке при заключении срочного трудового договора

Как выглядит запись в трудовой при срочном трудовом договоре

Если человек устроился на неограниченный период, то проблем с формулировкой записей обычно не возникает. Другое дело, когда требуется отразить срочный трудовой договор в трудовой книжке, — здесь не всегда ясное понимание даже у опытных специалистов.
ВАЖНО!

До сих пор при заполнении книжек ориентировались на правила, утвержденные постановлением правительства РФ № 225 от 16.04.2003, и инструкцию, утвержденную постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003. С 01.09.2021 документы утрачивают силу. С этой даты в силу вступает порядок, утвержденный приказом Минтруда России № 320н от 19.05.2021.

Суть договора, который заключают на определенный срок, состоит в том, что его действие автоматически завершится через установленное время. В связи с этим появляются недоразумения в заполнении документов учета рабочей деятельности.

Если заключен договор на ограниченный период по основаниям, указанным в ст. 59 ТК РФ, например, на время ухода сотрудницы в отпуск по уходу за ребенком или отъезда специалиста в длительную командировку, то заполнять обязательно. Работодатель обязан сделать запись в книжке при найме сотрудника, проработавшего у него не менее 5 дней (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, п. 2 порядка, утвержденного приказом Минтруда России № 320н от 19.05.2021).

О ставят на основании распоряжения о приеме на работу (ч. 1 ст. 68 ТК РФ, п. 9 порядка). В распоряжении отмечают две даты — с какого и по какой период занимает должность человек. Информацию в книжке необходимо сверить со сведениям, отмеченными в распоряжении, кроме указания на срок договора. В книжке указание на срочность не требуется.

Вот как в приказе составляют распорядительную часть:

ВАЖНО!

В книжке срок договора не отражают (письмо Роструда от 06.04.2010 № 937-6-1). Формулировки о трудоустройстве по типам контрактов не отличаются. Разница есть только при заполнении графы об увольнении.

При внесении данных в раздел «Сведения о работе» следует ориентироваться на следующую структуру (раздел 3 порядка):

• сначала в графе 3 пишут заголовок: полное и сокращенное название учреждения (абз. 1 п. 10 порядка). Остальные записи вносят под заголовком;
• графа 1 — порядковый номер записи;
• графа 2 — дата трудоустройства (арабскими цифрами);
• графа 3 — запись о принятии сотрудника в конкретный отдел, подразделение, указывают его должность, профессию;
• графа 4 — номер и дата распоряжения, на основании которого человек нанят в компанию.

При внесении отметки о приеме на должность печать организации не ставится.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как принять на работу по срочному трудовому договору. Используйте эти инструкции бесплатно.

О тонкостях законодательства

Делается ли запись в трудовую книжку при срочном трудовом договоре? Нужна ли трудовая?

Так как сведения, вносимые в книжку при поступлении работника на предприятие или к индивидуальному предпринимателю, представляют собой документ особой важности, вносить в ТК требуется все записи по просьбе работника.

Если он работает по трудовому договору постоянно – независимо от его желания. При этом к вносимым сведениям предъявляют жёсткие требования.

ВНИМАНИЕ: Не внесение данных о том, что гражданин приступил к работе в течение 5 дней, становится причиной для вменения штрафных санкций работодателю, если данный факт будет выявлен инспектором Государственной инспекции труда.

Однако вопрос о срочном трудовом договоре является не совсем однозначным и требует специального рассмотрения.

Срочный трудовой договор в трудовой книжке характеризуется тем, что место работы специалисту предоставляется на достаточно короткий срок или период, не превышающий 5 лет (ст.58 ТК РФ).

Иногда, таким образом, работодатель осуществляет трудоустройство заместителя на место:

• ушедшего в отпуск по уходу за ребёнком;
• выбывшего в длительную командировку;
• повышающего квалификацию.

Такое действие правомерно, если основной сотрудник находится в медицинском учреждении на длительном обследовании или излечении.

Главное свойство такого вида договоров – наличие сведений о том, когда основной работник вернётся к своим обязанностям. Эти точности допускают установление сроков, в течение которых заключаемый сторонами ТД будет считаться действующим.

