Журнал хозяйственных операций: проводки и образец заполнения

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Форму бухучета, при которой все данные о хозяйственных операциях учитываются и систематизируются журналах регистрации хозяйственных операций, называют журнально-ордерной.

Основные принципы таковы:

1. Записи производятся исключительно по кредитующим счетам, с указанием корреспонденции по дебету.
2. Записи синтетического и аналитического учета совмещены в единой системе учета.
3. Данные отражаются в учетных документах в разрезе показателей, необходимых для контроля и формирования отчетности.
4. Можно применять объединенные журналы по связанным счетам.
5. Можно формировать их помесячно.

Применять такую форму бухучета не обязательно. Организация может вести учет по мемориально-ордерной форме, в основе которой составление мемориальных ордеров на каждую хозяйственную операцию. Такой вид имеет ряд недостатков: значительное отставание аналитического учета от синтетического, а также повышенная трудоемкость: приходится дублировать записи несколько раз.

Заполняем журнал учета хозяйственных операций в «1С»

В основном бухгалтеры оформляют проводки в бухгалтерских программах только путем электронного заполнения первичных документов в разделах программы, относящихся к различным сферам хозяйственной деятельности, в этом случае проводки формируются самостоятельно и автоматически попадают в журнал хозяйственных операций. Однако существуют нетипичные операции, которые можно отразить только напрямую в журнале хозяйственных операций. Рассмотрим это на примере «1С:Предприятие».

Чтобы открыть журнал операций, заходим во вкладку «Бухгалтерия», выбираем вкладку «Журнал операций».

Этот журнал содержит перечень всех операций организации. Одной операции может соответствовать несколько проводок, которые можно увидеть во второй части журнала, если нажать на операцию. В этом регистре можно добавить новую операцию, которая будет оформлена бухгалтерской справкой. Для этого выбираем вкладку «Действия» и «Добавить», далее заполняем все поля для оформления транзакции. Также можно выгрузить журнал в виде списка для его печати — для этого выбираем «Действия», «Вывести список».

В «1С» также есть журнал проводок — в нем отсутствует разбивка на операции, проводки показываются списком в хронологическом порядке. В журналах можно отбирать и фильтровать нужные проводки. Параметры отбора и выбор временного интервала делается через вкладку «Действия».

Формы журналов

Для бюджетников Минфин разработал и рекомендовал унифицированные бланки (Приказы от 23.09.2005 №123н и 10.02.2006 №25Н). Но применять их не обязательно (№402-ФЗ от 06.12.2011). Организация в праве самостоятельно разработать и утвердить бланки журналов учета. Но для этого их следует утвердить отдельным приказом руководителя или в виде приложения к учетной политике.

Итоги

Регистр, содержащий полную информацию о деятельности организации, отраженную на счетах бухгалтерского учета, может быть назван «Журнал учета хозяйственных операций» (или проводок, или фактов хозяйственной деятельности — от этого не изменится его функция). Современное бухгалтерское программное обеспечение позволяет формировать такой регистр автоматически, что может помочь найти необходимые записи в большом объеме информации путем применения фильтров и сортировок.

Источники: приказ Минфина РФ от 21.12.1998 № 64н

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Перечень действующих журналов

Бюджетники используют такие виды.

Некоммерческие организации применяют другие.

Порядок составления и образец заполнения с проводками

В зависимости от того, в каком виде ведется журнал (в бумажном, или электронном), меняется техника его ведения.

Если журнал бумажный, то необходимо исполнить последовательность определенных действий:

• Сначала надо открыть журнал.
• Затем нужно на новой строке отразить хозяйственную операцию с ее реквизитами (датой, содержанием, типом).
• Если это необходимо, то можно указать документы, на основании которых выполнялась проводка.
• Следом за этим нужно отразить сумму проводки.
• После этого надо указать дебет и кредит используемых счетов (по дебету обычно указываются обязательства перед предприятием и сумма фактически полученных средств, по кредиту – обязательства фирмы перед кредиторами и сумма фактически уплаченных средств).
• И, наконец, нужно поставить подпись и расшифровать ее.