Прием по срочному трудовому договору обычно применяется при трудоустройстве сезонных рабочих, с условием:

• предусмотренного временного срока работы;
• отсутствия оформления по договору подряда.

Условия оформления договора регламентированы ст.59 ТК РФ, обязательным является указание сроков принятия на работу, а также – сроков прекращения трудовых отношений.

При этом, в договоре следует объяснить причину определения сроков его действия, например, пояснив, что характер работ требует временного приёма специалиста:

• для проведения аудита;
• мониторинга;
• специального учебного курса и т.п.

На основании обозначенных положений договора издаётся приказ. Приказ является причиной и условием, допускающим заполнение трудовой книжки.

Книжка заполняется обязательно при условии, что работник принимается на полный трудовой день, а не по совместительству. Для совместителей предусматривается заполнение ТК только по их просьбе.

ВАЖНО: Целесообразно, чтобы просьба о заполнении ТК зафиксировалась работником письменно.

Запись в трудовой книжке, когда истек срок трудового контракта

Поскольку в срочном контракте заранее определена дата его завершения, работодатель вправе расторгнуть его без дополнительных заявлений со стороны работника. Вот алгоритм, как это делается:

• руководство обязано известить «срочника» об окончании контракта за 3 дня до указанной даты;
• когда наступит час «X», директор издает приказ о его расторжении в связи с окончанием периода действия;
• вносит запись в трудовой о работе по срочному договору об увольнении.

Вот как выглядит содержание основной части распоряжения об увольнении:

Порядок внесения записи о расторжении контракта идентичен тому, как это делается при найме (п. 15 порядка). Единственное отличие — основание прекращения деятельности. Запись делается на основании пункта 2 статьи 84.1 ТК РФ и пункта 17 порядка со ссылкой на п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Даже при срочном контракте обстоятельства иногда меняются, и расторжение происходит досрочно, например, по инициативе работника или работодателя. Если такое произошло, необходимо дать ссылку на соответствующие положения ТК РФ (пункты 18-24 порядка).

Отметку заверяют печатью и подписью ответственного лица и самого сотрудника. В день увольнения заполненную книжку отдают на руки (п. 36 порядка).

Порядок внесения

Внесение записи в книжку регламентировано ст.65 ТК РФ.

Она вносится в течение первых 5 дней после вступления гражданина в должность.

Предварительно подготавливается трудовой договор, который устанавливает сроки действия.

Далее издаётся приказ, в котором указывается только дата принятия работника и подразделение, в которое он принимается. Здесь не должно указываться, что он принимается по срочному трудовому договору.

ВАЖНО: Записи в книжке должны точно соответствовать сведениям, указанным в приказе о приёме на работу.

В первую очередь заполняется графа с порядковым номером. Он должен быть на единицу больше того, который соответствует предшествующей записи.

Следующая графа содержит сведения о дате, когда работник приступил к трудовым обязанностям. Дата вписывается арабскими цифрами.

Графа разделяется на три колонки для отдельной записи числа, месяца и года. Число и месяц записываются двумя цифрами, а год – четырьмя. В этих графах недопустимо ставить точки или вписывать буквы.

СПРАВКА: Дата, указанная в записи о приёме на работу (увольнении) может не совпадать с моментом внесения записи в книжку.

В третьей графе указывают факт принятия на работу с наименованием должности и подразделения. Например, формулируют: «Принята на работу в должности педагога дополнительного образования в отделение театральной студии «Лисичка».

Если подразделения отсутствуют, указывается структура, которая регламентирована для официальных записей. Например, индивидуальный предприниматель вправе в качестве подразделения указывать наименование организации, торговой точки и т.п.

В четвёртой графе делается ссылка на приказ, на основании которого лицо приступило к работе. То есть даются полные сведения о приказе, на основании которого делается запись (о срочном трудовом договоре). После наименования документа «Приказ», вписывается его номер и дата его выхода.

Запись вправе вносить только работодатель в лице:

• индивидуального предпринимателя;
• руководителя;
• уполномоченного лица из числа сотрудников, назначенного приказом.