Эта последовательность остается одинаковой для любой хозяйственной операции.

Пример журнала хозяйственных операций в электронной форме.
Если журнал ведется в электронной форме, например в программе «1С бухгалтерия», то для отражения хозяйственной операции необходимо будет сделать следующее:

• Открыть программу, с помощью которой ведется бухучет, кликнуть на вкладке «Меню», отыскать раздел «Учет», отыскать раздел «Хозяйственные операции» и кликнуть на кнопку «Добавить».
• В открывшемся окне надо указать наименование проводки со всеми реквизитами (датой, типом, суммой).
• Если есть необходимость, то можно указать информацию в разделе «От кого».
• Следом за этим необходимо отразить дебет и кредит используемых счетов. (Для того, чтобы привязать к проводке банковскую операцию, нужно найти необходимый документ, кликнуть на него правой кнопкой и выбрать «Утвердить», после этого документ будет корреспондировать с проводкой).
• Ну и, наконец, нужно сохранить хозяйственную операцию.

В основном последовательность этих действий не меняется при отражении любых хозяйственных операций.

В стоимости материалов за декабрь месяц

Документирование хозяйственных операций

Документирование всех процессов, происходящих в хозяйственной жизни компании, является одной из главных задач бухгалтера. Для этих целей используется журнал хозяйственных операций, а также другие бухгалтерские регистры. Какие именно и как их правильно заполнять, подскажет эта статья.

Любое событие в хозяйственной деятельности организации обязательно должно быть оформлено первичным документом (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Этот постулат все бухгалтеры знают с самых первых минут обучения. Без документирования ничего принимать к учету нельзя, поэтому документирование хозяйственных операций в бухгалтерском учете является тотальным и непрерывным.

На основании полученных из «первички» данных бухгалтер заполняет специальные регистры: журналы-ордера, ведомости и главную книгу. Данные из них служат для составления финансовой отчетности и бухгалтерского баланса, который и является итогом работы бухгалтерии за отчетный период.

Факт совершения хозяйственной операции

Общество с ограниченной ответственностью «Весна» купило для производственных нужд 3 банки автомобильной краски за 1200 рублей (400 руб. за шт.) по безналичному расчету. Для того чтобы бухгалтерия признала факт этой покупки, уполномоченный работник по этой сделке должен предоставить в бухгалтерию для документирования:

• Договор купли-продажи в письменной форме с указанием стоимости товара, если компания, у которой купили краску, занимается оптовыми поставками (статья 454 Гражданского кодекса РФ). При розничной покупке договор не обязателен.
• Товарную накладную по форме ТОРГ-12, предназначенную для документирования операций по продаже товаров. Бланк накладной вместе с указаниями по ее заполнению утвержден Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Первый экземпляр формы ТОРГ-12 остается у организации-продавца, реализующей товарно-материальные ценности, и также является основанием для учета бухгалтерией списания ТМЦ. Второй экземпляр получает организация-покупатель, именно на основании его бухгалтерия может оприходовать ТМЦ, в нашем примере краску.
• Счет-фактуру (если организация-продавец краски является плательщиком НДС). Счет-фактура — это самый важный и основной документ, на основании которого ООО «Весна» имеет право принять к вычету НДС, уплаченный компании-поставщику (п. 1 статьи 169 Налогового кодекса РФ). Счет-фактура является формой налогового учета и применяется исключительно для целей правильного исчисления и уплаты НДС, но этот вид учета также осуществляет бухгалтер, а суммы налогов подлежат разнесению на счетах бухучета наравне с другими суммами.
• Платежное поручение об оплате организации-поставщику 1200 рублей за полученную краску. При безналичном расчете применяется именно этот документ. Если бы ООО «Весна» купило краску за наличный расчет, то документами об оплате являлись бы квитанция к приходному кассовому ордеру и чек ККТ (п. 1 статьи 252 НК РФ, Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и(или) расчетов с использованием платежных карт»).