Запись визируется лицом, внёсшим сведения о работе, подпись расшифровывается фамилией.

При внесении сведений о поступлении на работу печать не ставится.

Образец записи в трудовой книжке о срочном трудовом договоре:

Как вносить данные в электронные книжки

С прошлого года все изменения в штате компании вносят в специальную отчетную форму СЗВ-ТД, которую сдают в Пенсионный фонд России. Форма и порядок ее заполнения установлены постановлением правления ПФР от 25.12.2019 № 730П.

Оформление нового сотрудника с цифровой книжкой происходит по стандартной схеме. В отчет СЗВ-ТД необходимо внести следующие сведения:

• об организации, в которую трудоустраивается человек;
• о работнике: Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС, должность;
• об изменениях в рабочей деятельности: о трудоустройстве или расторжении контракта;
• основание — реквизиты приказа, контракта и др.

Все эти сведения аккумулируются в базе данных ПФР. Из нее затем предоставляют выписку, которая и является цифровым вариантом обычной книжки. При расторжении контракта человеку выдают справку СТД-Р со сведениями о работе.

Вносятся ли сведения?

Итак, делается ли запись в трудовую книжку и нужно ли вносить данные сведения? Согласно нормам ч. 1 статьи 66 ТК РФ, организация, в которую временно устроился сотрудник, обязана вести его трудовую книжку и хранить её согласно регламенту. При этом в неё должна быть внесена запись о трудоустройстве, соответствующая сведениям, внесённым в договор, заключённый между работником и работодателем (узнать о том, как заключается срочный трудовой договор, а также посмотреть образец документа, можно здесь).

Исключение составляют случаи совместительства, которые отменяют обязанность работодателя на ведение книжек совместителей.

ВАЖНО: Сведения о приёме на работу требуется внести не позднее 5 календарных дней, которые отсчитываются с первого рабочего дня.

Срочный трудовой договор истек, но работник продолжает работать

Если же договор закончился, сотрудник продолжает работать, и работодатель не возражает, договор считается продленным на неопределенный срок (ч. 4 ст. 58 ТК РФ).

Так, срочный характер трудового договора утрачивает силу, если:

• ни одна из сторон не потребовала расторжения договора в связи с истечением срока его действия;

• работник продолжает работу после истечения срока действия трудового договора.

Оформите допсоглашение

Что нужно сделать работодателю, если срочный трудовой договор истек, но работник продолжает работать?

Изменить определенные сторонами условия трудового договора можно только по соглашению сторон трудового договора. Соглашение при этом оформляется только в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).

В данной ситуации работнику и работодателю достаточно заключить дополнительное соглашение, изложив в нем пункт о сроке действия договора в новой редакции («трудовой договор заключается на неопределенный срок») либо признав условие о срочном характере трудового договора утратившим силу.

Прием на работу на выполнение временных работ и увольнение.

При приеме на такую работу работник предъявляет работодателю на общих основаниях все необходимые документы, поименованные в ст. 65 ТК РФ.

При заключении трудового договора кроме обязательных условий, предусмотренных ст. 57 ТК РФ , необходимо отметить, что трудовые отношения носят временный характер, указать срок действия договора и причины его заключения, например: «Работник принимается на временную работу на должность «помощник аудитора» для проведения аудита бухгалтерской документации на два месяца. Срок действия договора – с 10.10.2011 по 09.12.2011». На основании срочного трудового договора издается приказ о приеме на работу.

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, не предусматривает внесения в трудовую книжку записи о срочном характере заключенного трудового договора. А согласно п. 3.1 данной инструкции при приеме на работу в графе 3 трудовой книжки работника делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Запись будет выглядеть следующим образом: «Принят в бухгалтерию на должность помощника аудитора».

Не забудьте, что при приеме на работу временных работников на срок до двух месяцев испытательный срок им не устанавливается (ст. 289 ТК РФ).

Что касается увольнения временного работника, условия прекращения срочного трудового договора установлены в ст. 79 ТК РФ. В данном случае он прекратится с истечением срока его действия. Не менее чем за три дня до того следует предупредить работника о прекращении трудового договора по названному основанию. В трудовую книжку при увольнении вносится следующая запись: «Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока его действия пункт 2 части 1 статьи 77 ТК РФ».