Особенности формирования регистров бухучета

Закон №402-ФЗ устанавливает обязательные требования к учетной документации. Не зависимо от того, какой вид бланка был выбран организацией: унифицированный или разработанный самостоятельно.

Обязательные реквизиты регистра:

1. Наименование документа и его формы.
2. Полное наименование учреждения.
3. Дата начала и дата завершения ведения записей в журнале. Период, за которыйон сформирован.
4. Вид группировки объектов учета (хронологическая или систематическая группировка).
5. Указание единицы измерения объектов бухучета, либо денежной величины измерения.
6. Указание должностных лиц, ответственных за ведение регистра.
7. Подписи ответственных лиц.

Регистрационные журналы составляются на бумажном носителе, либо в электронном виде. Для последних понадобится электронная подпись, которой заверяется документ. Без подписи (электронной или рукописной) журнал-ордер считается недействительным.

Исправления допускаются. Внести их может только лицо, ответственное за ведение журнала. Рядом следует указать дату и заверить исправительную запись подписью, с расшифровкой должности и ФИО ответственного лица.

Форма, содержание и бланк

Благодаря данному журналу отслеживается общее финансовое состояние фирмы, показываются все изменения в худшую или лучшую сторону и делаются прогнозы на дальнейшее развитие компании.
Грамотный и добросовестный экономист на основании данной документации также сможет спрогнозировать пути лучшего развития компании и решения тех или иных проблем, если таковые будут обнаружены.

Все документы попадают к бухгалтеру не всегда в нужный срок и не всегда в том виде, какой требуется по норме. Тогда приходится создавать документы либо с устного пересказа, либо самостоятельно. Официально подобные действия запрещены, но на практике применяются довольно часто.

Важно, чтобы документы можно было изменять или редактировать «задним» числом, а также чтобы все эти изменения не влияли на дальнейшие операции. Журнал хозяйственных операций создаётся, основываясь на первичной документации.

Ведение журнала и бухгалтерского учёта напрямую связано друг с другом и гарантирует компании прозрачность и легитимность всех проведённых на фирме операций, поскольку в документе отображаются все изменения в хозяйственной деятельности компании, такие как:

• Изменение активов (какие-либо изменения в оборудование, помогающем производству продукта фирмы, будь то поломка, замена или его ремонт).
• Изменение пассивов (действия с кредитами и ценными бумагами).
• Позитивные перемены в общем состоянии компании (в активах, пассивах и финансовом состоянии).
• Негативные перемены в общем состоянии компании (в активах, пассивах и финансовом состоянии).
• Определённые факты, не относящиеся ни к одной из вышеперечисленных категорий (другие изменения).

Некоторые предприятия дополнительно указывают в журнале первичные документы, влияющие на передвижение денежных средств.

Правила заполнения

Для каждого журнала действуют свои особенности заполнения. Рассмотрим основные правила заполнения подробнее.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ЖО №1)

Делаем записи на основании отчета кассира, подтвержденного соответствующими документами (РКО и ПКО) по итогам рабочего дня. Если движения по кассе незначительные, допускается вносить записи в регистр за 3-5 дней, по нескольким отчетам одновременно. Тогда в поле «Дата» указываем период, за который делаем записи. Например, 3-6 или 20-23.

Журнал-ордер 2

Записи осуществляются на основании банковских выписок и прочих подтверждающих документов (чеков, отчетов о состоянии лицевого счета). Допускается внесение одной записи по нескольким банковским выпискам. В таком случае, в поле «дата» обязательно указываем начальную и конечную дату выписок.

Журнал-ордер 6

Заполняем регистр на основании документов, подтверждающих расчеты с поставщиками и подрядчиками. Объединение записей не допускается. Итоговые остатки предыдущего периода переносятся в следующий регистр, в поле «Сальдо на начало месяца».

Журнал-ордер 7

Регистрируем расчеты с подотчетными лицами. По каждому авансовому отчету делаем отдельные записи. Не допускается объединение или группировка строк.