Если работник после истечения двухмесячного срока действия срочного трудового договора фактически продолжает работать и работодатель не потребовал прекращения трудовых отношений в связи с истечением срока действия договора, то он считается заключенным на неопределенный срок (ч. 4 ст. 58 ТК РФ).

Напомним, что временный работник имеет право на оплачиваемый отпуск из расчета два рабочих дня за месяц работы. Если работник отпуск не отгулял, при увольнении ему выплачивается компенсация (ст. 291 ТК РФ).

Законные поводы для срочности

Закон предусматривает два правомерных повода для заключения срочного, а не бессрочного трудового договора:

1. Отношения заключаются строго на определенный срок, исходя из характера предстоящего труда и сопутствующих обстоятельств.
2. Срочность трудовых отношений обусловлена согласованием сторон в случаях, когда это не противоречит действующему законодательству.

Трудовое законодательство РФ (ч. 1 ст. 59 ТК РФ) разрешает заключать срочные договоры, вытекающие из характера работы, в следующих обстоятельствах:

• на время, когда на своем рабочем месте по объективным причинам отсутствует штатный работник, рабочее место за которым должно быть сохранено по закону;
• предстоящая работа не займет более 2 месяцев;
• для обеспечения сезонного труда;
• при заграничных формах работы;
• выполнение действий, необходимых для фирмы, но не связанных с ее основной деятельностью (например, монтажные работы, ремонт, реконструкция и т.п.);
• работы, связанные с ограниченным (обычно до года) временем проведения, таких как расширение деятельности, наращивание мощности, объемов и т.п.;
• компания специально создана для короткого существования, предусматривающего ограниченное время для выполнения конкретной работы;
• труд, связанный с профобучением, стажировкой сотрудников;
• избрание на определенный период в рабочий выборный орган;
• направление на общественные работы;
• дополнительные случаи, предусмотренные Федеральным законодательством (существующие и возможные к принятию в будущем).

Срочный трудовой договор по согласованию сторон может быть заключен лишь по ограниченному перечню оснований:

• работодатель является представителем малого бизнеса;
• работник – пенсионер;
• сотруднику медиками разрешена лишь временная занятость;
• работа на Крайнем Севере и других приравненных к нему территориях;
• при избрании по конкурсу на замещение вакантной должности;
• безотлагательные работы, направленные на предотвращение и/или ликвидацию последствий чрезвычайных ситуаций;
• с руководством, заместителями и главными бухгалтерами организаций;
• с творческими работниками (в соответствии с перечнем подобных должностей);
• с учащимися или студентами-очниками;
• с совместителями;
• с работающими на плавсредствах, зарегистрированных в Российском международном реестре судов;
• другие основания, соответствующие федеральным законам (актуальным и будущим).

Работодатель, помни:

• нельзя заключать срочный трудовой договор по основаниям, не указанным в ст. 59 ТК РФ;
• при увольнении работника по истечении срочного договора не забудь предупредить его письменно за 3 дня;
• не предупредил об увольнении – договор станет бессрочным.

В чем отличия в оформлении при разных видах рабочего контракта?

В целом внесение информации о трудоустройстве временного сотрудника отличается от оформления на постоянной основе. Тем не менее, при внесении в трудовую книжку данных о приёме на работу, указывать срок, соответствующий трудовому договору, не нужно. Такие указания даны в Письме Роструда от 06.04.2010г. № 937-6-1. Мотивировано данное обстоятельство тем, что регламент трудоустройства просмотреть невозможно:

• работник может уволиться до завершения указанного срока;
• контракт может быть продлён по ряду причин (узнать больше о продлении срочного трудового договора на новый срок и на неопределенное время можно здесь).

Но если прецедент досрочного увольнения не возник, а продлить срок действия договора невозможно, то при увольнении указывается, что причиной данного действия стало прекращение (истечение) периода действия договора о трудоустройстве (подробно о том, что должен делать наниматель по завершении периода трудоустройства и как уволить работника в связи с прекращением действия СТД, мы рассказывали в отдельном материале).