Журнал-ордер 8

Указываем данные по каждой операции:

• авансовые платежи и расчеты с подрядчиками и поставщиками (выданные и полученные);
• расчеты с бюджетами по налогам и сборам;
• расчеты с разными кредиторами и дебиторами;
• внутрихозяйственные операции.

Журнал-ордер 10

Делаем записи о расходах на собственное производство, в разрезе каждой хозяйственной операции (амортизация, заработная плата производственного персонала, материалы, расходы будущих периодов и прочее).

Журнал-ордер 11

Отражаем данные об учете готовой продукции. Допускается внесение обобщенной информации. Форма журнала разрабатывается организацией самостоятельно, с учетом особенностей специфики деятельности (производства).

Журнал учета фактов хозяйственной деятельности для малых предприятий

Для субъектов малого предпринимательства разработаны подробные рекомендации по ведению бухгалтерского учета. Они утверждены приказом Минфина РФ от 21.12.1998 № 64н. Книгу (журнал) учета фактов хозяйственной деятельности по форме № К-1 (далее — Книга) рекомендуется использовать в качестве единственного регистра по учету всех операций малым предприятиям с небольшим количеством транзакций, вид деятельности которых не связан с материалоемким производством. Согласно приказу № 64н такой учет называется простой формой бухучета. книги вы можете на нашем сайте.

Что такое субъект малого предпринимательства и каковы критерии отнесения предприятия к малому, узнайте из статьи «Особенности бухгалтерского учета на малых предприятиях».

На основании данных Книги можно составить бухгалтерскую отчетность и определить данные по активам и пассивам. В зависимости от вида деятельности организация самостоятельно определяет необходимый перечень используемых счетов бухгалтерского учета и в соответствии с этим оформляет названия столбцов Книги, предназначенных для указания счетов. Книгу можно оформлять отдельно для каждого месяца или сделать общую за год. Первая запись в Книге — это суммы остатков по счетам на начало периода. По завершении месяца вычисляются итоги по дебетовым и кредитовым оборотам всех счетов, их сумма должна равняться итогу по графе 4. Далее выводятся конечные сальдо по счетам. Образец заполнения Книги можно скачать на нашем сайте.

Кроме того, разработаны еще одни рекомендации по ведению учета субъектами малого предпринимательства, утвержденные решением Президентского совета НП «Институт профессиональных бухгалтеров и аудиторов России» (протокол от 25.04.2013 № 4/13). Эти рекомендации одобрены Минфином и являются усовершенствованной и расширенной версией приказа № 64н с примерами оформления регистров. Этими рекомендациями определено три вида упрощенного бухучета для малых предприятий:

• полная форма, при которой используется рекомендуемый перечень различных регистров бухучета;
• сокращенная форма, при которой эти регистры не используются;
• простая форма только для микропредприятия, когда не применяется двойная запись.

Аналогом простой формы бухучета по приказу № 64н является сокращенная форма по рекомендациям НП «ИПБ России». При сокращенной форме комбинированным регистром учета является Книга (журнал) учета фактов хозяйственной жизни по форме № К-1МП. Эта форма повторяет Книгу № К-1 и заполняется аналогично. формы № К-1МП можно по ссылке https://www.ipbr.org/accounting/small-business-accounting-recommendations.

Отметим также то, что если организации недостаточно ведения одного регистра по форме № К-1 или № К-1МП, то она может применять и другие рекомендуемые регистры, например по учету оплаты труда, основных средств, расчетов с контрагентами и т. д.

О том, как упрощено составление отчетности для малых предприятий, читайте в статье «Упрощенная бухгалтерская отчетность для малых предприятий».

ИП должны вести книгу учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя. Как правильно заполнить документ, узнайте в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Документирование в бухгалтерских регистрах

Если с «первичкой» все в порядке, то бухгалтерия ООО «Весна» может смело оприходовать купленную краску, то есть внести данные об этом событии хозяйственной жизни в соответствующие регистры бухучета, иначе говоря, провести документирование. В данной операции будут задействованы такие журналы и регистры аналитического учета:

• журнал регистрации хозяйственных операций (если компания его ведет, так как это не является обязательным);
• журнал-ордер № 6 по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• ведомость по субсчету 10.8 «Строительные материалы»;
• карточки ТМЦ;
• журнал-ордер № 2 по счету 51 «Расчетный счет»;
• ведомость по субсчету 68.4 «НДС»;
• главная книга.

Очевидно, что всего одна хозяйственная операция для документирования потребует записи нескольких проводок и разноски данных по всем вышеперечисленным регистрам. Раньше бухгалтерам приходилось все это делать вручную, сейчас учет автоматизирован практически повсеместно, поэтому занесение в систему сведений о хозяйственной операции позволяет сделать автоматическую разноску по счетам.

Для того чтобы ничего не пропустить и проверить, все ли хозяйственные операции учтены, часто используется журнал регистрации всех осуществленных операций. Это обычная табличная форма, в которой делается запись о сути каждой хозяйственной операции, документирование которой на основании «первички» осуществила бухгалтерия. Пример заполнения журнала регистрации хозяйственных операций будет выглядеть примерно так:

Очевидно, что заполнение такого журнала помогает проверить, все ли операции учтены. Поэтому желательно формировать его по окончанию каждого операционного дня. Форма журнала является произвольной, поскольку он не относится к обязательным регистрам. Ее даже можно не утверждать в учетной политике и не вести на бумаге. Это исключительно вспомогательный документ.

Настройки.

Этот пункт необходим, чтобы вести базы знаний программы. База знаний для выборки из задач аналитического учета служит для формирования дополнительных проводок по введенным документам с учетом определенного указанного условия. Формулы для расчета отчетности — выбрав необходимый отчет Вы можете изменить формулы для расчета той или иной строки, таким образом настраивая программу под специфику Вашей постановки ведения бухгалтерского и налогового учета. При расчетах используется определенный набор функций, например: Оборот по дебету 51 счета за текущий квартал указывается как OBD_KV(51).

Справочники и подпрограммы проверки

1.1. План счетов — справочник счетов бухгалтерского учета. 1.2. Субконто — справочники объектов аналитического учета (справочник сторонних организаций и физических лиц, справочник работников) 1.3. Упаковка и переиндексация — стандартные пункты главного меню любой задачи. Упаковка уменьшает количество записей в таблицах баз данных за счет физического удаления помеченных записей для удаления. Переиндексация производится в случае сбоев компьютера или операционной системы. Для данной системы переиндексация не является обязательным условием работы. 1.4 Константы. Здесь вводятся постоянные для каждого предприятия данные (ИНН, ОГРН, серия и номера свидетельств, коды, наименование налоговой инспекции и так далее). 1.5 Программы проверки: журнала операций и корректности проводок. Успешная проверка журнала операций — необходимое условие правильности расчетов, поэтому следуйте рекомендациям выдаваемым программой проверки. Проверка корректности проводок — один из путей поиска Ваших ошибочных проводок. Перед проверкой заполните базу знаний в пункте «Настройки». Эта функция может также служить для контроля исполнителей.

Программа «Баланс». Отчеты. Основные формы.

Основные формы отчетности, формируемые программой следующие: 1) Форма № 1. Бухгалтерский баланс. 2) Форма № 2. Отчет о прибылях и убытках. 3) Форма № 4. Отчет о движении денежных средств. 4) Главная книга 5) Перечень предприятий дебиторов и кредиторов 6) Справка о рублевых счетах 7) Книги покупок и продаж (Прим.: должны быть настроены на план счетов!) Настройка формул по ряду отчетов содержит специфические функции, например KOL_FREE() — количество работников предприятия получивших доходы по минимальной ставке. Как правило такие функции исходные данные получают из задач аналитического учета, поэтому выполнены как черный ящик — не принимают параметров, а только что-то возвращают. Главная книга — не настраиваемая форма (так как эта форма является типовой). Формируется за квартал и подшивается. Данная версия программы не позволяет получить главную книгу за год. Перечни предприятий дебиторов и кредиторов не включают субконто по счетам 75, 85